Verksamhetsplan för lärcenter- och kvalitetshanteringsverksamheten år 2013 27.11.2012 Tove Forslund och Ole Karlsson Lärcentret
Verksamhetsplan för lärcenter- och kvalitetshanteringsverksamheten år 2013 1 INLEDNING...2 2 MÅLSÄTTNINGAR FÖR ÅR 2013 OCH AKTIVITETER FÖR ATT UPPNÅ DEM...2 2.1 Administrativa frågor...2 2.2 Utveckling av undervisningen...2 2.2.1 Projektet Strategisk utveckling inom utbildning: Kvalitet, kunnande och genomströmning/delprojektet Studentgenomströmning översyn över studieprocesserna...2 2.2.2 Projektet Strategisk utveckling inom utbildning: Kvalitet, kunnande och genomströmning/delprojektet Utveckling av forskarutbildningens grundförutsättningar...4 2.3 Personalutbildning...5 2.4 Teknisk-pedagogisk utveckling samt handledning i programvaror och utrustning...6 2.4.1 Användarstöd för MinPlan...6 2.5 Studierådgivning och stöd för rådgivningen...6 2.6 Utveckling av kvalitetshanteringssystemet...7 2.6.1 Förberedelser inför auditeringen 2015...7 2.7 Uppföljning och utvärdering...7 2.7.1 Studieklimatundersökning...7 2.7.2 Doktoranduppföljning...8 2.7.3 Analys av forskningsframgång...8 2.8 Disciplinära och andra juridiska utredningar...8 2.9 Utrednings- och utvecklingsarbete samt expertuppdrag...8 2.10 Information och utvärdering av egen verksamhet...8 1
1 Inledning Ett utkast till verksamhetsplan behandlades av ledningsgruppen för kvalitetshantering och lärcentret 30.11.2012. Satsningarna gällande personalutbildningen formulerats tillsammans med representanter från personalärenden i PU-teamet. Nedan framgår särskilda satsningar år 2013. 2 Målsättningar för år 2013 och aktiviteter för att uppnå dem 2.1 Administrativa frågor - förtydligande av hur Lärcentret stöder Akademins kärnverksamhet - integration av lärcentrets och kvalitetshanteringens databaser och webbinformation 2.2 Utveckling av undervisningen Lärcentret stöder utvecklingen av utbildningen och undervisningen i frågor som gäller bl.a. genomströmning, lärandemål, studentrespons, handledning av examensarbeten, allmänfärdigheter och nätundervisning. Åren 2012-2014 utvecklas temata genomströmning, studentrespons och allmänfärdigheter framför allt genom det stiftelsefinansierade projektet Strategisk utveckling inom utbildning: Kvalitet, kunnande och genomströmning. Lärcentret erbjuder stöd för arbetet med lärandemål och handledning av examensarbeten genom utarbetande av guider, personalutbildning och individuell handledning. Nätstödd undervisning främjas bl.a. genom arbete i ledningsgruppen för nätstödd undervisning och tillsammans med referensgrupperna för virtualisering. Nätkursproduktion stöds genom webbinformation, konsultation, personalutbildning och individuell handledning. - stöda toppenheterna inom utbildning utsedda för åren 2012-2015 med framför allt administrativt och tekniskt stöd för toppenheternas delprojekt - genomföra projektet Strategisk utveckling inom utbildning 2.2.1 Projektet Strategisk utveckling inom utbildning: Kvalitet, kunnande och genomströmning/delprojektet Studentgenomströmning översyn över studieprocesserna Målsättningen med delprojektet Studentgenomströmning översyn över studieprocesserna åren 2012-2014 är att på basis av en djupare analys av studieprocessen, särskilt omständigheter som försvårar studierna, ta fram utvecklingsåtgärder för processens olika delar och stödfunktioner samt sprida god praxis mellan enheterna. Projektet genomförs i samarbete med Arbetsforum (allmänfärdigheter och arbetslivsrelevans) och CLL (AHOT). Verksamheten består av utarbetande av beslutsunderlag, stödmaterial och guider, samt personalutbildning och handledning. a) Identifiering och erkännande av tidigare inhämtad kunskap (vt 2012-ht 2013) En god rekrytering och en smidig genomströmning befrämjas av att det kunnande en sökande eller antagen studerande besitter tas till vara så effektivt som möjligt. Därför avses att skapa en utarbetad systematik för 2
identifiering av tidigare inhämtad kunskap, vilket också kräver systematik för själva erkännandet av realkompetensen (AHOT). - Utarbetande av förslag till process vid ÅA i samarbete med CLL vt 2012 - Förankring via personalutbildning för olika grupper ht 2012-vt 2013 - Remisser 2013 - Införande i examensstadgan ht 2013 b) Allmänfärdigheter och arbetslivsrelevans i utbildningen (ht 2012-ht 2013) En målsättning i strategin är att utbildningarna ska ha en hög arbetslivsrelevans. Därför är avsikten att kartlägga behovet av allmänfärdigheter och specifikt kunnande för olika utbildningar samt att ta fram modeller för hur detta kunnande kan uppövas genom olika undervisningsmetoder och examinationsformer. De positiva effekter som förväntas är att det kunnande och de färdigheter som uppövas inom studierna har en motivationshöjande effekt för studerande, vilket också stöder genomströmningen. - Utarbetande av förteckning med allmänfärdigheter och hur dessa kan uppövas inom undervisning och examination, i samarbete med Arbetsforum ht 2012-ht 2013 - Förankring via personalutbildning för olika grupper ht 2013 c) Verksamhetshandbok för grundutbildningen (vt 2012-vt 2014) Målsättningen är att förtydliga och förenhetliga utbildningsprocessen genom att ta fram akademiallmänna rekommendationer för verksamheten. Det innebär definiering av centrala begrepp, beskrivningar av processer och rutiner samt att ta fram gemensamma underlag för beslut i utbildningen. Rekommendationerna samlas i en verksamhetshandbok. En av akademins strategiska målsättningar är att frigöra forskar- och lärarresurser med hjälp av effektiv administration. Rekommendationerna avser att underlätta arbetet för personalen och förbättra informationen till studerandena. Rättsskyddet för alla parter förbättras. Oklarheter i nuvarande stadgor och bestämmelser synliggörs och kan åtgärdas. Arbetet med institutionernas verksamhetshandböcker underlättas, då resultatenheterna kan utgå ifrån två allmänna verksamhetshandböcker. - Nedskrivande av de rutiner och de regler som redan finns vt 2012-ht 2013 - Nedskrivande av tyst kunskap som redan finns vt 2012-ht 2013 - Utarbetande av förslag till tydligare regler och processer ht 2013 - Förankring via personalutbildning för olika grupper 2013 - Remisser 2013 - Ändringar i examensstadgan 2014 - Godkänd verksamhetshandbok 2014 d) Uppföljning av studentrespons (ht 2012-vt 2014) Målsättningen är att följa upp vilken effekt systemet med studentrespons har på utveckling av utbildningarna. De positiva effekter som satsningen förväntas ge är en utvecklad reflexiv responskultur som utgår från den egna insatsen och tydligt formulerade lärandemål. Responskulturen blir en tydlig del av akademins uppföljning av verksamheten och innebär ökad diskussion om kurser och studiegång, vilket höjer utbildningens kvalitet. - Sammanfattande av institutionernas beslut år 2011 samt åtgärdsförslag på basis av den vt 2012 - Sammanfattning av institutionernas beslut 2012 samt åtgärdsförslag på basis av den vt 2013 - Utarbetande av förslag till ändringar i kursdatabasen i MinPlan med uppgift att underlätta rutinerna för personal och studerande samt synliggöra utvärderingen (uppdateras med ett nytt tredalat fritextfält för utvärdering: vad var resultatet av senaste års kursutvärdering, vilka åtgärder vidtogs, vilken utvärdering görs innevarande år?) vt 2012-ht2013 - Förankring via personalutbildning för olika grupper 2012-2014 3
- Planering för hur olika delar av förefintlig studentrespons kan ges för användning till olika målgrupper vid för dessa grupper relevanta tidpunkter 2012-2014 e) Studienyckel (2013) Målsättningen är att samla alla regler som gäller studiernas genomförande på ett ställe. - Nedskrivande av de regler som gäller för studerande - Utarbetande av tydligare regler och processer - Utarbetande av materialet i form av Studienyckeln, som utdelas till varje ny studerande tillsammans med institutionens schema för den rekommenderade studiegången för varje utbildning 2013 f) Systematisk uppföljning under första studieåret (2012-2014) Målsättningen är att utarbeta system för uppföljning och rådgivning under första studieåret med sikte på ett tidigt ingripande samt likabehandling för alla första årets studerande - Utarbetande av system för uppföljning och rådgivning under första studieåret med sikte på ett tidigt ingripande samt likabehandling för alla första årets studerande 2013 - Remisser vt 2013 - Examensstadgan ht 2013 g) Systematisk uppföljning efter ett visst antal år eller vid ett visst uppnått antal sp (2013-2014) Målsättningen är att utarbeta system för uppföljning av studerande som inte ännu avlagt examen. - Utarbetande av ett system för uppföljning och rådgivning av studerande som uppnått t.ex. 140 resp. 200 sp men inte ännu avlagt kandidat- resp. magisteexamen 2013 - Förankring och remisser 2014 - Graduresan erbjuds som nätbaserad handledning av LC:s personal 2013-2014 2.2.2 Projektet Strategisk utveckling inom utbildning: Kvalitet, kunnande och genomströmning/delprojektet Utveckling av forskarutbildningens grundförutsättningar Forskarskolan vid ÅA utvecklas inom ramen för delprojektet Utveckling av forskarutbildningens grundförutsättningar 2012-2014, under ledning av nämnden för forskarutbildning. Specifika aktiviteter år 2013: a) Organisationsförändring: Start för Forskarskolan vid ÅA - Uppdatering av verksamhetshandboken för forskarutbildningen - Översättning till engelska av webbsidor och handlingar - Utarbetande av systematik för behandling av ärenden inom Nämnden för forskarskolan o Verksamhetsplan o Doktorandbefattningar, tidtabell och annonsering o Doktorandbefattningar, behandling och beslut o Forskarstipendier, tidtabell och annonsering o Forskarstipendier, behandling och beslut o Årlig doktoranduppföljning, enkät o Årlig doktoranduppföljning, resultat - Utarbetande av nytt system för beviljandet av doktorandprogram, doktorandplatser inom doktorandprogrammen samt doktorandanställningar b) Information och utbildning - Uppdatering av webbsidor på svenska (webbsidorna sammanställs och presenteras också i form av diagram och figurer) 4
- Uppdatering av webbsidor på engelska - Forskarskolans årsseminarium: de sex (?) anställda doktoranderna presenterar sig och sin forskning - Utbildning för olika grupper om den nya organisationen - Utbildning genom uppsökande verksamhet under besök vid enheter c) Forskarstuderande, doktorandråd och uppföljning av studierna - Utarbetande av systematik för forskarskolemejl, info om: o årsseminarium o årlig doktoranduppföljning o kurser i allmänfärdigheter - alla mejl skickas till forskarstuderande + nämnden, prefekter, ämnesansvariga, handledare, studiechefer - Skapande av systematik och rutiner för doktorandrådet o Begäran om att institutionerna utser representanter o Sammankallande av första möte - Systematik för årlig doktoranduppföljning o Enkät årligen eller vart annat år d) Forsknings- och allmänfärdigheter (transferable skills) och anställningsbarhet - Planering av samarbete med andra universitet/doktorandprogram (utreds tillsammans med koordinatorer för doktorandprogram (jfr f)) e) Utbildning av handledare - Handledarutbildning inom grundutbildningen som pågått sedan 2009 utvidgas till att omfatta också forskarhandledare f) Nätverk för ÅA:s koordinatorer vid doktorandprogram - Utarbetande av nätverk och systematik för samarbete med koordinatorer för doktorandprogram o Regelbundna träffar ca 4 ggr/år o Gemensamt ordnade kurser och seminarier o Gemensamt ordnat välkomstseminarium på höstarna 2.3 Personalutbildning Tillsammans med personalärenden planera, koordinera och dokumentera personalutbildningen som helhet, samt därtill planera, organisera och undervisa på personalutbildning för den undervisande personalen (lärare, handledare) och den studierådgivande personalen (studiechefer, -rådgivare och sekreterare samt egenlärare), samt kurser i IT. (Kurser i nätpedagogik och IT för undervisning erbjuds i första hand för personalen i Åbo, då EduLab arrangerar motsvarande kurser för personalen i Vasa). - Strategisk planering av kompetensförsörjning tillsammans med enheterna - Enhetsvisa utbildningar för att bättre möta personalens behov - Vidareutveckla kursportföljer inom personalutbildning - Utreda möjligheterna till utökad koordination mellan universitetspedagogiken och övrig personalutbildning Följande teman utgör särskilda tyngdpunktsområden 2013: - Ledarskap (prefektutbildning, mellanchefsutbildning) - Kommunikation - Jämställdhet - Genomströmning - Kunskapsöverföring - Praktisk pedagogik: undervisningsmetoder som stöder utvecklingen av allmänkompetenser 5
2.4 Teknisk-pedagogisk utveckling samt handledning i programvaror och utrustning Lärcentret stöder personalen i att använda den tekniska utrustningen och de programvaror för undervisningen som är tillgängliga vid ÅA (Moodle, e-tent, Kyvyt.fi, programvaror för bild, ljud och video i Mimers Brunn), samt vissa allmänna programvaror (Adobe Connect, e-lomake, MS Office). Handledningen ges i första hand åt personalen i Åbo, medan guider görs för all personal. Lärcentret handhar produktion av bild-, ljud- och videomaterial. Lärcentret lånar ut AV-utrustning åt personal och studerande i Åbo. - visa på hur tekniken kan stöda genomströmningen - uppmuntra användningen av e-tent i Åbo och Vasa, bl.a. genom att få ämnena att erbjuda sommartenter som e-tent - stöda övergången till Moodle version 2.2 (kurser, handledning, guider) - pilotera portföljprogramvaran Kyvyt.fi - vidta åtgärder för att öka användningen av Adobe Connect i undervisningen 2.4.1 Användarstöd för MinPlan Lärcentret ansvarar för stödmaterialet för MinPlan, arrangerar personalutbildning och deltar i utvecklingen av MinPlan. Tillsammans med Datacentralen handha problemlösning, via bl.a. minplan@abo.fi, för användarna (personal och studerande); DC ansvarar för tekniska frågor och LC för användarrelaterade frågor. - utreda framtida alternativ till MinPlan (arbetsgruppen för MinPlan) - uppdatera MinPlan-guider (text- och e-guider) 2.5 Studierådgivning och stöd för rådgivningen Lärcentret koordinerar kurserna inom ASF/Akademiska studiefärdigheter (åtta kurser á 1 sp), samt handhar undervisningen på sex av dessa åtta kurser. Lärcentret administrerar de fyra kurserna Förtroendeuppdrag (á 1-2 sp), arrangerar IT-kurser, Kand- och graduklubben och klinikverksamhet (lärandeklinik, graduklinik och individuell IT-handledning). Utvecklandet av allmänfärdigheter genomförs enligt följande prioritering: 1) i första hand integrerat institutionernas ordinarie undervisning, 2) i andra hand som helheter som ger sp inom ASF, 3) i tredje hand som korta kurser. Lärcentrets studierådgivare koordinerar studieorienteringen och tutorverksamheten (tutorrekrytering, tutorutbildning inkl. kursen Tutorskap 2 sp). Lärcentret stöder studierådgivningen genom att tillsammans med studierådgivarna utvärdera och vidareutveckla de nätstödda studieorienteringskurserna. Studiepsykologen sköter studiepsykologverksamheten i Åbo (individuell handledning och gruppverksamhet) samt personalutbildning för hela ÅA. Lärcentret koordinerar stödet för studerande med funktionsnedsättning (bl.a. handleda studerande i användning av hjälpmedel, ge råd åt lärare för tillgänglig undervisning). - göra kurserna mer tillgängliga för studerande oberoende av plats och lärstil genom att utöka formerna för rådgivningen och kurser i allmänkompetenser (komplettera textguider med videomaterial, införa mer videomaterial i studieorienteringen, erbjuda webbinarier) - stöda utvecklingen av institutionernas studieorienteringskurser ifall ändringar i examensstrukturer så kräver - göra upp Studienyckel med de regler som gäller för genomförandet av studierna (se 2.2.1) - skapa systematik för uppföljningen dels av nya studerande, dels av studerande som håller på att bli klara (se 2.2.1) - erbjuda nätstödd graduhandledning åt studenter som risker att avbryta sina studier 6
2.6 Utveckling av kvalitetshanteringssystemet Lärcentret ansvarar för uppdateringen av Åbo Akademis kvalitetshanteringssystem. Målsättningen är att under 2013 inleda en total genomgång och uppdatering av det gällande systemet. Särskilda satsningar 2013 - uppdatera principerna för kvalitetshanteringssystemet - uppdatera guiden MinKvalitet - fortsätta arbetet med verksamhetshandboken för grundutbildningen (se punkt 2.2.1.c). 2.6.1 Förberedelser inför auditeringen 2015 Åbo Akademi ska genomgå en extern auditering vart sjätte år. Nästa gång infaller år 2015. Rådet för utvärdering av högskolorna har uppdaterat auditeringshandboken och infört nya kriterier för auditeringar under perioden 2011-2017. Av central betydelse är en självvärderingsrapport. Lärcentret ansvarar för de praktiska förberedelserna. Målsättningen är att under 2013 påbörja förberedelserna för auditeringen. Särskilda satsningar 2013 - ta fram en första analys och text för de efterfrågade områdena i självvärderingsrapporten - tillsammans med två pilotenheter ta fram en modell för hur utbildningsenheterna ska beskriva sin utbildningsprocess - påbörja arbetet med att framställa beskrivningar för samtliga utbildningsenheter enligt den framtagna modellen 2.7 Uppföljning och utvärdering En central del av Åbo Akademis kvalitetshantering är att bygga upp och genomföra en systematisk uppföljning av verksamheten. Kvalitetskoordinatorn fungerar som kontaktperson för de utvärderingar Rådet för utvärdering av högskolorna (RUH) utför. Särskilda satsningar år 2013 - En satsning som fortsätter 2013 är att utveckla hur den systematiska studentresponsen återkopplas till planeringen av utbildningen (se punkt 2.2.1 d). - Integrering av den nya utbildningsnämnden i ÅA:s uppföljningsmodell - RUH utför åtminstone en utvärdering av högskolornas samhälleliga och regionala effekter? - RUH slutför utvärderingen av utbildningen i småbarnsforstran? 2.7.1 Studieklimatundersökning Lärcentret genomför årligen en studieklimatundersökning till första, tredje och femte årets studerande. Studieklimatundersökningen strävar efter att få en heltäckande bild av studerandenas situation, studierna och studiemiljön. Särskild satsning 2013 - utarbeta frågor, sammanställa rapport och sprida resultaten från specialtemat år 2013, jämställdhet och likabehandling 7
2.7.2 Doktoranduppföljning Målsättningen är att utvidga den studieklimatundersökning som genomförs inom grundutbildningen till att gälla även doktoranderna. Lärcentret ansvarar för enkäten och sammanställningen. Särskild satsning 2013 - En elektronisk enkät skickas för första gången ut till alla anmälda doktorander vid Åbo Akademi. 2.7.3 Analys av forskningsframgång Åbo Akademi samlar in främst kvantitativ data om forskningen. Ett förslag är att ledningen även skulle analysera data från nationella utvärderingar och utlåtanden om ÅA:s forskningsansökningar (kvalitativ information). Särskild satsning 2013 - utarbeta system för hur materialet analyseras och rapporteras. 2.8 Disciplinära och andra juridiska utredningar Rektor har utsett kvalitetskoordinatorn att utreda disciplinära ärenden och andra juridiska utredningar som involverar studerande eller studier. Kvalitetskoordinatorn är också sekreterare för examensnämnden, studerandens besvärsorgan i akademiska ärenden. Särskilda satsningar 2013 - utveckla examensnämndens uppgifter i enlighet med ny lagstiftning (rättskyddsnämnd) - ta i bruk nya regler för hanteringen av misstänkt fusk - uppdatera reglerna för hanteringen av plagiat - utreda om den nationella forskningsetiska delegationen nya riktlinjer innebär förändringar i akademins verksamhet - utveckla och införa ett nytt IT-användaravtal för studerande 2.9 Utrednings- och utvecklingsarbete samt expertuppdrag Lärcentret deltar i arbetsgrupper vid ÅA och bör ha beredskap att vid behov sköta utredningar och ansvara för utvecklingsarbete. Lärcentret har en mångsidig expertis som ofta, inte sällan med kort varsel, begärs in i olika arbetsgrupper, utredningar och utvecklingsprocesser. 2.10 Information och utvärdering av egen verksamhet Lärcentret informerar om stödtjänster för personal och studerande via framför allt Lärcentrets elektroniska nyhetsbrev, webben, e-postutskick och Lärcentrets blogg. Lärcentret ansvarar för Lärarbloggen. Amanuensen är chefredaktör för stödenheter-portalen. Särskilda satsningar 2013 - ta i bruk Facebook för information - utveckla informationen om tillgängliga programvaror (utgångspunkt från programvaran) samt informationen om hur aktiviteter kan genomföras med hjälp av olika tekniker (utgångspunkt från aktiviteten) - uppsökande verksamhet till ämnen/institutioner/hus gällande vissa verksamheter (e-tent, multimediaproduktion, Adobe Connect m.fl.). 8