Äldrenämnden kallas till sammanträde tisdag den 16 juni 2015, kl 18:30 (OBS! tisdag)

Äldrenämnden Kallelse/föredragningslista 1 (1) 2015-06-03 1 Äldrenämnden kallas till sammanträde tisdag den 16 juni 2015, kl 18:30 (OBS! tisdag) Plats: Stadshuset, sammanträdesrum Lövsalen, entréplan Förhinder anmäls till: Gunilla Andersson, gunilla.a.andersson@sundbyberg.se, 08-706 84 08 Ordförande/sekreterare: Karin Holmberg/Gunilla Andersson Föredragningslista 1. Sammanträdets öppnande 2. Fråga om kallelse till sammanträdet skett i behörig ordning 3. Upprop 4. Val av protokolljusterare och tid för justering Information 5. Information från förvaltningen - Äldreombuden presenterar sin verksamhet. 6. Rapport från kontaktpolitiker 7. Rapport från politikers medverkan på kurser, konferenser mm 8. Enskilt ärende Välkomna på kaffe och sommartårta! Serveras kl 18.00 i Restaurang Parken (stadshuset restaurang). Rum förmöten: Majoritet Fältet Opposition - Heden Beslut 9. Plan för införande av valfrihetssystem för äldreboenden i Sundbyberg en första rapport Dnr ÄN-0136/2015 10. Upphandling av digitala trygghetslarm till hemtjänsten ÄN-0138/2015 11. Ekonomisk rapport för äldrenämnden per maj 2015 ÄN-0043/2015 Senare utskick 12. Lägesrapport - planering av äldreboende/särskilt boende ÄN-0040/2015 13. Papperslös nämndhantering i äldrenämnden ÄN-0092/2015 Sida 3-5 6-7 8-15 16-19 Anmälningsärenden 14. tagna från 11 maj tom 5 juni 2015. Lista bifogas utskicket samt pärm på sammanträdet. ÄN-0058/2015 20-22 Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 aldrenamnden@sundbyberg.se www.sundbyberg.se

2 Yvonne Åhlberg (KD) ers Turordning ersättare: Jane Gyllencreutz (FP) ers Susanne Svärd (V) ers Patrik Tengberg (S) ers (S), (V), (KD), (C) (S)= V, C, KD, MP,FP,M (M)= FP,MP,KD,C,S,V (MP)= M,FP (M), (FP), (MP) Jahan Bostanian (MP) ers Berit Severin (S) ers Kari Vikslätt (S) ers (FP)= M,MP,C,KD,S,V (V)= S,C,KD,MP,FP (KD)= C,S,V,M,FP,MP (C)= KD,S,V,FP,M,MP VAKANT (M) ers Olle Appelgren (M) ers Mats Johansson (S) ers Barbro Kjellin (M) ers Marcus Jonsson (KD) Ledamot Anne Ahluwalia (MP) Ledamot Antina-Maria Hessel (C) Ledamot Robert Ahl (MP) Ledamot Ulla Sällström (S) Ledamot Ritva Runestad (M) Ledamot Kajsa Adenbäck (S) ledamot Josefin Malmqvist (M) ledamot Veronica Kallander (V) 1e vice ordf Anna-Lena Hammarin (FP) Ledamot 2e vice ordförande Förv.chef Birgitta Fahlgren- Sylvén Ordf. Karin Holmberg (S) Nämndsekr Gunilla Andersson Rev 3 juni 2015

Hedvig Schriever 3 2015-06-03 1 (3) Dnr ÄN-0136/2015 Äldrenämnden Plan för införande av valfrihetssystem för äldreboenden i Sundbyberg en första rapport Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 3 juni 2015 Kommunfullmäktiges beslut den 17 december 2014. Sammanfattning Kommunfullmäktige i Sundbyberg beslutade den 17 december 2014 att valfrihetssystem, i enlighet med lagen om valfrihetssystem (LOV), ska införas i hela äldreomsorgen, inklusive stadens särskilda boenden för äldre. Utifrån kommunfullmäktiges beslut utreder äldreförvaltningen frågan och har tagit fram en första rapport kring plan för införande. Ett flertal kommuner som infört valfrihetssystem för särskilt boende (däribland Stockholm, Upplands Väsby och Täby) använder kombinationer av upphandlingssystemen LOU och LOV samt drift i egen regi för att få bästa möjliga valfrihet för kommuninvånarna. Förslag till utformning av valfrihetssystem i enlighet med LOV kommer att presenteras för äldrenämnden i höst. Stadens nuvarande ägande av fastigheter ämnade för särskilda boenden är en fråga som komplicerar utformningen av ett valfrihetssystem i enlighet med LOV:s principer om ersättningssystem och konkurrensneutralitet Avtalstiden för hus H går ut den 31/3 2016. Upphandlingsformen LOV är inte lämplig på Ekbacken då staden äger fastigheterna och befintliga boendeplatser redan är belagda. En överlåtelse enligt LOV på Ekbacken skulle ge entreprenören stora konkurrensfördelar varför detta förfarande avråds från experter på LOV. Avtalet för Ekbacken hus K medger en förlängning av avtalet i 1 + 1 år. För att införa och verkställa ett valfrihetssystem i enlighet med LOV måste ett regelverk utarbetas. Äldreförvaltningen kommer, likt vid införandet av valfrihetssystem för hemtjänst, ta hjälp av extern konsult för detta och förvaltningen kommer att presentera ett förslag för äldrenämnden under hösten. I utredningen kommer andra förvaltningar involveras för olika ställningstaganden. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner förvaltningens första rapport kring införande av valfrihetssystem 2. Äldrenämnden ger förvaltningen i uppdrag att påbörja upphandling av drift av äldreboende för personer med demenssjukdom på Ekbacken hus H Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 aldrenamnden@sundbyberg.se www.sundbyberg.se Doknr: ÄN-0136/2015-1 Diariedatum: 2015-06-04 Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

Hedvig Schriever 4 2015-06-03 2 (3) Dnr ÄN-0136/2015 3. Äldrenämnden ger förvaltningen i uppdrag att, i avvaktan på utredningen och verkställande av valfrihetssystem, i första hand förlänga avtalet med Stora Sköndal ett (1) år vad gäller drift av äldreboende på Ekbacken hus K. I det fall entreprenören tackar nej till förlängning ger äldrenämnden i uppdrag till förvaltningen att påbörja en upphandling. 4. En politisk referensgrupp utses ur äldrenämnden för löpande frågor och förankring under utredningens fortskridande. Bakgrund Kommunfullmäktige i Sundbyberg beslutade den 17 december 2014 att valfrihetssystem, i enlighet med lagen om valfrihetssystem (LOV), ska införas i hela äldreomsorgen, inklusive stadens särskilda boenden för äldre. Utifrån kommunfullmäktiges beslut utreder äldreförvaltningen frågan och har tagit fram en första rapport kring plan för införande. Expertis i form av konsultstöd kommer att anlitas för fortsatt utredning och utformande av valfrihetssystemet. Förslag till utformning av valfrihetssystem i enlighet med LOV kommer att presenteras för äldrenämnden i höst. Stadens nuvarande ägande av fastigheter ämnade för särskilda boenden är en fråga som komplicerar utformningen av ett valfrihetssystem i enlighet med LOV:s principer om ersättningssystem och konkurrensneutralitet Ett flertal kommuner som infört valfrihetssystem för särskilt boende (däribland Stockholm, Upplands Väsby och Täby) använder kombinationer av upphandlingssystemen LOU och LOV samt drift i egen regi för att få bästa möjliga valfrihet för kommuninvånarna. Valfrihetsmodell för den äldre För den äldre som beviljats plats på äldreboende innebär modellen att denne kan välja mellan samtliga särskilda boenden staden har avtal med samt egen regi. Den äldre som inte kan eller vill välja tilldelas plats enligt de principer för icke-val som staden valt. Samtliga boenden presenteras på ett likartat och tillgängligt sätt för de äldre som beviljats plats på äldreboende. Modellens upphandlingstekniska struktur Kommunen upphandlar för staden nya äldreboenden i enlighet med LOV. Detta innebär att: Ett förfrågningsunderlag publiceras i valfrihetswebben (ett villkor i LOV) och anbud inkommer kontinuerligt. I takt med att leverantörer godkänns tecknar staden avtal med leverantörer och valmöjligheterna för de äldre ökar. Befintlig entreprenad för drift av äldreboende i kommunens lokaler på Ekbacken hus H upphandlas under hösten 2015 enligt befintligt system för konkurrensutsättning (LOU). Avtalstiden för hus H går ut den 31/3 2016. Doknr: ÄN-0136/2015-1 Diariedatum: 2015-06-04 Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

Hedvig Schriever 5 2015-06-03 3 (3) Dnr ÄN-0136/2015 Upphandlingsformen LOV är inte lämplig på Ekbacken då staden äger fastigheterna och befintliga boendeplatser redan är belagda. En överlåtelse enligt LOV på Ekbacken skulle ge entreprenören stora konkurrensfördelar varför detta förfarande avråds från experter på LOV. I LOU-upphandlingen synkroniseras förfrågningsunderlagen med kommande valfrihetssystem så att kraven på verksamheterna blir lika, samtidigt som profilering och därigenom mångfald uppmuntras. Avtalet med hus K medger en förlängning i 1 + 1 år. Förvaltningen förordar, i avvaktan på utredningen och verkställande av valfrihetssystem, i första hand att förlänga avtalet med Stora Sköndal ett (1) år vad gäller drift av äldreboende på Ekbacken hus K. I det fall entreprenören tackar nej till förlängning måste en upphandling skyndsamt påbörjas. Stadens äldreboenden i egen regi, Lötsjögården, Solskiftet och Bällstahof ska ingå i stadens valfrihetssystem, dvs de boenden som de äldre kan välja mellan. Enligt plan ska boendena i egen regi övergå till prestations ersättning, bli intäktsfinansierade och därmed konkurrensutsatta. Fortsatt utredning för framtagande av valfrihetssystem För att kunna införa och verkställa ett valfrihetssystem i enlighet med LOV behöver ett regelverk utarbetas. Äldreförvaltningen kommer, likt vid införandet av valfrihetssystem för hemtjänst, ta hjälp av extern konsult för detta och förvaltningen kommer att presentera ett förslag för äldrenämnden i höst. I utredningen kommer andra förvaltningar involveras för olika ställningstaganden. Utredningen ska bland annat innehålla: En långsiktig plan för stadens rådighet över och planering för äldreboenden tas fram. Bland annat ska upphandlingsformen av enstaka platser ses över. En konsekvensbeskrivning utifrån perspektiven ekonomi, styrning och planering ska tas fram Ett ersättningssystem och en för staden hållbar ersättningsnivå ska tas fram. Här utreds och avvägs momsreglernas konsekvenser på ersättningssystem. Förslag till rutiner för de äldres val, omval och hantering av eventuella köer En modell för icke-valsalternativ utformas Ekonomisk kalkyl för införande av valfrihetssystem ska tas fram Doknr: ÄN-0136/2015-1 Diariedatum: 2015-06-04 Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

Carl-Johan Swärd 6 2015-05-29 1 (1) Dnr ÄN-0138/2015 Äldrenämnden Upphandling av digitala trygghetslarm till hemtjänsten Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 29 maj 2015. Äldreförvaltningens skrivelse den 9 april 2014. Sammanfattning Äldrenämnden beslutade i april 2014 att förvaltningen skulle få i uppdrag att genomföra ett avrop från Kommentus ramavtal för digitala trygghetslarm till hemtjänsten. Utbytet av larmen skulle ske under våren 2015. Det har visat sig att det inte är möjligt att avropa från ramavtalet, eftersom en av de två leverantörerna inte uppfyller ramavtalets krav. Kommentus förbereder en ny upphandling, men det kommer att dröja innan den blir klar. Äldreförvaltningen föreslår därför, i samråd med stadens IT-funktion och upphandlingsenhet, att staden genomför en egen upphandling. Upphandlingsenheten rekommenderar att upphandlingen sker med ett s.k. förhandlat förfarande. Det innebär att man kan förhandla om förfrågningsunderlaget med leverantörerna och säkerställa innehåll och kvalitet i erbjudandeet. Det lämpar sig väl i detta fall med få leverantörer och en snabb teknikutveckling. Vi har också ambitionen att kunna använda stadsnätet i Sundbyberg för kommunikationsöverföring, eftersom stadsnätet är mycket väl utbyggt. Utbytet av larmen kommer att genomföras under våren 2016. Det är svårt att göra en bedömning av hur driftkostnaderna för trygghetslarm påverkas efter upphandlingen. Vår bedömning (i förhållande till Kommentus ramavtal) var att driftkostnaderna skulle öka med maximalt ca 550 000 kronor per år. Med stadens nya regelverk kring upphandling så fattar upphandlingschefen beslut om tilldelning (för upphandlingar på mer än 500 000 kronor) och förvaltningschefen tecknar avtal med vald leverantör. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden beslutar att äldreförvaltningen får i uppdrag att genomföra en upphandling av digitala trygghetslarm till hemtjänsten. Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 aldrenamnden@sundbyberg.se www.sundbyberg.se Doknr: ÄN-0138/2015-1 Diariedatum: 2015-06-01 Godkännare: Birgitta Fahlgren-Sylvén

Carl-Johan Swärd 7 2014-04-09 1 (3) Dnr ÄN-0021/2014 Äldrenämnden Inköp av digitala trygghetslarm till hemtjänsten Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 9 april 2014. Sammanfattning Sveriges kommuner och landsting (SKL) uppmanar landets kommuner att förbereda sig för det teknikskifte som pågår inom telekommunikationsområdet. Det handlar om en övergång från analog till digital teknik. De trygghetstelefoner som finns i landet idag är i huvudsak utvecklade för analog teknik och en blandning av analog och digital teknik kan orsaka en del problem. Äldreförvaltningen föreslår att ett avrop från Kommentus ramavtal för digitala trygghetslarm görs i september 2014 och att ett utbyte av larmen sker under våren 2015. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden ger i uppdrag till äldreförvaltningen att genomföra ett avrop från Kommentus ramavtal för digitala trygghetslarm. Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 aldrenamnden@sundbyberg.se www.sundbyberg.se Doknr: ÄN-0021/2014-2 Diariedatum: 2014-04-23 Godkännare: Carl-Johan Swärd

Carl-Johan Swärd 8 2014-04-23 2 (3) Dnr ÄN-0021/2014 Bakgrund Sveriges kommuner och landsting (SKL) uppmanar landets kommuner att förbereda sig för det teknikskifte som pågår inom telekommunikationsområdet. Det handlar om en övergång från analog till digital teknik. De trygghetstelefoner som finns i landet idag är i huvudsak utvecklade för analog teknik och en blandning av analog och digital teknik kan orsaka en del problem. I samband med ett utbyte så uppmanas också kommunerna att söka lösningar där det bara finns en aktör som svarar för hela larmkedjan. Idag är det inte ovanligt att kunden står för telefonabonnemanget, en aktör står för utrustningen och en annan aktör för mottagningen av larmen. Så är t.ex. fallet i Sundbyberg. Både avtalen för leverans av utrustning och larmmottagning har gällt i ett antal år och är i behov av förnyad upphandling. Avtalet för larmmottagning löper på kalenderår med sex månaders uppsägningstid. SKL har via Kommentus genomfört en ramavtalsupphandling för att tillgodose det behov som finns att byta ut de gamla trygghetstelefonerna och använda digital teknik i hela larmkedjan. Ramavtalsupphandlingen I ramavtalsupphandlingen har Kommentus formulerat de tekniska specifikationer som ska gälla för utrustning och kommunikation. Anbudsgivande företag fick ange ett maxpris för hela eller delar av larmkedjan och utrustningen. Avtalet gäller under maximalt fyra år. Det finns två godkända leverantörer för hela larmkedjan: CareTech och Tunstall. Den senare levererar idag utrustning till Sundbybergs stad. Vid ett avrop från ramavtalet sker förnyad konkurrensutsättning på pris och eventuella andra villkor som kommunen vill ställa. Om kommunen inte anger några ytterligare villkor är det priset som avgör vilken leverantör som får uppdraget. Enligt delegationsordningen ska beslut tas av äldrenämnden, eftersom avropet både överstiger 20 basbelopp (f n 888 tkr) och ett års avtalstid. Förberedelser i Sundbyberg Vi har anlitat konsulthjälp för att reda ut de frågeställningar som finns när det gäller den nya tekniken och hur vi ska gå till väga. I arbetet har utredare från äldreförvaltningen och larmansvarig från hemtjänsten deltagit. Vi har tillsammans med konsulten träffat både CareTech och Tunstall för att få en presentation av respektive företags erbjudande. Kostnader Nuvarande kostnad för larmmottagning och utrustning ligger på ca 725 tkr per år. Med ny utrustning och digital larmmottagning blir kostnaden max 1 275 tkr per år, dvs en kostnadsökning på ca 550 tkr per år (det kan bli något lägre eftersom de två leverantörerna kan lämna ett lägre pris vid avropet). Doknr: ÄN-0021/2014-2 Diariedatum: 2014-04-23 Godkännare: Carl-Johan Swärd

Carl-Johan Swärd 9 2014-04-23 3 (3) Dnr ÄN-0021/2014 Förslag Vi föreslår att avrop genomförs för ett utbyte till digitala trygghetstelefoner och att vi avropar hela larmkedjan, dvs. hela vägen från kund till larmmottagning för att säkerställa en ansvarig för hela kedjan. Vi föreslår att avrop genomförs under hösten 2014 och att utbytet genomförs under våren 2015. Tidplan Jun 2014 Sep 2014 Nov 2014 Dec 2014 Jan 2015 Feb-Maj 2015 Uppsägning/förlängning (förslagsvis 6 mån) av nuvarande avtal för larmmottagning. Avrop görs från Kommentus ramavtal genom begäran om anbud från de två aktuella larmleverantörerna. Utvärdering av anbud. Nämndsbeslut om tilldelning/avrop. Avtalsskrivning Utbyte av larm. Doknr: ÄN-0021/2014-2 Diariedatum: 2014-04-23 Godkännare: Carl-Johan Swärd

Carl-Johan Swärd 10 2015-06-01 1 (6) Dnr ÄN-0040/2015 Äldrenämnden Lägesrapport - planering av äldreboende/särskilt boende Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 1 juni 2015. Sammanfattning Äldreförvaltningen redovisar i ärendet nuläge och utveckling när det gäller planeringen av äldreboende (särskilt boende för äldre enligt socialtjänstlagen) i Sundbybergs stad. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden godkänner lägesrapporten. 2. Ärendet delges kommunstyrelsen. Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 aldrenamnden@sundbyberg.se www.sundbyberg.se

Carl-Johan Swärd 11 2015-06-01 2 (6) Dnr ÄN-0040/2015 Bakgrund De senaste åren har en omfattande omstrukturering av stadens äldreboenden (särskilda boenden för äldre med biståndsbeslut enligt socialtjänstlagen) påbörjats. Denna omstrukturering har sin utgångspunkt i att staden har en målsättning om mindre äldreboenden i fler av stadens delar, men också att Arbetsmiljöverket i juni 2012 fattade beslut om att äldreboendet i Ekbackens F-hus och Lötsjögårdens äldreboende måste åtgärdas när det gäller lägenheternas badrum som inte uppfyller en fullgod arbetsmiljö. Åtgärderna ska enligt beslutet vara genomförda senast den 31 december 2015. Beslutet är kopplat till ett vite på 2 miljoner kronor för Ekbackens F-hus och 3 miljoner kronor för Lötsjögården. Plan för åtgärder och omstrukturering Äldrenämnden fattade under våren 2013 beslut om inriktningen för planering av äldreboende/särskilt boende (dnr ÄN-0046/2013). Inriktningen innebär att de boende i det ena huset på Lötsjögården (Lötsjövägen 6) flyttar till det nya boendet Bällstahof i kvarteret Banken på Vasagatan 9. Därefter byggs Lötsjövägen 6 om och när det är klart flyttar de boende från Lötsjövägen 4 till Lötsjövägen 6. Huset på Lötsjövägen 4 lämnas tillbaka till fastighetsägaren, som är Fastighets AB Förvaltaren. För Ekbackens F-hus pekades två alternativ ut. Det ena var att ersätta det med ett nybyggt äldreboende i kvarteret Bävern i Storskogen (Friluftsvägen/Bergdalen). Det andra var att ersätta det genom att köpa platser i det privat drivna äldreboende som planeras byggas vid Kyrkogatan/Tulegatan. Äldrenämndens beslut skickades vidare till kommunstyrelsen med förslaget att kommunstyrelsen i samarbete med äldrenämnden och den dåvarande stadsbyggnads- och miljönämnden skulle utreda alternativ användning av Ekbackens byggnader och hantering av restvärden vid en fortsatt omställning till mindre äldreboenden. Nulägesbeskrivning Äldreförvaltningen påbörjade i samarbete med dåvarande stadsbyggnads- och miljöförvaltningen och Fastighets AB Förvaltaren planering för ett nytt äldreboende i kvarteret Bävern samt en ombyggnation av Lötsjögården. Parallellt med den planeringen så hanterade stadsbyggnads- och miljöförvaltningen en ändring av detaljplanen för kvarteret Bävern för att möjliggöra byggande av ett äldreboende (i samma detaljplaneärende ingick ett flerbostadshus). Båda projekten har av olika anledningar blivit försenade och det finns nu inga möjligheter att hinna klart innan den 31 december 2015 som är Arbetsmiljöverkets deadline. Äldreförvaltningen har därför skickat in en ansökan till Arbetsmiljöverket om förlängd tid för åtgärder till den 30 juni 2017. Arbetsmiljöverket har i maj 2015 godkänt dessa ansökningar. Till viss del uppfyller staden Arbetsmiljöverkets beslut i och med att de boende på Lötsjövägen 6 flyttar till det nya äldreboendet Bällstahof i juni 2015.

Carl-Johan Swärd 12 2015-06-01 3 (6) Dnr ÄN-0040/2015 När det gäller förseningen för Lötsjögården så handlar det bl.a. om att Fastighets AB Förvaltaren ställer krav på att ett hyresavtal tecknas innan de påbörjar en projektering. Detta innebär att staden måste skriva ett hyresavtal innan alla faktorer kring en om- eller nybyggnation finns klara. Äldreförvaltningen anser att det vore bra om staden kunde finna former för att teckna projekteringsavtal med Förvaltaren. Förutom att processen kan snabbas upp och ge förutsättningar för ett hyresavtal med bra kvalitet kan parterna i ett sådant avtal ange hur det ekonomiska ansvaret ska fördelas om ett projekt inte blir av. När det gäller hyresavtalet för Lötsjögården har beslut ännu inte tagits i kommunfullmäktige, bl.a. beroende av nya politiska önskemål och begäran om mer underlag innan beslut. Kommunstyrelsen godkände hyresavtalet den 1 juni och fullmäktige ska behandla ärendet den 15 juni. Tillträde för äldreboendet är enligt hyresavtalet den 1 oktober 2016. Vad gäller äldreboendet i kvarteret Bävern så beslutade kommunfullmäktige den 15 december 2014 att återremittera ärendet för en omarbetning av detaljplanen. Detta innebär att arbetet måste börja om från början, både med detaljplan och med planering av utformningen. I det hyresavtal som finns tecknat med Fastighets AB Förvaltaren anges att hyresgästen ska betala hyresvärdens samtliga kostnader efter 2014-03-01, avseende projektering av byggnationen, exempelvis upprättande av förfrågningsunderlag och bygghandlingar, arkitektkostnader, konsultarvoden m.m. om ett hyresavtal inte blir av. Det andra alternativet för att ersätta Ekbackens F-hus är det privat drivna äldreboende som planeras vid Kyrkogatan/Tulegatan. I detta fall beslutade kommunfullmäktige att godkänna detaljplanen den 27 april 2015. Beslutet har överklagats och om ärendet behandlas i alla instanser kan det (enligt stadens planenhet) ta omkring ett år innan detaljplanen vinner laga kraft. Med en byggtid på ca ett år kommer boendet att stå klart under senvåren/försommaren 2017. Äldreförvaltningen har ett ramavtal (upphandlat enligt LOU) med Aleris som är det företag som ska driva äldreboendet. Detta alternativ ser i nuläget mest troligt ut när det gäller att ersätta Ekbackens F-hus. Aleris boende kommer också att innehålla minst 54 lägenheter, vilket bättre motsvarar de 58 lägenheter som finns i Ekbackens F-hus. Det bör noteras att staden i nuläget inte har någon ensamrätt att köpa platser i Aleris boende, utan de kan också sälja platser till andra kommuner. Kommunfullmäktige beslutade i december 2014 att införa lagen om valfrihetssystem (LOV) i hela äldreomsorgen, inklusive särskilt boende. Äldreförvaltningen har påbörjat en utredning om hur genomförandet ska ske och vilka konsekvenser införandet får för planeringen av särskilda boenden för äldre. Det gäller i vilken utsträckning staden själv (antingen direkt eller genom Fastighets AB Förvaltaren) ska äga eller hyra lokaler för äldreboenden, men även möjligheten att erbjuda äldreboendeplatser inom Sundbybergs gränser. En privat utförare i ett LOV-system inte måste erbjuda platser till staden i första hand, utan kan sälja platser till andra kommuner.

Carl-Johan Swärd 13 2015-06-01 4 (6) Dnr ÄN-0040/2015 Behovsutvecklingen Behovet av platser i äldreboende styrs i första hand av befolkningsutvecklingen. Om allt annat är lika, dvs. befolkningens hälsa, den medicinska utvecklingen, riktlinjer för biståndsbedömning, benägenheten att ansöka om äldreboende m.m., så ökar behovet av lägenheter i äldreboende med ca 125 fram till år 2030. Det är viktigt att betona att befolkningsprognosen inte är någon sanning, utan den baseras på nu kända faktorer om framför allt bostadsbyggande och inflyttning. Med den starka befolkningsökning som finns i staden just nu så ökar osäkerheten i prognosen. Prognosen för behovet av platser uppdateras en gång om året, så att äldreförvaltningen snabbt kan se hur behovet utvecklas. Förvaltningen har nyligen genomfört en utredning och analys kring orsakerna till varför volymerna inom hemtjänsten ökade kraftigt under 2014. Denna ökning kan också på sikt få genomslag i behovet av platser i äldreboende. Hänsyn är inte tagen till den ökningen i diagrammet nedan. 475 450 425 400 375 350 325 300 275 250 225 200 175 150 125 100 75 50 25 0 Behov av platser i äldreboende fram till 2030 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 2021 2022 2023 2024 2025 2026 2027 2028 2029 2030 Äldreförvaltningen har framfört i planeringen av Ursviks västra delar att det på medellång sikt, 5-10 år, finns behov av ett äldreboende där. Behov av ett boende i stadsdelen Ör har också framförts i förnyelsearbetet, som dock ännu är i sin linda. Behovsprognos och ovanstående önskemål kommer att finnas med i stadens reviderade Lokalförsörjningsplan för 2016-2019.

Carl-Johan Swärd 14 2015-06-01 5 (6) Dnr ÄN-0040/2015 Fler äldreboenden i stadens olika delar Staden har som målsättning att det ska finnas fler, och mindre, äldreboenden i stadens olika delar. I äldrenämndens generella lokalprogram anges att det ska finnas 28-45 lägenheter i stadens nybyggda äldreboenden. I bilden nedan visas den geografiska spridningen av stadens egna och privata äldreboenden, nu och vad som planeras för framtiden. Befintliga boenden. Mkt tidigt skede. Detaljplan ska omarbetas. På gång, detaljplan överklagad. Ska avvecklas (F-huset). Överväganden och eventuella risker Arbetsmiljöverket har ställt krav, mot vite, på att Lötsjögårdens äldreboende och Ekbackens F-hus måste åtgärdas. Staden har valt att ersätta dessa boenden med nya. Den tidsram som finns, efter Arbetsmiljöverkets beslut om förlängning, är den 30 juni 2017. Det ombyggda Lötsjögården ska, om fullmäktige tar beslut om hyresavtalet i juni 2015, kunna stå klart i oktober 2016. Blir det en ytterligare försening av beslutet om hyresavtalet riskerar vi en försening i ombyggnationen, eftersom Förvaltaren vill ha ett hyresavtal för att fortsätta planeringen.

Carl-Johan Swärd 15 2015-06-01 6 (6) Dnr ÄN-0040/2015 När det gäller det privata boende (Kyrkogatan/Tulegatan) som är tänkt att ersätta Ekbackens F-hus så har detaljplanen överklagats. Om ärendet överklagas så långt det går så finns risk för att boendet inte står klart den 30 juni 2017. Om något, eller båda, av dessa två boenden inte blir klara för inflyttning före den 30 2017 riskerar staden antingen ytterligare vitesbelopp eller att Arbetsmiljöverket stänger Lötsjögården eller Ekbackens F-hus. I så fall måste staden köpa externa platser för kanske upp till 100 personer. Fullmäktige har beslutat att detaljplanen för äldreboendet i kvarteret Bävern ska omarbetas. Om äldreboendet i kvarteret Bävern inte genomförs ska staden, enligt hyresavtalet med Förvaltaren, betala nedlagda kostnader i projektet. Om projektet genomförs, men med en annan utformning eller placering, så innebär detta merkostnader. De förändringar som görs innebär kraftigt ökade lokalkostnader för äldrenämnden och staden. Samtidigt måste åtgärder genomföras för att modernisera beståendet. I förslaget till nytt hyresavtal för ett ombyggt Lötsjögården (som då också uppfyller arbetsmiljökraven), så sker en mer än fördubbling av hyran jämfört med tidigare hyresavtal. Som tidigare nämnts har fullmäktige beslutat om att införa LOV inom särskilt boende. Äldreförvaltningen utreder för närvarande frågan hur ett införande ska genomföras. Ett införande av LOV kommer att påverka planeringen av äldreboenden i staden. Det får t ex konsekvenser för i vilken mån staden själv ska äga eller hyra lokaler för äldreboende. I ett LOV-system får också utföraren välja själv till vilken kommun de ska sälja sina platser, vilket kan innebära ökad konkurrens om platserna. Detta har vi t ex sett när det gäller det privata boendet Grönskogen som säljer platser till flera kommuner. Det kan också få en påverkan på priset. Har t ex Sundbyberg i sitt valfrihetssystem enligt LOV en lägre ersättning än närliggande kommuner, så väljer kanske utföraren att sälja platser till andra än Sundbybergs stad. I nuläget är det inte möjligt att överblicka vilka konsekvenser genomförandet av LOV inom särskilt boende får, som tidigare nämnts pågår en utredning av detta. En ytterligare aspekt som påverkar äldreboendeplaneringen är vilka krav som staten ställer på äldreboenden. Inspektionen för vård och omsorg (IVO) ger tillstånd till privata utförare att driva äldreboende. I den bedömningen ställer de också vissa krav på lokalerna, boendets storlek totalt sett och antal boende per avdelning. I nuläget behöver inte verksamhet i egen regi ansöka om tillstånd från IVO. Det finns en risk att IVO bedömer att Ekbackens H- och K-hus har för stora avdelningar och en för hög grad av institutionsliknande miljö. Äldreförvaltningen arbetar med att ta fram fakta kring gällande regelverk och tillstånd.

Gunilla Andersson 16 2015-05-20 1 (4) Dnr ÄN-0092/2015 Äldrenämnden Papperslös nämndshantering i äldrenämnden Beslutsunderlag Äldreförvaltningens skrivelse den 20 maj 2015. Sammanfattning Under 2012 genomfördes ett pilotprojekt i kommunstyrelsen och i dess utskott med att gå över till papperslös nämndhantering. Kommunkontoret bedömde att lösningen var väl fungerande och i mars 2013 beslutade kommunstyrelsen att permanenta papperslös nämndhantering. I beslutet ingick också att andra nämnder skulle börja införa detta. Barn- och utbildningsnämnden och förskolenämnden har infört denna hantering. Övriga nämnder och kommunfullmäktige förväntas påbörja införande under hösten 2015. Lösningen som har valts för papperslös nämndhantering är ipads med programmet emeetings, från Software Innovation vilket är samma företag som ligger bakom Public 360, kommunens ärendehanteringssystem. Tidplan för äldrenämnden är att utdelning av ipads, utbildning i programmet emeetings och att det första skarpa utskicket till nämnden sker hösten 2015. Förslaget är att äldrenämnden inför den papperslösa nämndhanteringen samt godkänner den föreslagna tidplanen för detta införande. Förslag till beslut 1. Äldrenämnden beslutar att gå vidare med införandet av papperslös nämndshantering. Sundbybergs stad, 172 92 Sundbyberg Besöksadress: Östra Madenvägen 4, Hallonbergen Telefon: 08-706 80 00 Organisationsnummer: 212000-0175 aldrenamnden@sundbyberg.se www.sundbyberg.se

Gunilla Andersson 17 2015-05-20 2 (4) Dnr ÄN-0092/2015 Bakgrund Under 2012 genomfördes ett pilotprojekt i kommunstyrelsen och i dess utskott med att gå över till papperslös nämndhantering. Kommunkontoret bedömde att lösningen var väl fungerande och i mars 2013 beslutade kommunstyrelsen att permanenta papperslös nämndhantering. I beslutet ingick också att andra nämnder skulle börja införa detta. Lösningen som valdes för papperslös nämndhantering var ipads med programmet emeetings, från Software Innovation vilket är samma företag som ligger bakom Public 360, kommunens ärendehanteringssystem. Kostnadsbild Kostnader idag Den genomsnittliga månadskostnaden per utskick för äldrenämnden är ca 6.000 kr per månad när handlingarna beställs från tryckeri. Arbetskostnad för nämndsekreterarens arbetstimmar inför och under utskicksdagen tillkommer utöver tryckerikostnaderna. Kostnader för den papperslösa nämndadministrationen Beräkningen av kostnader för inköp av ipads med abonnemang till äldrenämnden är baserat på nuvarande antal förtroendevalda i nämnden (22 personer). Beräkningen är gjord utifrån att alla förtroendevalda behöver en ny ipad. De förtroendevalda som idag sitter i kommunstyrelsen och dess utskott och andra nämnder som infört papperslös hantering har redan ipads vilket innebär att ingen investering då görs för nya ipads till dessa personer. Kostnad investering (exkl. moms.) Ipad Air 2 16 Gb med 3G modem, fodral och 3 års funktionsgaranti (pris 5450 kr+ licenskostnad 500 kr/år 1) Extern resurs vid införande (IT) Total Antal á pris Total 22 st. 5450 kr + 500 kr licenskostnad totalt 5950 kr 130 900 kr 6 timmar 1 400 kr 8 400 kr 139 300 kr

Gunilla Andersson 18 2015-05-20 3 (4) Dnr ÄN-0092/2015 Löpande kostnader, drift (exklusive moms) Abonnemang 3G, 5 GB Servicekostnad per år (IT, mobile iron) Licenser Exchange std CAL per år Licens Windows CAL per år Total per år Antal á pris Total per månad Total per år 22 st. 86 kr/mån. 1 892 kr 22 704 kr 22 st. 500 kr - 11 000 kr 22 st. 212 kr - 4 664 kr 22 st. 491 kr - 10 802 kr 49 170 kr Tidplan Förslaget är att utdelning av ipads och utbildning av emeeting kommer att ske i samband med ett av nämndsammanträdena hösten 2015. Utdelning, ansvarsförbindelse och utbildning Vid utdelning av ipads kommer samtliga förtroendevalda att få ta del av och skriva under en ansvarsförbindelse som kvittens på mottagande av enhet och vilket ansvar användaren har för enheten och dess system. Vilket sammanträde som utdelning och utbildning kommer att ske vid, informeras i god tid om tillsammans med ansvarsförbindelse. Apple-ID Staden har valt ipad som produkt och leverantör är Apple. Leverantören har satt upp begränsning om att varje användare måste ha ett eget konto, Apple-ID för att kunna ladda hem applikationer från App Store. Det gör att varje användare i papperslös nämndhantering behöver skapa ett eget Apple-ID för detta. Att skapa ett Apple-ID kan ske på olika sätt. De alternativ som finns är: 1. Att med hjälp från staden skapa ett privat Apple-ID med Sundbybergs e- postadress. Privata adresser rekommenderas inte då det ställer till det vid en eventuell återlämning av ipaden. 2.1 Ett Apple-ID utan anslutning till kontokort. 2.2 Ett Apple-ID med anslutning till kontokort.

Gunilla Andersson 19 2015-05-20 4 (4) Dnr ÄN-0092/2015 Användning av privat ipad Den som har en privat ipad och vill använda den får gärna göra så. Nämndsekreteraren behöver då få reda på detta i god tid så att nämnden inte investerar i fler ipads än vad som behövs för att täcka behovet. En särskilt framtagen användarförbindelse finns för de förtroendevalda som väljer att använda sin privata ipad. Detta för att garantera säkerheten t.ex. vid de fall då sekretessdokument behöver hanteras.

20 Förteckning delegationsbeslut Datum: 2015-05-11-2015-06-03 Dokumentkategor i Beskrivning Diarienummer Delegat Avdelning Beslutsdatum Avtal tidsbegränsad anställning, vårdbiträde Sundbybergs hemtjänst ang G.M för tiden 1 april 2015 tom 30 september 2015. Vikarie vid sjukdom och annan frånvaro. Ärende äldrenämndens individutskott den 12 maj 2015 angående extern placering i form av profilboendet Kullabo enligt SoL 4:1 för man född 1943 - koppling till tidigare behandling i individutskottet Dnr 93/2015. Protokoll från i individutskottets sammanträde den 12 maj 2015 Beslut av insatser enligt socialtjänstlagen 4 kap 1 SoL ang man född 1943 Avtal tidsbegränsad anställning Sundbybergs hemtjänst, undersköterska C.S from 1 mars 2015 tom 29 februari 2016. Vikarie vid sjukdom och annan frånvaro. Avtal tidsbegränsad anställning, Sundbybergs hemtjänst, undersköterska. Gällande S.A from 1 juni 2015 tom 29 februari 2016 - vikarie vid sjukdom och annan frånvaro Avtal tidsbegränsad anställning Sundbybergs hemtjänst. Vårdbiträde K.R from 20 april 2015 tom 29 februari 2016. Vikarie vid sjukdom och annan frånvaro. Avtal tidsbegränsad anställning Sundbybergs hemtjänst gällande vårdbiträde N.G. From 1 juni 2015 tom 29 februari 2016. Vikarie vid sjukdom och annan frånvaro Avtal tidsbegränsad anställning gällande K.J, vårdbiträde Sundbybergs hemtjänst. From 4 maj 2015 tom 29 februari 2016.Vikarie vid sjukdom och annan frånvaro. Avtal tidsbegränsad anställning gällande S.Y, vårdbiträde Sundbybergs hemtjänst. From 27 april 2015 tom 29 februari 2016. Avtal tidsbegränsad anställning gällande B.W, vårdbiträde Sundbybergs hemtjänst. From 20 maj 2015 tom 29 februari 2016. Vikarie vid sjukdom och annan frånvaro. ÄN-0058/2015 Ewa Autrieb Hemtjänst 2015-05-11 ÄN-0128/2015 Carina Bergstedt Biståndsenheten 2015-05-11 ÄN-0128/2015 Carina Bergstedt Biståndsenheten 2015-05-12 ÄN-0128/2015 Carina Bergstedt Biståndsenheten 2015-05-13 ÄN-0058/2015 Mahesh Sudalaimani Hemtjänst 2015-05-19 ÄN-0058/2015 Mahesh Sudalaimani Hemtjänst 2015-05-19 ÄN-0058/2015 Mahesh Sudalaimani Hemtjänst 2015-05-19 ÄN-0058/2015 Mahesh Sudalaimani Hemtjänst 2015-05-19 ÄN-0058/2015 Mahesh Sudalaimani Hemtjänst 2015-05-19 ÄN-0058/2015 Mahesh Sudalaimani Hemtjänst 2015-05-19 ÄN-0058/2015 Mahesh Sudalaimani Hemtjänst 2015-05-19

21 Förteckning delegationsbeslut Datum: 2015-05-11-2015-06-03 Avtal tidsbegränsad anställning gällande R.K, undersköterska Sundbybergs hemtjänst. From 1 maj 2015 tom 29 februari 2016. Omprövning av beslut - Beslut AMV Dnr 2011/19988 Lötsjögården. Ändring av tidigare beslut 13/6-12 att vid vite förbjuda omvårdnadsarbeten vid boendes toaletter/hygienutrymmen from 31/12-15 ändras till den 1/7 2017. Avtal tidsbegränsad anställning. Vårdbiträde till Dagvården. Vikariat from 18 maj 2015 tom 17 maj 2016. Vikarie vid frånvaro. Beslut från IVO (Dnr 8.1.1-13592/2015-4) att ärendet avslutas och att IVO inte kommer att vita ytterligare åtgärder. Avtal tillsvidareanställning sjuksköterska H.S Solskiftet. Tillträdesdag 17 augusti 2015. Avtal tidsbegränsad anställning undersköterska L.J.H Sundbybergs hemtjänst. Vikarie vid sjukdom och annan frånvaro. From 19 maj 2015 tom 30 september 2015. Avtal tidsbegränsad anställning undersköterska Sundbybergs hemtjänst. Vikarie vid sjukdom och annan frånvaro. From 1 april 2015 tom 30 september 2015. Avtal tidsbegränsad anställning, vik biståndshandläggare A-C G. Vikarie vid arbetstoppar och sjukdom. From 1 juli 2015 längst tom 30 september 2015. Svar på Klagomål/synpunkt Lötsjögården ang information och bemötande - via e-post från enhetschef Lötsjögården Svar på synpunkter och klagomål gällande träffpunkternas öppettider under sommaren 2015. Delegation enl p 8.4 - Beslut om bistånd för sin livsföring i övrigt 4 kap 1 Socialtjänstlagen. Hemtjänst, äldreboende dagverksamhet, trygghetslarm mm Beslut om avgift (omsorgsavgifter hemtjänst, äldreboende mm) del.punkt 8.4. Maj 2015 ÄN-0058/2015 Therese Johansson Hemtjänst 2015-05-19 ÄN-0160/2014 Birgitta Fahlgren-Sylvén Äldreförvaltningen 2015-05-20 ÄN-0058/2015 Birgitta Jäger-Kalin Äldreboenden 2015-05-21 ÄN-0114/2015 Per Koij Äldreförvaltningen 2015-05-25 ÄN-0058/2015 Karin Jönsson Äldreboenden 2015-05-25 ÄN-0058/2015 Ewa Autrieb Hemtjänst 2015-05-25 ÄN-0058/2015 Ewa Autrieb Hemtjänst 2015-05-25 ÄN-0058/2015 Carina Bergstedt Biståndsenheten 2015-05-27 ÄN-0135/2015 Ramona Ankarberg Äldreboenden 2015-05-27 ÄN-0126/2015 Karin Ankarudd Hemtjänst 2015-05-29 ÄN-0058/2015 Carina Bergstedt Biståndsenheten 2015-06-01 ÄN-0058/2015 Eva Elenborg Biståndsenheten 2015-06-01

22 Förteckning delegationsbeslut Datum: 2015-05-11-2015-06-03 Avtal tidsbegränsad anställning, undersköterska Sundbybergs hemtjänst, vikariat för A.M from 1 juni 2015 tom 31 januari 2016. Avtal tillsvidare-anställning leg.sjuksköterska H.N.O Bällstahof äldreboende - finska avdelningen. From 1 juni 2015. Avtal tillsvidare-anställd undersköterska M.K Bällstahof äldreboende finska avdelningen. From 1 juni 2015. Avtal - tillsvidare-anställning undersköterska N.I Bällstahof äldreboende finska avdelningen. From 15 juni 2015. Avtal - tillsvidare-anställning undersköterska O.L Bällstahof äldreboende finska avdelningen. From 3 augusti 2015. Avtal - tillsvidare-anställning undersköterska M.L Bällstahof äldreboende finska avdelningen. From 1 juni 2015. Avtal - tillsvidare-anställning undersköterska S.J Bällstahof äldreboende finska avdelningen. From 15 juni 2015. ÄN-0058/2015 Ewa Autrieb Hemtjänst 2015-06-01 ÄN-0058/2015 Pia Edström Äldreboenden 2015-06-02 ÄN-0058/2015 Pia Edström Äldreboenden 2015-06-02 ÄN-0058/2015 Pia Edström Äldreboenden 2015-06-02 ÄN-0058/2015 Pia Edström Äldreboenden 2015-06-02 ÄN-0058/2015 Pia Edström Äldreboenden 2015-06-02 ÄN-0058/2015 Pia Edström Äldreboenden 2015-06-02