FirstClass ; ett kommunikations-/samarbetsverktyg för användare i distribuerade nätverk Lab 6 2D1416 Datorstöd för samarbete Johan Danielsson
FirstClass; idé och funktion Introduktion FirstClass är samlingsnamnet på en svit av kommunikations-/samarbetsprogram som är avsedda att användas i distribuerade nätverk. Det finns för närvarande två versioner av FirstClass-systemet; FirstClass Intranet Server (FCIS) samt FirstClass Collaborative Classroom (FCCC). Båda versionerna fungerar i en systemmiljö bestående av Microsoft Windows eller Macintosh OS. Vardera systemen har två huvudkomponenter; en server-del och en klientdel. Serverdelen är den programvara som lagrar de olika konferenser som är aktiva, vidarebefordrar meddelanden mellan användare samt sparar de olika användarnas profiler (dvs. läs/skrivrättigheter etc.). Klientdelen körs från respektive användares personliga dator och anslutningen till FirstClass-servern sker antingen genom en dedikerad modemuppkoppling (direktkoppling mellan klient/server) eller via en Internet-förbindelse baserat på TCP/IP-protokollet. Trots systemets uttalade klient/server struktur kan man även använda klienten i ett offline-läge för att t.ex. arbeta med e-post, deltaga i offline-konferenser (fungerar på samma sätt som online-konferenser men uppdateras endast vid nästa uppkoppling mot FirstClass-servern). I denna studie har jag valt att koncentrera mig på systemet klientstruktur och uppbyggnad då det i grunden är identiskt för både FCCC och FCIS. Användningsområde och funktonalitet Syftet med FirstClass-systemet är att skapa en gemensam (dator-/it-) miljö för användarna där de kan samlas och kommunicera/samarbeta. FCIS är främst avsett för företag och större organisationer och FCCC är avsett för skolor och utbildningsområden. Den största skillnaden ligger i server-strukturen och skalbarheten i systemen. Grundidén bakom FirstClass är konferenser ordnade efter intresse/område/ämnet etc. där varje deltagare i konferensen godkänns av konferensadministratören och kan därefter läsa/posta inlägg till respektive konferens. Konferenser är vanligtvis slutna, dvs. eventuella deltagare måste godkännas av administratören innan de kan läsa/posta inlägg till konferenser de inte är medlemmar i, de kan dock se att konferensen existerar och vem som är administratör för den. FirstClass stöder flera modaliteter för kommunikation mellan användare; - Kommunikation mellan enskilda deltagare i konferenser, presenteras som inlägg i konferensen och kan läsas av alla deltagare, - e-post mellan olika personer (inte nödvändigtvis FirstClass-användare) - Chat-rooms där flera användare kan föra diskussioner. Systemet stödjer också fildelning mellan användare och upp-/nedladdning av filer i bakgrunden. Även bifogade filer till e-brev stöds. Varje användare har också en personlig adressbok integrerad i klientprogramvaran. Johan Danielsson: FirstClass - 2-00-04-26
Gränssnitt och struktur FirstClass har ett gränssnitt som kan sägas vara baserat på klassiska ikonbaserade operativsystem. Den visuella designen påminner starkt om Macintosh OS systemmiljö med mappikoner/folderstruktur för att skapa en hierarkisk miljö. Även rullgardinsmenyer är starkt utnyttjade för att skapa en enhetlig miljö. Figur 1 visar den miljö som möter användaren efter uppkoppling. Figur 1. Den vy som möter användaren efter uppkoppling mot servern I figur 1 visas den vy som möter användaren efter uppkoppling mot en FirstClass-server (i det här fallet lector.kth.se) och man har då tillgång till sin e-postbrevlåda, samtliga konferenser (som tidigare nämnts ser man även de konferenser man inte har tillträde till) och även de olika supportfunktioner som finns (vanligtvis i form av konferenser som läses av administratören till servern). Den röda flagga som visas ovanför mappikonen för vissa konferenser indikerar att det finns olästa meddelanden i konferensen. Flaggan försvinner när samtliga meddelanden är lästa eller användaren väljer att markera konferensen som läst. När man öppnar en konferens (genom att dubbelklicka på ikonen för konferensen) möts man vanligtvis av flera olika subkonferenser då de flesta konferenser har separata avdelningar för olika typer av ämnen som hör till konferensen som helhet. Som visas i figur 2 har konferensen Risker i Tekniska System flera olika, skilda från varandra, konferenser beroende på vilken ingång till kursen deltagarna har. Johan Danielsson: FirstClass - 3-00-04-26
Figur 2. Sub-konferenser till konferensen Risker i Tekniska System Går man vidare till en specifik konferens (i det här fallet 1B1820 Risker - TMS) kommer man till en samlingsarea med samma mappstruktur som tidigare där man bl.a. hittar lärarbrevlådor, diskussionsrum, klassrum m.m. Samtliga av dessa områden har en kommunikationsform som bäst beskrivs som ngn form av Usenet-liknande layout. Varje nytt inlägg i diskussionen/kommentar etc. hamnar i en hierarkisk lista som kan läsas av alla deltagare i konferensen, se figur 3 för exempel på utseendet. Figur 3. Exempel på diskussionsinlägg i en konferens Meddelandena/inläggen kan sorteras efter valfritt kriterium, t.ex. datum/avsändare/ämne etc. Fördelen med denna typ av layout är naturligtvis att man har hela den föregående konversationen till hands (speciellt viktigt om man inte följt diskussionen från början) samt att men lätt ser nya/olästa inlägg (markeras även här med röd flagga). Johan Danielsson: FirstClass - 4-00-04-26
Den ovan beskriva strukturen/layouten för kommunikation är densamma för alla avdelningar i FirstClass-systemet med ett undantag; chatten. De chat-funktioner som finns är relativt begränsade och inskränker sig till att kunna föra synkrona samtal mellan deltagare utan några möjligheter att dela filer etc., för sådana funktioner är man hänvisad till de fildelningskonferenser som finns. Chat-editorn är också endast en text-editor utan möjlighet att skicka bilder/symboler etc. Det enda hjälpmedel som finns är en ljud-funktion som talar om när ngn har gjort ett inlägg på chatten (om chat-fönstret är aktivt). Se figur 4 för ett exempel på chat-funktionen. Figur 4. FirstClass-systemets Chat-funktion Användare och användarstudie FirstClass används som tidigare nämnts till största delen inom utbildning/samarbete inom arbetsuppgifter m.m. Personligen har jag använt FirstClass vid distansutbildning på KTH och systemet har då fungerat som ett virtuellt klassrum där all kontakt med lärare/kursdeltagare m.m. har skett via e-post eller via FC-konferenser. För närvarande genomförs ca 50 kurser på distans via FirstClass här på KTH och jag har valt att genomföra en mycket begränsad användarstudie med några av deltagarna på dessa kurser som intervjuobjekt. Nedan återges de frågor jag ställt (via e-post) och några av de svar jag fått. Johan Danielsson: FirstClass - 5-00-04-26
Vad är positivt med FirstClass-systemet (för undervisning)? - En bra programsvit med bra kommunikationsmöjligheter, speciellt e-post delen är mycket bra. Det vore dåligt om man vore utlämnad åt konferensdelen för att komma i kontakt med deltagarna på en kurs. - Det är mycket lätt att distribuera material för undervisning och enkelt att se vilka av deltagarna som tar aktiv del i diskussionerna. Mycket lättadministrerat. - Meddelandehanteringen är mycket bra, jättebra att kunna se tidigare kommentarer/inlägg. - Bra att kunna läsa inlägg och komma åt material när man själv vill istället för att behöva vara uppkopplad på bestämda tider. - Bra gränssnitt, känns mycket lättnavigerat och intuitivt. Vad upplever du som negativt med FirstClass (för utbildning)? - Irriterande att inte veta om man får svar direkt på en fråga i konferensdiskussioner. Vore bra om man kunde ha ngn form av lista över inloggade deltagare på en konferens så man kunde se om man kan kontakta dem omedelbart t.ex. via chatten. - Svårt att få kontakt med lärare när man behöver, inte alls samma interaktion som vid en vanlig lektion. - Jätteirriterande att man inte kan använda sin vanliga (Microsoft Windows) adressbok utan måste skapa en ny för hand i FirstClass. - De s.k. chat-rummen och rekreationsareorna 1 är meningslösa, ingen går på ett virtuellt café, vill man prata med ngn gör man det via email. Anser du att de virtuella klassrum som konferenserna i FirstClass utgör kan ersätta vanlig, lärarledd, face-to-face undervisning? - Beror helt på kursen, ett ämne som ger upphov till mycket spontana frågor tror jag blir lidande av distanskurser. - Svår fråga, kan vara trevligt med distansutbildning men feedbacken från lärare och andra kursare är sämre. - Jag tycker FirstClass fungerar bättre än andra system (WWW t.ex.) eftersom man har allt (diskussioner, chat, filer) samlat på ett ställe. Men det kan aldrig ersätta vanliga lektioner. 1 Specifikt för vissa konferenser Johan Danielsson: FirstClass - 6-00-04-26
Kommentarer till användarstudien; slutsatser ang. FirstClass-systemet Det som är uppenbart är att de flesta (som svarat) är nöjda med FirstClass-systemets funktonalitet, speciellt möjligheten att samla all relaterad information inom ett och samma program istället för att dela upp det i flera medier (WWW-läsare, Ftp-program etc.). Även historiken i konferenserna är uppskattad. Negativt är a-synkroniteten som upplevs i konferenserna, speciellt då man vill bolla idéer med någon annan deltagare, någon form av inloggningslista (á la chat-modellen) vore uppskattad så man kan se vilka som är aktiva just när man själv är där. Klart är också att ingen anser att vanlig undervisning kan ersättas med system (av denna typ) då man förlorar mycket feedback och möjlighet till spontana frågor/svar som man annars får i face-to-face situationer. Det som de flesta också är överens om är att de s.k. rekreationsareor eller Caféer som finns inom vissa konferenser är överflödiga. Behovet av att använda sig av speciella utrymmen för informell kommunikation är minimalt, de flesta sköter sådant via e-post och i viss mån även direkt inom konferensen (beroende på formalitetsgrad på konf.). Detta är troligtvis delvis ett resultat av att användarna (i min studie) av FirstClass inte använder systemet i sitt dagliga liv utan endast för en specifik kurs. Resultatet blir troligen ett annat om man skulle intervjua personer som har FirstClass som sitt primära elektroniska medium för kontakt med andra människor/studenter/kollegor. De slutsatser man kan dra är att FirstClass-miljön är ett mycket mångsidigt medium för att delge och insamla information och även utbyta tankar och idéer. Kommunikationsmöjligheterna är stora (om än med vissa brister) och funktionerna väl utbyggda/genomtänkta. Systemets standardiserade ikongränssnitt är uppskattat och diskriminerar ingen, oavsett klientplattform. Även om det är svårt (omöjligt?) att ersätta klassisk face-to-face utbildning med datoriserad interaktion har man kommit långt med FirstClass-systemet. Referenser FirstClass hemsidor KTH:s FirstClass-server http://www.firstclass.com/ http://www.admin.kth.se/it/lector/ Sproull Lee, Kiesler Sara Connections: new ways of working in the networked organization MIT Press, 1991. Johan Danielsson: FirstClass - 7-00-04-26