PROTOKOLL STYRELSEMÖTE 4 2015 2015-05-17 (09:00-15:00) Kalmar Deltagare - SVEMO Håkan Leeman Åke Knutsson Agneta Andersson Carl-Erik Sörman Olle Bergman Peter Svensson Thomas Avelin Tony Jacobsson Per Westling Anna Wilhelmsson Ordförande Vice Ordförande Generalsekreterare GS Koordinator 1. Mötets öppnande samt godkännande av dagordningen Ordförande Håkan Leeman öppnade mötet. Den utskickade agendan godkändes. 2. Val av justerare Åke Knutsson valdes att justera dagens protokoll. 3. Föregående protokoll Styrelseprotokoll nr 3 2015 godkändes med ett undantag. Under punkten 5.3 andra meningen byts ordet fadder ut mot kontaktperson. 4. Resultatrapport Generalsekreterare Per Westling gick igenom resultatrapporten. Styrelsen kunde med glädje konstatera att den positiva trenden håller i sig.
5. Ärenden 5.1 Inriktning IT (IT-rådet) Möte med AccessData har hållits för att titta på nytt avtal samt inriktning av IT på Svemo. Styrelsen diskuterade allmänt hur IT- och TA-kostnader på bästa sätt ska fördelas. Styrelsen beslutade: 1. Att särskilja TA från annan IT i upphandlingen. 2. Att en del av utvecklingskostnad för IT utöver TA skall vara utanför längre kontrakt. 3. Att ge IT-rådet samt GS i uppdrag att återkomma vid nästa styrelsemöte med en plan för hur IT-ledningen skall organiseras. 5.2 Tillsättning Barnkommittén (TA) Vid Styrelsemöte 3 bordlades frågan med tillsättande av Barnkommittén. Thomas Avelin fick i uppdrag att tillsammans med Valberedningen försöka finna en ersättare till Jörgen Hafström vars mandattid utgår 31 maj 2015. Tyvärr har man inte lyckats med uppdraget att hitta en ersättare. Styrelsen beslutade utse Jeanette Nyberg till sammankallande t.o.m. april 2016. Jenny Nord har ett år kvar på sin mandatperiod t.o.m. april 2016. Jonas Persson mandattid t.o.m. april 2017. Styrelsen gav Valberedningen i uppdrag att till nästa styrelsemöte inkomma med en rapport om hur arbetet fortskrider med att finna ytterligare en kandidat till Barnkommittén. 2
5.3 Sektionernas/kommittéernas uppdragsbeskrivningar (PW) Styrelsen beslutade vid föregående möte att nya uppdragsbeskrivningar för sektioner skulle tas fram efter den mall som nu är fastställd. Då alla uppdragsbeskrivningar ännu inte hunnit tas fram kommer de att löpande läggas in till styrelsemötena för godkännande. Styrelsen beslutade att så många uppdragsbeskrivningar som möjligt skall tas fram till styrelsemötet den 13 juni. Kansliet får i uppdrag att bistå vid processen. 5.4 Nominera till FIM RR (HL/PW) Styrelsen har tidigare diskuterat olika nomineringar till FIM E och dess kommissioner inför valen som genomförs vid kongressen på Malta i juli. Styrelsen beslutade nominera Tony Jacobsson till FIM E Roadracing kommissionen. 5.5 Arbetsgrupp Idrottslyftet (PW) Styrelsen har tidigare tagit beslut om ändring av sammansättning i arbetsgruppen för Idrottslyftet, då de nuvarande ledamöterna i gruppen avsagt sig uppdraget. Styrelsen har givit uppdraget åt GS att sätta samman en arbetsgrupp bestående av personal med uppgift att förbereda ärendena och ta fram förslag på projekt som skall kunna ingå i Idrottslyftet. Det har kommit till styrelsens kännedom sedan förra mötet att Jörgen Hafström vill fortsätta. Styrelsen beslutade utse Jörgen Hafström och Roger Karlsson samt två personer från kansliet till arbetsgrupp med ansvar att förbereda ärenden gällande Idrottslyftet. Styrelsen ger gruppen i uppdrag att till nästa styrelsemöte den 13 juni målformulera sitt uppdrag. 3
5.6 Val till RF/SISU vid RIM 2015 (HL) Inför RIM 2015 har valberedningarna för RF och SISU samt lekmannarevisorerna presenterat sina förslag till val. Svemo skall som alla SF diskutera dessa förslag samt de alternativ som kan finnas. Styrelsen överlåter åt Svemos representanter att hantera frågan vid RIM 2015, med hänsyn taget till de åsikter som styrelsen förmedlat till Svemos representanter. 5.7 Motioner och propositioner till RIM 2015 (HL) Inför RIM 2015 har ett antal motioner samt propositioner sänts in. Svemo skall som alla SF diskutera dessa förslag, ta ställning till hur de påverkar Svemos verksamhet samt bestämma hur Svemo skall ställa sig till dessa motioner och propositioner. Styrelsen överlåter åt Svemos representanter att rösta vid RIM 2015 på de motioner och propositioner som finns publicerade, med hänsyn taget till de åsikter som styrelsen förmedlat till Svemos representanter. 5.8 Anmälare i TA/Team (PS) Motocrossektionen har via Magnus Markenfeldt uttryckt önskemål om att kunna lägga in fler anmälare i TA per förare som sedan ska dyka upp i de officiella startlistorna. En dialog kring detta har förts inom IT-Rådet. Styrelsen har dessutom begärt kompletterande information från andra delar av Svemo som vid styrelsemötet fortfarande inte inkommit. I avvaktan på den information som saknas bordläggs frågan till nästa styrelsemöte. 4
6. Rapporter 6.1 Försäkringsinformation (PW) Arbetet med översyn av försäkringssystemen pågår löpande. Översynen omfattar samtliga områden såsom, försäkringsgivare, innehåll, omfattning, nivåer och typer av försäkringar. Försäkringskostnaderna för förbundets hela verksamhet är nu mycket höga och det ökande antalet skador riskerar att kraftigt driva på kostnadsökningarna, arbetet med detta har därför hög prioritet. 6.2 Möte med MHF (PW) Det har planerats för ett möte med MHF, tyvärr har mötet ej blivit av p.g.a. svårigheter att hitta ett bra datum. GS uppdras återkomma i detta ärende så fort mötet har kommit till stånd. 6.3 Organisationsutredningen (HL/PW) Styrgruppen för organisationsutredningen hade onsdagen den 13 maj ett möte med SISU för att klargöra hur arbetet skall läggas upp. Olika grupper kommer skapas och de skall innehålla en styrelserepresentant, en från kansliet samt två från "fältet" (se nedan). Det är styrelserepresentanten samt den från kansliet som har i uppgift att hitta lämpliga personer från "fältet". Arbetsgrupperna är: Medlemsnytta, Licenser, Utbildning, Kommunikation/Media, Förening och Omvärld. IT och Strategi är övergripande och går in i alla nämnda arbetsgrupper. Arbetet kommer inledas den 4 juni med att SISU kommer till kansliet och informerar hur det administrativa arbetet skall gå till. Arbetet kommer sedan fortgå under sommaren och hösten med enkäter och intervjuer. Arbetet skall kunna följas via Svemo hemsida. Mer information kring detta kommer skickas ut. Medlemsnytta: Peter Svensson/Anders Tibbling Licenser: Åke Knutsson/Annika Pettersson Utbildning: Thomas Avelin/Lena Bleckman Kommunikation/Media: Carl-Erik Sörman/Stefan Lang Förening: Olle Bergman/Peter Isgren/Björn Bergström Omvärld: Tony Jacobsson/Anja Rauch 5
6.4 Utvärdering Träffpunkt Distrikt (HL/AW) Håkan Leeman redogjorde för den enkät som skickats ut efter Träffpunkt Distrikt. Överlag upplevs Träffpunkten som positiv och bra, men det finns också områden som kan förbättras framöver. Det framkom att man gärna har ett forum där distrikten ses tillsammans gärna i samband med Träffpunkten. En sammanställning av alla svar kommer göras och skickas ut till distrikten. 6.5 Licensrapport (HL/PW) GS Per Westling redogjorde för den positiva licensrapporten där man kan se att licenserna sakta men säkert ökar jämfört med samma period föregående år. Två starkt bidragande orsaker tros vara införandet av Klubblicens inom Enduro samt samarbetet med SMC inom Roadracing. 6.6 Rapporter från styrelsens kontaktpersoner (samtliga) Samtliga kontaktpersoner kompletterade sina skriftliga rapporter från sina respektive distrikt och kontaktpersonsområden. 6
7. Nästa möte Nästa styrelsemöte är i Norrköping den 13/6-2015 8. Avslutning Ordförande Håkan Leeman avslutade dagens möte. Vid protokollet Ordförande Anna Wilhelmsson Håkan Leeman Godkänt via mail 2015-05-20 Justerare Åke Knutsson Godkänt via mail 2015-05-20 7