Tjänsteskrivelse. Fördjupad granskning- Sociala lägenheter

Stadsområdesförvaltning Norr 1 (2) Datum 2014-10-07 Vår referens Sofi Kimfors Planeringssekreterare Tjänsteskrivelse sofi.kimfors@malmo.se Fördjupad granskning- Sociala lägenheter SOFN-2014-494 Sammanfattning har genomfört en granskning av Malmö stads sociala lägenheter i stadsområde Norr. Syftet med granskningen är att granska hur fördelningen av lägenheterna sker till stadsområdesförvaltningarna, hur reglerna för övertag ser ut och tillämpas samt hur tillsynen bedrivs och dokumenteras. Granskningen visar stora brister i förvaltningens arbete med sociala lägenheter, bland annat avseende att följa de regler som gäller för den tekniska tillsynen samt dokumentationen i ärendena. Förvaltningen instämmer i kritiken och har påbörjat en övergripande översyn av arbetet med sociala lägenheter som bland annat innebär tillskapande av rutiner/processer och checklistor men även en förändring i organisationen för att uppnå en ökad tydlighet i arbetsfördelning och arbetsuppgifter. Förslag till beslut Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att godkänna yttrandet och skicka det till revisorskollegiet och att ge förvaltningen i uppdrag att återkomma med rapport i samband med årsanalys 2014 samt att omedelbart justera paragrafen. Beslutsunderlag Granskningsrapport sociala lägenheter G-Fördjupad granskning- Sociala lägenheter Fördjupad granskning - sociala lägenheter Samverkan 140918 omorganisation boende Rutin vid tillsyn Checklista tillsyn Beslutsplanering Stadsområdesnämnd Norr 2014-10-22 Ärendet s granskning visar på stora brister i förvaltningens arbete med de sociala lägenheterna. I granskningen konstateras att förvaltningen inte följt de regler/överenskommelser som finns vad gäller teknisk tillsyn. Det brister också i dokumentationen i ärendena. Förvalt- SIGNERAD 2014-10-08

ningen instämmer i kritiken. En omfattande översyn av förvaltningens arbete med hem- och bostadslösa påbörjades redan innan revisionens granskning, bland annat tillföljd av Inspektionen för vård och omsorgs (IVO), tillsyn av arbetet med hemlösa barn. Revisonens granskning föranleder ett utvecklingsarbete gällande tillsynsarbetet. Följande har redan införts på enheten för botillsyn: Översyn av organsationen som innebär en specialisering mot olika målgrupper. Specialiseringen ska bidra till en bättre helhetssyn kring klienten och tydligare samarbete mellan enheterna (se bilaga Samverkan 140918 omorganisation boende ) Arbetsbeskrivning för tillsynspersonalen. Regelbundna ärendegenomgångar med all tillsynspersonal med inriktning på övertag/överflytt, allmänt om vad som händer i ärendena samt dokumentation i procapita Rutin och checklista för hur tillsyn ska utföras (se bilagor) Rutin vid hyresskulder i verksamhetens andrahandslägenheter. Information om dokumentation och handläggning på personalmöten och vid enskilda ärendegenomgångar. 2 (2) För att säkerställa att rutiner och checklistor efterföljs kommer ett visst antal ärenden per handläggare att granskas under 2015. Ansvariga Eva-Britt Holmberg Socialbyråchef Britten Synnergren Förvaltningschef

Stadsområdesnämnd Norr 1 (2) Datum 2014-10-03 Adress Diarienummer SOFN-2014-494 Yttrande Till Revisorskollegiet Fördjupad granskning- Sociala lägenheter SR-2014-43 Stadsområdesnämnd Norr föreslås besluta att lämna följande yttrande: Sammanfattning har genomfört en granskning av Malmö stads sociala lägenheter i stadsområde Norr. Granskningen visar stora brister i nämndens arbete med sociala lägenheter, bland annat avseende att följa de regler som gäller för den tekniska tillsynen samt dokumentationen i ärendena. Nämnden instämmer i kritiken och har påbörjat en övergripande översyn av arbetet med sociala lägenheter som bland annat innebär tillskapande av rutiner/processer och checklistor men även en förändring i organisationen för att uppnå en ökad tydlighet i arbetsfördelning och arbetsuppgifter. Yttrande s granskning visar på stora brister i nämndens arbete med de sociala lägenheterna. I granskningen konstateras att nämnden inte följt de regler/överenskommelser som finns vad gäller teknisk tillsyn. Det brister också i dokumentationen i ärendena. Nämnden instämmer i kritiken. En omfattande översyn av nämndens arbete med hem- och bostadslösa påbörjades redan innan revisionens granskning, bland annat tillföljd av Inspektionen för vård och omsorgs (IVO), tillsyn av arbetet med hemlösa barn. Revisonens granskning föranleder ett utvecklingsarbete gällande tillsynsarbetet. Följande har redan införts på enheten för botillsyn: Översyn av organsationen som innebär en specialisering mot olika målgrupper. Specialiseringen ska bidra till en bättre helhetssyn kring klienten och tydligare samarbete mellan enheterna (se bilaga Samverkan 140918 omorganisation boende ) Arbetsbeskrivning för tillsynspersonalen. Regelbundna ärendegenomgångar med all tillsynspersonal med inriktning på övertag/överflytt, allmänt om vad som händer i ärendena samt dokumentation i procapita Rutin och checklista för hur tillsyn ska utföras (se bilagor) Rutin vid hyresskulder i verksamhetens andrahandslägenheter. Information om dokumentation och handläggning på personalmöten och vid enskilda ärendegenomgångar.

2 (2) För att säkerställa att rutiner och checklistor efterföljs kommer ett visst antal ärenden per handläggare att granskas under 2015. Ordförande Petra Bergquist Stadsområdesdirektör Britten Synnergren

Stadsområdesförvaltning Norr Individ- och familjeomsorg Malmö 140911 Förändring av organisationen inom enheterna boende myndighet och boende tillsyn. Bakgrund I samband med omorganisationen inom Malmö Stad 130701 bildades inom individ- och familjeomsorgen i Norr två enheter inom boende, myndigheten och tillsynen. På myndigheten utreder man och beslutar om olika boendeformer. I tillsynsgruppen ansvarar man för tillsyn och stöd i våra interna boenden samt i våra andrahandslägenheter. Hela biståndet som rör andrahandslägenheterna ligger i tillsynsgruppen. På myndigheten finns idag 8 socialsekreterartjänster, varav två i mottaget. Från 15 september kommer gruppen att utökas och istället bestå av 10 socialsekreterare. I tillsynsgruppen finns idag 12 socialpedagogtjänster, varav 6 finns i de interna boendena och 6 i lägenhetsgruppen. Även de socialpedagoger som arbetar i de interna boendena har ansvar för andrahandslägenheter motsvarande två tjänster. Mot bakgrund av tre från varandra skilda händelser har det bedömts nödvändigt att se över organisationen inom de två enheterna. 1. IVO:s granskning av arbetet med hemlösa barnfamiljer visar att vi behöver bli bättre på att se och beskriva barnens situation i våra boendeutredningar. 2. En Lex Sarah utredning har gjorts utifrån en anmälan från en annan enhet avseende en av våra andrahandslägenheter. I lägenheten bor tre barn. 3. Stadsrevisionen har granskat Lägenhetsenhetens arbete, vilket inkluderade en granskning av hur tillsynen i våra andrahandslägenheter sköts. Rapporten visar att tillsynen inte skötts enligt regelverket. samverkan 140918 omorganisation boende(220947)_tmp.docx Organisationen som den är i dag är inte optimal utifrån att vi ska kunna leva upp till de krav som finns på verksamheten i form av regelbunden tillsyn och att se barnen i barnfamiljerna. Riskanalys Det finns en del risker med att organisera om arbetet i boendeenheten. Det finns en risk att organisationen blir mer sårbar t ex i samband med sjukdom eller semestrar med en specialisering på olika målgrupper. Risken bedöms dock vara mycket liten, eftersom alla handläggare fortfarande ingår i den större arbetsgruppen, där vi har gemensamma möten, arbetssätt och rutiner. De handläggare som arbetar idag har alla erfarenhet av att arbeta med alla olika målgrupper. Det finns också en risk att de förändringar som kommer att ske i arbetstid när schemagruppen blir mindre kommer att innebära missnöje och oro bland

2 (3) medarbetarna. Denna risk skulle på sikt kunna innebära att medarbetare inte vill vara kvar i organisationen. Risken bedöms dock vara liten eftersom arbetsuppgifterna i arbetsgruppen samtidigt kommer att minska, vilket kommer att leda till en minskad arbetsbelastning och ett mer renodlat socialt arbete. Genomförande Undertecknad har under v 35-37 haft medarbetarsamtal med samtliga inom boende tillsyn. Vid samtalen har organisationen diskuterats och var och en har fått lämna synpunkter på hur de anser att organisationen borde se ut. På boende myndighet har diskussioner om organisationen förts på APT samt veckomöten. Undertecknad har informerat de fackliga företrädarna från Vision och SSR om processen och tankarna bakom. Vid de enskilda samtalen framkommer att det finns en samsyn kring att någon form av förändring behövs i organisationen. Medarbetarna upplever i flera fall att det saknas struktur, rutiner och transparens i organisationen. Ett av problemen med organisationen idag är att ansvaret för andrahandslägenheterna är uppdelat mellan de två grupperna (schema och lägenhet). Det bidrar till en stress i den sk schemagruppen och det bidrar också till att det är svårare att ha gemensamma ramar för hur arbetet ska bedrivas i andrahandslägenheterna. Det framkommer också under samtalen att socialpedagogerna, som arbetar i de interna boendena, använder en relativt stor del av sin arbetstid åt diverse praktiska (nödvändiga) göromål så som inköp av t ex toalett- och hushållsartiklar, interna flyttar och magasineringar och andra diverse vaktmästarsysslor. På APT 140902 på boende myndighet kom arbetsgruppen fram till att en faktor som kan minska stressen är att vara mer specialiserad inom arbetsgruppen. Fördelarna med detta arbetssätt anses bland annat vara att socialsekreterarna får färre boenden att samarbeta med och att boende enheten på ett smidigt sätt kan kopplas till försörjningsstödets organisation, vilket också ger färre socialsekreterare att samarbeta med där. Förhoppningen är att en specialisering ska bidra till en bättre helhetssyn kring klienten och mer och tydligare samarbete mellan enheterna. För att få en helhet i organisationen och för att underlätta tvärprocesserna mellan enheterna föreslås att motsvarande specialisering genomförs även inom lägenhetsgruppen (se organisationsskiss nedan). Det föreslås också att renodla arbetet med andrahandslägenheterna, och att schemagruppen endast ska arbeta på våra interna boenden. Malmö 140911 Petra Q Farkas Enhetschef

3 (3) Förslag på organisation Boende myndighet (10 tjänster) Mottag Barnfamiljer Ungdomar/strukturella/skyddsärenden Missbruk och/eller psykiatri Interna boenden (5 tjänster) och en vaktmästare från intern service (under utredning). Vaktmästarfunktion - idé Vara behjälplig vid flytt mellan olika boende Ordna med eventuell ommålning eller andra mindre reparationer på boendena. Ansvara för inköp till boendena. Ansvara för reparation av cyklar på Kvarnbacken. Arbetsbeskrivning socialpedagog interna boende: Hålla i infomöte vid inskrivning på interna boenden Utskrivning från interna boenden Medverka vid trepartssamtal med den boende och socialsekreterare Hålla regelbundna husmöten på samtliga boenden Knacka på hos samtliga boende vid besök Finnas tillgänglig för de boende vid ett tillfälle per vecka och boende för praktisk hjälp med exempelvis borådgivning Hålla motiverande samtal med de boende samt ge stöd i vardagen utifrån de boendes behov Andrahandslägenheter (7,25 tjänster) Barnfamiljer Ungdomar/strukturella/skyddsärenden Missbruk och/eller psykiatri Arbetsbeskrivning: Medverka vid kontraktskrivning tillsammans med Lägenhetsenheten samt socialsekreterare från boende myndighet Utföra teknisk tillsyn i lägenheten varje månad Arbeta aktivt med de boendes skuldsituation och arbeta för att hyresinbetalningar kommer in i tid, i syfte att åstadkomma ett övertag till förstahandskontrakt Ansvara för att lägenheter flyttas över till rätt stadsområde efter två år utan övertag Vara behjälplig med felanmälningar Ge stöd i vardagen utifrån klientens behov På Mjödet (och eventuellt Älggatan och Hagtorpsgatan) - daglig tillsyn, hålla i regelbundna husmöten, finnas tillgänglig för de boende vid ett tillfälle per vecka för praktisk hjälp med ex. borådgivning

Stadsområdesförvaltning Norr Individ- och familjeomsorg Rutiner vid tillsyn i andrahandslägenhet Tillsynsbesök Tillsyn görs (minst) en gång per månad, om inget annat överenskommits med fastighetsägaren. Om tillsyn inte kan utföras av någon anledning, ska det dokumenteras varför, och en ny tid bokas skyndsamt. Teknisk tillsyn utförs enligt checklista. Uppföljning kring bostadssökande. Finns behov av stöd, i någon form, till någon i familjen? Praktisk hjälp? Samtal om hyror och skulder vid behov. Att se barnen vid tillsyn Åldersadekvata möbler: har barnet en egen säng, har skolbarn skrivbord eller annat ställe att sitta och göra läxor vid? Hur ser det ut på barnets rum/vrå? Prata med barnen under tillsynen. Att anmäla till barn och familj vid oro för ett barn Känner man oro för barns situation, som inte är akut, är det bra att tala med en socialsekreterare från mottaget barn och familj, som kan hjälpa till med konsultation. Är det en allvarlig situation ska en anmälan göras omgående till mottaget. Att tänka på när du antecknar i Procapita Skriv en utförlig anteckning efter varje hembesök. Anteckningen ska innehålla uppgifter om lägenhetens skick, det går bra att hänvisa till ifylld checklista i akt. Eftersom boendestöd är ett bistånd är det även viktigt att dokumentera det som framkommer om klientens/familjens hälsa, mående eller övriga behov. Även barnens situation måste dokumenteras. Det är också viktigt att dokumentera de samverkanskontakter man har i ärendet och om det finns samtycke till dessa. /140815 140912 /Petra Q Farkas rutin vid tillsyn(220948)_tmp.docx

Stadsområdesförvaltning Norr Individ- och familjeomsorg Checklista vid tillsyn i andrahandslägenhet Med utgångspunkt från lägenhetsenhetens manual för tillsyn Tillsyn gjord av: Datum: checklista tillsyn(220950)_tmp.docx Har något gått sönder sedan förra hembesöket? Nej Ja, vad? Åtgärd: Rutor, innerdörrar, parkett/golvmattor, tapeter, balkong/uteplats etc i ordning. Ja Nej, vad? Åtgärd: Sköts städning samt rengöring av t.ex. spis/ugn och köksfläkt? Ja Nej, vad? Åtgärd: Är ventilationen ok? Ja Nej, vad? Åtgärd: Är lägenheten belamrad på något sätt? Nej: Ja, hur? Åtgärd: Finns skadedjur i lägenheten? Nej: Ja, vad? Åtgärd: Finns det kranar eller rör som droppar i: Kök? Nej Ja Badrum? Nej Ja Åtgärd: Synlig fukt eller mögel i badrum? Nej Ja Åtgärd: Finns brandvarnare och fungerande batteri? Ja Nej Åtgärd: Finns risk för nikotinskador i lägenheten? Nej Ja Åtgärd: Signatur:

Revisorskollegiet 1 (2) Protokollsutdrag Sammanträdesdatum 2014-09-24 Tid och plats Stadshuset, Triangeln 1-2 klockan 16.00-17.30 Paragrafer 77 Ledamöter Övriga deltagare Dahlvid Sten (S) ordförande Lilja Per (M) vice ordförande Bojesson Anneli (FP) Carlsson Claes (S) Ekelund Bertil (M) Hellberg Göran (V) Holmgren Andreas (MP) Larsson Gösta (SD) Nordin Tomas (M) Otterström Åsa (S) Sjövall Berit (M) Söderholm Berit (S) Taeri Robabeh (S) Smidlund George revisionsdirektör Christin Menander sekreterare Olof Hammar, tom 77 Fia Lindher, tom 77 Justerat datum 2014-09-25 77 Fördjupad granskning - Sociala lägenheter SR-2014-43 Fördjupad granskning - Sociala lägenheter Sammanfattning Olof Hammar redogör för granskningen av stadens sociala lägenheter vad gäller anskaffning, fördelning, övertag och tillsyn. Beslut Revisorskollegiet beslutar att översända rapporten till tekniska nämnden och stadsområdesnämnd Norr och Öster för yttrande. Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder de avser vidta med anledning av de synpunkter som redovisas i rapporten. Yttrandet ska vara ställt till revisorskollegiet och vara revisionskontorets expedition tillhanda senast 2014-10-31. att översända rapporten till kommunstyrelsen, stadsområdesnämnd Innerstaden, Söder och Väster för kännedom med möjlighet att avlämna ett yttrande.

Revisorskollegiet 2 (2) Beslutsunderlag Rapport Sociala lägenheter G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet 140924 sociala lägenheter

Stadsrevisionen 1 (2) Datum 2014-09-24 Vår referens Olof Hammar Revisor Tjänsteskrivelse Olof.Hammar@malmo.se Fördjupad granskning - Sociala lägenheter SR-2014-43 Sammanfattning Revisorerna har granskat stadens sociala lägenheter vad gäller anskaffning, fördelning, övertag och tillsyn. Förslag till beslut Revisorskollegiet föreslås besluta att översända rapporten till tekniska nämnden och stadsområdesnämnd Norr och Öster för yttrande. Av yttrandet ska framgå vilka åtgärder de avser vidta med anledning av de synpunkter som redovisas i rapporten. Yttrandet ska vara ställt till revisorskollegiet och vara revisionskontorets expedition tillhanda senast 2014-10-31. att översända rapporten till kommunstyrelsen, stadsområdesnämnd Innerstaden, Söder och Väster för kännedom med möjlighet att avlämna ett yttrande. Beslutsunderlag Rapport Sociala lägenheter G-Tjänsteskrivelse Revisorskollegiet 140924 sociala lägenheter Beslutsplanering Revisorskollegiet 2014-09-24 Ärendet Granskningen visar att antalet sociala lägenheter ökar varje år. Tekniska nämnden/ fastighetskontorets lägenhetsenhet har varit framgångsrika såväl i arbetet med att anskaffa lägenheter som att fördela dem till stadsområdena. Målet är att boende i övergångslägenheter efter en prövotid ska ta över förstahandskontrakten för lägenheterna. Granskningen visar att andelen övertag är lågt och revisorerna anser att arbetet bör ses över för att öka andelen övertag. Stadsområdesnämnderna har åtagit sig att utföra kontinuerlig tillsyn av de boende i övergångslägenheter. Granskningen visar på stora brister i tillsynen såväl vad gäller omfattningen, innehållet som dokumentationen. SIGNERAD 2014-09-15

Ansvariga George Smidlund Direktör 2 (2)

GRANSKNINGSRAPPORT Sociala lägenheter Projektledare: Olof Hammar, certifierad kommunal yrkesrevisor Beslutad av revisorskollegiet 2014-09-24 Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp Postadress: Stadshuset, 205 80 Malmö Besöksadress: August Palms plats 1 Telefon (exp): 040-34 19 55 Hemsida: www.malmo.se/stadsrevisionen Email: malmostadsrevision@malmo.se

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 1 SAMMANFATTNING... 3 2 INLEDNING/BAKGRUND... 4 3 SYFTE, REVISIONSFRÅGA OCH AVGRÄNSNING... 4 3.1 Syfte... 4 3.2 Revisionsfrågor... 4 3.3 Avgränsning... 5 4 REVISIONSKRITERIER... 5 5 GRANSKNINGSANSVARIG OCH STYRGRUPP... 5 6 METOD... 6 7 STATISTISKA UPPGIFTER... 6 7.1 Övergångslägenheter... 6 8 RESULTAT AV GRANSKNINGEN... 7 8.1 Lägenhetsenheten... 7 8.2 Fördelning av lägenheter... 7 8.2.1 s kommentarer... 8 8.3 Övertag... 9 8.3.1 Granskning... 11 8.3.2 s kommentarer... 11 8.4 Tillsyn... 11 8.4.1 Granskning... 12 8.4.2 s kommentarer... 14 9 SLUTSATS... 15 Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 2 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 1 Sammanfattning har genomfört en granskning av kommunens sociala lägenheter. Syftet har varit att granska hur fördelningen av lägenheter sker till stadsområdena, hur reglerna för övertag ser ut och tillämpas samt hur tillsynen bedrivs och dokumenteras. Granskningen har utförts på fastighetskontorets lägenhetsenhet samt på stadsområde Norr och Öster. Lägenhetsenheten förvaltade vid utgången av 2013 drygt 1100 sociala lägenheter varav 64 procent var övergångslägenheter. s granskning har koncentrerats till övergångslägenheterna som vid utgången av 2013 var 720 st. Granskningen har visat att stadsområdena är nöjda med lägenhetsenhetens fördelning av lägenheter och fördelning har skett enligt den fördelningsnyckel som finns. Uteblivna eller försenade hyresbetalningar eller andra ekonomiska orsaker är den största anledningen till att inte fler övergångslägenheter kan omvandlas till förstahandskontrakt. Stadsområdena bör därför om möjligt arbeta än mer förebyggande och aktivt. Antalet övertag är för lågt och lägenhetsenheten har kontinuerligt påpekat att övertagen måste öka i omfattning. Det kan konstateras att inget av stadsområdena följt de regler/överenskommelser som finns vad gäller teknisk tillsyn. Granskningen har avsett hur tillsynen bedrivits sedan juli 2013 för totalt 40 övergångslägenheter och inte i något granskat fall har den skett enligt gällande regler. Den kontroll av de boendes hyresbetalningar som ska ske i samband med tillsynen har inte heller fungerat. Merparten av de boende har haft anmärkningar vad gäller sena eller uteblivna hyresbetalningar men endast i ett fåtal fall finns dokumentation om att den boendes hyresbetalningar diskuterats i samband med tillsynen. s slutsatser efter genomförd granskning är följande Lägenhetsenheten som bildades 2005 har på att framgångsrikt sätt anskaffat och ansvarat för andrahandsuthyrning av sociala lägenheter. Fördelningen av lägenheter till stadsområdena sker enligt en särskild fördelningsnyckel och stadområdena är nöjda med lägenhetsenhetens arbete och sättet att fördela lägenheterna. Lägenhetsbeståndet har ökat varje år. Det beror dels på lägenhetsenhetens framgångsrika arbete med att skaffa nya lägenheter men även på att andelen övertag varit betydligt lägre än nyanskaffningen. Stadsområdena bör därför arbeta både mer förebyggande och mer aktivt med att andrahandshyresgästerna ska ta över sina kontrakt. Det största hindret för övertag är att den boende inte sköter sina hyresbetalningar och det är därför där stadsområdena i första hand bör försöka öka såväl de förebyggande som aktiva insatserna. Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 3 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 Granskningen av tillsynen av andrahandslägenheter visar att den inte skett enligt gällande regler/överenskommelser. Lägenhetsenhetens samarbete med fastighetsägarna och arbetet med att anskaffa nya lägenheter riskerar att försämras/försvåras om inte kommunen utför den tillsyn som man utlovat när man erhåller lägenhetskontrakt för socialt boende. Det pågår en utredning på stadskontoret om den framtida tillsynen. Granskningen visar att tillsynen måste förbättras. 2 Inledning/bakgrund Lägenhetsenheten på fastighetskontoret, tekniska nämnden (TN), har ett ansvar att anskaffa och förvalta kommunens sociala lägenheter. Respektive stadsområde ansvarar för tilldelningen av lägenheter, tillsyn för att bland annat se till att det inte förekommer skadegörelse mm och för att initiera att den boende ska få ta över lägenheten. Denna granskning inriktas framförallt på hur samarbetet fungerar mellan lägenhetsenheten och stadsområdena. Granskningen berör tekniska nämnden och stadsområdena. Enligt TN/fastighetskontorets årsredovisning för 2013 har lägenhetsenheten 2013 fått 162 nya övergångslägenheter. Under perioden har 123 övertag skett, d.v.s. andrahandshyresgäster har övertagit hyresavtalet. Lägenhetsenheten bildades 2005 och förvaltade då ca 600 lägenheter för socialt boende. 2013-12-31 förvaltades 1127 avtal, varav 64 % är övergångslägenheter. 3 Syfte, revisionsfråga och avgränsning 3.1 Syfte Syftet har varit att granska hur fördelningen av lägenheter sker till stadsområdena, hur reglerna för övertag ser ut och tillämpas samt hur tillsynen bedrivs och dokumenteras. 3.2 Revisionsfrågor 1. Hur fördelas de lägenheter som lägenhetsenheten får av fastighetsägarna till stadsområdena? 2. Hur fördelar respektive stadsområde lägenheterna till sina klienter? Behandlas alla lika? 3. Hur bedriver respektive stadsområde sin tillsyn för att uppfylla kraven på att tillsyn ska ske minst en gång per månad om inget annat avtalats med fastighetsägaren? 4. Tillsynen ska enligt reglerna dokumenteras i verksamhetssystemet Procapita. Följs dessa regler? Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 4 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 5. Vilka regler finns för ett få förstahandskontrakt på en övergångslägenhet? Tilllämpas reglerna lika för alla som har ett andrahandskontrakt i en övergångslägenhet? 3.3 Avgränsning Granskningen har avgränsats till övergångslägenheterna. Övergångslägenhet är en lägenhet som hyrs ut i andra hand till en hyresgäst, som en stadsdel bedömer har förutsättningar att på sikt klara av ett förstahandskontrakt. Avtalen anskaffas av lägenhetsenheten. Avsikten är att den boende ska ta över kontraktet inom 2 år. Genomgångslägenhet är en lägenhet som är avsedd för en viss målgrupp och är inhyrd i grupp via blockhyresavtal. Hyresgästen kan inte ta över avtalet. LiMa 1 ansvarar för anskaffningen av genomgångslägenheter. Granskningen avgränsades också till två stadsområden. Öster som utmärker sig genom att ha flest hemlösa men minst andel lägenheter som omvandlas till förstahandskontrakt. Norr som har ungefär lika många övergångslägenheter som stadsområde innerstaden och söder. Norr väljs därför att stadsområdet varken ingått i granskningen av hemlöshet 2013 eller kommer att ingå i granskningen av försörjningsstödet 2014. 4 Revisionskriterier Socialtjänstlagen (SoL) och dokumentet Arbetsfördelning mellan Lägenhetsenheten, Stadsområdena och Sociala resursförvaltningen i Malmö stad. 5 Granskningsansvarig och styrgrupp Projektledare från revisionskontoret: Olof Hammar, certifierad kommunal yrkesrevisor. Biträder i granskningen: Richard Magnusson Kvalitetsgranskare: George Smidlund, revisionsdirektör. Styrgruppen TSM ur revisorskollegiet: Tomas Nordin, Anneli Bojesson, Robabeh Taeri, Andreas Holmgren, Göran Hellberg och Bertil Ekelund Sakkunnig revisor har prövat sitt oberoende med mera i enlighet med SKYREV:s rekommendation och inte funnit något hinder mot att utföra granskningen. 1 Fastighetskontorets lokalförsörjningsavdelning kallas även LiMa (Lokal i Malmö). LiMa är internkonsult för Malmö stads förvaltningar när det gäller lokalfrågor. Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 5 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 6 Metod Granskningen inleddes med att studera den dokumentation som fanns och som bedömdes som relevant för granskningen. Fokus lades på regelverket kring tillsynen och övertagandet av övergångslägenheterna, lägenhetsenhetens nyhetsbrev, TN/fastighetskontorets årsredovisning samt en rapport från 2011 från fastighetskontoret gällande problematiken kring övertag av lägenheter. Intervjuer har skett med nyckelpersoner på fastighetskontorets lägenhetsenhet och på stadsområde Öster och Norr. Intervjuerna på lägenhetsenheten fokuserade huvudsakligen på hur fördelningen av lägenheter till stadsområdena sker. Intervjuerna på stadsområdena fokuserade på hur tilldelningen av lägenheterna sker, hur tillsynen är organiserad och hur den bedrivs rent praktiskt samt hur man arbetar för att de boende ska få överta andrahandskontrakten. Med hjälp av lägenhetsenheten har revisionskontoret fått fram uppgifter på aktuella lägenhetsavtal och därefter med hjälp av erfarna handläggare på stadsområdena granskat i verksamhetssystemet procapita hur tillsynen bedrivits och dokumenterats för totalt 40 övergångslägenheter samt med hjälp av enhetscheferna fått uppgifter om varför övertag av andrahandskontrakt inte skett för 40 andra utvalda lägenheter där samma person/personer bott i lägenheten i mer än två år. 7 Statistiska uppgifter 7.1 Övergångslägenheter Antal övergångslägenheter i Malmö stad 2005: 469 2010: 708 2013: 720 Enligt TN/Fastighetskontorets årsredovisning för 2013 har man anskaffat 162 nya övergångslägenheter under året. Under 2013 har 123 övertag skett. Det totala antalet förvaltade avtal (övergångslägenheter och genomgångslägenheter) har ökat från 2012, från 1036 till 1127. Antalet nyanskaffade övergångslägenheter 162 2013 Antalet övertag 2013 123 Nettotillskott 40 Antal nyanskaffade övergångslägenheter Övertag 2013 2013 MKB 103 71 Stadsfastigheter 19 21 Övriga fastighetsägare 40 31 Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 6 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 För stadområde Norr har under 2014, tom juli, 19 nya övergångslägenheter erhållits samtidigt som 20 övertag skett. Stadsområdets totala antal kontrakt består av 210 övergångslägenheter och 87 genomgångslägenheter. För stadsområde Öster har under 2014, tom 15 augusti, 37 nya övergångslägenheter erhållits samtidigt som 18 övertag skett. Stadsområdets totala antal kontrakt består av 162 övergångslägenheter och 35 genomgångslägenheter. 8 Resultat av granskningen 8.1 Lägenhetsenheten Fastighetskontorets lägenhetsenhet bildades 2005. Innan dess sköttes anskaffning av sociala lägenheter samt den juridiska, tekniska och ekonomiska förvaltningen av respektive stadsdels bostadsenhet. Enheten består av en enhetschef, fem förvaltare och en assistent. Lägenhetsenheten svarar för juridisk, teknisk och ekonomisk förvaltning av kommunens inhyrda lägenheter för socialt boende. Lägenhetsenheten ansvarar för andrahandsuthyrning av lägenheter till personer som av olika skäl inte kan erhålla egna hyreskontrakt. Lägenhetsenhetens huvudsakliga arbetsuppgifter: teckna bostadshyreskontrakt med förstahandsvärden göra inflyttnings- och avflyttningsbesiktning teckna kontrakt med andrahandshyresgästen administrera reparation av lägenheter juridisk hantering av störningar juridisk hantering av obetalda hyror administrera hyresbetalningar överföra andrahandskontrakt till förstahandskontrakt 8.2 Fördelning av lägenheter Målet är att antalet införskaffade övergångslägenheter ska fördelas rättvist till stadsområdena. Det är andelen hemlösa i relation till antal aktuella lägenhetsavtal som avgör fördelningen. Därmed är följande faktorer avgörande 1. Kommunen gör en hemlöshetsräkning varje år på hösten. Antalet hemlösa i stadsområdet i relation till antalet lägenheter stadsområdet har avgör hur många lägenheter respektive stadsområde får nästkommande år 2. Antal övergångslägenheter där andrahandshyresgästen fått förstahandskontrakt. Ju fler övertag som sker under ett kalenderår, ju färre avtal har man vid kalenderårets slut. Det är antalet aktuella avtal vid årsskiftet som används av lägenhetsenheten när fördelningsnyckeln för nästkommande år ska beräknas. Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 7 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 För granskade stadsområden blir fördelningen 2014 enligt följande: Norr: 22 procent av kommunens hemlösa fanns i stadsområdet 2013. Norr hade i slutet av året 27 procent av kommunens lägenheter. För 2014 ska därför stadsområdet enligt fördelningsnyckeln ha 18 procent av de nya lägenheter som anskaffas av lägenhetsenheten. Öster: 28 procent av kommunens hemlösa fanns i stadsområdet 2013. Öster hade i slutet av året 18 procent av kommunens lägenheter. För 2014 ska därför stadsområdet enligt fördelningsnyckeln ha 39 procent av de nya lägenheter som anskaffas av lägenhetsenheten. För att lägenheterna som anskaffas av lägenhetsenheten ska fördelas optimalt sker en kontinuerlig dialog mellan lägenhetsenhetens förvaltare och stadsområdenas individ och familjeomsorg. har i samband med intervjuerna på stadsområdena frågat hur man där fördelar erhållna lägenheter till sina klienter. Såväl stadsområde Norr som stadsområde Öster har en förteckning som kontinuerligt uppdateras och som visar aktuellt behov av lägenheter inom stadsområdet. Det man i första hand tittar på vid tilldelning av en lägenhet är hur nuvarande boendesituation ser ut för de som är i behov av lägenhet. Barnfamiljer är alltid prioriterade. Kostnaderna för nuvarande boende har viss men ingen avgörande betydelse. frågade i samband med intervjuerna hur man arbetar med likabehandling, jämställdhet och diskriminering. Enligt stadsområdena behandlas alla i behov av stöd lika. Det är helt behovet som styr vid tilldelningen av lägenheter och när en ledig lägenhet finns gör man utifrån den förteckning över personer i behov av boende som finns en genomgång och tilldelar den lägenheten som är i störst behov av den. Det är nuvarande boende som är avgörande och barnfamiljer är prioriterade. Någon specifik könsbaserad statistik vad gäller tilldelning av lägenheter görs inte. Det går därmed endast manuellt att få fram hur många män respektive kvinnor som erhåller eller tar över lägenheter. Det är ytterst ovanligt, men har förekommit, att framförallt mindre fastighetsägare, baserat på personens hudfärg o dyl, ställt sig negativa till att en viss person ska erhålla en lägenhet. Malmö stad har då avvecklat samarbetet med dessa fastighetsägare. 8.2.1 s kommentarer Enligt lägenhetsenhetens fördelningsnyckel ska stadsområde Öster under 2014 erhålla en betydligt större andel lägenheter än stadsområde Norr, och så har också skett enligt de uppgifter revisionskontoret erhållit och som presenteras under avsnittet statistiska uppgifter. har i samband med intervjuerna diskuterat med respektive stadsområde vad man anser om lägenhetsenhetens sätt att fördela lägenheter. Båda stadsområ- Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 8 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 dena anser att nuvarande fördelningsnyckel är bra. Ett av stadsområdena framförde också att dialogen med lägenhetsenheten har förbättrats. Stadsområde Öster påtalade att en stor andel av deras klienter i behov av bostad består av stora familjer men att det ofta är svårigheter att erhålla större lägenheter från lägenhetsenheten. Enligt lägenhetsenheten är andelen stora lägenheter i Malmö litet och extremt stora lägenheter mycket få. Det nämndes exempelvis att det funnits en bostadslös ensamstående kvinna med 12 barn och lägenhet av den storlek som det då finns behov av finns i princip inte i Malmö. Stadsområdets interna fördelning av erhållna lägenheter ligger inom myndighetsutövningen och har därför inte granskats av stadsrevisionen. 8.3 Övertag Övergångslägenheter är till för hemlösa malmöbor som inte har möjlighet att skaffa boende via den ordinarie bostadsmarknaden. De ger också möjlighet för de som tidigare inte skött sitt boende att återetablera sig på hyresmarknaden genom att visa att de nu kan sköta sitt boende i alla avseenden. Målet är att andrahandshyresgästerna så småningom kan få ett förstahandskontrakt. Det finns två möjligheter till eget kontrakt för dessa personer: 1. Hyresgästen söker bostad på egen hand via framförallt Boplats Syd. Övergångsbostaden fungerar som en referensbostad. 2. Hyresgästen tar efter prövotiden över sin övergångsbostad och tecknar ett förstahandskontrakt med hyresvärden. Prövotiden är normalt ett år hos MKB. Hos övriga hyresvärdar är prövotiden två år. Några privata hyresvärdar som tilldelat kommunen lägenheter är normalt inte intresserade av att låta andrahandshyresgästen ta över kontraktet. För att en hyresgäst ska kunna teckna ett förstahandskontrakt krävs att följande kriterier är uppfyllda Hyrorna ska ha blivit inbetalda i tid av hyresgästen eller av god man/förvaltare. Det får inte ha förekommit några störningar eller annan misskötsel under boendetiden. Lägenheten ska vara väl vårdad. Den boende får inte under boendetiden i övergångslägenheten ha fått nya skulder registrerade hos kronofogdemyndigheten. Regler för övertag finns beskrivna i dokumentet Arbetsfördelning mellan lägenhetsenheten, stadsområdena och sociala resursförvaltningen i Malmö stad. Det är stadområdet som initierar ett övertag. En särskild blankett finns framtagen. Med blanketten skickar stadsområdet ett utdrag från kronofogdemyndigheten, som hyresgästen lämnat in eller tillsynspersonalen varit behjälplig med att beställa. Lägenhetsenheten tar fram en lista Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 9 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 på hyresinbetalningarna, som bifogas blanketten innan den skickas till fastighetsägaren. Fastighetsägarna har som redovisas ovan olika krav för övertag. I de fall ett övertag godkänns utifrån hyresinbetalningar och övrig skötsamhet utför fastighetsägaren en besiktning. Det är viktigt att lägenheten vid denna tidpunkt är välskött och välstädad. Detta ska stadsområdet ha kontrollerat innan besiktningen. Hittills har lägenhetsbeståndet ökat för varje år sedan 2005. Skillnaden mellan antalet nyanskaffade lägenheter och antalet övertag leder inte bara till en ökning av det totala lägenhetsbeståndet, utan ökar även arbetsbelastningen för personalen. Ökningen av lägenhetsbeståndet beror inte enbart på uteblivna övertag utan även på en ökning av antalet nyanskaffade övergångslägenheter samt på att antalet genomgångsboenden ökar och väntas göra så också framöver. Fastighetskontoret presenterade 2011 en rapport som bland annat tog upp problematiken med att antalet övergångslägenheter ökade kraftigt för varje år. Man skrev följande: Den ökade nyanskaffningen och det stigande antalet uteblivna övertag leder till en oroväckande ökning av antalet hanterade ärenden. Om denna utveckling fortsätter riskerar Lägenhetsenheten bli en kommunal bostadsförmedling och syftet med övergångsbostaden att hjälpa individen att återta kontrollen över sitt eget liv träder allt mer i bakgrunden. Under 2009 och 2010 låg andelen övertag i förhållande till antalet nyanskaffade lägenheter på bara drygt 50 procent efter att tidigare år legat på mellan 60-70 procent. Under 2011-2012 ökade därefter övertagen kraftigt och låg då på över 90 procent. Under 2013 minskade det återigen till drygt 75 procent. Under 2014, till och med augusti, har övertagen minskat ytterligare till 71,5 procent. I februari 2014 påtalade lägenhetsenheten i ett nyhetsbrev återigen problematiken med att andelen övertag var för lågt, att det var resurskrävande men även att fastighetsägarna framöver skulle minska viljan att ge kommunen nya kontrakt när beståndet hela tiden ökade. har frågat stadsområdena hur man arbetar för att öka övertagen. Främsta anledningen till att övertag inte sker är att den boende ej sköter hyresinbetalningarna och/eller har ekonomiska skulder. Stadsområde Norr driver en borådgivning där man kan få råd och hjälp vad gäller att sköta sitt boende och man ska även vid tillsynen diskutera frågor som handlar om att sköta hyresinbetalningarna och sin ekonomi i övrigt. I stadsområde Öster finns ingen motsvarande borådgivning men man har på sina egna boenden särskilda bovärdar som bl a har till uppgift att diskutera ekonomiska frågor med de boende. De boendes handläggare har till uppgift att aktivt arbeta med frågor som rör den boendes ekonomi och man ska vid tillsynen även kontrollera hur den boende sköter hyresinbetalningarna. Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 10 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 Båda stadsområdena kontrollerar att boende i övergångslägenheter är aktivt bostadssökande hos boplats syd och man har rätt till ekonomiskt bistånd för att betala den avgift det kostar att stå i deras bostadskö. Båda stadsområdena uppger att man vill att så många som möjligt ska få eget förstahandskontrakt på sina övergångslängenheter. 8.3.1 Granskning Alla övergångslägenheter administreras via fastighetskontorets fastighetssystem. har med hjälp av lägenhetsenheten fått en förteckning på samtliga andrahandshyreskontrakt som haft en löptid på längre än två år men där övertag inte skett. har slumpmässigt valt ut 20 kontrakt per stadsområde och bett stadsområdena förklara anledningen till att dessa kontrakt ej övertagits av hyresgästen. Resultatet visar att för stadsområde Norr beror det i åtta fall och i stadsområde Öster i 14 fall på att hyresgästen har hyresskulder, andra skulder eller misskött sina hyresbetalningar och därmed inte enligt reglerna kan överta kontraktet. I ett fall i Norr och sex fall i Öster har anledningen till att övertag ej kunnat ske uppgetts vara klagomål och misskötsel. I flera av fallen har det varit kombinerat med hyresskulder, andra skulder eller misskötsel med hyresbetalningar. I ett fall uppgavs orsaken till att övertag ej skett varit pågående missbruksbehandling. I Öster hade ett av de granskade kontrakten nyligen övertagits av hyresgästen och ett annat var på gång att omvandlas till förstahandskontrakt. I Norr har i fyra fall uppgetts att kontraktet inte kan övertas och i tre fall att kontrakten överflyttats från annan stadsdel/stadsområde och att detta varit anledningen till att övertag ej skett. I ett fall har ansökan om övertag skett. 8.3.2 s kommentarer Uteblivna eller försenade hyresbetalningar eller andra ekonomiska orsaker är den största anledningen till att inte fler övergångslägenheter kan omvandlas till förstahandskontrakt. Stadsområdena bör därför om möjligt arbeta än mer förebyggande och aktivt med att de boende inser vikten av att betala sina hyror i tid och att bli skuldfria. Uppföljning och kontroll av hur hyresbetalningarna sköts bör ingå i den kontinuerliga tillsynen. I de fall ekonomiskt bistånd utgår till hyran bör man tillse att utbetalningsdatum så långt det är möjligt tidsmässigt matchar förfallodatum för hyran. har inte i övrigt granskat enskilda beslut om övertag då vi bedömer att dessa beslut ligger inom stadsområdets myndighetsutövning mot enskild, vilken inte granskas av stadsrevisionen. 8.4 Tillsyn När lägenhetsenheten tecknar kontrakt med fastighetsägarna ingår i avtalet att regelbunden tillsyn ska ske av andrahandslägenheterna. Om så inte sker riskerar lägenhetsenheten få problem att teckna nya hyreskontrakt. Det finns framtagna regler för hur tillsynen Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 11 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 ska bedrivas och det finns framtagna tillsynsmallar där det framgår vad som ska kontrolleras vid tillsynsbesöken. I begreppet tillsyn innefattas hembesök för att säkerställa att hyresgästen väl vårdar lägenheten. Detta ansvar vilar på stadsområdet. Tillsynen ska vara individuellt utformad utifrån behov, dock lägst en gång per månad om inget annat avtalats med fastighetsägaren. Tillsynen ska dokumenteras i verksamhetssystemet Procapita. I dokumentet Tillsyn framgår detaljerat vad som ska kontrolleras vid ett hembesök. Tillsynspersonalen ska kontrollera att bostaden vårdas, dvs att inget gått sönder och att det är rent i lägenheten. ventilation, kök/badrum, nikotinskador och målning ska särskilt kontrolleras och det anges i tillsynsmallen hur kontrollerna ska utföras. Stadsområdet har tillgång till fastighetssystemets webbportal och ska varje månad kontrollera vilka hyresgäster som inte har betalt hyran. I fastighetskontorets rapport Övergångsboende i Malmö stad, vi behöver en plan från 2011 skrivs det följande om den viktigaste orsaken till att övertag inte sker efter två år och vad som behöver förändras: Den viktigaste orsaken är att klienternas skuldsättning hittills fått för lite uppmärksamhet i arbetet mot ett övertag. Ofta uppdagas det först i samband med ansökan om övertag att hyresgästen har fått nya betalningsanmärkningar under de senaste tolv månaderna. För att få bättre kontroll föreslås att även skuldsättningen ska ingå i Socialtjänstens tillsyn, vilket innebär att skulderna kartläggs innan hyresgästen flyttar in i övergångsbostaden och att uppföljning sker regelbundet under boendetiden. s granskning av orsakerna till att övertag inte skett visar också att det är ekonomiska orsaker som är den vanligaste anledningen till uteblivna övertag. Lägenhetstillsynen ser annorlunda ut organisatoriskt i de två granskade stadsområdena. I stadsområde Norr har man en särskild tillsynsgrupp på 12 personer varav åtta tjänster enbart arbetar med lägenhetstillsyn. I stadsområde Öster är det ordinarie handläggare som också genomför tillsynen, utom i de fall då den boende inte har något annat hjälpbehov än med själva boendet. Då genomförs tillsynen av förvaltningens särskilda bovärdar. 8.4.1 Granskning har granskat hur tillsynen bedrivits sedan 2013-07-01 (då respektive stadsområdesnämnd bildades) för 20 andrahandslägenheter per granskat stadsområde. Precis som när det gäller granskningen av övertagen har lägenhetsenheten ur fastighetssystemet tagit fram underlagen till revisionskontoret. Vi har valt att granska 10 kontrakt per stadsområde där den boende bott i lägenheten mellan 6-12 månader och 10 kontrakt där den boende bott i lägenheten i mer än två år. De 10+10 kontrakten per stadsområde Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 12 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 har valts slumpmässigt utifrån de förteckningar som erhållits från lägenhetsenheten. Praktiskt har granskningen genomförts på stadsområdet där revisionskontoret tillsammans med en erfaren handläggare kronologiskt gått igenom vad som dokumenterats i verksamhetssystemet vad gäller tillsynen. All tillsyn ska dokumenteras. Om tillsyn som inte dokumenterats ändå genomförts är det inget som revisionskontoret kunnat granska. Stadsområdena har därför i efterhand ombetts kontrollera att ingen annan dokumentation finns utöver den som registrerats i Procapita. Inget av stadsområdena har återkommit med någon dokumentation utöver den som granskats. Resultatet av granskningen presenteras nedan och vad som framkommit har delats upp i tre kategorier 1. Aktiv tillsyn har enligt regelverket skett minst en gång per månad och dokumenterats. I dokumentationen framgår att teknisk tillsyn genomförts och resultatet av den samma. 2. Aktiv tillsyn enligt regelverket har bedrivits, dock inte en gång per månad. Tillsynen har dokumenterats utan att det i detalj framgår vad som kontrollerats vid hembesöket. 3. Inga eller endast sporadiska tillsynsbesök har skett och det framgår inte eller bara sporadiskt i dokumentationen vad som kontrollerats vid hembesöket. 1 2 3 Norr 0 1 19 Öster 0 11 9 Det framkommer, via dokumentationen i Procapita, endast i ett fåtal av de 40 granskade fallen ovan att man vid hembesöken diskuterat den boendes ekonomi och hyresbetalningar. Efter genomförd granskning av tillsynen för de 40 granskade lägenheterna har följande kontrollerats: Hur många av de boende hade hyresskulder? Hur många hade betalt hyrorna för sent? Hur många hade fått varningsbrev på grund av uteblivna hyresbetalningar? Hur många hade fått varningsbrev av andra orsaker? Resultatet blev enligt nedan Hyresskulder Sena hyresbetalningar Varningsbrev pga ej betalda hyror Varningsbrev övrigt Norr 8 av 20 17 av 20 7 av 20 4 av 20 Öster 6 av 20 16 av 20 5 av 20 5 av 20 Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 13 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 Sena hyresbetalningar = Enligt hyreslagen ska en hyra betalas senast sista vardagen före varje kalendermånads början. Lägenhetsenhetens definition ovan av sen hyra är när en hyra som förfaller till betalning den sista vardagen före kalendermånadens början inte är betald dag fyra den månad hyran avser. Varningsbrev skickas ut när den boende vid upprepade tillfällen betalar hyran för sent. 8.4.2 s kommentarer Det kan konstateras att inget av stadsområdena följt de regler/överenskommelser som finns vad gäller teknisk tillsyn. Inte i något av de 40 granskade fallen har tillsyn skett minst en gång per månad och tydligt dokumenterats. Som vi bedömer det har i 28 av 40 fall ingen eller bara sporadisk tillsyn skett och det framgår inte i dokumentationen vad som egentligen kontrollerats vad gäller teknisk tillsyn eller den boendes hyresbetalningar. Samtidigt visar den genomgång som skett efter tillsynsgranskningen att merparten av de boende haft anmärkningar under boendetiden. Om anmärkningar finns borde enligt revisionskontorets uppfattning behovet av kontinuerlig tillsyn och stöd i boendet vara extra stort. Så har inte varit fallet. I Norr har exempelvis ingen tillsyn skett av en lägenhet mellan juli 2013 och april 2014 trots att den boende har stora hyresskulder, betalt hyran för sent 21 gånger och fått varningsbrev från lägenhetsenheten och i ett annat fall har inte ett enda tillsynsbesök gjorts sedan juli 2013 trots att den boende har hyresskulder, betalt hyran för sent 25 gånger och fått flera varningsbrev både för uteblivna hyresbetalningar och av andra orsaker. I Öster noteras att totalt fyra tillsynsbesök skett sedan juli 2013 av en lägenhet där den boende har hyresskulder, betalt hyran försent totalt 27 gånger och fått ett flertal varningsbrev både vad gäller uteblivna hyresbetalningar och av andra orsaker. Det framkom vid besöket på stadsområde Norr att man håller på att göra en översyn av rutiner och arbetssätt i tillsynsgruppen och man framförde därför att det var välkommet att stadsrevisionen genomförde en granskning, då det kan vara till hjälp i denna process. När det nyligen blev klart att resultatet av revisionskontorets granskning visade på stora brister i tillsynen togs en checklista fram som ska användas vid varje hembesök. Checklistan bygger på den checklista som redan finns och som tagits fram av lägenhetsenheten. Stadsområde Norr har också framfört att framöver kommer tillsyn att göras en gång i månaden om inget annat är överenskommet. Checklistan kommer efter tillsynen att sparas som dokumentation över genomförd tillsyn. Förvaltningen har också lyft frågan om att ha checklistan som en blankett i verksamhetssystemet Procapita. Både stadsområde Norr och Öster bör se över rutinerna för sin tillsyn. När lägenhetsenheten tecknar kontrakt med fastighetsägarna utlovar man att en aktiv tillsyn ska ske av övergångslägenheterna. Ansvaret för tillsynen ligger i dagsläget på stadsområdena. Tillsyn har inte skett enligt de överenskommelser som finns och det innebär att lägenhetsenheten framöver kan få stora problem med att anskaffa nya hyreskontrakt. Det pågår en utredning på stadskontoret kring organisationen av den framtida tillsynen av sociala lägenheter. Enligt uppgift är denna utredning i dagsläget vilande. Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 14 (15)

RAPPORT Olof Hammar 2014-09-11 Lägenhetsenheten bör också fundera på om inte mallen för tillsyn bör kompletteras. Det framgår i riktlinjer för hyresfordringar i Malmö stads sociala boenden att det ska kontrolleras att hyrorna betalas av de boende. Stadsområdenas tillsynspersonal har behörighet till en webbportal i fastighetssystemet, vilket gör att de har tillgång till hyresstatusen på aktuella hyresavtal. Om riktlinjerna för den tekniska tillsynen kompletterades med att man även i samband med tillsynsbesöken ska kontrollera och diskutera med den boende hur man sköter hyresbetalningarna skulle det bli tydligare för tillsynspersonalen vad som ska genomföras vid en tillsyn vad gäller de krav som lägenhetsenheten har i sina regler. Reglerna är framtagna i samverkan mellan lägenhetsenheten, stadsdelarna/stadsområdena och stadskontoret. 9 Slutsats s slutsatser efter genomförd granskning är följande Lägenhetsenheten som bildades 2005 har på att framgångsrikt sätt anskaffat och ansvarat för andrahandsuthyrning av sociala lägenheter. Fördelningen av lägenheter till stadsområdena sker enligt en särskild fördelningsnyckel och stadområdena är nöjda med lägenhetsenhetens arbete och sättet att fördela lägenheterna. Lägenhetsbeståndet har ökat varje år. Det beror dels på lägenhetsenhetens framgångsrika arbete med att skaffa nya lägenheter men även på att andelen övertag varit betydligt lägre än nyanskaffningen. Stadsområdena bör därför arbeta både mer förebyggande och mer aktivt med att andrahandshyresgästerna ska ta över sina kontrakt. Det största hindret för övertag är att den boende inte sköter sina hyresbetalningar och det är därför där stadsområdena i första hand bör försöka öka såväl de förebyggande som aktiva insatserna. s granskning av tillsynen av andrahandslägenheter visar att den inte skett enligt gällande regler/överenskommelser. Lägenhetsenhetens samarbete med fastighetsägarna och arbetet med att anskaffa nya lägenheter riskerar att försämras/försvåras om inte kommunen utför den tillsyn som man utlovat när man erhåller lägenhetskontrakt för socialt boende. Det pågår en utredning på stadskontoret om den framtida tillsynen. Granskningen visar att tillsynen måste förbättras. Rapport Sociala lägenheter(209100)_tmp 15 (15)