Regionfastigheter VERKSAMHETSPLAN Datum 2017-02-01 Version 2.0 Dnr 0 (10) Region Skåne Verksamhetsplan och budget Regionfastigheter 2017 med plan för åren 2018 och 2019 Postadress: 291 89 Kristianstad Organisationsnummer: 23 21 00-0255 Telefon (växel): 044-309 30 00 Fax: 044-309 32 98 Internet: skane.se
Regionfastigheter 1 (10) Innehåll Regionfastigheter... 2 Inledning... 2 Förutsättningar... 3 Uppdrag och mål för divisioner och ledning... 4 Ledning... 4 Division Affärsutveckling... 5 Division Byggprojekt... 5 Division Förvaltning... 6 Chef- och medarbetarskap... 7 Energi- och miljöarbete... 7 Ekonomi... 8 Uppföljning och intern kontroll... 10 Syfte... 10 Rapportering... 10
Regionfastigheter 2 (10) Regionfastigheter Inledning Regionfastigheter ansvarar för ägande och utveckling av Region Skånes fastighetsbestånd. Regionfastigheter ansvarar också för de externa förhyrningar där Region Skåne är hyresgäst och har ett tydligt verksamhetsfokus utifrån de strukturella och verksamhetsmässiga förutsättningar, som definieras av hälso- och sjukvården. Uppdraget innebär att ansvara för fastighetsförvaltning, fastighetsdrift, fastighetsunderhåll och lokalförsörjning (inklusive externa hyresavtal). Vidare ingår ansvar för ekonomisk, teknisk och juridisk förvaltning av Region Skånes fastighetsbestånd samt att företräda Region Skåne som hyresvärd gentemot externa hyresgäster och som hyresgäst i förhållande till externa hyresvärdar. Den samlade planerings- och byggprocessen från behovsanalys till idrifttagande vid ny- och ombyggnationer i Region Skånes fastigheter ligger också inom Regionfastigheters ansvarsområde vilket skapar goda förutsättningar för framtidens sjukvård. Arbetet med behovsanalys och planering ska ske i nära samverkan med berörd verksamhet. Regionfastigheter har en samordnande och stödjande roll. I uppdraget ingår också ansvar för genomförandet av regionfullmäktiges och regionstyrelsens policys och riktlinjer för energieffektiviseringar och miljöförbättrande åtgärder inom fastighetsutveckling. Ansvara för upphandlingar inom servicenämndens ansvarsområde och inom ramen för Region Skånes övergripande riktlinjer för upphandlingar. Regionfastigheter lägger kraft på den pågående förnyelsen av sjukhusområdena i Helsingborg, Malmö och Lund. Satsningarna kommer att pågå under många år framöver. Dagens lokaler för vården skiljer sig från dem som behövs om 50 år. Med tanke på att det byggs vårdlokaler som ska hålla för verksamhet ett halvt sekel måste byggplaneringen vara framtidsorienterad redan nu. Hög driftsäkerhet är en viktig förutsättning för god hälso- och sjukvård i Region Skåne. Regionfastigheter som ansvarig för ägande och utveckling av Region Skånes ägda och förhyrda fastigheter, är en viktig aktör som måste ha en hög drift- och leveranssäkerhet samt en kontinuitetsplanering för att motverka avbrott i organisationens verksamhet vid oförutsedda allvarligare avbrott eller katastrofer.
Regionfastigheter 3 (10) Förutsättningar Region Skånes vision: Livskvalitet i Världsklass Region Skånes värdegrund: Välkomnande Vi möter andra som vi själva vill bli bemötta. Vi är öppna i sinnet och inbjuder till samarbete och nya idéer. Drivande Vi visar nyfikenhet och tar initiativ. Vi vill, vågar och agerar. Vi tar ansvar och vill göra skillnad. Omtanke och respekt Vi bryr oss om. Vi visar hänsyn till våra medmänniskor och den omgivning vi lever i. Region Skånes övergripande mål och Regionfastigheters mål I fokus står alltid nöjda medborgare. Region Skånes resurser är verksamheten, medarbetarna och ekonomin. Utifrån detta är de gemensamma styrande målen och Regionfastigheters mål: Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet Nöjda kunder En drivande utvecklingsaktör Högre standardisering i PTS (programteknisk standard) Minskad energiförbrukning Hög driftsäkerhet Attraktiv arbetsgivare Nöjda medarbetare En långsiktigt stark ekonomi Uppnå resultatkrav
Regionfastigheter 4 (10) Uppdrag och mål för divisioner och ledning Övergripande mål för 2017 är att implementera ny organisation och utveckla verksamheten inom divisionerna tillsammans med lednings-, stabs- och ekonomifunktioner inom Regionfastigheter för att uppnå bästa möjliga leverans till vården och övriga kunder. Nöjda medarbetare - Regionfastigheter ska vara en attraktiv arbetsgivare som erbjuder meningsfulla, spännande och utvecklande arbeten. Man ska verka för ett öppet arbetsklimat där individen spelar roll i gemenskapen och känner ansvar för helheten. Ledning Stödfunktionerna ledning, stab och ekonomi, arbetar med både strategiska och operativa frågor inom respektive område med syfte att utveckla och stödja Regionfastigheters tre divisioner. Mål Stab, bistår förvaltningen gällande verksamhetsutveckling, ledningssystem, intern kontroll, kvalitets- och processarbete, interna revisioner, miljö, energi och säkerhet, upphandlingar och registratur samt finns som ett stöd för samtliga medarbetare i dessa frågor. Står även för den strategiska teknikutvecklingen inom fastighetsområdet. Är också beställare gentemot Regionservice för de resurser/projekt som köps därifrån. Ekonomi, ansvarar för analys, budget, hyresmodell, investeringsprocess, redovisning, rapportering och uppföljning. Kommunikation, stödjer förvaltningen med både strategiska och operativa kommunikationsfrågor. HR, stödjer förvaltningen med både strategiska och operativa frågor inom verksamhetsområdet med syfte att utveckla, samordna och stödja övriga enheter, med särskilt fokus på Regionfastigheters tre divisioner. Stödfunktionerna kommer att arbeta med följande områden för att utveckla Regionfastigheter: Fortsätt utveckling av processarbetet med ständiga förbättringar genom t ex ett ökat nyttjande av AVIC. Uppdatera krishanterings- och kriskommunikationsplan utifrån ny mandatperiod, ny organisation samt anpassning till regionalt arbete. Stärka arbetsgivarvarumärket genom kommunikativt stöd till chefer i deras förbättringsarbete och värderingsstyrda ledarskap. Implementera kompetensförsörjningsmodell för att säkerställa att kunskapen i organisationen kan möta behoven nu och framåt samt för att bidra till tydligare karriärvägar och utvecklingsmöjligheter för medarbetarna. Implementera regiongemensamt dokumenthanteringssystem med början 2016. Driva förbättringsarbete avseende användandet av PTS. Ansvara för samordning och utbildning. Genomföra uppföljning och prognos.
Regionfastigheter 5 (10) Division Affärsutveckling Uppdrag Är mottagare av och sammanhållande av uppdrag från ägaren. Arbetar med övergripande analyser och investeringsplanering med bas utifrån produktionsplanering, i nära samverkan med HSS och övriga förvaltningar. Stödjer vården i framtagandet av behovsanalys med effektmål inklusive driftkostnadskonsekvenser i investeringsunderlag för alla investeringsbeslut, i samverkan med berörd vårdverksamhet. Med tydligt verksamhetsfokus och utifrån de strukturella och verksamhetsmässiga förutsättningar som definieras av hälso- och sjukvården, ansvara för underlag i form av utvecklingsplaner och planeringsunderlag/programhandling. Detta gäller både för de större och de mindre sjukhusinvesteringarna. I samråd med berörda sjukvårdsförvaltningar säkerställa genomförandet av utrustningsinvestering och inflyttningsplanering i de stora utvecklingsplanerna och i olika omfattning i övriga projekt samt stödja att effektmål nås hos vården Mål Övergripande mål för 2017 är att konsolidera verksamheten i form av standardisering och samordning för att uppnå en effektiv leverans till vården och övriga kunder. För att lyckas med detta arbetar vi med följande mål: Nöjda kunder - Det är viktigt att kravställa ändamålsenliga lokaler som uppfyller de höga krav som ställs från vården. Balansgång mellan övergripande kravställning och lokal kravställning, där övergripande kravställning är mer standardiserad och minskar investeringskostnaden på längre sikt. PTS (Programteknisk standard) Upprätta organisation och struktur för att möjliggöra arbetet med PTS och på så sätt nå en högre standardisering i PTS vad gäller typavdelningar/typmottagningar/ typfunktioner, typrum och typelement ska minimera kostnader och korta ledtider. Standardiserade verksamhetsprojektleveranser En likriktning av leveranserna inom verksamhetsprojekt, och en tydlig gränsdragning mellan verksamhetsprojekt och kund. Ta som specifik åtgärd fram metodik för behovsanalyser som stödjande process till vården. Samarbetsområdet med hälso- och sjukvårdsstyrning (HSS) Att skapa forum tillsammans med HSS samt vårdförvaltningarna för att nå regional kravställning på vårdproduktion inom 2-3 prioriterade områden, men också kravställning på standardisering av viss vård. Uppnå resultatkrav - All verksamhet inom divisionen ska vara effektiv, och även bidra till effektivare resursutnyttjande hos kund Division Byggprojekt Uppdrag Division Byggprojekt ansvarar för genomförandet av Region Skånes bygg- och installationsprojekt, såväl investeringar som underhåll. Uppdragen kommer från divisionerna Affärsutveckling och Förvaltning. Vi ska kostnadseffektivt leda projekten från projektering till färdigt utförande och överlämnande till verksamheten. Målet är miljövänliga, driftsäkra och energieffektiva lokaler som är ändamålsenliga utifrån de olika verksamheternas behov.
Regionfastigheter 6 (10) Mål För att lyckas med detta arbetar vi med följande mål: Nöjda kunder - Det är viktigt att skapa ändamålsenliga lokaler som uppfyller de höga krav som ställs från vården. Dessutom ska miljön vara trivsam för både vårdgivare och patienter och för andra personer som vistas i lokalerna dagligen. Regionfastigheter medverkar även till att den fysiska tillgängligheten ökar samt att Tillgänglighetsdatabasen hålls aktuell. Hög driftsäkerhet - En hög driftsäkerhet ska minimera konsekvenser och kostnader vid operativa incidenter. Målet är att operativa incidenter inte ska förekomma. Minskad energiförbrukning Divisionen ska utveckla långsiktigt hållbara fastigheter och miljöer. Det handlar om minskad energianvändning, sunda materialval, minskad miljöoch klimatpåverkan, ett hälsosamt inomhusklimat och goda arbetsvillkor. Standardiserade arbetssätt En likriktning av rapportering av tid, kvalitet och ekonomi inom projektet. Ta som specifik åtgärd fram metodik för ekonomistyrning inom projekten. Uppnå resultatkrav - All verksamhet inom divisionen ska vara effektiv. Projekten ska lämnas över enligt beställning. Fokusområde är tid, kvalitet och ekonomi. Division Förvaltning Uppdrag Division Förvaltning ska vidare säkerställa att fastigheternas värde och funktion bibehålls och förbättras samt att ändamålsenliga lokaler för Region Skåne tillhandahålls. Divisionen ansvarar för ekonomisk, teknisk och juridisk förvaltning av Region Skånes egenägda fastighetsbestånd samt extern förvaltning av inhyrda lokaler. Uppdraget innefattar lokalförsörjning åt Region Skånes verksamheter, förvärv, byte och försäljning av fast egendom samt hantering av tomträtter och hyresavtal. Mål För att lyckas med detta arbetar vi med följande mål: Nöjda kunder - Det är viktigt att skapa ändamålsenliga lokaler som uppfyller de höga krav som ställs från vården. Dessutom ska miljön vara trivsam för både vårdgivare och patienter och för andra personer som vistas i lokalerna dagligen. Regionfastigheter medverkar även till att den fysiska tillgängligheten ökar samt att Tillgänglighetsdatabasen hålls aktuell. Hög driftsäkerhet - En hög driftsäkerhet ska minimera konsekvenser och kostnader vid operativa incidenter. Målet är att operativa incidenter inte ska förekomma. Minskad energiförbrukning Divisionen ska skapa långsiktigt hållbara fastigheter och miljöer. Det handlar om minskad energianvändning, sunda materialval, minskad miljöoch klimatpåverkan, ett hälsosamt inomhusklimat och goda arbetsvillkor. Uppnå resultatkrav - All verksamhet inom divisionen ska vara effektiv. Hyresgästerna ska få leveranser enligt avtal. Fastighetsdrift ska utföras enligt avtal. Planerat underhåll, fastighetsägarinvesteringar och energiinvesteringar ska hålla tidplaner och budget. Fastighetsdokumentationen ska hålla den kvalité som krävs för att kunna vara ett stöd till fastighetsförvaltningen, övriga divisioner inom Regionfastigheter och till kunder.
Regionfastigheter 7 (10) Chef- och medarbetarskap Regionfastigheters framgång bygger på engagerade och kompetenta medarbetare. Stort fokus för 2017 blir att fortsätta arbetet med att få den nya organisationen på plats fullt ut. Regionfastigheter ska vara en arbetsgivare som upprätthåller ett lyssnande, närvarande ledarskap och aktivt arbetar för att erbjuda en hälsofrämjande arbetsplats. Regionfastigheter ska vara en attraktiv arbetsgivare där det finns goda utvecklings- och karriärmöjligheter för alla medarbetare. Chef och medarbetare har ett gemensamt ansvar att i samverkan skapa en god arbetsmiljö och utveckla verksamheten. Med tydliga roller, konkreta mål och arbetsuppgifter, samt utrymme för eget ansvar och delaktighet, formas ett sammanhang där alla ser sin betydelse av helheten. Ledarskapet i Regionfastigheter ska utgå ifrån Region Skånes ledarkriterier. När samtliga chefsposter är tillsatta kommer man att se över behovet av ledarskapsutveckling. För att värdera utvecklingen genomför Regionfastigheter varje år en medarbetarundersökning. Regionfastigheter fortsätter under 2017 arbetet med att attrahera nya medarbetare genom att medverka på t ex arbetsmarknadsdagar på universitet och högskolor samt medverka i Tekniksprånget. För att säkra kompetensförsörjningen arbetar vi aktivt med trainee-program och mentorskap. Energi- och miljöarbete Regionfastigheter har en unik möjlighet att genom pågående ny- och ombyggnationer minska Region Skånes framtida energianvändning och miljöpåverkan från fastigheter. Genom att ligga i framkant och följa Region Skånes miljöprogram samt beslut om Miljöbyggnad Guld skapar vi fastigheter med låg energianvändning, bra inomhusklimat och med hållbara material som innehåller få kemikalier. I det befintliga fastighetsbeståndet arbetar vi kontinuerligt aktivt för att minska miljöpåverkan genom att energieffektivisera verksamheter och fastigheter samt miljöinventera och sanera miljöfarliga material i byggnader. Kommande års energieffektiviseringsmål är att minska energianvändningen till 208 kwh/m 2, år. För 2018 är målet 198 kwh/m 2, år för att därefter minska energianvändningen och därtill relaterade kostnader ytterligare. Senast år 2020 ska all energianvändning vara fossilfri. Samarbetet med våra energileverantörer kommer fortsatt att utvecklas inom ramen för tecknade avsiktsförklaringar och under året kommer vi även att utarbeta en energistrategi för att möta omvärldsutveckling och -förändring inom energiområdet. Sistnämnda strategi ska också vara en ledstjärna för framtida satsningar inom energi- och miljöområdet. Vid upphandlingar som genomförs under året ställs, i relation till givna förutsättningar, miljökrav så långt det är möjligt.
Regionfastigheter 8 (10) Ekonomi Nämnd/Förvaltning Regionfastigheter RESULTATSAMMANSTÄLLNING Budget Resultat Budget 2016, mkr 2016, mkr 2017, mkr Regionbidrag 9 9 0 Patient/trafikantavgifter 0 0 0 Försäljning av verksamhet 0 0 0 Försäljning av varor och tjänster 1 916 1 921 2 030 Specialdestinerade statsbidrag 0 0 0 Bidrag och övr intäkter 0 21 0 Verksamhetens intäkter 1 925 1 951 2 030 Lönekostnader -83-83 -90 Arbetsgivaravg o pensioner -37-37 -41 Övriga personalkostnader -4-3 -4 Kostnader för inhyrd personal 0-3 -3 Köp av verksamhet 0 0 0 Läkemedel 0 0 0 Material och tjänster 0 0 0 Lämnade bidrag 0-2 0 Fastighetskostnader -1 124-1 133-1 151 Övriga omkostnader -45-66 -57 Verksamhetens kostnader -1 293-1 328-1 346 Avskrivningar -443-459 -489 Avskrivningar -443-459 -489 Verksamhetens nettokostnader 189 164 196 Skatteintäkter 0 0 0 Kommunalekonomisk utjämning 0 0 0 Generella statliga bidrag 0 0 0 Finansiella intäkter 0 0 0 Finansiella kostnader -154-147 -171 Finansiella pensionskostnader 0 0 0 Extraordinära intäkter 0 0 0 Extraordinära kostnader 0 0 0 Intäkter och kostnader utanför verksamhetsresultat -154-147 -171 RESULTAT 35 17 25 Den totala omsättningen är 2 030 Mkr, jämfört med 1 925 Mkr i budget 2016. Prismodell för intäkterna är hyresmodellen inklusive varmhyra.
Regionfastigheter 9 (10) Regionfullmäktiges beslut om resultatkrav för Servicenämnden är 71,8 Mkr, varav 24,8 Mkr föreslås fördelas till Regionfastigheter. Resultatkrav 2017 Regionfastigheter Intäkter Överskott marknadslik hyra Ofördelat resultatkrav Summa Kostnader Anslag för räntekostnad ESS-mark Anslag för fastighetsutveckling Anslag för tillgänglighetsdatabas Summa TOTALT 9,0 Mkr 20,0 Mkr 29,0 Mkr -1,5 Mkr -1,9 Mkr -0,8 Mkr -4,2 Mkr 24,8 Mkr Den totala kostnadsmassan för 2017 är budgeterad till -2 006 Mkr, fördelat enligt följande:
Regionfastigheter 10 (10) Uppföljning och intern kontroll Syfte Intern kontroll kan övergripande definieras som en process, där såväl den politiska som den professionella ledningen samt övrig personal samverkar för att med rimlig säkerhet kunna uppnå angivna mål. Kopplingen till mål och bristande måluppfyllnad utgör viktiga kriterier för vad som innefattas i intern styrning och kontroll, varför de obligatoriska kontrollområdena kopplas till övergripande mål för verksamhet och ekonomi såsom de uttrycks i budgeten. Att kartlägga och analysera risker samt följa upp och vidta åtgärder för att minimera dessa är viktiga delar i processen. Detsamma gäller utvecklingen av en fungerande kontrollmiljö. Staben sammanställer samt presenterar ett sammanvägt resultat per mål till förvaltningens verksamhetsmål. Resultatet hanteras vid ledningsmöte. Rapportering Månadsvis sker rapportering till koncernledningen utifrån Region Skånes övergripande mål: Nöjda medborgare Serviceinriktad verksamhet med hög kvalitet En drivande utvecklingsaktör Attraktiv arbetsgivare En långsiktigt stark ekonomi För delårsrapporterna och årsredovisning sker en fylligare redovisning till koncernledningen samt till servicenämnden. Intern kontroll redovisas halvårsvis till nämnden samt vid årets slut till både nämnden och koncernledning.