2015 Verksamhetsberättelse Socialnämnden i Järfälla
Innehåll 1 INLEDNING OCH ANSVARSOMRÅDE... 2 2 ÅRETS RESULTAT... 2 3 MÅLUPPFÖLJNING/-UPPFYLLELSE... 4 4 UPPFÖLJNING AV FULLMÄKTIGE GIVNA UPPDRAG... 12 5 KVALITETSREDOVISNING... 13 6 VÄSENTLIGA PERSONALFÖRHÅLLANDEN... 30 7 MILJÖREDOVISNING... 33 8 DRIFTBUDGETEN... 36 9 POLITIK... 37 10 GEMENSAMT... 38 11 ÄLDREOMSORG OCH FUNKTIONSHINDER... 39 12 INDIVID- OCH FAMILJEOMSORG... 65 13 SAMMANSTÄLLNING VIKTIGA HÄNDELSER... 78 14 SAMMANSTÄLLNING FRAMTID... 87 15 INVESTERINGSREDOVISNING... 91 Bilaga 1 Vård och omsorg - verksamhetsberättelse 2 Stöd och behandlingsenheten - verksamhetsområde, viktiga händelser och framtid 2016-03-09 Sida 1 av 91
1 INLEDNING OCH ANSVARSOMRÅDE Inledning Ansvarig nämnd/styrelse skall till kommunstyrelsen varje år avlämna en verksamhetsberättelse över det gånga räkenskapsåret. Årets upplägg skiljer sig mot tidigare år genom att nämnderna lämnar en samlad verksamhetsberättelse för sina verksamhetsområden, det vill säga inklusive egen regi verksamheterna. I bilagorna framgår dels egen regi verksamheterna för Vård och omsorg (VoO) och deras bokslut, men också Stöd- och behandlingsenhetens (SBE) verksamhetsområde, viktiga händelser och framtid. Ansvarsområde Nämnd/styrelse: Socialnämnden Ordförande: Bengt Harju (S) Förvaltningschef: Johan Bergman Socialnämnden ansvarar för äldreomsorg, funktionshinder, individ- och familjeomsorg exkl. familjerätten, den kommunala hälso- och sjukvården samt uppgifter inom det bostadssociala området (bostadsanpassning). Socialnämnden har även ansvar för serveringstillstånd och tillsyn enligt alkohollagen, tillsyn över handel med tobaksvaror och nikotinläkemedel, dödsboutredningar, föreningsbidrag till verksamhetsanknutna frivilligorganisationer. Socialnämnden ansvarar också för psykiskt och socialt omhändertagande när kriser och katastrofer inträffar i kommunen. 2 ÅRETS RESULTAT I nedanstående tabell visas övergripande Socialnämndens resultat per 31 december 2015. NÄMND,tkr Budget Utfall Utfall Utfall 2015 2015 2014 2013 Intäkter Externa intäkter 140 030 246 414 125 130 109 312 Interna intäkter 1 318 7 382 721 Summa intäkter 140 030 247 732 132 512 110 033 Kostnader exkl kapitalkostnad -1 300 380-1 406 312-1 258 572-1 200 634 Kapitalkostnader -3 221-3 725-3 644-3 618 Summa kostnader -1 303 601-1 410 037-1 262 216-1 204 252 Nettokostnad -1 163 573-1 162 305-1 129 704-1 094 219 Kommunbidrag 1 163 573 1 163 573 1 134 742 1 096 927 Resultat 0 1 267 5 038 2 708 Nettoinvestering 3 300 2 900 2 300 Eget kapital* -8 802 *Bokfört eget kapital per 31 dec exkl. årets resultat 2015. 2016-03-09 Sida 2 av 91
Bokslutet redovisar ett överskott på 1 267 tkr. Överskottet motsvarar 0,11 procent av kommunbidraget. Resultatet fördelar sig enligt följande: Politiken -118 tkr, Gemensamt 112 tkr, Äldreomsorg 12 375 tkr, Funktionshinder -12 637 tkr och Individ- och familjeomsorg 1 535 tkr. Inom äldreomsorgen beror överskottet främst på lägre utförda hemtjänsttimmar än budgeterat, samt färre köpta permanenta äldreboendeplatser. Hemtjänsttimmarna budgeterades till 432 000 och utfallet på helår blev 413 024 timmar. Vidare budgeterades köpta permanenta äldreboendeplatser till 30 och utfallet på helår blev 17.8 (genomsnitt). Inom funktionshinderområdet beror underskottet främst på högre kostnader än budgeterat inom timrelaterat stöd och bostad med särskild service. Inom timrelaterat stöd beror de ökade kostnaderna främst på markant volym- och kostnadsutveckling för personlig assistans LSS och inom bostad med särskild service beror de ökade kostnaderna främst på 19 fler köpta boendeplatser än budgeterat. Inom individ- och familjeomsorg beror överskottet främst på överskott inom försörjningsstöd och vuxen, samt att kostnaderna inom barn och unga stabiliserats. Försörjningsstöd har ett överskott beroende på effekter av Jobb 200, 100 samt Välfärdsjobb och dessutom ett metodiskt arbete med kvarvarande personer i behov av bistånd. Vuxen har ett överskott beroende på ett lägre antal placeringar och framför allt färre LVM-placeringar. Trots att antalet skyddsplaceringar gällande personer utsatta för våld i nära relation ökat, så har kostnaderna minskat. Antalet placeringar av barn och ungdomar på hem för vård eller boende (HVB) exklusive ensamkommande flyktingbarn har minskat från 56 placeringar år 2014 till 38 placeringar år 2015. Minskningen har främst skett under andra halvåret. Inom barnenheten har kostnaderna för jourfamiljehem minskat kraftigt beroende på ett tydliggörande av när insatsen är verksam. Inom Ungdomsenheten har kostnaderna för stödboenden minskat med cirka 4 mkr beroende på att insatsen utvecklats inom Stöd- och behandling till en lägre kostnad. Kostnader kopplade till bristen på bostäder kan identifieras inom alla enheter och utgör ett stort hinder för många av avdelningens klienter för att kunna uppnå en skälig levnadsnivå. Prognossäkerhet Årsprognosen i Tertial 1 angavs till -6 900 tkr och i delårsbokslut 2 till 9 692 tkr. Prognosavvikelsen mellan prognos 1 och 2 blev -2 792 tkr vilket är ~0,2 procent av bruttoomslutningen. Prognosavvikelsen mellan prognos 2 och årsbokslut blev 10 959 tkr vilket är ~0,78 procent av bruttoomslutningen. 2016-03-09 Sida 3 av 91
3 MÅLUPPFÖLJNING/-UPPFYLLELSE Socialnämndens mål 2015 Nämndens effektmål för verksamheten är inordnade under de nya kommungemensamma mål (inriktningsmål) som beslutades av kommunfullmäktige 15 december 2014. Effektmålen under respektive inriktningsmål bedöms uppfyllda när antalet tillhörande indikatorers målvärden är uppnådda enligt följande: Effektmål 1: Av sex indikatorer ska fyra vara uppnådda. Effektmål 2: Av en indikator ska en vara uppnådd. Effektmål 3: Av åtta indikatorer ska sex vara uppnådda. Effektmål 4: Av sex indikatorer ska fyra vara uppnådda. Effektmål 5: Av fyra indikatorer ska tre vara uppnådda. Effektmål 6: Av fem indikatorer ska fyra vara uppnådda. Trendpilarnas och trafikljusens /figurernas betydelse: =Mycket positiv trend = Positiv trend = Oförändrad trend = Negativ trend = Mycket negativ trend = Ingen uppgift = Målet/indikatorn är uppnådd = Målet/indikatorn är delvis uppnådd = Målet/indikatorn är inte uppnådd = Ingen uppgift 2016-03-09 Sida 4 av 91
FRAMTIDA TILLVÄXT (INRIKTNINGSMÅL) Effektmål Resultat 2015 2014 2013 Trend Målet nås? 1. Socialtjänsten ska ytterligare stärka den enskildes förmåga att leva ett självständigt liv. 1/6 Kräver att av sex indikatorer nedan ska fyra vara uppnådda. Indikator/ Resultatmått 1.1 Andel placerade ungdomar inom IFO som går ut årskurs nio med fullständiga betyg ska öka i jämförelse med föregående år. (IFO) 1.2 Tiden som klient uppbär försörjningsstöd skall minska jämfört med föregående år. (IFO) 1.3 Ej återaktualiserade barn och ungdomar ett år efter insats ska öka jämfört med föregående år. (IFO) 1.4 Andel brukare med hemtjänst som är nöjda med sitt inflytande över hur och när insatser utförs ska öka jämfört med föregående år. (ÄO) 1.5 Andel brukare i särskilt boende som är nöjda med sitt inflytande över hur och när insatser utförs ska öka jämfört med föregående år. (ÄO) 1.6 Andel boendeplatser enligt LSS 9.9 där den boende har möjlighet till en individuellt anpassad aktivitet per vecka utanför bostaden ska öka i jämförelse med föregående år. (FO) Resultat 2015 2014 2013 Trend Indikatorn nås? 53 % ( läsåret 14/15) 6,1 mån 6,4 mån 5,9 mån 77% 80 % 78 % 85 % 85 % 87 % 74 % 75 % 69 % 75 % 75 % 75 % 2016-03-09 Sida 5 av 91
Effektmål 2 Resultat 2015 2014 2013 Trend Målet/ indikatorn nås? 2. Socialtjänsten ska ytterligare stärka barnrättsperspektivet inom individ- och familjeomsorg och funktionshinders verksamheter Indikator/resultatmått: 2.1 Andel barn-konsekvensanalyser i ärenden till nämnd som berör barn ska var 100 %. (Förvaltningsövergripande) 1/1 Kräver att nedanstående indikator nås 100 % KVALITATIV VÄLFÄRD (INRIKTNINGSMÅL) Effektmål Resultat 2015 2014 2013 Trend Målet nås? 3. Socialtjänsten ska ytterligare verka för ökad livskvalitet och ett bättre liv för den enskilde Indikator/ Resultatmått 3.1 Andel brukare som är nöjda med sitt särskilda boende ska öka i jämförelse med föregående år. (ÄO) 5/8 Kräver att av åtta indikatorer nedan ska sex vara uppnådda. Resultat 2015 2014 2013 Trend Indikatorn nås? 80 % 78 % 77 % 3.2 Andel brukare som är nöjda med sin hemtjänst ska öka i jämförelse med föregående år. (ÄO) 3.3 Antalet SIP (samordnad individuell plan) ska öka i jämförelse med föregående år. (FO/IFO) 82 % 86 % 85 % 53 st 2016-03-09 Sida 6 av 91
3.4 Barn och unga ska i möjligaste mån erbjudas förebyggande insatser på hemmaplan i syfte att förhindra placeringar. I 80 % av dessa insatser ska den enskilde /familjen uppge att det har lett till positiv förändring. (IFO) Måttet kan inte följas upp innan utgången av 2016 3.5 Väntetiden för försörjningsstöd skall minska jämfört med föregående år. (IFO) 22 dgr 34 dgr 35 dgr 3.6 Andel brukare som är nöjda med bemötandet (hemtjänst och särskilt boende) ska bibehållas på nuvarande höga nivå. (ÄO) 96 % 94 % 94,5 % 3.7 Snabbare normalisering av boendesituationen för våldsutsatta. (IFO) 63 dgr 57 dgr 3.8 Andel som uppger att maten smakar bra ska öka i jämförelse med föregående år. (ÄO) 73 % 65 % 72 % Effektmål Resultat 2015 2014 2013 Trend Målet nås? 4. Socialtjänstens verksamhet ska vara mer kunskapsbaserad, tillgänglig, effektiv och av god kvalitet. 5/6 Kräver att av sex indikatorer ska fyra vara uppnådda. Indikator Resultat 2015 2014 2013 Trend Indikator uppnådd? 4.1 Öka andelen evidensbaserade och strukturerade behandlingsinsatser inom kommunens egna öppenvård. (IFO) Se analys/ kommentar 2016-03-09 Sida 7 av 91
4.2 Andel överklagade beslut som utfaller i likhet med nämndens beslut ska öka i jämförelse med föregående år. (Alla, myndighet) 92 % 88 % 4.3 Andel av alla beslut som omprövas i samband med beslutets utgång ska öka i jämförelse med föregående år. (ÄO/FO) 85 % 85 % 88 % 4.4 Andel förhandsbedömningar avslutade inom 14 dagar skall öka i jämförelse med föregående år. (IFO) 66 % 56 % 4.5 Den genomsnittliga utredningstiden för barn och ungdomar ska minska jämfört med föregående år. (IFO) 118 dgr 124 dgr 4.6 Andel utredningar utan särskilda beslut vilka överskrider den maximala handläggningstiden (120 dagar) ska minska i jämförelse med föregående år. (IFO) 77 % 84 % MILJÖ OCH KLIMAT (INRIKTNINGSMÅL) Effektmål Resultat 2015 2014 2013 Trend Målet nås? 5. Socialtjänsten ska minska sin negativa miljöpåverkan. 4/4 Kräver att av fyra indikatorer ska tre vara uppnådda. Indikator Resultat 2015 2014 2013 Trend Indikator uppnådd? 5.1 Andel miljöklassade fordon ska vara 100 %. (Alla, myndighet) 100 % 0 % 0 % 5.2 Elförbrukningen (lokaler) ska minska jämfört med föregående år. (Alla, myndighet) Se analys / kommentar 2016-03-09 Sida 8 av 91
5.3 Pappers-förbrukningen ska minska jämfört med föregående år. (Alla, myndighet) 5.4 Andel inköp av ekologiska livsmedel i produktionsköken inom ÄO ska öka årligen med 5 %. (ÄO) Se analys / kommentar 22 % 15 % DEMOKRATI, ÖPPENHET OCH TRYGGHET (INRIKTNINGSMÅL) Effektmål Resultat 2015 2014 2013 Trend Målet nås? 6. Socialtjänstens verksamheter ska präglas av öppenhet, delaktighet och trygghet. 3/5 Kräver att av fem indikatorer ska fyra vara uppnådda Indikator 6.1 Andel brukare som upplever trygghet när deras beviljade insatser (hemtjänst och särskilt boende) utförs ska öka jämfört med föregående år. (ÄO) 6.2. Andel som uppger att det känns tryggt att bo hemma med stöd från hemtjänsten ska öka i jämförelse med föregående år. (ÄO) 6.3 Andel som uppger att det känns tryggt att bo i särskilt boende ska öka i jämförelse med föregående år. (ÄO) 6.4 Öka brukarmedverkan för individer som berörs av vuxenenhetens verksamhet i jämförelse med föregående år. (IFO) 6.5 Andel barnfamiljer med långvarigt försörjningsstöd ska minska jämfört med föregående år. (IFO) Resultat (2015) 2014 2013 Trend Indikator uppnådd? 85 % 85 % 85 % 80% 83 % 84 % 90 % 87 % 86 % Se analys/ kommentar 9,5 % 10,5 % Analys/kommentar: Effektmål 1 Målet är inte uppfyllt. En indikator av sex är uppfyllda. Att uppnå målet första året försvåras av att indikator 1.1 som avser andel placerade ungdomar som gått ut årskurs nio med fullständiga betyg ska öka går inte att uppnå då 2015 är första året då detta mått mäts. Glädjande är att tiden som klient uppbär försörjningsstöd under en tolvmånadersperiod har minskat enligt indikator 1.2. Detta är bland annat tack vare Jobb 200, Jobb 100 och Välfärdsjobb men också att ärendemängden minskat till följd av dessa insatser har gjort att 2016-03-09 Sida 9 av 91
enheten kunnat fokusera mer på att bistå de klienter som inte står till arbetsmarknadens förfogande. Indikator 1.4 och 1.6 har samma mätvärde som föregående år och kan då därför inte anses uppnådda då målet är att dessa ska öka jämfört med föregående år. Det innebär dock ingen försämring. Effektmål 2 Målet är uppfyllt. En indikator av en är uppfyllda. Effektmål 3 Målet är delvis uppfyllt. Fem indikatorer av åtta är uppfyllda. Indikator 3.2 som avser andel brukare som är nöjda med sin hemtjänst ska öka. Under 2015 har andelen minskat som säkerligen beror på flera faktorer som exempelvis att rörligheten bland hemtjänstföretag är för stor (det är för många kunder som har tvingats byta utförare), bristande personalkontinuitet och att hjälpen inte alltid ges som planerat. Indikator 3.3 som avser antalet samordnade individuella planer (SIP) är första året det mäts. Bedömningen är att antalet har ökat då detta har varit ett fokusområde med start under 2015. Inom funktionshinder och individ- och familjeomsorg har alla medarbetare som arbetar med barn gått en utbildning tillsammans med skola, barn- och ungdomspsykiatri, samt barn- och ungdomsmedicinska mottagningen. Angående indikator 3.4 skickar myndighet alla uppdrag till Stöd- och behandlingsenheten för bedömning om de kan utföra insats om inte, så skickas uppdraget vidare till externa utförare. Under hösten har arbete pågått för att upprätta strukturen för att mäta detta mått. Måttet om 80 procent kan därför inte följas upp förrän 2016. Indikator 3.5. Förtydliganden har gjorts avseende mätmetod och skillnaden mellan åren är därför mycket stor. Enheten arbetar ständigt med att personer ska få ett beslut så snart som möjligt. Indikator 3.7. Snittiden för boende på skyddat boende har ökat från 57 dagar 2014 till 63 dagar 2015 vilket inte tyder på en normalisering. De som placeras på kvinnojour är de allra mest utsatta och de behöver skydd under en längre tid. Dessutom är bostadsbristen en avgörande faktor. Antalet placeringar har dock minskat 2015 i jämförelse med 2014. Under 2014 gjordes 37 placeringar på skyddat boende och 5 på annat boende och under 2015 gjordes 13 placeringar på skyddat boende och 7 på annat boende. Under 2015 gjordes också en utökning av tjänst med 20 procent riktat till personer utsatta för relationsvåld. Det är rimligt att anta att antalet personer som placerats blivit lägre då förvaltningen har haft en större beredskap att aktivt arbeta med de utsatta i ett tidigare skede. Effektmål 4 Målet är uppfyllt. Fem indikatorer av sex är uppfyllda. Indikator 4.1 anses uppfyllt då SBE under 2015 har aktivt arbetat med att utveckla verksamheten för att utöka sin kvalitetsäkring, effektivitet och evidensbaserade, strukturerade behandlingsmetoder. I samverkan med myndighets samtliga enheter har rutiner och riktlinjer tagits fram för att skapa en effektivare struktur i samarbete mellan 2016-03-09 Sida 10 av 91
handläggare och behandlare. Metoddiskussioner har förts på gemensamma planeringsdagar som en del av implementeringen av nya metoder och förhållningssätt. Inom öppenvårdens missbruksdel så är idag, samtliga behandlingsmetoder evidensbaserade och följer de nationella riktlinjerna för missbruk. Detta gäller både MiniMaria och Vuxenteamet. Metodutbildningar som har genomförts under året är: FFT, MET, CRA, A-CRA och CRAFT. Indikator 4.2. Andelen beslut som utfallit i likhet med nämndens beslut har ökat i jämförelse med föregående år. 2015 var andelen 92 procent. En högre siffra är inte önskvärt då rättsutrymmet måste prövas. Indikator 4.3. Extra resurser är tillsatta inför 2016, samt att ett ombedömningsteam är skapat inom äldreenheten. Indikator 4.4. Andelen förhandsbedömningar som avslutas inom 14 dagar har ökat med 10 procent. Detta beror på att bedömningsenheten utvecklat rutiner för att minska andelen som överstiger 14 dagar. Indikator 4.5. Den genomsnittliga utredningstiden har minskat från 124 till 118 dagar. Detta är ett fortsatt fokusområde då allt för många utredningar överstiger den gräns på 4 månader som finns. Skillnader finns mellan de enheter som omfattas av måttet. Indikator 4.6. Måttet har minskat i enlighet med målet. Stort fokus ligger på detta mått även under nästa år då resultatet inte är acceptabelt. Effektmål 5 Målet är uppfyllt. Fyra indikatorer av fyra är uppfyllda. Indikator 5.2 kan inte följas upp innan utgången av 2016 då basåret för jämförelse är 2015. Dock har den sammantagna elförbrukningen i Järfälla kommuns lokaler, enligt miljöredovisningen, under åren 2009-2014 minskat med drygt 24 % vilket ger tillhanda att en minskning sker även inom socialförvaltningens olika lokaler. Vidare är den nu använda elen till mycket stor del från förnyelsebara energikällor. Vissa jämförelsestörningar finns då delar av förvaltningen under året flyttat till nya lokaler. Den sammantagna bedömningen är att indikatorn kan anses uppfylld. Indikator 5.3 kan inte följas upp innan utgången av 2016 då basåret för jämförelse är 2015. Sedan 2013 är standardinställningen vid utskrift dubbelsidig på samtliga nätverksskrivare i kommunen. Enkelsidig utskrift ska endast ske när en upprättad handling av olika skäl ska bevaras. Denna åtgärd samt uppmaningar om att i möjligaste mån minimera utskrifter har sannolikt lett till en reduktion av pappersåtgången i kommunen. Jämförelsestörningar finns främst kring det faktum att ett korrekt nyckeltal inte är fastställt utan reella tal används vilka inte tar hänsyn till organisationens pågående expansion. Den sammantagna bedömningen blir att indikatorn kan anses uppfylld. Indikator 5.4. I juni beslutade socialnämnden om att arbetet med mat och måltider inom äldreomsorg och funktionshinder skulle intensifieras. En handlingsplan för mat och måltider inom äldreomsorg och funktionshinder fastställdes. Det är glädjande att se att handlingsplanen redan visar effekt. 2016-03-09 Sida 11 av 91
Effektmål 6 Målet är delvis uppfyllt. Tre indikatorer av fem är uppfyllda. Indikator 6.4 anses uppfylld då vuxenenheten har under 2015 besökt RIAs träfflokal för att träffa klienterna och be om synpunkter på myndighetsutövningen. Enheten har också undersökt möjligheten att starta ett brukarråd på ett av kommunens boenden. Arbetet kommer att fortsätta under 2016. Indikator 6.5. Att måttet har sjunkit är ett resultat av den strategi vid anvisningar till Välfärdsjobb som försörjningsstödsenheten haft. 4 UPPFÖLJNING AV FULLMÄKTIGE GIVNA UPPDRAG Nedan redovisas de uppdrag nämnden har fått av fullmäktige. Att avveckla systemet med beställare och utförare. Att som konsekvens av avveckling av systemet med beställare och utförare, inom den nya gemensamma administrationen åstadkomma en effektivisering. Utifrån uppdraget har förvaltningen under året sett över organisation och styrning av Järfälla stöd och behandling, samt Vård och omsorg. Effektiviseringskravet effektuerades i samband med beslut om detaljbudget 2015. När det gäller Järfälla stöd och behandling integrerades de i nya organisationen från och med 1 oktober 2015, vilket praktiskt innebar att bli en egen enhet inom avdelningen individoch familjeomsorg. Järfälla stöd och behandling bytte i samband med detta namn till Stöd och behandlingsenheten. Vård och omsorg integrerades i den nya organisationen vid årsskiftet 2015/16. De blev en driftavdelning under socialdirektören med vissa särpräglade drag för att Järfälla kommun ska klara kraven på konkurrensneutraliteten. Att ta fram en handlingsplan för förbättrad matkvalitet och mer lokalt lagad mat i äldreomsorg. I samband med arbetet med att ta fram en handlingsplan har den vidgats till att även omfatta verksamhetsområdet funktionshinder då mat och måltider är ett viktigt område för både äldreomsorg och funktionshinder. I handlingsplanen har ett helhetsgrepp tagits och gäller för 2015 och 2016. Att inom ram för befintlig budget, omstrukturera de förebyggande insatserna för att nå en högre ändamålsenlig effektivitet. 2016-03-09 Sida 12 av 91
Som ett led i nämndens uppdrag att omstrukturera de förebyggande insatserna för att nå en högre ändamålsenlig effektivitet har det första och nödvändiga steget varit att verkställa så att stöd och behandling integrerats inom IFO. Dessutom har det varit nödvändigt att tydliggöra och definiera förväntat resultat för dessa insatser. Därför har förvaltningen parallellt under året arbetat med att ta fram ett uppdragsdokument för att tydliggöra stödoch behandlingsenhetens uppdrag. Uppdragsdokumentet är fastställt och i dokumentet framgår förutsättningar, vilka resultat som förväntas, samt hur det ska mätas och följas upp. Sammanfattningsvis innebär det att ett strategiskt styrdokument är framtaget för omstrukturering av de förebyggande insatserna. Det innebär också att verksamhetsresultatet under 2016 kommer att kunna ligga som grund/underlag för ytterligare omstruktureringar av de förebyggande insatserna. Att komplettera och/eller ta fram nya effektmål utifrån de förändrade kommungemensamma inriktningsmålen. Utifrån kommunfullmäktiges uppdrag samt kommunstyrelseförvaltningens anvisningar har nämnden under våren 2015 arbetat fram effektmål med tillhörande indikatorer inordnade under de nya kommungemensamma inriktningsmålen. Framtagna effektmål gäller 2015-2017. 5 KVALITETSREDOVISNING Åtaganden/värdighetsgarantier För äldreomsorgen har tidigare åtaganden från och med den 1 januari 2013 ersatts av lokala värdighetsgarantier. För att den äldre ska förstå syftet med de lokala värdighetsgarantierna är det viktigt att belysa att dessa utgår för ett gemensamt förhållningssätt. En värdegrund för äldreomsorgen har utvecklats samt förslag på reviderade lokala värdighetsgarantier. Dessa antogs och trädde i kraft 2015-01-01. Värdegrunden omfattar självbestämmande, individanpassning och delaktighet, privatliv och personlig integritet, värdighet, trygghet, gott bemötande och meningsfull tillvaro. De garantier som utfästs är uppdelade i gemensamma garantier för hela äldreomsorgen, garantier som berör biståndshandläggning, garantier som berör hemtjänst samt garantier för särskilt boende. För funktionshinder finns åtagandena: hemtjänst, dagverksamhet, särskilt boende, daglig verksamhet, bostad med särskild service, korttidsvistelse och individuell plan. För individ- och familjeomsorgen finns fyra områden där socialtjänsten har åtaganden: barn och unga, missbruk (substansberoende), relationsvåld och ekonomiskt bistånd. Detta innebär att de som omfattas av Järfälla individ- och familjeomsorgs insatser är barn och unga 2016-03-09 Sida 13 av 91
som far illa, personer med missbruksproblem, personer utsatta för våld i nära relationer, personer som inte kan försörja sig på annat vis, uppnår en skälig levnadsnivå genom de insatser avdelningen beviljar. Från och med 2015-10-01 har Individ- och familjeomsorgen även ansvar för allmänt och riktat förebyggande samt uppsökande socialt arbete samt råd, stöd och behandlingsinsatser inom tidigare nämnda områden. Åtaganden och värdighetsgarantier ska vara en information till den enskilde vad han eller hon kan förvänta sig av stödet inom respektive programområde (äldreomsorg, funktionshinder, individ- och familjeomsorg) och en upplysning om möjligheten att klaga om det inte uppfyllts om det som utlovats i garantierna. Synpunkter och klagomål Enligt nämndens uppföljningsplan ska åtaganden huvudsakligen följas upp genom klagomålssystemet. Under juni månad 2014 upphörde socialförvaltningens tidigare rutiner kring klagomålshanteringen i och med att hanteringen övergick till kundtjänst (nuvarande servicecenter). Inom socialnämndens verksamhetsområden, äldreomsorg (140 klagomål), funktionshinder (54 klagomål) samt, individ- och familjeomsorg (66 klagomål) har det under perioden januari till december 2015 inkommit och åtgärdats 260 klagomål inom kategorierna; bemötande, effektivitet, information, kompetens, tillgänglighet, tjänstens utförande. Socialförvaltningen totalt inkomna klagomål 2015 (260st) 28 12 32 Kompentens Tjänsten 57 Effektivitet Tillgänglighet 93 38 Bemötande Information 2016-03-09 Sida 14 av 91
Äldreomsorg inkomna klagomål 2015 (140st) 18 7 12 Kompentens Tjänsten 22 Effektivitet Tillgänglighet Bemötande 5 76 Information Funktionshinder inkomna klagomål 2015 (54st) 5 2 1 10 Kompentens 7 Tjänsten Effektivitet Tillgänglighet Bemötande Information 29 2016-03-09 Sida 15 av 91
Individ- och familjeomsorg inkomna klagomål 2015 (66st) 21 4 12 4 9 16 Kompentens Tjänsten Effektivitet Tillgänglighet Bemötande Information Lex Sarah rapporter och anmälningar Lex Sarah är ett viktigt verktyg i socialtjänstens kvalitetsarbete. Målsättningen är att alla brister ska synliggöras och åtgärdas, oavsett omfattning och storlek, allt i syfte att förbättra verksamheten. Bestämmelserna om lex Sarah finns i socialtjänstlagen (SoL), och lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS). Bestämmelserna innebär att alla medarbetare inom socialtjänsten är skyldiga att rapportera missförhållanden och risker för missförhållanden som de upptäcker i verksamheten. Den 1 juli 2011 skärptes bestämmelserna kring lex Sarah och landets kommuner fick ett utökat ansvar. När en rapport om missförhållande eller påtaglig risk för missförhållande har gjorts inom kommunens verksamheter utreds händelsen av en utredare som inte är ansvarig chef, för att få en så opartisk utredning som möjligt. Om utredningen visar att det inträffade utgör ett allvarligt missförhållande eller en påtaglig risk för allvarligt missförhållande ska missförhållandet anmälas till inspektionen för vård och omsorg (IVO). En del utredningar visar att det inte alls handlar om ett missförhållande. Externa utförare ska ha egna rutiner för rapportering och utredning av missförhållanden, men ska använda sig av kommunens blanketter i enlighet med kommunens avtal. De beslutar också om händelsen utgör ett allvarligt missförhållande/risk för allvarligt missförhållande. Om så är fallet gör utföraren en anmälan till IVO. Externa utförare ska informera socialnämnden om rapporterade missförhållanden vid två tillfällen, när rapporten kommer in och när utredningen har avslutats. Sammanställning av inkomna rapporter och utredningar görs från och med den 1 april 2014 av avdelningen för lednings- och verksamhetsstöd för att sammanhängande redovisas för 2016-03-09 Sida 16 av 91
sociala utskottet (SU), tre gånger per år. Redovisning för SU sker i maj (per april), september (per augusti) och januari (per december). Inom äldreomsorgen inkom under år 2015, 19 Lex Sarah-rapporter till socialnämnden, varav ingen anmäldes till inspektionen för vård och omsorg (IVO). Anmälningarna har gjorts enligt SoL och gäller främst brist i utförande av insats och brist i bemötande. Förbättringsåtgärder för att åtgärda missförhållandena och förhindra att de händer igen, utgörs av exempelvis översyn av rutiner, upprättande av nya rutiner, fortbildning i bemötande, diskussion och information till personal samt andra åtgärder som bedömts nödvändiga. Inom funktionshinderområdet inkom under år 2015, 17 Lex Sarah-rapporter till socialnämnden, varav fyra anmäldes till Inspektionen för vård och omsorg (IVO). Anmälningarna har gjorts enligt LSS och gäller främst brist i utförande av insats, fysiskt övergrepp samt annat. Förbättringsåtgärder för att åtgärda missförhållandena och förhindra att de händer igen utgörs av exempelvis genomgång och översyn av rutiner, dialog med personal och brukare, extra bemanning samt andra åtgärder som bedömts nödvändiga. Inom Individ- och familjeomsorgen inkom under år 2015, 7 Lex Sarah-rapporter till socialnämnden, varav en anmäldes till inspektionen för vård och omsorg (IVO). Anmälningarna har gjorts enligt SoL och gäller fysiskt övergrepp, brist i rättssäkerhet och annat. Förbättringsåtgärder för att åtgärda missförhållandena och förhindra att de händer igen utgörs av exempelvis översyn och uppdatering av rutiner, riskanalys, samtal med personal och brukare samt andra åtgärder som bedömts nödvändiga. Rättsäkerhet Äldreomsorg Rättsäkerheten kan belysas genom följande sammanställning av antalet överklaganden av ansökningar enligt Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om riksfärdtjänst. 2015 2014 2013 Antal beslut enligt SoL 5027 5732 4729 -varav antal avslag 275 280 279 Procentuell andel avslag, totalt 5% 5% 6% Antal överklagade beslut 26 17 43 Andel förändrade beslut efter överklagande 18% 18% 47% 2016-03-09 Sida 17 av 91
Det är färre beslut som fattats mot tidigare år, nivån på antal beslut som ändras efter överklagan ligger dock på samma nivå. De beslut som ändrats handlar främst om ansökan om äldreboende eller korttidsboende där förvaltningsrätten beviljat bistånd trots att ett omsorgsbehov inte föreligger. Förvaltningsrätten ser till hög ålder och behov av anpassad bostad före behov av hjälp från personal med omvårdnad och stöd i vardagen. Funktionshinder Rättsäkerheten kan belysas genom följande sammanställning av antalet överklaganden av ansökningar enligt Socialtjänstlagen (SoL) och Lagen om stöd och service till vissa funktionshindrade (LSS) 2015 2014 2013 Antal beslut enligt SoL 1105 1170 1129 -varav antal avslag 113 111 77 Antal beslut enligt LSS 869 719 670 -varav antal avslag 132 126 128 Procentuell andel avslag, totalt 12% 13% 11% Antal överklagade beslut 87 73 42 Andel förändrade beslut efter överklagande 6% 26% 26% Hög andel av avslagen som överklagas ligger i linje med socialnämndens beslut om insats. De beslut som förvaltningsrätten ändrar handlar ofta om personlig assistans och antal timmar. 2016-03-09 Sida 18 av 91
Individ- och familjeomsorg Rättsäkerheten kan belysas genom följande sammanställning av antalet överklaganden av ansökningar enligt Socialtjänstlagen (SoL). 2015 2014 2013 Antal beslut enligt SoL 16 048 16 464 - -varav antal avslag 1 660 1 795 - Procentuell andel avslag, totalt 10,3% 10,9% - Antal överklagade beslut Andel förändrade beslut efter överklagande 87 118-7% 7% - Av de ärenden som överklagats till förvaltningsrätten (87 stycken) har förvaltningsrätten avslagit överklagan i 79 ärenden. I 8 ärenden har förvaltningsrätten bifallit överklagan. I 2 av dessa ärenden har Kammarrätten sedan avslagit överklagan. Det innebär att förvaltningen har fått rätt i förvaltnings- eller kammarrätt i 93 procent av de överklagade ärendena. Uppföljning och kontroll, samt utvärdering Uppföljningar på individnivå inom SoL, LSS, LVU, LVM Myndighetsenheterna ansvarar för uppföljningar på individnivå. Inom äldreenheten och enheten funktionsnedsättning är individuppföljning ett utvecklingsområde. Därför har det varit ett särskilt fokus på individuppföljningar under år 2015. Detta fokus kommer att kvarstå även i framtiden. Uppföljningar på övergripande nivå Från den 1 april 2014 ansvarar avdelningen för lednings- och verksamhetsstöd för uppföljningar på övergripande nivå. Resultaten ska vidareförmedlas till avdelningscheferna som ansvarar för dialogmöten med utförare inom olika insatser samt med avtalsuppföljningar med olika utförare. En uppföljningsplan har upprättats för uppföljningar under perioden 2014 2016. Uppföljningarnas inriktningar ser olika ut bland annat beroende på om uppföljning främst ska avse åtgärder som krävts i tidigare uppföljningar eller om det gäller ett nytt avtal eller nytt uppföljningsområde. Generellt sett finns en ambition att uppföljningar av nya kontrakt ska göras cirka tre månader från att ett företag har fått kunder (gäller upphandlingar enligt LOV) eller fått överta driften av en verksamhet (gäller övriga). Uppföljningar som föranleds 2016-03-09 Sida 19 av 91
av särskilda händelser (återkommande klagomål och missförhållanden, dåliga resultat vid genomförda uppföljningar med mera) kan leda till att omprioriteringar behöver göras, vilket i sin tur kan föranleda att uppföljningsresurserna måste omfördelas. Dialogmöten och avtalsuppföljningar Dialogmöten och avtalsuppföljningar görs av avdelningschefer inom respektive programområde. Till dialogmöten inbjuds utförare av olika insatser i olika grupperingar. Dialogmöten är ett sätt att informera utförare om nyheter och förändringar, liksom att svara på frågor som kommer från flera utförare. Dessa möten ger också möjlighet till dialog, att lyfta frågor som de olika utförarna ser som väsentliga. Avtalsuppföljningarna är avdelningschefens uppföljning av avtal och överenskommelser. Som underlag för avtalsuppföljningarna ligger underlag från övriga uppföljningar (till exempel brukarundersökningar, klagomål och synpunkter, lex Sarah samt olika uppföljningar på övergripande nivå). Uppföljning Ekonomi En del av uppföljningsarbetet har också varit att följa upp ekonomin i de verksamheter som är på entreprenad. Utförarna ska ha en stabil ekonomisk kapacitet. De ska ha en sådan ekonomisk bas att ett långsiktigt åtagande kan upprätthållas. För att bedöma den externa utförarens ekonomiska ställning tas uppgifter in från UC (upplysningscentralen). Detta görs vid nyansökningar men också löpande. När det gäller den löpande uppföljning så fås genom prenumeration signal från UC när riskklassen ändras hos våra utförare. (UC använder sig av riskklass ett till fem, där ett är ingen ekonomisk stabilitet och fem där är den ekonomiska stabiliteten utmärkt). Vid en sådan signal görs en bedömning av förvaltningen om den ekonomiska ställningen kan ha ändrats. Om det kan antas att det är ändrat kontaktas berörd utförare och uppmanas inkomma med underlag som uppvisar ekonomisk stabilitet. Uppföljning Äldreomsorg och funktionshinder Uppföljning hjälp i hemmet, avlösarservice, ledsagarservice, boendestöd m.m. I april 2015 redovisades en rapport för socialnämnden gällande uppföljning av alla då godkända utförare av hjälp i hemmet, ledsagarservice och avlösarservice enligt SoL samt ledsagarservice och avlösarservice enligt LSS. Därefter har nya hemtjänstföretag granskats enligt samma modell cirka tre månader efter att de har fått sin första kund, en uppföljning som endast omfattade ett fåtal företag. Denna granskning avslutades i och med att socialnämnden i juni 2015 antog ett nytt förfrågningsunderlag med ökade krav på hemtjänstföretagen. De ökade kraven är en del av nämndens kvalitetsutvecklingsarbete. Parallellt med en omfattande granskning av ansökningarna enligt det nya 2016-03-09 Sida 20 av 91
förfrågningsunderlaget har en uppföljning gjorts av de tidigare godkända företagens hantering av Phoniro Care och Procapita, då just dokumentation har varit ett utvecklingsområde inom hemtjänsten. Brukarundersökning inom hemtjänsten I september 2015 startade en ny form av brukarundersökning inom området hemtjänst. Ett företag ringer till fem brukare per månad inom varje hemtjänstföretag som har fler än 20 kunder. Cirka hundra personer per månad har fått samtal under den tid som gått. Kunderna får svara på fastställda frågor om hemtjänsten. Frågeställningarna gäller om hemtjänsten följer genomförandeplanen, om kunden känner till när hemtjänsten ska komma, om kunden har fått vara med och bestämma tid, om hemtjänstföretaget hör av sig om de inte kommer i tid, om personalen presenterar sig, om kunden och företaget är överens om utförandet av städning samt om kunden är nöjd. I sammanställningen finns också en redogörelse om övergripande nöjdhet. Resultatet presenteras på kommunens webbplats och kan användas av kunder som vill ha underlag till val av utförare. Samtliga rapporter från den första undersökningsperioden blev klara under 2015. Sammanfattningsvis visar undersökningen att hemtjänstföretagen generellt har fått bra respons och att brukarna är nöjda. Det framgår dock att vissa hemtjänstföretag får bättre resultat än andra. Gemensamt för dessa vårdbolag verkar vara att de har en gemensam strategi för hur de bemöter sina kunder. Utmärkande var bland annat att samma person/er tar hand om kunderna, att de bär namnskylt, att de respekterar tider och att de talar samma modersmål som kunden. Utmärkande för de hemtjänstföretag som upplevdes ha mindre bra service var att de inte verkade ha någon strategi för bemötande och inte heller bemötte kunderna på ovannämnda sätt. Utvärdering av tidmätning med mobiltelefon Från mitten av februari 2015 till mitten på maj pågick ett projekt inom Barkarby hemtjänst, där totalt sju personer i personalgruppen testade att arbeta med mobiltelefoni för tidmätning. En utvärdering gjordes i april-maj och visade att projektet har fungerat bra och att det finns flera positiva aspekter med att arbeta med mobiltelefon för tidmätning. Tidmätning genom mobiltelefon förefaller vara ett bättre val av teknik än tidmätning genom den digitala pennan. Utvärderingen ledde fram till att socialnämnden beslutade att tidmätningen för hemtjänst, ledsagning och avlösarservice ska genomföras med mobiltelefon i stället för med mobipen (digital penna) samt att nuvarande registreringsverktyg för tidmätning ska fasas ut successivt under perioden september 2015 juni 2016. 2016-03-09 Sida 21 av 91
Uppföljning av särskilda boenden för äldre enligt SoL Under år 2015 har en uppföljning gjorts av samtliga kommunens särskilda boenden för äldre och åtgärdsplaner har begärts in. Resultatet av uppföljningen kommer att redovisas som ett ärende på Socialnämnden under våren 2016. Betygsbok för äldreboende uppföljning av särskilda boenden för äldre enligt SoL Boendesamordnaren på äldreenheten ringer varje år upp anhöriga till de som avlidit och frågar om de vill lämna Ris eller Ros och synpunkterna förmedlas till respektive boende och sammanställs i en betygsbok som redovisas för socialnämnden i början av året. För år 2015 var det övervägande ros från anhöriga, men det finns även vissa synpunkter av negativ art som kan ligga till grund för fortsatt förbättringsarbete. Uppföljning Lönnens äldreboende Ett klagomål på matsituationen på Lönnens äldreboende föranledde under juli månad två oanmälda besök på Lönnens äldreboende, ett vid lunchtid och ett vid middagstid. Syftet var att kontrollera bemanning och att göra observation av verksamheten överlag med fokus på måltidssituationen. Vid uppföljningen deltog avdelningschef för äldre och funktionshinder, kostkonsult och utredare. Uppföljningen bestod av observationer samt samtal med personal och boende på avdelningarna. Sammanfattningsvis gjordes bedömningen att matsituationen fungerade väl. Bemanningen var den som utlovats enligt avtal. Måltidsmiljön var lugn och trevlig och personalen hade fokus på de boende. Stämningen bland personal och boende var lugn och trevlig och personalen hade ett gott bemötande. De synpunkter som lyftes som förbättringsåtgärder var främst att informationen om dagens mat ska vara uppdaterad. Därutöver behöver boendet göra en översyn om de boendes egna resurser tas tillvara vid måltidssituationerna, om det finns personer som själva skulle kunna klara att servera sig mat. 2016-03-09 Sida 22 av 91
Studiebesök i restauranger och produktionskök hösten 2015 I juni beslutade socialnämnden att anta en handlingsplan för mat och måltider. Planen omfattar aktiviteter för både restauranger, hemtjänst, särskild boende och LSS-boenden i kommunen. När det gäller restaurangverksamheterna inbjöds politikerna till studiebesök i restauranger och produktionskök inom äldreomsorgen. I samband med studiebesöken åt politikerna lunch samt svarade på enkät utifrån FAMM-modellen, Five Aspects of Meal Model, som är ett planerings- och analysverktyg för måltider som är framtaget av högskolan i Örebro. För en lyckad måltidsupplevelse krävs att måltidens alla komponenter är bra och fungerar. Det är rummet, mötet och maten som tillsammans skapar stämningen och helheten som regleras av styrsystemet. Kommunen har fem restauranger/produktionskök. Dessa kök fick sammanlagt femton besök av politiker under hösten 2015. De svarsenkäter som lämnades in efter besöken var alla utom ett av positiv karaktär, i kategorierna mycket trevlig/ganska trevlig och mycket god/ganska god. Uppföljning av bostad med särskild service, LSS Under hösten 2015 genomfördes en uppföljning av bostad med särskild service, LSS. Bakgrunden var att avtalen för driften av ett antal LSS-boenden som drivs av Frösunda LSS AB och Nytida AB skulle gå ut och besked om förlängning lämnas. Uppföljningen som skedde låg till grund för beslutet om förlängning. Vidare gjordes en uppföljning på de fem LSSboenden där driften 2015-02-01 övergick från Frösunda LSS AB till Järfälla Vård och omsorg, JVO. Uppföljningen granskade områden såsom synpunkter och klagomål, lex Sarah, genomförandeplan, dokumentation, personal och kultur- och fritidsaktiviteter. Resultatet av uppföljningarna var övervägande positivt och visade inga hinder för fortsatt drift av verksamheterna. Samtliga granskade verksamheter har inkommit med åtgärdsplaner kring utvecklingsområden som ett led i kvalitetsutvecklingen. Utvecklingsprojekt PRIO för personer med psykiska funktionsnedsättningar Järfälla kommun har under året ansökt och erhållit pengar inom utvecklingsprojektet PRIO för personer med psykiska funktionsnedsättningar. Järfälla kommun har, i enlighet med projektets krav, gjort en uppföljning av de fyra åtgärder som föreslogs i en handlingsplan som upprättades under hösten 2014. Ett område berör samarbete enligt en lokal överenskommelse om samverkan inom Järfälla kommun. Denna åtgärd pågår och följs upp kontinuerligt under år 2015 2016. Övriga åtgärder berör arbetet inom funktionshinderområdet gällande upprättandet av samordnade individuella planer (SIP), delaktighet i boende- och sysselsättningsåtgärder samt ökad kunskap om de nationella riktlinjerna vid schizofreni. En basmätning gjordes hösten 2014 och en uppföljning gjordes tio månader senare, hösten 2015. Inom alla områden har förbättringar skett, men målen gällande SIP och delaktighet i boende- och sysselsättningsåtgärder kvarstår ändå under år 2016. 2016-03-09 Sida 23 av 91
Det har också en gjorts en uppdatering av kommunens webbplats gällande området och en egen kvalitetsgranskning av informationen på webbplatsen har skett. Förbättringsarbete utifrån revisioner och granskningar genomförda av externa konsulter Rådgivningsrapport kring volymutveckling och biståndsbedömning inom äldreomsorgen och funktionshinderområdet PwC följde under året upp den genomlysning av hemtjänsten som genomfördes 2013. Syftet var att säkra att förvaltningens arbete hade haft önskad effekt och ge förutsättningar för det framtida arbetet. I tillägg till detta så belyste rapporten även funktionshinderområdets myndighetsutövning och arbetssätt. I uppföljningen som PwC genomförde så konstaterades att ett antal åtgärder hade vidtagits sedan tidpunkten för den förra genomlysningen. Bland annat så hade organisationens ledning förändrats och ett omfattande arbete hade lagts ner på framtagande och implementering av nya styrande och stödjande dokument, rutiner och praxis. Volymerna inom hemtjänsten hade minskat sedan 2012 och detta bedömdes vara en effekt av de åtgärder som genomförts inom enheterna. Dock fanns det fortfarande ett stort antal beslut som inte omprövats eller följts upp i tid. Sammanfattningsvis så konstaterade PwC att struktur och stöd i handläggningsprocessen hade förbättrats men att det var av vikt att de två enheterna fortsatte sitt arbete kring att säkra likabedömning inom handläggargruppen. I syfte att ytterligare säkra volymutvecklingen och rättsäkerheten framöver så måste även uppföljningen av beslut ske i enlighet med nationella och styrande dokument. Utifrån rådgivningsrapporten så upprättades en handlingsplan per enhet och medarbetarna var delaktiga i upprättandet. Handlingsplanerna innehöll beskrivningar av hur arbetet med likabedömningar och omprövning och uppföljning av beslut skulle säkras på enheterna. Vidare skulle en genomgång av den befintliga rutinen ske för att säkra processen mellan enheterna och detta genomfördes under hösten 2015. Slutligen innehöll åtgärdsplanerna att Riktlinjerna för myndighetsutövningen inom äldre och funktionshinderområdet skulle revideras, vilket genomfördes under hösten 2015. Uppföljning Individ- och familjeomsorgen Uppföljning av Kvarntorpet Vid årsskiftet 2014-2015 genomfördes en uppföljning av Kvarntorpet som drivs av Hela Människan RIA Järfälla. Detta var inför ett beslut om förlängning av avtalet. Uppföljningen visade på ett åtgärdsområde och några utvecklingsområden och Ria Hela Människan har inkommit med en åtgärdsplan. Uppföljningen visade inga hinder för fortsatt drift av verksamheten och avtalet förlängdes till och med 2017-08-31. 2016-03-09 Sida 24 av 91
Förbättringsarbete utifrån revisioner och granskningar genomförda av externa konsulter Granskning av Järfälla Stöd och behandling På uppdrag av kommunrevisionen fick KPMG under våren 2015 i uppdrag att genomföra en granskning av individ- och familjeomsorgen (IFO) med inriktning på den verksamhet som bedrevs av Järfälla stöd och behandling (JSB). Syftet med granskningen var att ge revisorerna underlag för att bedöma om individ- och familjeomsorgens handläggning och uppföljning av JSB bedrevs på ett effektivt sätt med en kvalitet som motsvarade medborgarnas behov och lagens intentioner och krav. Granskningen resulterade i en rapport där olika slutsatser och rekommendationer redovisades. Ett resultat som framkom var att det pågick ett förbättringsarbete kring flera av de påtalade bristerna i tydlighet och behov som framkommit under tidigare granskningar, vilket sågs som positivt. Granskningen framkom också med förslag till förbättringar rörande bland annat mål, uppföljningar och rutiner. Socialnämnden gavs möjlighet att yttra sig över rapporten. Granskning av projekten Jobb 200 och Jobb 100 Kommunrevisionen gav 2015 KPMG i uppdrag att granska projekten Jobb 200 och Jobb 100. Syftet med granskningen var att ge en bild av arbetet med utanförskap och att se vilka resultat projekten hade gett. Granskningen visade att samarbetet inom styrgruppen hade fungerat bra. Dock hade informationen under projekten ibland varit otydlig och ledtiden för projektet Jobb 200 var alltför kort. När det gällde resultaten av projekten så visade utvärderingen att 60 av de 209 deltagarna i Jobb 200 hade fått någon form av anställning vid projektets slut och 39 av dessa hade fått fast anställning. Kostnadsmässigt innebar detta 5 mnkr per år för Järfälla kommun i form av minskade kostnader för ekonomiskt bistånd och skatteintäkter. Personerna som varit delaktiga i projektet hade också upplevt andra positiva saker såsom t.ex. arbetslivserfarenhet, social gemenskap och att bli godkänd som hyresgäst hos JHAB. Dock ansåg KPMG att det var svårt att se de totala effekterna av Jobb 200 och ansåg också att ansvaret för uppföljningen kring Jobb 100 borde tydliggöras. Socialnämnden gavs tillfälle att yttra sig över rapporten. Här poängterades bland annat att projekten Jobb 200 och Jobb 100 hade inneburit stora vinster för den enskilde när det gällde exempelvis bostad, sammanhang och ur ett familjeperspektiv. Nämnden lyfte även fram att ansvaret för uppföljningen av projekt 100 övergått till Kompetensförvaltningen. 2016-03-09 Sida 25 av 91
Internkontrollplan Utvärdering av internkontrollplan för socialförvaltningen 2015 Syftet med planen för internkontroll är att tillhandahålla en modell som möjliggör en tillförlitlig finansiell rapportering samt ger väsentlig information om hur verksamheten fungerar. Den information som verksamheten får genom riskanalyser, egenkontroller och utredning av klagomål, synpunkter och rapporter ska sedan ligga till grund för analys och ständig förbättring av processer och rutiner där god kvalitet i insatserna för socialtjänstens målgrupper, trygghet och säkerhet är bärande principer. Område Kontrollmoment Kontrollansvar Frekvens Rapportering Metod Risk Styrning Att gällande 1.1 Internkontroll interkontrollplan Löpande Socialdirektör Avdelningschef ALV efterlevs samt att verkan Bokslut Nämnd Löpande M/A är korrekt 1.2 Attest och Delegation 1.3 Budget 1.4 Mål Att delegationsordning efterlevs och beslut anmäls till nämnd samt att attestordningen följs Att rutiner för budgetering och budgetuppföljning och att ev. åtgärdsprogram följs samt god prognossäkerhet*. Att kommun- och förvaltningens gemensamma mål och målnivåer uppnås Avdelningschef ALV Avdelningschefer Ekonom Controller Avdelningschef Bokslut Månadsvis Bokslut Socialdirektör Nämnd Socialdirektör Nämnd KSF Socialdirektör Nämnd KSF Löpande dialog Stickprov Ekonomidialog Löpande M/A H/A H/K Socialtjänst 2.1 Handläggning Att lag, beslutade rutiner, polices, tillämpningsregler följs. Avdelningschefer Löpande Socialdirektör Nämnd Löpande dialog Stickprov M/A 2.2 Uppföljning av biståndsbeslut. Att gällande beslut är aktuella samt följer gällande lagstiftning, tillämpningsregler och rutiner Avdelningschefer Kvartalsvis Socialdirektör Nämnd Stickprov M/A 2.3 Säkra utbetalningar Säkra att samtliga utbetalningar är korrekta Avdelningschef Löpande Socialdirektör Nämnd Stickprov M/K 2.4 Avvikelsehantering Att avvikelser hanteras enligt gällande regelverk MAS Löpande Nämnd Stickprov M/A 2016-03-09 Sida 26 av 91
Personal 3.1 Lag och avtal Enligt AB Avdelningschef ALV Löpande Socialdirektör Löpande dialog H/A 3.2 Rekrytering Att rekrytering sker enligt gällande policy (FAIR) Avdelningschef ALV Löpande Socialdirektör Löpande dialog H/K *) Enligt KS interna ekonomistyrregler samt i enlighet med god redovisningssed Risker H = Hög risk det är stor sannolikhet att fel uppstår. M = Medel risk L = Låg risk - sannolikheten för att fel ska uppstå är liten. Konsekvenser/effekter A = Allvarliga K = Kännbara L = Lindriga I bedömningen av effekterna vägs följande faktorer in: Ekonomiska effekter (såväl förmögenhetsförlust som felaktiga räkenskaper) Effekter för enskilda personer Moraliska, etiska effekter på kommunens rykte Utvärdering; kommentar Bedömning 1.1: Utvärdering har skett inför interkontrollplanen 2016 dels med avseende på verkan men också mot de centrala anvisningar som nu finns kring interkontroll. Vissa förbättringsområden kring nedbrytningen av planen på operativ nivå är identifierade. 1.2: Socialnämndens delegationsordning har reviderats flera gånger under året och är nu återigen korrekt ordnad med hänsyn till ny organisation. Dock behöver dokumentationen kring direktupphandlingar utvecklas. 1.3: Samtliga rutiner avseende budgetering och uppföljning har följts. Ett under året aktivt arbete med att nå en budget i balans genererade ett finansiellt överskott i bokslutet. Prognossäkerheten har under verksamhetsåret varit mycket god. 1.4: Målen har inte kommunicerats och brutits ned på operativ nivå på alla enheter men förbättringsområdet är identifierat och arbetet kring detta pågår. En bidragande orsak är sannolikt att förvaltningen har en relativt nybeslutad målstruktur. 2.1: Stickprov har för 2015 varit på handläggarnivå i samband med att klagomål uppstått. Stickproven har bland annat visat behov av att arbeta med uppföljning, prioritering och effektivisering av processer. Stickprov per insats har inte genomförts för år 2015. Alla enheter har löpande handledning, både juridisk handledning samt ärendehandledning. enheterna genomför systematisk egenkontroll (kollegiegranskning) på utredningar samt ärendedragning i grupp inför beslut löpande. 2.2: Under 2015 har en satsning på uppföljningsteam skett inom äldreomsorgen under hösten. 2012 års uppföljningar är helt slutförda. Inom enheten funktionsnedsättning arbetar varje handläggare systematiskt med att komma till rätta med uppföljningar och arbetet uppvisar positivt resultat. 2.3: Inga avvikelser finns inrapporterade kring utbetalningar och genomförda stickprov uppvisar god följsamhet mot befintlig rutin. 2.4: Samtliga inkomna avvikelser har rapporterats till nämnd 3.1: Avvikelser är diskuterade med Socialdirektör. 3.2: Enhetschefer har gått/ erbjuds att gå utbildning i FAIR. PA-konsult har stödjande samtal med enskilda chefer med syfte att uppnå god följsamhet. 2016-03-09 Sida 27 av 91