Diarienummer: VOHJS13-018 HH-HOH13-030 Verksamhetsberättelse 2012 Hjälpmedelscentralen Ett öppet och hållbart landsting för jämlik hälsa, mångfald och valfrihet
Inledning Sammanfattande analys Medborgarperspektivet Sörmlänningar med långvariga eller bestående funktionsnedsättningar erhåller hjälpmedel via förskrivare i landstinget och länets kommuner. Hjälpmedelscentralens roll är att vara länets expertfunktion avseende hjälpmedelsförsörjning och är således en servicefunktion gentemot befolkning och förskrivare. Genom den uppföljning som gjorts via enkäter framgår att brukare är nöjda med den service som givits. I de fall förskrivare har behov av stöd från Hjälpmedelscentralen vid utprovning av hjälpmedel har detta skett till över 90% inom två månader. Verksamheten har erbjudit ett stort antal informationstillfällen till förskrivare om olika hjälpmedel och dess användningsområden. Personalperspektivet Personalsituationen är stabil med måttfull omsättning och begränsad frånvaro. Några svårigheter att rekrytera de yrkesgrupper som verksamheten efterfrågar har inte funnits. Förnyelseperspektivet Översynen av lagerhanteringen på Hjälpmedelscentralen fortskrider liksom arbete med ny prismodell. Ett gemensamt vårdprogram för brukare med inkontinens har tagits fram tillsammans med respektive huvudman. Samarbete med Hjälpmedelsverksamheten i Västmanland sker fortlöpande bl a gällande upphandling av hjälpmedel. Miljöperspektivet Miljömedvetenheten inom verksamheten är god. Uppföljning och åtgärder utifrån genomförd miljörevision har vidtagits. Ekonomiperspektivet Hjälpmedelscentralens ekonomi är fortsatt stabil med en soliditet på målnivå 30 %. Verksamheten redovisar ett överskott vid årsbokslut på 2,9 mkr vilket är 1,6 mkr bättre än föregående år. Hjälpmedelscentralen är inne i ett intensivt skede av utvecklings- och förändringsarbete som kommer att prägla verksamheten även under 2013. Med reservation för periodiska svängningar i investeringsmönster mellan åren, samt förväntade tillfälliga kostnadsökningar beroende på utvecklingsarbete och hög förändringstakt, finns sannolikt utrymme för prissänkningar under 2013. Implementering av ny prismodell kommer sannolikt att förändra strukturen i prissättningen jämfört med tidigare. Avsikten med den nya prismodellen är att öka precisionen i prissättningen så att självkostnaden för varje hjälpmedelsgrupp skall tydliggöras och att prissättning till köpare därmed också förväntas ske med mer exakthet jämfört med nuvarande prismodell. En ny prismodell förväntas utgöra ett bra verktyg för att identifiera självkostnad, prissätta och bidra till att verksamheten styrs mot nollresultat. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 2(21)
Medborgarperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Medborgarna får tjänster av god kvalitet, känner sig delaktiga och blir respektfullt bemötta. Åtagande: Genom insatser och hjälpmedel ökar vi förutsättningarna för delaktighet och ett aktivt liv. En funktionsnedsättning, långvarig eller bestående, som uppstår till följd av skada eller sjukdom ökar risken för inaktivitet och begränsad delaktighet. En effektiv hjälpmedelsförsörjning som präglas av lyhördhet och respekt för brukaren och som utgår från brukarens behov bidrar till ökad aktivitet och delaktighet för individen. Hjälpmedelscentralen tillhandahåller hjälpmedel till sörmlänningarna genom förskrivare i kommunerna och landstinget. Vid behov deltar företrädare från Hjälpmedelscentralen i själva utprovningen. Brukares nöjdhet med den service som ges mäts årligen via enkäter som skickas ut till sörmlänningar födda ett visst datum. Under hösten skickades också för första gången enkäter ut till 449 förskrivare med frågeställning om tillgänglighet, service och bemötande. På en 10 gradig skala skattades; tillgängligheten till 7 bemötande till 9 samt service till 8. Utifrån de svar som inkommit har förbättringsområden identifierats inom områdena; kvalitet på utlevererade hjälpmedel, tillgänglighet till tekniker, öppettider på verksamhetens filialer samt utökad möjlighet att beställa hjälpmedel över webb. Förskrivare i kommun och landsting med habiliterings- och rehabiliteringsansvar efterfrågar i särskilt svåra ärenden fördjupad kunskap om olika typer av hjälpmedel och deras funktion. Förskrivarna kan då behov uppstår, få stöd av verksamhetens hjälpmedelskonsulenter och tekniker. Verksamhetens målsättning är att väntetiden för en sådan utprovning inte skall överskrida två månader. Målet uppnås inte fullt ut men är på god väg. Andel brukare som är nöjda med den service som givits. Andel förskrivare som är nöjda med den service som givits. Andel brukare som erbjuds utprovning inom två månader. 97,5% 96% Avser brukare som erhållit inkontinenshjälpmedel samt andra typer av hjälpmedel. Av 679 inkomna svar är 662 nöjda med den service som givits. Utfall 2011 96% Utfall 2010 95% 89,9% 80% Avser 213 av de 237 förskrivare som svarat på enkäten. 93,4 % 100% Avser 171 av de 183 brukare som väntade på utprovning vid årets slut. Utfall delår 2 2012 86% Utfall delår 1 2012 90% Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 3(21)
Strategiskt mål: Landstingets verksamheter arbetar för att uppnå jämlikhet i hälsa för länets invånare. Åtagande: Våra insatser utgår från brukarens behov och en professionell bedömning. En viktig framgångsfaktor för delaktighet och ett aktivt liv för personer med funktionsnedsättning är att brukare, förskrivare och övrig vårdpersonal är välinformerade om hjälpmedel, deras användningsområde och deras anpassning till den enskilde brukaren. I Hjälpmedelscentralens uppdrag ingår därför att regelbundet informera och utbilda om hjälpmedelsutbudet. Under året har 90 informationsinsatser genomförts med 455 deltagare. En mycket stor andel av deltagarna är nöjda med de utbildningsinsatser som genomförts. Förutom ovan har ett stort antal utbildningstillfällen erbjudits om förskrivningsprocessen samt webb baserad beställning av inkontinenshjälpmedel. Ett välbesökt "Öppet Hus" riktat till intresserade verksamheter och allmänheten arrangerades i Eskilstuna strax efter sommaren. Antal tillfällen för kunskapsoch informationsspridning om hjälpmedel och dess användningsområden till brukargruppens professionella nätverk och beslutsfattare. Andel nöjda kursdeltagare från andra verksamheter. Antal deltagare som genomgått kunskaps och informationsspridning om hjälpmedel och dess användningsområden. 90 st 80 st 98,2% 70% Avser 108 av de 110 som utvärderat genomgången kurs. 455 st 350 st Strategiskt mål: Landstingets verksamheter bedriver ett aktivt arbete i syfte att vara ett öppet landsting för alla oavsett kön, könsöverskridande identitet eller uttryck, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, funktionshinder, sexuell läggning, ålder eller social tillhörighet. Andel verksamheter som har utsett barnrättspilot 100% 100% Två barnrättspiloter finns utsedda inom verksamheten. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 4(21)
Åtagande: Vi är medvetna om människors olikheter och arbetar därför aktivt för att ingen människa skall diskrimineras. Alla människors lika värde betonas i verksamhetens vision och värdegrund. Mångfald skall respekteras och diskriminering aktivt motverkas. God kunskap om olika gruppers livsvillkor och behov bidrar till att motverka diskriminering. Tre områden har prioriterats under året; förverkligandet av intentionerna i landstingets policy för personer med funktionsnedsättning, LF 68/2010, FN s konvention om barns rättigheter samt landstingets HBT-policy, LF 69/2010. Ett antal aktiviteter har genomförts i syfte att öka verksamhetens kompetens inom olika diskrimineringsområden. Bland annat genomfördes strax innan sommaren en gemensam föreläsning, "Mångfald - besvärligt härligt" som berörde flera aspekter på mångfald. Utifrån denna har sedan reflekterande samtal förts inom verksamheten. För att ytterligare leva upp till intentionerna i landstingets policy för funktionsnedsättningar har: Samtliga medarbetare har blivit informerade om innehållet i landstingets policy för funktionsnedsättning. Det webb baserade regelverket har möjliggjort för länets brukare att på ett användarvänligt sätt ta del av regelverk och sortiment. Samtliga lokaler är anpassade för människor med funktionsnedsättningar. Landstingsfullmäktige beslutade under 2011 att anta en åtgärdsplan för att uppfylla intentionerna i lagen om nationella minoriteter, LF82/2011, och att uppdra åt samtliga nämnder och landstingsstyrelsen att påbörja arbetet med åtgärdsplanen. Förvaltningen har informerats om lagen och åtgärder har diskuterats. Barnpiloter finns nu i verksamheten. Barnkonsekvensanalyser inför beslut har ej genomförts i önskad omfattning. Landstingets Folkhälsocentrum har ett uppdrag att ta fram ett verktyg för detta, vilket pågår. Antal aktiviteter till medarbetare som syftar till att motverka diskriminering. Andel hjälpmedelsbeslut i VOJHS och i HH s förvaltningsledning där barnperspektivet beaktats. 3 st 2 st 50% 80% Avser ett av två beslut. Medborgarperspektivet - Övrig analys I syfte att säkerställa att Hjälpmedelscentralen har korrekta uppgifter om vilka hjälpmedel som finns hos respektive brukare genomförs inventering via enkäter. Under 2012 skickades enkäter ut till alla hjälpmedelsanvändare födda dag 13 och 14. Av de 75% som svarade på utsänd enkät uppgav 95% att Hjälpmedelscentralens uppgifter var korrekta. Produktområden för vilka en tydlig ökning av förskrivningar kan noteras är smärtlindringsapparatur och andningshjälpmedel. På motsvarande sätt ses en tydlig Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 5(21)
minskning av förskrivna datorer, föranledd av den förändring i regelverk som genomfördes 2009. Sedan 2011 är det möjligt för sörmlänningen att via "Fritt Val" välja hjälpmedelsleverantör som komplement till Hjälpmedelscentralen. Under 2012 har 43 fria val genomförts inom olika produktområden, företrädesvis rollatorer. Personalperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare. Åtagande: Habilitering och Hjälpmedel är en attraktiv arbetsgivare med kompetenta och engagerade medarbetare. Hjälpmedelscentralen är en attraktiv arbetsplats som har kompetenta och engagerade medarbetare. Personalomsättningen är låg och i den mån det finns behov av nyanställning är tillgången på personal god. 70 personer var anställda vid årsskiftet och sysselsättningsgraden var i medeltal 99 %. Pensionsavgångar ligger flera år framåt i tiden. Under hösten 2012 genomfördes en medarbetarenkät för hela landstinget och svarsfrekvensen för HMC var 88 %. Enkätsvaren kommer att presenteras för förvaltningen och verksamheterna under februari 2013. De resultat som är kopplade till förvaltningens styrtal har blivit tillgängliga och redovisas nedan. Alla medarbetare har haft möjlighet att delta vid två "Öppna forum". Syftet med dessa är att ha en öppen dialog kring frågor mellan medarbetare och ledning samt en möjlighet att informera varandra om vad som pågår i verksamheten och förvaltningen. Vårens öppna forum ägnades åt att fördjupa nulägesanalysen inför projektet "Arbetsglädje och Stolthet", vilket innebar att alla medarbetare hade möjlighet att ge sin bild av både styrkor och brister i verksamheten. Dessa samtal har dokumenterats och respektive sektion har under hösten tagit del av dokumentationen. Därefter ska medarbetarna tillsammans med sin chef arbeta med angelägna frågor som berör den egna sektionen. Ett utvecklingsarbete med förvaltningsgemensamma områden har också påbörjats. Under höstens "Öppna forum" deltog även HR chefen och en dialog fördes om det fortsatta arbetet med "Arbetsglädje och Stolthet". Samtliga chefer är kvinnor och två har i år genomfört landstingets ledarskapsutbildning. Totalt sett är könsfördelningen inom Hjälpmedelscentralen så nära 50/50 som man kan komma. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 6(21)
Andelen medarbetare som utifrån verksamhetens behov har en individuell kompetensutvecklingsplan. Andel medarbetare som skulle rekommendera sin arbetsplats till andra Andelen chefer som har en individuell kompetensutvecklingsplan för chefs-/ledarrollen. Andelen medarbetare som upplever att de är engagerade i utvecklingen av verksamheten. 98% 80% 81% 90% Hösten 2010 var motsvarande tal 93% 100% 100% 68% 80% Hösten 2010 var motsvarande tal 78%. Andelen kvinnliga chefer 100% Måltalet är uttryckt som ett intervall; 40-60%. Andelen kvinnor av samtliga anställda 49% Måltalet är uttryckt som ett intervall; 40-60%. Strategiskt mål: Landstingets personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje. Åtagande: Habilitering och Hjälpmedels personal upplever en god arbetsmiljö som bidrar till personlig utveckling, delaktighet och arbetsglädje. Sjukfrånvaron har minskat från en redan låg nivå och är nu 3,7%, vilket också är lågt i förhållande till landstingssnittet som är 5 %. Andelen anställda som inte har haft någon sjukfrånvaro alls under 12 månader har minskat från förra årets 36 % till 31 %. Hjälpmedelscentralen uppmuntrar aktiviteter som kan bidra till en ökad hälsa för medarbetarna. Varje vecka får 30 minuter av arbetstiden ägnas åt motion. I Eskilstuna finns en motionslokal som utnyttjas flitigt av medarbetarna. Det har även funnits möjlighet att få stöd av en personlig tränare och som har genomfört cirkelträning två gånger i veckan. Sjukfrånvarotid i relation till ordinarie arbetstid. Andelen anställda utan sjukfrånvaro under de senaste 12 månaderna. 3,7% Max 3% 30,9% Min 40% Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 7(21)
Strategiskt mål: Landstingets personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten. Åtagande: Habilitering och Hjälpmedels personal deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och ser sin roll i helheten. På Hjälpmedelscentralen finns ett stort engagemang för utveckling av verksamheten. Vid årets medarbetarsamtal har cheferna gjort en bedömning om de anser att medarbetarna deltar aktivt i utvecklingen av verksamheten och chefernas bild är att nästan 94 % av medarbetarna är aktiva i utvecklingen av verksamheten. Detta ska sättas i relation till vad medarbetarna anger i årets medarbetarenkät om sitt eget engagemang. Andelen medarbetare som bedöms delta aktivt i utvecklingen av verksamheten. 93,7% 80% Personalperspektivet - Övrig analys Anställda Hjälpmedelscentralen hade vid årets slut 70 anställda och det har inte förändrat sig märkbart från 2011 då man vid samma tillfälle hade 71 anställda. Arbetade timmar och frånvarotimmar Den arbetade tiden har minskat med 1,6% jämfört med 2011, vilket motsvarar ungefär en årsarbetare. Frånvaron har minskat med ungefär 4000 timmar mellan åren. Sjukfrånvaro, föräldraledighet och tjänstledighet utan lön tillhör de frånvarogrupper som minskat mest. Kostnaden för den arbetade tiden Kostnadsökningen mellan åren för den arbetade tiden är måttfull. Månadslönekostnaderna som är den stora kostnadsposten har endast ökat med 1,3% mellan åren. Om avräkning sker för 2012 års löneavtal och en mycket begränsad löneglidning, vilket tillsammans motsvarar 2,3%, har kostnaderna i samma års penningvärde i själva verket minskat med ca 1%. Orsaken till detta är i första hand att den arbetade tiden gått ner mellan åren samtidigt som sjukfrånvaron har minskat. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 8(21)
Förnyelseperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver, genom tydlig ledning och styrning, ett kontinuerligt och systematiskt kvalitetsarbete med effektivitet, kvalitet, långsiktighet och tillgänglighet som ledord. Åtagande: Habilitering och Hjälpmedel har väl genomarbetade och kända processer som leder till uppfyllelse av ledningssystemet för kvalitet. Hjälpmedelscentralens arbete för att ständigt utveckla processer och arbetssätt är viktigt för att öka kvalitet och effektivitet. Utveckling av "Vårt arbetssätt" (ledningssystem för kvalitet) sker landstingsövergripande och på olika nivåer inom landstinget. Hjälpmedelscentralen deltar med representant i det förvaltningsövergripande arbetet och aktiviteter har också startats inom verksamheten. Lagerprojekt Under 2012 har stort fokus legat på att identifiera de inventeringsdifferenser som finns i Hjälpmedelscentralens verksamhets interna (egna) lager. Under våren 2012 genomfördes en omfattande informations/utbildningsinsats med samtliga medarbetare i verksamheten, i syfte att skapa insikt och förståelse för vikten av att registrera information rätt i verksamhetssystemet SESAM, samt vikten av en lagerhantering baserat på "ordning och reda" i redovisningsrutiner och allehanda hantering av hjälpmedel och dess komponenter och reservdelar. Vid dessa tillfällen presenterades också nödvändiga aktiviteter att genomföra i syfte att säkerställa en effektivare och säkrare lagerhantering som också skall skapa förutsättningar för lägre inventeringsdifferenser framöver. Bla har en uppdatering av inventerings- och kassationsrutiner gjorts som f n är under implementering i verksamheten. Under hösten 2012 har stora insatser gjorts för att inventera samtliga interna lager. I samband med dessa inventeringar har också en genomgång av äldre och tidigare oredovisade komponenter och reservdelar skett för att definiera upp vad som fortfarande är användbart respektive kunnat kasseras. Som ett resultat av genomfört arbete under 2012 har behovet av förändrat arbetssätt inom Hjälpmedelscentralen identifierats och beslutats om. Förberedelser för att ändra arbetssätt fortsätter under 2013 och sker utifrån följande huvudaktiviteter: Implementering av nya inventeringsrutiner vid samtliga interna lager Inventera samtliga uthyrningshjälpmedel vid samtliga interna lager Stänga huvudlagret för "plock" av hjälpmedel av icke behörig personal. Skapa ett väldefinierat reservdelslager Översyn av kund- och filiallager inklusive inventeringsrutiner och distribution Översyn lagernivåer, sortiment i lager och servicegrader. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 9(21)
Implementering av ny prismodell Under 2012 har arbetet fokuserats på att identifiera hur en modern prismodell skulle kunna se ut för Hjälpmedelscentralens verksamhet. En projektgrupp har arbetat med att definiera de debiteringsformer som är relevanta för att möjliggöra en debitering för befintliga och framtida artiklar på ett strukturerat och enhetligt sätt och med ökad precision. Några bärande principer för prismodellen har identifierats: Hjälpmedelsverksamheten drivs till självkostnadspris. Varje sektor (hjälpmedelsgrupp) ska bära sina egna kostnader så långt det är möjligt. Funktionshyra. Avskrivningstider ska återspegla hjälpmedlens tekniska livslängd Prismodellen ska även kunna ge en grund för att kunna debitera vissa tjänster. Hjälpmedelssortimentet har delats in i sektorer som i sin tur delas in i olika funktionsområden. Syftet med den nya prismodellen är att varje sektor ska bära sina egna kostnader och prissättas med utgångspunkt från sektorns självkostnad. Under året har arbetet inriktats på att identifiera varje sådan sektors särkostnader och en modell för produktkalkylering är under uppbyggnad. För att stärka upp i arbetet med att skapa en prismodell har verksamheten tagit hjälp av externa konsulter. Det som återstår i arbetet är att: Utreda och definiera bärande principer i prissättningen för att skapa incitament till önskvärde beteenden hos förskrivare Vidareutveckla en konceptuell modell (debiteringsformer, funktioner och sektorer, utjämningsmekanismer) Genomföra prisberäkningar Definiera budgetprocessen och uppföljningsprocessen Den färdiga prismodellen kommer att ge verksamheten möjlighet att använda funktionshyra för hjälpmedel, möjlighet att lättare kunna följa upp och utvärdera på en mer detaljerad nivå än idag dvs på sektorsnivå och funktionsnivå. Det i sin tur ger verksamheten större anpassningsmöjligheter vid prisjusteringar. Den nya prismodellen ska ge en mer rättvis fördelning av kostnader gentemot betalande intressenter. Prismodellen kommer också att ge verksamheten bättre verktyg för produktkalkylering och uppföljning av prissättningen. Den nya prismodellen ska vara konstruerad och klar att tas i bruk från 1/4-2013. Övriga utvecklingsområden Hjälpmedelscentralen har deltagit i och aktivt drivit arbetet med att ta fram ett vårdprogram gällande inkontinens. Vårdprogrammet är framtaget tillsammans med huvudmännen och beslut har tagits av Länsstyrgruppen för Närvård om programmet. Implementering kommer att ske 2013. Hjälpmedelscentralen har ett uppdrag att utveckla statistikuttag tillsammans med köparna (landstinget och kommunerna i länet). En arbetsgrupp bestående av Hjälpmedelschef och representanter för köparna har diskuterat vilken statistik som köparna har behov av. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 10(21)
I mars infördes ett nytt webbaserat beställningssystem för inkontinenshjälpmedel. Omfattande utbildningsinsatser i det nya systemet har genomförts under året för förskrivare i primärvård, hemsjukvård och särskilda boenden. Tidigare tog brukare och förskrivare själva direkt kontakt med tekniker vid behov av service av hjälpmedel. Under året har det arbetssättet förändrats för att få ökad effektivitet. Tillsammans med hälso- och sjukvårdshuvudmännen i landstinget och kommunerna samt FOU i Sörmland har projektet "Ny Teknik" initierats. Projektet har sin bakgrund i den snabba teknikutvecklingen inom informations och kommunikationsteknologin där nya konsumentprodukter lanserats på marknaden, såsom "smarta telefoner", surfplattor och tillhörande appar. Flertalet av produkterna kan på olika sätt underlätta vardagen för personer med olika fomer av funktionsnedsättning. Syftet med projektet är att utreda vad en eventuell utökning av sjukvårdshuvudmännens och Hjälpmedelscentralens uppdrag inom området ny teknik skulle innebära avseende nyttan för brukaren samt konsekvenser för huvudmännen och Hjälpmedelscentralen. Projektet beräknas kunna rapporteras under första kvartalet 2014. Sammanställning av avvikelser registrerade i Landstingets avvikelsehanteringssystem Synergi 500 under 2012 visar totalt 183 st inrapporterade avvikelser som Hjälpmedelscentralen ansvarar för. Den största andelen handlar om avvikelser gällande själva produkterna/hjälpmedlen, 101 st. Det kan t ex handla om att någon del saknas vid leverans eller att hjälpmedlet inte är kontrollerat ordentligt. Näst vanligaste rapporteringsområdet är när någonting avvikit i leveransprocessen av hjälpmedlet från Hjälpmedelscentralen till brukare, 58 st. De vanligaste registrerade åtgärderna som vidtagits pga avvikelserna är informationsinsatser samt samtal enskilt eller i grupp. Antal processer för större brukarnytta som genomarbetats. 5 st 5 st Strategiskt mål: Landstinget utgör en aktiv part i en regional utveckling som är ekonomiskt, ekologiskt och socialt långsiktigt hållbar. Åtagande: Vi utvecklar samverkan med andra aktörer inom och utom länet, för större brukarnytta och effektivitet. Hjälpmedelscentralen i Sörmland har ett samarbete med motsvarande verksamhet i Västmanland sedan många år tillbaka. Ett av målen med samarbetet är ett gemensamt sortiment för att kunna ha tillgång till varandras lager. Vid varje upphandling försöker man nå enighet om val av produkter. Den under året avslutade upphandlingen av hygienhjälpmedel resulterade i likvärdigt sortiment. Under hösten har upphandling av manuella rullstolar startat tillsammans med Västmanland, utifrån en gemensam kravspecifikation. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 11(21)
Ett förslag till överenskommelse har tagits fram tillsammans med skolhuvudmännen/kommunerna och Habiliteringsverksamheten gällande ansvar för hjälpmedel som finns i skolverksamhet. Inriktningen är att personliga hjälpmedel även i fortsättningen är ett ansvar för landstinget medan hjälpmedel som används som ett läromedel och är basutrustning i skolan ska bekostas av kommunen. Förslaget finns nu i kommunerna och återkoppling inväntas. Inget styrtal är aktuellt. Miljöperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget bedriver ett effektivt miljöarbete. Åtagande: Personalen har god kunskap om miljöprogrammet och dess innehåll och arbetar i enlighet med det. Andel anställda som genomgått grundläggande utbildning i miljökunskap. 92,8% 100% Avser 64 st av 69 st totalt anställda. Strategiskt mål: Landstinget fokuserar på att minimera negativ klimatpåverkan. Åtagande: Vi arbetar för minskad klimatpåverkan från transporter genom att samordna resor och genom att använda elektroniska hjälpmedel istället för resor där det är möjligt. Miljömedvetenheten inom verksamheten är god. Uppföljning och åtgärder utifrån genomförd miljörevision pågår. Hjälpmedelscentralen har vidtagit ett antal åtgärder för att förbättra miljön t ex har taklampor bytts mot lampor med rörelsesensorer i vissa rum. Bilar i gemensam bilpool är utbytta mot bilar som drivs med diesel eller gas. En rutin har tagits fram för tankning av miljöbilar. Alternativa mötesformer dvs telefon- och videokonferenser väljs i möjligaste mån för att spara arbetstid och minska klimatpåverkan. Antal telefon- och videokonferenser samt Netmeeting. 118 st 50 st Under året sparades 16650 km i körsträcka och 221 tim i tid genom videokonferenser. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 12(21)
Strategiskt mål: Landstinget säkerställer att de kemikalier och läkemedel som används ger minsta möjliga miljöpåverkan. Åtagande: Vi ska successivt byta ut farliga kemikalier från våra verksamheter. En inventering är gjord av samtliga kemikalier som används inom verksamheten. De kemikalier som inhandlas är i möjligaste mån miljöcertifierade. Antal miljöskadliga kemikalier.(mp 2013 = -10 %) 13 st Högst 11 st Ekonomiperspektivet - Analys måluppfyllelse Strategiskt mål: Landstinget uppnår och behåller en ekonomi i balans som är långsiktigt ekonomiskt hållbar. Åtagande: Stabil ekonomisk utveckling. Avvikelse mot budgeterat resultat i tkr Soliditeten ska ligga på målnivå. 2 947 tkr 0 30% 30% Åtagande: Soliditeten ska successivt öka. Under 2012 beslutades inom Landstinget att balansräkning på verksamhetsnivå skall upphöra och endast upprättas på landstingsnivå. Förändringen har trätt i kraft under verksamhetsåret 2012. I och med detta beslut förändrades en del redovisningsprinciper på koncernnivå bla redovisning av finansiella poster såsom likvida medel, intäktsrespektive kostnadsräntor, samt redovisning av lån. För att kunna beräkna ett soliditetsmått har en till viss del fiktiv balansräkning upprättats och som också bilägges årsredovisningen. I allt väsentligt är balansräkningens tillgångssida, anläggningstillgångar samt lagervärden, baserade på faktiskt redovisningsutfall. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 13(21)
Det egna kapitalets utveckling framgår nedan Genomsnittlig förändring av eget kapital de senaste tre åren. 1 610 tkr 0% Den genomsnittliga förändringen av eget kapital de senaste tre åren är +1,6 mkr. I och med 2012 års utgång uppgår verksamhetens soliditet till målvärdet 30 %. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 14(21)
Ekonomiperspektivet - Övrig analys Resultatanalys Resultaträkning Tkr Utfall 2012 Utfall 2011 Budget 2012 Verksamhetens intäkter Försäljning/ uthyrning av hjälpmedel 135 156 128 325 127 743 Övriga intäkter 2 171 2 185 2 125 Summa verksamhetens intäkter Verksamhetens kostnader 137 327 130 510 129 868 Personalkostnader -31 430-31 102-31 943 Hjälpmedelskostnader -46 800-41 115-38 266 Lokalkostnader -7 858-7 624-9 024 Övriga kostnader -17 461-16 488-16 940 Avskrivningar -29 198-31 234-32 180 Summa verksamhetens kostnader -132 747-127 563-128 353 Finansiella intäkter 107-37 0 Finansiella kostnader -1 740-1 587-1 515 Årets resultat 2 947 1 323 0 Årets resultat och budgetavvikelse Resultat är 2,9 mkr bättre än budget. En resultatnivå som är högre än förväntat, men rimlig mot bakgrund av verksamhetens omfattning och omslutning och skall sättas i relation till att verksamhetens soliditet därmed når målnivån 30 %. 2012 års resultat beror i hög grad på volymökningar som i vissa fall ger höga marginalintäkter. Inom ramen för respektive års budgetarbete sker en bedömning av Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 15(21)
volymutveckling utifrån Hjälpmedelscentralens egen statistik. Genom ett omfattande och fortfarande pågående arbete med att höja informationskvaliteten i Hjälpmedelscentralens redovisning, ökar förutsättningarna för en bättre uppföljning av verksamhetens kärna, lagerhantering och logistik. Detta tillsammans med nu pågående projekt att implementera en ny och genomarbetad prismodell skall leda till en mer differentierad och precis prissättning av verksamhetens hjälpmedelshantering och dess tjänster. Avskrivningskostnader på hyreshjälpmedel utgör en tung komponent i såväl resultaträkningen som i prissättningen. Under 2012 har avskrivningskostnaden av olika skäl minskat jämfört med 2011. Orsaken är hänförbar till periodiska svängningar över åren, ett antal kapitalintensiva hjälpmedel har blivit fullt avskrivna under året men som successivt återanskaffats under 2012 eller kommer att återanskaffas under 2013 vilket medför att avskrivningskostnaderna sannolikt kommer att stiga igen. En starkt bidragande orsak till den relativt höga resultatnivån är en kostnadseffektiv verksamhet. Verksamhetens kostnader, exklusive avskrivningar samt kostnad såld vara, har haft en låg kostnadsökningstakt. Under 2012 ökade dessa kostnader med 2,7 % sammantaget, trots extraordinära IT-kostnader för implementering av nytt beställningssystem för inkontinenshjälpmedel och trots en lönerörelse som gav ca 2,1 % i genomsnitt. Av olika skäl kommer sannolikt ökningstakten stiga något under 2013. En ny prismodell beräknas tas i drift från och med 1 april 2013. I förberedelserna ingår att, med 2012 års resultat som grund tillsammans med budgetsiffror 2013, göra en detaljerad bedömning av prisnivåer för samtliga hjälpmedel, exklusive inkontinenshjälpmedel, som hanteras av Hjälpmedelscentralen med målsättningen att nå ett 0-resultat 2013. Verksamhetens intäkter Verksamhetens intäkter har i jämförelse med 2011 ökat med 5,2 %. Ökningen beror företrädesvis på volymökningar vad avser såväl hyreshjälpmedel, som landstingets andel av inkontinenshjälpmedel. De största volymökningarna har skett inom landstingets andel av hyreshjälpmedel och då företrädesvis respiratorer, hjälpmedel för sinnesstimulering, tränings- och ergometercyklar, samt transmissionssystem via radio. Volymökningar inom kommunernas andel utgörs företrädesvis inom området sängar. Hyreshjälpmedel utgör den dominerande intäktsposten med 68 % av omsättningen följt av schablonhjälpmedel 8 % och försäljningshjälpmedel med 5 %. I omsättningen ingår Landstingets andel av inkontinenshjälpmedel vilket utgör 12 %. Kommunernas andel av inkontinenshjälpmedel, förutom beställningscentralen, redovisas för närvarande både kostnadsmässigt och intäktsmässigt utanför Hjälpmedelscentralens verksamhet. Under den senaste 5-årsperioden har Landstingets andel av omsättningen, exklusive landstingets andel av inkontinenshjälpmedel, ökat från 53 % till 59 % relativt totala omsättningen. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 16(21)
Utvecklingen framgår av nedan Fakturerade hjälpmedel fördelar sig per capita enligt följande: Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 17(21)
Personalkostnader De totala personalkostnaderna har endast ökat med 1,1 % jämfört med föregående år trots att 2012 års löneavtal gav 2,1% för verksamheten räknat på årsbasis. Främsta skälet till den måttfulla personalkostnadsökningen är att den arbetade tiden minskat. Minskningen ligger på nivån en årsarbetare. Personalkostnadsökningen är också lägre än budget. De totala personalkostnaderna utgör 22,9 % av omsättningen. Lokalhyror mm Lokalkostnaderna har ökat med drygt 3 % jämfört med föregående år, men är dock lägre än budget. Ökningen är hänförbar till de externt förhyrda lokalerna på Fraktgatan i Eskilstuna och beror på indexuppräkning enligt hyresavtal. Totala hyreskostnaden utgör 5,7 % av totala omsättningen. Köp av verksamhet och tjänster Köp av verksamhet och tjänster utgör 34,1 % av totala omsättningen, varav inköpskostnad för landstingets andel av inkontinenshjälpmedel och kostnad såld vara avseende övriga icke uthyrningshjälpmedel utgör de dominerande kostnadsposterna. Inom avsnittet redovisas också kassationskostnader och inventeringsdifferenser. Som en följd av aktiviteter inom såväl lagerprojektet, som i övrigt, i syfte att renodla och höja kvaliteten i Hjälpmedelscentralens redovisning, har redovisningen inom detta avsnitt särskilt genomlysts och kvalitetsmässigt förändrats under året. Genomförda förändringar har medfört att jämförbarheten med tidigare år försvårats. Kostnad för inköp av inkontinenshjälpmedel, landstingets andel, har som en följd av ökade volymer, ökat kraftigt jämfört med 2011. Kostnadsökningen balanseras i huvudsak mot ökade intäkter. Volymökningen beror i stor utsträckning på tillfällig osäkerhet omkring nya beställningsrutiner i samband med införandet av webbaserat beställningssystem. Under 2012 redovisas en kassationskostnad avseende icke uthyrningshjälpmedel på 2,3 mkr, varav huvuddelen, 85 %, utgörs av s k teknisk kassation. Motsvarande belopp 2011 var 2,1 mkr. En teknisk kassation utgörs i huvudsak av ett hyreshjälpmedel som utrangeras, men som också är bestyckat med olika komponenter och tillbehör (icke inventarier) som följer med i utrangeringen och tvivelaktigt benämnes som kassationer. En stor andel av dessa komponenter och tillbehör är dugliga och återanvänds. Vid återanvändning av sådana komponenter och tillbehör bokförs dessa som en lagertillgång. Den redovisningsmässiga proceduren runt detta är tvivelaktig och under översyn, där avsikten är att eliminera dessa tekniska kassationer och endast redovisa reella sådana. Sedan ett antal år bakåt i tiden har det som redovisningspraxis bokförts ett generellt inkuransavdrag på 5 % av bokfört lagervärde på bokslutsdagen. Mot bakgrund av ovanstående förbättringsområde i kombination med förbättrad inventerings- och övriga rutiner runt lagerhantering har årets inkuransavdrag reducerats till 3 % med avsikten att helt fasas ut under 2013. Nettoeffekten av denna reducering av inkuransavdrag innebär en kostnadsminskning i årets bokslut på 0,4 mkr. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 18(21)
Under 2012 och inom ramen för lagerprojektet har ett omfattande arbete genomförts i Hjälpmedelscentralens egna lager. Förutom rena inventeringar och skapandet av uppdaterade inventeringsrutiner har också ett omfattande arbete bedrivits för att kvalitetssäkra Hjälpmedelscentralens hantering av komponenter, tillbehör och reservdelar. Effekten av detta har resulterat i såväl lagervärdesförändringar och skrotningar, samt en förbättrad överblick över komponenter, tillbehör och reservdelar som saknar ekonomiskt värde men situationsanpassat kan vara användbart som reservdelar. Sammantaget har goda förutsättningar skapats till att kunna redovisa lägre kostnader för inventeringsdifferenser under 2013 jämfört med såväl 2011 som 2012 vad avser Hjälpmedelscentralens egna lager av icke uthyrningshjälpmedel. Under 2013 kommer motsvarande arbete avseende de dryga 60-tal kundlager som finns runt om i Sörmland påbörjas. Inventeringsdifferenserna avseende hjälpmedel icke inventarier har minskat jämfört med föregående år. Under 2012 uppgår dessa till 2,4 mkr vilket är ca 0,6 mkr bättre än föregående år. Av dessa 2,4 mkr utgör differenser i kundlager 1,1 mkr, en förbättring med 0,4 mkr respektive 1,3 Mkr i Hjälpmedelscentralens egna lager, en förbättring med 0,2 mkr. Övriga kostnader Övriga kostnader exklusive avskrivningar och finansiella kostnader/intäkter har jämfört med föregående år ökat med 5 %. Ökningen förklaras av ökade IT-kostnader hänförbara till nytt system för beställning av inkontinenshjälpmedel, samt ökade transportkostnader hänförbara till ökande volymer. Avskrivningarna har totalt sätt minskat med 6,5 % eller 2,0 mkr, varav avskrivningar på kommunala hjälpmedel minskat med 0,8 mkr. De finansiella kostnaderna och intäkterna är i princip oförändrade. Orsaken till minskade avskrivningskostnader är hänförbara till fem stycken hjälpmedelsgrupper Eldrivna rullstolar (landstingshjälpmedel) Infusionspumpar (landstingshjälpmedel) Respiratorer (landstingshjälpmedel) Manuella rullstolar (kommunala hjälpmedel) Sängar (kommunala hjälpmedel) Vad avser landstingshjälpmedel kan konstateras att lägre avskrivningskostnader under 2012 beror i stor utsträckning på säsongsvariationer i form av att ett antal hjälpmedel blivit fullt avskrivna under året samtidigt som nyanskaffning av motsvarande hjälpmedel skett/sker vid ett senare tillfälle. Vad avser kommunala hjälpmedel, manuella rullstolar, har en gynnsam upphandling och avtal medfört lägre anskaffningskostnader, en situation som kommer att gälla fram till december 2013 då nytt avtal börjar gälla. Lägre avskrivningskostnader avseende sängar beror på att dessa hjälpmedel är i bruk längre tid än den ekonomiska avskrivningstiden säger, vilket medför att behovet av återanskaffning skjuts framåt. Övriga kostnader exklusive avskrivningar och finansiella kostnader/intäkter utgör 12,7 % av total omsättningen och avskrivningarna tillsammans med finansiella kostnader/intäkter utgör 22,5 %. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 19(21)
Avskrivningarnas utveckling i relation till fakturerade intäkter framgår av nedanstående graf Investeringar Investeringar i landstingshjälpmedel överstiger anvisad ram med 0,8 mkr, samtidigt som investeringar i kommunala hjälpmedel understiger ram med 1,7 mkr. De totala investeringarna i hjälpmedel är inom anvisad ram. Orsaken till att investeringar i landstingshjälpmedel ökar är hänförbar till investeringar i dyrbarare hjälpmedel samt volymökningar av uthyrning av hjälpmedel. Detaljerad investeringsspecifikation framgår av bilaga till verksamhetsberättelsen. Intern kontroll Syftet med internkontroll är att säkerställa att det finns rutiner samt att kontrollera om rutinerna följs för respektive kontrollområde. Det ingår också att granska om rutinerna är relevanta. Det innebär att kontrollen inte syftar till att bedöma om målen uppnås, utan om systemet med rutiner fungerar för att mäta och nå målet. Internkontrollen utgör en del i förvaltningens kvalitetsarbete med ständiga förbättringar där mål och styrtal i det balanserade styrkortet också ingår. Metod De övergripande perspektiven i landstingets budget ligger som bas, och kontrollområdena har sorterats efter perspektiven. För miljöperspektivet sker kontrollarbetet i miljöledningssystemet med interna revisioner som ersätter internkontrollen. Förvaltningens chefer har deltagit i framtagande och formulering av kontrollområden. För att prioritera mellan tänkbara kontrollområden har en bedömning gjorts av vilka områden som är mest angelägna att ta med i planen. Bl a har en riskanalys gjorts där sannolikhet respektive konsekvens av att rutiner inte följs har bedömts. För genomförandet av kontrollen engageras enhetscheferna i kontrollarbetet genom att de granskar varandras verksamheter, utanför sina ordinarie verksamhetsgränser. Detta arbetssätt har använts och utvecklats sedan 2009. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 20(21)
Internkontrollplan 2012 Medborgarperspektivet Finns rutiner för att följa patientdatalagen när det gäller loggkontroller behörighet Är rutinerna kända, följs rutinerna? Är rutinerna relevanta? Kontrollen omfattar konsulentfunktionen. Resultat: Rutiner finns men är mindre väl kända. Åtgärd: Diskussion och förankring på arbetsplatsträff. Personalperspektivet Finns rutiner för urvalsprocessen vid rekrytering när det gäller urval till intervju genomförande av intervju referenstagning Är rutinerna kända, följs rutinerna? Är rutinerna relevanta? Kontrollen omfattar hjälpmedelstekniska funktionen. Resultat: Rutiner finns men ser olika ut. Åtgärd: Förvaltningsgemensam diskussion och förankring på lämpligt chefsforum. Förnyelseperspektivet Fungerar rutinen för samverkan/samordning enligt SOSFS 2008:20? Är rutinerna kända, följs rutinerna? Är rutinerna relevanta? Kontrollen omfattar konsulentfunktionen. Resultat: Rutiner finns men berör endast i begränsad och indirekt omfattning konsulenternas verksamhet. Åtgärd: Ingen åtgärd. Ekonomiperspektivet Finns rutiner för hur avvikelser och avtalsbrott hanteras när det gäller hjälpmedelsleveranser? Är rutinerna kända, följs rutinerna? Är rutinerna relevanta? Kontrollen omfattar materialavdelningen, administrationen, Vesicacentralen. Resultat: Rutiner finns vid samtliga enheter. Viteshantering är ett förbättringsområde inom Vesica och Adm. I Vesicas fall är man för närvarande hänvisad till transportören som källa. Åtgärd: Kvalitetssäkra rutiner och arbetssätt inom berörda enheter. Gemensam nämnd för vård, omsorg och hjälpmedel, Verksamhetsberättelse 2012 21(21)
Investeringsspecifikation Förvaltning: Period: Hjälpmedelscentralen Bokslut 2012 (tkr) INVESTERINGAR Imateriella tillgångar Byggnader Mark och markanläggningar Pågående ny-, till- eller ombyggnad IT Utfall Budget Utfall 2012 2012 2011 Landstingshjälpmedel (endast Hjälpm.nämnden) 23 370 22 600 21 838 - varav medicinteknisk utrustning Övriga maskiner och inventarier 110 800 1 676 - varav medicinteknisk utrustning Konst Delsumma 1 23 480 23 400 23 514 Hjälpmedel avseende kommun/annan huvudman 5 481 7 200 5 873 - varav medicinteknisk utrustning "Externa" byggnader Delsumma 2 5 481 7 200 5 873 SUMMA INVESTERINGAR 28 961 30 600 29 387 FÖRSÄLJNINGAR Byggnader Mark och markanläggningar IT Övriga maskiner och inventarier Hjälpmedel 377 200 676 SUMMA FÖRSÄLJNINGAR 377 200 676 UTRANGERING Utrangering/omkodade/återvunna netto 640 1 200 679 Kassationer 1 443 1 500 1 372 SUMMA UTRANGERING 2 083 2 700 2 051 NYLEASING Typ av anläggningstillgång: SUMMA NYLEASING 0 0 0
Balansräkning Verksamhet: Hjälpmedelscentralen 2012 (Kkr) TILLGÅNGAR Budget Bokslut Bokslut Bokslut 2012 2012 2011 2010 Anläggningstillgångar IT 0 0 0 0 Övr maskiner och inventarier 61 500 60 220 59 960 61 281 Långfristiga fordringar Summa anläggningstillgångar 61 500 60 220 59 960 61 281 Omsättningstillgångar Varulager 18 000 17 687 17 778 16 163 Kortfristiga fordringar 12 000 14 098 13 377 10 721 Kassa/Bank 5 3 5 5 Summa omsättningstillgångar 30 005 31 788 31 160 26 889 SUMMA TILLGÅNGAR 91 505 92 008 91 120 88 170 EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER Eget kapital Eget kapital EK 23 783 28 054 25 107 23 783 -därav årets resultat 0 2 947 1 323 561 Summa eget kapital 23 783 28 054 25 107 23 783 Avsättningar Avsatt till pensioner Summa avsättningar 0 0 0 0 Långfristiga skulder Checkkredit (I) 14 100 5 438 10 704 10 089 Långfristiga skulder 42 197 42 197 42 197 42 197 Summa långfristiga skulder 56 297 47 635 52 901 52 286 Kortfristiga skulder Semesterskuld inkl uppeh löneskuld (exkl PO) 1 000 1 490 1 455 1 089 Komp skuld (exkl PO) 100 63 62 45 Övriga kortfristiga skulder 10 325 14 766 11 595 10 967 Summa kortfristiga skulder 11 425 16 319 13 112 12 101 SUMMA EGET KAPITAL, AVSÄTTNINGAR OCH SKULDER 91 505 92 008 91 120 88 170 Diffkontroll 0 0 0 0 30% 28%