Lärcentrets verksamhetshandbok

Transkript

1 Lärcentrets verksamhetshandbok Version 1.1 Uppgjord av Lärcentrets personal Ansvarsperson: lärcenterchef Tove Forslund Version 1.0 behandlad av Lärcentrets ledningsgrupp Version 1.1 godkänd av byråchef Johan Nikula

2 Förändringar Version Behandlad av Godkänd av Datum Förändring Förändringar i följande kapitel Behandlad av Ledningsgruppen för Lärcentret 1.0 Godkänd av byråchef Johan Nikula 1.1 Godkänd av byråchef Johan Nikula Ibruktagning av den första verksamhets-handboken Uppdatering av faktainformation. 1) Uppdatering av webblänkar. 2) Förändringar pga namnbyte: Fortbildningscentralen ändrat till Centret för livslångt lärande. 3) Ändringar föranledda av att AV-centralen införlivades med Lärcentret. 4) Ändringar föranledda av att Blackboard avvecklats. Förändringar i i ett flertal kapitel. (1, 2.1, , 2.2.5, 2.5.2, 3.1, 3.2, 3.3, 3.5, 3.6, 4.2.1, 4.2.2, 5.1, , 5.1.2, 7.2.3, 7.2.7) 2

3 Innehåll Förändringar INLEDNING LÄRCENTRETS STYRNINGSMEKANISMER Lärcentrets organisation Personal Ledningsgrupper Strategisk styrning Beskrivning av enhetens uppgift Vision Kunder SWOT-analys Strategier och utvecklingsplaner Operativ styrning Resultatförhandlingar Interna budgeteringsprinciper Ansvar och befogenheter System för kommunikation Kvalitativ styrning Den anställdas eget ansvar Förmannens kontrollansvar Fortgående utveckling Dokumentation Kvalitetsarbetets organisering Verksamhetens tidtabell Översiktstidtabell för planering och genomförande av lärcenterverksamheten Tidtabell för planering och genomförande av personalutbildning Tidtabell för egenlärarverksamheten Tidtabell för planering och genomförande av kurser i allmänna färdigheter Tidtabell för MinPlan-handledningen av studerande Tidtabell för tutorverksamheten HANTERING AV INTELLEKTUELLT KAPITAL Personalpolitik Introduktion och handledning i arbetet Arbetarskydd och säkerhet Samarbete Jämställdhet och likabehandling Uppgiftsbeskrivning och centrala kompetenser Kompetensutveckling Utvecklingssamtal RESURSHANTERING Finansiering Utrymmen och utrustning Verksamhetspunkter IT-system Övriga system och övrig utrustning

4 4.3 Miljö och hållbar utveckling KÄRNVERKSAMHET Erbjuda stöd för utveckling av undervisningen Utbildning Teknisk och pedagogisk handledning Stöd för ny undervisande personal Studierådgivning Studierådgivning för nya studerande Tutorverksamhet Stöd för pro gradu-skribenter Kurser i och stödmaterial för allmänna färdigheter (IT, studieteknik, informationssökning) Stöd för egenlärarverksamheten Användarstöd för MinPlan Utrednings- och utvecklingsarbete STÖDFUNKTIONER OCH SAMARBETSORGAN Lärcentrets egna stödfunktioner Interna samarbetsparter Externa samarbetsparter METODER FÖR UPPFÖLJNING, UTVÄRDERING OCH UTVECKLING Metoder för uppföljning Metoder för utvärdering Utvärdering av personalutbildning, personalens kunnande och behov av utbildning Utvärdering av teknik för undervisningen Utvärdering av nätundervisningen Utvärdering av rådgivning och kurser för studerande i allmänna kompetenser Utvärdering av egenlärarverksamheten Utvärdering av användarstödet för MinPlan Utvärdering av enheten Metoder för utveckling Rutiner för korrigering av avvikelser Rutiner för behandling av utvärderings- och uppföljningsresultat Rutiner för utveckling

5 1 INLEDNING Lärcentret i Åbo är en del av studieförvaltningen. Lärcentrets fastanställda personal är lärcenterchefen och studierådgivaren. Lärcentret fungerar dock som en nätverksorganisation och förmedlar det stöd för utveckling av undervisning och för utvecklingen av studerandes allmänna färdigheter som produceras vid Datacentralen, Centret för livslångt lärande (fram till Fortbildningscentralen) och Åbo Akademis bibliotek. Lärcentrets verksamhetshandbok följer till tillämpade delar studieförvaltningens verksamhetshandbok, medan verksamheten även till viss del följer verksamhetshandböckerna vid de fristående institutioner som deltar i verksamheten. Se studieförvaltningens, Datacentralens, Centrets för livslångt lärandes, Åbo Akademis biblioteks och Språkcentrets verksamhetshandböcker: /. 2 LÄRCENTRETS STYRNINGSMEKANISMER 2.1 Lärcentrets organisation Lärcentret är grundat Administrativt hör Lärcentret under studieförvaltningen Personal Vid Lärcentret finns tre tjänster, lärcenterchef, studierådgivare och från amanuens, då AVcentralen överflyttades till Lärcentret. Lärcentrets stödtjänster produceras i samarbete med Datacentralen, Åbo Akademis bibliotek och Centret för livslångt lärande, vilket betyder att det vid dessa enheter finns personal som till olika stor del av sin arbetstid arbetar med lärcenterärenden. Se I denna handbok avses alla dessa personer då det hänvisas till Lärcentrets personal Ledningsgrupper Lärcentrets verksamhet styrs av två ledningsgrupper, dels ledningsgruppen för Lärcentret, dels ledningsgruppen för virtualisering av undervisningen vid Åbo Akademi. Ledningsgruppen för Lärcentret har som uppgift att utveckla lärcentrets verksamhet, dvs. dels stödet för utveckling av undervisning, dels stödet för studenternas rådgivning. Ledningsgruppens medlemmar består av representanter för fakulteterna, stödenheterna (Datacentralen, Åbo Akademis bibliotek och Centret för livslångt lärande) och studenterna. Som gruppens ordförande fungerar förste prorektor och som sekreterare lärcenterchefen. Studierådgivaren deltar som sakkunnig. Ledningsgruppen utses för två år. Den nuvarande ledningsgruppen är utsedd för åren Ledningsgruppen för virtualisering av undervisningen vid Åbo Akademi har till uppgift att främja utvecklingen av nätstödd undervisning vid Åbo Akademi. Den följer upp strategin för nätstödd undervisning för åren , ber om rapportering av de undervisande enheternas 5

6 nätkursverksamheter och målsättningar för nätundervisning, besluter om frågor som berör virtualiseringsverksamheten vid ÅA som helhet, ansöker om medel för produktion av nätkurser och fördelar dessa medel (för enheterna i Åbo; för enheterna i Vasa fördelas medlen av ledningsgruppen för virtualiseringsverksamheten i Vasa). Ledningsgruppens medlemmar består av representanter för alla enheter som bedriver undervisning vid Åbo Akademi, dvs. alla sju fakulteter, Språkcentret och Centret för livslångt lärande, samt studenterna. Som gruppens ordförande fungerar förste prorektor och som sekreterare lärcenterchefen i Åbo och lärocenterpedagogen vid Lärocenter Tritonia. Den nuvarande ledningsgruppen är utsedd för åren Organisationsplanen för lärcenter- och virtualiseringsverksamheten vid Åbo Akademi hittas här: Strategisk styrning Beskrivning av enhetens uppgift Lärcentrets uppgifter är att - stöda enheter och personalen i att utveckla undervisningen genom utbildning, teknisk och pedagogisk handledning samt materialproduktion - handha en del av studierådgivningen och stöda studerande i att utveckla sina allmänna kompetenser genom att erbjuda kurser och upprätthålla webbstöd - stöda egenlärarna i rådgivningen av studerande genom att erbjuda utbildning och webbstöd - ge användarstöd för MinPlan - delta i utrednings- och utvecklingsarbeten som berör utveckling av undervisningen och studierådgivning Vision Lärcentrets vision för år 2015: Lärcentret i Åbo år 2015 är en enhet som är känd bland personal och studerande vid Akademin i Åbo och som har en självklar roll som samarbetspart och expert i frågor som gäller utvecklingen av undervisningen och rådgivningen av studerande. Lärcentret samarbetar med alla övriga enheter vid Akademin involverade i undervisningen och med andra lärcentra nationellt och internationellt. Verksamheten baserar sig på kontinuerligt förbättrande av kvaliteten i tjänsterna Kunder Lärcentrets kunder är i första hand personal och studerande vid Åbo Akademi i Åbo, men tjänsterna kan även utnyttjas av personalen vid andra enheter vid Akademin. Bland personalen är det framför allt de som jobbar med undervisning, rådgivning av studerande och studieplanering inom grund-, vuxen- och forskarutbildningen som utgör kunderna. Alla studerande vid Akademin, dvs. inom såväl grund-, vuxen- som forskarutbildningen, utgör kunder. Kundbehoven kartläggs i olika typer av utredningar och i samband med kursutvärderingar (se kapitel 7). 6

7 2.2.4 SWOT-analys Den personal som arbetar med lärcenterärenden och ledningsgruppen för Lärcentret gör en SWOT-analys av verksamheten vartannat år. Den första SWOT-analysen gjordes i mars-april I SWOT-analysen beaktas resurser (driftsmedel, personresurser, utrymmen, kompetenser), organisationsmodellen, kundkontakter, kärnverksamheten, administration och kvalitetskontroll. Lärcentrets SWOT från mars-april 2008 hittas här: Strategier och utvecklingsplaner Akademins allmänna strategier: Strategi för nätstödd undervisning vid Åbo Akademi (4-årig, från 2007), som fastställs av styrelsen. Den upptar akademins vision för den nätstödda undervisningen, ett åtgärdsprogram för perioden, en utvärdering av hur den föregående strategin förverkligades, det önskade läget om fyra år och uppföljningen av strategin: Lärcentret gör en verksamhetsplan på fyraårssikt, vilken utgör del av Akademins verksamhets- och ekonomiplan: Lärcentret gör dessutom för varje år en tjänstekarta, som beskriver tjänsterna och utvecklingsplanerna för varje tjänst, se Operativ styrning Resultatförhandlingar Förvaltningsämbetet förhandlar som helhet med rektor om de resultat som ska uppnås under följande år Interna budgeteringsprinciper I akademins interna budgetfördelning och i fördelningen av från Stiftelsen för Åbo Akademi överförda medel tilldelas lärcentret egna medel för driften. Byråchefen för studieförvaltningen bestämmer om användningen av ett gemensamt driftsanslag och det gemensamma löneanslaget Ansvar och befogenheter För varje delverksamhet vid studieförvaltningen finns en ledande tjänsteman som ansvarar för att den dagliga verksamheten fungerar och att de sektorvisa strategierna förverkligas, för Lärcentret lärcenterchefen. Lärcenterchefen koordinerar även verksamheten/tjänsterna som det nätverk av personal beskrivna i kapitel producerar. Inköp och kontroll av räkningar sker i varje sektor av studieförvaltningen för sig och vid den fristående institution där respektive person är anställd. Byråchefen resp. direktören för den fristående institutionen godkänner alla räkningar. 7

8 Byråchefen samordnar lärcenterärenden som ska behandlas av rektor eller styrelse. Byråchefen sköter allmän planering, anställnings- och personalfrågor, ekonomisk planering och vissa specialuppgifter. Byråchefen tar ställning då nya förfaranden prövas, i oklara fall av laglighetsnatur och i större ekonomiska frågor i sektorernas verksamhet System för kommunikation Lärcentret strävar efter öppenhet i hela sin verksamhet. Alla tjänster finns beskrivna på Lärcentrets webb (under fliken Anställda på Akademins webb). Här finns även allt stödmaterial och alla rapporter från arbetsgrupper och årsrapporter över verksamheten. Beskrivning över studierådgivningen och alla studierådgivningstjänster, material om studieteknik samt information om kurser i allmänna färdigheter finns under fliken Att studera på Akademins webb: Fyra gånger per år utkommer Lärcentrets nyhetsbrev med aktuell information. Nyhetsbrevet är riktat till personalen vid ÅA och distribueras till alla kaffebord vid Akademins enheter i Åbo samt till alla medlemmar i lednings-, referens- och arbetsgrupper, samt till dem som deltagit i kursutvecklingsprojekt och ope.fi-utbildningar. Ledningsgruppen för Lärcentret och ledningsgruppen för virtualisering av undervisningen vid ÅA har egna mötesrum i Moodle, via vilka alla möteshandlingar distribueras. Här finns även ett diskussionsforum. Ledningsgrupperna sammanträder tre-fem gånger årligen. Utvärderingsgruppen för den virtuella inlärningsmiljön vid ÅA (VUG) samlar tekniskt kunniga/intresserade representanter för de undervisande enheterna samt den personal vid Datacentralen och de båda lärcentra som arbetar med programvara och utrustning för undervisningen och lärande. VUG har ett mötesrum och diskussionsforum i Moodle. Den personal som arbetar med lärcenterärenden sammanträder ca fyra gånger per år. Dessutom samlas man till arbetsgruppsmöten kring bl.a. personalutbildning, kurser för studerande i allmänna färdigheter och multimediaproduktion, samt vid behov kring andra ärenden. För dessa finns likaså ett mötesrum i Moodle, där alla mötesrapporter även från mindre arbetsgruppsmöten är tillgängliga för hela personalen. Referensgrupperna för virtualisering är kontaktpersoner för Lärcentret vid de undervisande enheterna. Dessa informeras särskilt om frågor som kräver en aktivitet av fakulteterna. Om personalutbildningen informeras via e-postlistor, kronologisk kurskatalog på webben och informationsblad som skickas till enheterna två gånger per år. Studerande informeras om kurser i allmänna färdigheter via de fakultetsvisa e-postlistorna över alla inskrivna studeranden. 2.4 Kvalitativ styrning Akademins system för kvalitetshantering följs. 8

9 2.4.1 Den anställdas eget ansvar Personalen arbetar självständigt och ansvarar för sina egna expertisområden. Lärcenterverksamheten förutsätter dock teamarbete och personalen förutsätts samarbeta för att garantera att bästa resultat uppnås Förmannens kontrollansvar På delområdena inom forskning och utbildning finns en ledande koordinator som i första hand ansvarar för kontrollen av verksamheten, vid Lärcentret lärcenterchefen. Byråchefen övervakar hela verksamheten, främst genom kontakter med de ledande tjänstemännen men också genom årsrapporter från delområdena och budgetuppföljning Fortgående utveckling Verksamheten utvärderas kontinuerligt med kunderna (kursdeltagare, användare) resultaten analyseras och utnyttjas för fortgående utveckling. Verksamheten som helhet dokumenteras årligen i en skriftlig rapport, vilket samtidigt innebär en självutvärdering. För alla delområden av verksamheten finns arbetsgrupper som utgående från utvärderingarna planerar verksamheten i team. För verksamheten finns även ledningsgrupper och fakultetsvisa referensgrupper. Se kapitel Dokumentation Verksamheten rapporteras årligen till Akademins ledning i Årsrapport över lärcenterverksamheten i Åbo samt i Årsrapport över virtualiseringsverksamheten vid Åbo Akademi. Rapporterna inkl. bilagor är tillgängliga på webben: Mötesprotokollen från ledningsgrupperna för Lärcentret och för virtualisering av undervisningen vid ÅA samt mötesrapporterna för alla arbetsgruppsmöten samlas i ledningsgruppernas och arbetsgruppernas egna mötesrum i Moodle (bakom lösenord). Protokollen sätts in i Moodle av lärcenterchefen. Upphovsrättsavtal för nätkurser, vilka Lärcentret ser till att görs upp, uppbevaras i Akademins arkiv (rektorsbeslut från , Kvalitetsarbetets organisering Enhetens kvalitetsansvariga är lärcenterchefen. Ledningsgruppen för Lärcentret behandlar större förändringar i Lärcentrets verksamhetshandbok, medan byråchefen för forskning och utbildning godkänner alla förändringar. Verksamhetshandboken uppdateras enligt behov och alltid i samband med uppdateringar av relevanta strategier, bl.a. strategin för nätstödd undervisning. 9

10 2.5 Verksamhetens tidtabell Översiktstidtabell för planering och genomförande av lärcenterverksamheten I översiktstidtabellen framgår tidtabell för möten för de olika ledningsgrupper och team som berör lärcenterverksamheten, för information och marknadsföring, för rapporter och utvärdering och för genomförandet av kärnprocesserna. Se Tidtabell för planering och genomförande av personalutbildning För planering och genomförande av personalutbildningen vid Lärcentret och Centret för livslångt lärande finns följande tidtabell, se Tidtabell för egenlärarverksamheten För alla de fyra fakulteter vid Akademin i Åbo där egenlärarsystemet är i bruk har en läsårstidtabell för egenlärarverksamheten uppgjorts, där egenlärarnas rådgivning av egenstuderandena samt utbildning och möten för egenlärarna framgår. Se Tidtabell för planering och genomförande av kurser i allmänna färdigheter Kurser i allmänna färdigheter för studeranden, vilka ordnas inom ramen för IT-verktygslådan, Graduklubben, fakulteternas studieorienterande kurser, Akademiska studiefärdigheter 3 sp o.dyl. planeras och genomförs enligt följande tidtabell, se Tidtabell för MinPlan-handledningen av studerande Handledningen av MinPlan följer följande tidtabell, se Tidtabell för tutorverksamheten Planeringen och genomförandet av tutorverksamheten följer följande tidtabell, se 10

11 3 HANTERING AV INTELLEKTUELLT KAPITAL 3.1 Personalpolitik Akademins allmänna anvisningar följs Introduktion och handledning i arbetet Den projektanställda personalen introduceras i arbetet av lärcenterchefen och studierådgivaren. 3.2 Arbetarskydd och säkerhet Akademins allmänna anvisningar följs: Skyddsombud för verksamhetspunkterna har utsetts: > Se Skyddombud. 3.3 Samarbete Akademins allmänna anvisningar följs: Jämställdhet och likabehandling Akademins allmänna anvisningar följs: Uppgiftsbeskrivning och centrala kompetenser Personalens (för definition se 2.1.1) uppgiftsbeskrivning utvecklas enligt behoven vid Lärcentret. Uppgifterna bestäms långt enligt personens kompetenser, för att garantera såväl den enskildas motivation för arbetet som att personresurserna utnyttjas på bästa sätt. Ansvarsområdena för personalen framgår från Lärcentrets webbsidor under Kontakt, De centrala kompetenserna som behövs vid Lärcentret är: - färdigheter i planering och projektledning - IT-färdigheter och förmåga att snabbt lära sig använda ny teknik - pedagogiskt kunnande och förmåga att handleda såväl kolleger som studerande - kunskap om användandet av IT i undervisningen - kundbetjäning, förmåga att skapa nätverk och samarbeta över enhetsgränserna - förmåga till självständigt arbete och att arbeta i team. 11

12 Lärcenterchefens, studierådgivarens och amanuensens uppgiftsbeskrivningar framgår här: Kompetensutveckling Personalen (för definition, se kapitel 2.1.1) deltar årligen i flera nationella konferenser och seminarier som berör det egna kompetensområdet (t.ex. Finlands virtuella universitetsdagar, IT-dagarna, itk-konferensen, Pedagogisia verkkjoja kokemassa-seminariet, Peda-forum-dagarna, European First Year Experiencekonferensen, IFLA-konferensen, IT-Peda-nätverkets och Finlands virtuella universitets nätseminarier). En målsättning är att personalen avlägger kompetenshöjande studiepoänggivande kurser som berör pedagogik och nätundervisning, IT, rådgivning och informationskompetens. Personalen deltar i den utbildning som ordnas inom Akademins personalutbildning och beställer vid behov utbildningar för specifika ändamål för den egna gruppen. 3.6 Utvecklingssamtal Personalen för utvecklingssamtal med förmannen vid den egna enheten. Lärcenterchefen, studierådgivaren och amanuensen för sina utvecklingssamtal med byråchefen för forskning och utbildning. 4 RESURSHANTERING 4.1 Finansiering Verksamheten finansieras med statsmedel. För medelanskaffning, budgetering och ekonomihantering, se kapitel Utrymmen och utrustning Verksamhetspunkter Personalen (för definition se kapitel 2.1.1) sitter på de enheter de är anställda vid, dvs. på Datacentralen, Centret för livslångt lärande, Språkcentret, studentbiblioteket och huvudbiblioteket. Lärcenterchefen och amanuensen sitter på Centret för livslångt lärande. Studierådgivaren sitter vid forskning och utbildning i Gripen. Mimers Brunn i Chemicum är multimedia-arbetsrum för studerande och personal (underhålls av Datacentralen). För kurserna för studerande och personal utnyttjas för IT-undervisning Akademins allmänna datorklasser och för övriga kurser i första hand Centret för livslångt lärandes föreläsningsutrymmen. Utbildningar hålls även ute bland fakulteterna. Lärcentret får egna utrymmen i ASA-huset (beräknat år 2010). 12

13 4.2.2 IT-system Lärcentret stöder följande system: Moodle lärplattform: Systemadministrationen sköts av Datacentralen (databassektionen). Användarstödet ges av Lärcentret (administratorn vid Datacentralen och projektanställda på Centret för livslångt lärande). Se Adobe Connect Pro programvara för desktopkonferenser: Systemadministrationen sköts av Datacentralen (databassektionen). Användarstödet ges av Lärcentret (administratorn vid Datacentralen och lärcenterchefen). Se Programvara för produktion av video- och ljudmaterial: Systemadministrationen sköts av Datacentralen (databassektionen). Användarstödet ges av Lärcentret (beroende på programvaran av administratorn vid Datacentralen, AV-amanuensen eller projektanställda på Centret för livslångt lärande). Se MinPlan stödsystemet för studievägledning och kursdatabasen: Systemet underhålls av studieförvaltningen och Datacentralens databassektion. Studieförvaltningens personal vid fakulteterna, tillsammans med studierådgivaren, ansvarar i första hand för användarstöd åt studerande och personal: Övriga system och övrig utrustning För fakturahantering används Rondo. För budgetuppföljning används Raindance. 4.3 Miljö och hållbar utveckling Akademins allmänna anvisningar följ: 5 KÄRNVERKSAMHET En översikt av Lärcentrets verksamhet framgår ur tjänstekartan: Erbjuda stöd för utveckling av undervisningen Lärcentret erbjuder stöd åt personalen vid Åbo Akademis enheter i Åbo i utveckling av undervisningen. Lärcentret förmedlar stöd som ges av personal anställd inom studieförvaltningen, Datacentralen, Centret för livslångt lärande och Åbo Akademis bibliotek. 13

14 Lärcentret erbjuder stöd särskilt i produktion av IT-stödd undervisning. Det tekniska och pedagogiska stödet för ÅA:s lärare i Åbo inom såväl grund-, forskar- som vuxenutbildningen är gratis och ges i form av individuell handledning, personalutbildning, introduktioner/korta kurser beställda av enheterna, produktionshjälp, pedagogiskt stödmaterial och användarguider för utrustning och programvara Utbildning Lärcentret arrangerar tillsammans med Centret för livslångt lärande, fakulteterna, andra enheter vid ÅA och med motsvarande enheter vid övriga universitet och högskolor i Åbo ope.fi-utbildning och kurser i praktisk universitetspedagogik. Lärcentrets roll i kurserna varierar från att Lärcentret handhar allting i kursen till att det deltar i någon enstaka uppgift (planering av innehåll och genomförande, marknadsföring, personalen undervisar på kurserna, utvärdering, finansiering mm.). Följande typer av kurser arrangeras: - öppna korta kurser och seminarier för alla intresserade á ca 2-15 h (kurserna kan ingå i Ope.fiportfolio) - kurser beställda av en grupp eller enhet (kurserna kan ingå i Ope.fi-portfolio) - kvotplatser på konferenser, seminarier eller utbildningar - individuell IT-handledning i specifika funktioner i en programvara - nätseminarier arrangerade av eller tillsammans med andra universitet. Undervisningspersonalens centrala färdigheter i informationsteknik och användningen av IT i undervisningen definieras enligt tre ope.fi-nivåer i den nationella Kunskapsstrategin för utbildning och forskning Ope.fi-utbildningar kan sammanställas till en ope.fi-portfolio som av en ledningsgrupp bedöms till omfattning på 2-10 sp, se Intyg över korta kurser beviljas på begäran: Information om utbildningarna som arrangeras hittas i kurskatalog: Genomförda kurser rapporteras enligt följande: Sammanställning över genomförd utbildning dokumenteras årligen i årsrapport över verksamheten. Se Arkiv i Lärcentrets webb: Anmälan sker i webblankett: I planeringen av kurserna utnyttjas bl.a. följande källor: - Akademins strategi för nätstödd undervisning - kursutvärderingar - kartläggning av personalens ope.fi- och IT-färdigheter och behov av personalutbildning (genomfördes senast 2006: - MåBra-gruppen vid ÅA - referensgrupperna för virtualisering. Tidtabell för planering och genomförande, se kapitel För system för utvärdering, se kapitel 7. Kvalitetsmål: - utbildningen är praktiskt inriktad och den nya kunskapen skall genast kunna tillämpas 14

15 - utbildningen anpassas så långt som möjligt enligt deltagarnas behov (innehåll, omfattning, tidpunkt, plats) - utbildningarna får positiv feedback - utbildningarna utvärderas kontinuerligt av deltagarna, utbildarna och beställarna - innehåll och form uppdateras kontinuerligt på basen av utvärderingar och nya behov Teknisk och pedagogisk handledning Handledning i användning av programvara och utrustning för nätstödd undervisning: För aktuella programvaror, se För varje specialprogramvara för undervisning finns särskild teknisk stödperson och skräddarsydda användarguider. För stegvis handledning genom processen att planera och producera digitalt undervisningsmaterial som t.ex. nätföreläsningar, se Handbok för produktion av digitalt material Handledning i nätkursplanering: Lärarna får handledning i planering av nätundervisning (administrativa frågor, kursplanering) och i handledning på nätkurser. Särskilt stöds de projekt som får specialfinansiering för nätkursproduktion (startseminarier, utbildning, individuell konsultation). För stegvis handledning genom processen att planera, producera och handleda på en nätkurs, se Handbok för nätkursproduktion Beställning av multimediaproduktioner för undervisning: Lärare och kursplanerare kan beställa multimediaproduktioner för kurser från Lärcentret. För aktuell förteckning över vilka typer av produktioner som kan beställas, se För beskrivning av hur personalen går tillväga för att beställa produktionshjälp, se kapitel i Handboken för produktion av digitalt material. Kvalitetsmål: - servicen är snabb och heltäckande, dvs. alla förfrågningar behandlas genast då de kommer in och följs upp från första kontakten till att kunden har betjänats - kunden upplever att han/hon fått hjälp och är beredd att rekommendera handledningen åt andra - handledningen utvärderas och förbättras utgående från utvärderingarna - webbinformationen är heltäckande och anpassad till ÅA-miljön Stöd för ny undervisande personal Lärcentret stöder ny undervisande personal genom att tillsammans med personalärenden varje höst (fr.o.m. 2007) arrangera en introduktionskurs för ny undervisande personal. Lärcentret utger även Guide för ny undervisande personal, se Kvalitetsmål: - personalen upplever att de har en översikt över vad som, utöver ämneskunskapen, förväntas av dem som lärare och vart de kan vända sig med frågor och för stöd - personalen känner till Lärcentrets verksamhet och tar kontakt i fortsättningen. 15

16 5.2 Studierådgivning Kvalitetsmålen för studierådgivningen som helhet: - erbjuda snabb, vänlig och saklig rådgivning samt korrekt information - upprätthålla aktuell och mångsidig webbinformation - snabbt reagera på studerandes behov på stöd inom allmänna färdigheter - kontinuerligt analysera och vidareutveckla studierådgivningens olika delområden (webbinformation, handledning, stödmaterial, tutorverksamhet osv.) Studierådgivning för nya studerande Studierådgivningen för nya studerande koordineras av Lärcentrets studierådgivare i samarbete med fakultetskanslierna. Studierådgivaren schemalägger programmet för studieorienteringen för Åbofakulteterna och håller studieteknikföreläsningar för alla nya studerande i Åbo, och är vid HF och ESF även involverad i studieorienteringsnätkurserna genom administration och/eller handledning. Lärcentret ansvarar för studierådgivningens webbinformation på central nivå: Kvalitetsmål: - rådgivningen är genomskinlig och studerandena upplever att det finns rådgivare till hands och vet hur de kan hitta mer information om de olika tjänsterna. - studieorienteringen fokuserar på det väsentliga som studerandena bör lära sig och känna till för att kunna studera effektivt - synergieffekter mellan fakulteterna utnyttjas: gemensam planering, kontinuerlig förbättring av verksamheten genom att fakulteterna lär av varandra Tutorverksamhet Lärcentrets studierådgivare fungerar som koordinator och kontaktperson för tutorverksamheten i Åbo och arrangerar tutorutbildning i samarbete med fakulteterna och övriga samarbetsparter (Språkcentret, Åbo Akademis bibliotek, studiestödet, internationella enheten, Studentkåren). Lärcentret ansvarar för webbinformationen som är specifikt riktad till tutorer: Tutorerna följer tutorns checklista över teman som bör tas upp med gulnäbbarna: Kvalitetsmål: - tutorutbildningen fokuserar på de färdigheter tutorerna bör ha för att kunna fungera som rådgivare för gulnäbbarna - tutorerna tar sin uppgift på allvar och går med gulnäbbarna igenom alla de teman som tutorns checklista förutsätter. 16

17 5.2.3 Stöd för pro gradu-skribenter Lärcentret erbjuder stöd för pro gradu-skribenter genom att upprätthålla relevant webbinformation och genom att arrangera kurser specifikt riktade till avhandlingsskribenter. Studerandena erbjuds också individuell IT-handledning. Webbmaterialet finns i Graduvägen ( Ett exempel på stödmaterial för pro gradu-skribenter är en pro gradu-mall i MS Word, vilken ger den tekniska layouten för ett slutarbetet, se Kurserna arrangeras inom ramen för Graduklubben ( För planerings- och genomförandeprocessen, se kapitel Kvalitetsmål: - kurserna är välbesökta - verksamheten utgår från och anpassar sig flexibelt och på kort varsel till studerandenas behov - studerandena upplever att kurserna är av konkret nytta Kurser i och stödmaterial för allmänna färdigheter (IT, studieteknik, informationssökning) Lärcentret arrangerar kurser i allmänna färdigheter som erbjuds åt studerande vid fakulteterna i Åbo. Syftet med IT-kurserna ( IT-verktygslådan ) är att garantera att alla studerande har de basfärdigheter i IT som behövs för studierna och de arrangeras på det sätt som bäst fyller de olika fakulteternas behov (i form av obligatoriska kurser som ger sp, inom ramen för fakulteternas studieorientering, integrerat i ämnesundervisningen eller som öppna frivilliga kurser). Studieteknik och grunderna i informationssökning erbjuds i form av föreläsningar för nya studerande i Åbo. Informationssökning på mer avancerad nivå integreras med ämnenas undervisning (se Åbo Akademi biblioteks verksamhetshandbok). Inom ramen för nätkursen Akademiska studiefärdigheter 1-3 sp erbjuder Lärcentret varje läsår tre delkurser à 1 sp: Akademiska studier, Studieteknik och Informationssökning. Nätkurserna är öppna för i första hand första årets studerande vid samtliga fakulteter. ASF-kurserna fungerar även som ersättande kurser för HF:s och ESF:s studieorienteringskurser. Kursinformationen finns på webben och i de fall kurserna ger sp även i MinPlan. Anmälan sker via MinPlan eller anmälningsblankett på webben. Prestationerna registreras i STURE i de fall kursen ingår i Akademins grundundervisning. I övriga fall kan studerandena anhålla om intyg över kurser de deltagit i. För planerings- och genomförandeprocessen, se kapitel Lärcentret ansvarar för att tillhandahålla information och stödmaterial på webben inom IT, studieteknik och informationssökning, se Kvalitetsmål: - kurserna är välbesökta - studerandena upplever att kurserna är av konkret nytta - kurserna utvärderas kontinuerligt och resultaten utnyttjas för att förbättra verksamheten - kursarrangemangen, undervisningen och handledningen sköts professionellt (snabbt, punktligt och med sakkunskap) - webbmaterialet är aktuellt och relevant 17

18 - rådgivarna utnyttjar webbmaterialet i sin handledning och visar studenterna till det. 5.3 Stöd för egenlärarverksamheten Lärcentret stöder egenlärarverksamheten genom att arrangera utbildningar för egenlärarna, handha introduktionen av nya egenlärare och tillsammans med fakulteterna planera fakultetsvisa egenlärarträffar. Genom att en enhet deltar i alla fakultetsvisa egenlärarträffar kan man garantera att goda erfarenheter sprids. Lärcentret upprätthåller webbsidor för egenlärarna, där även egenlärarverksamheten dokumenteras, se Verksamhetens kvalitetsmål: - studerandena utnyttjar egenlärarnas rådgivning - studerandena är nöjda med rådgivningen - egenlärarna upplever att deras rådgivningsexpertis ökar - rådgivningen är genomskinlig och rollfördelningen mellan de olika rådgivarna är klar - egenlärarna är motiverade för sitt arbete. 5.4 Användarstöd för MinPlan Användarstödet för MinPlan ges av studieförvaltningens personal vid fakulteterna och av Lärcentrets studierådgivare. Datacentralen ansvarar för datasystemet. Lärcentrets studierådgivare ger användarstöd för MinPlan åt studerande och personal via minplan@abo.fi och telefon. Studierådgivaren ställer vid behov upp för MinPlan-grupphandledning av studerande, i första hand under höstens MinPlan-introduktioner samt studieplansgranskningsprocessen som är aktuell i maj, och handhar även regelbundet arrangerade utbildningar för personalen (tredelad utbildning bestående av a) användning av kursdatabasens information och hantering av anmälningar, b) införande av information i kursdatabasen och ibruktagning av anmälan samt c) egenlärarens funktioner). Användarguiderna för MinPlan är i form av skriftliga guider och eguider: För årsschema för MinPlan-handledningen för studerandena, se kapitel Kvalitetsmål: - det skall vara tydligt för alla användare vem som ger stöd i vilka frågor - stödet skall genomföras så kostnadseffektivt som möjligt. 5.5 Utrednings- och utvecklingsarbete Lärcentrets representanter deltar som sakkunniga och sekreterare i utredningar och arbetsgrupper som behandlar teknik och andra stöd för undervisningen samt studierådgivning. Lärcentret representerar Akademin i nationella och internationella nätverk som berör utveckling av undervisning och studierådgivning. För aktuell information om representation, se 18

19 6 STÖDFUNKTIONER OCH SAMARBETSORGAN 6.1 Lärcentrets egna stödfunktioner Lärcentret informerar Akademins personal och studerande om sin egen verksamhet, men även om andra organisationers kurser, seminarier och publikationer, vilka stöder utvecklingen av undervisningen och rådgivningen. Som informationskanaler används Lärcentrets webb, Lärcentrets nyhetsbrev, massutskick per e-post och riktade e-postutskick. Lärcentret betjänar sina kunder även genom skriftligt stödmaterial, dvs. genom att producera guider och kompendier (användarguider för teknik och programvara, handböcker för nätkursproduktion och handledning på nätet, guide för ny undervisande personal mm.), vilka är tillgängliga på Lärcentrets webb. 6.2 Interna samarbetsparter Lärcentrets verksamhet bygger på samarbete med såväl de fristående institutionerna, fakulteterna, studenterna/studentkåren, med områden inom studieförvaltningen (framför allt studiecheferna och rådgivarna vid fakulteterna och Arbetsforum), med personalärenden och med kvalitetsenheten. Utöver att kärnfunktionerna produceras i samarbete (se kapitel 5), utnyttjar Lärcentret också Akademins stödfunktioner för sin eget arbete. 6.3 Externa samarbetsparter Externt samarbetar Lärcentret framför allt med motsvarande enheter/personal vid Turun yliopisto och Turun kauppakorkeakoulu samt inom ramen för erappu-samarbetet också med de övriga högskolorna i Åbo. Lärcentret samarbetar även med lärcentra och motsvarande enheter vid övriga universitet i Finland inom ramen för Finlands virtuella universitet. Samarbetet gäller främst personalutbildning, utveckling av gemensamma tjänster för användning av IT i undervisningen, stöd för utveckling av studerandes allmänna kompetenser och utbyte av erfarenheter vad gäller stöd för utveckling av undervisningen. 7 METODER FÖR UPPFÖLJNING, UTVÄRDERING OCH UTVECKLING 7.1 Metoder för uppföljning Verksamheten rapporteras årligen till Akademins ledning i Årsrapport över lärcenterverksamheten i Åbo samt i Årsrapport över virtualiseringsverksamheten vid Åbo Akademi. Här beskrivs alla aktiviteter inom verksamheten under året. Rapporterna inkl. bilagor är tillgängliga på webben: Den statistiska information som samlas in inom ramen för lärcenterverksamheten är följande: - ope.fi- och egenlärarutbildning: kursnamn och datum, antal lektioner och antal deltagare per kurs och per ope.fi-nivå - kurser i allmänna färdigheter för studerande: kursnamn och datum, antal lektioner och antal deltagare - MinPlan-handledning för studerande: antal grupper, antal lektioner och antal deltagare per fakultet. 19

20 Dessutom samlas inom ramen för Akademins virtualiseringsverksamhet in följande statistiska information: - nätundervisning vid ÅA fakultetsvis: existerande och under året erbjudna kurser, kursnamn, antal studiepoäng, kurstyp, teknik som används i kursen - nätundervisning inom det öppna universitetet: erbjudna och avlagda kurser (antal kurser, antal sp och antal deltagare), andelen öpu-nätkurser av totalt erbjudna nätkurser per fakultet. 7.2 Metoder för utvärdering Utvärdering av personalutbildning, personalens kunnande och behov av utbildning Inom personalutbildningen utvärderas kurserna med hjälp av utvärderingsformulär på webben, vilka tillåter anonym utvärdering: Alla de kurser utvärderas där en utvärdering är av nytta för kursplaneringen i fortsättningen. Kursutvärdering genomförs av planerarna för personalutbildningen. Dessutom fås feedback på utbildningen via diskussioner och genom observation, dvs. genom att planerarna deltar i utbildningarna. Utvärderingarna, liksom övrig sammanställningar och rapporteringar över verksamheten, hittas i arkivet över personalutbildningen på webben: Kartläggning av personalens ope.fi- och IT-färdigheter och behov av personalutbildning görs ca vart tredje år. Den senaste genomfördes år 2006, se Marknadsföringens effekt samt hur väl den arrangerade utbildningen fyller behoven kan ses genom uppföljning av deltagarlistorna och statistiken över kurserna som sammanställs årligen Utvärdering av teknik för undervisningen Utvärderingsgruppen för den virtuella inlärningsmiljön vid ÅA tar initiativ till att teknik och programvara för undervisning regelbundet utvärderas med användarna enligt behov. Lärplattformarna Moodle och Blackboard har utvärderats år 2004 och 2006, se > Rapporter Utvärdering av nätundervisningen I alla nätkurser i lärplattformen Moodle finns en kursutvärdering som läraren kan modifiera enligt behov. Utvärderingsfrågorna ser ut enligt följande: De kursutvärderingar som genomförs i Öppna universitetets nätundervisning sammanställs årligen, se Dessutom görs ad hoc-utvärderingar av nätundervisningen. Under 2008 genomförs bl.a. en utvärdering av studerandes syn på nätundervisning (inom ramen för ett projektarbete för en kurs bearbetar en studerande material insamlat på kursen Akademiska studiefärdigheter 2007) och en undersökning, där studerandes inlärning på föreläsnings- resp. nätbaserade grundkurser i marknadsföring jämförs. 20

21 7.2.4 Utvärdering av rådgivning och kurser för studerande i allmänna kompetenser Kurserna för och handledning av studerande i allmänna färdigheter utvärderas på följande sätt: - Nätkursen Akademiska studiefärdigheter 3 sp kursutvärdering på nätkursen och självutvärderingsdiskussion med lärarna på kursen. - Studieorientering de obligatoriska kurserna vid HF, ESF och TF utvärderas genom kursutvärdering på nätkursen och genom utvärderingsdiskussion med alla involverade handledare. - IT-kurser de obligatoriska kurserna vid HF och TF utvärderas genom kursutvärdering på nätkursen - Graduklubben och övriga IT-kurser kurserna utvärderas efter varje termin via elektronisk utvärderingsblankett, där även behoven av kurser och handledning kartläggs. - Kurser i informationssökning kurserna som ingår i studieorienteringen utvärderas genom kursutvärdering på nätkurserna. - MinPlan-handledningen handledningen utvärderas i studieorienteringskurserna på HF, ESF och TF, samt vart annat år i utvärdering som genomförs med alla studerande av Lärcentrets studierådgivare i samarbete med Studentkåren. Sammanställning av denna utvärdering, vilken gjordes första gången hösten 2007 hittas här: Tutorutbildningen utvärderas i första hand via tutorrapportblanketten Utvärdering av egenlärarverksamheten Egenlärarverksamheten utvärderas av egenlärarna vartannat år i juni. Den första utvärderingen görs i juni Utvärderingsfrågorna utarbetas av lärcenterchefen, studierådgivaren, fakultetskansliernas personal och egenlärarna. Frågorna år 2008: Utvärderingen är anonym och utförs i webbformulär Utvärdering av användarstödet för MinPlan Användarstödet för MinPlan utvärderas med studerandena vartannat år utvärderingen genomfördes första gången hösten Sammanställning av utvärderingen hittas här: Utvärdering av enheten År deltar Lärcentret i det benchmarking-projekt som det nationella ProPeda-projektet genomför av landets lärcentra. I mars 2008 gjordes Lärcentrets självutvärdering. 21

22 7.3 Metoder för utveckling Rutiner för korrigering av avvikelser Akademins rutiner för korrigering av avvikelser följs Rutiner för behandling av utvärderings- och uppföljningsresultat De utvärderingar som genomförs inom alla kärnprocesser sammanställs och gås igenom i de team som arbetar med ärendena och i ledningsgrupperna enligt behov. Resultaten sammanställs och publiceras på Lärcentrets webb och sprids via Lärcentrets nyhetsbrev. Resultaten utnyttjas för utveckling av verksamheten (utbildningar, stödtjänster). Utvärderingsgruppen för den virtuella inlärningsmiljön vid ÅA går igenom resultaten av de utvärderingar som genomförs för olika teknik för undervisningen. Resultaten av utvärderingarna utgör underlag för planeringen av personalutbildning i användning av teknikerna, uppdatering och produktion av stödmaterial och anskaffning av ny eller ersättande programvara/teknik Rutiner för utveckling Verksamheten utvecklas genom initiativ av ledningsgrupperna för Lärcentret och virtualisering av undervisningen vid ÅA. Den prorektor som ansvarar för forskning och utbildning tar initiativ till förändringar i verksamheten genom ledningsgrupperna för Lärcentret resp. för virtualisering av undervisningen vid ÅA. Referensgrupperna vid fakulteterna har som uppgift att föra vidare till Lärcentret den egna fakultetens behov av fortbildning och stöd för utveckling av undervisningen. Utvärderingsgruppen för den virtuella inlärningsmiljön vid ÅA samlar tekniskt kunniga/intresserade representanter för de undervisande enheterna samt den personal vid Datacentralen och de båda lärcentra som arbetar med programvara och utrustning för undervisningen och lärande. Utvärderingsgruppen har som uppgift att få fram de undervisande enheternas behov av ny teknik för undervisningen. All personal, inkluderande dem vid de fristående institutionerna som arbetar med lärcenterfrågor, träffas för möten om verksamhetens planering och utvärdering ca fyra gånger per år. Arbetsmöten kring de olika kärnprocesserna hålls enligt behov. SWOT-analysen (se kapitel 2.2.4) utnyttjas för utveckling av verksamhen. 22