Regeringsuppdrag Rapport och yttrande Bedömning inför utnämning av förvaltande och ansvarig myndighet Europeiska Regionala Utvecklingsfonden (ERUF) Interreg V A Sverige-Norge 2014-2020 CCI2014TC16RFCB016 ESV 2015:34
ESV:s rapporter innehåller regeringsuppdrag, uppdrag från myndigheter och andra instanser eller egeninitierade utredningar. Publikationen kan laddas ner som PDF-fil eller beställas från www.esv.se Datum: 2015-04-29 Dnr: 6.2-32/2015 ESV-nr: 2015:34 Copyright: ESV Rapportansvarig: Barbro Nordgren
FÖRORD Förord Yttrande med rapport enligt artikel 124.2 i Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 1303/2013, utformat enligt bilaga IV till kommissionens genomförandeförordning (EU) nr 1011/2014. Vårt yttrande med rapport har lämnats utifrån regeringens uppdrag till Ekonomistyrningsverket att vara revisionsorgan inför utnämning av förvaltande och ansvariga myndigheter för programperioden 2014-2020 1. Yttrandet med rapport är lämnad till Näringsdepartementet med kopia till Finansdepartementet, Länsstyrelsen i Jämtlands län och till Riksrevisionen. Uppdraget har utförts av granskningsledare Carmen Sham. Avdelningschef Ulrika Bergelv har fattat beslut efter föredragning av enhetschef Barbro Nordgren. 1 Fi2014/3821 (delvis). 3
INNEHÅLL Innehåll Förord... 3 1 Sammanfattning... 5 2 Yttrande... 6 2.1 Inledning... 6 2.2 Granskningens omfattning... 6 2.3 Uttalande... 7 3 Rapport... 8 3.1 Inledning... 8 3.1.1 Rapportens mål... 8 3.1.2 Rapportens omfattning... 8 3.1.3 Vem som utarbetat rapporten... 8 3.1.4 Revisionsorganets oberoende... 9 3.2 Metod och tillämpningsområde för arbetet... 9 3.2.1 Tidsramar för uppdraget... 9 3.2.2 Användning av tidigare revisionsresultat... 9 3.2.3 Användning av andra revisorers arbete... 10 3.2.4 Utfört arbete... 10 3.2.5 Kontradiktoriskt förfarande... 12 3.2.6 Internationellt accepterade revisionsstandarder... 12 3.2.7 Begränsningar av granskningens omfattning... 12 3.3 Resultat och bedömning... 13 3.3.1 Förvaltnings- och kontrollsystem för beskrivning av Interreg V A Sverige- Norge 2014-2020... 13 3.3.2 Resultat och bedömning av nedanstående områden (utöver tabellen ovan)... 14 4
SAMMANFATTNING 1 Sammanfattning Inom uppdraget som oberoende revisionsorgan har Ekonomistyrningsverket (ESV) genomfört en granskning av om den förvaltande myndigheten inklusive den attesterande funktionen 2 för programperioden 2014-2020 uppfyller de förordningsstyrda utnämningskriterierna 3. Vår granskning omfattar programmet Interreg V A Sverige Norge 2014-2020 inom myndigheten Länsstyrelsen i Jämtlands län. Vår slutsats efter genomfört arbete är att vi har grund för att lämna ett yttrande utan reservation. Vårt yttrande lämnas under förutsättning att: Om fastställd tidsplan för utveckling och implementering av informationssystemet förskjuts eller om verksamhetens genomförande tidigareläggs i förhållande till överenskommelsen mellan förvaltande myndighet och systemägaren för informationssystemet, finns enligt vår bedömning stora risker för fel med omfattande konsekvenser. Om inte ansökningar om utbetalning kan hanteras inom systemet kommer betalningar och attesteringar att ske utan de inbyggda kontroller som finns i systemet. Hanteringen skulle då inte ske i linje med de förordningsstyrda kraven på förvaltning och kontroll. Den förvaltande myndigheten säkerställer en betryggande kompetensförsörjning för sina arbetsuppgifter. 2 Den förvaltande myndigheten är placerad på Länsstyrelsen i Jämtlands län. 3 Bilaga XIII till Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 1303/2013. 5
YTTRANDE 2 Yttrande 2.1 Inledning Ekonomistyrningsverket (ESV) som haft uppdrag att granska beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet för Europeiska regionala utvecklingsfonden- Europeiskt territoriellt samarbete- Interreg V A Sverige-Norge 2014-2020, (CCI-nr: 2014TC16RFCB016) för att kunna bedöma om systemet uppfyller utnämningskriterierna 4. Vi har genomfört granskningen i enlighet med artikel 124.2 5. Resultatet av vår granskning har sammanfattats i en rapport och i detta yttrande. 2.2 Granskningens omfattning Vår granskning har omfattat den förvaltande myndigheten inklusive den attesterande funktionen. Granskningens omfattning beskrivs i avsnitt 3 i den bifogade rapporten. Vår granskning har i första hand grundats på den beskrivning av funktionerna och förfarandena vid den förvaltande myndigheten inklusive attesterande funktionen som utarbetats av länsstyrelsen i Jämtlands län. Beskrivningen mottogs från länsstyrelsen i Jämtlands län den 28 januari 2015. Vi har bedömt att förvaltnings- och kontrollsystemet för den förvaltande myndigheten är detsamma som för föregående programperiod, utom när det gäller effektiva och proportionella åtgärder för bedrägeribekämpning, förvaltningsförklaring och årlig sammanfattning, årliga räkenskaper samt informationssystem inklusive indikatorer och bevarande av dokumentation. På grundval av de revisioner som revisionsmyndigheten genomfört gällande programperioden 2007-2013 gör vi bedömningen att det finns bevis som styrker att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerade tillräckligt effektivt under denna period. Vi har därför dragit slutsatsen att de berörda utnämningskriterierna uppfylls för dessa delar utan att utföra ytterligare revisionsarbete. För de delar av förvaltnings- och kontrollsystemet som inte är desamma som för tidigare programperiod, grundar sig vår bedömning av om utnämningskriterierna uppfylls på ytterligare granskning utöver vad som anges ovan. Omfattningen av granskningen redovisas i avsnitt 3 i den bifogade rapporten. 4 Bilaga XIII till Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 1303/2013. 5 Artikel 124.2 i Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 1303/2013. 6
YTTRANDE 2.3 Uttalande På grundval av den granskning som nämns ovan är vår bedömning att den förvaltande myndighet och den attesterande funktionen som utsetts för programmet uppfyller de utnämningskriterier för intern kontrollmiljö, riskhantering, förvaltningsoch kontrollverksamhet samt övervakning som fastställs i bilaga XIII till förordning (EU) nr 1303/2013. Vårt yttrande lämnas under förutsättning att implementeringen av det nya informationssystemet sker enligt den tidplan som föreligger i dagsläget så att verksamhetens behov inte äventyras, samt att den förvaltande myndigheten säkerställer en betryggande kompetensförsörjning för sina uppgifter. Vår bedömning är att dessa undantag inte innebär risk för väsentliga fel i programments fondmedel och att de inte utgör något hinder för utnämningen av myndigheten. 7
3 Rapport 3.1 Inledning 3.1.1 Rapportens mål Målet med denna rapport är att presentera vår bedömning om den förvaltande myndigheten inklusive den attesterande funktionen uppfyller de utnämningskriterier som Europaparlamentet och Rådet fastställt 6. Rapporten ligger till grund för vårt yttrande om förvaltnings- och kontrollsystemet uppfyller dessa utnämningskriterier. 3.1.2 Rapportens omfattning Rapporten omfattar vår bedömning av om den förvaltande myndighetens beskrivning av förvaltnings- och kontrollsystemet uppfyller de förordningsstyrda utnämningskriterierna 7. Rapporten omfattar programmet Interreg V A Sverige - Norge 2014-2020 inom den Europeiska regionala utvecklingsfonden (ERUF). I likhet med föregående programperiod är det i stort sett samma förvaltnings- och kontrollsystem för programmet. Den attesterande myndigheten för programperioden 2007-2013 utgörs i programperioden 2014-2020 av en attesterande funktion som är inordnad under den förvaltande myndigheten vilket är i enlighet med regelverkets krav 8. Den förvaltande myndigheten, inklusive den attesterande funktionen, är i likhet med föregående programperiod, placerad på Länsstyrelsen i Jämtlands län. 3.1.3 Vem som utarbetat rapporten Avdelningen för EU-revision på ESV har i sin roll som oberoende revisionsorgan utarbetat rapporten. ESV har av regeringen utsetts till revisionsmyndighet för programmet Interreg V A Sverige-Norge i både programperioden 2007-2013 och 2014-2020 9. 6 Bilaga XIII Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 1303/2013 som omfattar utnämningskriterier för den förvaltande och den attesterande myndigheten gällande intern kontrollmiljö, riskhantering, förvaltnings- och kontrollverksamhet samt övervakning. 7 Bilaga XIII till Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 1303/2013 som omfattar utnämningskriterier för den förvaltande och den attesterande myndigheten gällande intern kontrollmiljö, riskhantering, förvaltnings- och kontrollverksamhet samt övervakning. 8 Artikel 123.3 i Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 1303/2013. 9 2 kap. 5 förordning (2014:1383) om förvaltning av EU:s strukturfonder. 8
3.1.4 Revisionsorganets oberoende Revisionsorganets oberoende från den förvaltande myndigheten säkerställs genom att dessa är placerade på olika, från varandra fristående myndigheter. Revisionsorganet är placerat på myndigheten ESV medan både den förvaltande myndigheten är placerad på Länsstyrelsen i Jämtlands län. 3.2 Metod och tillämpningsområde för arbetet 3.2.1 Tidsramar för uppdraget ESV påbörjade granskningen den 28 januari 2015 i samband med att den förvaltande myndigheten lämnade in den skriftliga beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet. Uppdraget avslutas i samband med expediering av vårt yttrande och vår rapport. 3.2.2 Användning av tidigare revisionsresultat Eftersom det är i stort sett samma förvaltnings- och kontrollsystem som föregående programperiod har vi i denna granskning till stor del utgått från tidigare erfarenhet av hur förvaltnings- och kontrollsystemet har fungerat 10. Vi har under programperioden 2007-2013 årligen granskat genomförandet av programmet Interreg IV A Sverige- Norge via systemrevisioner och projektrevisioner kopplade till förvaltnings- och kontrollsystemet. Granskningen av projekt under år 2014 visade en hög felprocent varför ett kompletterande arbete har utförts under början av år 2015. Detta arbete har resulterat i att revisionsmyndigheten har verifierat resultatet av den förvaltande myndighetens utökade kontroll och kunnat fastställa en ny felprocent som understiger 2 procent. Vår slutsats utifrån resultatet av de granskningar vi genomfört är att förvaltnings- och kontrollsystemet fungerat tillräckligt effektivt under denna period. I enlighet med artikel 124.2 11 har vi därför bedömt att de relevanta kriterierna uppfylls utan att utföra ytterligare revisionsarbete. Den förvaltande myndigheten inklusive den attesterande funktionen är i likhet med föregående programperiod placerade på Länsstyrelsen i Jämtlands län. Skillnaden mellan föregående programperiod och den nuvarande programperioden är att den attesterande myndigheten har ersatts av en attesterande funktion som är inordnad under den förvaltande myndigheten. Arbetssättet för den nya programperioden är till största delen uppbyggt på samma sätt som föregående period. En omorganisering inom programmet har lett till att alla handläggare är numera placerade i Östersund. Syftet med omorganisationen är att stärka den förvaltande myndighetens styrning av verksamheten samt underlätta 10 Artikel 124.2 i Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 1303/2013. 11 Europaparlamentets och Rådets förordning (EU) nr 1303/2013. 9
erfarenhetsutbyte inom organisationen. Personal från den föregående programperioden finns huvudsakligen kvar inom den förvaltande myndigheten och den attesterande funktionen. Vi har dock noterat en viss personalomsättning, vilket riskerar att påverka den förvaltande myndighetens möjligheter att genomföra sitt uppdrag. 3.2.3 Användning av andra revisorers arbete ESV har inte använt sig av andra revisorers arbete. 3.2.4 Utfört arbete Vi mottog den skriftliga beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet från den förvaltande myndigheten den 28 januari 2015. 12 Granskningen av beskrivningen inleddes med en riskanalys baserad på de erfarenheter vi har av det aktuella systemet från föregående programperiod samt vilka områden som är nya för programperiod 2014-2020. Vi har utfört vår granskning utifrån vår riskanalys, rådets förordning 13 och kommissionens vägledning 14. Vår bedömning baseras på vår granskning av hur den förvaltande myndighetens beskrivning överensstämmer med utnämningskriterierna. Inga kompletterande substansgranskningar eller funktionstester har gjorts. 3.2.4.1 Granskning av funktioner och förfaranden vid den förvaltande myndigheten Granskningen av beskrivningen av systemen har skett utifrån den checklista som EU-kommissionen har utarbetat och bifogat som bilaga 3 i det vägledande meddelandet Guidance for Member States on Designation Procedure 15. Granskningen av den skriftliga beskrivningen har kompletterats med intervju, möten samt kompletterande dokument. 3.2.4.2 Granskning av dokument Som vi tidigare har nämnt är det i stort sett samma förvaltnings- och kontrollsystem som föregående programperiod. Detta betyder att många funktioner, processer och rutiner är samma eller uppdaterade versioner av sådant som har granskats i systemoch projektrevisioner under föregående programperiod. Rutinbeskrivningar och handböcker håller på att uppdateras av den förvaltande myndigheten. I 12 Version daterad 2015-01-28. 13 Europaparlamentets och rådets förordning (EU) nr 1303/2013. 14 Guidance for Member States on Designation Procedure (EGESIF-14-0013 final). 15 EGESIF_14-0013-final. 10
överensstämmelse med riktlinjer i förordning 16 har vi valt att fokusera granskningen på de områden som är nya, utökade eller har en högre risk enligt vår riskbedömning. Förutom beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet har vi även tagit del av följande dokument: Informationssäkerhetspolicy på Tillväxtverket (systemägare för NYPS2020). Kravhanteringsplan för projektet NYPS2020. Tidsplan för när de olika delarna i bilaga III 17 kommer att vara implementerade i NYPS2020. Riskanalys och åtgärdsplan. Arbetsordning för Länsstyrelsen i Jämtlands län. 3.2.4.3 Intervju med personal vid den förvaltande myndigheten ESV hade ett möte med den förvaltande myndigheten den 6 februari 2015. Vid detta möte presenterade chefen samt kontaktpersonen för den förvaltande myndigheten hur förvaltnings- och kontrollsystemet är organiserat för denna programperiod. De redogjorde för likheter och skillnader mellan hur systemet är organiserat i jämförelse med föregående programperiod. Vid mötet besvarade de även våra kompletterande frågor och gjorde förtydliganden kring innehållet i beskrivningen. Vi redogjorde sedan för den förvaltande myndigheten om vad som behövde kompletteras. Den 17 februari höll ESV en intervju med systemutvecklare och övriga representanter från Tillväxtverket. På intervjun beskrevs det nya systemet och de driftsatta delarna demonstrerades. Rutiner och dokument kopplade till informationssäkerhet och systemförvaltning uppvisades. Den 26 februari 2015 hölls ett möte mellan ESV, den förvaltande myndigheten samt representanter från näringslivsenheten på Länsstyrelsen i Jämtlands län. På mötet diskuterades de ömsesidiga beroenden mellan den förvaltande myndigheten samt revisionsmyndigheten, bemanningsgraden hos den attesterande funktionen samt vilket mandat som tilldelats chefen för den förvaltande myndigheten. Ett kompletterande telefonmöte hölls den 30 mars 2015. 3.2.4.4 Granskning av informationssystemen Vid granskningen har ESV utgått från frågorna i EU-kommissionens checklista. Utifrån dessa frågor har vi skapat en kompletterande, mer detaljerad, checklista för detta område. 16 Artikel 124.2 i förordning (EU) nr 1303/2013. 17 Bilaga III till Kommissionens delegerade förordning (EU) nr 480/2014. 11
Informationssystemet är i dagsläget under utveckling. Vissa delar är driftsatta och nya delar driftsätts vartefter de blir klara. Systemägaren på Tillväxtverket har presenterat en tidsplan för när olika delar av informationssystemet kommer att driftsättas. Kopplat till tidsplanen för driftsättande har systemägaren redogjort för att verksamheten kommer att anpassas utifrån vilka delar av informationssystemet som finns driftsatta. Som angetts ovan har det genomförts en intervju där systemutvecklarna beskrev vad som har gjorts och vad som är planerat att göras. Vid mötet demonstrerades även de delar som då var driftsatta. Det fanns möjlighet för oss att ställa frågor till alla parter. Efter mötet har vi erhållit kompletterande information både skriftligt och muntligt. Förvaltande myndighet har till systemägaren för NYPS 2020 angivit att inga delar av verksamheten kommer att bedrivas innan berörda delar av informationssystemet finns driftsatta. 3.2.4.5 Granskning av den förvaltande myndighetens kontroller av förmedlande organ Den förvaltande myndigheten har inte delegerat funktioner till andra organ. 3.2.5 Kontradiktoriskt förfarande Vi har skickat utkast på rapport till den förvaltande myndigheten och gett den möjlighet att lämna synpunkter. Utkasten skickades den 21 april 2015 och vi erhöll svar från den förvaltande myndigheten den 23 april 2015. Den förvaltande myndigheten har inte haft några synpunkter på utkastet. 3.2.6 Internationellt accepterade revisionsstandarder Vårt arbete grundar sig på god revisionssed och revisorssed som framgår i tillämpliga delar av de standards som utgivits av följande organ: IFAC, INTOSAI, IIA och ISACA. Vår granskning har följt tillämpliga delar av vår revisionshandbok 18. 3.2.7 Begränsningar av granskningens omfattning Granskningen omfattning har inte begränsats. 18 Revisionshandbok Avdelningen EU-revision, 2013-07-03. 12
3.3 Resultat och bedömning 3.3.1 Förvaltnings- och kontrollsystem för beskrivning av Interreg V A Sverige- Norge 2014-2020 CCI-nr eller system (CCIgrupp) Berörd myndighet (förvaltande eller attesterande myndighet). Är beskrivninge n fullständig och korrekt? (Ja/nej) Slutsats (utan reservationer, med reservationer, avvikande mening) Påverkade utnämningskrit erier Påverkad del av beskrivningen av funktioner och förfaranden Brister Påverkade prioriteringar Rekommendatio ner/ avhjälpande åtgärder Tidsram som avtalats med den berörda myndigheten för genomförande av avhjälpande åtgärder 2014TC1 6RFCB01 6 Förvaltande myndighet Ja Utan reservation Som ovan Attesterande funktion Ja Utan reservation 13
3.3.2 Resultat och bedömning av nedanstående områden (utöver tabellen ovan) 3.3.2.1 Utarbetande av räkenskaper Den attesterande funktionen har tillfredställande beskrivit arbetet för utarbetande av räkenskaper i beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet och inkomna kompletteringar. Utifrån resultatet av gjorda projekt- och systemrevisioner har vi bedömt att den attesterande myndighetens arbete i föregående programperiod har fungerat tillfredsställande. Med anledning av detta bedömer vi att den attesterande funktionen har kapacitet att utföra denna uppgift i programperioden 2014-2020 under följande förutsättningar: För att den attesterande funktionen ska kunna utföra denna uppgift krävs det att ett fungerande IT-stöd finns driftsatt vilket i dagsläget saknas. Granskning av informationssystemet visar att systemägaren för NYPS2020 inte kommer kunna leverera ett fullt fungerande system vid det förordningsstyrda datumet 19. Vi har erhållit en tidplan från systemägaren på Tillväxtverket med tidpunkter för driftsättning av resterande delar av systemet. Om tidplanen försenas eller om verksamhetens genomförande tidigareläggs i förhållande till överenskommelsen mellan förvaltande myndighet och systemägaren för informationssystemet, finns enligt vår bedömning stora risker för fel med omfattande konsekvenser. Om inte ansökningar om utbetalning kan hanteras inom informationssystemet kommer betalningar och attesteringar att ske utan de inbyggda kontroller som finns i systemet. Hanteringen skulle då inte kunna ske i linje med de förordningsstyrda kraven på förvaltning- och kontroll. Vi bedömer därför att det är viktigt att förvaltande myndighet håller sig till överenskommelsen med systemägaren och inte gör utbetalningar innan informationssystemet är på plats. Att förvaltande myndigheten säkerställer en betryggande kompetensförsörjning för den attesterande funktionen. 3.3.2.2 Säkerställande av räkenskapernas kvalitet Den attesterande funktionen har tillfredställande beskrivit arbetet med säkerställande av räkenskapernas kvalitet i beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet. Den attesterande myndighetens har haft en fungerande process i föregående programperiod. Vi bedömer därför att den attesterande funktionen har kapacitet att utföra denna uppgift i programperioden 2014-2020 under följande förutsättningar: För att den attesterande funktionen ska kunna säkerställa räkenskapernas kvalitet krävs det att ett fungerande IT-stöd finns driftsatt vilket i dagsläget 19 Den 1 juli 2015 enligt (EU) nr 480/2014. 14
saknas. Granskning av informationssystemet visar att systemägaren för NYPS2020 inte kommer kunna leverera ett fullt fungerande system vid det förordningsstyrda datumet. Vi har erhållit en tidplan från systemägaren på Tillväxtverket med tidpunkter för driftsättning av resterande delar av systemet. Om tidplanen försenas eller om verksamhetens genomförande tidigareläggs i förhållande till överenskommelsen mellan förvaltande myndighet och systemägaren för informationssystemet, finns enligt vår bedömning stora risker för fel med omfattande konsekvenser. Om attestering av utgifter inte kan hanteras inom informationssystemet kommer attesteringar att ske utan de inbyggda kontroller som finns i systemet. Hanteringen skulle då inte kunna ske i linje med de förordningsstyrda kraven på förvaltning- och kontroll. Att den förvaltande myndigheten säkerställer en betryggande kompetensförsörjning för den attesterande funktionen. 3.3.2.3 Effektiva och proportionella åtgärder för bedrägeribekämpning Den förvaltande myndigheten har i beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet samt i inkomna kompletteringar tillfredställande beskrivit hur de kommer hantera bedrägeribekämpning. Baserat på detta, och det faktum att den förvaltande myndigheten för programperiod 2007-2013 har en fungerande process för detta, bedömer vi att de har kapacitet att implementera processen under följande förutsättning: För att den förvaltande myndigheten ska kunna utföra denna uppgift fullt ut krävs det att ett fungerande IT-stöd finns driftsatt vilket i dagsläget saknas. Vi har erhållit information från Tillväxtverket att det inte kommer att göra några utbetalningar till projekt i något av programmen innan ett fullt fungerande IT-stöd för detta är driftsatt. 3.3.2.4 Lämplig riskhantering Den förvaltande myndigheten har tillfredställande beskrivit rutinerna för riskhantering i beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet. Baserat på detta, och det faktum att den förvaltande myndigheten har en erfarenhet av detta från programperiod 2007-2013, bedömer vi att processen uppfyller utnämningskriterierna. 3.3.2.5 Utarbetande av förvaltningsförklaring och årlig sammanfattning Den förvaltande myndigheten har tillfredställande beskrivit detta i beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet samt inkomna kompletteringar. Rutinerna finns ännu inte på plats men de dokument som vi har erhållit visar på förståelse för utnämningskriterierna samt insikt om hur processerna bör läggas upp. Vår bedömning är, med hänsyn till den tid som återstår innan dessa rutiner bör vara i 15
drift, att Länsstyrelsen på Jämtlands län har kapacitet för att se till att dessa rutiner finns på plats när de behövs. För att den förvaltande myndigheten ska kunna utföra denna uppgift krävs det att ett fungerande IT-stöd finns driftsatt vilket i dagsläget saknas. Granskning av informationssystemet visar att systemägaren för NYPS2020 kommer kunna leverera ett fullt fungerande system vid det förordningsstyrda datumet. Vi har erhållit en tidplan från systemägaren på Tillväxtverket med tidpunkter för driftsättning av resterande delar av systemet. Om tidplanen försenas eller om verksamhetens genomförande tidigareläggs i förhållande till överenskommelsen mellan förvaltande myndighet och systemägaren för informationssystemet, finns enligt vår bedömning stora risker för fel med omfattande konsekvenser. Om inte ansökningar om utbetalning kan hanteras inom informationssystemet kommer betalningar och attesteringar att ske utan de inbyggda kontroller som finns i systemet. Hanteringen skulle då inte kunna ske i linje med de förordningsstyrda kraven på förvaltning och kontroll. Vi bedömer därför att det är viktigt att förvaltande myndighet håller sig till överenskommelsen med systemägaren och inte gör utbetalningar till projekt eller attestering av utgifter innan informationssystemet är på plats. 3.3.2.6 Insamling, registrering och lagring av uppgifter i elektronisk form Informationssystemet har på ett tillfredställande sätt beskrivits i beskrivningen av förvaltnings- och kontrollsystemet. Systemet är dock i dagsläget endast till begränsad del driftsatt och väsentliga delar är under utveckling. Granskning av informationssystemet visar att systemägaren för NYPS2020 inte kommer ha ett fullt fungerande system vid det förordningsstyrda datumet 20. Vi har erhållit en tidplan från systemägaren på Tillväxtverket med tidpunkter för driftsättning av resterande delar av systemet. Om tidplanen försenas eller om verksamhetens genomförande tidigareläggs i förhållande till driftsättningen av informationssystemet, finns enligt vår bedömning stora risker för fel med omfattande konsekvenser. Om inte ansökningar om utbetalning och attestering av utgifter inte kan hanteras inom informationssystemet kommer betalningar och attesteringar att ske utan de 20 Den 1 juli 2015 enligt (EU) nr 480/2014. 16
inbyggda kontroller som finns i systemet. Hanteringen skulle då inte kunna ske i linje med de förordningsstyrda kraven på förvaltning- och kontroll. Baserat på det faktum att den förvaltande myndigheten har uppgett att de inte kommer att fatta beslut om utbetalningar till projekt eller attestera utgifter förrän informationssystemet är på plats bedömer vi att den försenade driftsättningen inte utgör ett hinder för utnämnande av myndigheten. 3.3.2.7 Kontroll inför delegering till förmedlande organ Förvaltande myndighet har inte delegerat några uppgifter till förmedlande organ. 3.3.2.8 Kompetens försörjning Vi har noterat en viss personalomsättning och poängterar vikten av att den förvaltande myndigheten säkerställer en betryggande kompetensförsörjning för sina uppgifter. I en betryggande kompetensförsörjning anser vi bland annat att följande komponenter ingår: Undvikande av ett nyckelpersonsberoende Tillräckliga personella resurser Möjlighet till relevant kompetensutveckling 17
ESV gör Sverige rikare Vi har kontroll på statens finanser, utvecklar ekonomistyrningen och granskar Sveriges EU-medel. Vi arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Tfn 08-690 43 00 Box 45316 Fax 08-690 43 50 104 30 Stockholm www.esv.se