Förfrågningsunderlag biobränsleleveranser Härmed inbjuds Ni av Hagfors Energi org nr 556733-5814 att lämna offert på biobränsleleveranser till Hagfors Energis anläggningar i Hagfors och Ekshärad. Hagfors Energi avser att komplettera tidigare upphandling med ytterligare bränsle för säsongen 2012/2013. Samtidigt avser bolaget att kontraktera viss del av bränslebehovet även för säsongen 2013/2014 och 2014/2015. Bedömningen är att Bolaget kommer skriva kontrakt på ytterligare c:a 5 000 MWh för 2012-2013. Behovet för kommande säsonger bedöms vara c:a 60-70 000 MWh per säsong. Hagfors Energi avser att kontraktera del av denna volym. Delen har vi inte beslutat om än, utan är beroende av erbjudet pris. Våra pannor eldas med en bränslemix som ligger på c:a 50 % grot, trädelsflis eller motsvarande och 40 % stamvedsflis eller motsvarande samt 10 % bark. Ni kan lämna anbud uppdelat på bränsleslag eller på större/mindre poster till endera eller båda värmeverken och på endera eller alla säsongerna. Hagfors Energi avser att köpa viss del av energimängden som rundved. Energivärdet i rundveden bestäms med prover tagna av värmeverkets personal enligt särskilt rutin. Denna kan komma att ändras. Priset i anbudet kan utryckas i kr/mwh alternativ kr/m3fub. Anges priset per kbm kommer det vid utvärderingen att räknas om med faktor 2,00 till MWh, för att göra utvärderingen möjlig. Vid ev kontraktskrivande kan endera enheten komma att användas. Hagfors Energi eftersträvar en stor flexibilitet i leveranser. Bränslet ska vara av den kvalitet som framgår i dokumentet Inmätning och Kvalitetsbestämmelser för biobränsleleveranser till Hagfors Energi, vilket biläggs förfrågningsunderlaget. Sid 1/9
Uteslutning och kvalificering Hagfors Energi kan komma att utesluta anbudsgivaren om någon av omständigheterna föreligger enligt 1. Försatts i konkurs, likvidation, tvångsförvaltning, ackord eller tillsvidare inställt sina betalningar eller erhållit näringsförbud. 2. Blivit föremål för ansökan om konkurs, tvångslikvidation, tvångsförvaltning, ackord eller liknande förfarande. 3. Dömts för brott avseende yrkesutövning enligt lagakraftvunnen dom. 4. Gjort sig skyldig till allvarligt fel i yrkesutövningen. 5. Inte fullgjort sina åtaganden avseende socialförsäkringsavgifter och skatter. 6. I något väsentligt hänseende har låtit bli att lämna begärda upplysningar eller lämnat felaktiga upplysningar som begärts i upphandlingen eller under avtalstiden. Anbud skall innehålla: Företagsuppgifter inkl org. nr och kontaktuppgifter, e-mail adress Om Företaget tidigare ej har tecknat avtal till Hagfors Energi, eller om någon större förändring i företaget skett, skriv även en kort presentation av företaget, bifoga F- skattesedel, samt ge referenser till kund. Sortiment Erbjuden leveransmängd uttryckt i MWh alternativt m3fub (för rundved och liknande sortiment). Priser i kr/mwh fritt värmeverk exkl. moms. (Energived/rundved kan anges även i kr/m3fub). Flexibilitet i avtalade mängder anges i anbudet möjligt spann utryckt i plus minus X % Företaget flexibilitet vid upprättande av leveransplan och godkännande eller synpunkter på önskad leveranstid, som i förslaget på avtal uppgår till max 5 dagar efter anrop. Gäller ej rundved där leveranserna kan ske efter en mer långsiktig uppgörelse med leverantören. Speciella önskemål och tjänster som kan erbjudas t.ex. Askåterföring till skogen Uppgift om bränslets ursprung geografiskt och ev. miljöcertifiering. Sid 2/9
Utvärdering av anbud sker av Hagfors Energi AB Vid utvärdering av anbud kommer vi att anta de anbud som ger det för värmebolaget sammantaget bästa bränslemixen till lägsta pris. Miljöcertifierat bränsle eftersträvas, men är inget krav. Anbud från företag som bedöms inte kunna klara sitt åtagande gällande leveranskapacitet, bränslekvalitet, flexibilitet och förmåga att leva upp till Hagfors Energis krav i leveranserna förkastas. Anbud skall vara oss skriftligen tillhanda senast 2012-12-17. Anbud skall på kuvertet utsida i vänstra övre hörnet tydligt märkas med Anbud Biobränslen Hagfors Energi AB 2012-2013 Anbud kan skickas till (alternativt lämnas in i Hagfors Kommuns reception eller brevlåda) Hagfors Energi AB Hagfors Kommun, Inköpsenheten 683 80 HAGFORS Anbud får ej skickas via mail eller fax då vi inte då kan garantera anbudssekretessen. Anbud som kommer via mail eller fax anses därför ogiltiga. FÖREBYGGANDE INFORMATION FRÅN SKATTEVERKET Hagfors Energi eftersträvar samarbete med enbart seriösa uppdragstagare och har därför ett samarbete med Skatteverket om förebyggande information. Samarbetet med förebyggande information innebär en automatisk kontroll av en anbudsgivares skattestatus. Kontroll görs innan och i nära anslutning till tilldelningsbeslutet samt löpande under avtalstiden. Tilldelningsbeslut till anbudsgivarna meddelas snarast efter anbudsutvärderingen Frågor: Kan ställas till Hagfors Energi Gunnar Nilsson 0705-226324 email gunnar.nilsson@hagfors.se eller Anna Sjörs email anna.sjors@hagfors.se Bilaga: Inmätning och Kvalitetsbestämmelser för biobränsleleveranser till Hagfors Energi Förslag på leveransavtal För Hagfors Energi AB Anna Sjörs VD Sid 3/9
LEVERANSAVTAL Biobränslen säsong XX Säljare Köpare Företag Hagfors Energi AB org.nr. xxxxxx-xx org nr 556733-5814 xxx xx ort 683 80 HAGFORS Säljaren skall till Köparen, fritt dennes värmeverk i Hagfors och Ekshärad leverera biobränsle enligt detta avtal. Om så är möjligt för Köparen prioriteras anläggningen i Ekshärad eller i Hagfors då detta gynnar att minska transportavstånd. (Om leverantör endast önskar att leverera till ettdera värmeverken kan detta avtals här) 1. Produkter och priser Sortiment Mängd MWh Pris kr/mwh/(annat) Summa All betalnings sker i kr/mwh ankomst skick om ej annat avtalats här. Moms tillkommer på alla priser Mängderna får om köparen så önskar tillåtas att för leveranssäsongen ligga inom spannet plus minus % inom ramen för detta avtal för att kunna reglera oförutsedda händelser såsom onormalt kallt eller varmt väder eller haverier. 2. Kvalitet Produkterna skall vara fria från föroreningar i form av sten, skrot och liknande. Produkterna skall vara väl lämpade och tillredda för sitt användningsområde. Samtliga leveranser kommer att kvalitetsbedömas vid ankomst till värmeverk. Fukthalten får ej överstiga 65% och skall vara ca 30-50% i medeltal. Säljaren förbinder sig att följa de villkor i Inmätning och Kvalitetsbestämmelser för biobränsleleveranser till Hagfors Energi, vilket biläggs avtalet. 3. Beställning och ankomsthantering samt kontaktpersoner Avrop sker på köparens beställning enligt veckovis leveransplan. Leverans för kommande vecka beställs senast torsdag veckan före. Undantag gäller för rundved, där en mer långsiktig leveransplan krävs. Sid 4/9
Anläggningarna är öppna vardagar mellan 07.00 och 16.00 om inte annat överenskommes. Det förutsätts att Leverantör är införstådd med att huvuddelen av leveransen skall levereras under perioden oktober-april dvs. under den tid uppvärmningsbehov finns. Vid ankomst till värmeverk skall leveransen registreras vad avser vikt samt att fukt prov tas för MWh beräkning. Ev. kan också volym i m3fub eller m3s anges efter överenskommelse Hagfors Energi) Säljarens transportör lossar på av Köparen angiven plats. För produkterna gäller att omedelbart i anslutning till mottagen leverans skall dessa vägas och fukthaltbestämmas genom Köparens försorg med godtagbara och vedertagna metoder. Resultatet ligger till grund för köparens betalning. Köparens kontakt personer för den dagliga verksamheten är Gunnar Nilsson 0705-226324 Säljarens kontaktperson är? 4. Redovisning SDC systemet skall ligga till grund för redovisning. Säljaren skall vara registrerad hos SDC. Säljaren tillhandahåller virkesorder för aktuella sortiment. Köparen ansvarar för redovisning till SDC. Kan ej Säljaren tillhandahålla korrekt virkesorder så kan Köparen utföra att en sådan skapas för en kostnad på 1200 kr +moms alternativt att Hagfors Energi tillhandahåller ett eget redovisningssystem för samma kostnad. Det levererade bränslets energiinnehåll fastställs genom följande grundformel som beräknar MWh/ton i leveransen. Hnet = heff x(1-a/100) x T/100-0,678 x(1-t/100) Hnet = MWh/ton Heff = Effektivt värmevärde (5,33 MWh/ton ts. (motsvarar 19,2Mj/kg ts) används om ej andra värden kan verifieras genom analyser. Se* A = Askhalt i viktsprocent av torrhalt. 1% används om annat värde saknas. T = Torrhalt i viktsprocent 0,678 (motsvarar 2,44 MJ/kg ts) = Konstant för ångbildningsvärme. *Saknas analysvärden för askhalt kan ev. erfarenhetsvärden användas i samråd med Säljaren och Leverantören. Anmärkning mot redovisade MWh eller annan leveransuppgift skall ske inom 14 dagar från den tidpunkt leverantör fått tillgång till leveransrapport. 5. Betalning Säljaren fakturerar Köparen på underlag av mätningsresultat enligt p. 1 och 4 ovan för Köparens betalning månadsleverans med 30 dagars betalning. 6. Fel i levererat bränsle Om Köparen väljer att vraka leverans skall leveransen hållas åtskild från övrigt lager. Säljaren skall snarast underrättas om leveransen identitet och vrakningsorsak och beredas möjlighet att inspektera leveransen. Säljaren skall bortforsla den vrakade leveransen i samråd med Hagfors Energi inom 14 dagar om ej annat överenskommes. Sid 5/9
7. Försäkring och Säkerhet Säljaren har en ansvarsförsäkring som täcker skador uppkomna genom säljarens oaktsamhet för skador upp till 10 miljoner kronor under avtalstiden. Försäkringsbrevet skall bifogas detta avtal som bilaga eller sändas av säljaren till Hagfors Energi AB i samband med undertecknandet av detta avtal. Köparen skall vid varje givet tillfälle tillhandahålla en fullgod säkerhet för utförda leveranser. (Undantag. Leverantör som endast levererar några få lass ca 10/år erbjuds att få sin lossning övervakad som alternativ till försäkring) 8. Force majeure Uppkommer förhållande, varöver parterna inte råder, som hindrar fullgörande av parts prestation enligt detta avtal, äger part efter skriftlig underrättelse till motparten inställa fullgörelsen av sin prestation intill dess hindret bortfallit. Såsom force majeure skall anses krig, mobilisering, statligt ingripande, eldsvåda, strejk, lock-out eller annan arbetskonflikt, råvarubrist i underleverantörsledet, ihållande menföre eller annat naturhinder. Störning skall meddelas snarast möjligt. Har fullgörande av prestation uppehållits mer än sex månader, äger endera parten frånfalla detta avtal i sin helhet. 9- Miljöcertifierat bränsle Säljare som önskar erbjuda miljöcertifierat bränsle får villkor för detta beskrivet här. 10. Askåterföring Säljare som önskar erbjuda askåterföring får villkor för detta beskrivet här. 11. Tvist Tvist angående tolkning av detta avtal skall, om inte parterna enats i annat förfarande, avgöras av allmän domstol. 12. Avtalstid Detta avtal gäller för bränslesäsongen XX dvs. perioden XX till 20XX-08-31. Ort 2012- Företag Hagfors 2012- Hagfors Energi AB Säljaren namn Anna Sjörs Bilaga: Inmätning och Kvalitetsbestämmelser för biobränsleleveranser till Hagfors Energi, Sid 6/9
Hagfors Energi AB Dokumentets namn Inmätning och Kvalitetsbestämmelser för biobränsleleveranser till Hagfors Energi.doc Utfärdare Anna Sjörs Avdelning/Område Produktion/Bränsl e Godkänd Styrelsen Reg nr Signatur Sida 1(3) Datum för giltighet 2012-02-14 Allmänt om inmätnings förfarandet Alla leveranser av biobränslen skall vägas vid ankomst och registreras. Fukthalts prov tas ut på samtliga sortiment enligt utvecklad rutin för att bestämma energi innehåll uttryckt i MWh som alltid utgör betalningsgrundad måttenhet om ej annat överenskommits i avtal. Sortiment skall åsättas egen parameter för energiinnehåll i MJ/kg ts och askhalt om detta stöds av analyser i annat fall används generellt 19,2 mj/kg ts och 1% i askhalt. Allmänt om kvalitet Här angivna inmätnings och kvalitetsbestämmelser har tillkommit för att minimera driftsstörningar på biobränslepannan vid Hagfors Energis anläggningar som kan förväntas uppstå då biobränslen av olämplig kvalitet används. Om inget annat anges gäller acceptansnivåer för ett normallass om sönderdelat material om ca 60-120 m3s. Leverantör ska med ett dokumenterat kvalitetsarbete ansvara för att dessa kvalitetskrav vad avser föroreningar, sammansättning mm enligt punkt 2-12 nedan efterlevs. Vid avvikelser kan avdrag eller vrakning av lasset som helhet eller del av bränsleleverans enligt dessa bestämmelser ske i samråd med säljaren alternativt att lasset läggs åt sidan för avhämtning. I möjligaste mån skall förebyggande åtgärder vidtagas från leverantörens sida för att se till att sten och mineraler ej förekommer i bränslet. 1. Sten Leverantören ska vidtaga förebyggande åtgärder för att tillse att sten och mineraler så långt är rimligt möjligt ej förekommer i bränslet 2. Jord och sand Leverantören ska vidtaga förebyggande åtgärder för att tillse att jord och sand så långt är rimligt möjligt ej förekommer i bränslet 3. Metallföremål Leverantören skall genomföra nödvändiga åtgärder i samband med bränsleproduktionen för att undvika att större metallföremål finns i leveransen. Enstaka metall bitar typ stängselmärla/spik godtas. 4. Gummi Leverantören skall genomföra nödvändiga åtgärder i samband med bränsleproduktionen för att undvika att gummi finns i leveransen. Som gummi räknas även hydraulslangar. Sid 7/9
5. Plast Leverantören skall genomföra nödvändiga åtgärder i samband med bränsleproduktionen för att undvika att plast finns i leveransen. 6. Fraktion/storlek Bark som levereras skall vara riven. Oriven bark tas ej emot (undantag björkbark). Så kallad städbark tas ej emot. Storleksvillkor på sönderdelat material (gäller ej bark) -Max 5 vikts-% av TS får vara stickor/pinnar med längd > 10 cm. -Enstaka längre stickor <25 cm får förekomma. -Finfraktionsandelen < 0,8 mm i skogsflis får inte överstiga 5 vikts-% av det torkade materialet. Rundved grövre än diameter 75 cm betingar ingen ersättning om den bedöms ej kunna flisas/sönderdelas.. 7. Bränsletyp Endast avtalad bränsletyp/er får levereras. Städbark, oriven bark (undantag björkbark), sönderdelat rivningsvirke, träemballage och likvärdigt får inte levereras utan särskild överenskommelse. Skogsflis av färskt, grönt ris får nomalt inte levereras. Åtgärd Leverantör skall ansvara för att endast avtalade bränslesortiment levereras till Hagfors Energi AB:s anläggningar. Avvisning Leverantör som levererar ej avtalade bränslesortiment kan påräkna avvisning av leveransen vid mätstationen. 8. Blandningar Blandningar av olika bränsletyper får ej levereras om ej detta särskilt avtalats. 9. Fukt Leverantören ska tillse att fukthalten inte annat än i undantagsfall överstiger 60 %. Leverantören ska så snart han konstaterar att fukthalten i ett bränsleparti överstiger 60 % stoppa leveranserna från detta parti samt kontakta Hagfors Energi AB och överenskomma om åtgärder innan inleveranser från detta parti möjligen får fortsätta. Hagfors Energi strävar efter att bränslen ej skall ha högre fukthalt än 55% Sid 8/9
10. Snö Biobränslen får ej levereras med tjockare snötäcke på lasset än 5 cm. Åtgärd Om snötäcke är tjockare än 5 cm skall förare avlägsna snön så att ej mer än 5 cm snö finns vid invägning. 11. Tjälklumpar Åtgärder Leverantören skall genomföra nödvändiga åtgärder i samband med lastning och transport så att bränsleleveransen inte innehåller tjälklumpar. Observera att saltning av flak för att undvika fastfrysning inte får ske. 12. Vad händer om ett lass vrakas i sin helhet Inmätning Vrakning sker i första hand redan vid invägning och leveransen mäts då ej in och får därför ej lossas vid Hagfors Energis anläggningar. Har lassats vrakats senare så skall det läggas åt sidan för diskussion mellan parterna inom 14 dagar från leverans. Det ankommer på leverantör att ta upp diskussion om det vrakade lasset med Hagfors Energi omgående efter att kännedom om vrakningen skett och om ingen annan överenskommelse träffas bortföra lasset inom 14 dagar från leverans. Vrakade lass skall ej förbrännas inom 14 dagar men sker detta ändå inom 14 dagar från leverans anses lasset godkänt. Vrakade lass som efter 14 dagar från leverans eldats upp eller bortförts efter 14 dagar från vrakning ersätts ej. Sid 9/9