PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 3 2015 2015-04-25 (09:30-16:00) Norrköping Deltagare - SVEMO Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Carl-Erik Sörman Olle Bergman Peter Svensson Thomas Avelin Tony Jacobsson Per Westling Martin Jarl Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare Ekonomichef GS Koordinator 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade mötet. Den utskickade agendan godkändes och lades till handlingarna. 2. Val av justerare Olle Bergman valdes att justera dagens protokoll.
3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 2 2015 godkändes och lades till handlingarna. Styrelsen bekräftade beslut i VU protokoll VU 2015_03 och VU 2015_04. 4. Resultatrapport Ekonomichef Martin Jarl gick igenom resultatrapporten. Det är en positiv start på året. Intäktssidan ser bra ut jämfört med budget och kostnadssidan har också inbesparingar jämfört med budget. 5. Ärenden 5.1 Policy för förare, deltagare i utvecklingsgrupper samt övriga förbundsrepresentanter (HL/PW) Med anledning av händelser den senaste tiden, har behovet av att komplettera och uppdatera SPAR kapitel 5 (Uppträdande som representant för Svemo) aktualiserats. Uttagning till förbundsuppdrag ligger fördelat på flera organisatoriska enheter inom Svemo. Samtidigt kan det förekomma situationer där hela förbundets rykte och intresse måste vara överordnat den enskilda idrottens/sektionens/kommitténs avgörande. Efter beslut om uppdaterad policy är det därför av vikt att detta kommuniceras till samtliga berörda sektioner och distrikt i första hand, och till övriga medlemmar och eventuellt media i andra hand. Styrelsen beslutar att efter juridisk "kontroll" anta den uppdaterade policyn för uppträdande som representant för Svemo samt uppdrar åt kansliet att kommunicera denna på lämpligaste sätt. 2
5.2 Tillsättning av ledamöter i Svemo kommittéer, sektioner, och andra organ (PW) Vid styrelsemötet i april beslutar styrelsen årligen om förändringar i sammansättning av kommittéer och andra organ. Styrelsen beslutar utse: Tävlingskommittén: Christer Bergström (sammankallande) Mandattid t.o.m. april 2016 Åke Fredriksson Mandattid t.o.m. april 2016 Ny, Per Träff Mandattid t.o.m. april 2017 Förlängs, Jan-Eric Sällqvist t.o.m. april 2017 Barnkommittén: Frågan om barnkommittén bordlades och tas upp på nästkommande styrelsemöte. Som en konsekvens av bordläggningen förlängs Jörgen Hafströms och Jonas Perssons mandattid maj ut. Miljökommittén: Kjell Eriksson (sammkallande) Mandattid t.o.m. april 2016 Olle Bergman Mandattid t.o.m. april 2016 Ny, Jenny Westerin Mandattid t.o.m. april 2017 Utbildningskommittén: Ny sammankallande, Fredrik Hansson (sammankallande) Mandattid t.o.m. april 2016 Thomas Avelin Mandattid t.o.m. april 2016 Förlängs, Jörgen Hafström Mandattid t.o.m. april 2017 3
Disciplin-/Besvärsnämnden: Lars Nilsson (sammankallande) Mandattid t.o.m. april 2016 Henry Stein Mandattid t.o.m. april 2016 Per-Åke Tjäder Mandattid t.o.m. april 2016 Förlängs, Niklas Rundberg t.o.m. april 2017 Förlängs, Åke Knutsson Mandattid t.o.m. april 2017 Snöskotersektionen: Anders Karlsson (sammankallande) Mandattid t.o.m. april 2016 Erik Larsson Mandattid t.o.m. april 2016 Förlängs, Tobias Eklund Mandattid t.o.m. april 2017 Förlängs, Anders Berggren Mandattid t.o.m. april 2017 5.3 Definition av kontaktpersonsrollen Att vara kontaktperson för en sektion, kommitté och/eller distrikt har tidigare inte varit reglerat eller definierat. Den senaste tiden har behovet växt kring att tydliggöra vilken roll och uppgift faddern har. Det bifogade förslaget är tänkt att tjäna som en form av arbetsbeskrivning för styrelsens kontaktpersoner, med avsikt att distribuera det till samtliga våra sektioner, kommittéer och distrikt. Styrelsen beslutade att acceptera uppdragsbeskrivningen för styrelsens kontaktpersoner, samt att distribuera denna till i första hand sektioner, kommittéer och distrikt; samt i andra hand till övriga medlemmar i Svemo på lämpligt sätt. 4
5.4 Organisationsutredningen (HL, PW) Vid senaste styrelsemötet togs beslut om att ge GS och ordföranden i uppdrag att fortsätta diskussionerna med SISU i linje med deras preliminära förslag, samt att återkomma till nästa styrelsemöte med en mer detaljerad plan för hur arbetet skall genomföras. På grund av tidspress från SISU tog VU beslut att ingå samarbete med SISU enligt den plan som styrelsen fått presenterad. Arbetet med organisationsutredningen föreslås startas snarast. Styrelsen beslutade att påbörja arbetet med en organisationsutredning för Svemo enligt den plan som tagits fram. Arbetsgrupperna skall bestå av minst 3 personer per grupp, varav en person från styrelsen, en person från kansliet samt (minst) en person från rörelsen externt. Från styrelsen utsågs följande personer: Strategi - Tony Jacobsson Licenser - Åke Knutsson Kommunikation och media - Carl-Erik Sörman IT - Peter Svensson Medlemsnytta - Thomas Avelin Utbildning - Olle Bergman 5.5 Mall för uppdragsbeskrivning sektioner (PW) Styrelsen för kontinuerligt diskussioner kring läget i sektioner och kommittéer och har tidigare beslutet se över de uppdragsbeskrivningar man gett sektionerna. Styrelsen beslutade att den framtagna "mallen" skall användas för samtliga sektioner och uppdrar åt sektionerna att själva se över dessa och komma in med ändringar/tillägg innan styrelsemötet i maj. 5
5.6 Godkännande av tre distrikts stadgar (ÅK) Styrelsen skall godkänna de av SDF-årsmöte antagna stadgar. Styrelsen beslutade godkänna Mellan Norra, Nedre Norra och Östras stadgar i presenterat skick. 5.7 Arbetsgruppen Idrottslyftet - Namnförslag (PW) Arbetsgruppen för Idrottslyftet består av/har bestått av, Jörgen Hafström, Bertil Bergström samt Lena Bleckman. I samband med att nuvarande "Idrottslyftsperiod" går ut samt mot bakgrund av förväntade ändringar i regelverken kring Idrottslyftet har Jörgen och Bertil meddelat att de avser att inte fortsätta i arbetsgruppen.av praktiska skäl finns anledning att redan nu utse efterträdare i gruppen och/eller hantera frågan genom en helt ny struktur. Ny organisation/nya namn bör vara fastställda senast i juni. Styrelsen uppdrar åt GS att skapa en grupp av personal som får huvudansvaret att bereda och hantera frågor om Idrottslyftet. Samt att återkomma vid nästa styrelsemöte med hur detta skall genomföras. 5.8 Dispenser för barn vid internationellt tävlande (HL) Efter att RF uppdaterade sina "Anvisningar för Barn- och Ungdomsidrott" i maj 2014, har dessa antagits även av Svemos styrelse vid styrelsemötet i augusti 2014. Det innebär att vi skall säkerställa att vår verksamhet bedrivs i enlighet med dessa anvisningar. Anvisningarna behandlar bland annat internationellt tävlande för barn. Styrelsen och kansliet har dock märkt att det fortfarande diskuteras att ge dispenser för internationellt tävlande till barn, i konflikt med anvisningarna som Svemo ställt sig bakom. Styrelsen vill därför skärpa hanteringen av dispenser för barn som vill tävla internationellt med tonvikt på mästerskapstävlingar. Efter diskussion vid förra styrelsemötet och med Idrottsgruppen har förslaget omarbetats något. 6
Styrelsen beslutade att: Internationellt tävlande för barn (upp till 12 års ålder) skall ske utifrån det system som Motocross etablerat. Detta innebär att barn kan via en särskild blankett ansöka om att uppgradera sin licens till en ungdomslicens, under förutsättning att ansvarig ledare godkänt detta. Dessa ärenden hanteras sedan av licensavdelningen manuellt. Avstämning sker med berörd sektion innan beslut. Utfärdande av mästerskapslicens för barn fordrar godkännande av Idrottsgruppen, och kan med andra ord inte utfärdas enbart av berörd sektion. Idrottsgruppen skall för dessa dispenser följa av styrelsen fastlagda riktlinjer. "Gränsnära tävlande" enligt RF anvisningar definieras som tävlande i Norge, Finland och Danmark. Tävlande för barn i dessa länder kräver fortsatt en internationell licens 5.9 Dragracingsektionen - Organisationsförändring (KEA) Vid NGM Dragracing i Nyköping 22 november 2014 valdes två nya ledamöter in i sektionen. Det var Reinhold Irén och Manfred Holz. Vid Svemo styrelsemöte nr 12, 2014 beslöts att Reinhold Irén ska vara sammankallande för sektionen och Manfred Holz ledamot under två år. Under våren 2015 meddelade Manfred Holz att han på grund av ändrade förhållanden inte kunde fullfölja sitt åtagande som ledamot i sektionen. Vid NGM var den som fick flest röster, efter Manfred, Magnus Angelin från SRIF. Magnus har föreslagits av sektionen som ersättare för Manfred. Han har tillfrågats och han har accepterat uppdraget. Magnus är f.n. adjungerad till sektionen. Styrelsen beslutade att i Dragracingsektionen ersätta Manfred Holz med Magnus Angelin. Mandattid enligt beslutet från styrelsemöte nr 12 2014, t.o.m. 2016. 7
5.10 Klubblicens Trial (ÅK) Styrelsen har erbjudit sektionerna att införa Klubblicens i sina respektive grenar. Hittills är det bara Endurosektionen som infört Klubblicens. Inför styrelsemötet har även Trialsektionen inkommit med en ansökan om att införa Klubblicens. Styrelsen beslutade att införa Klubblicens i Trial. Priset för Klubblicens 2015 fastställes till 500:-. Licensen kan utfärdas fr.o.m det år föraren fyller 12 år och gäller vid träning och klubbtävling i den klubb där förarens licens är registrerad. 6. Rapporter 6.1 IT-rådets rapport (PS/TA/TJ) Peter Svensson rapporterade IT-rådets övergripande rekommendationer på framtida IT inriktning och IT-avtal för Svemo. Rapporten innehöll en indelning i tre till fyra områden där avtal med lämpliga samarbetspartners behöver göras. Inom varje område finns ett utkast till vilka delar som kommande avtal bör innehålla. IT-rådet kommer till nästa möte att återkomma med ett beslutsunderlag för styrelsen, baserat på denna rapport samt kompletterande information. 6.2 Lägesrapport RIG Enduro (TA) Thomas Avelin redogjorde för den lägesrapport som Jörgen Hafström sammanställt angående arbetet med att starta ett Riksidrottsgymnasium för Enduro hösten 2017. Styrelsen riktar ett tack för bra arbete till gruppen som arbetar med RIG Enduro. 6.3 Revisor FIM Europe samt andra ärenden inför FIM kongress i juli (PW) Styrelsen har tidigare tagit beslut att föreslå Martin Jarl som revisor i FIM Europe. Ändrade omständigheter har gjort att Martin drar tillbaka sin kandidatur. Därmed nominerar inte Svemo någon till den posten. Ytterligare några personer har diskuterats för olika poster. Vid FIM E kongressen kommer Nils Ryrholm och Mikael Norén att delta i flera möten för att presentera arbetet med biologisk mångfald för övriga nationer. 8
6.4 POSOM (PW) Per Westling rapporterade om nytt avtal med POSOM. Ett samarbete med POSOM har inletts för att Svemo på ett mera professionellt sett ska kunna hantera situationer vid allvarliga olyckor. Styrelsen har redan tidigare fått information om strukturen för detta. POSOM och kansliet har utarbetat "Handlingsplan krishantering" som är tänkt att ersätta den nuvarande krishanteringsplanen. Ytterligare förslag till säkerhetsförbättrande åtgärder inom motocross presenterades för styrelsen, liksom ett klargörande när det gäller förares licensförsäkringar vid träning och tävling utomlands. 6.5 Licensförsäkring (PW) Per Westling rapporterade kring Licensförsäkring. Analysarbetet med Licensförsäkringarna pågår. Ny fakta både internationellt och nationellt pekar på att en relativt omfattande revidering av licensförsäkringarna måste göras. GS sitter med i FIMs arbetsgrupp i frågan och ett antal förslag bearbetas nu gällande regelverken för de internationella försäkringarna. Ett försäkringsmöte med Folksam visar att antalet anmälda skador nu ökar för andra året i följd. Skadorna följer vissa trender och ett antal "ärenden" blir mycket kostnadsdrivande. Hela systemet bygger på ett tidigare beteendemönster hos förare, klubbar, och andra förbund som nu bryts. Samtidigt finns en trend hos andra försäkringsgivare som anger att Svemos förarförsäkring i första hand ska täcka olika skador trots att föraren har andra försäkringar. 6.6 Träffpunkt Distrikt (PW/AW) Anna Wilhelmsson berättade om riktlinjerna inför Träffpunkten med Distrikten söndagen den 26 maj, dagen efter styrelsemötet. 6.7 Rapport SM Isracing (PS) Peter Svensson kompletterade sin skriftliga rapport från isracing finalen på Studenternas IP, 21 mars 2015. Det var ett mycket väl genomfört arrangemang och klubben Strömsund MC får mycket beröm. 6.8 Rapport VM Snöskoter (OB) Olle Bergman rapporterade från VM i Snöskoter, även det ett mycket väl genomfört arrangemang och klubben Älvsbyn MS har fått mycket beröm såväl inom Sverige som från FIM. 9
6.9 Rapport RF Valberedning samt arbete inför RIM (HL) Håkan Leeman rapporterade om förslaget från RF/SISU Valberedning inför RIM.Valberedningen i RF samt i SISU lämnade sitt förslag till ordförande och styrelse för RF/SISU den 13 april. För Svemos del har Håkan Leeman föreslagits till styrelsemedlem, och följaktligen dragit tillbaka sin kandidatur som ordförande. Vid nästa styrelsemöte kommer styrelsen att behandla de motioner och propositioner som inkommit till RIM, för att ta ställning i frågor av betydelse för vår sport. 6.10 Licensrapport / Tävlingsstruktur (PW) Per Westling informerade styrelsen om licensrapporten. Beträffande antal licenser så bröts den nedåtgående trenden under förra året och trenden så här långt i år är istället ökande. Det är alltför tidigt att uttala sig om orsaker till detta och just april/maj är alltid en viktig tid att dra slutsatser av. En fylligare analys kan möjligen komma vid styrelsens möte i maj. Han visade också ett mycket överskådligt system som visar hur tävling och förarlicens hänger ihop. Exemplet är framtaget tillsammans med Enduro men det kan mycket väl tillämpas för samtliga grenar för att ge intresserade en tydligare bild av strukturerna. 6.11 Dragracingsektionen - Uppdragsbeskrivning (KEA) Carl-Erik Sörman rapporterade från Dragracingsektionen.Vid styrelsesammanträdet nr 2, 2015 rapporterade Per Westling om det pågående arbetet med arbetsbeskrivningar (uppdragsbeskrivningar) för sektioner/kommittéer med flera. Dragracingsektionen har numera två nya ledamöter, Reinhold Irén som sammankallande och Magnus Angelin som ledamot. Vid sektionens "uppstartmöte" med den nya sektionen lördagen den 28 mars i Norrköping så var sektionens uppdragsbeskrivning ett av de ärenden som behandlades. 6.12 Karlstad MX (ÅK) Åke Knutsson informerade styrelsen om händelseutvecklingen kring Karlstad MX. Klubben hade ordinarie årsmöte den 28 februari som dock ej blev slutfört. Den 8 april höll därför klubben ett extra årsmöte och då beslöts bland annat att göra ett omtag av klubbverksamheten och lägga senare händelser åt sidan. Två av de fyra medlemmar, som tidigare styrelse ville utesluta ur klubben, ingår i den nu valda styrelsen. Åke Knutsson har också fått ett mail från medlemmen Göran Andersson som lämnar en positiv rapport från extra årsmötet och verksamheten i klubben. 6.13 Rapport från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner rapporterade från sina respektive distrikt och kontaktpersonsområden. 10
7. Nästa möte Nästa möte är i Kalmar den 16/5-2015. 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2015-04-29 Justerare Olle Bergman Godkänt via mail 2015-04-29 11