ELEKTRONISK KOMMUNIKATIONSTJÄNST FÖR SKOLMJÖLKSSTÖD Instruktioner om användningen till kunderna

ELEKTRONISK KOMMUNIKATIONSTJÄNST FÖR SKOLMJÖLKSSTÖD Instruktioner om användningen till kunderna 1

Innehållsförteckning 1. ALLMÄNT OM DEN ELEKTRONISKA KOMMUNIKATIONSTJÄNSTEN FÖR SKOLMJÖLKSSTÖD...3 1.1. UTRUSTNINGSKRAV...3 1.2. ANVÄNDARKOD OCH INLOGGNING...3 2. DEN ELEKTRONISKA KOMMUNIKATIONSTJÄNSTENS INNEHÅLL OCH UTSEENDE...4 2.1. SKÄRMENS GEMENSAMMA AVSNITT...4 3. ATT FYLLA I ANSÖKAN VIA DEN ELEKTRONISKA KOMMUNIKATIONSTJÄNSTEN...5 3.1. INMATNING AV UPPGIFTERNA I ANSÖKAN (SJÄLVSTÄNDIG SÖKANDE)...5 3.1.1. Korrigering av ansökningsperioden...8 3.1.2. Utskrift av ansökan (självständig sökande)...9 3.2. INMATNING AV UPPGIFTERNA I ANSÖKAN (KOMMUNSÖKANDE)...10 3.2.1. Utskrift av ansökan (kommunsökande)...18 4. ALLMÄN BESKRIVNING AV LÄNKARNA PÅ SKÄRMENS VÄNSTRA SIDA...19 4.1. (INGÅNGSSIDA) NYHETER...19 4.2. UPPFÖLJNING...20 4.3. BYTE AV LÖSENORD...21 4.4. BEGÄRAN OM UPPDATERING AV KONTAKTUPPGIFTER (SJÄLVSTÄNDIG SÖKANDE)...22 4.5. BEGÄRAN OM UPPDATERING AV KONTAKTUPPGIFTER (KOMMUNSÖKANDE)...23 4.6. BEGÄRAN OM UPPDATERING AV KOMMUNENS UPPGIFTER...24 4.7. BEGÄRAN OM UPPDATERING AV UPPGIFTERNA OM KOMMUNENS SKOLA...25 4.8. UTSKRIFT AV BEGÄRAN OM ÄNDRING AV KONTAKTUPPGIFTER...26 2

1. Allmänt om den elektroniska kommunikationstjänsten för skolmjölksstöd 1.1. Utrustningskrav Tjänstens användargränssnitt är avsett att användas med webbläsare. Tjänsten kräver inget särskilt stöd av webbläsaren utan den fungerar också med äldre webbläsare. Av datasäkerhetsskäl bör man ändå använda en relativt uppdaterad webbläsare. 1.2. Användarkod och inloggning Användarkod till tillämpningen söks skriftligen hos Landsbygdsverkets enhet för den inre marknaden (t.ex. med e-post eller fax). För att skapa användarkod för en kund behövs följande uppgifter: Vem är stödsökande och vilket är sökandens registernummer, uppgifter om enskilda verksamhetsställen och eventuella distributionsplatser/centralkök med underlydande verksamhetsställen, namnet på och e-postadressen till kontaktpersonen för den elektroniska kommunikationstjänsten samt reservpersonens namn och e-postadress. Om kommunen ansöker om stödet måste den ha ett registernummer. Om ett sådant ännu inte finns måste kommunen registrera sig hos Landsbygdsverket före ansökan om användarkod. När man första gången loggar in i den elektroniska tjänsten måste de behövliga uppgifterna fyllas i och det e-postmeddelande som kontaktpersonerna fått ska skickas vidare till Landsbygdsverket som ger ett nytt lösenord. Tillsammans med användarkoderna skickas också en anvisning i A4-format om hur man går till väga när man loggar in i tjänsten för första gången. På inloggningssidan kan användaren välja vilket språk som ska användas i tjänsten (finska/svenska) och ge sin användarkod och sitt lösenord. Om användarkoden och lösenordet stämmer öppnas tjänstens ingångssida (stycke 4). Om användarkoden och lösenordet är oriktiga ges ett meddelande om det. Om fel lösenord matas in tre gånger låser sig användarkoden i 10 minuter. 3

På basis av de uppgifter som lagrats i kundregistret har varje kund getts ett förvalt språk för tjänsten, men genom att använda språkmenyn på inloggningsskärmen kan kunden uträtta ärendet på önskat språk. 2. Den elektroniska kommunikationstjänstens innehåll och utseende 2.1. Skärmens gemensamma avsnitt I kommunikationstjänstens vänstra kant finns en navigations- och sessionsdatabalk som innehåller en direkt navigationslänk till en bestämd funktion. I slutet av anvisningen finns närmare information om andra navigationslänkar än sådana som hör samman med ansökan. Från navigationsbalken kan du flytta dg till följande sidor i kommunikationstjänsten: Ansökan, som är ansökans ingångssida Uppföljning, via vilken man kan följa med händelserna i ansökan Nyheter, som innehåller grundläggande information om skolmjölksstödet och användarinstruktioner om kommunikationstjänsten samt en länk till skolmjölksstödets webbsida. Sidan Nyheter är ingångssida för kommunikationstjänsten Byt lösenord, där användaren kan byta sitt lösenord Begäran om uppdatering av kontaktuppgifter, där användaren kan lämna en elektronisk begäran om uppdatering av kontaktuppgifterna till Landsbygdsverket Sessionsdatabalken visar de viktigaste uppgifterna om den öppnade sessionen (uppgifter om kundens ansvariga person för elektronisk service, sessionens nummer och inloggningstidpunkten). I balken ingår också en funktion för att avsluta sessionen, för då man väljer funktionen Avbryt sessionen avbryts den aktiva sessionen och kontrollen överförs till avslutningssidan där det finns länkar tillbaka till tjänstens inloggningssida. När du avslutar sessionen frågar kommunikationstjänsten om du säkert vill lämna tjänsten ifall det finns sparade ansökningar som inte har skickats. 4

3. Att fylla i ansökan via den elektroniska kommunikationstjänsten 3.1. Inmatning av uppgifterna i ansökan (självständig sökande) Ansökans ingångssida innehåller antingen sammanfattningsuppgifterna i den befintliga ansökan, eller också fungerar den som underlag för de uppgifter som matas in för ansökningsperioden om det gäller en ny ansökan. Inmatningen av uppgifter startar från ansökningsperioden och genom att man väljer sättet att dra av den andel som använts i matlagningen (Mer information i kundbrev 2/2009). Efter det läggs antingen ett enskilt verksamhetsställe eller distributionskök/centralkök och deras underlydande verksamhetsställen till i ansökan. 5

På produktsidan matas in antalet skol- eller verksamhetsdagar, antalet elever och antalet matgäster som inte berättigar till stöd samt produktuppgifterna (Ansökt kvantitet). När uppgifterna är inmatade klickar du på Spara. Om du inte vill spara uppgifterna återgår du till ingångssidan genom att klicka på Gå tillbaka till ingångssidan. 6

Stödsidan innehåller information om stödberättigande kvantiteter som räknats ut på basis av de inmatade värdena samt det uträknade stödbeloppet i euro. Det eurobelopp som tjänsten räknat ut ska endast betraktas som ett riktgivande värde, eftersom den egentliga stödkalkyleringen utförs av myndigheten vid Landsbygdsverket. Stödsidans datainnehåll motsvarar i princip uppgifterna från den Excel-kalkyltabell som kunderna kunnat använda redan tidigare. Du kommer vidare till ansökans ingångssida genom att klicka på Fortsätt till ingångssidan där du ser de uppdaterade sammanfattningsuppgifterna i ansökan. Ansökans ingångssida innehåller knappar för att kontrollera ansökningsuppgifterna innan de skickas iväg och för att skicka ansökan till myndigheten för behandling. Ansökningsuppgifterna måste alltid sparas och skickas till myndigheten för behandling för att ansökan ska bli anhängig vid Landsbygdsverket. Från sidan kommer du också åt att korrigera ansökningsperioden innan ansökan skickas iväg (stycke 3.1.1.). När ansökan har skickats till myndigheten för behandling går uppgifterna i ansökan inte längre att ändra. På sidan kan du också skriva ut utkastet till ansökan eller ansökan, beroende på ansökans läge (sparad/skickad för behandling). (stycke 3.1.2.). Nedre kanten av skärmen innehåller rader för händelser som rör ansökan, vilket gör det möjligt för användaren att i realtid följa med hur ansökan framskrider. 7

3.1.1. Korrigering av ansökningsperioden På sidan för korrigering av ansökningsperioden kan man byta den ansökningsperiod som redan sparats för ansökan. Om en tidigare ansökan redan har sparats för den inmatade ansökningsperioden eller om de inmatade datumen är oriktiga ger tjänsten ett felmeddelande och byter inte ansökningsperiod. När du har bytt ansökningsperiod ska du återgå till ingångssidan genom att klicka på Godkänn, varvid den nya ansökningsperioden sparas. Om du klickar på Gå tillbaka till ingångssidan sparas den ändrade ansökningsperioden inte i tjänsten. 8

3.1.2. Utskrift av ansökan (självständig sökande) Användaren kan skriva ut uppgifterna i den inmatade ansökan på en utskrift. Om den inmatade ansökan är i läget sparad, skrivs utkastet av ansökan ut. Om ansökan har skickats för behandling skrivs stödansökan ut. 9

3.2. Inmatning av uppgifterna i ansökan (kommunsökande) Om uppgifterna i ansökan matas in helt från början (utan kopia på den gamla ansökan), startar inmatningen av uppgifter från ansökningsperioden och genom att välja sättet att dra av den andel som använts i matlagningen (Mer information i kundbrev 2/2009). Efter det läggs antingen ett enskilt verksamhetsställe eller en distributionsplats/ett centralkök och deras underlydande verksamhetsställen till i ansökan. Om en slutbehandlad ansökan (dvs. en ansökan som fått ett beslut av Landsbygdsverket) öppnas via uppföljningen av ansökningar, syns också knappen Kopiera som ansökan på skärmen. Om du klickar på den knappen skapar tjänsten en ny ansökan genom att använda den gamla ansökan som mall. På så sätt går det snabbare att mata in ansökan och möjligheten att mata in fel uppgifter minskar. 10

På ett enskilt verksamhetsställes produktsida matar du in antalet skol- eller verksamhetsdagar, elevantal och antal matgäster som inte berättigar till stöd samt produktuppgifter för det enskilda verksamhetsställets del (Ansökt kvantitet). När ett nytt enskilt verksamhetsställe läggs till väljs läroanstalten från listan över valbara läroanstalter. Listan upptar endast sådana skolor/daghem som har ett gällande sökandeavtal med kommunen. Då uppgifterna har matats in flyttas tjänsten till stödsidan genom att du klickar på Spara. Om du klickar på länken Gå tillbaka till ingångssidan, flyttar tjänsten tillbaka till ingångssidan utan att uppgifterna sparas. 11

Stödsidan innehåller information om antalet stödberättigande som räknats ut på basis av de inmatade värdena samt det uträknade stödbeloppet i euro. Det eurobelopp som tjänsten räknat ut ska endast betraktas som ett riktgivande värde, eftersom den egentliga stödkalkyleringen utförs i samband med myndighetshandläggningen vid Landsbygdsverket. Stödsidans datainnehåll motsvarar i princip uppgifterna från den Excel-kalkyltabell som kunderna redan tidigare kunnat använda sig av. Du kan fortsätta till ansökans ingångssida genom att klicka på Fortsätt till ingångssidan, där du ser de uppdaterade sammanfattningsuppgifterna i ansökan. 12

När det gäller centralkök/distributionsplatser matar du till först in uppgifterna om centralköket/distribtionsplatsen på skärmen och sparar dem. Efter det lägger du till de underlydande verksamhetsställena med antalet dagar, elever och icke stödberättigande matgäster. Också uppgifterna om ansökningsperiod på raden för distributionsställe och centralkök kan matas in och redigeras genom att du klickar på Korrigera ansökningsperioden (stycke 3.1.1). Med knappen Godkänn centralkökssammansättningen kan du godkänna centralkökssammansättningen, varefter du matar in produktuppgifterna om du ännu inte har gjort det. Om produktuppgifterna är inmatade flyttar du över till ingångssidan. Via knappen Lägg till/redigera produktuppgifter kommer du till produktsidan så att du kan redigera 13

produktuppgifter. Via knappen Ta bort produktuppgifterna tar du bort produktuppgifterna och flyttar dig till ingångssidan. Via länken Gå tillbaka till ingångssidan återgår tjänsten till ingångssidan utan att spara uppgifterna. Om användaren har skapar en ny ansökan utgående från en gammal ansökan som redan betalts, har tjänsten kopierat den nya ansökans uppbyggnad från den gamla ansökan. På sidan för distributionsplats matar användaren in uppgifter om ansökningsperioden, antal skol-, verksamhetsdagar, elevantal och antal matgäster som inte berättigar till stöd i de reserverade fälten och klickar på Godkänn de uppdaterade uppgifterna. Om något kopierat underlydande verksamhetsställe inte längre ingår i sammansättningen, lämnas uppgifterna om verksamhetsstället tomma varvid tjänsten tar bort raden i samband med godkännandet. Efter att du klickat på Godkänn flyttas kontrollen till den normala distributionsplatssidan. Via länken Gå tillbaka till ingångssidan återgår tjänsten till ingångssidan utan att spara uppgifterna. 14

På produktsidan matar du in centralkökets/distributionsplatsens produktuppgifter (Ansökt kvantitet). Uppgifterna ska sparas med knappen Spara, varefter tjänsten återgår till stödsidan. Via länken Gå tillbaka till ingångssidan återgår tjänsten till ingångssidan utan att spara uppgifterna. 15

Stödsidan innehåller information om de stödberättigande mängder som räknats ut på basis av de inmatade värdena samt det uträknade stödbeloppet i euro. Det eurobelopp som tjänsten räknat ut ska också för centralkökens del endast betraktas som ett riktgivande värde, eftersom den egentliga stödkalkyleringen utförs i samband med myndighetshandläggningen vid Landsbygdsverket. Stödsidans datainnehåll motsvarar i princip uppgifterna i den Excelkalkyltabell som kunderna redan tidigare kunnat använda sig av. Du kan fortsätta till ansökans ingångssida genom att klicka på Fortsätt till ingångssidan, där du ser de uppdaterade sammanfattningsuppgifterna i ansökan. Genom att klicka på länken Korrigera produktantal kommer du till produktuppgiftssidan så att du kan redigera produktmängderna (se föregående bild). 16

Ansökans ingångssida fungerar för en kommunsökande på samma sätt som en självständig sökandes ingångssida (stycke 3.1.). Skillnaden jämfört med självständig sökandes sida är att det är möjligt att i ansökan spara flera enskilda verksamhetsställen eller distributionsplatser/centralkök. Sidan innehåller knappar för att kontrollera uppgifterna i ansökan innan ansökan skickas iväg och för att skicka ansökan för myndighetsbehandling. Uppgifterna i ansökan ska alltid sparas och skickas för myndighetsbehandling så att ansökan blir anhängig vid Landsbygdsverket. Från sidan kommer du också åt att korrigera ansökningsperioden innan ansökan skickas iväg (stycke 3.1.1.). Efter det att ansökan skickats för myndighetsbehandling går det inte längre att redigera uppgifterna i ansökan. På sidan kan du också skriva ut utkastet till ansökan eller själva ansökan, beroende på ansökans läge (sparad/skickad för behandling). (stycke 3.2.1.). Nedre kanten av skärmen innehåller rader för händelser som rör ansökan och gör det möjligt för användaren att i realtid följa med hur ansökan framskrider. 17

3.2.1. Utskrift av ansökan (kommunsökande) En kommunanvändare kan skriva ut uppgifterna i den inmatade ansökan på en utskrift. Om den inmatade ansökan är i läget registrerad skrivs ett utkast till ansökan ut. Om ansökan har skickats till Landsbygdsverket för behandling, skrivs stödansökan ut. 18

4. Allmän beskrivning av länkarna på skärmens vänstra sida 4.1. (Ingångssida) Nyheter Efter en lyckad inloggning flyttas användaren till ingångssidan dit man senare kommer via länken Nyheter på skärmens vänstra sida. Den övre delen av ingångssidan innehåller kortfattad grundläggande information om skolmjölksstödet samt en länk till Landsbygdsverkets webbsida om skolmjölksstöd. Nedre delen av sidan innehåller aktuella meddelanden som visas för användaren. Länkarna på vänstra sidan Ansökan, som är ansökans ingångssida Uppföljning, där du kan följa med de händelser som rör ansökningarna Nyheter, med grundläggande information om skolmjölksstöd och instruktioner för användningen av kommunikationstjänsten samt en länk till skolmjölksstödets webbsida. Sidan Nyheter är ingångssida för kommunikationstjänsten. Byt lösenord, där användaren kan byta sitt lösenord. 19

Begäran om uppdatering av kontaktuppgifter, där användaren kan lämna en elektronisk begäran om uppdatering av kontaktuppgifterna till Landsbygdsverket 4.2. Uppföljning På skärmen för uppföljning av ansökningar kan användaren bläddra i sina tidigare sparade stödansökningar. För ansökningarna visas ansökans nummer, ansökningsperiod, datum för ändring av ansökans läge och ansökans läge (kan få värdena sparad, skickad för behandling, under behandling, återsänd för komplettering, förkastad, klar ). Genom att välja ansökans nummer på listan söker tjänsten fram den valda ansökan och flyttar sig till ingångssidan (självständig sökande stycke 3.1; kommunsökande stycke 3.2). 20

4.3. Byte av lösenord På skärmen för byte av lösenord kan användaren byta sitt lösenord till ett nytt. Det nya lösenordet måste ges två gånger. Efter att det nya lösenordet har matats in måste kunden klicka på knappen Spara ändringarna, varvid tjänsten kontrollerar att det gamla lösenord som getts är korrekt och att det nya lösenord som matats in två gånger är identiskt. Om de ovan nämnda villkoren uppfylls byter tjänsten lösenordet och återgår till ingångssidan. På ingångssidan visas ett meddelande om att bytet av lösenord har lyckats. Ett annat alternativ är att klicka på knappen Fortsätt utan att spara, varvid tjänsten återgår till ingångssidan utan att spara uppgifterna. 21

4.4. Begäran om uppdatering av kontaktuppgifter (självständig sökande) Med hjälp av sidan för begäran om uppdatering av kontaktuppgifterna kan kunden lämna meddelanden om ändring av sina kontaktuppgifter. Uppgifterna i begäran om uppdatering kan skrivas ut, begäran kan tas bort eller skickas för behandling. Via info-länken öppnas en utskrift av begäran om ändring. Via länken Ta bort kan du ta bort den valda begäran om ändring och återgå till denna sida. Genom att klicka på länken Skicka registreras begäran om ändring i läget Skickad för behandling varefter tjänsten återgår till ingångssidan där det kommer ett meddelande om att begäran om ändring har skickats. Då du klickar på knappen Lagra begäran om uppdatering sparar tjänsten de inmatade uppgifterna som en begäran om ändring av kontaktuppgifterna och återgår till denna sida. Endast en begäran som skickats för behandling syns vid Landsbygdsverket och endast en begäran som inte skickats för behandling kan tas bort. För var och en uppgift som ska korrigeras finns det ett separat fält för det datum när ändringen ska träda i kraft, vilket innebär att flera ändringar av kontaktuppgifterna kan skickas på samma gång med en och samma begäran om uppdatering. I övre kanten av skärmen finns en logg över tidigare ändringar där alla sparade uppdateringar har räknats upp. 22

4.5. Begäran om uppdatering av kontaktuppgifter (kommunsökande) Med hjälp av sidan för begäran om uppdatering av kontaktuppgifterna kan kommunanvändaren lämna begäran om ändring av kontaktuppgifterna för antingen kommunen eller kommunens skolor: uppgifterna om kommunen (stycke 4.6) kan du mata in genom att på övre delen av skärmen välja registernummerlänken inom parentes efter stödsökandes namn; uppgifterna om en skola (stycke 4.7) matar du in genom att välja skolan på listan nere på skärmen. De andra funktionerna på sidan är desamma som på en självständig sökandes sida för begäran om uppdatering av kontaktuppgifterna (stycke 4.4). Via info-länken öppnas en utskrift av begäran om ändring. Via länken Ta bort kan du ta bort den valda begäran om ändring och återgå till denna sida. Genom att klicka på knappen Lagra begäran om uppdatering sparar tjänsten de inmatade uppgifterna som en begäran om ändring av kontaktuppgifterna och återgår till denna sida. Genom att klicka på länken Skicka registreras begäran om ändring i läget Skickad för behandling varefter tjänsten återgår till ingångssidan där det kommer ett meddelande om att begäran om ändring har skickats. Via länken Kommunens registernummer övergår tjänsten till skärmen för inmatning av kommunens kontaktuppgifter (stycke 4.6). Via länken Kommunens skolas registernummer övergår tjänsten till skärmen för inmatning av skolans kontaktuppgifter (stycke 4.7.). 23

4.6. Begäran om uppdatering av kommunens uppgifter På sidan matar du in ändringar av kontaktuppgifter som gäller kommunen själv. Genom att klicka på knappen Lagra begäran om uppdatering sparar tjänsten de inmatade uppgifterna som en begäran om ändring av kontaktuppgifterna och återgår till sidan begäran om uppdatering av kontaktuppgifterna (kommunsökande), varifrån begäran om ändring skickas till Landsbygdsverket (stycke 4.5). Via länken Tillbaka till skolförteckningen återgår tjänsten till sidan begäran om uppdatering av kontaktuppgifterna (kommunsökande) (stycke 4.5) utan att spara de inmatade uppgifterna. 24

4.7. Begäran om uppdatering av uppgifterna om kommunens skola På sidan för begäran om uppdatering av kontaktuppgifterna för kommunens skola kan en kommunanvändare lämna ändringsanmälningar som gäller kontaktuppgifter för den egna kommunens skolor. Genom att klicka på knappen Lagra begäran om uppdatering sparar tjänsten de inmatade uppgifterna som en begäran om ändring av kontaktuppgifterna och återgår till sidan begäran om uppdatering av kontaktuppgifterna (kommunsökande), varifrån begäran om ändring skickas till Landsbygdsverket (stycke 4.5). Via länken Tillbaka till skolförteckningen återgår tjänsten till sidan begäran om uppdatering av kontaktuppgifterna (kommunsökande) (stycke 4.5) utan att spara de inmatade uppgifterna. 25

4.8. Utskrift av begäran om ändring av kontaktuppgifter Med utskriften av begäran om ändring av kontaktuppgifter kan användaren (både en självständig sökande och en kommunsökande) skriva ut en pappersutskrift av den begäran om uppdatering som användaren lämnat in. På utskriften syns också tidpunkten för inlämnande av begäran och läget för begäran som uppdateras antingen till behandlad eller förkastad i överensstämmelse med slutresultatet för handläggningen av begäran om ändring vid Landsbygdsverket. 26