2015-12-09 (ON 106) tog omsorgsnämnden beslutet att uppdra till förvaltningen att minska antalet bokare med 1,0 årsarbetare inom bemanningsenheten snarast under 2016 samt att bemanningsenhetens administration ska vara avvecklad senast 2017-01-01 Till grund för projektet ligger Nybro kommuns styrprinciper; God ekonomisk hushållning tillgängliga ekonomiska resurser är en ram för möjlig verksamhet och tilldelad ram ska hållas. Helhetssyn och kommunnytta Nybro kommuns bästa är överordnat enskilda verksamheters och bolags behov och önskemål samt Dialog styrningen sker genom dialog på olika nivåer i organisation kring resurser och mål samt i undantag genom uppdrag som ges under löpande verksamhetsår. Omsorgsnämndens mål Omsorgsnämnden ska ha en budget i balans ligger också till grund för projektet. Förslagen bygger på att två av de ursprungliga fem administrativa tjänster omfördelas till en samordnande tjänst på respektive förvaltning. Detta för att säkerställa att de administrativa arbetsuppgifter (förutom direkt vikarieanskaffning) som idag utförs av bemanningsenheten kan hanteras även efter avvecklingen. Även om tjänsterna inrättas i respektive förvaltning behövs ett naturligt samarbete enligt nedan. Förvaltningscheferna i respektive förvaltning föreslås i samband med omorganisationen ta ställning till om turordningskretsarna för omsorgsassistenterna ska delas i samband med omorganisationen. Det finns inget som hindrar att ett tätt samarbete fortfarande kan ske mellan förvaltningarna gällande rekrytering och bemanningsfrågor, dock finns vinster gällande LAS och förhoppningar om framtida externrekryteringar. Då all omsorgsverksamhet är personalintensiv behövs en övergripande funktion för rekrytering av vikarie samt register på var vikarierna är introducerade. Företräde enligt LAS behöver också hanteras på ett rättssäkert sätt samt de medarbetare som av organisatoriska skäl saknar fast placering.
Administrationen av semestervikariaten är en stor del i detta och rutiner finns i dagens organisation som går att överföra. Ur rekryteringssynpunkt behövs också en funktion som är väl insatt i verksamheternas alla delar vid marknadsföring, nyrekrytering och praktiksamordning. Då organisationen av övriga stödfunktioner idag ser olika ut mellan förvaltningarna skiljer sig förslagen åt. Omsorgsförvaltningen har idag planerare som arbetar med personalplanering direkt i verksamheten. Inom IFF är arbetsgrupperna direkt delaktiga i vakanserna och man har längre tradition av flexibla arbetstidslösningar. Därmed kan innehållet i dessa samordnande tjänster komma att skilja på vissa punkter och IFF kan behöva utöka med ytterligare stödfunktion i vikarieanskaffningen. Omorganisationen föreslås genomföras under oktober månad för att ledigheterna under jul- och nyårshelgen ska kunna administreras av den nya organisationen. Utifrån projektdirektivet har olika möjligheter diskuterats, ett förslag har byggt på ökad grundbemanning, ett annat på att fortsätta med en central poolenhet inom omsorgsförvaltningen. Ett tredje alternativ är en uppdelad organisation som knyts till enheterna. Efter dialog med styrgruppen för projektet är det en uppdelad poolorganisation som presenteras nedan. Ersättare vid frånvaro Dagens organisation för vikarieanskaffning vid oplanerad frånvaro är komplex. En vakans kan hanteras i flera led innan chef slutligen fattar beslut om att beordra ordinarie personal att arbeta (se bilaga 1). Som alternativ föreslås följande inriktning att arbeta efter: Poolanställda i geografiskt område Som poolpersonal har man tillhörighet hos en enhetschef (säbo eller hemtjänst) och är specialiserad på att antingen jobba inne på säbo eller ute i hemtjänsten, detta för att uppnå en så god kontinuitet som möjligt. I detta förslag finns dock ett naturligt samarbete mellan planerare och poolpersonal på det geografiska området och poolpersonalen kan då arbeta både ute och inne. I dagsläget finns 31 tillsvidareanställda och 5 visstidsanställda som poolpersonal i bemanningsenheten som arbetar mot ÄO. Fördelningen bör göras utifrån statistik på frånvaro och vad som är organisatoriskt lämpligt. Fördelningen måste också kunna få ändras över tid. Budgeten för poolpersonalen knyts till respektive enhetschef för att slippa interndebitering och för att kunna styra och följa kostnader. Turer som utförs åt annan enhetschef anges i BeSched. Poolen ska ha obokade dagar och även planerade lediga dagar i enlighet med rådande lokalt kollektivavtal. Omfattningen av detta beslutas av enhetschef i samråd med övriga enhetschef som kan vara berörda av dess poolpersonal.
Långtidsplanering, semester och längre sjukdom I första hand får ordinarie personal i grupperna plocka på sig turer när annan personal önskar semester, är långtidssjukskriven osv. Detta arbetssätt bygger på att ett lokalt kollektivavtal finns som medger att schemaperioderna kan se olika ut för respektive medarbetare. (förslaget bygger på rådande lokalt årsarbetstidsavtal med Kommunal) I andra hand får poolen titta på turerna men bara plocka på sig en viss procent/poolpersonal, de behöver även till viss del vara obokade för att täcka upp den oplanerade frånvaron. Finns ett större antal vakanta turer kvar kan ett schema göras och en vikarie anställas det skapar en bra kontinuitet och det är attraktivt för våra vikarier att få schemalagda pass. Det föreslås också att reglerna stramas åt kring sent inkomna semesterönskemål. Exempelvis godkänns semester endast om önskemålet inkommer senast den 15e månaden innan, övriga önskemål godkänns om det löses utan kvalificerad övertid och med hjälp av årsarbetstiden. Oplanerad frånvaro vardagar Sjukanmälan på vardagar går till tjänsten MedHelp. En planerare börjar förslagsvis 06.00 och en planerare arbetar till 16.00. MedHelp kommunicerar med planeraren löpande alternativt på överenskomna tider. (Övrig tid ska arbetsgrupp kontaktas, vid akut läge). Oplanerad frånvaro helg förslag 1(utan planerare i helgtjänstgöring) Sjukanmälan på helger går till MedHelp som kontaktar poolpersonal som är i tjänst. Uppdaterad lista på vikarier skall finnas på plats. Poolpersonalen börjar 06.15. Har telefontid mellan 06.30-07.30 samt 11.00-12.00. Sjukanmälan görs på samma telefon som används till detta i veckorna. För att poolpersonalen skall få tid för att ringa in vikarier/leta ersättare så är ett förslag att en nattpersonal arbetar längre, till 8.00 för att täcka upp vid akut behov i grupperna på morgonen. (Om det ej behövs kan personen gå hem och ta ut minustid.) Om någon går in extra eller blir inringd under helgen skrivs detta ner och lämnas till planeraren nästa helgfria vardag. Planeraren lägger in tiden med rätt ersättning i BeSched.) Oplanerad frånvaro helg förslag 2 (med planerare i helgtjänstgöring) Sjukanmälan på helger går till planerare. 2 planerare/helg arbetar och tar emot samtal från två områden var. Planerarna sitter på samma ställe för att kunna samverka. Arbetar mellan 06.15-13.00 och har telefontid mellan 06.30-07.30 samt 11.00-12.00. Planerarna behöver vara lediga 2 dagar som kompensation förslagsvis torsdag veckan innan och måndagen efter man arbetat helg. Tiden planeraren inte lägger på att boka personal kan användas för att med övriga sysslor som görs i veckan. Den svåraste frågan att lösa är poolpersonalen som arbetar natt, 6 av de 31 som nämns ovan är anställda för detta. Hemtjänst natt har utifrån det liggande förslaget om förvaltningsorganisation en gemensam chef och det är därför lämpligt att
poolpersonalen ingår där även om de också kan serva säbo. Det finns ej någon planerare förslagen till denna enhet, därmed måste särskilda rutiner upprättas för hur oplanerad frånvaro ska lösas. En möjlig väg är att särskild anknytning upprättas som går direkt till den personal som enligt schema skall vara tillgänglig. Detta förslag ställer också högre krav på enhetschef gällande planerad frånvaro från de olika arbetsgrupperna. En möjlighet är att utöka X antal tjänster med administrativ tid för vikarie anskaffning. Arbetsgruppen som har hanterats poolsjuksköterskorna framhåller en gemensam organisation för alla sjuksköterskor inom omsorgsförvaltningen vilket också har föreslagits i förvaltningens nya organisationsförslag. I detta förslag föreslås en bred organisation där resurser kan fördelas över hela organisationen där de behövs som bäst. Alla SSK i pool ska vara introducerade så att de kan arbeta på alla arbetsplatser. En plan för hur likvärdig kompetens ska säkerställas hos poolpersonalen bör också göras i samband med den nya organisationen. Poolpersonalen tillhör omsorgsförvaltningen men servar också IFF. Idag finns 4 tillsvidareanställda poolsjuksköterskor. De sjuksköterskor som är anställda inom omsorgsförvaltningen, har utifrån det nya förslaget, om förvaltningsorganisation en gemensam chef. Det är således helt naturligt att poolsperonalen ingår i den gemensamma arbetsgruppen och att chef och planerare tillsammans med poolpersonalen har dialog om hur tiden ska fördelas. Vid oplanerade vakanser under helgen föreslås att poolpersonalen tar emot anmälan via en särskild anknytning som roterar mellan de som enligt schema kan gå in och arbeta helg. Rutinerna som upprättas gäller även SSK inom OF Hanteringen av vikarie är mindre än i omsorgsverksamheten och tillgången på timvikarier är betydligt mindre Ofta handlar det om att fördela resurser på bästa sätt och detta bör ligga på ansvarig chef i tät dialog med poolpersonalen. Dagens organisation för vikarieanskaffning vid oplanerad frånvaro är betydligt enklare än äldreomsorgens. Arbetsgrupperna har större ansvar och rutin i att vara delaktiga i tillsättningen (se bilaga 2) Även inom OF har olika möjligheter diskuterats, ett förslag har byggt på ökad grundbemanning och det andra alternativet bygger på att samla all poolpersonal under en enhetschef som också kan vara chef över annan verksamhet. Huvudargumentet för att inrätta en samlad poolorganisation inom OF är att verksamheterna i flera fall är relativt små. En ingång bör dock vara att specialisera personalen för viss verksamhet för att hålla hög kontinuitet, dock behöver all poolpersonal kunna ett flertal arbetsplatser för att tiden ska kunna fördelas på ett rimligt sätt. En sammanhållen poolorganisation inom OF presenteras nedan. Exempel på hur denna arbetsgrupp kan budgeteras finns inom lärande och kulturförvaltningens
barnomsorgspool som bara räknar med att en viss del av verksamheten kostar och att merparten knyts upp på verksamheterna under året. All poolpersonal tillhör samma enhetschef. I dagsläget finns 10 tillsvidareanställda och visstidsanställd som poolpersonal i bemanningsenheten som arbetar mot OF. Långtidsplanering, semester och längre sjukdom Grupperna löser i möjligaste mån så mycket av den planerade frånvaron som möjligt, precis som idag. Det som gruppen inte klarar ut att hantera på egen hand lämnas till samordnare/koordinator senast den 15e månaden innan. Sjukfrånvaro måste hanteras löpande. Oplanerad frånvaro vardagar Även vid oplanerad frånvaro föreslås att gruppen i första hand hanterar så mycket som möjligt själva enligt följande modell: 1. Gruppen löser själva situationen med egen omfördelning eller vikarie enligt lista 2. Samordnare/koordinator fördelar poolpersonal alt. ringer in timvikarie. 3. Tillbaka till grupp 4. Chef beordrar in Oplanerad frånvaro helger/helgdagar Hur organisationen vid helger/helgdagar kan se ut är beroende av vilka funktioner man är beredd att inrätta. Om organisationen ska se ut som under vardagar kräver det att minst två samordnare/koordinator finns som kan dela veckans alla dagar. Alternativ till detta kan vara att grupperna hanterar frånvaron utifrån upprättade vikarielistor och gruppens egen organisation. Enhetschef i beredskap får då i undantagsfall gå in och beordra. En tredje lösning kan vara att poolpersonalen som arbetar helg får mandatet att lösa de turer de inte har möjlighet att ta själva. En arbetsgrupp bör tillsättas i respektive förvaltning för att genomföra de beslut som fattas efter samverkan. Arbetsgrupperna behöver arbeta med mer detaljerade rutiner och bör ha representation från enhetschefer, poolpersonal, planerare och administratörer. Samtidigt ska utvecklande av schemastödet BeSched utredas/genomföras. Rutiner för hur intermittenta anställningsavtal ska hanteras måste hanteras tillsammans med personalenheten. Merarbete ska undvikas och ett avtal per förvaltning ska räcka även om vikarien arbetar på flera arbetsplatser. Chefen för bemanningsenhet bör under processen vara behjälplig och ej tilldelas nya/andra arbetsuppgifter innan årsskiftet. Parallellt arbetar personalenheten tillsammans omsorgsförvaltningens ledning med hur den administrativa övertaligheten som uppstår ska lösas. Rekrytering av de samordnande funktionerna (samordnare/koordinator) behöver påbörjas under augusti 2016.
Olikheter mellan enheterna/cheferna i hur man använder poolpersonalen. Att poolen får olika chefer ökar skillnaderna (ej OF). Har vi ekonomi till att anställa fler enhetschefer/område? Att poolen inte får tillhöra en arbetsgrupp utan flera. (ej OF) Många olika personer inblandade i administrationen kring poolen, områdets samtliga planerare. Otydlighet? Att slippa interndebitering minskar administration. Det finns en likhet i dagens organisering, vilket innebär mindre förändring än vad ökad grundbemanning skulle göra. Skapar mindre oro i arbetsgrupperna och går kanske snabbare att genomföra. Möjligheten finns kvar att få jobba både ute och inne. Ökad kännedom om arbetsplatserna på området, tillhörighet med övriga. Oplanerad frånvaro vardagar, (planerare/samordnare/koordinator) Risk att personalen ringer gruppen istället för att telefontiderna inte passar. (ej ÄO om sjukanmälningstjänst införs) Planerarna har idag hög arbetsbelastning, olika mellan tjänsterna. Risk att ej hinna med och att det tar tid från övriga arbetsuppgifter. (ej OF) Att få samtalen till sig på enheten, man kan se möjligheter att bland annat 0-vika. Planerarna har god kunskap om planering och arbetsbelastning i grupperna. Oplanerad frånvaro helger, (utan planerare/samordnare/koordinator med helglösning) Sjukdomar som rings in under dagen stör i arbetet. Gruppernas arbete blir påverkat om vikarier ej hittas och det krävs mycket arbete med att ringa in personal Ser ej i BeSched vem som varit inne och arbetat. Risk att man ringer dubbelt till dem. Kanske inte lika lätt att sjukanmäla sig Grupperna får ta ett större ansvar Grupperna/poolen har mycket bra koll på arbetsbelastningen i verksamheten och vet vad som behövs ersättas. Fördyrad kostnad om vi har omsorgspersonal som börjar tidigare på morgonen för att ta emot samtal.
Nattens arbetspass blir längre om de skall gå kvar. Risk för fel när man är trött. Oplanerad frånvaro helger, (med planerare/samordnare/koordinator) Det kommer att saknas planerare på vardagarna, tuffare för kollegor att täcka upp. Påverkar övriga arbetsuppgifter Mindre kunskap om de områden man som planerare själv inte jobbar i. Dyrare administration om planeraren skall arbeta helger och röda dagar. Bokningar blir rätt i systemet med en gång. Bra koll i den egna verksamheten när det gäller olika lösningar. Bättre arbetsmiljö för arbetsgrupperna/poolen som slipper ta emot samtal Övrig risk Risker för administratörer: Det kommer att läggas mer arbete på administratören tex i form av att det blir fler anställningsavtal, arbetsgivarintyg samt fler rullningar i BeSched, mm. 2016-06-16 Patrik Åberg Projektledare