Protokoll 1 (20) Plats och tid: A-salen, Guldsmeden Hudiksvall, måndag den 27 april, klockan 9:00-12:10 Förtroendevalda: Beslutande: Ej beslutande: Nina Burchardt (S) ordf. Roland Olsson (S) Kent-Ola Backlund (S) John-Olov Ericksson (S), 44-56 Niklas Hallberg (S) Sheran Alja (S) Pär Söderström (S), 57-58 Olle Jonsson (V) Linus Kjellin (V) Ulla G Jonsson (MP) Ann-Sofie Jonsson (MP) Per Palm (MP) 59 Sven Bergstöm Trolin (C), 44-56 Karin Hjelm (C) Mats Olsson (C), 57-59 Kristina Träff (M) Thomas Groth (M) Victoria Ronedal (SD) Pär Söderström (S), 44-56 Per Palm (MP), 44-58 Lena Bergils (MP) Mats Olsson (C), 44-56 Adam Rydstedt (M), 44-45 Torsten Myrgren (M) Övriga deltagare: Utses att justera: Sekreterare Helena Löfgren, förvaltningschef Jenny Lönnroos, förvaltningschef Ulrika Wenn, Kulturskolechef Elisabeth Hellzén 46, utredare Carolina Nordlinder 46-48, ekonom Martin Svensk 52, kvalitetsstrateg Annika Lindfors 54. Thomas Groth Justeringens plats och tid: Guldsmeden, Hudiksvall den 11 maj klockan 11:30 Underskrifter: Paragrafer: 44-59 Sekreterare: Helena Löfgren Ordförande: Nina Burchardt Justerande: Thomas Groth
Protokoll 2 (20) Bevis/anslag Protokollet är justerat. Justeringen tillkännagiven genom anslag. Anslagstid, från och med till och med 2015-05-12 2015-06-02 Förvaringsplats för protokollet Underskrift Helena Löfgren
Protokoll 3 (20) Innehållsförteckning 44 Kulturplanen 2015-2020 och andra styrdokument... 4 45 Bokbussen/medborgarkontor... 5 46 Kulturskolans danslokaler... 6 47 Intern kontrollplan... 7 48 Sponsoransökan... 8 49 Val till stiftelsen Hudiksvalls Bruksminnen... 9 50 Projektkontor... 10 51 Förvaltningen informerar... 11 52 Ekonomirapport... 12 53 Kick - Off... 13 54 Synpunkter, klagomål och beröm... 14 55 Meddelanden... 15 56 Ersättare till Förvaltningschefen... 16 57 Investeringsbidrag... 17 58 Investeringsbidrag... 18 59 Driftbidrag... 19
Protokoll 4 (20) 44 Kulturplanen 2015-2020 och andra styrdokument Dnr 2015-005-800 Under 2014 utarbetades en kulturplan för utveckling av kulturen i Hudiksvalls kommun. Utöver kulturplanen finns kulturpolitiska viljeinriktningar, Glada Hudik språnget, den nationella- och regionala kulturplanen, idrottspolitiskt program och nämndsplan. Den 1 januari 2015 sammanfördes kultur- och fritidsfrågorna i en ny nämnd; kultur- och fritidsnämnden och ärendet återremitterades till den nya nämnden från kommunfullmäktige. Den nya nämnden har att ta upp kulturplanen som ärende och ta ställning till dess strategiska betydelse för utformning och utveckling av kulturen samt hur de olika dokumenten ska förhålla sig till varandra. Vem som ansvarar för uppföljning samt revidering av dokumenten bör tydliggöras. Ärendet fortsätter att diskuteras vidare i nästkommande arbetsutskott. Beslutsunderlag Protokoll kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2015-04-13, 1 Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteutlåtande 31 mars 2015
Protokoll 5 (20) 45 Bokbussen/medborgarkontor Dnr 2015-142-881 beslutar att ge förvaltningschefen i uppdrag att starta upp planeringsarbetet för upphandling av en ny bokbuss/ett rullande medborgarkontor, att förvaltningschefen ges i uppdrag att upprätta uppdragsbeskrivning för planeringsarbetet, att arbetsutskottet ska utgöra politisk styrgrupp för uppdragets genomförande, samt att nämnden löpande hålls informerad om hur uppdraget utvecklas I budget 2015 och planering för 2016-2018 har 3 miljoner avsatts i investeringsbudgeten för inköp av en ny bokbuss. Kultur och fritidsnämnden har i särskilt uppdrag fått ansvaret för att den nya bokbussen finns på plats under hösten 2016. Upphandlingsunderlag och planering för bokbuss/medborgarkontor tas fram under 2015. Planeringsarbetet bör starta upp under maj 2015. Beslutsunderlag Protokoll kultur- och fritidsförvaltningens arbetsutskott 2015-04-13, 3 Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteutlåtande 31 mars 2015
Protokoll 6 (20) 46 Kulturskolans danslokaler Dnr 2015-143-292 beslutar att hos kommunstyrelsen föreslå att en kompletterande utredning omgående tillsätts för att ta fram alternativa lösningar för hur behovet av ändamålsenliga lokaler för Kulturskolans dansverksamhet ska kunna tillgodoses. Den 1 januari 2016 flyttar Kulturskolan in i det renoverade Läroverket med sin verksamhet. Behovet av ändamålsenliga lokaler för Kulturskolans verksamheter har då tillgodosetts utom för dansen. I den utredning som legat till grund för Läroverkets renovering fanns en lokal för dansundervisning. Under det pågående arbetet med renoveringen har olika alternativ till danslokal i Läroverket varit aktuella men av olika anledningar har inte något av dem kunnat genomföras. Detta betyder att den ursprungliga idén om och planeringen för en sammanhållen kulturskoleverksamhet inte har förverkligats. Någon konsekvensbeskrivning upprättades inte i samband med att behovet av danslokaler i Läroverket inte kunde tillgodoses. För dansens del betyder detta i nuläget att man lokalmässigt är hänvisad till nuvarande lokaler i 316 Kubik och Wallnersgården. Lokaler som idag inte är ändamålsenliga och i behov av både renovering och ett antal kompletterande åtgärder. Beslutsunderlag Protokoll kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2015-04-13, 5 Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteutlåtande 31 mars 2015
Protokoll 7 (20) 47 Intern kontrollplan Dnr 2015-145-004 beslutar att följande områden ska ingå i kultur- och fritidsnämndens interna kontrollplan för 2015: Ärendehantering för bidragsansökningar samt skador och tillbud Synpunkts- och klagomålshantering Säkerställa att nödvändiga planer finns inom alla enheter Kommunfullmäktiges reglemente för internkontroll syftar till att säkerställa ett upprätthållande av en tillfredställande internkontroll. Enligt KL 6 kap. 7 ska nämnden inom sitt område se till att verksamheten bedrivs i enlighet med de mål och riktlinjer som fullmäktige har bestämt samt de föreskrifter som gäller för verksamheten. De skall också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredställande sätt. Beslutsunderlag Protokoll Kultur- och fritidsförvaltningens arbetsutskott 2015-04-13, 2 Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteutlåtande 20 mars 2015 KL 6 kap. 7 Kommunfullmäktige 2008-06-16 74
Protokoll 8 (20) 48 Sponsoransökan Dnr 2015-123-807 beslutar att hos kommunstyrelsen ställa frågan om sponsorpengar ska ingå inom ramen för föreningsverksamhet, utöver dagens föreningsbidrag samt att hos kommunstyrelsen begära ett tydliggörande om var ansvarsfrågan gällande sponsorpengar ska ligga. Hudiksvalls gymnastikförening har inkommit med en sponsoransökan. Kultur- och fritidsförvaltningens samlade bedömning är att Hudiksvalls gymnastikförenings ansökan inte passar in under förvaltningens befintliga bidragskriterium. Vidare kan sponsoransökan bedömas som ofullständig då föreningens motprestation inte är redovisat i ansökan. Beslutsunderlag Protokoll kultur- och fritidsförvaltningens arbetsutskott 2015-04-13, 8 Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteutlåtande 31 mars 2015
Protokoll 9 (20) 49 Val till stiftelsen Hudiksvalls Bruksminnen Dnr 2015-041-107 beslutar att godkänna förslaget av Lars Olov Widell som ordinarie revisor till stiftelsen Hudiksvalls Bruksminnen har att förrätta val av ordinarie revisor och ersättande revisor, till Stiftelsen Hudiksvalls Bruksminnen, för mandatperioden 2014-2017. Sven Bergström Trolin föreslår Lars Olov Widell som ordinarie revisor. Beslutsunderlag Protokoll kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2015-04-13, 9
Protokoll 10 (20) 50 Projektkontor Dnr 2015-144-778 beslutar att föreslå kommunstyrelsen att skapa ett projektkontor, med att en tjänst inrättas med uppdrag att ta tillvara de möjligheter som finns till ökad externfinansiering av prioriterade projekt. En stor del av Kultur och fritidsnämndens och förvaltningens ansvar och uppdrag är att stödja föreningslivet. Detta görs bland annat genom olika sökbara förenings- och projektbidrag. Den budget som Kultur och fritidsnämnden förfogar över medger inte alltid bidrag på den nivå som efterfrågas. Detta beror framförallt på att de arrangemang som man söker bidrag för har blivit alltmer kostnadskrävande. Antalet ansökningar som förutsätter finansiering från flera olika bidragsgivare har ökat. Allt oftare har delfinansiering beviljats samtidigt som hänvisning till andra finansieringsmöjligheter har gjorts. Detta utan att den nödvändiga kompetensen och överblicken alltid finns över vilka finansieringsmöjligheter som föreligger. Inte minst gäller detta för de EU-medel som är sökbara och även vilka olika fonder som kan kopplas till olika ansökningar. Det finns en vinning i att samla kompetens och överblick över de möjligheter som finns för extern finansiering. En finansiering som kan innebära att den egna insatsen kan öka med externa bidrag. Beslutsunderlag Protokoll Kultur- och fritidsförvaltningens arbetsutskott 2015-04-13, 7 Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteutlåtande 31 mars 2015
Protokoll 11 (20) 51 Förvaltningen informerar Förvaltningschef Jenny Lönnroos beskriver vad som händer i verksamheten: Arbete pågår med att lära känna verksamheten för att göra en gemensam verksamhetsplan som ska möta upp de förväntningar som finns. Säkerställa att allt som ligger under kultur- och fritidsförvaltningens ansvar genomförs. Riskanalys kommer att genomföras av chefernas roller. Diskussioner pågår med tekniska förvaltningen över lokalerna i 316 kubik. Badhuset i Iggesund kommer att renoveras och måste stängas vår 2016. Badhuset kommer att stängas för allmänheten, men babysim och vissa grupper kommer att kunna vara där under renoveringsperioden. Konsekvensbeskrivning av situationen under renoveringen kommer att göras. Delegationsordningen behöver revideras till nästa nämnd. Ordförande tackar för informationen.
Protokoll 12 (20) 52 Ekonomirapport Ekonom Martin Svensk presenterar en månadsrapport med överblick fram till mars över de olika verksamheterna. Det här året kommer att bli som ett start år för den nya förvaltningen. Budgeten för kultur- och fritidsförvaltningen kommer att presenteras inom den närmsta tiden. Ordförande tackar för informationen.
Protokoll 13 (20) 53 Kick - Off Kick-off för den nya förvaltningen kultur- och fritid kommer att ske. En arbetsgrupp med politiker och tjänstemän har utsetts till att arbeta fram ett förslag. Första träffen kommer att bli 13 maj klockan 14:00. Ordförande tackar för informationen.
Protokoll 14 (20) 54 Synpunkter, klagomål och beröm Kvalitetsstrateg Annika Lindfors beskriver hur Hudiksvalls kommun vill att förvaltningarna arbetar med synpunkter, beröm och klagomål. En arbetsgrupp från alla förvaltningar har varit med och bestämt hur åsikterna ska hanteras. Uppföljning är en viktig del i synpunktshanteringen. Information finns på kommunens hemsida. Ordförande tackar för informationen.
Protokoll 15 (20) 55 Meddelanden Förvaltningschef Jenny Lönnroos beskriver vilka arbetsskador och tillbud som har skett inom kultur- och fritidsförvaltningen sedan uppstart samt vilka synpunkter som har inkommit från kommunmedlemmarna. Återrapport av arbetsskador och tillbud Inkommit Diarienr. Ärende Återko ppling Åtgärd Utfall 2015-01-12 Badhus; Personal har anmält att badgäst ramlat i trappa. n/a Ingen Badgäst har inte inkommit med skadeståndskrav 2015-01-23 2015-026-056 Bibliotek; Fallskada, Ja Anmäld till Inget skadestånd axelfraktur försäkringsbolag 2015-01-05 2015-105-066 Badhus; Halkolycka, Ja Anmäld till Utredning pågår armfraktur försäkringsbolag Återrapport av synpunkter, klagomål och beröm. Inkommit Diarienr. Ärende Återkoppling Åtgärd 2015-03-28 2015-140-820 Inomhus skatepark till Forsa Ja Under utredning 2015-04-14 2015-152-302 Förekomst av droger i sportparken Nej Under utredning 2015-04-18 2015-155-330 Inomhus skatepark i Forsa Ja Under utredning 2015-04-21 2015-163-880 Dålig webbläsare på Hudiksvalls bibliotek Nej Under utredning Rutin för uppdatering av programvara i offentliga datorer på Hudiksvalls bibliotek 2015-04-28 2015-140-820 Utomhus skatepark till Forsa Ja Under utredning Ordförande tackar för informationen.
Protokoll 16 (20) 56 Ersättare till Förvaltningschefen Ordförande föreslår att förvaltningschefen får i uppdrag att utse en ersättare vid frånvaro.
Protokoll 17 (20) 57 Investeringsbidrag Dnr 2015-027-805 beslutar att godkänna fördelning av investeringsbidrag för våren 2015. Föreningar har möjlighet att söka investeringsbidrag två gånger per år. Detta är första ansökningsomgången. För att ansökan ska räknas som investeringsbidrag måste projektet ha en varaktighet på minst tre år och omfatta ett basbelopp. Budgeten för kultur- och fritidsförvaltningens investeringsbidrag ligger på 250 000 kronor per sökomgång. Totalt har sex stycken föreningar inkommit med var sin ansökan om investeringsbidrag på totalt 867 000 kronor. Ansökningar gällande investeringsbidrag över 500 000 kronor lämnas till kommunstyrelsen. Förvaltningens förslag till fördelning av investeringsbidrag våren 2015 Förening Ansökt belopp Beviljat belopp Näsvikens IK 72 000 36 000 Bjursåkers gymnastikoch idrottsförening 70 000 40 000 Bågskytteklubben Hudik 70 000 40 000 Delsbo köroch ridsällskap 50 000 25 000 John-Olov Ericksson (S) och Sven Bergström Trolin (C) anmäler jäv och lämnar sammanträdet. Beslutsunderlag Protokoll kultur- och fritidsnämndens arbetsutskott 2015-04-13, 16 Kultur- och fritidsförvaltningens tjänsteutlåtande
Protokoll 18 (20) 58 Investeringsbidrag Dnr 2015-027-805 beslutar att tillstyrka kultur- och fritidsförvaltningens förslag om fördelning av investeringsbidrag till Forsa Orienteringsklubb, samt att uppdra till arbetsutskottet att ta ställning till IF Team Hudiks ansökan. Föreningar har möjlighet att söka investeringsbidrag två gånger per år. Detta är försa ansökningsomgången. För att ansökan ska räknas som investeringsbidrag måste projektet ha en varaktighet på minst tre år och omfatta ett basbelopp. Budgeten för kultur- och fritidsförvaltningens investeringsbidrag ligger på 250 000 kronor per sökomgång. Totalt har sex stycken föreningar inkommit med var sin ansökan om investeringsbidrag på totalt 867 000 kronor. Ansökningar gällande investeringsbidrag över 500 000 kronor lämnas till kommunstyrelsen. Förvaltningens förslag till fördelning av bidragen i kronor: Förening Ansökt belopp Förslag IF Team Hudik 500 000 55 000 Forsa Orienteringsklubb 105 000 54 000 John-Olov Ericksson (S) och Sven Bergström Trolin (C) anmäler jäv och lämnar sammanträdet. Beslutsunderlag Protokoll s arbetsutskott 2015-04-13
Protokoll 19 (20) 59 Driftbidrag Dnr 2015-025-805 beslutar att bevilja driftbidrag till föreningarna enligt förvaltningens förslag. Föreningar som äger sina anläggningar kan söka driftbidrag för anläggningens driftkostnad. Anpassat förslag Sökta driftbidrag 7 949 900 Anpassat förslag 5 130 500 Budget driftbidrag 5 131 000 Förvaltningens förslag till fördelning av bidragen Förening Kr Bjuråkers GoIF 179 300 Delsbo IF 388 100 Näsvikens IK 268 800 Forsa IF 299 700 Högs SK 257 400 Njutångers IF Fotboll 69 600 Njutångers IF Skidor 20 700 Enångers IK 315 600 Norrbo IF 57 300 Lindefallets Sportklubb 353 800 BSK Iggesund 7 900 Hudiksvalls IF skidor 146 300 Forsa OK 56 600 Hudiksvalls Rid o Ponnyklubb 963 000 Tunalids Ridklubb 692 300 Delsbo kör- och ridsällskap 646 800 Hudiksvalls Tennisklubb 56 600 Hudiksvalls Pistolskytteklubb 16 100 Hedebackens Vänner 50 600 Enångers Atletklubb 55 900
Protokoll 20 (20) Forsa Scoutkår 45 900 Hudiksvalls Motorcykelklubb 69 400 IF Team Hudik 37 700 Bågskytteklubben Hudik 19 100 Hudiksvalls Bowlinghallförening 56 000 Summa 5 130 500 John-Olov Ericksson (S), Pär Söderström (S) samt Sven Bergström Trolin (C) anmäler jäv och lämnar sammanträdet. Beslutsunderlag Protokoll s arbetsutskott, 1 Kultur och fritidsförvaltningens Tjänsteutlåtande 16 april 2015