Inledning Titel: Research & Development AB Det här caset är författat av Lena Erlandsson, Ewa Jonsson och Yvonne Larsson. Caset är skrivet som en del av kursen Organisationsteori B 5 poäng som ges av Institutionen för Ekonomi vid Högskolan i Gävle. Handledare för caset är Jaana Kurvinen och Pär Vilhelmsson. Sammanfattning av caset: Fallet handlar om Pelle som är resursansvarig på en avdelning som arbetar med projekt. Sverker är verksamhetsområdeschef och ska tillsammans med Pelle samordna de projekt som avdelningen får in. Sverker vill dock köra sitt eget race och Pelles planering blir lidande. Teorier/nyckelord: Matrisorganisation Kommunikation Konflikt Erlandsson, Jonsson & Larsson 1
RESURSANSVARIGE PELLES FUNDERINGAR Pelle lutar sig tillbaka i stolen och ser ut genom fönstret, det är senhöst och löven har börjat dala från de vackert röda lönnarna. Nästan precis ett år har gått sedan företaget med pompa och ståt drev igenom den nya organisationen. Hans förväntningar på den nya organisationen hade varit stora. Nu skulle han äntligen få koncentrera sig på personalen och deras möjligheter att växa och utvecklas med organisationen. Att se till att rätt kompetens för de jobb som kom in fanns tillgänglig på enheten och att se framåt för att säkra rätt resurser även för framtiden, det var en utmaning som han sett fram emot. Den nya organisationen innebär att han helt släppt kundkontakterna och att han därför är beroende av de nya verksamhetsområdesansvarigas information om inkommande jobb och behov av personal för att driva dessa. Han hade sett fram emot att få samarbeta med de olika verksamhetsområdescheferna för att på bästa sätt fördela personalen på ett effektivt sätt. Det kändes som om verksamheten försvunnit för långt bort. Allt oftare fick han höra från sina medarbetare om nya projekt som var på gång in, eller ännu värre, om projekt som skulle avslutas tidigare än beräknat. Hur skulle han kunna planera personalen rätt om han inte hade aktuell information? Det fanns mycket som var bra med den nya organisationen men allt oftare kändes det som om han kördes över av verksamhets- områdeschefer som missade att informera honom om saker som gällde hans personal eller som informerade personalen men glömde bort att informera honom. Han avbryts i sina funderingar av Lisa, en av de anställda på resursenheten. Lisa berättar om ett projekt som Sverker som en av verksamhetsområdescheferna erbjudit henne. Projektet passar henne som handen i handsken och hon vill därför föreslå en ersättare för projekt Saturnus som hon redan är engagerad i. Pelle känner inte till det nya projekt som Lisa nämner. Varför hade Sverker pratat med Lisa om projektet utan att först prata med honom? Hur skall han lösa den uppkomna situationen? Lisa kommer inte att backa ur det nya projektet frivilligt och Ralf som finns tillgänglig för att ta sig an det nya projektet just nu är inte en tänkbar kandidat för att ta över projekt Saturnus. Telefonen räddar honom, det är Sverker som ringer. Erlandsson, Jonsson & Larsson 1
- Tjena Pelle, du, nu är det klart att vi får köra igång det här nya projektet och det blir större än jag trodde. - Ja, jag hörde Lisa nämna något om projektet. - Jag pratade med henne vid lunchen, då hade jag precis fått besked om att det var ok att köra igång. Projektet kommer att heta Jupiter, budgeten ligger på 12 miljoner. - Lisa sa att du lovat henne jobbet som projektledare. - Ja det är därför jag ringer, hon måste börja redan i nästa vecka med planeringen, en preliminär projektplan skall finnas på kundens bord på fredag i nästa vecka. - Som du vet är Lisa redan engagerad i projekt Saturnus, det projektet befinner sig i ett kritiskt skede och jag kan inte lyfta ut henne från det projektet just nu. Jag tycker att Ralf skall få jobbet. - Jag har redan lovat kunden att Lisa kommer att vara projektledare, du vet själv hur nöjda de var med hennes arbete sist. - Hur kan du göra det utan att prata med mig först. Du får ta en ny diskussion med kunden, Lisa finns inte tillgänglig förrän om två månader, antingen blir Ralf projektledare eller också får kunden vänta med projektstarten i två månader. - Hm, vet du hur mycket det här projektet betyder för oss, tio man kommer att var heltidssysselsatta i 6 månader. - Det är klart jag vet hur viktigt projektet är, men jag vet också att Ralf är fullt kapabel, och i mitt tycke t.o.m. bättre passande för det här uppdraget, eftersom han har praktisk erfarenhet av den här typen av produkt. - Du släpper alltså inte Lisa till det här projektet? - Jag skall se vad jag kan göra men jag kan inte lova någonting. Jag kontaktar Erik för att höra hans åsikt eftersom Saturnus ingår i hans verksamhetsområde. - Ok, hör av dig så snart du kan lämna besked, Lisa kommer att bli mycket besviken, jag hoppas du är medveten om det. Det vore synd att förlora en sån tjej När de avslutat sitt samtal insåg Pelle att Sverker hade rätt, Lisa skulle bli mycket besviken om hon inte fick jobbet. Pelle måste hitta en lösning, men viktigare var att fundera på hur de kunde undvika att händelsen upprepas i framtiden. Erlandsson, Jonsson & Larsson 2
Pelle tänkte högt för sig själv tur att det är helg så att jag har tid att fundera ut hur jag ska lösa det hela. Senast på måndag måste jag ge besked till Sverker eftersom projektplanen ska finnas hos kunden om en vecka. Helgen gick alldeles för fort tänkte Pelle på måndag morgon när han var tillbaka på kontoret. Pelle lyfter luren för att ringa till Sverker BAKGRUND Research & Development AB (R & D) är ett dotterbolag till koncernen Cylolux som är ett världsomspännande företag i vitvarubranschen. R & D har ca 170 anställda och dess roll gentemot koncernen är att: Vara Cylolux genomförandeorganisation för Forskning och Utveckling. Genom specialistlösningar stödja koncernens affärsverksamhet. Verksamheten ska vara efterfrågestyrd och i huvudsak koncernintern och bedrivs med fördel i projekt eller större program. Tjänstgöra som rekryteringsbas för de övriga bolagen i koncernen. Aktivt utveckla och upprätthålla kontakter med specialister och kunskapscentra, såväl nationellt som internationellt inom koncernens intresseområden. Vidareutveckla koncernens kunskapsnät för att rätt kompetens skall kunna tillhandahållas vid rätt tidpunkt. OMORGANISATIONEN Under vintern år 2000 genomfördes en omorganisation av R & D, man införde en matrisorganisation. I den nya organisationen har enhetscheferna, som tidigare hade ansvar både för personal och affärsverksamhet, ersatts med två nya befattningar, resursenhets- och verksamhetsområdeschef. Verksamhetsområdena svarar för omfattning och innehåll i verksamheten medan de resurshållande enheterna ser till att lämpliga personella och materiella resurser finns tillgängliga. Verksamhetsområdena är ansvarig för kundkontakterna och resurshållande enheterna för underleverantörskontakter. Erlandsson, Jonsson & Larsson 3
Omorganisationens syfte var att: Erhålla ett tydligare kundfokus genom verksamhetsområden Ytterligare förbättra resurshantering och kompetensutveckling genom renodlade resursansvariga Processorientera företaget och därigenom höja kvaliteten på R & D. PERSONGALLERI Pelle: Arbetar idag som resursenhetschef, han är den som tillhandahåller nödvändiga resurser till de olika projekten. I den gamla organisationen var Pelle enhetschef, d.v.s. han hade ansvar för både personal och affärsverksamhet. Lisa: Är en av Pelles resurser, hon har jobbat som projektledare under några år och anses vara mycket kompetent. Erlandsson, Jonsson & Larsson 4
Ralf: Gävle Case Forum Är en annan av Pelles resurser, han har dock inte lika lång erfarenhet av projektledning som Lisa. Sverker: Nyutnämnd verksamhetsområdeschef, före omorganisationen var han en av de mest erfarna projektledarna i organisationen, det var därför naturligt att han fick en av de nyutnämnda tjänsterna som verksamhetsområdeschef. Erik: Verksamhetsområdeschef för projekt Saturnus, det projekt som Lisa för tillfället är engagerad i. Erlandsson, Jonsson & Larsson 5
LÄRARHANDLEDNING Syftet med caset är att få igång en diskussion och belysa de problem som kan uppstå vid en omorganisation i det här fallet till en matrisorganisation. Caset är lämpligt att användas av studenter i organisationskurser på A och B nivå på högskola eller universitet. Vid utformningen av caset har vi valt att fokusera på konflikt- och kommunikationsproblem som kan uppstå i en matrisorganisation. Lärarhandledningen är till för att hjälpa läraren med förberedelser inför caseseminariet. Förslag på frågor som kan användas för att få igång en givande diskussion Beskriv personerna i caset. Vilka är problemen som uppstått? Varför har problemen uppstått? Vilka kan göra något för att lösa problemen? Hur kan de lösa problemen? Är Lisa utan skuld? MATRISORGANISATION I en matrisorganisation (MO) grupperas människor och resurser i ett tvåvägsschema, se Jones kapitel 4. I vårt fall består tvåvägsschemat av resursområden och verksamhetsområden. Resurser från olika resursenheter samlas för att genomföra ett projekt i ett av verksamhetsområdena. Matrisstrukturen är en platt organisation med få nivåer inom respektive funktion. Deltagarna i ett projekt rapporterar till två chefer, i det här fallet resursenhetschef och verksamhetsområdeschef. En av nackdelarna med en matrisorganisation är att det kan uppstå konflikter när två eller flera personer är gemensamt ansvariga för beslut, åtgärder och resultat. Deltagarna i grupperna blir osäkra om vad som gäller och får dessutom problem med vart deras lojalitet skall ligga, hos resursenheten eller hos verksamhetsområdet. Erlandsson, Jonsson & Larsson 6
I denna matrisorganisation är inte medlemskapet i projektgrupperna fast, resurserna flyttas mellan de olika grupperna beroende på vart behovet finns. I detta fall så ville Sverker ha Lisa till det nya projektet trots att hon inte var ledig. Ralf som däremot var ledig var Sverker inte intresserad av att använda till detta projekt. KOMMUNIKATION Som vi nämnde ovan är matrisorganisationen en platt organisation, kommunikationsvägarna är korta och underlättar kommunikationen mellan de som behöver samarbeta. Kommunikation är a och o i en matrisorganisation, framförallt med tanke på att flera personer tillsammans måste fatta beslut. Bristande kommunikation kan leda till många onödiga konflikter. Se Bakka m fl kap 7. Den enklaste kommunikationsmodellen bygger på tre grundstenar sändare, budskap (meddelande) och mottagare. Kommunikationen mellan Sverker och Pelle fungerar dåligt. Sverker tillfrågar den han anser borde bli projektledare i det nya projektet utan att först diskutera det med Pelle som är resursansvarig. Pelle känner sig överkörd av Sverker. Det som framgår här är att det handlar om envägskommunikation, mottagaren kan inte påverka situationen som uppkommit innan skadan skett. KONFLIKT Enligt Jones, kapitel 14, är en organisationskonflikt när två gruppers mål inom ett företag kolliderar. Den ena gruppen upplever att dess mål blockeras eller störs av en annan grupp som också försöker att uppnå sina mål. I vårt fall uppstår konflikten när Sverker för att uppnå sina mål, nöjd kund, fattar ett beslut som han i en matrisorganisation inte kan fatta själv, han måste fatta detta beslut i samförstånd med Pelle. Pelle hamnar i en svår situation. Samtidigt som han måste se till kundens bästa måste han även tänka på det projekt som Lisa redan är engagerad i. Ett annat dilemma är att om Lisa inte får gå vidare kanske hon känner sig lurad i och med att Sverker har tillfrågat henne om att bli projektledare för det nya projektet Jupiter. Om Sverker hade pratat med Pelle innan han tillfrågade Lisa om projektet hade de ovan angivna situationerna inte behövt uppstå. Erlandsson, Jonsson & Larsson 7
FÖRSLAG PÅ LITTERATUR Jones GR, Organizational Theory - Text and Cases: Matrisorganisation kapitel 4 Konflikter kapitel 14 Bakka m fl, Organisationsteori struktur kultur processer: Kommunikation kapitel 7 LÖSNINGSFÖRSLAG Pelle har svårt att låta Lisa gå vidare till nästa projektstart men inser ändå att det bästa för både kunden och organisationen är att Lisa blir projektledare för det nya projektet Jupiter. I och med att hon från början har bidragit med sina specialistkunskaper så borde hon kunna gå vidare för att starta upp det nya projektet. I det här fallet tycker vi att Pelle ger efter för Sverkers önskemål om att Lisa ska bli projektledare för Jupiter. Detta för att: Tillmötesgå kunden Få behålla Lisa i organisationen Ha en fortsatt bra relation till Sverker Det kommer visserligen att uppstå ett problem i projekt Saturnus men Lisa kan finnas tillgänglig som mentor för den nya projektledaren. För att undvika att sådana här situationer uppkommer i framtiden bör kommunikationen mellan grupperna förbättras. Regelbundna möten mellan resursenheter och verksamhetsområden skulle förbättra kommunikationen och säkerställa att information utbyts mellan grupperna. Verksamhetsområdescheferna skall vända sig till respektive resursenhetschef för att se vilka personer som finns tillgängliga. Vi anser att det är resursenhetschefernas uppgift att fördela personalresurserna. Även de personer som arbetar i de olika resursenheterna bör vara medvetna om att det är resursenhetscheferna som resurssätter projekten. Erlandsson, Jonsson & Larsson 8