En Lathund om kyrkans närvaro i Sociala medier för anställda och förtroendevalda i Svenska kyrkan i Linköping
Inledning Nya internetbaserade kommunikationsformer skapar nya möjligheter för kyrkan. Många av Svenska kyrkans anställda använder dagligen dessa verktyg för att kommunicera både privat och yrkesmässigt. Rätt använt ger det en bra möjlighet för anställda och förtroendevalda i Svenska kyrkan att engagera sig i givande konversationer med medlemmar och allmänhet. Tillgång till kraftfulla kommunikationsverktyg innebär också vissa risker. Ett ogenomtänkt uttalande som tidigare bara hade nått ett fåtal kan nu helt plötsligt med vindens hastighet spridas över världen och nå en jättepublik. Ryckt ur sitt sammanhang kan det som sagts dessutom feltolkas och oftast finns det ingen möjlighet att stoppa spridningen. Linköpings kyrkliga samfällighet vill inte begränsa, utan i stället bejaka möjligheten att vara närvarande i sociala medier. Sociala medier är en ständigt pågående dialog. När anställda deltar genom att lyssna, bidra med kunskap, erfarenheter och entusiasm ger det många positiva effekter för Svenska kyrkan. Denna lathund har skrivits för att komplettera Policy för sociala medier och vara en hjälp för anställda i Linköpings kyrkliga samfällighet att använda sociala medier på ett positivt sätt och undvika de värsta fallgroparna. I första hand handlar den om den yrkesmässiga användningen av sociala media, men även vid privat användning kan man ha nytta av dessa riktlinjer. Speciellt när gränsen mellan privat och offentligt kan vara otydlig. Sociala medier är ett nytt kommunikationsfenomen som ständigt utvecklas. Det är viktigt att diskussionen om hur sociala medier används hålls levande i församlingarna.
Social medier - en definition Sociala medier är enkelt uttryckt internetbaserad kommunikation där vem som helst utan stora tekniska kunskaper kan vara med och kommunicera dela, kommentera och samtala. Ett sätt att vara social på internet. Det kan vara webbsidor och tjänster där man t ex kan: skapa och publicera innehåll delta i samtal eller kommentera det man tar del av ta del av andras material och andras diskussioner knyta och behålla kontakter Exempel på social medier Facebook, Twitter, Bloggar, Youtube, Flickr Rollerna som publik och författare är i sociala media ganska flytande. Det är kommunikation i dialogform där användaren är i fokus.
Hur agerar man? Anställda och förtroendevalda kan uppfattas som företrädare för Svenska kyrkan både när man är i tjänst och när man är ledig. Alla omfattas av yttrandefriheten och disponerar givetvis själva sin fritid, men man väljer inte alltid själv när andra uppfattar en som företrädare för Svenska kyrkan. Därför är det viktigt att fundera över hur man agerar i sociala medier. Här kommer några råd. Var öppen och tydlig Uttalar du dig i egenskap av anställd hos Svenska kyrkan skall du alltid vara noga med att berätta vem du är och var du jobbar. Kommenterar du frågor som rör Svenska kyrkan men ger dina privata reflektioner så är det viktigt att tydliggöra att det är dina egna åsikter och att du ändå är öppen med var du arbetar. Bidra med din kompetens De som möter Svenska kyrkan i sociala medier har rätt att förvänta sig att inlägg och kommentarer håller hög kvalitet. Uttala dig inte om det du inte säkert vet. Var ärlig och ansvarstagande Undanhåll inte information, men lova inte mer än du kan hålla. Har du gjort ett misstag och lämnat felaktig information så erkänn detta och rätta det omedelbart. Ärlighet och ansvarstagande skapar förtroende både för dig själv och för Svenska kyrkan. Var alltid vänlig och artig Kortfattad skriftlig information kan ibland missuppfattas. Undvik att skapa konflikt och sök en frukbar dialog. Håll dig lugn och förklara din ståndpunkt så sakligt som möjligt. Använd ett vårdat språk
och var aldrig nedlåtande. Ditt svar kan komma att läsas av många, så tänk efter en extra gång innan du postar ett inlägg och använd sunt förnuft. Respektera andras rätt att uttrycka sig Respektera yttrandefriheten och allas rätt att ge uttryck för både positiva och negativa synpunkter på Svenska kyrkan. Att andra talar om Svenska kyrkan är en realitet som vi måste förhålla oss till. Vi kan inte kontrollera denna kommunikation med vi kan delta och ge vår syn, rätta direkta felaktigheter och lära oss av misstag. Tänk på att inte säga mer än du skulle ha gjort på en middagsbjudning där du inte känner alla. Sociala medier är inte skiljt från verkligheten. Det är också verkligheten.
Stärk medlemmarna Svenska kyrkan är alla dess medlemmar. Medlemmarna kan vara kyrkans företrädare och identitetsbärare. Att stärka och legitimera dessa som stolta, ansvarstagande representanter för kyrkan är viktigt rent allmänt, även i sociala medier. Dessa medlemsröster upplevs ofta som mer trovärdiga än kyrkans officiella röst. Privat och offentligt Användningen av sociala medier gör att gränsen mellan privat och offentligt kan försvinna eller bli otydlig. De nya sätten att kommunicera ställer nya krav på arbetsledningen att ta upp diskussioner om hur och när man kommunicerar i de nya kanalerna. Detta bör tas upp både på personalsamlingar och i samband med utvecklingssamtal. Arbetsledaren är den som beslutar hur man ska använda sociala medier i sin tjänst. I kommunikationsplanen Sociala medier är kanaler bland andra och bör diskuteras i samband med de kommunikationsplaner som görs. Särskilda överväganden bör alltid göras utifrån syfte och målgrupp. I samband med förtroendeuppdrag Sammanträden i kyrkoråd och nämnder är inte offentliga och därför bör ledamöterna tillsammans diskutera hur man hanterar information om beslut och diskussioner som varit. Detta är extra viktigt med tanke på den snabba och breda spridning som informationen har via sociala medier. Skydda konfidentiella interna uppgifter Lämna aldrig ut konfidentiell information om enskilda personer, pågående affärer, leverantörer, anställda med mera.
Att reflektera över innan du börjar... Sociala medier är verkliga mötesplatser där vi möter människor på lika villkor. Det pågår en öppen, ärlig, autentisk dialog där det ofta är VIKTIGARE ATT LYSSNA ÄN ATT TALA - och sedan reflektera över det som sägs. Här kan kyrkan vara närvarande och synlig. Samtala och lyssna. Ställa och besvara frågor och ge pålitlig information. Sociala medier är oftast ett offentligt rum där allt det du gör finns kvar. Är syftet att vi vill få fler till verksamheten i församlingen eller att driva verksamhet på nätet? Är mötet på nätet gott nog? Är det huvudsyftet att lyssna in hur folks verklighet ser ut eller att föra fram ett budskap? Är syftet att informera, kommunicera eller bygga relationer? Vill vi vara en samtalspartner eller ett samtalsämne? Är det församlingen vi vill lyfta fram eller är det en fråga vi vill driva? Vem blir du vän med på Facebook? Var och en bestämmer själv hur man använda sin profil och vilka man vill bli vän med. Men det kan vara klokt att fundera över var man vill dra sina egna gränser. Går det att skilja på arbetsrelationer och privata relationer? Finns det maktförhållanden som kan försätta mig i krångliga situationer? Vad vill jag dela med mig av till vem? Osv... Lycka till!
nätverk mötesplats lyssna dialog delaktighet få tips nå ut starkare relation vara synlig finnas där våra medlemmar finns ge pålitlig information