Kallelse/Underrättelse Sammanträde med Socialnämndens arbetsutskott Tid: Tisdagen den 13 September 2016, kl 14.15 Plats: Lilla Konfekten, Sidenvägen 7 D, Alingsås Information A/ Avdelningschefen för individ- och familjeomsorgsavdelningen informerar B/ Förvaltningschefen informerar Ärendelista Val av justerare och tid för justering 1. Sociala individärenden (sekretess) 2. Motion om frivilliginsatser i kommunens verksamheter - Stefan Svensson (KD) m fl 3. Grundläggande granskning 2016 - Skriftliga frågor och nämnddialog 4. Socialnämndens delårsbokslut 2016 (handlingar skickas separat) 5. Meddelanden 6. Delegationsbeslut i yttrandeärenden 7. Eventuellt övriga ärenden Britt-Marie Kuylenstierna Ordförande Gunvi Sultan Sekreterare Tel: 0322-61 66 89 E-post: gunvi.sultan@alingsas.se
Ärende 1 Sociala individärenden (sekretess)
Ärende 2 Motion om frivilliginsatser i kommunens verksamheter - Stefan Svensson (KD) m fl
Datum: 2016-08-05 Socialnämnden Handläggare: Lena Frygne Direktnr: 0322-617265 Beteckning: 2016.141 SN Motion om frivilliginsatser i kommunens verksamheter - Stefan Svensson (KD) m fl Ärendebeskrivning Stefan Svensson (KD), Niklas Hellgren (KD), Ann-Lie Tulokas Olsson (KD) och Kent Perciwall (KD) lämnade in motionen Frivilliginsatser i kommunens verksamheter till kommunfullmäktige den 25 maj 2016. Motionen tar upp hur såväl enskilda som föreningar och organisationer på ett enkelt sätt ska kunna engagera sig i frivilligverksamhet inom ramen för de kommunala verksamheterna. Motionärerna yrkar dels att det i den kommunala organisationen, med hjälp av en aktiv omvärldsbevakning, kartläggs var och på vilka sätt frivilliginsatser är möjliga och att det arbetas fram en modell för hur frivilligarbetet i kommunen ska vara organiserat och att denna modell implementeras. Kommunfullmäktige beslutade att lämna motionen till kommunstyrelsen för beredning. Kommunstyrelsens arbetsutskott beslutade den 8 juni 2016 att motionen skulle remitteras till barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden, utbildningsnämnden och vård- och omsorgsnämnden. Förvaltningens yttrande Socialförvaltningen ställer sig positiv till motionen. Flera delar av socialförvaltningens verksamheter arbetar aktivt tillsammans med civilsamhället, i form av företag, organisationer, ideella föreningar och enskilda kommuninvånare. Det kan handla om praktikplatser för deltagare i arbetslöshetsprogram, arbetsuppgifter för daglig verksamhet, daglig sysselsättning, feriearbeten, feriepraktik och fritidsaktiviteter för ensamkommande barn och unga. I flera fall är samarbetet en förutsättning för verksamhetens kvalitet och ibland för verksamhetens vara eller ickevara. En av styrindikatorerna från kommunfullmäktige är Större påverkan från medborgare. Socialnämndens åtagande är att utveckla samverkan med frivilligorganisationerna och övriga civilsamhället. Vid delårsbokslutet, efter augusti 2016, har avstämning gjorts och det kan konstateras att socialförvaltningen har ett pågående arbete med att samla aktörer från civilsamhället till omkring sex årliga nätverksträffar. För närvarande medverkar drygt 20 organisationer i nätverket. Utöver kyrkorna i Alingsås deltar representanter från idrottsföreningar och andra ideella organisationer. Nätverksträffarna syftar till att stärka förutsättningar för
samverkan mellan socialförvaltningen och den idéburna sektorn, samt möjliggöra delaktighet i den demokratiska processen och hitta konkreta uttryck för uppdrag och roller. Dialog förs om att formalisera samverkan kring integrationsstödjande insatser för nyanlända genom IOP (Idéburet offentligt partnerskap). Träffarna innebär också en möjlighet för kommunens och civilsamhällets representanter att gemensamt identifiera behov av områden där samverkan mellan kommun och ideell sektor skulle kunna påbörjas eller fördjupas ytterligare. Vid nätverksträffarna diskuteras även olika alternativ för att kunna samordna stödinsatser från organisationerna. Som ett led i att stärka detta arbete ytterligare har nätverket under året fördjupat sina kunskaper kring IOP genom att delta i ett antal workshops arrangerade av GR (Göteborgsregionens kommunalförbund). Förslag till beslut i Socialnämnden Socialnämnden godkänner förslaget till yttrande och översänder yttrandet till kommunledningskontoret. Exp: Kommunledningskontoret Socialförvaltningen Susanne Åhman Förvaltningschef Lena Frygne Controller Godkänd av: Titel: Datum: approvername approvertitle approverdate
Motion till kommunfullmäktige i Alingsås 2016-05-18 Frivilliginsatser i kommunens verksamheter Att göra gott för sina medmänniskor är något många kan och vill bidra med. När människor (volontärer) på frivillig basis engagerar sig för sina medmänniskor är det en positiv kraft till ömsesidig nytta och glädje för såväl givare som mottagare. Redan idag finns inom äldreomsorgen i Alingsås en frivilligförening som uträttar ett enastående arbete för kommunens äldre. Från tid till annan har också frivilliginsatser förekommit inom skolans ram, bland annat via s.k. klassmorfäder. Volontärernas uppgifter är och ska vara ett komplement och ett tillskott till offentlig verksamhet och inte ersätta den anställda personalens arbete. Grunden är att det arbete som utförs skapar mervärde för såväl givare som mottagare vilket bidrar till en ökad välfärd. Frivilliginsatser är således inget nytt i den kommunala organisationen men skulle kunna utvidgas till fler verksamheter än vad som idag är fallet. Olika typer av frivilligarbete finns idag i en rad kommuner inom exempelvis äldreomsorg, skola och förskola, bibiliotek, SFI (Svenska för invandrare) men även i form av besök i hemmiljö. I många kommuner har det införts en kommuncentral funktion för att på så sätt kunna överblicka hela kommunens behov av frivilliginsatser. Vinsterna med detta kan vara ett breddat utbud för volontärerna men också en sammanhållen organisation där gemensamma regler för frivilligverksamheten kan utformas. Exempelvis vad som ska gälla för rekrytering av volontärer, vilket stöd volontärerna behöver och vad de kommunala verksamheterna kan få hjälp med via volontärverksamheten. I den utvidgning som vi Kristdemokrater vill se finns det erfarenheter at hämta från det frivilligarbete som redan pågår (se ovan) men det finns också goda exempel att hämta från andra kommuner. Vidare är det viktigt att såväl enskilda som föreningar och organisationer på ett enkelt sätt ska kunna engagera sig i frivilligverksamhet inom ramen för de kommunala verksamheterna.
Med ovanstående i beaktande yrkar vi kristdemokrater på: - att det i vår kommunala organisation, med hjälp av en aktiv omvärldsbevakning, kartläggs var och på vilka sätt frivilliginsatser är möjliga - att det arbetas fram en modell för hur frivilligarbetet i kommunen ska vara organiserat och att denna implementeras Stefan Svensson (Kd) Niklas Hellgren (Kd) Ann-lie Tulokas-Olsson (Kd) Kent Perciwall (Kd)
Kommunfullmäktige 2016-05-25 Protokollsutdrag KF 135 Dnr 2016.268 KS 004 Motion om frivilliginsatser i kommunens verksamheter - Stefan Svensson (KD) m fl Stefan Svensson (KD), Niklas Hellgren (KD), Ann-Lie Tulokas Olsson (KD) och Kent Perciwall (KD) lämnar en motion om hur såväl enskilda som föreningar och organisationer på ett enkelt sätt ska kunna engagers sig i frivilligverksamhet inom ramen för de kommunala verksamheterna. Motionärerna yrkar följande: -att det i vår kommunala organisation, med hjälp av en aktiv omvärldsbevakning, kartläggs var och på vilka sätt frivilliginsatser är möjliga -att det arbetas fram en modell för hur frivilligarbetet i kommunen ska vara organiserat och att denna modell implementeras Kommunfullmäktiges beslut: Motionen lämnas till kommunstyrelsen för beredning. Exp: KS Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Kommunstyrelsens arbetsutskott 2016-06-08 Protokollsutdrag AU 128 Dnr 2016.268 KS 004 Motion om frivilliginsatser i kommunens verksamheter - Stefan Svensson (KD) m fl Ärendebeskrivning Stefan Svensson (KD), Niklas Hellgren (KD), Ann-Lie Tulokas Olsson (KD) och Kent Perciwall (KD) har till kommunfullmäktige den 25 maj 2016, 135 lämnat en motion om hur såväl enskilda som föreningar och organisationer på ett enkelt sätt ska kunna engagers sig i frivilligverksamhet inom ramen för de kommunala verksamheterna. Motionärerna yrkar följande: -att det i vår kommunala organisation, med hjälp av en aktiv omvärldsbevakning, kartläggs var och på vilka sätt frivilliginsatser är möjliga -att det arbetas fram en modell för hur frivilligarbetet i kommunen ska vara organiserat och att denna modell implementeras Kommunfullmäktige beslutade att lämna motionen till kommunstyrelsen för beredning. Arbetsutskottets beslut: Motionen remitteras till barn- och ungdomsnämnden, kultur- och fritidsnämnden, socialnämnden, utbildningsnämnden och vård- och äldreomsorgsnämnden. Exp: BUN, KFN, SN, UN, VÄN Justerandes sign Justerandes sign Justerandes sign Utdragsbestyrkande
Ärende 3 Grundläggande granskning 2016 - Skriftliga frågor och nämnddialog
2016-09-06 Lena Frygne 0322-61 75 65 Controller Socialnämnden Revisionens grundläggande granskning 2016 Ärendebeskrivning De förtroendevalda revisorerna i Alingsås kommun genomför varje år en grundläggande granskning av styrelser och nämnder. Syftet med den grundläggande granskningen är att översiktligt bedöma om styrelser och nämnder har skapat förutsättningar för tillräcklig styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Inför årets granskning har revisorerna sänt frågor som ska besvaras av socialnämnden. Revisorerna önskar träffa respektive styrelse och nämnds presidium tillsammans med förvaltningschef. Nämndens svar på revisionens skriftliga frågor kommer att vara utgångspunkt vid detta möte. Förvaltningens yttrande Förvaltningen har upprättat förslag till svar på revisionens frågor och föreslår nämnden att godkänna svaren och översända dessa till revisionen. Förslag till beslut Socialnämnden godkänner svaren till de frågor som de förtroendevalda revisorerna ställt vid 2016 års granskning och att svaren överlämnas till revisorerna. Susanne Åhman Förvaltningschef Exp Alingsås kommuns revisorer
Svar på frågor till socialnämnden i grundläggande granskning 2016 Gemensamma frågor till samtliga nämnder FRÅGA Enligt flerårsstrategi 2016 ska den politiska styrmodellen i Alingsås kommun utgå från tre perspektiv: ekologiskt, socialt och ekonomiskt perspektiv. Beskriv hur nämnden arbetat med att konkretisera dessa tre perspektiv i styrningen av verksamheten? Kommunens flerårsstrategi 2016-2018 innehåller åtaganden och indikatorer som väl täcker de tre perspektiven. De styrindikatorer som kommunfullmäktige har riktat till socialnämnden täcker de sociala och ekonomiska perspektiven. Däremot har ingen av styrindikatorerna utifrån det ekologiska perspektivet riktats till socialnämnden. De åtaganden som socialnämnden har i sin flerårsstrategi täcker väl in det sociala och även till delar det ekonomiska perspektivet. FRÅGA Beskriv vilka frågor som varit i fokus under året utifrån nämndens uppdrag samt styrande indikatorer? Kommunfullmäktige har i sin flerårsstrategi 2016-2018 riktat 14 styrindikatorer till socialnämnden. Kommunfullmäktige har varken i flerårsstrategin eller under 2016 gett några uppdrag riktade till socialnämnden. Styrindikatorer Ökat medarbetarengagemang Socialnämnden åtar sig att som arbetsmiljömål arbeta för ett tydligt ledarskap. Socialförvaltningen arbetar vidare med framtagandet av ett utvecklingsprogram för chefer med inriktning på tydligt ledarskap. Som en del i arbetet med att skapa tydligt ledarskap ingår också att skapa bättre förutsättningar för chefer i sina yrkesroller. Varje chef i förvaltningen har en så kallad chefsöverenskommelse, i vilken uppdrag och ansvar tydliggörs. Förvaltningen arbetar även med att ta fram motsvarande för medarbetare i en så kallad medarbetaröverenskommelse. I delar av verksamheten har det administrativa stödet förstärkts under året och kommer att fortsätta att förstäkras även under 2017. För att stärka chefer i deras roller ytterligare påbörjas även arbete med olika värdegrundsövningar i delar av förvaltningen under hösten. Bättre arbetsmöjligheter Bättre service till företagare Färre arbetslösa ungdomar Socialnämnden åtar sig att ge ensamkommande barn/ungdomar möjlighet till feriepraktik. Socialförvaltningen ansvarar för att erbjuda skolungdomar feriearbeten och feriepraktikplatser. Inför sommaren 2016 hade förvaltningen fått in något färre ansökningar om ferieanställning i förhållande till tidigare år. Minskningen kan delvis förklaras av att färre skolungdomar än tidigare varit behöriga att ansöka. Samtliga sökande har kunnat erbjudas en ferieanställning, de flesta inom kommunens verksamheter. 1
Ett av nämndens åtaganden är att erbjuda 50 asylsökande ensamkommande ungdomar feriepraktik. Målsättningen med feriepraktikplatserna är att de ska ha inriktning mot integrering i samhällslivet, ge språkträning och ge möjlighet för ensamkommande ungdomar att träffa och utöva aktiviteter tillsammans med andra. Trots svårigheter att under semestertider hitta handledare och att några praktikanordnare uttryckt oro för eventuella problem p g a bristande språkkunskaper, har totalt 55 ensamkommande ungdomar kunnat erbjudas feriepraktikplats. Merparten av praktikplatserna har varit inom civilsamhällets organisationer. Socialnämnden åtar sig att genom DUA 1 -överenskommelsen samverka med Arbetsförmedlingen, barn- och ungdomsnämnden och utbildningsnämnden för att minska arbetslösheten bland unga Genom DUA ska arbetsmarknadspolitiska insatser mot ungdomsarbetslöshet få större genomslag på lokal nivå. Delegationen främjar statlig och kommunal samverkan och utveckling av nya samverkansformer med målsättningen att minska ungdomsarbetslösheten. En lokal överenskommelse har tecknats mellan Alingsås kommun och Arbetsförmedlingen. Socialnämnden har erhållit ekonomiskt bidrag för att genomföra aktiviteter kopplade till överenskommelsen. Överenskommelsen har utmynnat i en gemensam verksamhet, Enter. Verksamheten är ett samarbete mellan Alingsås kommun, Arbetsförmedlingen och Samordningsförbundet MPHLA (Mölndal, Partille, Härryda, Lerum och Alingsås) och vänder sig till unga i åldrarna 16-24 år som står helt utanför studier och arbete. I detta fall rör det sig om cirka 270 ungdomar det vill säga nästan lika många som är inskrivna hos Arbetsförmedlingen. Ungdomarna får hjälp med allt från att skriva cv och söka jobb till praktikplatser eller studie- och yrkesvägledning. Behoven och förutsättningarna skiljer sig åt mellan de unga, men gemensamt för flertalet ungdomar är psykisk ohälsa. Av de 30 ungdomar som under 2016 valt att skriva in sig i projektet har 8 börjat eller är på väg att börja studera (varav 6 med utbildningskontrakt). 6 ungdomar har fått sommarjobb, 2 ungdomar har fått praktikplatser och 2 ungdomar har fått fast jobb. Under hösten kommer verksamheten att finnas på plats med drop-in och öppet hus nära de unga, i skolor och andra delar av Alingsås kommun än tätorten. Bland annat regelbundet i Sollebrunn. Sedan 2015 deltar socialförvaltningen i ett pilotprojekt kring upphandling med social hänsyn. I projektet deltar även kommunens upphandlingsenhet och representanter från de kommunala bolagen Alingsås Energi, Alingsåshem och Fabs. Tillsammans tas sysselsättningsfrämjande krav och sociala klausuler inför nya upphandlingar fram. Inom ramen för projektet görs även en inventering av kommande behov av upphandling där krav på sociala hänsyn kan vara aktuella. I tidigare bokslut rapporterades om FABS upphandling av markskötsel. Denna upphandling är nu genomförd med anställning av arbetslösa som ett krav. Förvaltningen samarbetar nu med leverantören kring rekrytering och matchning av kompetens. Inom kort kommer även upphandling av måltidsentreprenad att utannonseras, liksom upphandling av taxiresor till och från daglig verksamhet. Nöjda medarbetare Se tidigare om ett tydligt ledarskap. Nöjda medborgare Socialnämnden åtar sig att tillvarata brukarnas synpunkter Förvaltningen arbetar för att ta tillvara på brukarnas synpunkter bland annat med hjälp av brukarundersökningar. Under hösten kommer förvaltningen att delta i en nationell brukarundersökning inom funktionshinderområdet. Utbildning i gemensamt verktyg för genomförandet pågår nu inom förvaltningen. 1 DUA, Delegationen för unga till arbete 2
Flera enheter inom individ- och familjeomsorgen fortsätter att utveckla arbetet med brukarundersökningar efter socialstyrelsens standardiserade modeller. Genom att använda sig av standardiserade modeller med bestämda nyckeltal ökar också möjligheten att jämföra sig med andra liknande kommuner. Förvaltningen fortsätter arbetet med att utveckla aktiviteter för att öka brukarens möjligheter till inflytande. Uppdraget har bland annat förts in i flera chefsöverenskommelser. Inom de delar av förvaltningen som arbetar med boende och daglig verksamhet arbetar man kontinuerligt med att erbjuda insatser för att ytterligare utveckla de så kallade husmötena (brukare/boendemöten), forum där brukare får möjlighet att komma till tals, ställa- och få svar på frågor. Socialförvaltningen har tagit fram en rutin för klagomåls- och synpunktshantering som en del i det systematiska kvalitetsarbetet. De synpunkter och klagomål som inkommer till förvaltningen följs upp årligen i nämndens kvalitetsberättelse. Bättre bemötande och tillgänglighet Bättre information på hemsidan Socialnämnden åtar sig att förbättra informationen på webbplatsen Förvaltningen har ett fortsatt utvecklingsområde i att förbättra informationen på webben. Ett par verksamheter finns representerade i den jämförelsetjänst som finns på kommunens hemsida (www.alingsas.se). På sidan erbjuds kommuninvånare att få veta mer om olika verksamheter och jämföra eventuella alternativ. Förvaltningen har nyligen tillgängliggjort information om verksamheten Enter. Utöver detta arbetar förvaltningen kontinuerligt med att se över innehåll på webbsidor, uppdatera information och göra språket mer lättillgängligt för kommunens invånare. I arbetet med att öka tillgängligheten arbetar förvaltningen just nu med att använda korta webbadresser (t ex alingsas.se/enter). Förvaltningen arbetar också med att på webben länka till andra myndigheter t ex socialstyrelsen, för mer information och möjlighet till provberäkningar. Det pågår kontinuerliga diskussioner i förvaltningen om hur förvaltningen ska nå ut till olika målgrupper, i vilka forum förvaltningen ska vara synlig osv. Fler E-tjänster Socialnämnden åtar sig att utveckla e-tjänster Ett utvecklingsområde är att tillhandahålla fler E-tjänster. Idag finns bl a möjlighet att göra olika intresseanmälningar till flera av förvaltningens tjänster som för arbetsgivare att anmäla intresse om att ta emot ferieanställda och feriepraktikanter, för ungdomar att anmäla intresse för feriepraktikplatser, för familjer att anmäla intresse om att vara familjehem eller jourhem och för enskilda personer att anmäla intresse om att vara kontaktperson. Det kvarstår fortsatta utmaningar i hur förvaltningens tjänster kan utvecklas för att göras mer webbaserade t ex möjlighet att boka tid hos handläggare eller att få smspåminnelse om inbokade besök. Förvaltningen ser en allt större efterfrågan av E- tjänster. Tryggare Alingsås kommun Fler barn klarar kunskapskraven i grundskolan Fler ungdomar tar examen i gymnasiet Socialnämnden åtar sig att inom ramen för folkhälsoarbetet arbeta med att förebygga missbruk för unga i riskzonen Det drogförebyggande arbetet fortsätter att vara centralt inom delar av förvaltningen. Det pågår regelbundna aktiviteter såsom information till ungdomar vad gäller attityder till droger liksom uppsökande verksamhet på helger, kvällar och vid riskhelger genom fältgruppens arbete. Socialnämnden beslutade vid sitt sammanträde i mars om ett antal åtgärder för att minska kostnader på grund av det försämrade ekonomiska läget. En av åtgärderna som då beslutades om var att ta bort drogförebyggartjänsten. Tjänsten kommer fortsättningsvis att finansieras av barn- och ungdomsnämnden. Den nationella drogvaneundersökningen kommer att genomföras som tidigare. 3
Uppdraget för BUS-samverkan utvidgas under hösten. Samarbetet syftar till att öka olika skyddsfaktorer för barn och unga, exempelvis genom att utveckla och identifiera framgångsfaktorer för ungas skolgång och att öka sysselsättningen bland unga. Inom BUSsamverkan görs även en satsning för att minska utanförskapet och därigenom förebygga missbruk bland barn och ungdomar. Med hjälp av folkhälsomedel ska olika aktiviteter inom skola och socialtjänst, även aktiviteter kopplade till fritiden, samverkas och genomföras i syfte att minska skolfrånvaron. En hög skolfrånvaro bland barn kan vara tidiga tecken på isolering och utanförskap. Målgruppen är också föremål för gemensamma diskussioner i BUS-samverkan. Socialnämnden åtar sig att genom DUA-överenskommelsen samverka med arbetsförmedlingen, barn- och ungdomsnämnden och utbildningsnämnden för att minska arbetslösheten bland unga Se tidigare information om DUA. Socialnämndens åtagande: Socialnämnden åtar sig att inom BUS arbeta för: -Nyanlända/Ensamkommande -Verka för ett inkluderande samhälle och motverka utanförskap -Handlingsplan våldsbejakande extremism BUS arbetar med att ökad närvaro i Sollebrunns skola samt uppsökande och inkludering av fritidsaktiviteter i hela kommunen. Syftet är att ordna behovsanpassade fritidssysselsättningar för både ensamkommande barn och nyanlända familjer. BUS arbetar också med att se över möjligheter att utveckla familjecentralerna. Västra Götalandsregionen avsätter under 2016 sociala investeringsmedel till hälsofrämjande och förebyggande insatser som på sikt förbättrar barn och ungas förmåga att klara grundskolan med godkända betyg. Sociala investeringsmedel kommer att sökas för att utveckla arbetet med familjecentralen i Bjärke ytterligare, delvis för att arbeta mer uppsökande och förebyggande. I Bjärke är behoven stora och familjecentralen en viktig bas att arbeta utifrån. I mars skedde uppstarten av arbetet med handlingsplan mot våldsbejakande extremism. Den nationella samordnaren för våldsbejakande extremism föreläste och BRÅ-gruppen och BUSledningsgrupp fick information och mer kunskaper inom området våldsbejakande extremism. BRÅ-gruppen har arbetat fram ett första utkast på handlingsplan och i april fick KSAU en dragning av planen. Planen har därefter varit ute på remiss i olika instanser och är i det närmaste slutförd. Större påverkan från medborgare Socialnämnden åtar sig att förbättra brukarnas inflytande Förvaltningen riktar särskilt fokus under 2016 på nämndens prioriterade åtagande att säkerställa effekten av insatser och verksamheter. Förvaltningen har i vårbokslutet rapporterat om ett uppföljningsarbete i de verksamheter som arbetar med genomförandeplaner. Förbättringsarbetet består framför allt av att se över aktualiteten i befintliga genomförandeplaner och om att samtliga brukare ska ha en genomförandeplan, men också om hur brukaren kan göras mer delaktig i framtagandet av sin egen planering. Sedan senaste uppföljningen har delar av förvaltningen också påbörjat arbete med att systematisera utvärderingar av de insatser som erbjuds. Socialnämnden åtar sig att hänsynstagande till barnkonventionens fyra huvudartiklar ska ske vid beslutsfattande Vid stöd- och försörjningsutredningar ingår barnkonsekvensanalyser i utredningsarbetet. Att utveckla barnperspektivet finns med som en del i chefsöverenskommelsen mellan avdelningschef och enhetschefer inom IFO. Under våren har ett ärende redovisats med barnkonsekvensanalys och flera är planerade inför hösten. Socialnämnden åtar sig att utveckla samverkan med frivilligorganisationerna och övriga civilsamhället 4
Förvaltningen har startat upp ett arbete med att samla aktörer från civilsamhället till omkring sex årliga nätverksträffar. För närvarande medverkar drygt 20 organisationer i detta nätverk. Utöver kyrkorna i Alingsås medverkar också representanter från idrottsföreningar och andra ideella organisationer. Nätverksträffarna syftar till att stärka förutsättningar för samverkan mellan socialförvaltningen och den idéburna sektorn, samt möjliggöra delaktighet i den demokratiska processen och hitta konkreta uttryck för uppdrag och roller. Dialog förs om att formalisera samverkan kring integrationsstödjande insatser för nyanlända genom IOP 8Idéburet offentligt partnerskap). Träffarna innebär också en möjlighet för kommunens och civilsamhällets representanter att gemensamt identifiera behov av områden där samverkan mellan kommun och ideell sektor skulle kunna påbörjas eller fördjupas ytterligare. Vid nätverksträffarna diskuteras även olika alternativ för att kunna samordna stödinsatser från organisationerna. Som ett led i att stärka detta arbete ytterligare har nätverket under året fördjupat sina kunskaper kring IOP genom att delta i ett antal workshops arrangerade av GR (Göteborgsregionens kommunalförbund). Under hösten kommer representanter från socialnämnden att delta vid dessa träffar. Socialnämnden åtar sig att införa LOV inom daglig verksamhet och ledsagarservice Till följd av att socialförvaltningen omdisponerat resurser har införandet av LOV (lagen om valfrihet) försenats. Förberedelser på enhetsnivå pågår i verksamheterna. I delar av förvaltningen har stödbehovsmätningar genomförts, information har lämnats till berörd personal och arbetet med att beskriva verksamheten inför kommande kravspecifikation pågår. Socialnämnden beslutade i augusti om Handlingsplan ekonomisk balans och gav förvaltningen i uppdrag att genomföra förslagna åtgärder, - förutom förslaget vad gäller att avbryta införandet av LOV för daglig verksamhet och ledsagning. Implementering av LOV för daglig verksamhet och ledsagarservice kommer att fortsätta. Bättre bostadsutbud Socialnämnden åtar sig att aktivt bidra med faktaunderlag för nuvarande och framtida bostadsbehov för socialnämndens målgrupper. Socialförvaltningen har i januari lämnat en beräkning på bostadbehovet framöver med anledning av de ensamkommande barn och unga samt anknytningskommande som kommer till Alingsås. Socialnämnden tar årligen fram en lokalförsörjningsplan i vilken framtida behov för socialförvaltningens målgrupper beskrivs och där bostadsbristen återigen har lyft upp. Nyckeltalen framgår av socialnämndens delårsbokslut. FRÅGA Enligt den beslutade styrmodellen ska varje nämnd och styrelse identifiera dels åtaganden som bedöms som nödvändiga förändringar för att uppnå de prioriterade målen, dels internkontrollpunkter som bedöms vara delar av verksamheten som måste hållas under uppsikt. Vidare anges att till åtagandena kopplas nyckeltal som bedöms som väsentliga för att bidra till måluppfyllelsen. Beskriv nämndens process för att arbeta fram åtaganden, interkontrollpunkter samt nyckeltal? Socialnämnden arbetar utifrån kommunens styrmodell och socialnämnden utvecklar arbetssättet löpande, bland annat utifrån rekommendationer från revisionsrapporter. Bilden nedan illustrerar hur omvärldsfaktorer, SWOT, väsentlighets- och riskanalys, tillsammans med kommunens flerårsstrategi, är de viktigaste grunderna för socialnämndens flerårsstrategi. 5
I maj 2016 hade socialnämnden och förvaltningsledningen en heldag och gjorde då en väsentlighets- och riskanalys utifrån kommunens anvisningar. Väsentlighets- och riskanalysen ligger nu till grund för upprättandet av åtaganden, omedelbara åtgärder och internkontrollpunkter (enligt kommunens styrmodell). Under hösten 2016 kommer förvaltningsledning och socialnämnden (presidium) att arbeta vidare för att formulera åtaganden och koppla nyckeltal till dessa åtaganden. En utmaning för socialnämnd och förvaltningsledning är att utveckla nyckeltalen så att nämnden kan utveckla mätningen av effekter/resultat. FRÅGA På vilket sätt följer nämnden löpande under året beslutade åtaganden, internkontrollpunkter samt nyckeltal? Socialnämnden följer åtaganden enligt kommunens styrmodell vid vårbokslut och delårsbokslut. Utöver det är åtaganden och omedelbara åtgärder uppe på nämndmöten i olika grad. I bilaga 1 finns en redovisning över när åtaganden, omedelbara åtgärder och internkontrollpunkter varit uppe på nämnden under 2016. På nämndens sammanträde tydliggör förvaltning och ordföranden att ärenden hänger ihop med nämndens åtaganden, omedelbara åtgärder och internkontroll. För att kunna ägna mer fokus och tid åt uppföljningen av internkontrollen redovisas uppföljningen som information på nämndmöte före nämndsammanträde då beslut om våroch delårsbokslut tas. Uppföljningen av internkontrollen görs numera i löpande i text i boksluten istället för i tabellform som en bilaga. När det gäller nyckeltal har socialnämnden beslutat om målvärden för 2016. Att ha målvärden för nyckeltalen är inget krav enligt kommunens styrmodell, men nämnden ser det som viktigt att sätta upp mål för nyckeltalen och detta är en del i att öka tydligheten i styrningen. Utfallet av nyckeltalen följs upp kontinuerligt vid vårbokslut, delårsbokslut och årsredovisning. Nyckeltal för köpt vård och placeringar följs upp månatligen. 6
FRÅGA Hur arbetar nämnden med budgetuppföljning och prognosarbete? Då socialnämnden från årets början har redovisat ett underskott, har socialnämnden vid varje sammanträde haft en månadsrapport om ekonomin som nämnden, enligt kommunens styrmodell, har skickat vidare till kommunstyrelsen. Utöver det som styrmodellen säger om månadsrapport vid underskott har socialnämnden dessutom beslutat att nämnden ska ha en skriftlig ekonomisk uppföljning inför varje nämndmöte. Då utfallet på helår 2015 avvek från prognosen per november (med - 2,7 mnkr) beslutade socialnämnden i februari 2016 att ge förvaltningen i uppdrag att ta fram en handlingsplan för att förbättra prognossäkerheten så att liknande situationer som nu har uppstått undviks framöver. Denna handlingsplan var en punkt på socialnämnden i juni. Socialförvaltningen har de senaste åren målinriktat utvecklat budget- och prognosarbetet. Vakanser på ekonomsidan har försvårat arbetet. En del arbete återstår med att utveckla budget- och prognosarbetet och där ingår Ernst & Youngs rapport som en del i nulägesanalysen för ytterligare förbättringar. Socialnämnden har gett förvaltningen i uppdrag att till oktobersammanträdet, återkomma med en handlingsplan utifrån rapporten. Inom förvaltningen följer varje enhetschef upp sin budget månatligen med stöd av ekonom och enhetschefen gör en prognos för året. Varje avdelningschef går därefter igenom enhetschefernas budget och prognos. Förvaltningsledningen ägnar ett ledningsmöte i månaden åt uppföljning av verksamhet och ekonomi, där avdelningarnas budget följs upp och en prognos för förvaltningen upprättas. Vid avvikelser planeras och genomförs åtgärder på enhet-, avdelning-, respektive förvaltningsnivå. FRÅGA Enligt kommunens styrmodell ska nämnderna följa COSO-modellens principer för intern kontroll. I kommunstyrelsens tillämpningsanvisningar för uppföljning, bokslut och flerårsstrategiberedning framgår anvisningar för hur nämnderna ska arbeta med SWOTanalys samt väsentlighets- och riskanalys. Styrelse och nämnders väsentlighets- och riskanalys ska dokumenteras och rapporteras till kommunstyrelsen. Uppföljning av internkontrollplanen ska ske i samband med våruppföljning, delårsbokslut och årsbokslut. Hur säkerställer nämnden att arbetet med intern kontroll sker enligt kommunens styrmodell och anvisningar? Kommunens styrmodell är ett levande styrdokument i planeringen och styrning för förvaltningsledning och nämnd. Socialnämnden och förvaltningsledningen gjorde en väsentlighets- och riskanalys i maj 2016. För att säkerställa att väsentlighets- och riskanalysen sker enligt styrmodellen och kommunens anvisningar har förvaltningen en nära dialog med kommunens kvalitetsstrateg. Kommunens kvalitetsstrateg ledde också nämndens väsentlighets- och riskanalys. Uppföljning av internkontroll gjordes inför vårbokslutet. På nämndens augustisammanträde redovisades uppföljningen som en särskild informationspunkt. Uppföljningarna ingår i delårsbokslut och vid årsredovisningen. FRÅGA. Beskriv resultat och eventuella åtgärder utifrån årets uppföljning av internkontrollplanen? Förvaltningen arbetar för att utveckla arbetet med den interna kontrollen. Som ett led i arbetet genomförde nämnden tillsammans med förvaltningsledningen en väsentlighets- och riskanalys tillsammans i maj. Resultatet av analysen redovisas i samband med att 7
socialnämndens delårsbokslut 2016 presenteras för nämnden. Utöver detta arbetar förvaltningen med att föra internkontrollen mer integrerat i den löpande uppföljningen av nämndens flerårsstrategi. Internkontrollen redovisades även som separat information vid nämndens sammanträde i augusti. Att det finns en aktuell rutin för avvikelsehantering som är väl känd i verksamheten Utvecklingsledare för kvalitet har haft i uppdrag att under 2016 ta fram en rutin för avvikelsehantering vid Lex Maria och Lex Sarah. Rutiner är framtagna och har kommuniceras med verksamheterna. Förvaltningen bedömer arbetet är slutfört. Uppföljning av antal orosanmälningar och handläggningstider inom individ- och familjeavdelningen Förvaltningen redovisar kvartalsvis antalet orosanmälningar och handläggningstider för socialnämnden. Ett särskilt ärende föredrogs vid nämndens sammanträde i maj. Förvaltningen arbetar aktivt på olika nivåer med att systematiskt och månatligen följa utvecklingen av antalet orosanmälningar och ärenden som inte handläggs inom lagstadgad tid. Individ och familjeomsorgen har prioriterat arbetet med att erbjuda en rättsäker handläggning och de enheter som berörs arbetar aktivt med åtgärder för att förbättra utfallet. Arbetet bär frukt och allt fler utredningar avslutas inom lagstadgad tid. Antalet orosanmälningar fortsätter dock att stiga och var vid halvårsskiftet dubbelt så många som vid motsvarande tid föregående år. Att vi omhändertar rekommendationer i revisionsrapporten om standardkostnader Nämnden fick i en av revisionens rapporter 2015 rekommendation att i större utsträckning bokföra intäkter och kostnader direkt på den verksamheten som berördes av dessa och inte på övergripande nivå. Förvaltningen har utifrån rapportens rekommendationer tagit fram nya rutiner för att kostnader och intäkter bokförs på den verksamheten där kostnader uppstår. De framtagna rutinerna är implementerade. Rätt information ska finnas i rätt system Det finns ett stort behov av att säkra registrering och utdata i förvaltningens och kommunens system, t ex verksamhetssystem, ekonomisystem och system för personaladministration. Att få ut rätt data och statistik är en förutsättning för korrekta beslutsunderlag och för effektiva arbetssätt. Förvaltningen har rekryterat en utvecklingsledare IT för att stärka upp kompetensen inom området. Ett utvecklingsarbete kvarstår dock. Att inköp görs enligt avtal Under 2016 har kontroller gjorts vid två tillfällen för att följa upp att inköp görs i enlighet med gällande avtal. Förvaltningen arbetar med att ta fram ansvarsfördelningar. Vid sidan av detta implementeras en ny organisation med bland annat så kallade chefsstöd. Chefsstöden kommer bland annat att ha till uppgift att ansvara för inköp- och fakturahantering. Genom att samla ansvaret på färre personer kan förvaltningen säkerställa en effektiv och säker inköpsoch fakturahanteringsprocess i enlighet med kommunens riktlinjer. Ernst & Youngs rapport pekade på åtgärder som kommer att genomföras, vilket också kommer att framgå av den handlingsplan som nämnden beslutar om i oktober. Att processen för utbetalning av försörjningsstöd är säker 8
Förvaltningen ser att det finns behov av att göra en översyn av processen för utbetalningar av försörjningsstöd i syfte att säkerställa rutinen. Förvaltningen arbetar nu med att ta fram en uppdragsbeskrivning för detta. Planen är att arbetet kommer att kunna påbörjas inom kort och troligtvis avslutas innan året är slut. Att chefer månatligen gör skriftliga kommentarer till sin ekonomiska prognos Förvaltningens chefer arbetar månatligen med att följa upp och kommentera sin prognos. Uppföljningen sker från och med 2016 i Hypergene. Att de ekonomiska prognoserna är tillförlitliga Arbetet pågår med att utveckla och förbättra prognossäkerheten i förvaltningen. Förvaltningen genomförde tidigt på året en analys av 2015 års prognoser i syfte att utveckla arbetet framåt. Med anledning av de kraftiga avvikelserna i kostnader för personlig assistans, LSS, beslutade socialnämnden i augusti att ge förvaltningen i uppdrag att till nämndens sammanträde i oktober ta fram en handlingsplan för åtgärder för att få ekonomin i balans. Förvaltningen är tillsammans med kommunledningskontoret piloter i arbetet med att utveckla prognosverktyget i Hypergene. Systemet dras ännu med barnsjukdomar vilka måste hanteras. Att ekonomiska rutiner är dokumenterade Ekonomiansvarig har uppdraget. Mot bakgrund av att tjänsten varit vakant under närmare ett år, har detta arbete inte fortskridit enligt plan. Genom de organisationsförändringar som implementeras under hösten kommer administrationen för ekonomi att samlas under ekonomiansvarig. På sikt kommer detta att innebära goda möjligheter att arbeta fram och dokumentera ekonomiska rutiner. FRÅGA Beskriv nämndens främsta utmaningar det kommande året? Nuläge: Ekonomin har varit i fokus. Många åtgärder är vidtagna, men nya förutsättningar med fortsatt ökande volymer för t ex fler ärenden med LSS-personlig assistans och fler nyanlända som lämnar etableringen utan egenförsörjning medför stora utmaningar. Åtgärder som är vidtagna: * Nämnden fattade beslut i februari och mars om besparingsåtgärder. * Ett ytterligare led i arbetet med att sänka kostnadsnivån var socialnämndens arbetsutskotts beslut, i augusti, att avveckla boendet vid Mjörngatan. * Vid nämndens sammanträde i augusti fick förvaltningen i uppdrag att genomföra ytterligare ett antal föreslagna besparingsåtgärder som ska redovisas i en delrapport vid decembersammanträdet. Ernst & Young har lämnat en rapport: Utredning av socialnämndens prognostiserade underskott 2 och nämnden gav, i augusti, förvaltningen i uppdrag att till nämndmötet i oktober, återkomma med en handlingsplan för åtgärder utifrån Ernst & Youngs rapport. 2 Konsultrapport Alingsås kommun Juni 2016 9
Förvaltningen har också sett över delegationsförteckningen och rätten att fatta beslut har lyfts en nivå för vissa delar inom LSS- verksamheten. Detta görs för att få en andrahandsbedömning på beslut och på så sätt säkerställa att beslut görs på rätt nivå. Det varierande antalet ensamkommande barn och unga påverkar verksamheten i mycket stor utsträckning. Vid ingången av 2016 fanns 158 ensamkommande barn i Alingsås kommun. Några fyller 18 år under 2016, har visat sig vara myndiga eller har fått ett avvisnings-/utvisningsbeslut och lämnar därmed gruppen. Under 2016 har, hittills, ett ensamkommande barn tagits emot. Vid juli månads slut fanns 140 ensamkommande barn i kommunen. Migrationsverkets prognoser under 2016 har inneburit kraftigt förändrade planeringsförutsättningar för kommunerna. Osäkerheten i volymerna kräver stor flexibilitet för att dimensionera verksamheten på rätt nivå. Nämndens främsta utmaningar identifierades vid socialnämndens väsentlighets- och riskanalys i maj 2016. I analysen framgår att LSS-kostnaderna sågs som den allvarligaste och mest sannolika risken. LSS-assistans Målgruppen för LSS-assistans har utvidgats och fler insatser utförs per brukare. En kostnadsövervältring från Försäkringskassan till kommunerna sker genom Försäkringskassans allt restriktivare bedömningar. Analys av utvecklingen och prognos framåt visar att kostnaderna för LSS-assistans kommer att öka kraftigt de närmaste åren. Antalet ärendet år 2009 var sex att jämföras med 20 innevarande år. Kostnaden 2009 uppgick till 1,7 mnkr medan prognosen för 2016 ligger på 18,8 mnkr. Numera genomför socialförvaltningen kontinuerliga riskbedömningar. Bedömningen är att fem ärenden ligger i riskzonen för att inte längre, från nästa år, få beviljat assistansersättning från Försäkringskassan. Förändringen inom personlig assistans får konsekvenser även för planeringen av bostad med särskild service enligt LSS. De som inte beviljas personlig assistans kan komma att behöva erbjudas alternativ insats och där är bostad med särskild service oftast det mest rimliga alternativet. Förvaltningen ser att ett nytt LSS-boende behöver öppnas under 2017 och ytterligare ett under 2018. Om några år kommer reglerna kring LSS att ha förändrats. Regeringen har tillsatt en kommitté för att göra en översyn av LSS och assistansersättningen 3. Digitalisering Behovet av digitalisering framkom vid socialnämndens risk- och väsentlighetsanalys. Under 2016 har utbyggnaden av IT-infrastrukturen fortsatt och det är nödvändigt med framtida satsningar. En väl fungerande infrastruktur är en förutsättning för att andra ITsatsningar ska kunna ge resultat. E-tjänster är en betydelsefull faktor för att förenkla för både för kommuninvånare och för verksamheten. Kommuninvånare förväntar sig att kunna kommunicera digitalt och E-tjänster ökar också kvaliteten i verksamheten. Ett exempel på E- tjänster är ansökan av ekonomiskt bistånd som också skulle medföra en kvalitetssäkring av den information som kommuninvånaren lämnar. Förvaltningen har inlett med e-hälsa för att på bästa sätt möta de behov som finns både hos medborgaren/brukaren och inom professionen. Socialförvaltningens stora verksamhetssystem, Magna Cura och Procapita, kommer att finnas kvar i ytterligare tre - fem år. En upphandlingsprocess för ett nytt system måste inledas med målet att hela förvaltningen ska ha samma system. Samtidigt måste arbetet med att anpassa och tillämpa de system som finns fortsätta för att tillgodose verksamhetens önskemål och behov. Det finns ett utvecklingsbehov på 2-4 moduler/etjänster per år per verksamhetssystem. Kompetensförsörjningen måste säkerställas både för systemförvaltare och för användare. I Ernst & Youngs utredning påpekas brister i verksamhetssystem, både inom myndighetsutövning och inom ekonomistyrning. Bristerna 3 Kommittédirektiv 2016:40 Översyn av insatser enligt LSS och assistansersättningen 10
medför svårigheter att överblicka ärendevolymer och kostnader. För att få fram underlag krävs idag betydande manuella resurser och det råder osäkerhet kring vad som ingår i olika kostnadsposter. Ensamkommande barn och unga Alingsås kommun har hanterat situationen kring många ensamkommande barn på ett bra sätt genom att, oftast, på hemmaplan snabbt starta nya boenden. Fokus ligger på fortsatt kvalitetsutveckling för att säkra kvaliteten i insatsen för den enskilde och att lyckas med en fungerande boendekedja. En utmaning är att vidareutveckla boendekedjan och samtidigt avveckla de boenden som på sikt inte längre behövs. Fler stödboenden kommer att öppnas för att kunna slussa ut de ungdomar som är redo för en mer självständig boendeform. Arbetet har redan påbörjats och det första stödboendet planeras att öppna i månadsskiftet september-oktober. Förändringarna i ett nytt ersättningssystem för mottagandet av ensamkommande barn och unga föreslås gälla från halvårsskiftet. Förslaget innebär en övergång till ett mer schablonbaserat ersättningssystem. Syftet är att förenkla regelverket, minska den administrativa bördan och få ned de växande kostnaderna. De föreslagna förändringarna innebär lägre schablonersättningar och innefattar fler kostnader som exempelvis god man. För socialförvaltningen kommer kostnader för HVB-hem, både egna och köpta platser, finnas kvar under en övergångsperiod. Den snabbare takten vid avvecklandet av kommunenens egna HVB-hem medför bl a att löne- och hyreskostnader inte blir finansierade. Omställningen kräver en succesiv utslussning av de ungdomar som anses mest lämpade för stödboende i egna lägenheter. Stödboende är mindre personalkrävande, men förutsätter att det finns tillgång till lägenheter. Orosanmälningar Det kraftigt ökande antalet orosanmälningar gör att inflödet till Individ- och familjeavdelningen ökar markant. Volymerna är nu dubbelt så höga jämfört med samma tid föregående år. I juni inkom 135 anmälningar, varav 100 i nya ärenden. Orsakerna till den höga nivån kan kopplas till lagändringarna om våld i nära relationer. Trenden är jämförbar på flera socialtjänster i regionen. Förutom fler handläggare kommer ett ökat antal insatser - både förebyggande och placeringar - inom området barn och unga att krävas. Fler kvinnofridsärenden har också tillkommit. Platserna på kvinnojouren Olivia räcker inte, utan köp av skyddade placeringar kommer att behöva göras. Nyanlända I Migrationsverkets senaste prognos skrivs antalet asylsökande ned och planeringsantagandet är att 34 500 personer, varav 3 000 ensamkommande barn, söker asyl i Sverige under 2016. Även prognosen för 2017 skrivs ned till 51 200 personer, varav 4 500 ensamkommande barn 4. Förra årets ökning av asylsökande inverkar påtagligt på verksamheten i flera år framöver. De flesta asylärendena som lämnades in under hösten 2015 återstår fortfarande för Migrationsverket och migrationsdomstolarna att avgöra. Den genomsnittliga handläggningstiden, från ansökan till beslut, beräknas stiga till 12 månader innan utvecklingen vänder under andra halvåret 2017. Efter beslut i asylärendet fortsätter processen med bosättning och etablering eller återvändande. När kommunplacering skett inleds den tvååriga etableringsfasen. Arbetsförmedlingen ansvarar för att underlätta och påskynda vägen till arbete eller högre studier och ge förutsättningar för egenförsörjning. Hur väl insatserna ger förutsättningar för egenförsörjning påverkar kostnaderna för försörjningsstödet. Stöd- och försörjningsenheten arbetar idag med personer både inom och efter etableringen. Etableringsersättningen räcker inte alltid och då utgår kompletterande försörjningsstöd. Stöd- 4 Migrationsverkets Verksamhets- och utgiftsprognos Juli, daterad 2016-07-25 11
och försörjningsenheten har ett aktivt samarbete med Arbetsförmedlingen. Cirka 20 % lämnar i dag etableringen utan sysselsättning. Utifrån Integrationsavdelningens kännedom om antalet mottagna och gruppens sammansättning samt Arbetsförmedlingens bedömningar av i vilken utsträckning den enskilde har tillräcklig egenförsörjning efter etableringsperioden, gör förvaltningen uppskattningar av hur försörjningsstödet ser ut framöver. För att få gruppen nyanlända att nå egenförsörjning krävs satsningar genom arbetsmarknadsenheten. Utanförskap och bidragsberoende För att åstadkomma en kraftfull och hållbar förändring av andelen unga i Alingsås, som är eller riskerar att hamna i utanförskap och bidragsberoende, krävs en flerårig kommunövergripande ungdomsstrategi som delvis knyts till det samarbete som inletts mellan Alingsås kommun och Arbetsförmedlingen (DUA). Strategin måste också innefatta målgruppen ensamkommande och nyanlända unga med behov att integreras inom skola och på arbetsmarknad. En utvecklad, systematiserad och diversifierad feriejobbsatsning med tydligt kommunicerade syften och målsättningar är nödvändig. En förstärkning av ferieanställningsinsatser och ferieanställning bidrar till att skapa bättre arbetsmarknadsförutsättningar och kontaktnät för ungdomar i socialt utsatta grupper. Omfattande satsningar måste göras för gruppen nyanlända för att möjliggöra egenförsörjning. Mot bakgrund av att många nyanlända saknar egenförsörjning efter etableringsperioden och att unga Bostäder Kommunen har ett bostadssocialt ansvar för alla kommuninvånare. Det råder en brist på bostäder i Alingsås, bland annat billiga bostäder för socialförvaltningens målgrupper. I dagsläget tvingas förvaltningen till biståndsinsatser till följd av Alingsås bostadsbrist, vilket medför att kommunens resurser inte kan utnyttjas på bästa sätt. 12
Nämndspecifika frågor FRÅGA I grundläggande granskning 2015 bedömdes att det fanns brister i nämndens arbete med styrning, uppföljning och kontroll av verksamheten. Nämnden rekommenderades säkerställa att: o Relevanta mätetal finns för uppföljning av verksamhetens kvalitet o Förvaltningens åtaganden dokumenteras o Den interna kontrollen på samtliga väsentliga områden är tillräcklig o Det är tydligt för nämnden när uppföljning av internkontrollen sker o Oegentligheter i inköp och upphandling förebyggs samt att inköp sker inom ramen för befintliga ramavtal I nämndens svar på granskningen framgår att revisionsrapportens rekommendationer ska omhändertas. Vilka åtgärder har nämnden vidtagit för att omhänderta rekommendationerna? Säkerställa att relevanta mätetal finns för uppföljning av verksamhetens kvalitet Nämndens kommentar mars 2016: Vissa mätetal för att följa upp verksamhetens kvalitet finns med som nyckeltal i nämndens flerårsstrategi 2016-2018. Socialnämnden ger förvaltningen i uppdrag att föreslå ytterligare mätetal som följer upp verksamhetens kvalitet. Uppföljning: Nämnd följer vissa mätetal för uppföljning av kvalitet t.ex. i flerårsstrategin; nyckeltalet Andel genomförandeplaner samt internkontrollmått Antal orosanmälningar och utredningstider. Nämnden följer regelbundet ej verkställda beslut. Nämnden upprättar en kvalitetsberättelse som innehåller uppföljning av lex Sarah, öppna jämförelser, avvikelser, brukarundersökningar. Arbete med att utveckla mått för kvalitet fortsätter, till exempel istället för att mäta antal brukarundersökningar är nästa steg att mäta hur brukarna har upplevt omsorgen (d.v.s. från aktivitetsmått till effektmått). Detta är ett fortsatt utvecklingsområde och förvaltningen arbetar med frågan och planen är att nämnden ska ha fler mått som mäter kvaliteten i flerårsstrategi 2017-2019. Säkerställa att förvaltningens åtagande dokumenteras Nämndens kommentar mars 2016: Socialnämndens flerårsstrategi utvecklas till att innehålla uppgift om förvaltningens åtagande. Uppföljning: Socialnämndens åtaganden är tillika socialförvaltningens åtaganden. Säkerställa att den interna kontrollen på samtliga väsentliga områden är tillräcklig Nämndens kommentar mars 2016: Som åtgärd ska nämndens ledamöter vara mer delaktiga nämndens väsentlighets- och riskanalys. Planen är att socialnämnden under våren 2016 ska ha en heldag där nämnden ska göra en väsentlighets- och riskanalys. Denna väsentlighets- och riskanalys ska, helt enligt kommunens styrmodell, ligga till grund för nämndens åtaganden, omedelbara åtgärder och internkontrollpunkter i flerårsstrategin 2017-2019. Uppföljning: Socialnämnd och förvaltningen har den 11 maj 2016 haft en heldag med väsentlighets- och riskanalys, som kommer att vara ett bra underlag för flerårsstrategi och internkontroll. Säkerställa att det är tydligt för nämnden när uppföljning av internkontrollen sker Nämndens kommentar mars 2016: En åtgärd är att tydligt informera nämnden när uppföljning sker. En annan åtgärd är att vid andra tillfällen, utöver vår- och delårsbokslut samt årsredovisning, följa upp kontrollmomenten i internkontrollen. Att följa upp internkontrollplanen vid andra tillfällen än boksluten möjliggör att nämnden då mer kan fokusera på internkontrollen. 13