Nyhetsbrev från Kanslistöd Januari 2012 Innehållsförteckning Information om planerade systemstopp... 2 Färgsättning i Kbok 6.0... 2 Problem att skicka e-post från Kbok när man arbetar i Citrix- eller Terminal server miljö... 2 Saknar du information om antal tillhöriga i Kbok? Anpassa din startsida.... 2 Församlingsdistrikt... 3 Registrering av församlingsdistrikt... 3 Ramavtal - frågor om Samvaror AB... 3 Definitiv redovisningsräkning 2012... 4 Insamling kyrkobyggnadsstatistik 2011 i kyrkobyggnadsregistret, KBR... 4 Hjälp församlingen att vinna en matinspiratör!... 5 Skicka SMS till konfirmandgrupper... 6 Utskick... 6 Vilka har fått detta brev... 7 Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 1
Information om planerade systemstopp Nedan finns information om planerade systemstopp den närmsta tiden. För aktuell information, håll dig informerad via http://internwww.svenskakyrkan.se/drift. Söndagen den 29 januari kl. 20.00 24.00. Orsaken till stoppet är systemunderhåll. Färgsättning i Kbok 6.0 Nu fyller Kbok version 6.0 två månader och vi tackar för alla synpunkter på den senaste versionen av Kbok! Vi har fått många positiva kommentarer och glada tillrop, men även motsatsen. Tyvärr blev färgsättningen till besvär för några av er användare. Vi tar därför fram en ny klient där bakgrundsfärgen styrs av Windows-tema. Du har då möjlighet att påverka bakgrundsfärgen beroende på vilket Windows-tema du väljer. Den nya versionen kommer vara frivillig att installera. Fortsättningsvis blir denna färgsättning standard i Kbok. Den nya klienten beräknas finnas för installation februari/mars. Problem att skicka e-post från Kbok när man arbetar i Citrix- eller Terminal server miljö Det har också visat sig att det kan vara problem att skicka e-post från Kbok när man arbetar i Citrix- eller Terminal server miljö. Vi vet inte i dagsläget varför detta problem uppstår. Felsökning pågår fortfarande. Saknar du information om antal tillhöriga i Kbok? Anpassa din startsida. Du vet väl att du kan anpassa din startsida? Klicka på Lägg till/ta bort funktion. Markera den/de funktioner du vill visa på startsidan. Klicka på spara. Funktionerna som du väljer visas på startsidan. Funktioner som du kan lägga till är: Aktuella uppgifter: Visar aktuella uppgifter från församlingsregistret i inloggad församling, antal medlemmar och antal antecknade. Beställda rapporter Kyrkliga handlingar: Visar alla slutgiltiga poster i inloggad församling från föregående månad. Länkar: Funktionen visar länkar till webbsidor du har behörighet för. Senaste personer: De 15 senaste personerna som du registrerat, uppdaterat, ändrat kyrklig handling för eller ändrat i personakt. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 2
Sparade sökkriterier: Sökkriterier kan sparas vid sökning i sök personer, sökning i församlingsregistret. Du kan spara 15 sökkriterier. Läser mer om nya funktioner och förändringar i version 6 på Kboks hemsida och under lathundar, http://internwww.svenskakyrkan.se/kbok/lathundar. Församlingsdistrikt Vid sökning i tillhörighetsregistret i Kbok finns möjlighet att söka med kriteriet postnummerdistrikt (finns i den avancerade sökningen). Dessa distrikt registreras i ett webbformulär som sedan läses in i Kbok. Registrering av församlingsdistrikt För de församlingar som vill använda funktionen distriktssök är det första steget att fundera på vilka distrikt som kan vara aktuella i församlingen. Distrikten ska namnges och kopplas till postnummer. Det är postnumren på personernas adresser som ligger till grund för sökurvalet. Observera att ett postnummer endast kan ingå i ett av församlingens distrikt. Nästa steg är att handläggaren registrerar distrikten och de postnummer som hör till. Detta görs i webbformuläret som nås via Kboks hemsida: http://internwww.svenskakyrkan.se/kbok. För församlingar som väljer att inte registrera några distrikt fungerar sökfunktionen som vanligt, men det är då inte möjligt att söka på distrikt i den församlingen. Inläsning av distrikt till Kbok sker 21 februari, 15 maj, 21 augusti och 6 november. För att logga in i webbformuläret krävs behörigheten Handläggare KBOK eller Handläggare KBOK skyddad för de församlingar som du vill registrera församlingsdistrikt för. Ramavtal - frågor om Samvaror AB På den nationella nivån får vi regelbundet frågor om hur vi arbetar med och relaterar till Samvaror AB. Längre tillbaka i tiden fanns ett samarbete eftersom Samvaror AB då var ett dotterbolag till dåvarande Verbum som Svenska kyrkan då var delägare i. Idag är Verbum ett dotterbolag till Berling Media och Svenska kyrkan är visserligen delägare i Verbum via Berling Media men Samvaror är inte längre ett bolag i denna koncern utan ett privat aktiebolag. Idag är situationen sålunda annorlunda och det finns inga kopplingar alls mellan Svenska kyrkans nationella nivå och Samvaror AB. Det finns alltså inga gemensamma avtal eller överenskommelser oss emellan. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 3
Vad vi däremot rekommenderar från den nationella nivån i Svenska kyrkan är de avtal som finns för hela Svenska kyrkans räkning upphandlade av Svenska kyrkan själv. Du hittar information om gemensamma ramavtal på vårt intranät: http://internwww.svenskakyrkan.se, under fliken Samverkan. Definitiv redovisningsräkning 2012 Den definitiva redovisningsräkningen över intäkterna från kyrkoavgift, begravningsavgift och ekonomisk utjämning 2012 aviserades från KOB den 13 januari 2012. E-postaviseringen gick ut till församlingens/samfällighetens e- postadress för avisering som är registrerad i KOB. Man kan också komma åt rapporten genom att logga in i KOB, menyval Rapporter och därefter rapportgrupp Avgifter och utjämning. Följebrevet och bilaga 2 till redovisningsräkningen finns också tillgängliga på KOB:s startsida på intranätet: http://internwww.svenskakyrkan.se/default.aspx?id=22351 Insamling kyrkobyggnadsstatistik 2011 i kyrkobyggnadsregistret, KBR Som ni redan sett av aviseringen ni fick måndagen den 9 januari, har enkäten Insamling av kyrkobyggnadsstatisk 2011 startat. Enkäterna som skall fyllas i för alla kyrkobyggnader som hör till Svenska kyrkan ligger i KOB:s inkorg. Enkäten stänger den 29 februari. 2010-års enkät besvarades av 92 % och vi hoppas på samma goda resultat för 2011-års enkät eller bättre. Det är viktigt att ni verkligen klarmarkerar enkäten när den är klar. Av de 4 % som inte besvarade enkäten hade de flesta fyllt i alla uppgifter, men inte klarmarkerat. Avisering om påminnelse att besvara enkäten, kommer till alla som inte klarmarkerat sina enkäter. Lathund för att fylla i enkäten finns under fliken IT-system / Kollekt- och betalsystemet / Kyrkobyggnadsregister Enkäten finns för alla kyrkor i kyrkobyggnadsregistret med Ägarkategori = Svenska kyrkan. Om någon kyrka saknar enkäten kan det antingen bero på att kyrkobyggnaden inte har uppgiften Svenska kyrkan angiven som ägarkategori eller att kyrkan inte finns registrerad i KBR. Hur man ändrar ägarkategori eller registrerar en kyrka finns beskrivet i KBR Handbok som också finns under fliken IT-system / Kollekt- och betalsystemet / Kyrkobyggnadsregister. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 4
Hjälp församlingen att vinna en matinspiratör! 1 februari blir det dragning i lotteriet bland alla internationella ombud som har en e-postadress inlagd i organisationsregistret! Högsta vinst är ett församlingsbesök av matinspiratören Sandra Ottosson, som kommer och lär ut klimatsmart matlagning. Ett antal andra vinnare får t-shirts med trycket Allt för att utrota hungern. Du som hanterar registret är nyckeln till att ni ska kunna vinna! Den 3 februari planerar vi att sända det första numret av Vårt uppdrag som nyhetsbrev per e-post, istället för som tidning. Till dess behöver vi få in så många e-postadresser som möjligt. Vårt uppdrag skickas till följande grupper i organisationsregistret: Emeritipräst * Diakon * Domprost * Församlingsassistent * Församlingspedagog * Informatör * Internationellt ombud * Intresserad, Svenska kyrkans int arb * Komminister * Kontraktsadjunkt * Kontraktsprost * Kyrkoherde * Kyrkoherdens ersättare * Pastorsadjunkt * Präst * Präst i sjukhuskyrkan * Samordnare internationella gruppen * Stiftets internationella råd * Stiftsadjunkt * Stiftsdiakon * Vik kyrkoherde * Ledamot kyrkomötet * Ersättare kyrkomötet * Kyrkorådsledamot * Ledamot kyrkoråd * Ordförande kyrkoråd * Ordförande kyrkonämnd * Ordförande samfällda kyrkofullmäktige * Stiftspedagog * Biskop * Emeritibiskop * Ärkebiskop Kolla att din enhets personer i dessa kategorier finns registrerade med sin e- postadress. Idag finns endast e-postadress till 22 procent av dessa inlagd, trots att det är få som inte har en e-postadress i verkligheten. Efterfråga den! Vårt uppdrag som kommer med e-post varje månad ska kompletteras med ett pappersutskick 3 ggr/år till församlingar och ombud så att ingen missar det viktigaste. Men de som inte registrerat e-postadress kommer att få mindre information. Vet du någon som vill prenumerera på e-postnyhetsbrevet utan att tillhöra kategorierna ovan, är det bara att registrera denne som Intresserad, Svenska kyrkans int arb. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 5
Skicka SMS till konfirmandgrupper Om du har registrerat konfirmander i Kboks verksamhetsregister kan du också lägga in deras mobilnummer. Då kommer du när Kyrksam lanseras i slutet av april att direkt via Kyrksam kunna skicka sms till dem. Kyrksam är ett nytt system som i tre steg helt skall ersätta nuvarande Organisationsregistret samt verksamhetsregistret i Kbok. I slutet av april tar vi första steget och öppnar upp ett fönster mot de uppgifter som finns registrerade i Organisationsregistret och i Kboks verksamhetsregister. Då kommer det kommer bland annat att vara möjligt att: enkelt söka fram och sedan kontakta församlingens/samfällighetens medarbetare, förtroendevalda, ledarna eller deltagarna i en grupp via e-post, sms eller brev (adressetiketter). spara en gjord sökning för att återanvända vid ett senare tillfälle, t.ex. kontaktlista alla medarbetare, Sändlista e-post kyrkorådets AU eller smslista konfirmander. Utskick För att kunna dra nytta av Kyrksam så behöver du registrera alla anställda och förtroendevalda i Organisationsregistret. I kboks verksamhetsregister registrerar du de grupper och de gruppdeltagare som du vill kunna kommunicera med via kyrksam. För att underlätta detta arbete kommer det i nästa vecka ett utskick från Kyrksamteamet som vägleder dig genom arbetet. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 6
Om Kanslistöd På Kanslistöd svarar just nu tolv medarbetare på frågor som rör Svenska kyrkans gemensamma IT-system, t ex kyrkobokföring, Organisationsregistret, gemensam webb och KOB. Vi svarar både på teknik- och regelverksfrågor. Aktuell information finns på http://internwww.svenskakyrkan.se/kanslistöd Våra telefontider Knappval 1: Driftläget på Kyrknätet (telefonsvarare) Alltid öppet, uppdateras vardagar Knappval 2: Frågor om de Gemensamma IT systemen som Kbok, KOB, Webb, Intranät, Organisationsregistret, Statistik mm. Måndag - Torsdag 09:00-12:00, 13:00 15:00 Fredag 09:00-12:00 Nyhet: När du valt knappval 2 får du ytterligare val. Gäller din fråga webb (tryck 1) Gäller den något av de andra gemensamma systemen (tryck 2) Knappval 3: Frågor om den Gemensamma tekniska plattformen som kyrknätsanslutningar, VPN, e-post, GIP och andra tekniska frågor samt licensärenden Måndag - Fredag 08:00 12:00, 13:00 16:30 (fr.o.m. 1 december) Kontakt Du når oss via e-post på adressen: kanslistod@svenskakyrkan.se Eller via telefon 018-16 97 00 Inloggning till Kanslistöds webbanmälan hittar du på IT-systemfliken på intranätet (http://internwww.svenskakyrkan.se) i rutan Support uppe till höger. Vilka har fått detta brev Vi har använt oss av Organisationsregistret för att göra detta utskick. Utskicket går alltså till alla stift, samfälligheter och församlingar som har lagt in sin e- postadress i Organisationsregistret. Kontaktperson IT, informatörer och kyrkoherdar som registrerat sin e-postadress i Organisationsregistret får nyhetsbrevet direkt. Utskicket går även till sändlistorna för sakkunniga i kyrkobokföringsfrågor. Ni hittar nyhetsbreven på den här sidan http://internwww.svenskakyrkan.se/kanslistöd under länken Nyhetsbrev. Nyhetsbrev från Kanslistöd Sida 7