1(10) Plats och tid Politikern, kl: 9.30-12.00 ande Ledamöter Tomas Mörtsell (C), ordförande Lilly Bäcklund (S), vice ordförande Karin Malmfjord (S) Christer Rönnlund (M) Peter Lindström (S) Egon Persson (Åkl) Övriga närvarande Rickard Sundbom, kommunchef Lycksele Peter Persson, koncernchef Storuman Tommy Danielsson (S) Kurt Forslund (KD) Gunilla Johansson (S) Ralph Johansson, kanslichef Storuman Emelie Björn, student politiskt kandidatprogram 3 Pierre Sandström, IT-samordnare Lycksele 4 Andre Nilsson, konsult adviceu 4 Justerare Peter Lindström Justeringens plats och tid Underskrifter Sekreterare Paragrafer 1-6 Marie Ahlqvist Ordförande Tomas Mörtsell Justerare Peter Lindström ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Organ Datum då anslaget sätts upp "[Datum, anslaget sätts upp]" Datum då anslaget tas ned "[Datum, anslaget tas ned]" Förvaringsplats för protokollet Kommunstyrelsens kansli Underskrift Marie Ahlqvist
2(10) Ärendelista 1 Dnr 169 Dagens ärenden, val av justerare och tid för justering... 3 2 Dnr 164 Information... 4 3 Dnr 2014-000002 Samverkan - Överförmyndarhandläggning... 5 4 Dnr 166 LYST IT... 7 5 Dnr 2014-000001 Verksamhetsberättelse 2013... 9 6 Dnr 2014-000003 Bokslut 2013 Kundtjänst... 10
3(10) 1 Dnr 169 Dagens ärenden, val av justerare och tid för justering Nämnden tar del av informationen Föredragningslistan fastställs utan förändringar.
4(10) 2 Dnr 164 Information Kundtjänst arbete Under 2013 tillkom många nya tjänsteköp som påverkar kundtjänsthandläggarnas arbete och nivån på servicegraden vid inringningar från medborgare. I december besvarades 87 procent av samtalen inom 20 sekunder, i januari 86 procent. Följande tjänsteköp tillkom under 2013, busskortshantering, SITHS-kort, lösenord, vård och omsorg, Umluspens servicetelefon och lokalbokningar. Kundtjänst arbetar vidare med förbättringsarbete kring lokalbokningar och tillkommande tjänster så som frågor kring färdtjänst. Flera av de förfrågningar som kommer från verksamheterna är svåra att hantera då organisationerna inte har en gemensam IT-plattform. Lycksele kommun är på väg in i samarbete med Storuman kommun kring reseplaneringsverktyget SpaceTime. Information Åsele 19 december påbörjade LYST kundtjänst att ta emot samtal för Åsele kommun. Alla förberedelser och sammankopplingen gick över förväntan. De inkörningsproblem som förekom var av enkel och ej betydande karaktär och är åtgärdade. Många från Åsele kommuns organisation deltog på utbildning vilket har gett en positiv effekt. Kundtjänst har även fått positiv feedback från organisationen och medborgare. Nämnden tar del av informationen och konstaterar att med goda förberedelser och med tidigare erfarenhet av sammanslagningen Lycksele och Storumans kommuners telefoni, har utökningen med Åsele gett ett mycket bra resultat.
5(10) 3 Dnr 2014-000002 Samverkan - Överförmyndarhandläggning Inom ramen för LYST finns ett uppdrag att se över möjligheten till samverkan överförmyndare. I Lycksele kommun har en student som läser politiskt kandidatprogram med inriktning på stadsvetenskapraktiserat gjort ett utredningsuppdrag om överförmyndarhandläggning i Lycksele och Storumans kommuner. Sammanfattning av ärendet Rapporten syftar till att utreda om ett eventuellt samarbete inom överförmyndarhandläggning är möjligt inom ramen för den gemensamma samverkansnämnden Lyst. Lycksele och Storuman har rent organisatoriskt likartade verksamheter inom överförmynderi. Båda kommunerna har en förtroendevald överförmyndare med anställd handläggare. Den förtroendevalda överförmyndaren är inte av handläggande karaktär i Storuman. I Lycksele har dock överförmyndaren en handläggande tjänstegrad på cirka 12 timmar i veckan. När det kommer till handläggningsprocessen skiljer sig de två kommunerna åt. Lycksele sköter all sin handläggning manuellt till skillnad från Storuman vilket handlägger ärenden via ett verksamhetssystem. Det som talar för en samverkan mellan Lycksele och Storuman är en effektivisering av antalet handlagda ärenden, samt minskade kostnader för såväl resurser som administration. Den främsta vinningen av en samverkan grundar sig på en förbättrad kompetensförsörjning. Då personal vid en samverkan har möjlighet att verka över ett större geografiskt område kan kommunerna rekrytera personal med rätt kompetens till rätt tjänst. Det finns idag en oro bland anställda handläggare att verksamheten riskerar att tappa den lokala förankringen ute i kommunerna genom en samverkan. Denna oro är kopplat till administrationens geografiska position. Rapporten presenterar ett antal alternativ till dagens organisation vilket är en gemensam organisation i form av en nämnd eller kommunalförbund, samt samverkan genom ett interkommunalt avtal. En gemensam nämnd är juridiskt möjligt inom ramen för gällande lagstiftning detsamma gäller för kommunalförbund. När det kommer till en avtalslösning saknas regler inom ramen för kommunallagen. Enligt prop.1993/94: 251 s. 281 finns dock
6(10) tolkningsutrymme för ett gemensamt överförmyndarkansli där en personunion med ledamöter i samverkansnämnden Lyst kan komma att bli aktuellt. Nämnden tar del av in formationen och uppdrar till kommuncheferna att göra en fördjupad utredning om samverkan inom överförmyndarhandläggning, där ekonomiska- och kvalitets aspekter ska ingå. Utredningen ska även omfatta Åsele kommun. et sänds till Koncernchef Storuman Kommunchef Lycksele Kommunchef Åsele
7(10) 4 Dnr 166 LYST IT har under en tid diskuterat möjligheterna att samverka inom IT området. Vid nämnden sammanträde 2013-11-04 54 beslutades att IT- samordnare Lycksele och verksamhetsutvecklare IT Storuman skulle redogöra för kostnader av en förstudie kring gemensam IT organisation. Pierre Sandström IT- samordnare Lycksele och Andre Nilsson, IT-konsult, adviceu presenterar ett förslag på hur en förstudie av kommungemensam ITorganisation kan genomföras. De föreslår även att nämnden bör anlita någon oberoende förstudieledare/rådgivare med erfarenhet av kommunal IT samverkan. Det finns en del förutsättningar som är viktiga att ta i beaktning, engagemang i de deltagande kommunerna, hur vi ska nå målet måste vara övergripande beskrivet och kommunicerat och förankrat, beslut om nivå i deltagande per kommun ska finnas, eventuellt förtydligande i nämndens reglemente kring genensam IT organisation, samt fackligt deltagande i processen. Vidare kan deltagandet ske i olika nivåer. Obligatoriskt deltagande, de kommuner som deltar genom hela processen med personella och ekonomiska resurser. De kommunerna förbinder sig att delta i införandet och ansluta sig till den gemensamma organisationen. Valfritt deltagande, de kommunerna bidrar med personella och ekonomiska resurser i begränsad omfattning, därefter bestämmer man sig om man vill delta i införandet och ansluta sig till en gemensam organisation. Inget deltagande, kommuner deltar inte i processen och kan inte påverka resultatet men kan välja att ansluta sig efter att införande processen är avslutad. Kostnader för en förstudie och genomförande av en gemensam ITorganisation är svårt att redovisa i nuläget. Inledningsvis kan investeringskostnaderna för en försstudie under 2014 uppgå till ca 500 tusen kronor. Ett genomförande av en gemensam IT-organisation med gemensam IT-infrastruktur och IT-drift kan ske under en tre till femårs period och de ekonomiska resurserna som krävs kan röra sig om ca tre miljoner kronor, inte närmre preciserat än så i detta skede. Förstudien ska leda till identifiering av deltagare och deras engagemang, genomförande av en verksamhetsanalys, framtagande av lokala förutsättningar, ta fram processer och rollbeskrivningar samt leda till beslut om anslutning.
8(10) Nämnden ska ta ställning till om vi inom ramen för LYST ska göra en förstudie för att skapa förutsättningar för genomförande av en gemensam ITorganisation, IT-infrastruktur och IT-drift. Nämnden tar del av informationen och beslutar att finansieringsmodellen för genomförandet av förstudien ska ske genom fördelning av kostnaden per kommuninvånare. Styrgrupp är kommunchefer i respektive kommun. För Åsele deltar även tillkommande kommunchef. Styrgruppen ansvarar för att tillse att medel till förstudien finns under 2014. Projektgrupp är ITsamordnare Lycksele, verksamhetsutvecklare IT Storuman och IT-chef Åsele. Vidare bör man i projektet undersöka om möjligheter till extern finansiering i någon del av processen till exempel EU medel, 2015. Frågan om deltagande i de olika nivåerna bör förankras av beslutande i samverkansnämnden till R8. et sänds till Koncernchef, Storuman Kommunchef, Lycksele Kommunchef Åsele Verksamhetsutvecklare, Storuman IT-samordnare, Lycksele IT-chef Åsele
9(10) 5 Dnr 2014-000001 Verksamhetsberättelse 2013 Enhetschef kundtjänst presenterar verksamhetsuppföljning 2013. Nämnden tar del av informationen och fastställer verksamhetsberättelse med komplettering av en fördjupad beskrivning om arbetet med sammanslagning telefoni Åsele och Åsele kommuns inträde i samverkansnämnden LYST. et sänds till Enhetschef kundtjänst
10(10) 6 Dnr 2014-000003 Bokslut 2013 Kundtjänst och samverkansnämnden LYST Enhetschef kundtjänst redovisar bokslut för kundtjänst och samverkansnämnden LYST 2013. Resultat för kundtjänst 2013 visar ett underskott på139,558 kr. Underskottet beror på att budgeten fastställdes med ett planerat underskott på 180, 000 kr, att antalet anknytningar i respektive organisation har förändrats kraftigt under året samt att kostnaden per anknytning har varit 15 kr lägre än budgeterat. Vidare har utfallet för personella kostnaderna följt budgeteringen, tidigare år har de varit lägre än budgeterat. Nämndens verksamhet redovisar ett överskott i respektive kommun. Nämnden tar del av informationen och fastställer bokslut 2013. et sänds till Ekonomienheten, Lycksele Storumans kommun