Rapport Riskanalys Ladok3

Lars Jackalin Sida: 1 (10) Rapport Riskanalys Ladok3

Lars Jackalin Sida: 2 (10) Innehåll 1 Inledning...2 2 Risker med kommentarer...4 3 Uppföljning och rapportering...5 Bilaga: Komplett Risklista med ansvariga för åtgärder...6 Versionshistorik Version Datum Utfärdare Kommentar 0.1 2012-06-12 Lars Jackalin Första Utgåvan 0.2 2012-08-10 Lars Jackalin Med ansvariga för åtgärder 1.0 2012-10-03 Lars Jackalin Presenterad för och godkänd av styrgrupp. Första godkända version. 1 Inledning Detta dokument redovisar resultatet av den riskanalys som genomförts i Projekt Ladok3 under perioden maj-juni 2012. Riskidentifieringen gjordes i mindre grupper om tre-fyra deltagare vid tre olika tillfällen 4/5, 9/5 och 11/5. Ett åttiotal risker identifierades. För att underlätta värderingen så slogs likalydande risker ihop till tio så kallade paraplyrisker och fyra övriga risker. Värderingen av de fjorton riskerna gjordes den 7/6 med deltagande av i stort sett samtliga som deltagit på de tidigare mötena. Vid värderingsmötet bestämdes att värdera riskerna 1-4 och 5-8 tillsammans. Det beslöts också att stryka två risker. Resultat i tabellerna nedan. Risker med Sannolikhet och Konsekvens Risknummer 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Sannolikhet 3 3 3 3 4 4 4 4 2 3 3 3 Konsekvens 3 3 3 3 2 2 2 2 3 2 2 2

Lars Jackalin Sida: 3 (10) Riskmatris Sannolikhet 1 2 3 4 4 Konsekvens 3 9 1,2,3,4 2 10,11,12 5,6,7,8 1 Det bör framhållas att samtliga tolv kvarvarande risker kommer att adresseras av projektet. Värderingen kommer möjligen att tjäna som vägledning för vilka risker som kommer att behandlas först. Nästa kapitel innehåller de tolv riskerna tillsammans med kommentarer från värderingsmötet. Kommentarerna är kursiverade. I slutet av dokumentet finns en bilaga med samtliga risker. Deltagare Einar Lauritzen Gun Djerf Hans Wohlfarth Mauritz Danielsson Gustav Almström Leopold Schmidt Ulrika Ringeborn Jonas Brorsson Kjell Gunnarsson Bo Sehlberg Catherine Zetterqvist Daniel Lind Wilhelm Arndt Medlem Expertgruppen, Byråchef Emeritus vid Studentavdelningen, Uppsala Universitet Medlem Expertgruppen, Avdelningschef Ledningsstöd, Linköpings Universitet Medlem Expertgruppen, It-Chef, It-Avdelningen, Kungliga Tekniska Högskolan Medlem Expertgruppen, Chef för Studentservice, Luleå Tekniska Universitet Systemadministratör, LDC, Lunds Universitet Kundansvarig, Ladok-drift, LDC, Lunds Universitet It-Strateg, Ladokkonsortiet Förvaltningsledare, Ladokkonsortiet Styrgruppsmedlem, Förvaltningschef, Malmö Högskola Lösningsansvarig, Knowit Norrland AB Produktägare, Linnéuniversitetet Migreringsansvarig, ITS, Umeå universitet Huvudprojektledare, Transcendent Group Sverige AB

Lars Jackalin Sida: 4 (10) 2 Risker med kommentarer 1 Det är en risk om det inte är tydligt för de olika grupperna på lärosätena vad som förväntas av dem i fråga om tid, kostnad, engagemang och uthållighet Förvaltningschefernas engagemang är mycket viktigt. Lärosätena måste få en tydlig plan över vilka moduler som ska levereras och när 2 Det är en risk om projektet inte verifierat att projekt och lärosäten har samma bild av vad som kommer att utvecklas I kommunikationen med lärosätena har det inte tydligt framgått vad det är för system som ska utvecklas. Fokus har varit på hur systemet ska införas. Effektmålen är för högt satta. Det räcker med att byta ut systemet Det viktigaste är att vi får ett bra system. Det värsta är om vi får ett dåligt system eller inget system alls. 3 Det är en risk att lärosätena, även om de känner till vad som förväntas av dem, ändå inte har tillräckliga resurser 4 Det är en risk om projektet och dess externa kontaktytor (konsortium, förvaltning, e.t.c) inte är tillräckligt tydligt uttryckta med avseende på ansvar, förväntningar, med mera. Det är viktigt med tydlig kommunikation eftersom bestämda, men ibland felaktiga, uppfattningar sprider sig blixtsnabbt 5 Det är en risk om inte tillräckligt bra organisation, processer och arbetsmetoder finns på plats. Det är viktigt att projektet skyndsamt ägnar sig åt att få alla processer på plats. 6 Det är en risk om det finns brister i projektets ledning, kontroll och ansvar 7 Eftersom projektet är så stort och geografiskt distribuerat är det en risk att man inte lyckas samordna och säkerställa projektets interna kommunikation Distribuerad agil utveckling kräver extra mycket engagemang av samtliga inblandade 8 Det är (naturligtvis) en risk om projektet inte har säkrat "rätt" personal 9 Det är en risk om projektet inte förmår hålla kravbilden hanterbar

Lars Jackalin Sida: 5 (10) Prioriteringarna är den största utmaningen 10 Det är en risk om projektet inte förmår hantera de uppenbara tekniska problemen Erfarenheten visar att det är stor sannolikhet att detta inträffar. Dock så har lärosätena en lång vana av att hantera mindre lyckade releaser så konsekvensen är inte så stor Det är viktigt att projektet tidigt går ut med vilken teknik man tänker använda 11 Om Nya, av någon anledning, förhindras att i tid utveckla det som krävs för Ladok3, kan detta medföra en försening och / eller ökade kostnader även för Ladok3. Vi befinner oss i en politiskt aktiv period just nu 12 Även om lagändringar och liknande främst påverkar antagning i NyA, så finns det en risk att även Ladok kan påverkas. Den långa migreringstiden gör att risken garanterat kommer att hinna inträffa 3 Uppföljning och rapportering De som är utsedda som ansvariga för de olika åtgärderna kommer att rapportera status för dessa vid de veckovisa projektledningsmötena. Status kommer också att rapporteras vid styrgruppsmöten.

Lars Jackalin Sida: 6 (10) Bilaga: Komplett Risklista med ansvariga för åtgärder 1 Det är en risk om det inte är tydligt för de olika grupperna på lärosätena vad som förväntas av dem i fråga om tid, kostnad, engagemang och uthållighet Om lärosätena inte lägger tillräckligt med tid och engagemang på test i drifttestmiljöer medför det att fel slinker igenom till produktions-sättning (där de kostar mer att rätta) Om lärosätena inte hinner driftsätta systemet i den takt vi räknat med medför det en försening av migreringen och därigenom av projektet Det är möjligt att lärosätena kanske inte helt förstått hur stor insats som krävs av dem Om de förändringar som krävs på lärosätena är så pass stora att det innebär att flera lärosäten hotar att hoppa av Ladok3, kan det medföra att projektet försenas Om användarna upplever problem med att arbeta i två system under den cirka två år långa drifttagningen medför det att tid får läggas på att förklara och motivera. Det är en risk att de lokala utvecklarna på lärosätena inte uppskattar att tvingas underhålla både befintliga och nyutvecklade applikationer eftersom de under en (längre) tid måste kommunicera med två system. Om det inte finns ett bra alternativ till LadokOpen kommer många användare att känna att de inte kommer att kunna använda det framtida systemet Om systemet inte uppfattas som tillräckligt bra är det risk för uppror på basnivå. Det räcker med att en mindre grupp uttrycker missnöje för att det ska bli svårhanterligt för projektet Det är en risk om inte lärosätena ges möjlighet att se vilka fördelar systemet kan ge om det nyttjas på rätt sätt. (Och hur man går till väga för att nyttja / anpassa sig till det.) Det är en risk att Projektets affärside inte är tillräckligt tydligt formulerad och kommunicerad. (dvs varför genomförs projekt Ladok3.) Det är en risk att projektet är för dåligt förankrat hos förvaltningscheferna. Det är en risk att förvaltningscheferna har för dålig kännedom om projektets omfattning, tillhörande kostnader, inklusive lokala kostnader, och vilken påverkan det får vid implementering. Det är en risk att saker tas upp enbart på stämman och inte i förvaltningschefsgrupperingarna. Om projektet underskattar de psykologiska konsekvenserna av den förändring som projektet medför kan detta få allvarliga konsekvenser. Ansvarig för att åtgärder genomförs är Lars Cronfalk 2 Det är en risk om projektet inte verifierat att projekt och lärosäten har samma bild av vad som kommer att utvecklas Det är en risk om projektet inte får den input från lärosätena som det behöver. Det är en fara om projektet inte förstår lärosätenas kravbild Lärosätena förstår inte vad projektetet efterfrågar och inte heller riktigt vad de kommer att få och då är det svårt att uttrycka krav på vad man vill ha. Om projektet inte lyckas få till en kravbild som kan accepteras av alla lärosäten kan det innebära att lärosätena inte tar emot systemet innan det omarbetats.

Lars Jackalin Sida: 7 (10) Det är en risk att det uppstår missnöje om det görs inskränkningar i den lokala handlingsfriheten Det är en risk att projektet inte hinner inhämta input från andra källor (exempelvis genom remissförfarande) i tillräcklig omfattning Det är risk att samordningen mellan migreringsprojekt och lärosäten fallerar Det är möjligt att Projekt och lärosäten har olika bild av vad det är som ska utvecklas Sent upptäckta krav (från lärosäten) Om verksamhetskrav på detaljnivå upptäcks för sent eftersom projektet inte lyckats nå ut med rätt information till alla delar av alla lärosäten kan detta medföra stora förändringar i slutet av projektet då lärosätena börjar inse konsekvenserna, vilket i sin tur medför försening. Om lärosätena först när vi realiserat Ladok3 upptäcker att de inte fått vad de trodde och därför ställer nya krav, kan detta försena projektet. Om projektet missar väsentliga krav från ett lärosäte, innebär detta tilläggsarbete. Ansvar för att åtgärder genomförs enligt nedan Wilhelm ansvarat för att projektet har rätt bemanning (kompetens), kommunikation med lärosäten och en organisation med tydliga ansvar och processer. Catherine ansvarar för att säkerställa förankring av krav på lärosätena, bland annat genom att ha verksamhetskompetens från lärosätena och en expertgrupp för övergripande frågor. Bo ansvarar för att systemet stödjer de krav PO ställer (funktionella och ickefunktionella) Lars Cronfalk ansvarar för att lärosätena tar sitt ansvar i migreringsarbetet och ger lärosätena nödvändigt stöd. 3 Det är en risk att lärosätena, även om de känner till vad som förväntas av dem, ändå inte har inte tillräckliga resurser Det är en risk att lärosäten inte har tid och resurser att avsätta för Ladok3 (för sådant som inte hör till kärnverksamheten) Det är möjligt att det inte avsatts tillräcklig med resurser till universiteten från staten för att det ska räcka till det som krävs för Ladok3 Ansvarig för att åtgärder genomförs är Lars Cronfalk 4 Det är en risk om projektet och dess externa kontaktytor (konsortium, förvaltning, etc) inte är tillräckligt tydligt uttryckta med avseende på ansvar, förväntningar, med mera. Om projektet uppfattas som en egen, självgående, entitet dvs inte som en del av Ladok, kan det leda till missförstånd och misstro. Om det uppstår en syn på Projektet att det kör ifrån lärosätena och lever sitt eget liv leder detta till misstro och samarbetsproblem. Det är en risk att det uppfattas som att det är projekt Ladok3 som levererar till lärosätena och inte Ladok-konsortiet vilket kan medföra förvirring och osäkerhet.

Lars Jackalin Sida: 8 (10) Om det är oklart vem (Ladok3 eller förvaltning) som är ansvarig för att kommunicera med CSN och SCB kan det uppstå förvirring. Den nya Förvaltningsorganisationen måste vara på plats i god tid innan första leverans från projektet. Faran är att så inte är fallet. Om projektet inte tillräckligt tydligt kommuniceras sina förväntningar på omvärlden kan detta medföra att saker som borde blivit gjorda inte blir gjorda. Exemplevis förväntningar på hur förvaltningen ska ta emot leveranser. Det är en fara att det är så begränsade kontaktytor mellan projekt och förvaltning Det är en risk för förvaltningen om projektet blir för konsulttungt och nödvändig kompetensöverföring inte görs. 5 Det är en risk om inte tillräckligt bra organisation, processer och arbetsmetoder finns på plats. Om inte alla processer för kravformulering och utveckling kommer på plats är det en avsevärd risk för försening. Det är en risk om det är oklart om Scrum är implementerad på ett fungerande sätt eller inte. Det är en risk att man inte lyckas hantera multiteam, vilket allmänt är ansett som svårt. Om det interna kravformuleringsarbetet inte håller tillräcklig takt för att tillgodose utvecklingen med underlag kan det medföra ineffektivitet och ledtid i utvecklingen vilket i sin tur orsakar försening. Det är en risk att Kravformuleringen inte är optimal med avseende på arbetssätt, resursutnyttjande och omfattning i arbetsuppgifter. Kravformuleringen kanske gör fel saker. Det är en risk att bristande tidrapportering medför att uppföljningen inte blir rättvisande. Om det framstår som svårt att ekonomiskt följa upp det agila arbetssättet kan detta leda till krav på metodbyte. 6 Det är en risk att det finns brister i projektets ledning, kontroll och ansvar Det är en risk om det är oklart hos vem ansvaret för att krav produceras i tillräcklig takt vilar. Detsamma gäller ansvar för vilka metoder som ska användas. Om projektet inte förmår att balansera de olika intressepolerna (Funktionalitet, Pålitlighet, Användbarhet, Driftsmässighet, Leveransprecision, etc) och deras förespråkare så kan det leda till att vissa prioriteras på bekostnad av andra Det är en fara om projektets tidplan får så stort fokus att andra saker (exempelvis funktionalitet, kvalitet, förvaltningsbarhet samt resurser) nedprioriteras. Det är en risk att man missar funktionalitet om man prioriterar tidplanen för mycket Projektet är hårt knutet till vissa, tight planerade, leveranstidpunkter vilket kan medföra att en liten initial försening medför en långt större.

Lars Jackalin Sida: 9 (10) 7 Eftersom projektet är så stort och geografiskt distribuerat är det en risk att man inte lyckas samordna och säkerställa projektets interna kommunikation Det är en fara samordningen mellan utvecklingsprojekt och migreringsprojekt fallerar. Eftersom projektet är så stort och geografiskt distribuerat är det en risk att man inte lyckas samordna och säkerställa projektets interna kommunikation Risk att samordning mellan produktägarorganisation och lösningsorganisation fallerar Risk att uppdelningen i olika organisationer som liknar delprojekt får projektet till ett vattenfallsprojekt i stället för ett agilt projekt. Geografisk distribuerat projekt Det är en risk om projektet glider isär i separata grupperingen baserat på den geografiska indelningen. Det är en risk om vi av bekvämlighet underlåter att i tillräcklig omfattning utnyttja den tillgängliga tekniska utrustningen för att kommunicera med rätt projektdeltagare på annan ort Risk att det är bristande coaching och samordning av resurser, som sitter utspridda / ensamma 8 Det är (naturligtvis) en risk om projektet inte har säkrat "rätt" personal Om det inte finns tillräcklig redundans i ledarpositioner kan detta leda till att nyckelpersoner blir för hårt belastade. Det är en fara att det inte finns en biträdande projektledare Det är en risk att det blir svårt att hitta rätt kompetens till utvecklingen vilket innebär att vi inte kan skala upp projektet (enligt plan). Vi riskerar att få sämre verkningsgrad på de nya teamen. Det är en risk om konsulterna ser mer till sina egna områden än till hela systemet. ( Lärosätes representanter vill se att allt lyckas.) Det är en risk att om inte utvecklarna får utredda krav i tillräcklig takt så kommer de att utveckla på utan krav. Många deltidsdeltagare innebär en, nödvändig, extra nivå av komplexitet. 9 Det är en risk om projektet inte förmår hålla kravbilden hanterbar Om kravbilden ständigt ökar, och projektet inte förmår att prioritera kraven, blir projektet aldrig blir färdigt. Allt blir för komplext och man kommer ingenstans. Det finns så många olika lärosätessystem och integrationer att det är olämpligt att realisera dem alla om man vill hålla sig inom ekonomiskt rimliga ramar. Ansvarig för att åtgärder genomförs är Catherine Zetterqvist

Lars Jackalin Sida: 10 (10) 10 Det är en risk om projektet inte förmår hantera de uppenbara tekniska problemen Om synkroniseringen mellan befintliga Ladok och Ladok3 inte fungerar klanderfritt kan det bli problem. Problemen kan vara dolda och upptäckas först längre fram i tiden. Risk att systemet inte blir tillräckligt skalbart för att möta nödvändiga prestandakrav med avseende på användarvolymer och data. Ansvarig för att åtgärder genomförs är Bo Sehlberg 11 Om Nya, av någon anledning, förhindras att i tid utveckla det som krävs för Ladok3, kan detta medföra en försening och / eller ökade kostnader även för Ladok3. 12 Även om lagändringar och liknande främst påverkar antagning i NyA, så finns det en risk att även Ladok kan påverkas. Ansvarig för att åtgärder genomförs är Catherine Zetterqvist Följande risker sorterades bort Om det brister i nytänkandet kan detta leda till ett system som gör det omöjligt att realisera tänkbara effektiviseringar vilket medför att Projektet inte uppnår sina effektmål (och tvingas göra om) Det är en risk för förvaltningen om projektet blir för konsulttungt och nödvändig kompetensöverföring inte görs.