Beställningsmottagning Januari 2017
Bakgrund Nuvarande avtal om beställningsmottagning med Taxi Kurir går ut 2018-07-01 Beställningsmottagningen har varit upphandlad till del eller helhet tidigare i Skåne. Beställningsmottagning i egen regi fram tom 2012 för halva Skåne. Trafikledningen i Skåne drivs idag i egen regi
Valmöjligheter Drift av beställningsmottagning i egen regi eller Ny upphandling av beställningsmottagning
Alt - Upphandlad + Plus Kostnadseffektivt, ca 40 % lägre driftskostnad än egen regi. Uppstartskostnad ej inräknad. Stabil kostnadsnivå under avtalsperioden. Ökad flexibilitet oberoende av samtalsvolym både på kort och lång sikt. Med ett bra upphandlingsunderlag och bra kontroll blir kvalitén bra. - Minus Begränsad konkurrens, 2 stora aktörer på marknaden vilket kan påverka kostnadsnivån negativt Beställningsmottagning och trafikledning inte fullt integrerade Svårt att få vissa tidskrävande tjänster utförda om inte tydligt beskrivna i upphandlingen Något begränsad insyn och kontroll då leden ut till kundkontakten blir längre
Alt - Egen regi + Plus Bra kvalitet och ökad kundnöjdhet, ett samlat led beställningsmottagning och trafikledning Operativ flexibilitet, möjlighet att styra resandet, öka kollektivt resande och kombinations resor. Utnyttja befintlig fordonsflotta effektivare Kontinuitet över tid Bra kontroll och uppföljning, full insyn. Kortare led till kundkontakten. - Minus Högre driftskostnader (+60 % ej inräknat uppstartskostnaderna) Uppstartkostnader och tid för uppstart och intrimning av verksamheten Mindre flexibilitet i personalstyrka även om personalstyrkan i grunden är större för att klara tillfälliga problem, toppar eller förändrat uppdrag
Alt - Egen regi Start juli 2018 Stegvis upptrappning i tre steg med start 30% maj 2018 och därefter 30% juni och 40% i juli av samtalsvolymen Stegvis start avtalad med Taxi Kurir inom ramen av befintligt avtal Samlokalisering av trafikledning och beställningsmottagning får komma på plats i efterhand för att minimera störningsrisk Kortare startsträcka ger alltid en större riskexponering, inga marginaler att ta till Affärsområdet behöver fokus på uppstarten, kräver ledningsinsatser och en delaktighet under hela fasen för en bra och lyckad start 2017-01-30 Internt 6
Trafikstarter och start av beställningsmottagning 1 juli 2018 103 sp BM 2017 2018 2019 13 48 Trafikuppstart 2018, 103 fordon sep-17 jan-18 Trafikstart 2018-02-01 Efterarbete trafikstart feb-18 apr-18 Trafikuppstart 2018, 13 fordon dec-17 maj-18 Trafikstart jun-18 Efterarbete trafikstart jun-18 jun-18 Uppstart Beställningsmottagning jan-18 jun-18 Start ny Beställningsmottagning 2018-07-01 Efterarbete jul-18 sep-18 Uppstart av BM i egen regi i tre steg 2018-05-06 med 30% 2018-06-03 med 30% 2018-07-01 med 40% Trafikuppstart 2019, 48 fordon dec-18 maj-19 Trafikstart 2019-06-01 Efterarbete trafikstart jun-19 aug-19 2017-01-30 Internt 7
Alt - Egen regi Analys kostnader Dagens beställningsmottagning kostar ca 12,5 Mkr per år. Egen regi beräknas kosta årligen ca 24 Mkr Vid ny upphandling beräknas kostnaderna öka till ca 15 Mkr Årlig beräknad merkostnad fr o m år 2 + 9 Mkr Merkostnaden beror till stor del på att upphandlade företag förlägger verksamheten till länder med lägre personalkostnader. 2017-01-30 Internt 8
Alt Egen regi Analys kostnader år 1 vid övertagandet Beräknad merkostnad (engång) ca 12 Mkr 10-9 -8-7 -6-5 -4-3 -2-1 0 Totalt Anställda 200 000 300 000 500 000 500 000 500 000 1 000 000 2 000 000 2 000 000 2 000 000 500 000 9 300 000 Lokaler 0 0 0 150 000 150 000 150 000 150 000 150 000 150 000 0 900 000 Ombyggnation 0 0 0 1 000 000 0 0 0 0 0 0 1 000 000 Övrigt 0 0 0 500 000 0 0 0 0 0 0 500 000 200 000 300 000 500 000 2 150 000 650 000 1 150 000 2 150 000 2 150 000 2 150 000 500 000 11 700 000 2017-01-30 Internt 9
Alt Egen regi Sammanfattning ekonomi 2018 - Engångskostnader uppstart + 12 Mkr - Driftskostnad extern jan-juni + 6 Mkr - Driftskostnad egen juli-dec + 12 Mkr Summa + 30 Mkr 2019 - Årlig driftskostnad + 24 Mkr Summa + 24 Mkr I nuvarande finansieringsavtal med kommunerna så kommer de ökade kostnaderna inte att rymmas inom ramen för det nuvarande bidraget. I framtida föreslagna finansieringsmodell fördelas kostnaderna utifrån verksamhetsomfattning med ca 50% på Region Skåne för sjukresor och ca 50% till de 23 kommunerna för färdtjänsten. 2017-01-30 Internt 10
Jämförande kalkyl 2018-2019 Sammanfattning ekonomi Upphandlat - 2018 H1 dagens BM + 6 Mkr - 2018 H2 ny upphandlad + 8 Mkr - 2019 ny upphandlad + 15 Mkr Summa + 29 Mkr Egen regi - 2018 H1 dagens BM + 6 Mkr - 2018 Uppstartskostnader + 12 Mkr - 2018 H2 egen regi + 12 Mkr - 2019 egen regi + 24 Mkr Summa + 54 Mkr 2017-01-30 Internt 11