1. INTRODUKTION TILL EXCEL 2008... 5 A. Docendo-pedagogiken...6 B. Hämta övningsfiler...7 C. Starta programmet...8 D. Avsluta programmet...8 E. Programfönstret...9 F. Elementgalleriet...10 G. Verktygslådan...11 H. Alternativknappar...11 I. Inställningar...12 J. Hjälpfunktionen...13 DEL 1 SKAPA KALKYL 2. SKAPA NY ARBETSBOK... 16 A. Projektgalleriet...16 3. ARBETSBOKSVYER... 17 A. Zooma...17 4. MARKERA CELLER... 18 A. Flytta markören och markera celler...18 B. Markera cellområden...18 5. SKRIVA TEXT OCH TAL... 20 6. SPARA ARBETSBOK... 21 A. Spara en arbetsbok...21 B. Spara med nytt namn/i annan mapp...22 C. Skapa ny mapp...22 D. Spara i annat filformat...23 7. STÄNGA ARBETSBOK... 23 8. ÖPPNA ARBETSBOK... 24 9. REDIGERA KALKYL... 25 A. Redigera cellinnehåll...25 B. Radera cellinnehåll...25 C. Ångra...26 D. Skapa serie med Autofyll...27 E. Kopiera och flytta celler...29 F. Klippbok...30 10. SKRIVA UT ARBETSBOK... 31 A. Förhandsvisa arbetsbok...32 11. SÖK OCH ERSÄTT... 33 A. Sök...33 B. Ersätt...34 12. KOMMENTARER... 35 A. Infoga kommentarer...35 B. Redigera och ta bort kommentarer...36 13. SKAPA FORMLER... 37 A. Enkel formel...37 B. Autosumma...38 C. Kopiera formler...40 D. Absoluta och relativa cellreferenser...41 DEL 2 FORMATERA KALKYL 14. FORMATERA TAL... 44 A. Formatera via verktygslådan... 44 B. Formatera via verktygsfältet... 45 C. Formatera via dialogrutan... 46 15. FORMATERA TECKEN... 47 A. Formatera via verktygslådan... 47 B. Formatera via verktygsfältet... 48 C. Formatera via dialogrutan... 48 16. TEXTJUSTERING... 49 A. Formatera via verktygslådan... 49 B. Formatera via verktygsfältet... 49 C. Formatera via dialogrutan... 51 17. KOPIERA FORMAT... 51 18. FORMATERA CELLER... 52 A. Kolumnbredd... 52 B. Radhöjd... 54 C. Kantlinjer... 55 D. Fyllningsfärg... 55 19. RADER OCH KOLUMNER... 56 A. Infoga rader och kolumner... 56 B. Formelfel... 56 C. Flytta och kopiera rader och kolumner... 57 D. Ta bort rader och kolumner... 57 E. Dölja/visa rader och kolumner... 58 F. Låsa/låsa upp rader och kolumner... 58 20. UTSKRIFTSFORMAT... 59 A. Formatera via verktygslådan... 59 B. Formatera via dialogrutan... 60 C. Sidhuvud och sidfot... 62 21. SIDBRYTNINGAR... 65 A. Infoga sidbrytning... 66 22. SKYDDA CELLER... 67 A. Ta bort bladets skydd... 68 23. BLADFLIKAR... 68 A. Infoga blad... 69 B. Bläddra mellan bladflikar... 69 C. Gruppera blad... 70 D. Byta namn på blad... 71 E. Ta bort blad... 71 24. FLYTTA OCH KOPIERA BLAD... 72 A. Flytta och kopiera blad i en arbetsbok... 72 B. Flytta och kopiera blad mellan arbetsböcker... 73 25. FLYTTA OCH KOPIERA MELLAN BLAD... 74 A. Dra och släpp-metoden... 74 B. Klipp och klistra... 75 26. FORMLER I TREDIMENSIONELL KALKYL... 76 A. Länkformel... 76 B. Summera värden från flera blad... 77 INNEHÅLL
INNEHÅLL DEL 3 UTÖKA KALKYL 27. SKAPA DIAGRAM...80 A. Välja diagramtyp...80 B. Skapa diagram...81 C. Diagrammets placering...82 28. REDIGERA DIAGRAM...84 A. Flytta, kopiera och ta bort diagram...84 B. Flytta diagramelement...85 C. Ändra storlek på diagramelement...85 D. Ta bort diagramelement...85 E. Lägga till diagramelement...86 F. Ändra diagramtyp...87 G. Ändra data...88 29. FORMATERA DIAGRAM...89 A. Diagramformat...89 B. Formatera enstaka diagramelement...90 30. SKRIVA UT DIAGRAM...91 31. DOKUMENTTEMAN...92 A. Teman...92 32. INFOGA FUNKTIONER...93 A. Beräkna automatiskt...93 B. Infoga via verktygslådan...94 C. Infoga via knappen Autosumma...95 D. Formelfältet...95 E. Skriva funktioner...96 F. Redigera funktion...96 G. Statistiska funktioner...97 H. Logiska funktioner...98 33. SKAPA LISTOR...100 A. Infoga lista...100 B. Ta bort listområde...101 C. Infoga data i lista...102 D. Formatera lista...103 34. SORTERA DATA...104 A. Sortera efter en kolumn...104 B. Sortera efter flera kolumner...105 C. Sortera efter anpassad sorteringsordning...106 35. FILTRERA DATA...108 A. Filtrera lista...108 B. Anpassa filter...110 C. Avancerat filter...111 36. VERIFIERA DATA...112 37. EXTRA ÖVNINGAR...114 SAKREGISTER... 124 KORTKOMMANDON... 128 4
Del 3 UTÖKA KALKYL 27. Skapa diagram... 80 28. Redigera diagram... 84 29. Formatera diagram... 89 30. Skriva ut diagram... 91 31. Dokumentteman... 92 32. Infoga funktioner... 93 33. Skapa listor... 100 34. Sortera data... 104 35. Filtrera data... 108 36. Verifiera data... 112 37. Extra övningar... 114
27. SKAPA DIAGRAM Med hjälp av diagram kan du presentera informationen i kalkylen på ett överskådligt sätt. Diagram är en sorts grafisk presentation som kan se ut på en mängd olika sätt. Grundtanken med diagram är att de tydligt ska visa de data som de representerar. A. Välja diagramtyp Excel stödjer en mängd olika diagramtyper vilket gör att du kan presentera olika typer av data på det sätt som tydligast åskådliggör vad de föreställer. När du väljer diagramtyp är det också viktigt att tänka på att diagrammet inte bara ska vara snyggt att titta på, användaren måste också förstå diagrammets betydelse. Nedan går vi igenom de tre vanligaste diagramtyperna. Om du är osäker på vilken diagramtyp du ska välja kan du testa stapeldiagram. Stapeldiagram passar till många olika typer av data. Stapeldiagram Den vanligaste typen av diagram är förmodligen stapeldiagram. Stapeldiagram är lämpliga för beräkningsbar data. Varje stapelfärg representerar en serie. En serie består av datapunkter vilka representeras av staplar. Cirkeldiagram En annan vanlig typ av diagram är cirkeldiagram. Grundtanken med cirkeldiagram är att de olika cirkelsektorer som delar upp diagrammet svarar mot en series del av en helhet. Varje cirkelsektor visar en datapunkt. Tänk på att det kan vara svårt att representera flera tidpunkter i ett cirkeldiagram. Om du vill jämföra data över en tidsperiod med cirkeldiagram kan du representera varje tidpunkt med ett eget cirkeldiagram. Linjediagram När du ska illustrera data över en tidsserie kan du använda linjediagram. Linjediagram illustrerar tydligt dataförändringar över en tidsaxel, och är lämplig att använda för att visa till exempel aktiekurser eller valutakurser. Stapeldiagram Cirkeldiagram Linjediagram 80
B. Skapa diagram När du skapar ett diagram gör du så här: 1 2 3 4 Markera det som ska visas i diagrammet, det vill säga siffervärden, texter för x-axel (kategoriaxel) och teckenförklaringar för dataserierna. Klicka på fliken Diagram i elementgalleriet. Klicka på den grupp i galleriet Diagram som motsvarar den typ av diagram som du vill skapa. Om alla grupper inte visas klickar du på knappen Fler grupper längst till höger. Klicka på något av de färdiga format som visas i galleriet, använd bläddringspilen till höger om du vill visa fler elementformat. Nu skapas ett diagram på samma blad. I verktygslådan visas ytterligare alternativ specifika för diagram, med vars hjälp du kan redigera diagrammet samt välja ett fördefinierat diagramformat. Via elementgalleriet och fliken Diagram kan du snabbt skapa ett diagram av ett markerat cellområde. 2 3 4 1 81
Övning 38 Skapa ett stapeldiagram Öppna arbetsboken BÄRBUSKAR DIAGRAM som finns i övningsmappen. Skapa ett stapeldiagram enligt nedan av uppgifterna i området A3:D7. Spara arbetsboken. C. Diagrammets placering Diagrammet skapas automatiskt som ett inbäddat diagram. Vill du att diagrammet ska visas på ett eget blad, eller flyttas till ett annat blad gör du så här: 1 2 3 Öppna Diagram-menyn och välj Flytta diagram (du kan även välja samma kommando på snabbmenyn som visas när du Ctrl- eller högerklickar på diagrammet). Markera Nytt blad för att flytta diagrammet till ett eget blad och skriv namnet på det nya bladet, eller markera Objekt i för att låta diagrammet vara inbäddat. Öppna listan och välj vilket blad som diagrammet ska ligga på. Klicka på OK. 1 2 3 82
Inbäddat diagram Diagram på eget blad 83
28. REDIGERA DIAGRAM När du har skapat ett diagram kan det hända att du i efterhand vill förändra det. Här ska du få lära dig hur du kan redigera ett diagram. När det inbäddade diagrammet är markerat (visas med en ram som innehåller små markeringshandtag) eller när ett diagramblad visas, får du tillgång till fler grupper i verktygslådan, till exempel Diagramalternativ och Diagramdata. Dessa kan du använda för att redigera diagrammet. Du kan enkelt se namnen på de olika elementen (delarna) i ett diagram genom att peka på dem. Efter någon sekund visas en liten textruta med elementets namn. För att markera elementet klickar du på det, för att avmarkera det trycker du på tangenten Esc. A. Flytta, kopiera och ta bort diagram När diagrammet är markerat kan du bland annat flytta det, ändra storlek på det och radera det. För att flytta det markerade diagrammet, pekar du på diagramområdet (den vita bakgrunden) och drar (muspekaren ändrar utseende till en korspil) till önskad position. För att ändra storlek på det markerade diagrammet pekar du på något av markeringshandtagen (muspekaren ändrar utseende till en dubbelriktad pil) och drar ut diagramytan till önskad storlek. För att flytta eller kopiera det markerade diagrammet använder du kommandona Klipp ut eller Kopiera på Redigera-menyn. Visa sedan det blad eller den arbetsbok som du vill infoga diagrammet i, och välj Klistra in på samma meny. Du kan naturligtvis även använda knapparna i verktygsfältet för att kopiera diagrammet. För att flytta eller kopiera diagrambladet gör du på samma sätt som när du hanterar vanliga kalkylblad. För att radera ett markerat diagram trycker du på Delete. 84
Övning 39 Flytta och ändra storlek på diagram Fortsätt med arbetsboken BÄRBUSKAR DIAGRAM (eller öppna DIAGRAMUNDERLAG BÄRBUSKAR om du inte gjorde föregående övning). Markera det inbäddade diagrammet och flytta det så att det ligger direkt nedanför kalkylen. Öka storleken på diagrammet så att det blir tydligare. Spara arbetsboken. B. Flytta diagramelement Du kan flytta på de flesta element i diagrammet, både i det inbäddade diagrammet och på diagrambladet. Du kan till exempel flytta ritytan, förklaringsrutan och rubriken. När du ska flytta ett element markerar du först elementet som ska flyttas. Det markeras då med små handtag. Peka, med muspekaren i form av en pil, på markeringen eller dess ram och dra till önskad placering. C. Ändra storlek på diagramelement Du kan även ändra storlek på de olika elementen, både i det inbäddade diagrammet och på diagrambladet. Markera först elementet som du ska ändra storlek på, peka sedan, med muspekaren i form av en dubbelpil, på ett markeringshandtag och dra till önskad storlek. D. Ta bort diagramelement För att ta bort ett diagramelement markerar du det element du vill ta bort och trycker på Delete. 85
E. Lägga till diagramelement Vill du lägga till eller flytta element i diagrammet använder du verktygslådan och gruppen Diagramalternativ. Vill du lägga till en diagramrubrik ser du till att Diagramrubrik är vald i rutan under Rubrik. Klicka i rutan nedanför och skriv önskad rubrik. Vill du senare ändra rubriken markerar du texten och ändrar den. För att infoga axelrubriker väljer du Vågrät (Kategori) axel eller Lodrät (Värde) axel i rutan under Rubrik. Skriv önskad rubrik i rutan nedanför. Under Axlar kan du klicka på knapparna för att ange hur axlarna ska se ut. Under Stödlinjer kan du klicka på knapparna för att välja vilka stödlinjer som ska visas. I listrutan Etiketter under Andra alternativ kan du lägga till etiketter. I listrutan Förklaring under Andra alternativ kan du välja var du vill placera förklaringen över vad serierna representerar för data. Välj Ingen om du inte vill visa någon förklaring. Övning 40 Disponera om diagram Fortsätt med arbetsboken BÄRBUSKAR DIAGRAM (eller öppna DIAGRAMUNDERLAG BÄRBUSKAR om du inte har gjort tidigare övningar). Disponera om diagrammet så att det ser ut som nedan. Spara arbetsboken. 86
F. Ändra diagramtyp Det är viktigt att du väljer rätt diagramtyp när du vill visa ett siffermaterial i diagramform. För att byta diagramtyp gör du så här: 1 2 3 4 Markera det inbäddade diagrammet eller öppna diagrambladet. Öppna Diagram-menyn och välj Diagramtyp, eller klicka på fliken Diagram i elementgalleriet. Klicka på önskad diagramtyp högst upp i galleriet Diagram. Om alla grupper inte visas klickar du på knappen Fler grupper. Välj något av de färdiga format som visas i galleriet, använd bläddringspilen till höger om du vill visa fler elementformat. 2 3 4 Övning 41 Ändra diagramtyp Fortsätt med arbetsboken BÄRBUSKAR DIAGRAM (eller DIAGRAMUNDERLAG BÄRBUSKAR). Ändra diagrammet så att det blir ett tredimensionellt stapeldiagram. Spara arbetsboken. 87