www.pwc.se Revisionsrapport Malin Kronmar Revisionskonsult Caroline Liljebjörn Certifierad kommunal revisor Granskning av fakturahantering Lessebo kommun April 2015
Innehållsförteckning 1. Inledning... 1 1.1. Bakgrund... 1 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål... 1 1.3. Metod och avgränsning... 1 2. Iakttagelser...2 2.1. Riktlinjer och reglemente...2 2.2. Lagstiftning och skatteverkets krav...3 2.3. Stickprovskontroll...4 3. Revisionell bedömning...6 3.1. Kontrollmål...6
1. Inledning 1.1. Bakgrund Revisorerna i Lessebo kommun har utifrån sin bedömning om väsentlighet och risk beslutat att granska hanteringen av fakturor. Revisorerna har gett i uppdrag att utföra granskningen. Granskningen har utförts av Malin Kronmar och Caroline Liljebjörn. 1.2. Revisionsfråga och kontrollmål Granskningen ska besvara följande revisionsfråga: Är styrelsens interna kontroll avseende fakturahantering tillfredsställande? Kontrollmål: Vilka system och rutiner för intern kontroll har styrelsen beslutat om? Efterlevs gällande lagstiftning, kommunens interkontrollreglemente, tillämpningsanvisningar och policydokument? Har kommunstyrelsen tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och skatteverkets krav uppfylls? 1.3. Metod och avgränsning Granskningen genomförs genom dokumentgranskning av styrdokument och stickprov enligt nedan. Stickproven genomförs under en dag därefter mailas frågor och uppgifter om felaktigheter till attestanterna som får inkomma med svar och reflektioner. Granskningen avgränsas till stickprov på kontona: 6400-6469 Förbrukningsmaterial, 6410-6419 Förbrukningsinventarier, 6440-6449 Livsmedel, 7051 Biljetter, 7052-7053 Hotell o logi, 7054 Lokala resor, 7055 Övriga resekostnader, 7102 Representation, 7101 och 7103 Övriga kostnader gåvor o dylikt, 7111 Personalrepresentation, 7113-7119 Personalsociala kostnader samt 7651 Avgifter för kurser Stickproven avgränsas till verifikationer under år 2014. 1 av 7
2. Iakttagelser 2.1. Riktlinjer och reglemente Lessebo kommun har ett flertal reglementen och riktlinjer som behandlar kommunens bokföring och redovisning. Reglemente för intern kontroll Reglementet antogs av kommunfullmäktige 2012-12-17. Av reglementet framgår att varje nämnd/styrelse senast under januari månad varje år ska anta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen. Återrapportering ska ske löpande till nämnden. Nämnden/styrelsen ska senast i samband med årsrapportens upprättande rapportera resultatet från uppföljningen av den interna kontrollen inom nämnden till kommunstyrelsen. Samtliga nämnder har fastställt internkontrollplaner för år 2014 och återrapporterat resultatet av utförda kontroller till respektive nämnd eller styrelse. Kommunstyrelsen ska med utgångspunkt från nämndernas/styrelsens uppföljningsrapport utvärdera kommunens samlade system för intern kontroll, och i de fall förbättringar behövs, besluta om sådana. Kommunstyrelsen har inte utvärderat kommunens samlade system för intern kontroll avseende år 2014. Anvisningar för intern kontroll av ekonomiska transaktioner Anvisningarna antogs av kommunfullmäktige 2013-10-28. Av anvisningar framgår att enskild mottagnings- och beslutsattestant ansvarar för att tillämpa fastställda anvisningar. Beslutsattesten har ett särskilt ansvar för att hela kontrollkedjan fungerar. Det ska alltid vara två olika personer som tecknar mottagningsattest och beslutsattest. Verifikationer som avser kurser, konferenser, resor och representation ska innehålla syfte och deltagare. Enligt anvisningarna finns det en spärr i fakturahanteringssystemet mot att beslutsattestera på annat ansvar än vad medarbetaren har rätt till. Det framgår även beloppsbegränsningar vid beslutsattest. Vi har tagit del av utdrag från systemet. Av utdragen framgår beloppsgränser och ansvar. Det åligger respektive nämnd eller styrelse att årligen göra stickprov av bokföringen. Denna typ av stickprovskontroll har inte utförts under år 2014. Anvisning representation Här framgår definition av intern respektive extern representation samt vilka regler som gäller för redovisning av representation och gåvor. Oavsett vilken typ av representation ska det enligt anvisningarna framgå på fakturan eller följsedel syfte och vilka som har deltagit. Det framgår även av anvisningarna vilka konton som kostnaderna ska konteras på. 2 av 7
Regler för minnesgåva och uppvaktning av anställda och förtroendevalda Reglerna anger när gåva och uppvaktning av anställda och förtroendevalda ska ske samt till vilket belopp. Kontoplan Kommunen har en kontoplan med kontonummer och kontobenämning. Tillämpningsanvisningar till kontoplanen saknas. Kontoplanen överensstämmer i stora delar med Kommun-Bas 13. 2.2. Lagstiftning och skatteverkets krav Kommunala redovisningslagen I Lag om kommunal redovisning kapitel två framgår: 2 Bokföringen skall vara ordnad så att: 1. det ekonomiska utfallet av verksamheten kan jämföras med den budget som fullmäktige har fastställt, 2. en tillräcklig kontroll av verksamheten kan upprätthållas, 3. en tillfredsställande finansstatistisk information kan lämnas. 3 De ekonomiska händelserna skall bokföras så att de kan presenteras i registreringsordning (grundbokföring) och i systematisk ordning (huvudbokföring). Detta skall ske på ett sådant sätt att det är möjligt att kontrollera fullständigheten i bokföringsposterna och överblicka verksamhetens förlopp, ställning och resultat. 4 För varje ekonomisk händelse skall det finnas en verifikation. Verifikationen skall innefatta uppgift om när den har sammanställts, när den ekonomiska händelsen har inträffat, vad denna avser, vilket belopp den gäller och vilken motpart den berör. I förekommande fall skall verifikationen även innefatta upplysning om handlingar eller andra uppgifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. Skatteverkets krav Representation kan rikta sig antingen utåt mot arbetsgivarens affärsförbindelser, samarbetspartners o.d. (extern representation) eller inåt mot företagets personal (intern representation). Förmån av fri kost vid representation är skattefri. För intern representation gäller detta bara vid sammankomster som är tillfälliga och kortvariga (11 kap. 2 IL). Med intern representation avses i förmånssammanhang personalfester, interna kurser, informationsmöten med personalen, och planeringskonferenser (t.ex. diskussioner om budgetering, personalfrågor, inköps- och försäljningspolitik). Skattefriheten förutsätter: att det är fråga om i huvudsak interna möten för företaget, koncernen e.d., 3 av 7
att sammankomsten har en varaktighet av högst en vecka, att det inte är fråga om möten som regelbundet hålls med korta mellanrum (varje eller varannan vecka), samt att det är gemensamma måltidsarrangemang (prop. 1992/93:127 s. 55). Möten för information om det löpande arbetet, möten för planering av det löpande arbetet, arbetsluncher och liknande räknas inte som intern representation. För att i efterhand kunna visa att en sammankomst är hänförlig till representation, bör arbetsgivaren se till att upprätta och spara en dokumentation för mötet, t.ex. program, dagordning, deltagarföreteckning, inbjudan etc. (Skatteverket 2009-03-10, dnr 247797-09/111). 2.3. Stickprovskontroll Vi har granskat 109 leverantörsfakturor från 2014-01-01 2014-12-31 i fakturahanteringssystemet. Urvalet gjordes utifrån utvalda konton i projektplanen och därefter slumpmässigt. Fakturor där vi upptäckte brister skickades till attestanten för komplettering och reflektion. I samband med kontrollen upptäcktes även ett flertal felkonteringar. Resultatet av stickprovskontrollen redovisas i bilaga 1. De brister som framkom i granskningen var främst att det saknades anteckningar om vilka som deltagit och i vilket syfte vad gäller fika, lunch, resor och konferenser. Ett flertal felkonteringar av fika och luncher upptäcktes också. I granskningen framkom att flera attestanter använde sig av kontot för övriga livsmedel för detta men här ska i första hand ej tillagad mat konteras. Representationer ska enligt kommunens interna riktlinjer konteras på personalrepresentation mat (intern) samt extern representation värdskap (extern). Vi har noterat att kontoplanen saknar ett konto för måltider där kostnader för inköp av färdiga måltider redovisas. Det gäller måltider till barn, brukare och anhöriga, inte representation. Felkonteringar har upptäckts när det gäller kostnader för resor. I granskningen framkom att attestanter använder kontot för övriga resekostnader till alla typer av resor. Kommun-Bas 13 delar upp resekostnader i transportkostnader som är hänförbara till viss verksamhet samt kostnader i samband med anställdas resor i tjänsten. Denna uppdelning framgår även av kommunens kontoplan. Enligt denna uppdelning borde kostnader för resor som anställda gör i tjänsten konteras på kontot övriga resekostnader. I stickproven upptäcktes felkonteringar på konton för förbrukningsinventarier och förbrukningsmaterial. Här har vi funnit kostnader avseende abonnemang, representation, lokalhyror, licensavgift, prenumeration, bussbiljetter samt gåvor. Vi har i några fall behövt få kompletterande information för att kunna bedöma redovisningen. Enligt kommunala redovisningslagen ska det av verifikationen framgå vad den avser och i förekommande fall upplysning om handlingar eller andra upp- 4 av 7
gifter som har legat till grund för den ekonomiska händelsen samt var dessa finns tillgängliga. I våra kontakter med attestanter har det framkommit att relevanta konton saknas eller att anställda skaffar sig favoritkonton. Vi ser att det finns ett behov av en kontoplan med tillämpningsanvisningar. I samband med våra kontakter med attestanterna har även framkommit att de tycker det är nyttigt att denna granskning har genomförts. En påminnelse och uppfräschning av kunskaperna behövs med jämna mellanrum. Någon rättelse av felkonterade fakturor görs inte då de uppgår till mindre belopp. Syftet blir istället att göra rätt i framtiden. Vid avstämning av attestant mot gällande attestlista har vi noterat att attest har utförts av anställda som inte har beslutsattest enligt attestlistan. Vid ett fall hade attestlistan inte uppdaterats med rätt efternamn då den anställda har bytt efternamn. En anställd har bytt arbetsuppgift med annat ansvarsområde. Attest har fortsatt av gammal vana. Vi har noterat att attest inom socialförvaltningen i flera fall har utförts av utsedd ersättare. Beslutsattest av utsedd ersättare bör begränsas till faktisk frånvaro. I övrigt noterar vi att attestlistan inte fullt ut är ändamålsenlig. Anställd som har mottagningsattest kan även vara ersättare för beslutsattesten på samma ansvar. Som ersättare för förvaltningscheferna är ekonom eller annan administrativ personal på förvaltningen. Ersättaren borde vara en medarbetare med högre befogenheter än ordinarie beslutsattestant. 5 av 7
3. Revisionell bedömning Är styrelsens interna kontroll avseende fakturahanteringen tillfredsställande? Vi bedömer att kommunstyrelsens interna kontroll över fakturahanteringen är delvis tillfredsställande och kan förbättras inom några områden. Detta grundar vi på att kommunstyrelsen har beslutat om system och rutiner för intern kontroll avseende fakturahantering men dessa kan förtydligas och göras kända i verksamheten. Enligt anvisningarna för intern kontroll av ekonomiska transaktioner åligger det respektive nämnd eller styrelse att årligen göra stickprov av bokföringen. Denna typa av stickprovskontroll har inte utförts under år 2014. Vi bedömer att nämnder och styrelse bör ta fram rutiner för att utföra denna typ av kontroll. Vi rekommenderar att ekonomiavdelningen håller utbildningar för attestanter, både nya och gamla för att sprida kunskap i organisationen. Detta kan också bli en utgångspunkt för diskussioner om vilka konton som ska användas till vad och om det saknas några konton i kontoplanen. Vi rekommenderar en uppdatering av kommunens kontoplan. Antalet konton kan med fördel minskas ner. Vi rekommenderar även att tillämpningsanvisningar tas fram till konton/kontoklasser för att tydliggöra hur och till vad respektive konto ska användas. 3.1. Kontrollmål Vilka system och rutiner för intern kontroll har styrelsen beslutat om? Kommunfullmäktige har beslutat om reglemente för intern kontroll samt anvisningar för internkontroll av ekonomiska transaktioner. Kommunen har en kontoplan med kontonummer och kontobenämning. Efterlevs gällande lagstiftning, kommunens internkontrollreglemente, tillämpningsanvisningar och policydokument? Kommunens system och rutiner för intern kontroll efterlevs men kan förbättras avseende intern och extern representation. Våra stickprov visade att brister finns avseende anteckningar om vilka som deltagit och i vilket syfte aktiviteten genomförts vilket krävs enligt kommunens anvisningar samt skatteverkets regler. Våra stickprov visade på brister i tillämpningen av kommunens kontoplan. Det är viktigt att kommunen har en relevant kontoplan med tillämpningsanvisningar. Kommunstyrelsen har inte utvärderat kommunens samlade system för intern kontroll i enlighet med reglementet intern kontroll. Anvisningar för intern kontroll av ekonomiska transaktioner följs inte när det gäller att utföra stickprovskontroller av kommunens bokföring. 6 av 7
Har kommunstyrelsen tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och skatteverkets krav uppfylls? Vi bedömer att kommunstyrelsen inte till fullo har tillräckliga rutiner för att säkerställa att lagens och skatteverkets krav uppfylls. Det finns riktlinjer och rutiner för intern kontroll och dessa efterlevs till stor del både medvetet och omedvetet. Våra stickprov visar brister. Bristerna avser redovisning av intern och extern representation samt att kraven enligt kommunala redovisningslagen för vad som ska framgå av en verifikation inte alltid följs. Skatteverket gör gällande att fika och måltider i samband med interna möten är skattefria så länge det inte blir för omfattande, då blir måltiden föremål för förmånsbeskattning. 2015-04-13 Malin Kronmar Projektledare Lisa Åberg Uppdragsledare 7 av 7