Bruksanvisning E-tjänsten för skolmjölksstöd

Transkript

1 E-tjänsten för skolmjölksstöd

2 Innehåll 1 Inledning Att gå från en skärm till en annan Framsidans funktioner Framsidan Navigeringsfältet upptill Kundregistrering Kundhantering, dvs. egna uppgifter Verksamhetsställen Hantering av verksamhetsställen Att göra fullmakt Att ändra uppgifter om verksamhetsställen och dra in verksamhetsställen Fliken Historia Registrering av ett nytt verksamhetsställe Tillfällig registrering Stödansökan Att spara de grundläggande uppgifterna i stödansökan Laddning av meddelande som gäller stödansökan Manuell inmatning av stödansökan (kommunsökande och självständiga sökande samt leverantörssökande som inte har tillgång till laddning av XML-filer) Laddning av uppgifter i form av en.xml fil Kontrollrapport Vad som kontrolleras i XML filen Att sända stödansökan till Landsbygdsverket för att behandlas

3 1 Inledning Landsbygdsverkets nya e-tjänst för skolmjölksstöd Nekka är i bruk från och med den ansökningsperiod som börjar Uppgifter som gäller aktiva kunder och verksamhetsställen har på tjänstens vägnar överförts till Nekka från det gamla systemet för skolmjölksstöd, och de nya uppgifter som sparas gäller den ansökningsperiod som inleds samt senare ansökningsperioder. Du kan ansöka om stöd via Nekka tidigast från och med den ansökningsperiod som börjar I Nekka kan du välja finska eller svenska som språk. Texterna i webbläsaren syns på det språk du har valt. Att logga in via tjänsten Katso För att du ska kunna logga in i Nekka bör du antingen vara Katso-huvudanvändare eller ha en Katsounderkod. Om du är ny kund och loggar in i Nekka för första gången ska du logga in med koder för Katso-huvudanvändare, eftersom det bland de grundläggande uppgifterna frågas efter kontonumret och huvudanvändaren är den enda med rätt att hantera kontonumret. När du har en Katso-underkod kan du upprätthålla och ändra alla andra kund- och verksamhetsställesuppgifter samt göra en stödansökan. Eftersom uppgifterna om de befintliga skolmjölkskunderna färdigt har överförts till Nekka, kan de logga in första gången med en Katso-underkod. Närmare upplysningar om Katso-autentisering hittar du genom att klicka på en länk nertill på Nekkas framsida. Bild 1. Skärmen för inloggning i Nekka. 3

4 Säkrast fungerar Nekka med webbläsarna Mozilla Firefox och Google Chrome, men Nekka stöder också Internet Explorer version 9 och uppåt. Om timglaset snurrar länge och ingen ny sida öppnar sig, kan du försöka klicka på uppdateringsknappen F5. Här nedan presenteras olika funktioner som finns i Nekka. 4

5 2 Att gå från en skärm till en annan Du kan röra dig från skärm till skärm antingen genom att klicka på önskad rubrik i sökvägen eller med hjälp av navigeringsfältet upptill. När du klickar på Nekka-logon kommer du till framsidans katalogträd. Från katalogträdet kommer du till olika funktioner som presenteras närmare i kapitel 3. Om du är på väg att lämna en skärm utan att ha sparat uppgifter som du ändrat, frågar tillämpningen: På blanketten finns ändringar som inte sparats. Är du säker på att du vill lämna sidan? Om du väljer OK, lyckas förflyttningen och de ändringar som du gjorde på skärmen sparas inte. Om du väljer Avbryt kan du fortsätta göra ändringar eller, om du så vill, spara ändringar som du redan har gjort genom att klicka på Spara. De sparade uppgifternas status förblir Utkast, därför kan du gå tillbaka till dem även om du skulle stänga sessionen emellan. Uppgifter som sparats med statusen Utkast syns inte hos Mavi. 5

6 3 Framsidans funktioner 3.1 Framsidan Bild 2. Nekka-framsidan. Funktionerna på framsidan: Från Nekka-logon går man till framsidan. Under organisationens namn (exempel: X kommun/x utbildningssamkommun/stiftelsen X/företaget X) finns myndighetens meddelanden till kunderna. Utgående från trädstrukturen kan du direkt börja leta efter ansökningar under olika rubriker: Oavgjorda ansökningar (=ansökningar som är på hälft) Kommunsökande och självständiga sökande samt leverantörssökande Stödansökningar, återsänts för korrigering: härifrån kan du navigera direkt till stödansökningar som myndigheten har returnerat för att korrigeras. Orsaken till returneringen anges i det e-postmeddelande som har sänts i samband med returneringen. Stödansökningar, utkast: härifrån kan du navigera direkt till stödansökningar som har statusen Utkast. Det är fråga om ansökningar som du har sparat men ännu inte sänt till myndigheten för att behandlas. Du kan göra ändringar i ett utkast så länge som du inte har sänt det vidare. Utkasten syns inte hos myndigheten. Registrering av verksamhetsställen, utkast: härifrån kan du navigera direkt till sådana ansökningar om registrering av verksamhetsställen som har statusen Utkast. Det är fråga om registreringsansökningar som du har sparat men ännu inte sänt till myndigheten för att behandlas. Du kan göra ändringar i ett utkast så länge som du inte har sänt det vidare. Utkasten syns inte hos myndigheten. Leverantörssökande har inte den här funktionen eftersom de saknar verksamhetsställen. 6

7 Basfunktioner Hantering av verksamhetsställen: du kan gå till skärmen för verksamhetsställen. Där ser kommunsökande och självständiga sökande sina verksamhetsställen, och leverantörer ser de verksamhetsställen som de har fått fullmakt för. Registrering av nytt verksamhetsställe: den här funktionen finns bara för kommunsökande och självständiga sökande. Du kan direkt börja registrera ett nytt verksamhetsställe. Ny stödansökan: länken är synlig om det är möjligt att göra en ny stödansökan. Du kan direkt börja fylla i de grundläggande uppgifterna i en ny stödansökan. 3.2 Navigeringsfältet upptill I navigeringsfältet upptill finns menyerna Verksamhetsställen, Stödansökning och Egna uppgifter. Verksamhetsställen Under Verksamhetsställen har kommunsökande och självständiga sökande menyerna Registrering av verksamhetsställe och Hantering av verksamhetsställe. Leverantörssökande har enbart menyn Hantering av verksamhetsställe. Där syns en lista över verksamhetsställen som omfattas av fullmakter. I kapitlet 5 kan du läsa mer om menyerna Hantering av verksamhetsställe och Registrering av verksamhetsställe. Bild 3. Vy som kommunsökande och självständiga sökande sern är de öppnar menyn Registrering av verksamhetsställe. I egenskap av kommunsökande eller självständig sökande kan du via den sida som visas här ovan registrera ett nytt verksamhetsställe och bläddra i avslagna och oavgjorda ansökningar om registrering av verksamhetsställen (en oavgjord ansökan = utkast/ivägsänd för behandling). Om du så vill kan du också radera avslagna ansökningar om registrering av verksamhetsställen och ansökningsutkast. Före raderingen frågar Nekka för säkerhets skull Vill du radera registreringsansökan: Skola X. 7

8 Stödansökning Bild 4. Vy i menyn Stödansökning. Du kan skapa en ny stödansökan, granska stödansökningarnas status och radera utkast. För alla sökande gäller att de i menyn Stödansökning kan öppna sidan Ny stödansökan. Där kan du göra en ny stödansökan, om du ännu inte har gjort ett utkast och inte heller ansökt om stöd för ansökningsperioder för vilka stöd kan sökas. På samma sida ser du också de tidigare utkasten och stödansökningarna inklusive deras status, och du kan radera utkast där. Egna uppgifter Alla kunder har en meny med rubriken Egna uppgifter. Där kan du ändra dina kunduppgifter. Läs mer om saken i kapitel 4.1. Anvisningar Menyn Anvisningar öppnar en ny flik där bruksanvisningarna för Nekka finns. Dem hittar du också på skolmjölksstödets webbplats. 8

9 4 Kundregistrering Efter att du första gången har loggat in i Nekka med Katso-koder blir företagsuppgifterna och de fält som ska fyllas i synliga, och du kan ansöka om att bli registrerad som kund. Det gör du genom att fylla i de fält som visas och godkänna ett åtagande (= en förbindelse). På grund av uppgifterna om kontonummer kan bara Katso-huvudanvändare ansöka om kundregistrering. Företagets grunduppgifter kommer automatiskt från FODS-systemet, och det går inte att ändra dem i Nekka. Ändringar som gäller grunduppgifterna uppdateras också automatiskt när organisationen anmäler ändringar till företagsregistret. Om det inte uttryckligen har anmälts till Patent- och registerstyrelsen att företagets språk är finska, gör Nekka tolkningen att företagets kommunikationsspråk är svenska. Kommunikationsspråket granskas vid Mavi på tjänstens vägnar för att det ska motsvara uppgiften i FODS-registret. För att du ska kunna gå vidare på skärmen på registreringssidan måste du spara kontonumret samt uppgifter om kontaktpersonen. Tillämpningen letar fram BIC-koden utgående från kontonumret. Om kontonumret är felaktigt på så sätt att BIC-koden inte kan kopplas till det, rapporterar tillämpningen det här och tillåter inte att du sparar kontonumret. Tillämpningen klarar emellertid inte av att kontrollera att kunden har matat in det berörda företagets kontonummer, alltså att det inmatade kontonumret motsvarar kundens namn. Kontaktpersonens namn, e-postadress och telefonnummer ska skrivas i respektive fält. Ditt företag ska ha sparat åtminstone en kontaktpersons namn och e-postadress. Håll uppgifterna à jour alltid när du sköter skolmjölksärenden. Datumet för registreringens ikraftträdande kan vara tidigast den första dagen i den innevarande månaden. Som förvalt värde anger tillämpningen att den innevarande dagens datum är datumet för ikraftträdande. Om du vill att beslut och andra handlingar som rör skolmjölksstödet ska postas så kryssa för det stället. I annat fall kan handlingarna ses i och skrivas ut från Nekka, och meddelanden om nya handlingar skickas till den e-postadress/de e-postadresser som du har uppgett (=kontaktpersonerna i ansökan om kundregistrering/i de egna uppgifterna). Beslutet om kundregistrering sänds separat till alla kunder tills vidare, eftersom det inte kan skrivas ut i Nekka. Godkänn åtagandet (=förbindelsen), spara uppgifterna och klicka sedan på Sänd för behandling. Om du så vill kan du skriva ut din ansökan om kundregistrering efter att uppgifterna har sänts. Att skriva ut ansökan är inte längre möjligt efter att du har lämnat sidan. Din ansökan om registrering som kund har nu sänts till Mavi. Efter att din ansökan har sänts iväg och när den har behandlats vid Mavi kommer ett meddelande att skickas till den e-postadress som du sparat. När du efter godkännandet loggar in i Nekka kommer du till framsidan, och via den hanterar du dina skolmjölksärenden. Obs! Om du redan är aktiv sökande av skolmjölksstöd, har dina uppgifter på tjänstens vägnar överförts till Nekka direkt från det gamla skolmjölkssystemet. I det fallet behövs ingen kundregistrering. I fortsättningen använder kunderna (= de som ansöker om stöd och de som äger verksamhetsställen) inte längre sitt 8-siffriga registreringsnummer som identifieringskod, utan sitt FO-nummer. Skolmjölkskunder som redan är registrerade kan logga in i Nekka med en Katso-underkod. 9

10 4.1 Kundhantering, dvs. egna uppgifter Du kan ändra dina egna kunduppgifter (exempel: kontonumret och kontaktpersonerna inklusive kontaktuppgifter) med hjälp av knappen Ändra. Endast Katso-huvudanvändare kan ändra kontonumret. Eftersom kunden själv kan hantera sina egna uppgifter i Nekka sänder Mavi inga bekräftelser av de ändringar som kunden har gjort. Bild 5. Skärmen Egna uppgifter. 10

11 5 Verksamhetsställen 5.1 Hantering av verksamhetsställen När du väljer Verksamhetsställen och Hantering av verksamhetsställen förflyttas du till samma sida som via länken Hantering av verksamhetsställen, som är en av basfunktionerna på framsidan. På den här skärmen visas kundens alla verksamhetsställen, antingen sammansättning för sammansättning eller om du klickar på Visa lista i form av en förteckning. Klicka på rubrikerna, så kan du sortera verksamhetsställena i stigande eller fallande ordning. Sorteringen kan göras utgående från följande uppgifter: registernummer verksamhetsställets namn roll fullmakt (kommunsökande och självständiga sökande ser namnet på den befullmäktigade) slutdatum (kommunsökande och självständiga sökande ser verksamhetsställets sista giltighetsdag) Leverantörskunder ser dessutom ägaren fullmaktens startdatum fullmaktens slutdatum I förteckningen kan du leta efter verksamhetsställen också med hjälp av filtrerad sökning. Klicka på verksamhetsställets namn, så kan du läsa och ändra verksamhetsställets uppgifter. Leverantörskunder ser ett verksamhetsställe i förteckningen tidigast en månad innan fullmakten träder i kraft. De ser det inte längre när fullmakten har upphört att gälla. Bild 6. Lista över verksamhetsställen som kommunsökande och självständiga sökande kan se. Ägaren kan ändra verksamhetsställenas roller och sammansättringar på den här skärmen, från vilken sammansättningarna kopieras till stödansökan. Om du vill ändra ett verksamhetsställes roll så klicka på det verksamhetsställets roll i tabellen. Då öppnas en rullgardinsmeny. I den kan du välja en ny roll för verksamhetsstället. Om du väljer rollen underlydande verksamhetsställe blir en annan rullgardinsmeny synlig. I den väljer du det distributionsställe/centralkök som 11

12 verksamhetsstället lyder under. Leverantörssökande kan ändra sammansättningarna bara på skärmen för stödansökan. Bild 7. Byte av verksamhetsställets roll Att göra fullmakt Ägaren kan ge leverantören fullmakt att på ägarens vägnar ansöka om stöd för de verksamhetsställen som ägaren har valt. Från skärmen Verksamhetsställen kan ägaren gå till fliken Fullmakt, där de existerande och de framtida fullmakterna kan ses och ändras. De verksamhetsställen som saknar en giltig fullmakt syns under rubriken Gör fullmakt för de valda verksamhetsställena. Också de verksamhetsställen för vars del fullmakten träder i kraft senare syns där, men efter deras namn finns en grön klocksymbol. Om du för muspekaren över symbolen syns uppgiften om vilken leverantör verksamhetsstället övergår till och när. De verksamhetsställen som ska övergå till en leverantör väljer du genom att klicka på rutan framför namnet. Du kan söka verksamhetsställen också genom att använda filtrerad sökning. Om du ger en och samma leverantör fullmakt att ansöka om stöd för alla verksamhetsställen, kan du klicka på Välj alla och på knappen Gör fullmakt. Bild 8. Skärmen för fullmakter. 12

13 Efter det här öppnas ett fönster där du skriver in uppgifterna om fullmakten. I en rullgardinsmeny väljer du den leverantör som ska få fullmakt att ansöka om stödet. En fullmakt som gäller tills vidare gör du genom att ange bara det datum då fullmakten träder i kraft och klicka på Spara. Om du redan känner till fullmaktens slutdatum kan du spara det. Fullmakten kan träda i kraft tidigast den första dagen i innevarande månad. Bild 9. Att göra en fullmakt. När fullmakten träder i kraft överförs verksamhetsstället så att det finns under rubriken Existerande fullmakter. Framför leverantörens namn finns en triangel. När du klickar på den öppnas trädstrukturen och du ser alla verksamhetsställen för vilka leverantören ansöker om stöd. Du kan ändra en existerande fullmakt med hjälp av knappen Ändra fullmakten. Om du redan vill göra följande fullmakt efter att den existerande fullmakten har löpt ut så klicka på Gör fortsatt fullmakt. Då kan du mata in uppgifterna om följande fullmakt. Existerande fullmakter upphör att gälla dagen före den fortsatta fullmakten Att ändra uppgifter om verksamhetsställen och dra in verksamhetsställen Ägaren kan ändra vissa uppgifter om verksamhetsstället eller avsluta verksamhetsställets giltighet. De här uppgifterna kommer du åt att ändra genom att klicka på verksamhetsställets namn när du är i listan över verksamhetsställen. Klicka på Ändra så öppnas de fält som går att ändra. Det är fråga om följande fält: namn gatuadress postnummer kommun sista giltighetsdag 13

14 Bild 10. Att ändra uppgifter om verksamhetsstället Om verksamhetsstället har registrerats som skola kan också preciseringen av verksamhetsställets typ ändras. Verksamhetsställets giltighetstid kan du avsluta genom att ange en sista giltighets, som får vara tidigast den innevarande dagen. Verksamhetsställets sista giltighetsdag kan du ändra eller radera helt och hållet tills indragningen träder i kraft. När du har gett de nya uppgifterna så klicka på Spara. De nya uppgifterna syns nu också hos myndigheten, och ingen separat anmälan om de ändrade uppgifterna behövs Fliken Historia Från verksamhetsställets uppgifter kan du gå till fliken Historia för att titta på tidigare fullmakter. I tabellen visas de befullmäktigades namn och FO-nummer samt när fullmakten börjar respektive slutar gälla. 5.2 Registrering av ett nytt verksamhetsställe Den som äger verksamhetsställen har möjlighet att registrera ett nytt verksamhetsställe. Sidan Registrering av verksamhetsställe kan du fylla i efter att du har klickat på länken Registrering av nytt verksamhetsställe på framsidan. 14

15 Bild 11. Registrering av verksamhetsställe.* = obligatoriska fält När du skriver in postnumret syns postorten automatiskt. Välj kommunen, eftersom postorten inte nödvändigtvis anger vilken kommun verksamhetsstället ligger i. Om du för verksamhetsstället väljer typen Skola, öppnas menyn Precisering av verksamhetsställets typ. Välj typen bland följande alternativ: grundskola gymnasium yrkesutbildning grundskola + gymnasium folkhögskola Förskola nämns inte bland alternativen. Därför kan en förskola på basis av verksamhetsdagarna anges antingen som grundskola eller som daghem. Om förskolan har högst 190 dagar per läsår, kan den registreras som grundskola. Om förskolebarnen finns i ett daghem och verksamhetsdagarna under läsåret är fler än 190, ska förskolan registreras som daghem. Separat registrering av förskolor behövs bara när förskolan finns på en annan adress än skolan eller daghemmet, eller om antalet verksamhetsdagar är ett annat än antalet verksamhetsdagar för den skola eller det daghem där förskolan verkar. I annat fall kan förskolebarnen räknas in i skolans elevantal eller daghemmets barnantal. När du har fyllt i registreringsansökan, klicka då på Spara och Sänd för behandling. Om du så vill kan du också skriva ut registreringsansökan. Efter att ansökan har behandlats och registreringsbeslutet har fattats kan ansökan inte längre skrivas ut, men det är möjligt att skriva ut registreringsbeslutet. Kunden får ett e- postmeddelande om både ivägsändningen av registreringsansökan och det färdiga beslutet. Om du så vill kan du också spara ansökan utan att sända den för behandling. Då har ansökan statusen Utkast. Alla sparade utkast till registreringsansökningar och också de registreringsansökningar som sänts för behandling hittar du genom att i navigeringsfältet upptill välja Verksamhetsställen och Registrering av verksamhetsställe. Direkt till en registreringsansökan som är oavgjord kommer du också genom att på framsidan, under rubriken Oavgjorda ansökningar, välja Registrering av verksamhetsställen, utkast och klicka på verksamhetsställets namn. 15

16 Bild 12. Oavgjorda registreringsansökningar Registreringsansökningar med statusen Utkast kan du radera genom att i kolumnen Radera klicka på symbolen här invid. När registreringsansökan har sänts för behandling kan du inte längre vare sig ändra eller radera den. Den status som anges är då Ivägsänd för behandling. Efter att registreringsbeslutet har fattats syns verksamhetsstället i tabellen Verksamhetsställen och under fliken Fullmakt. När du i tabellen Verksamhetsställen klickar på verksamhetsställets namn kommer du till verksamhetsställets uppgifter och kan skriva ut registreringsbeslutet. Avslag på ansökan om registrering av ett verksamhetsställe syns i listan Oavgjorda, och du kan också radera en ansökan som avslagits. Du kan skriva ut beslutet om avslag på ansökan om registrering av ett verksamhetsställe genom att först klicka på verksamhetsställets namn, varvid du kommer till verksamhetsställets uppgifter, och sedan på Skriv ut Tillfällig registrering Ett verksamhetsställe kan registreras tillfälligt, om elevantalet eller antalet icke stödberättigande matgäster förändras betydligt under en termin. Också i en situation där centralkökssammansättningarna förändras under en ansökningsetapp behövs en tillfällig registrering, eftersom ett och samma verksamhetsställe inte kan väljas två gånger när det gäller en ansökan. Förändringar i sammansättningarna handlar t.ex. om situationer där ett verksamhetsställe börjar lyda under ett annat centralkök/distributionsställe eller blir ett enskilt verksamhetsställe. Du kan anhålla hos Mavi om tillfällig registrering innan ändringen äger rum. När den tillfälliga registreringen har gjorts syns verksamhetsstället under sitt eget registreringsnummer i ägarens lista över verksamhetsställen. En tillfällig registrering har förkortningen TR efter namnet, men annars är namnet lika med det ursprungliga verksamhetsställets namn. Ägaren och en befullmäktigad leverantör ser uppgifterna om den tillfälliga registreringen genom att klicka på verksamhetsställets namn. En tillfällig registrering görs alltid för en viss tid, under vilken den kan väljas och sättas in i stödansökan. Om leverantören har fått fullmakt att ansöka om stöd för det ursprungliga verksamhetsstället, syns ett tillfälligt registrerat verksamhetsställe på samma sätt hos leverantören och fullmakten gäller också det. 16

17 6 Stödansökan En ny stödansökan kommer du åt att göra via antingen basfunktionerna på framsidan eller menyn Stödansökning. Genom att klicka på Ny stödansökan till vänster kan du skapa en ny stödansökan. Om du inte längre har ansökningsperioder till ditt förfogande, syns bredvid Ny stödansökan meddelandet En ansökan finns redan för varje ansökningsperiod som kan väljas. Bild 13. Olika status som stödansökan kan ha. I listan Stödansökningar ser du beträffande utkasten/ansökningarna/besluten ansökningsnumret, statusen, ansökningsperioden, beslutstypen, ankomstdatumet och betalningsdatumet. Om du så vill kan du sortera de här uppgifterna i stigande och fallande ordning. En ansökan med statusen Utkast kan du radera genom att ange att utkastet är aktivt. Då aktiveras knappen Radera utkast i övre högra hörnet. Klicka på den för att radera utkastet. 6.1 Att spara de grundläggande uppgifterna i stödansökan Bild 14. De grundläggande uppgifterna i stödansökans övre del. Innan du matar in uppgifterna om respektive verksamhetsställe i stödansökan ska de grundläggande uppgifterna i stödansökan sparas. Följande uppgifter är obligatoriska: Uppgifter om åtminstone en kontaktperson. Helst bör de här uppgifterna vara desamma som uppgifterna om kunden; en uppgift som går att byta/ändra. Ansökningsperiod; tillämpningen föreslår en ansökningsperiod för vilken stöd går att söka (kommunsökande och självständiga sökande)/ansökningsperioder för vilka stöd går att söka (leverantörssökande) och för vilken/vilka du ännu inte har sparat någon ansökan med statusen Utkast eller ansökt om stöd. 17

18 Ansökningsetapp; du kan som slutdatum för ansökningsetappen välja senast den innevarande dagens datum (kommunsökande och självständiga sökande). För leverantörssökande är ansökningsetappen den föregående fulla kalendermånaden. Tillämpas avdrag för andelen mjölkprodukter som använts i matlagningen? o ja, om subventionerade produkter som upptas i ansökan både används i matlagningen och serveras kalla som sådana o nej, om subventionerade produkter som upptas i ansökan serveras bara kalla som sådana och inte används i matlagningen eller om leverantörssökanden från de sålda subventionerade produkterna har dragit av den andel som använts i matlagningen, varvid leverantörssökanden separat har kommit överens om det här med sin kund. När de första uppgifterna sparas bildas ett ansökningsnummer för ansökan och en första händelse (utkastet sparat). Händelserna uppdateras i den gråblå boxen i övre högra hörnet. Om du gör upp en stödansökan som är försenad, omnämns förseningsavdraget och dess storlek bland de grundläggande uppgifterna i ansökan, under avdraget för den andel som använts i matlagningen. I Nekka kan du inte göra upp en stödansökan som är mer än 2 månader försenad (=ansökningstiden har gått ut och förseningsavdraget skulle vara 100 %). Efter att de grundläggande uppgifterna har sparats kan du skriva in verksamhetsställen, läsårsuppgifterna för dem och produktuppgifter. Sökanden erbjuds också möjlighet att ladda stödansökan direkt ur sitt system i form av en XML-fil. 6.2 Laddning av meddelande som gäller stödansökan Leverantörssökande kan ladda stödansökan direkt ur sitt system i form av en XML-fil. Närmare anvisningar om det här finns i kapitel 6.4. Ytterligare teknisk information om hur en XML-fil bildas hittar du fr.o.m på sidan Guider och blanketter på Mavis webbplats för skolmjölksstöd, under rubriken Nekka-blanketter och anvisningar. 6.3 Manuell inmatning av stödansökan (kommunsökande och självständiga sökande samt leverantörssökande som inte har tillgång till laddning av XML-filer) Bild 15. Alternativa sätt att mata in uppgifter om verksamhetsstället samt radering av verksamhetsställe. 18

19 När du manuellt matar in uppgifter om verksamhetsställena i stödansökan kan du välja Kopiera sammansättningen, varvid sammansättningen för de verksamhetsställen som existerar under ansökningsperioden kopieras i oförändrat skick från listan över verksamhetsställen i Hantering av verksamhetsställen. Därför är det viktigt att kunderna uppdaterar sina uppgifter i Nekka och omedelbart också anmäler eventuella förändringar i verksamhetsställenas sammansättning till den leverantörssökande som de har befullmäktigat. Med andra ord letar Nekka direkt fram uppgifter ut kundens lista över verksamhetsställen, utgående från de fullmakter och roller som angetts där, och lägger in dem i leverantörssökandens lista över verksamhetsställen. Om du så vill kan du också använda knappen Lägg till verksamhetsställe och den rullgardinsmeny som öppnar sig när du har klickat på knappen för att ett i sänder välja de verksamhetsställen som ska sättas in i ansökan. Rullgardinsmenyn visar de verksamhetsställen som existerar under ansökningsperioden. Vid behov kan du också radera ett verksamhetsställe som ingår i ansökningsuppgifterna. Då ska du aktivera rutan framför verksamhetsstället i ansökningsuppgifterna och klicka på Radera. Tillämpningen frågar ännu Är du säker på att du vill radera verksamhetsstället i stödansökan? Om verksamhetsställets roll i sammansättningen är distributionsställe eller centralkök, kan du inte radera verksamhetsstället förrän du har raderat alla underlydande verksamhetsställen. Ansökan ska uppta åtminstone ett verksamhetsställe. Bild 16. Att spara produktuppgifter. Ansökningsuppgifterna kan du sortera enligt registernummer, verksamhetsställets namn och rollen. Leverantörssökande ser dessutom vem som äger verksamhetsstället. Från verksamhetsställets namn kommer du till sidan Hantering av verksamhetsställen, där du kan se uppgifterna om verksamhetsstället. Verksamhetsställets roll kan du byta på sidan Stödansökning, när verksamhetsställesraden är aktiverad. Filtrerad sökning kan du använda om du vill se uppgifterna om ett enskilt verksamhetsställe. I uppgifterna för ett verksamhetsställe som är aktivt skriver du in ELEV (elevantalet), ISM (icke stödberättigande matgäster) och DG (antalet verksamhetsdagar). I läsårsuppgifterna är 0 en signifikant uppgift. I högra kanten i kolumnen Läsårsuppgifter ser du en fylld cirkel som är röd eller grön. Grön betyder att produktuppgifter har sparats för verksamhetsstället i fråga, medan röd betyder att produktuppgifter ännu inte har sparats för verksamhetsstället. När du skriver in läsårs- och produktuppgifter kan du gå vidare från ett fält till nästa antingen med tabulator eller med musen. Tabellen 19

20 Produktuppgifter för verksamhetsstället blir synlig i högra kanten av sidan, när verksamhetsstället är aktiverat. Med knappen Spara kan du mellanspara det du matat in. Om du lämnar tillämpningen efter att ha mellansparat men innan du har matat in alla uppgifter i stödansökan kan du senare alltså fortsätta med stödansökan utan att ha förlorat information. Du kan inte spara läsårsuppgifter som gäller ett distributionsställe/centralkök, utan dess läsårsuppgifter (med undantag för verksamhetsdagarna) uppdateras utgående från de underlydande verksamhetsställenas uppgifter. Först fyller du alltså i de underlydande verksamhetsställenas läsårsuppgifter genom att öppna dem (klicka på pilen framför distributionsstället/centralköket för att öppna), och sedan fortsätter du genom att fylla i distributionsställets/centralkökets produktuppgifter. Det är inte ens möjligt att lägga till produktuppgifter för de underlydande verksamhetsställena. När det gäller leverantörssökande erbjuder Nekka för den följande ansökningsmånadens del automatiskt som förvalt värde de ELEV- och ISM-uppgifter som matats in i början av terminen. Om du ändrar uppgifterna under en pågående termin påpekas det i kontrollrapporten. Bild 17. Överskridning av det maximala antalet liter vid ett verksamhetsställe. I produktuppgifterna sparas mjölk och surmjölk i enheten liter, medan övriga mjölkprodukter sparas i enheten kg. När produktuppgifterna matas in är 0 en signifikant uppgift. Nekka utför räkneoperationerna automatiskt. Det på läsårsuppgifterna baserade maximala antalet liter och de omräknade mjölklitrarna blir synliga nedanför tabellen Produktuppgifter. Om det maximala antalet liter överskrids, syns det 20

21 överskjutande antalet på en rad för sig. Då är det bra att kontrollera att verksamhetsställesuppgifterna har matats in korrekt. Produktuppgifternas bruttomängd matas in i Nekka, vilket betyder att man från dem inte drar av andelen icke stödberättigande matgäster (ISM). Nekka beräknar automatiskt förhållandet stödberät-tigade/icke stödberättigade och drar av ISM-andelen i sammandragskalkylen för produktuppgifter. Bild 18. De sammanräknade produktuppgifterna, där avdragen syns. ML= avdraget för produkter som använts i matlagningen har inte tillämpats i exemplet. I sammandragstabellen under läsårs- och produktuppgifterna visar Nekka de sammanräknade ansökta kvantiteter som baserar sig på produktuppgifterna för alla verksamhetsställen, med avdrag för ML (andelen produkter som använts i matlagningen; syns om ja har valts), avdrag för ISM (andelen ickestödberättigande matgäster; avdraget görs automatiskt för alla sökande i Nekka och därför ska också leverantörssökande uppge bruttokvantiteterna), ÖMA (maximala antalet liter; anger det på läsårsuppgifterna baserade maximala antalet liter enligt vilket stödet betalas; överskridningar har dragits av från det) och FÖ (förseningsavdrag, om stödansökan har lämnats in försenad, beaktar förseningsavdragets inverkan på det belopp som ska betalas). Kvantiteterna ökar i kalkyltabellen efter hand som du matar in produktuppgifter för nya verksamhetsställen. Om de inmatade uppgifterna är korrekta ser du i tabellen de slutliga kvantiteterna (kg), stödet i euro/kg och det slutliga stödbelopp (euro) som ska betalas. Knappen Kontrollera kan du använda för att kontrollera att de uppgifter som du har skrivit in inte innehåller sådana fel som hindrar ivägsändningen (se Bild 16). Kontrollistan kan du skriva ut, om du så vill. Eventuella fel och åtgärder för att korrigera dem rapporteras på kontrollistan. Efter att du har korrigerat felen kan du ta ut en ny kontrollrapport. Om inga fel finns ser du på skärmen meddelandet Stödansökan har granskats preliminärt. Inga fel som skulle hindra ivägsändningen har upptäckts. Överskridningar av det maximala antalet liter anges i kontrollistan men hindrar inte att ansökan sänds, eftersom stöd inte betalas för de överskjutande kvantiteterna. Om du så vill kan du skriva ut ansökan åt dig själv antingen före eller efter ivägsändningen. Det är bra att spara ansökan eller skriva ut den åt sig själv, om man vill titta på den senare. När beslutet har fattats försvinner ansökan nämligen från de sidor som kunden ser. Kvar där blir bara det beslut som har fattats med anledning av ansökan. Beslutet har samma nummer som den ansökan som du sänt in. När du har sänt iväg stödansökan får du till din e-postadress ett meddelande så att du vet att ansökan har gått iväg. Avsändningsdatumet är lika med ankomstdatum för ansökan. Om myndigheten återsänder din ansökan för att korrigeras får du ett meddelande om att ansökan har returnerats. I meddelandet sägs också varför ansökan har returnerats. En anteckning om saken förs in också i händelseuppgifterna. En ansökan som har returnerats för att korrigeras syns i framsidans trädstruktur, och genom att klicka på den kommer du till ansökan. Välj Spara nedtill på sidan, då blir den returnerade ansökan synlig. Gör de korrigeringar som begärts, spara ansökan, skriv ut den om du så vill och sänd iväg den för ny behandling. 21

22 När din ansökan har behandlats och ett beslut har fattats med anledning av den, får du igen ett e- postmeddelande. Besluten sparas i menyn Stödansökningar, och du kan också efteråt bläddra i dem och skriva ut dem. I stödansökans händelseuppgifter anger statusen Färdig för utbetalning det datum då beslutet har fattats. Beslutet har då alltså inte ännu gått till utbetalning. Utbetalningen har sänts från Mavi till kundens konto först när statusen är Betald. Om ett beslut om omprövning/återkrav/ avstående från återkrav hänför sig till något beslut, får du ett e- postmeddelande när beslutet om omprövning/återkrav/ avstående från återkrav har inkommit till Nekka och du kan kontrollera det där. Före ett eventuellt beslut av det slaget hörs kunden, och vid återkrav får kunden dessutom ett inbetalningskort per post. Avgiften bör betalas på förfallodagen med de referensuppgifter som anges på inbetalningskortet. 6.4 Laddning av uppgifter i form av en.xml fil Du kan ladda uppgifter om verksamhetsställena och produkterna i stödansökan i form av en XML-fil genom att klicka på Laddning av stödansökningsmeddelande. Det meddelande som ska laddas kontrolleras, och kontrollrapporten visas för användaren innan meddelandet laddas i stödansökan. Laddningsfunktioner: Spara ändringar. De uppgifter som går att ladda från meddelandet styrs till stödansökan genom att du sparar dem. Om verksamhetsställen redan har matats in i stödansökan frågar tillämpningen om meddelandet ska laddas i stödansökan. Avbryt laddning av meddelandet. När du avbryter laddningen återgår du till stödansökningsskärmen utan att uppgifter har laddats. Skriv ut. Kontrollrapporten ombildas till en pdf-fil som du kan skriva ut eller spara på din egen dator, om du så vill Kontrollrapport Kontrollrapporten meddelar de fel som upptäckts vid valideringen. Om meddelandet inte innehåller några fel, visas följande text: XML-meddelandet (filnamn) har kontrollerats. Inga fel upptäcktes. Kontrollrapporten är då tom. 22

23 Bild 19. Kontrollrapport som gäller XML-meddelande. Om ett valideringsfel inträffar visar kontrollrapporten på vilken rad felet finns och vad felet gäller. Felet härrör direkt från tillämpningen och det är inte möjligt att omformulera och tydliggöra felet, men felet anger exakt de rader där felet uppträder. Om raderna är många underlättar det här lokaliseringen och korrigeringen av felet Vad som kontrolleras i XML filen Den laddade filen Det laddade meddelandet är inte valitt, dvs. strukturen hos den fil som laddas bör vara Tukihakemus.xsd, alltså förenlig med schemat (som du hittar på skolmjölksstödets webbplats). En avvikelse från schemat hindrar laddning av hela meddelandet. Ansökningsetappen Både start- och slutdatumet för en ansökningsetapp bör stämma överens med de uppgifter som matats in i ansökan. En avvikelse hindrar laddning av hela meddelandet. Verksamhetsställets registernummer Registernumret ska motsvara ett verksamhetsställe i listan över verksamhetsställen. Om inget verksamhetsställe hittas, förs raden inte över till ansökan och det här nämns i kontrollrapporten. Hindrar laddning av verksamhetsstället. Registrering av verksamhetsstället pågår. 23

24 Hindrar laddning av verksamhetsstället. Fullmakt som rör verksamhetsstället Sökanden i fråga ska ha en fullmakt som gäller verksamhetsstället under ansökningsetappen. Med andra ord ska fullmakten gälla åtminstone en dag under ansökningsetappen. När leverantören ansöker om stöd för ett verksamhetsställe ska leverantören för ansökningsetappen ha en giltig fullmakt som omfattar verksamhetsstället. Om en sådan fullmakt inte existerar, förs raden inte över till ansökan och det här nämns i kontrollrapporten. Hindrar laddning av verksamhetsstället. Verksamhetsstället förekommer flera gånger i meddelandet Verksamhetsstället har redan laddats utgående ifrån meddelandet. Uppgifterna laddas på basis av det verksamhetsställe som är på första plats i meddelandet. Om ytterligare försök görs blir ett felmeddelande följden. Verksamhetsstället är inte giltigt under ansökningsetappen Verksamhetsstället träder i kraft först efter ansökningsetappen. Hindrar laddning av verksamhetsstället. Verksamhetsstället upphör att vara i kraft innan ansökningsetappen börjar. Hindrar laddning av verksamhetsstället. Sammansättningens roll Ett verksamhetsställe som har registrerats som distributionsställe kan inte vara 0=Enskilt verksamhetsställe. Hindrar laddning av verksamhetsstället. Produktuppgifter kan inte laddas ned för ett underlydande verksamhetsställe, kontrolleras i schemat. Om ett distributionsställe eller centralkök inte lyder under sig självt i listan över verksamhetsställen. Hindrar laddning av uppgifter om sammansättningen. Varken enskilda verksamhetsställen eller distributionsställen får vara underlydande verksamhetsställen (underlydande verksamhetsställen ska ha rollkoden 2 = underlydande verksamhetsställe). Hindrar laddning av uppgifter om sammansättningen. 24

25 Verksamhetsställets läsårsuppgifter - verksamhetsdagar Om läsårsuppgifterna i XML-meddelandet skiljer sig från uppgifterna i Nekka eller om läsårsuppgifterna för ett verksamhetsställe inte har sparats, kan de tidigare uppgifterna åsidosättas eller om sökanden redan har lämnat in en ansökan för terminen i fråga. Uppgifterna laddas utan verksamhetsdagar, uppgiften i Nekka används som antal verksamhetsdagar. Om distributionsställets eller centralkökets verksamhetsdagar har laddats i X M L - m e d d e l a n d e t (Verksamhetsställets roll = 1 = distributionsställe eller centralkök) Verksamhetsdagarna laddas inte. Om verksamhetsdagarna har laddats i XML-meddelandet, verksamhetsställets roll felaktigt har angetts som 2 (=underlydande verksamhetsställe) och det ändå har registrerats som distributionsställe Verksamhetsdagarna laddas inte. Verksamhetsställets läsårsuppgifter - elevantal Om läsårsuppgifterna i XML-meddelandet skiljer sig från uppgifterna i Nekka eller om läsårsuppgifterna för ett verksamhetsställe inte har sparats, kan de tidigare uppgifterna åsidosättas eller om sökanden redan har lämnat in en ansökan för terminen i fråga. Uppgifterna laddas utan elevantal, uppgiften i Nekka används som elevantal Distributionsställets eller centralkökets elevantal har laddats i XML-meddelandet (Verksamhetsställets roll = 1) Elevantalet laddas inte. Om elevantalet har laddats i XML-meddelandet och verksamhetsställets roll har angetts som 2 (=underlydande verksamhetsställe) och det ändå har registrerats som distributionsställe Elevantalet laddas inte. Verksamhetsställets läsårsuppgifter - ISM Om läsårsuppgifterna i XML-meddelandet skiljer sig från uppgifterna i Nekka eller om läsårsuppgifterna för ett verksamhetsställe inte har sparats, k a n de tidigare uppgifterna åsidosättas eller om sökanden redan har lämnat in en ansökan för terminen i fråga. Uppgifterna laddas utan verksamhetsdagar, uppgiften i Nekka används som antal verksamhetsdagar. Distributionsställets eller centralkökets ISM (icke stödberättigande matgäster) har laddats i XMLmeddelandet (Verksamhetsställets roll = 1 = distributionsställe eller centralkök) ISM-uppgiften laddas inte. 25

26 Verksamhetsställets läsårsuppgifter verksamhetsdagar/elevantal/ism Om läsårsuppgifterna i XML-meddelandet skiljer sig från uppgifterna i Nekka men ingen ansökan har lämnats in för terminen. Om läsårsuppgifterna för verksamhetsstället inte har sparats, kan de åsidosättas. Kunden kan mata in och sända uppgifterna. Om de korrigeras av myndigheten, behöver kunden sända ett dokument där korrigeringsändringen intygas. o Myndigheten kan alltså spara de av kunden anmälda ändringarna i verksamhetsställets läsårsuppgifter, varvid respons som riktas till användaren inte längre ingår i den kontrollrapport som gäller stödansökan. Produktnummer Fel produktnummer i XML-filen. Kvantiteten av produkten i fråga laddas inte. Produktkvantitet En negativ produktkvantitet kan inte anges i meddelandet, kontrolleras i schemat (Tukihakemus.xsd). Efter XML-laddningen kan kunden vid behov göra ändringar manuellt i stödansökan. 6.5 Att sända stödansökan till Landsbygdsverket för att behandlas När alla uppgifter i ansökan har sparats kan ansökan sändas till myndigheten för behandling. Efter ivägsändningen har stödansökan statusen Ivägsänd. Då kan du inte längre ändra uppgifterna i stödansökan. När du har sänt iväg stödansökan får du till din e-postadress ett meddelande så att du vet att ansökan har gått iväg. Avsändningsdatumet är lika med ankomstdatum för ansökan. Om myndigheten återsänder din ansökan för att korrigeras får du ett meddelande om att ansökan har returnerats. I meddelandet sägs också varför ansökan har returnerats. En anteckning om saken förs in också i händelseuppgifterna. En ansökan som har returnerats för att korrigeras syns i framsidans trädstruktur, och genom att klicka på den kommer du till ansökan. Välj Spara nedtill på sidan, då blir den returnerade ansökan synlig. Gör de korrigeringar som begärts, spara ansökan, skriv ut den om du så vill och sänd iväg den för ny behandling. När din ansökan har behandlats och ett beslut har fattats med anledning av den, får du igen ett e- postmeddelande. Besluten sparas i menyn Stödansökningar, och du kan också efteråt bläddra i dem och skriva ut dem. I stödansökans händelseuppgifter anger statusen Färdig för utbetalning det datum då beslutet har fattats. Beslutet har då alltså inte ännu gått till utbetalning. Utbetalningen har sänts från Mavi till kundens konto först när statusen är Betald. 26

27 Om ett beslut om omprövning/återkrav/ avstående från återkrav hänför sig till något beslut, får du ett e- postmeddelande när beslutet om omprövning/återkrav/ avstående från återkrav har inkommit till Nekka och du kan kontrollera det där. Före ett eventuellt beslut av det slaget hörs kunden, och vid återkrav får kunden dessutom ett inbetalningskort per post. Avgiften bör betalas på förfallodagen med de referensuppgifter som anges på inbetalningskortet. Om du vill ha mer information om skolmjölksstöd, kontakta 27

28 28