Närvarande: Ordförande Övriga ledamöter Adjungerad ledamot Fackliga representanter Huvudföredragande Sekreterare Övriga Förhinder: Ledamöter Övriga Susanne Eberstein, riksdagsledamot, ordförande Harriet Wallberg-Henriksson, rektor Annika Andersson, chef vid fjärde AP-fonden Richard Bergström, VD för LIF Erik Hagman, ordf i Medicinska föreningen Eskil Franck, överintendent vid Forum för levande historia Melissa Norström, ordförande i MFs doktorandsektion Turid Tidblom, ordf i Odontologiska Föreningen, deltog ej i 13 Lotta Widén Holmqvist, professor, lärarrepresentant Jan Andersson, prorektor Anna Aleman, ST-ATF Gunnar Stenberg, SEKO Lars Sundell, SACO Karin Röding, universitetsdirektör Eva Ljungquist, avdelningsdirektör Bo Myrup, internrevisionschef Bengt Norrving, administrativ direktör, 9 Ingrid Katzler, verksamhetscontroller, 10 och 11 Eva Fernvall, varumärkesdirektör Klas Kärre, professor, lärarrepresentant Marie Wahren-Herlenius, professor, lärarrepresentant Matthias Samuelsson, informationschef
1. Utseende av justeringsperson Erik Hagman utsågs att jämte ordföranden justera dagens protokoll. 2. Godkännande av dagordningen Dagordningen godkändes. 3. Anmälan av a) Regeringsbeslut Förordnande av ledamöter i styrelsen för Karolinska Institutet, dnr 2155/2010-013. Rektor informerade om att generaldirektören vid Socialstyrelsen, Lars-Erik Holm, begärt entledigande från uppdraget som ledamot i styrelsen för Karolinska Institutet pga. att detta är svårt att förena med ordförandeskapet i Rikssjukvårdsnämnden. b) Sammanträdesprotokoll 2010:03. Lades ad acta. c) Ordförandebeslut Distinguished Professor Award (DPA): Utbetalning av medel för budgetåret 2010 samt fastställande av ramar och bestämmelser för DPA-programmet, dnr 2418/10-100. Rektor rekapitulerade de händelser som föregått beslutet samt informerade om fortsatt hantering: tidigare huvudsekreteraren vid VRs ämnesråd Medicin och Hälsa, professor Håkan Billig, har åtagit sig att svara för sakkunnighetsprocessen av resterande sökande som inte omfattas av ordförandebeslutet. Vetenskapsrådets jävsregler ska följas och sedvanligt triageförfarande användas. Konsistoriet fattar beslut i ärendet. 4. Rektor informerar I början av maj invigdes en utställning på Waldemars udde, kallad Läke Konst Medicinska bok- och bildskatter från medeltid till Lennart Nilsson. Rektor rekommenderade varmt ett besök på utställningen som pågår till slutet av augusti. Posten hedrar två århundraden av medicinsk forskning och utbildning vid KI med att ge ut två frimärken. Frimärkena visar kristaller av kisel- och selenföreningar, två grundämnen som upptäcktes av Jöns Jacob Berzelius. Den 26 maj släpptes KIs jubileumsbok Medicinen blir till vetenskap, en idéhistorisk bok om den moderna medicinens historia. Professorerna i idéhistoria, Karin Johannisson, Ingemar Nilsson och Roger Qvarsell är redaktörer för boken och skriver själva om Kliniken, Vetenskapen och Samhället. Medicinen blir till vetenskap är en av drygt dussinet böcker som ges ut med anledning av universitetets 200-års-jubileum.
4. Rektor informerar forts. Jubileumshögtiden den 27 augusti sker i närvaro av jubileumsårets beskyddare, Hans Majestät Konungen, Carl den XVI Gustaf och drottningen. Då avslutas också den kampanj som samlat in en miljard kronor under fem år. På själva födelsedagen den 13 december anordnar studentkårerna en Luciabal till vilken konsistorieledamöterna bjuds in. Flera vetenskapliga symposier arrangeras under året. Vid statsbesöket i Kina deltog KI som enda svenska universitet. Till dags dato har cirka 350 kineser disputerat vid KI. Arbete med anledning av propositionen En akademi i tiden ökad frihet för universitet och högskolor pågår, med dels förslag på hur tjänstetillsättningar ska ske, vilket kommer att kräva nationell samordning högskolorna emellan, dels arbete i den Bexell-arbetsgrupp som rektor uppdragit åt prorektor att leda och som ska lämna förslag på en ny ledningsorganisation vid KI. Prorektor, professor Jan Andersson presenterade huvuddragen i det förslag som Bexell-arbetsgruppen avser presentera för rektor inom kort. Rektor informerade om att förslaget kommer att remitteras. Diskuterades hur konsistoriet kommer in i den fortsatta processen. Beslöts redovisa remissinstansernas synpunkter och avsätta tid för diskussion vid kommande sammanträde. 5. Konsistoriets roll a) Högskolestyrelsens ställning visavi regeringen m.m. Universitetsdirektör Karin Röding redogjorde för det regelverk som omgärdar styrelsearbetet. b) Internrevisionens roll Internrevisionschef Bo Myrup redogjorde för hur intern revision skiljer sig från extern revision, att konsistoriet godkänner revisionsplanen för kommande år och mottar minst en rapport per år över revisionens iakttagelser och rekommendationer samt gav exempel på den bredd som internrevisionen omfattar. 6. Utseende av vice ordförande i konsistoriet Universitetsdirektör Karin Röding redogjorde för förslaget. - att utse Richard Bergström till vice ordförande i konsistoriet
7. Utseende av ledamöter i Personalansvarsnämnden, dnr 2503/2010-013 Universitetsdirektör Karin Röding redogjorde för utskickat förslag. - att utse ledamöterna Susanne Eberstein, Eva Fernvall och Eskil Franck som ledamöter i personalansvarsnämnden. 8. KIs samarbete med Stockholms läns landsting Prorektor, professor Jan Andersson redogjorde för några områden som kommer att kräva ett fördjupat samarbete mellan KI och SLL framöver, exempelvis att införliva FoUU-frågor i Karolinska universitetssjukhusets verksamhetsplan, att medverka i kommande ansökningar om rikssjukvård, att delta i de 28 expertråd som, inom ramen för Kommittén för Kunskapsstyrning (KUST), utarbetar förslag på Stockholms läns landstings färdplan för de kommande tio åren. Ett annat exempel är att indelningen av det nya sjukhuset (NKS) i sju tematiska divisioner påverkar den nuvarande institutionsindelningen vid KI och också kan påverka planeringen av hur den kliniska forskning och utbildning som KI bedriver i landstingets hälso- och sjukvårdsorganisation ska organiseras. 9. Utseende av ordförande och vice ordförande i sakkunniggruppen för specialisttjänster vid upplåtna enheter på Karolinska universitetssjukhuset, dnr 2900/2010-008 Administrative direktören Bengt Norrving redogjorde för förslaget. - att för tiden 2010-07-01 2013-06-30 utse överläkare, professor Marianne van Hage till ordförande och överläkare, docent Lars-Olof Ronnevi till vice ordförande i sakkunniggruppen för specialisttjänster vid Karolinska universitetssjukhuset 10. Revisionsrapporter från Riksrevisionen a) Karolinska Institutets årsredovisning 2009, dnr 2272/2010-100 Universitetsdirektör Karin Röding redogjorde för de nya redovisningskraven och KIs förslag till yttrande. Alla universiteten och högskolorna har fått likalydande rapporter och avser samverkan i denna fråga. - att lämna svar till Riksrevisionen i enlighet med bilagt förslag
10. Revisionsrapporter från Riksrevisionen forts. b) Intern styrning och kontroll i upphandlingsprocessen och vid redovisning av avtal i Platina, dnr 2273/2010-100. Universitetsdirektör Karin Röding föredrog ärendet. - att lämna svar till Riksrevisionen i enlighet med bilagt förslag med följande tillägg: I samband med att institutionerna ska lämna in sina budgetar för 2011 ska också en investeringsplan för 2011-2013 lämnas in. Investeringsplanen utgör i första hand ett underlag för institutionens egen planering för anskaffning av dyrare utrustning m.m. De samlade planerna ger också möjlighet till samordning av inköp och samutnyttjande av utrustning samt är ett viktigt underlag för den centrala upphandlingsenheten. 11. Intern styrning och kontroll Verksamhetscontroller Ingrid Katzler informerade om de förordningar som reglerar processen intern styrning och kontroll och vilka moment som ingår i denna samt hur vidtagna kontrollåtgärder 2009 påverkat de identifierade riskerna. Förordningen ska nu också implementeras på institutionerna. Konsistoriet ska fastställa en riskanalys för KI en gång per år. Ett riskanalysarbete av 2009 års omfattning ska genomföras vart tredje år. Mellanliggande år ska riskanalysen revideras. Förslag på revidering för 2010 kommer att tas fram genom att nyckelpersoner vid ett riskseminarium genomgör en värdering av identifierade risker enligt underlag. Vid oktobersammanträdet ska konsistoriet fatta beslut om riskanalys 2010 inklusive hantering av riskerna, få en uppföljning av beslutade kontrollåtgärder 2009 och fatta beslut om önskad dokumentation inför uttalandet i årsredovisningen. Vid decembersammanträdet ska konsistoriet fatta beslut om kontrollåtgärder utifrån beslutad riskanalys 2010. 12. Årsredovisning för KIs stiftelser Universitetsdirektör Karin Röding informerade om att Stiftelserådet har ställt sig bakom Årsredovisning för samtliga stiftelser, räkenskapsåret 2009 och föreslå konsistoriet att godkänna densamma. - att fastställa och godkänna de av Stiftelserådet avgivna årsredovisningarna för de i bilaga 1 förtecknade stiftelserna med anknuten förvaltning.
13. Stadgar för Odontologiska Föreningen, dnr 2076/2010-009 Antecknades att Turid Tidblom anmälde jäv. Tidblom lämnade sammanträdet och deltog ej vidare i diskussioner eller beslut. Universitetsdirektör Karin Röding redogjorde för förslaget. - att fastställa stadgarna för Odontologiska Föreningen vid Karolinska Institutet 14. Sammanträdestider våren 2011 Tidigare fastställda sammanträdestider fastställdes på nytt: Måndagen den 6 september kl. 10:00-cirka 17 Onsdagen den 6 oktober kl. 13:00-cirka 17 Måndagen den 6 december kl. 13:00-cirka 17 Fastställdes följande sammanträdestider för våren 2011 Måndagen den 21 februari kl 09:00-12:00 Måndagen den 11 april kl. 13:00-cirka 17 Måndagen den 30 maj kl. 13:00-cirka 17 Vid protokollet Eva Ljungquist Justeras Susanne Eberstein Erik Hagman