Flera landsting ETT gemensamt e-arkiv Göteborg 3 juni 2014 Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 1
Varför arkivera? Patientsäker hantering kräver tillgång till historisk information Spårbarhet Legala krav som myndighet Forskning Patientens tillgång till informationen Kostnadseffektivisera, avställning av system
Landstingsdirektörernas beslut 2008 De sju landstingen har 2009 ett gemensamt elektroniskt arkiv med gemensam drift och förvaltning som utgår från SLL:s lösning Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 3
Var står vi nu?
En lösning för flera parter Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 5
Landsting i R7e-arkiv idag Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 6
Samverkan Samverkansavtal tecknat med Region Skåne Stockholm läns landsting Övergripande samverkan/erfarenhetsutbyte Riksarkivet E-arkiv i nationell samverkan (ENSAM) SKL (Sveriges kommuner och landsting) Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 7
Varför leverera till Bli av med kostnader - För drift, support och lagring av gamla system Följa lagen - Allmänna handlingar ska arkiveras Minska riskerna - Ingen åtkomst till datat - Gamla format - Ännu större kostnader att arkivera när ingen kan systemet längre Kvalitetssäkra informationen - Standardiserade format för långtidslagring Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 8
Leveransläget Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 9
Informationstyper R7e-arkiv kan idag ta emot leveranser från följande typer av system: Ekonomi Diarier Loggar Vårdinformation På gång Personal Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 10
Inlevererade system Vårdinformation Melio, Örebro Ekonomisystem MEA Gävleborg Ekonomisystem Mistral Sörmland Vårdinformation Biosis, Örebro Vårdinformation Vania, Värmland Vårdinformation (ambulanssystem) Västmanland På gång Ca 25 parallellt pågående leveransprojekt Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 11
Hur ser konceptet ut? Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 12
Gemensamt mellan och slutarkiv Verksamhetssystem export mellanarkiv export R7e-arkiv (slutarkiv) R7e-arkiv som mellanarkivlösning Verksamhetssystem export R7e-arkiv R7e-arkiv mellanarkiv slutarkiv
R7e-arkiv Landstinget X Export från källsystem i enhetligt format enligt inleveransspecifikation Inleveransprocessen Landstinget X R7e-arkivportal Mellanarkiv fysisk förflyttning Slutarkiv R7e-arkiv förvaltning Ekonomi, diarier mfl Återsökning för adm. system Via portal slutarkivering Landstinget X Vården Integration med befintligt system Återsökning för vården Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 14
Mellanarkiv verksamheten har direktåtkomst till inlevererat material för vårdinformation sker direkt anslutning via lokala vårdsystem informationsägaren äger och ansvarar för inlevererat material innehåller data som ska lagras under en viss tid och sedan flyttas till slutarkivet Båda samma inleveransprocess samma format vid inleverans, lagring, återsökning samma förvaltning (drift och vidareutveckling) Slutarkiv åtkomst endast via landstingsarkivet landstingsarkivet äger och ansvarar för inlevererat material samt för utlämning och behörigheter innehåller enbart data som ska bevaras (ej gallringsbart) Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 15
Startsida för återsökning R7e-arkiv
Exempel på visning av anteckning
Inleveransspecifikationen styr Vilken data som ska levereras Hur datat ska struktureras och paketeras Vad som ska stå på etiketten Vilka format som är godkända att leverera i Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 18
Förutsättningar Åtkomst till Sjunet Kan logga in med SITHS-kort Är registrerad som användare i R7e-arkiv Har någon roll (behörighet) i R7e-arkiv Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 19
Teknik Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 20
Slutanvändare Anslutande vårdsystem E-arkiv Portal Fristående webbapplikation Integrationsplattform Interna tjänster. (spärr,hsa) Standardiserade anslutningar (JDBC) R7 DATABASER Externa tjänster. (Spärr, befolkningsreg) Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 21
Återsöka. Inleverans. Flödesschema databaser Inleverans Diarie Ekonomi Vårdinfo Logg 2014-06-04 Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 22
Hur ser en leverans ut? Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 23
R7 leveranspaket Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 24
XML R7e-arkiv Huvud metadata information inre xml metadata information externlänk metadata information Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 25
5 olika utseende på XML beroende på hur man utformar sina stylesheet Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 26
Förvaltningsorganisation Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 27
Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 28
Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 29
Vad ska finnas i varje R7e-arkivlandsting? Lokal förvaltning som ska bestå av: - Lokal objektspecialist - Lokal IT-specialist 1:a linjens support Exportprogram för de källsystem som ska leverera till R7e-arkiv Direktanslutning till R7e-arkiv från aktuellt vårdsystem (gäller mellanarkiv) Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 30
Lokal objektspecialist Representant/kontaktperson för R7e-arkiv i sitt landsting Samordna och delta i arbetet med leveranser till R7earkiv från sitt landsting Kontaktperson till den centrala förvaltningen för R7earkiv Ingår i samordningsgruppen Ingår i förvaltningsgrupp för alla åtta landsting Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 31
Lokal IT-specialist Bistå den lokala objektspecialisten med supportfrågor och andra frågor av teknisk karaktär Delta i respektive systems inleveransprocess från sitt landsting Vara landstingets kontakt vid anlitande av externa leverantörer för exportprogram och inleveranser Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 32
Leverera till R7e-arkiv Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 33
En verksamhet vill leverera till R7e-arkiv Kontakta objektspecialisten för R7e-arkiv Initieringsmöte Vad innebär ett leveransprojekt Budgetera Avsätta resurser Bilda projektgrupp Export genomförs Leverera till R7earkiv Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 34
Levererande verksamhet ansvarar för att: - Utse leveransansvarig - Hämta in offerter för exportprogram - Besluta om exportprogram - Betala för exporten ur källsystemet - Säkerställa resurser (användare av källsystemet) till mappningsarbete, verifiering etc. Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 35
Lokal förvaltning av R7e-arkiv ansvarar för att: Samordna leveransprojektet övergripande Ge information om R7e-arkiv samt leveransprocessen Ingå i projektgruppen Bistå med handledning, manualer, aktivitetslista Bistå med tekniskt stöd Föra ev frågor/önskemål vidare till den gemensamma förvaltningen Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 36
Att tänka på under leveransprojektet Mappningsarbetet - Avgörande för hur enkel eller avancerad återsökningen blir i e-arkivet Funktioner och listor i ert källsystem - Hur vill ni exportera dessa listor och ersätta funktioner som inte finns i arkivet? Presentation - Hur vill ni och verksamheten få informationen presenterad? Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 37
Spärrhantering av journalinformation i R7e-arkiv Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 38
Utgångspunkt PDL Patientens rätt att spärra uppgifter En möjlighet att ge patienten direktåtkomst till sin vårddokumentation och sina loggar Möjlighet till sammanhållen journalföring Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 39
Spärrhantering i R7e-arkiv Respektive landsting är anslutet till Ineras spärrtjänst R7e-arkiv går ut till lokal spärrtjänst och kontrollerar om vald patient har någon registrerad spärr Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 40
Sammanfattning Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 41
Vinsterna med R7e-arkiv Ekonomiskt fördelaktigt Uppfyller de legala kraven Informationen lagras på ett säkert och enhetligt sätt med generella informationstyper Enhetligt sätt att arkivera information från system av samma typ Ansvarig:, tel:, mail: Version 0.1 2014-06-04 42
Viktiga lärdomar Arkiveringen kräver stor arbetsinsats lokalt tex vid mappning av data Klargör tydligt verksamhetens ansvar Rädda kompetens i tid Dokumentera noggrant alla beslut Skapa förståelse för skillnad mellan verksamhetssystem och arkivsystem Samverkan ger stor vinst men har också en kostnad 43
Kontaktuppgifter: leif.sandberg@akademiska.se 018-611 60 65 0706-74 10 88 info@r7earkiv.se