Handledning Redovisning av kompetensförsörjning 2007:42
ESV:s handledningar är till stöd för hur föreskrifter och allmänna råd ska tolkas och användas inom områden där ESV är normerande. Publikationen kan laddas ner som PDF och beställas från www.esv.se. Word-format kan tillhandahållas via Publikationsservice. För statligt anställda är ESV:s publikationer kostnadsfria, övriga debiteras. Beställningar kan även göras via: Ekonomistyrningsverket, Publikationsservice Box 45316, 104 30 Stockholm publikationsservice@esv.se Fax: 08-690 45 10 Dnr: 53-1456/2007 ISBN: 978-91-7249-252-2 Copyright: ESV Författare/motsv: Annika Lysén Layout: Marie Hellman Omslag: 2004 Comstock Images LLC Tryckeri: Åtta.45 Tryckeri AB, Västerås 2008
Förord Detta är en handledning för redovisning av kompetensförsörjning. Den baseras på de regler för redovisningen som finns i 3 kap 3 i förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Dessa regler infördes 2006 och innebär att redovisningen av kompetensförsörjningen tydligare kopplas ihop med verksamheten. Ekonomistyrningsverket, ESV, har tagit fram denna handledning för att ge stöd till myndigheterna i arbetet med att ta fram en redovisning som i högre grad stämmer överens med de nya reglerna. Målet är att redovisningarna ska ge regeringen den information som behövs, för att bedöma om myndigheternas kompetensförsörjning svarar mot verksamhetens behov. Samtidigt kan myndigheterna själva få en bättre förståelse, och därmed bättre kvalitet, på arbetet med kompetensförsörjning. Handledningen har utarbetats av ESV, i samråd med Verket för förvaltningsutveckling, Verva. Annika Lysén, Kenneth Eliasson och Josefina Selin har arbetat med att ta fram handledningen. Den fokuserar på själva redovisningen av kompetensförsörjningen i en myndighets årsredovisning. För den som vill läsa mer om hur myndigheter kan arbeta med kompetensförsörjning hänvisas till Verva. Tilläggas bör också att från och med den 1 januari 2008 träder ett nytt regelverk kring intern styrning och kontroll i kraft. Detta kan påverka myndigheternas analys av kompetensförsörjning. ESV tar för närvarande fram en handledning kring just detta regelverk, som beräknas bli klar våren 2008. Susanne Jansson Avdelningsschef
Innehåll Inledning 7 Från personalstruktur till kompetensförsörjning 9 Enkel logik - men svår analys 10 Steg 1 Inventering, analys och planering 11 Steg 2 Åtgärder för kompetens vidtas 12 Steg 3 Måluppfyllelseanalys 13 Steg 4 Redovisning av åtgärder för kompetens 14 Steg 5 Redovisning av analys och bedömning 15 En verksgemensam angelägenhet 16 En angelägenhet för både regering och myndighet 17 Goda exempel 18 Krav på flexibel kompetensförsörjning för att uppnå verksamhetens mål 18 Kompetens för ett europeiskt forskningsuniversitet 19 Kompetensförsörjning för ett jämställt transportsystem 19 Smittskyddsinstitutet vidtar åtgärder för kompetensöverföring 20 Hög personalomsättning skapar svårigheter att nå verksamhetens mål 20 Kompetensförsörjning i en stor förändringsprocess 21 Referenser 22
Inledning Inledning Kompetens är vår ledstjärna! Det är ett påstående som alla i statsförvaltningen bör kunna skriva under på. Statlig verksamhet är mycket kunskapsintensiv och personalen, med den kompetens den besitter, är dess viktigaste tillgång. Samtidigt är den i regel myndigheternas största kostnad. Förmågan att rekrytera, attrahera, utveckla, behålla och ibland även avveckla kompetens är avgörande för att uppnå verksamhetens mål. Det är regeringen som har det yttersta ansvaret för att kompetensförsörjningen fungerar, men det operativa ansvaret är delegerat till myndigheternas chefer. För att kunna följa utvecklingen av kompetensförsörjningen inom statsförvaltningen begär regeringen in redovisningar på detta område i myndigheternas årsredovisningar. Från och med 2006 finns inte längre separata krav för denna redovisning i regeringsuppdrag och i regleringsbrev. Reglerna som nu gäller finns istället i 3 kap 3 i förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag. Denna förordningstext består av två delar: 1. Myndigheten ska redovisa de åtgärder som har vidtagits i syfte att säkerställa att kompetens finns för att nå verksamhetens mål. 2. I redovisningen ska det ingå en analys och bedömning av hur de vidtagna åtgärderna sammantaget har bidragit till att nå verksamhetens mål. Det här är ett nytt sätt att redovisa jämfört med tidigare. Förändringen betyder att redovisningen av kompetensförsörjningen har fått en starkare koppling till verksamheten. En genomgång av 40 årsredovisningar, som ESV har gjort, visar dock att de flesta av myndigheterna inte redovisar enligt de nya reglerna. Även Verket för förvaltningsutveckling, Verva, konstaterar i en rapport att det är få myndigheter, som gör en analys och bedömning av om åtgärderna sammantaget har bidragit till verksamhetens mål 1. För att ge stöd till myndigheterna i arbetet att få en redovisning som tydligare stämmer överens med de nya reglerna, har ESV tagit fram denna handledning. 1 Verva 2007:14 Handledning för redovisning av kompetensförsörjning 7
inledning Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag 3 Kap Kompetensförsörjning 3 Myndigheten skall redovisa de åtgärder som har vidtagits i syfte att säkerställa att kompetens finns för att nå verksamhetens mål. I redovisningen skall det ingå en analys och en bedömning av hur de vidtagna åtgärderna sammantaget har bidragit till att nå verksamhetens mål. ESV:s föreskrifter till 3 kap 3 Redovisningens innehåll skall anpassas till myndighetens specifika förutsättningar och regeringens behov av information. Redovisningen skall baseras på dokumenterade data och mätmetoder. ESV:s allmänna råd till 3 kap. 3 Med kompetensförsörjning avses här att säkerställa att kompetens finns för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov på både kort och lång sikt. Med verksamhetens mål avses myndighetens mål enligt 3 kap. 1 första stycket. Analysen och bedömningen bör avse de sammantagna åtgärder som vidtagits i relation till verksamhetens mål. Det kan t.ex. avse åtgärder som syftat till att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla kompetens, samt åtgärder för kompetensöverföring. 8 handledning för redovisning av kompetensförsörjning
Från personalstruktur till kompetensförsörjning Från personalstruktur till kompetensförsörjning Regeringen har tidigare krävt att myndigheterna återrapporterar sina mål med kompetensförsörjningen och åtgärder de har vidtagit för att nå dessa mål. Redovisningen skulle fokusera på personalens åldersstruktur, könsfördelning, rörlighet och myndigheternas etniska och kulturella mångfald. 2 Redovisningarna har som en konsekvens av detta gett en bild över hur personalstrukturen ser ut på myndigheterna. Med personalstruktur menas sammansättningen av myndighetens personal. Kompetensförsörjning däremot innebär att säkerställa att kompetens finns för att nå verksamhetens mål och tillgodose dess behov på både kort och lång sikt 3. Med kompetens menas förmågan och viljan hos en individ att utföra en konkret arbetsuppgift genom att tillämpa kunskaper och färdigheter. 4 I de nya reglerna är det alltså inte personalstrukturen utan kompetensförsörjningen som står i centrum. Det finns heller inga formella krav på att redovisa mål för kompetensförsörjningen eller att ha en redovisning som är utformad på basis av olika kompetenskategorier. Om regeringen särskilt vill belysa någon specifik fråga kan den emellertid ställa upp särskilda återrapporteringskrav i regleringsbrevet för en myndighet. Personalstrukturen är dock en faktor som ibland påverkar kompetensförsörjningen och därmed även verksamheten. Detta kan i sig föranleda åtgärder, som då bör redovisas. En hög medelålder till exempel kan göra att myndigheten måste vidta åtgärder för att tillgodose kompetensbehovet på sikt. Det kan också behövas förklaringar och problematiseringar över varför vissa åtgärder har vidtagits eller varför andra inte vidtagits. Redovisningen ska då anpassas till hur väsentlig frågan är för myndigheten. Kompetens behöver inte heller nödvändigtvis vara relaterat enbart till den anställda personalen. Kompetens kan även tillföras myndigheten via andra kanaler, såsom anlitande av konsulter, inlåning av personal och samverkan med andra aktörer. 2 Regeringskansliet, Fi 2004.355 3 Förordning (2000:605) om årsredovisning och budgetunderlag 4 Statens Kvalitets- och kompetensråd, 2003 Handledning för redovisning av kompetensförsörjning 9
Enkel logik - men svår analys Enkel logik - men svår analys Kompetens är nödvändig för att en myndighets verksamhet ska kunna bedrivas på ett sådant sätt att målen uppnås. Om relevant kompetens inte finns måste myndigheten vidta åtgärder. Kompetens Verksamhet Verksamhetens mål Den logiska kopplingen mellan kompetens och verksamhetens måluppfyllelse kan i teorin tyckas självklar. Det är dock svårare att i praktiken göra en relevant analys och bedömning över kopplingen mellan de båda, särskilt med tanke på att reglerna lyfter fram hur åtgärderna för kompetensförsörjning ska ha bidragit till verksamhetens mål. Att just åtgärderna lyfts fram reflekterar vikten av att de verkligen ska bidra till verksamhetens måluppfyllelse. Det går alltid att förvärva mer kunskap och färdigheter, men de bidrar bara till måluppfyllelse om de är relevanta. En annan svårighet är årsredovisningens begränsade tidsperspektiv i relation till kompetensförsörjningens mer långsiktiga perspektiv. För att komma fram till hur en myndighet bör redovisa kompetensförsörjningen behöver resonemanget om kompetens och verksamhetens mål utvecklas och redovisningen placeras i sitt sammanhang. I figuren ovan sätts måluppfyllelseanalysen i centrum, vilket åskådliggör att arbetet med kompetensförsörjning ska bidra till att myndigheten uppnår sina mål. 1 Inventering Analys Planering 2 Åtgärder för kompetens vidtas 3 Måluppfyllelseanalys 4 Redovisning av åtgärder för kompetens 5 Redovisning av analys och bedömning Redovisningen blir sedan ett tillfälle att bedöma om åtgärderna avseende kompetensförsörjning verkligen har gjort detta. Bilden är schematisk och särskiljer de olika stegen. I praktiken går de in i varandra, men för tydlighetens skull låter vi dem stå för sig själva. Bilden ska ses som en illustration av arbetet med redovisningen av kompetensförsörjningen och måste tolkas utifrån varje myndighets specifika verksamhet. 10 Handledning för redovisning av kompetensförsörjning
Steg 1 inventering, analys och planering Steg 1 Inventering, analys och planering Varje myndighet behöver göra en analys av vilken kompetens som behövs för att myndighetens mål ska kunna uppfyllas. Utgångspunkten är verksamhetens behov och organisationens förutsättningar. Kompetensanalyser och planer syftar till att kartlägga befintlig kompetens och planera för framtida behov på såväl individ- som organisationsnivå. 5 I detta sammanhang är även en riskbedömning angelägen. Den bör utgöra en del av myndighetens övergripande risk- och sårbarhetsanalys. Myndigheten kanske är särskilt sårbar inom ett visst område, vilket kan föranleda åtgärder. 6 Det finns många olika metoder för att göra kompetensanalyser och tillvägagångssättet måste anpassas till respektive myndighet. Det är inte säkert att kompetensbehovet ser lika ut över åren. Därför bör man ställa sig frågan vilka behov som finns på kort respektive lång sikt. När kompetensbehovet är belyst, börjar planeringen av åtgärder för kompetensförsörjning. Om myndighetens chefer arbetar strategiskt med kompetensplaneringen blir det lättare att identifiera åtgärder som behöver vidtas och det blir tydligare hur kompetensförsörjningen relaterar till verksamhetens mål. Det ökar dessutom möjligheterna att sedan få ett helhetsperspektiv på redovisningen. 5 Staten Kvalitets- och kompetensråd, 2003 6 Från den 1 januari 2008 träder ett nytt regelverk kring intern styrning och kontroll i kraft. Detta kan påverka den analys av kompetensförsörjning som görs hos de myndigheter som omfattas av internrevisionsförordningen (2006:1228) och därmed också av förordning (2007:603) om intern styrning och kontroll. Handledning för redovisning av kompetensförsörjning 11
Steg 2 åtgärder för kompetens vidtas Steg 2 Åtgärder för kompetens vidtas I ESV:s allmänna råd till 3 kap. 3 lyfts åtgärder fram som syftar till att attrahera, rekrytera, utveckla, behålla och avveckla kompetens, samt åtgärder för kompetensöverföring. I en kunskapsintensiv verksamhet är det viktigt att attrahera och rekrytera de personer som man behöver. Ännu viktigare är det att behålla och motivera dem som redan bidrar till verksamheten. Samtidigt ställs hela tiden nya och förändrade krav på myndigheten, som kan skapa behov av utveckling eller kanske till och med avveckling av befintlig kompetens. 7 De myndigheter som aktivt arbetar med detta får en bättre beredskap för förändringar. Åtgärderna behöver inte enbart handla om att rekrytera nya och utveckla redan anställda personer. En myndighets samverkansmöjligheter kan också vara en del av kompetensförsörjningen. Det kan till exempel handla om att utveckla nätverk med andra myndigheter eller att dra nytta av konsultinsatser. Det kan även handla om att leda och fördela arbetet på ett nytt sätt som resulterar i att myndigheten tar tillvara de anställdas kompetens på ett mer effektivt sätt. Eftersom redovisningen ska baseras på dokumenterade data och mätmetoder är det viktigt att i det här skedet dokumentera de åtgärder som vidtas. Dessutom bör myndigheten planera för uppföljning och utvärdering av åtgärderna, eftersom det skapar en grund för analys och bedömning i redovisningen. 7 Statens Kvalitets- och kompetensråd, 2003 12 handledning för redovisning av kompetensförsörjning
Steg 3 Måluppfyllelseanalys Steg 3 Måluppfyllelseanalys Steg tre är myndighetens måluppfyllelseanalys. Med det åsyftas den måluppfyllelseanalys som avser myndighetens hela verksamhet och som ska ingå i årsredovisningen. I reglerna om kompetensförsörjning står att det ska ingå en analys och bedömning av hur de vidtagna åtgärderna sammantaget har bidragit till att nå verksamhetens mål. Detta förutsätter att en måluppfyllelseanalys för hela verksamheten ska vara gjord när det är dags för bedömning och analys av åtgärder för kompetensförsörjningen. En måluppfyllelseanalys handlar dels om att följa upp måluppfyllelsen, dels om att bedöma om verksamheten har varit den rätta för att uppnå målet. ESV har tagit fram en särskild vägledning som presenterar metoder och angreppssätt för detta (ESV 2006:7). Måluppfyllelseanalysen är ofta den svagaste länken i många resultatredovisningar. 8 Ser vi till en myndighets praktiska verklighet kan det vara svårt att ha hela måluppfyllelseanalysen klar innan arbetet med redovisningen av kompetensförsörjningen tar vid. Det är i detta avseende särskilt viktigt att redovisningen integreras i arbetet med resten av årsredovisningen. 8 ESV 2002:14 Handledning för redovisning av kompetensförsörjning 13
Steg 4 Redovisning av åtgärder för kompetens Steg 4 Redovisning av åtgärder för kompetens Den första delen i själva redovisningen av kompetensförsörjningen är en redovisning av de åtgärder som vidtogs i steg 2. Den ska göras i relation till vad som är väsentligt för verksamheten. Detta blir en uppföljning av myndighetens kompetensplaner. Åtgärderna ska vara sådana att de ska ha vidtagits i syfte att säkerställa att kompetens finns. Det innebär att vissa åtgärder kan ha ett framtida syfte, som vid tiden för redovisningen inte har hunnit bidra till att nå verksamhetens mål. De bör ändå redovisas. Ett sådant exempel skulle kunna vara utformandet av en strategi för kompetensöverföring inför kommande generationsväxling. I detta steg gäller det för myndigheten att hitta en ambitionsnivå på redovisningen som är relevant i relation till myndighetens storlek och problembild. Är kompetensförsörjningen särskilt problematisk finns det anledning att ha en mer utvecklad redovisning. Det behövs alltså inte en fullständig redovisning av precis alla åtgärder som myndigheten har vidtagit, utan en redovisning som visar att myndigheten tar sitt ansvar för kompetensförsörjningen. 14 Handledning för redovisning av kompetensförsörjning
Steg 5 redovisning av analys och bedömning Steg 5 Redovisning av analys och bedömning Den andra delen i redovisningen kopplar ihop verksamhetens mål och åtgärderna som syftade till att säkerställa kompetensen. Analysen baseras alltså på steg 2 och steg 3. Myndigheten ska göra en bedömning av om åtgärderna har lett till någon effekt på verksamheten och därmed på målet för densamma. På detta sätt får läsaren av årsredovisningen en uppfattning om arbetet med kompetensförsörjning säkerställer myndighetens kompetens. Analysen skapar också en lärandeprocess hos myndigheten och blir ett viktigt bidrag inför nästa planeringsprocess. Om det förs en kontinuerlig dialog på myndigheten under verksamhetsåret skapas en grund för analysen. Den första frågan som myndigheten bör ställa är om åtgärderna ledde till att uppnå rätt kompetens. Den andra frågan handlar om kompetensen bidrog till att uppnå målet. Här bör ett resonemang finnas om hur myndighetens kompetens ledde till verksamhetens måluppfyllelse. Om inte den rätta kompetensen finns bör myndigheten ställa sig frågan om åtgärderna för kompetensförsörjningen varit de rätta. Satsningar på till exempel vidareutbildning av personal eller vissa rekryteringar kan ha visat sig felaktiga. Ett sådant fall skulle innebära att man är tvungen att modifiera åtgärderna för att uppnå rätt kompetens. Om åtgärderna som vidtagits är långsiktiga och kan bedömas först efter flera år, går det inte att visa att de har bidragit till att nå verksamhetens mål. Det är dock viktigt att myndigheten resonerar om det tänkta orsakssambandet mellan åtgärderna och verksamhetens mål. Handledning för redovisning av kompetensförsörjning 15
En verksgemensam angelägenhet En verksgemensam angelägenhet Vanligtvis är det personalchefen som har det praktiska ansvaret för att ta fram redovisningen av kompetensförsörjningen. För att få till stånd den tydligare kopplingen till verksamhetens mål är det angeläget med ett verksövergripande engagemang. ESV:s erfarenheter är att de myndigheter som gör arbetet med årsredovisningen till en verksgemensam process, där man på ett tidigt stadium involverar olika avdelningar, har bättre årsredovisningar. 9 Att integrera kompetensförsörjningen mer i den övergripande processen kan underlätta att få en tydligare koppling till verksamhetens mål. 9 ESV 2002:14 16 Handledning för redovisning av kompetensförsörjning
En angelägenhet för både regering och myndighet En angelägenhet för både regering och myndighet I och med att kravet på redovisningen av kompetensförsörjning fördes in i förordningen om årsredovisning och budgetunderlag gjordes frågan mer verksamhetsanpassad. Det innebär att varje myndighet nu har stort utrymme att utforma sin redovisning av kompetensförsörjning utifrån sin specifika verksamhet. Denna frihet medför också ett stort ansvar att redovisa sådant som är väsentligt för regeringens uppföljning och prövning av verksamheten i relation till kompetensförsörjningen. Regeringen har ju det övergripande strategiska ansvaret för kompetensförsörjning i staten, men har delegerat det operativa ansvaret till myndigheternas chefer. Målet är en samordnad arbetsgivarpolitik som säkerställer att kompetens finns för att nå verksamhetens mål. Redovisningen blir därför en viktig signal tillbaka om myndigheten tar ansvar för sin kompetensförsörjning och därmed för sin förmåga att uppnå målen med verksamheten. Parallellt med den redovisning av kompetensförsörjning som sker i årsredovisningarna lämnar myndigheterna uppgifter om kompetenskategorier (lednings-, kärn- och stödkompetens) till Arbetsgivarverket. Baserat på den indelningen redovisar Arbetsgivarverket myndighetsspecifik statistik över personalrörlighet, åldersstruktur, könsfördelning, samt lönenivåer och löneutveckling för de olika kompetenskategorierna. Som jämförelsematerial tas motsvarande statistik fram för staten som helhet. Tillsammans med myndighetens mer kvalitativa redogörelse i årsredovisningen utgör denna statistik grunden för regeringens uppföljningav den statliga arbetsgivarpolitiken och för dialogen med respektive myndighet. Redovisningen av kompetensförsörjningen är naturligtvis inte en angelägenhet enbart för regeringen. Den är viktig även för myndigheten, eftersom redovisningen blir ett tillfälle att ställa sig frågan om kompetensen är anpassad till verksamhetens mål, krav och förutsättningar, och om det finns brister och problem. Den analys och bedömning som görs i samband med redovisningen blir ett viktigt underlag inför nästa års planering av åtgärder för kompetensförsörjning. Handledning för redovisning av kompetensförsörjning 17
Goda Exempel Goda exempel Vid en genomgång av 2006 års årsredovisningar som ESV gjort, har det varit svårt att hitta exempel på myndigheter som har redovisat enligt de nya reglerna. Det går dock att göra några axplock bland årsredovisningarna som kan inspirera till vidare arbete. Vissa av dem är utvalda för att belysa enbart någon enskild aspekt som illustrerar redovisningen i relation till de nya reglerna, medan andra är utvalda för sin redovisning som helhet. Nedan presenteras sammanfattningar av dessa exempel. Krav på flexibel kompetensförsörjning för att uppnå verksamhetens mål Migrationsverket är ett exempel på en myndighet som gör en bedömning och analys av vidtagna åtgärder i relation till verksamhetens mål. Migrationsverket behöver korta handläggningstider, med beslut som är fattade på ett rättssäkert sätt. Antalet personer som ansöker om asyl varierar mellan åren och Migrationsverket är därför tvunget att anpassa sig snabbt till förändringar i omvärlden. Detta påverkar myndighetens arbete med kompetensförsörjning. I årsredovisningen lyfts en mängd olika åtgärder fram som vidtagits för att myndigheten ska få den kompetens som behövs för att uppnå verksamhetens mål. En bedömning görs om åtgärderna har varit relevanta för verksamheten och ett resonemang förs om problemen gällande åtgärderna. Denna bedömning är framför allt grundad på en regelbunden dialog om kompetensen i relation till verksamhetens produktion. Löpande görs månadsrapporter som kopplar ihop produktion, ekonomi och personalresurser, vilket underlättar bedömningen av åtgärderna. Migrationsverket problematiserar frågan om kompetensförsörjningen och skriver i sin årsredovisning: Ovan redovisas de åtgärder som Migrationsverket vidtagit under 2006 för att säkerställa att verket har det antal anställda som krävs för att nå målen för verksamheten och att dessa medarbetare har rätt kompetens för detta. Verkets bedömning är att huvuddelen av åtgärderna varit ändamålsenliga. Bland annat kunde personal snabbt sättas in och klara prövningen med den tillfälliga utlänningslagen, verket har bemannat det nya verksamhetsområdet förvaltningsprocess och har avvecklat barn- och ungdomsenheterna. Helt tillfredsställande åtgärder har dock inte kunnat vidtas för att nå verksamhetens mål. Verkets största problem när det gäller att nå målen är den fluktuerande verksamheten i förhållande till budgetprocessen. Verket saknar ekonomiska möjligheter att vidta åtgärder vid rätt tidpunkt för att alltid ha rätt bemanning i förhållande till den aktuella mängden ärenden. Detta gäller både för rekrytering vid uppgång och för avveckling vid nedgång utan att avvecklingskostnaderna tär på produktionsresurserna. 18 Handledning för redovisning av kompetensförsörjning
Goda Exempel Kompetens för ett europeiskt forskningsuniversitet Örebro Universitet visar i sin årsredovisning vilka åtgärder som har vidtagits för att säkerställa att kompetens finns. Universitetet har en målsättning att till 2015 vara ett europeiskt forskningsuniversitet. I årsredovisningen lyfts fram att antalet doktorander har ökat under det senaste året, liksom antalet disputationer. Den vetenskapliga produktionen har utvecklats starkt och antalet publiceringar i internationella referenstidskrifter har ökat med 20 procent. Universitet har alltså tagit tydliga steg framåt för att uppnå målet. En rad åtgärder har vidtagits för att säkerställa att kompetens finns för att uppnå målet, vilka redovisas i årsredovisningen. - Universitetet har utökat andelen disputerade lärare. - En vicerektor för internationalisering och kvalitetssystem har utnämnts. - Samarbete med andra internationella lärosäten har intensifierats. - Samverkan med näringsliv och kommuner har utvecklats. - Inom det humanistiskt-samhällsvetenskapliga vetenskapsområdet har antalet forskarassistenter ökat från en till tio. På ett område har universitetet inte uppnått målsättningarna. En ansökan som gjordes till Högskoleverket om examensrättigheter för läkarstudenter beviljades inte. Eftersom brister identifierats har åtgärder avseende kompetensförsörjning vidtagits. - Bindande avtal med utländska ledande universitet inom det biomedicinska området håller på att träffas. - Universitetet anställer ytterligare ett tjugotal professorer i medicin och biomedicin. Universitetet integrerar de olika verksamhetsområdenas planer för kompetensförsörjningen med institutionernas och avdelningarnas verksamhetsplaner.arbetet med kompetensförsörjningsplanen för perioden 2006-2007 anpassades till regeringens beslut om utökat antal platser de närmaste åren. Detta fick till följd att administrativa stödsystem effektiviserades i syfte att frigöra resurser för utbildning och forskning. I det personalpolitiska programmet finns en nära koppling mellan verksamhet och kompetensförsörjning. Där anges att universitetets personalpolitiska program har som mål att Örebro universitet av studenterna skall uppfattas som ett lärosäte med hög kvalité i undervisning och forskning och där medarbetarnas trivsel är hög och arbetsmiljön god. Kompetensförsörjning för ett jämställt transportsystem Vägverket är ett exempel på hur en myndighet har kopplat samman verksamhetens mål med strukturen hos vissa personalgrupper. Ett av Vägverkets verksamhetsmål syftar till ett jämställt vägtransportsystem, som är utformat så att det svarar mot både kvinnors och mäns transportbehov. Enligt årsredovisningen är en förutsättning för detta att både kvinnors och mäns värderingar och åsikter påver- Handledning för redovisning av kompetensförsörjning 19
Goda Exempel kar vägtransportsystemets tillkomst, utformning och förvaltning. För att bedöma måluppfyllelsen utgår Vägverket från graden av integrering i verksamheten, det vill säga hur mycket den genomsyras av jämställdhetsperspektivet. Detta påverkar arbetet med kompetensförsörjningen, vilket också reflekteras i årsredovisningen. I ett särskilt avsnitt om ett jämställt vägtransportsystem framhävs vikten av att båda könen finns representerade i grupper där beslut fattas. Detta innebär inte att besluten automatiskt får ett jämställdhetsperspektiv, men det är ett grundläggande steg. Därför redovisar Vägverket hur de båda könen är representerade i Vägverkets styrelse, i ledningsgruppen, bland cheferna, de utvecklingsansvariga och bland projektledare. Vidare redovisas särskilda åtgärder för att få en integrering av jämställdhetsperspektivet. I avsnittet om kompetensförsörjning anges att nästan 50 procent av medarbetarna i strategiska personalgrupper har genomgått utbildning i jämställdhet, i syfte att öka förmågan att tillämpa ett jämställdhetsperspektiv i den dagliga verksamheten. Smittskyddsinstitutet vidtar åtgärder för kompetensöverföring I sin årsredovisning lyfter Smittskyddsinstitutet, SMI, fram problem med att en viss kategori medarbetare når pensionsålder och vad som gjorts för att myndigheten ändå ska ha rätt kompetens. SMI skriver i sin årsredovisning: Genom ett antal nyrekryteringar av yngre akademiker inom vårt kompetensområde har vi lyckats få in ny kompetens som är av vikt för verksamheten. Smittskyddsinstitutet lyfter även fram svårigheter att rekrytera en viss typ av specialister, men redovisar också hur man har tacklat frågan. SMI har fortfarande svårigheter att rekrytera läkare inom klinisk mikrobiologi. Genom att några läkare kvarstår i tjänst efter 65 år, med kompetens inom detta område, kan vi rekrytera yngre läkare utan denna spetskompetens. Detta medför dock en längre upplärningsperiod och ökade personalkostnader. Hög personalomsättning skapar svårigheter att nå verksamhetens mål Patent- och registreringsverket, PRV, lyfter i sin årsredovisning upp problem med att rekrytera personal för att uppnå verksamhetens mål. PRV:s personal är mycket attraktiv på arbetsmarknaden, på grund av sina specialkunskaper. Detta innebär att personalomsättningen är stor och därför överrekryteras personal för att verksamheten inte ska bli lidande. PRV arbetar också intensivt för att behålla kompetens genom olika åtgärder. Ändå tappar man folk. Situationen gjorde att en avdelning på PRV inte helt nådde upp till sina verksamhetsmål, vilket framgår i inledningen i årsredovisningen. En oväntat hög personalomsättning, främst betingad av en snabb förbättring av arbetsmarknadsläget för civilingenjörer, gör 20 Handledning för redovisning av kompetensförsörjning
Goda Exempel att patentavdelningen inte fullt ut når sina verksamhetsmål. Kompetensförsörjning i en stor förändringsprocess Försvarets materielverk, FMV är ett exempel på en myndighet som redovisar åtgärder för kompetensförsörjning för att möta verksamhetens nya krav. FMV är en myndighet som befinner sig i en stor förändringsprocess. Utifrån kraftiga besparingskrav, kombinerat med krav på bättre leveranssäkerhet, har myndigheten gjort en grundläggande analys av hur dess kompetensförsörjning ska se ut. I årsredovisningen lyfts en rad åtgärder upp, som tar sin utgångspunkt i myndighetens förändringsarbete. En modell för kompetensförsörjning har utarbetats för att FMV:s kompetens kontinuerligt ska anpassas till nya krav. Fokus har varit kompetensutveckling, kompetensväxling och frivilliga avgångar och uppsägningar. Utmaningen har varit att minska personalstyrkan och samtidigt behålla och utveckla kompetens. FMV redovisar - Åtgärder för att behålla, stimulera och utveckla medarbetare: utbildningsprogram, karriärplaneringsstöd, mentorprogram och professionella nätverk - Åtgärder för att utveckla kompetensen: kartläggning av kompetensbehov, deltagande i internationella samarbetsprojekt, projektledarutbildningar, inköpslicensutbildning - Ledarförsörjning och ledarutveckling: ledarförsörjningsmodell, kriterier för urval till ledarbefattningar, utbildning för uppdragsledare FMV bedömer att förmågan att fullgöra leveransåtaganden i stort sett är opåverkad trots kraftiga neddragningar i organisationen. Det förklaras med nya sätt att arbeta och tydligare prioriteringar. Sammantaget är bedömningen att åtgärderna för kompetensförsörjning som har redovisats bidragit till att utveckla FMV:s kompetens i den riktning som krävs, bland annat genom att utbildningsaktiviteterna fokuserat på omställning och förändring. Tack vare de vidtagna åtgärderna har visst utrymme skapats för rekrytering av viss ny kompetens under 2007 och 2008. Handledning för redovisning av kompetensförsörjning 21
referenser Referenser ESV 2002:14, Effektiv resultatredovisning ESV 2006:7, Måluppfyllelseanalys, Hur måluppfyllelse, effekter och effektivitet kan undersökas och rapporteras Regeringskansliet: Fi 2004.355 Myndigheternas redovisning av kompetensförsörjningen i årsredovisningen för 2004 en vägledning Statens Kvalitets- och kompetensråd, numera Verva: 2003 Om betydelsen av strategisk kompetensförsörjning, Verva, Verket för Förvaltningsutveckling: 2007:14, Kompetensförsörjning i statsförvaltningen, Årsredovisning 2006 Vägverket Årsredovisning 2006 Smittskyddsinstitutet Årsredovisning 2006 Patent- och registreringsverket Årsredovisning 2006 Försvarets Materielverk Årsredovisning 2006 Örebro Universitet Årsredovisning 2006 Migrationsverket 22 handledning för redovisning av kompetensförsörjning
ESV:s publikationer 2007 2007 2007:43 Utvärdering av modeller för lån till anläggningstillgångar resp. räntekonto med kredit 2007:39 Budgetprognos 2007:4 2007:38 Handledning för systemdokumentation och behandlingshistorik för e-fakturalösning 2007:36 Kartläggning av offentligrättsliga avgifter 2007:34 Styrning av statliga myndigheters tjänsteexport 2007:33 Gemensamma lösningar för effektivare adminstration 2007:32 Resultatindikatorer - en idéskrift 2007:30 Handledning för leverantörsbearbetning i staten (e-faktura) 2007:29 Handledning för utgående e-faktura 2007:27 Förstudie om ramavtal och adminstrativ effektivisering 2007:26 Tidsserier Statsbudgeten 2006 2007:25 Budgetprognos 2007:3 2007:24 Budgetprognos 2007:2 2007:23 Resultat och styrning i statsförvaltningen 2007:22 Myndighet startar - myndighet upphör 2007:21 Avgifter 2006 2007:20 Budgetprognos 2007:1 2007:19 Kloka avvägningar? Hur kontroll av utbetalningar från trygghetssystemen styrs 2007:18 Underlag till årsredovisning för staten 2006 2007:17 Redovisning av utlåningsverksamhet 2007:16 Basbok i statlig redovisning 2007:15 Tidredovisning behövs i statlig förvaltning 2007:14 Inkomstliggaren 2007 2007:12 Handledning för myndigheters hantering av rättsfrågor vid elektronisk fakturering 2007:11 Handledning för Svefaktura i staten 2007:10 Handledning förenklad kalkyl för e-faktura 2007:9 Handledning införandestrategi för e-faktura 2007:8 Vägledning inför avrop från ramavtal för e-faktura 2007:7 Handledning för fakturahantering i staten 2007:6 ESV:s årsredovisning 2006 2007:5 Ekonomiadministrativa värden (EA-värden) 2007:4 Statsbudgetens utfall 2006 2007:2 EA 2007 - Ekonomiadministrativa bestämmelser för statlig verksamhet 2007:1 Budgetprognos 2007:0
ESV utvecklar och förvaltar en effektiv ekonomisk styrning av staten. Vi tar fram bra beslutsunderlag för den ekonomiska politiken. Vi skapar goda förutsättningar för regering och riksdag till en tydlig och effektiv styrning av statliga myndigheter. Vi säkerställer god tillgång för myndigheterna till bra metoder och effektivt stöd i sin verksamhetsstyrning. ESV har bred och djup kompetens och arbetar i nära samverkan med Regeringskansliet och myndigheterna. Ekonomistyrningsverket Drottninggatan 89 Box 45316 104 30 Stockholm Tfn 08-690 43 00 Fax 08-690 43 50 www.esv.se ISBN 978-91-7249-252-2