Tomas Mörtsell (C), ordförande Lilly Bäcklund (S) Karin Malmfjord (S) Christer Rönnlund (M)

Transkript

1 1(8) Plats och tid Videokonferens, kl ande Övriga närvarande Tomas Mörtsell (C), ordförande Lilly Bäcklund (S) Karin Malmfjord (S) Christer Rönnlund (M) Kurt Forslund (KD) Gunilla Johansson (S) Marie Ahlqvist, enhetschef kundtjänst Peter Persson, koncernchef Storuman Ralph Johansson, kanslichef Storuman Erika Arklöf, energi och klimat projektledare 45 Justerare Lilly Bäcklund Justeringens plats och tid Sekreterare... Paragrafer Marie Ahlqvist Ordförande... Tomas Mörtsell Justerare... Lilly Bäcklund ANSLAG/BEVIS Protokollet från har justerats och justeringen har tillkännagivits genom anslag. Sammanträdesdatum Anslag uppsatt den Anslag tas ner den Förvaringsplats för protokollet Kommunkansliet Underskrift... Marie Ahlqvist

2 2(8) Lyst 43 Dagens ärenden Dagens föredragningslista fastställs utan förändringar.

3 3(8) Lyst 44 Dnr Aktuell information Kundtjänst har påbörjat överflyttning av lokalbokningar, Lycksele kommun från fritidsenheten till kundtjänst. I Lycksele pågår implementering av pulsen combine, Socialförvaltningen och alla medarbetare ska ha SITSHkort vilket kräver stora insatser från kundtjänst just nu. Nya uppdrag från olika förvaltningar påverkar servicegraden till medborgare. Projektgruppen och representanter från några verksamheter för E-tjänster har tittat på tre olika leverantörers system och konstaterar att det finns olika lösningar som kommunerna bör ta ställning till framöver. Från förvaltningarna i respektive kommun har önskemål och behov att e- blanketter samt integreringar till befintliga verksamhetssystem. Lycksele kommun saknar idag en representant i projektgruppen. Kommuncheferna har i uppdrag att se över möjligheterna med gemensam IT-organisation. IT- samordnare i Lycksele och verksamhetsutvecklare IT i Storuman ska till nästa sammanträde presentera syfte och mål samt kostnader för förstudie. Nämnden tar del av informationen och konstaterar att arbetet med e- förvaltning och e-tjänster är viktigt för kommunerna och uppdrar till projektgruppen att återkomma i frågan vid nästa sammanträde. Lycksele kommun ska utse en ny representant i projektgruppen. et sänds till Kommunchef, Lycksele Kommun IT-samordnare, Lycksele Kommun Verksamhetsutvecklare IT, Storuman kommun

4 4(8) Lyst 45 Dnr Bilbokningar och ressepolicy Lycksele och Storuman kommun har tidigare antagit resepolicy i respektive komunfullmäktige. Utgångspunkten är att alla medarbetare ska göra smarta val vid planering och genomförande av möten och resor i tjänsten. Utöver resor med kollektivtrafik har respektive kommun idag ett antal leasingbilar som kan nyttjas samt möjlighet till lån av hyrbilar. För närvarande finns ingen total bild över hur de lånade bilarna används, vilket resulterar i höga kostnader för resor. Storuman kommun använder ett resebokningsprogram som har framtagits i ett projekt med landstinget vilket har lett till en mer samlad bild och samåkning sker i större utsträckning nu än tidigare. Lycksele kommun har en liten enkel lösning för bokning av kommunens egna bilar vilket leder till en mycket begränsad möjlighet till samåkning. För att öka kostnadseffektiviteten, resa miljöanpassat, resa säkert och vara en god förebild för allmänheten måste kommunerna förbättra möjligheterna till samåkning och skapa en ökad efterlevnad av resepolicyerna. Vid nämndens sammanträde beslutades att ta fram underlag för en gemensam policy och riktlinjer för resor i tjänsten. Förslaget till ny policy och riktlinjer grundar sig på att, kundtjänst ansvarar för bokningar av hyrbilar, samt att både Lycksele och Storuman kommun använder resebokningsprogramet Spacetime. Styrgruppen för energieffektiviseringsprojektet ska avgöra om de har för avsikt att fortsätta med Spacetime, Om styrgruppen för energieffektiviseringsprojektet beslutar att fortsätta med resebokningssystemet Spacetime, ska Lycksele kommun delta från och med 2014 och fram till att projektet avslutas. et sänds till Energi och klimat projektledare, Storuman kommun

5 5(8) Lyst 46 Dnr Samverkan med Åsele kommun Åsele kommun har ansökt om inträde i samverkansnämnden LYST och ett nytt samverkansavtal och reglemente har upprättats. Vid nämnden sammanträde antogs det nya avtalet som ska börja gälla Fortsättningsvis används den etablerade benämningen LYST, ändring av benämning för nämnden kan om så önskas ske vid nästa mandatperiod. För att Åsele kommun ska kunna ta del av information och få insyn i nämndens arbete föreslår enhetschef kundtjänst att Åsele kommun inbjuds att delta som adjungerande vid resterande sammanträden Nämnden beslutar att Åsele kommun deltar som adjungerande vid sista sammanträdet för året s sänds till Verksamhetsansvarig kundtjänst Åsele kommun

6 6(8) Lyst 47 Dnr Översyn av kommunernas verksamhetssystem Vid nämnden sammanträde beslutades att en projektgrupp i samverkan med kommunernas verksamheter ska identifiera vilka gemensamma verksamhetssystem som finns i kommunerna samt vilka avtalstider som gäller. En inventering av organisationernas verksamhetssystem har genomförts och samanställts. Sammanställning kommer att användas som ett arbetsmaterial för uppgifter om de olika avtalens utgång med prioritering på de system som är mest kostnadseffektiviserande för kommunerna. Avtalstiden för Lycksele kommuns dokument- och ärendehanteringssystem går ut vid årsskiftet och är ett av de system som med fördel kan samverkas om inom ramen för LYST. Nämnden tar del av informationen och beslutar att Lycksele kommun förlänger nuvarande avtal till och med och kommunsekreterarna i respektive kommun får i uppdrag att göra nödvändiga förberedelser med sikte på ett gemensamt dokument- och ärendehanteringssystem Målsättningen är att ledningsgruppen i respektive kommun ska vara insatta i vilka avtalstider som gäller för de större verksamhetssystemen och diskutera möjligheter till samverkan inom ramen för LYST. sänds till Kommunchef, Lycksele kommun Koncernschef, Storuman kommun Kommunsekreterare, Lycksele kommun Kommunsekreterare, Storuman kommun

7 7(8) Lyst 48 Dnr Mål och budget Enhetschef kundtjänst redovisar justerad budget Nämnden tar del av informationen och fastställer budget 2014 med följande justeringar, kostnad mobil extension 250 kr per månad, minskad kostnad leasing växel, politiker arvoden och bilbokningsprogram Spacetime hanteras av respektive kommun. sänds till Ekonomienheten, Lycksele kommun

8 8(8) Lyst 49 Dnr Investeringsbudget Investeringsbudget tas upp för behandling i april och november varje år. Nämnden har vid dessa tillfällen möjlighet att föreslå förändringar. Samverkansnämnden LySt investeringsmedel för verksamhetssystem kundtjänst kommer att nyttjas till köp av växelutrustning för Åsele kommun. Investeringen är viktig det utökade samarbetet och är kostnadseffektiviserande för organisationerna. Investeringsmedlen är inte tillräckliga för att täcka alla kostnader och nämnden behöver yrka på omfördelning investeringsbudget. Nämnden tar del av informationen och beslutar att begära omfördelning av investeringsbudget med 300 tkr från IT-enheten Lycksele till samverkansnämnden LYST. et sänds till Ekonomienheten, Lycksele kommun