Högskolan i Gävle Institutionen Ekonomi Organisationsteori B ht 2000 Handledare: Pär Wilhelmsson & Jaana Kurvinen

Transkript

1 Högskolan i Gävle Institutionen Ekonomi Organisationsteori B ht 2000 Handledare: Pär Wilhelmsson & Jaana Kurvinen Författare

2 Skenmanöver Nähä inte nu igen, tänkte Albert, när han satt och lyssnade på Herbert. Att han bara har mage att föreslå något sådant! Det är ju alldeles uppenbart till och med för en lekman som mig, att det är på gränsen till olagligt att göra så här! Albert och Herbert satt båda två med i styrelsen för ryttarföreningen Humlan, Herbert satt som kassör och Albert var vanlig ledamot. Herbert hade varit med i styrelsen i snart tio år. Han och hans familj, som består av hans fru som heter Eva och är förskollärare och dottern Emma, började i föreningen när Emma var 8 år och hade långa ljusa flätor som dansade på ryggen när hon red. Han rider inte själv, men Emma som snart blir myndig är en mycket duktig ryttarinna Hon har fått ett erbjudande om att börja träna i England på ett mycket berömt stuteri. Herbert har sedan de började varit engagerad i ryttarföreningen och lagt ner mycket tid på att sköta det praktiska, och efter det att han kom med i styrelsen, tog på sig kassörens ansvar. När ryttarföreningen firade sitt femtioårsjubileum var han en av de som var med och planerade jubileumsdagen med olika aktiviteter och såg till att festen blev en succé. Herberts glada och busiga påhitt och omtanke om alla barn i föreningen uppskattas av de andra föräldrarna. Till vardags jobbar Herbert som gymnasielärare. Albert hade flera gånger reagerat på förslag som Herbert lagt fram och som gick ut på att spara pengar åt föreningen. Han funderade på hur han skulle agera. Skulle han protestera och dra på sig de andras blickar igen? Han kände sig som den som alltid var besvärlig och ifrågasatte om kassören verkligen hade rätt i de saker som han så tvärsäkert la fram för styrelsen. Tänk att styrelsen inte reagerar på hans förslag! sa Albert till Josefina när de satt och fikade tillsammans i klubbhuset. Men det är ju bara vi som är nya, svarade Josefina. De andra har varit med nästan lika länge som honom och är vana vid hans resonemang. Nej, vet du vad, jag håller tyst, sa Albert. Han borde ju kunna det här eftersom han jobbar med att utbilda andra i 1

3 ekonomi till vardags. Jag går hem istället och funderar på om det är rätt sätt att spara pengar åt föreningen. Ja, jag har också tyckt att en del saker är konstiga, sa Josefina, vi väntar och ser vad som händer. Albert och Josefina valde att vara tysta inför de andra ledamöterna i styrelsen, men Albert gick länge och funderade på varför det kändes så fel. Den där känslan i maggropen sa honom att det inte stod rätt till. För inte alltför länge sedan, visade det sig att kassören inte satte in timavgifterna från gästryttare på ett vanligt konto. Slantarna lades direkt i festkassan istället. Det blev en livlig diskussion i styrelsen, med turer hit och dit om hur man kunde göra eller inte göra. Albert och Josefina tyckte att det kändes som om att pengarna gömdes i festkassan och argumenterade mot att lägga pengarna där. De två tillsammans påverkade andra ledamöter till att inse att det mest korrekta måste vara att sätta in pengarna på ett konto. Den gången slutade det med en kompromiss och man bestämde att pengarna ska räknas in i handkassan. När Albert gick hem efter mötet den gången gick han och tänkte på tiden han varit med i föreningen. Hans barn, Emil 14 år och Anna 12 år, hade ridit sedan barnsben. De hade varit gästryttare i föreningen och bestämt sig för att satsa helhjärtat på det här med ridning och hela familjen började då engagera sig i klubben. Albert och hans fru Pernilla hade gått med i en nybörjargrupp för vuxna samtidigt som deras barn avancerade upp i grupperna. Att familjen valt just den här klubben berodde på att det inte var en privat ridskola med vinstintresse, utan en ridklubb som drevs genom ett gemensamt engagemang av medlemmarna. Efter en tid blev Albert erbjuden en plats i styrelsen och det kändes naturligt att tacka ja, och för ett och ett halvt år sedan hade han tagit plats som ordinarie ledamot. Albert, som är bibliotekarie till vardags, känner sig fri när han sitter på hästryggen. Pernilla, som är gift med Albert, ser i sitt arbete som socialsekreterare att många barn far illa. Hon känner sig därför glad över hur medlemmarna i föreningen tar hand om barnen, och hur bra barnen mår. 2

4 Tiden gick. Det började bli höst och vid septembers styrelsemöte i ryttarklubben kom frågan upp om man skulle renovera klubbhuset. Man gick igenom föreningens ekonomiska ställning och ledamöterna insåg att man hade ekonomi att bekosta renoveringarna. Styrelsen beslutade att ta in anbud och vid nästa styrelsemöte bestämma vilken byggfirma som skulle få göra jobbet. Herbert hörde efter med sin svåger, som ägde en liten byggfirma, om vad den här typen av renovering skulle kunna kosta. När han fick reda på hur mycket pengar det rörde sig om blev han orolig. Skulle det behöva kosta så mycket att renovera? Som ekonomin var nu fick man välja mellan att sponsra barnens ridläger eller renovera klubbhuset. Han tänkte på alla barn, hur synd det var om dem som inte skulle få åka, vars föräldrar inte har råd att betala för den verkliga kostnaden för ridlägret. Samtidigt behövdes ju faktiskt klubbhuset renoveras Vid nästa familjemiddag diskuterade han renoveringskostnaden och den ekonomiska situationen med sin svåger. Svågern hade då ett annat alternativ. Han sa: Om renoveringen kommer att ske under vår lågsäsong så har jag nog några killar som kan åta sig det på sin fritid,och priset det går ju alltid att diskutera. Det här gav Herbert något att fundera över och desto mer han tänkte ju bättre lät det här alternativet. 3

5 Eftersom dottern Anna hade stukat foten när en häst kastade av henne, var Albert tvungen att vara med henne på lasarettet och kunde därför inte delta vid oktobers styrelsemöte. Suppleanten Robin tog då hans plats vid mötet där bland annat offerterna för renoveringsjobbet skulle behandlas samt beslut skulle tas om vilken firma som skulle anlitas. Vid mötet gick kassören genom offerterna som kommit in samt lade fram sitt eget förslag som innebar att ett par yrkesmän erbjudit sig att göra jobbet på sin fritid till en lägre kostnad. Josefina, som är dansbandssångerska, har sett hur kolleger fått betalt från festkassor, men inte närmare tänkt på hur det arrangerats. Hon hade sina funderingar och tänkte att hon skulle prata med Albert om vad styrelsen hade beslutat angående renoveringen. Josefina fick ingen möjlighet att prata med Albert innan nästa möte. Albert var med vid novembers styrelsemöte och till sin fasa insåg han då att styrelsen beslutat att leja ut renoveringsjobbet enligt kassörens förslag i stället för att anlita en av anbudsfirmorna. Det beslutades även att föreningen skulle betala renoveringen från festkassans pengar. Det var droppen som fick bägaren att rinna över för Albert. Han blev heligt förbannad och pratade med Josefina och de beslöt att ta kontakt med Erik, en gammal skolkamrat till Albert. Erik jobbar numera som ekonom på en revisionsbyrå och kan kanske hjälpa Albert och Josefina i deras bryderi? Frågor Varför agerar styrelsen som den gör? Vilka alternativ har Albert, vad kan han göra i det här läget? Vad kan göras i ett längre tidsperspektiv? Vilken roll spelar Josefina? Finns organisationsteoretiska fenomen? Hur fungerar kommunikationen mellan ledamöterna i styrelsen? 4

6 Ryttarföreningen Humlan Humlan är en stabil ryttarförening, den grundades i slutet på 40- talet då den startades av några eldsjälar med brinnande intresse för hästar och föreningsliv. Föreningen sköts och drivs av dess medlemmar som en ekonomisk förening och vid den ordinarie föreningsstämman väljs de som ska sitta i styrelsen. Styrelsen arbetar ideellt och består av 1 ordförande, 4 ledamöter och 1 suppleant. Enda villkoret för att få vara med i styrelsen är att du eller ditt barn medverkar aktivt i verksamheten samt är medlem i föreningen. Styrelsens roll som förtroendevald är att leda föreningens verksamhet och att ta beslut som gör att verksamheten flyter och fungerar med personal som tar hand om den dagliga skötseln av stall och ridlektioner. Organisation: Gästryttare Aktiva Medlemmar Vuxen- och Ungdomsverksamhet Styrelsen Personal Ordförande: Niklas Jonsson Kassör: Herbert Andersson Ordinarie ledamöter: Josefina Persson Albert Svensson Konrad Jansson Suppleant: Robin Karlsson I klubbhuset bedriver föreningen olika slags verksamhet; ren undervisning, materielvård, ryttarkunskap, hästkunskap, ungdomsverksamhet, cafeteria, samlingar inför och efter ridlektioner mm. Huset ingick i köpet av det gamla stallet och är av äldre ursprung. Lättare renovering har gjorts under åren, men nu behövs en rejäl upprustning 5

7 Handledning Mål och syfte med caset Det vi önskar diskutera är olika synsätt på hur och varför Albert och styrelsen reagerar som de gör. Caset kan användas vid olika kurser och kan med anpassade frågor röra juridiska, ekonomiska samt etiska vinklingar. Som det är utformat nu används det för moraliska frågor. Organisationsteori De tre viktigaste bitarna i organisationsteori är enligt Jones struktur, kultur och design. Strukturen är det formella systemet som reglerar hur människor i en organisation samarbetar och använder de resurser man har till förfogande för att nå de mål man satt upp. Kulturen är de gemensamma normer och värderingar som kontrollerar samspelet i gruppen och hur man agerar mot inre och yttre intressenter. Design är den process från vilken ledningen väljer och handhar olika aspekter av vad som är viktigt ur strukturen och kulturen för att kunna kontrollera och planera de aktiviteter man behöver för att nå sina mål. Här är det som rör vårt case: Fallet rör följande organisationsteoretiska fenomen. Struktur: Hur föreningen och styrelsen är organiserad. Kultur: Det finns minst två ledare i styrelsen, den formella ledaren som är ordförande och informella ledare som uppstår när informella grupper bildas. Den informelle ledaren kan vara auktoritär i sin utstrålning. Till kulturen hör även att de flesta ledamöterna har suttit med länge i styrelsen, och agerar enligt gamla vanor utan att ta hänsyn till vad som är rätt eller fel. Moraliskt dilemma: Albert känner på sig och vet att något är fel, han vet inte om han ska gå vidare och be någon utomstående granska hur föreningen skött sig, ekonomiskt och juridiskt. Hans beslut påverkar olika grupper, beslutar han att inte gå vidare så håller han styrelsen om ryggen och medverkar till att styrelsen missbrukar sin förtroendeställning. Beslutar Albert att gå vidare kan det i förlängningen drabba hela föreningens anseende och kanske överlevnad. Han har ett svårt beslut att fatta som kostar tredje man hur han än gör. Intressentmodellen: Denna modell kan användas för att beskriva personerna och deras roller i styrelsen. Det finns interna och externa intressenter, de som man hittar i gruppen och de som påverkar gruppen utifrån. Vilka som är starka och vilka som följer efter, den som är ledare i en fråga kan vara underordnad i en annan. Intressentmodellen är ingen teori, men mycket användbar för att göra det möjligt att ställa nya frågor angående målutveckling, strategi, maktstruktur och maktkamp i organisationer. 6

8 Hur gick det sedan? Herbert avgick då hans dotter Emma flyttade till England. Eftersom villkoret för att sitta med i styrelsen var att man deltog aktivt i verksamheten kunde han inte sitta kvar. Albert och Josefina hade lagt in en protest mot beslutet av renoveringen och de andra ledamöterna blev tveksamma till det tagna beslutet. Som en följd av detta sköts renoveringen upp tills Herbert avgick. Det valdes in en ny kassör och styrelsen konstituerade sig efter den ordinarie föreningsstämman. Den nya styrelsen beslöt att en gång till se över offerterna över renoveringsarbetet och även titta mer noga på de legala aspekterna. Specifika problem eller frågor Är det bra att ledamöterna i styrelsen har suttit så länge? Kan det behövas en viss grundläggande utbildning för styrelsearbete? Vilket ansvar har en förtroendevald person? Oavsett position i styrelsen. Diskussionsfrågor under seminariet / Lösningsalternativ Varför agerar styrelsen som den gör? Vilka alternativ har Albert, vad kan han göra i det här läget? Vad kan göras i ett längre tidsperspektiv? Vilken roll spelar Josefina? Finns organisationsteoretiska fenomen? Hur fungerar kommunikationen mellan ledamöterna i styrelsen? Fördjupning: Intressentmodellen hur kan den appliceras på styrelsen? En anledning till att styrelsen har agerat som den gjort är att kassören är en auktoritär person, det har varit lätt att tro på vad han säger. Det kan vara svårt för nya ledamöter att ifrågasätta styrelsens arbetssätt och beslut som tas. Ordförande som egentligen är den formelle ledaren har inte så mycket att säga till om. Albert kan välja på att hålla tyst och godta beslutet, eller kontakta någon som kan hjälpa honom med de undringar han har. På kortare sikt kan han vänta och se hur det hela utvecklar sig, det kan ju finnas andra som börjar reagera som honom. Dessutom kan han lägga in en protest mot beslutet. I ett längre perspektiv, kan medlemmarna i styrelsen se över sitt arbetssätt. Den kan utarbeta rutiner för hur länge en ledamot får sitta på samma plats. För att få in nytänkande kan det ju vara bra med rotation. (Jämför med hur länge en direktör sitter på en plats innan han får flytta på sig, för att inte fastna i rutinerna). Det kan vara på sin plats med utbildning i styrelsearbete och viss grundläggande utbildning i lagen om ekonomiska föreningar. 7

9 Josefina är ett bollplank, och en möjlig bundsförvant. Organisationsteoretiska fenomen? Se under punkt organisationsteorier. Kommunikationen i styrelsen är till stor del en envägskommunikation, från kassören till de övriga ledamöterna. Fördjupning: I styrelsen finns ledamöterna med olika erfarenheter och som påverkar hela organisationen på sitt sätt. Beroende på vilken fråga som diskuteras så grupperar sig personerna olika, men har för vana att acceptera kassörens förslag. Man kan även använda sig av modellen vad det gäller maktstruktur och maktkamp. Utanför styrelsen finns övriga medlemmar som väljer styrelsen och har makten att kunna avsätta styrelsen om så skulle behövas. Analys av caset Det här fallet går att diskutera ifrån olika aspekter, moraliskt, ekonomiskt och juridiskt. Frågeställningarna har i det här fallet anpassats till det moraliska perspektivet. Referenslitteratur Bakka m fl, Organisationsteori, ISBN , upplaga 3.1, Liber AB. Bryting m fl, Moral i verksamhet, ISBN , Natur & Kultur. Granér, Personalgruppens psykologi, ISBN , Studentlitteratur. Jones, Organizational theory text and cases, ISBN , Prentice Hall Inc. 8