Volontärpolicy Syfte: Volontärpolicyn finns för att Fryshusets verksamheter ska ha gemensamma riktlinjer i sitt arbete med volontärer. Den är skriven för internt bruk. (Information riktad till volontärer finns i Fryshusets Välkomstbrev för Volontärer) Uppdateras av: HR Senast reviderad: 2016-05-31 Innehåll: 1. Roller och ansvar - När använda volontärer? - Kontaktperson - Personalens ansvar - Volontärens röst och roll i verksamhetsutveckling - Långsiktigt hållbara volontärer - Fryshusets centrala volontärsamordning 2. Att påbörja ett uppdrag - Rekrytering - Vem kan bli volontär på Fryshuset? - Professionell hantering - Utdrag ur belastningsregistret - Utbildning/Introduktion - Överenskommelse; välkomstbrev & uppdragsbeskrivning - Tystnadslöfte
- Underskrift? 3. Förhållningssätt - Alkohol, tobak och droger - Media - Krishantering 4. Stöd till volontären - Handledning - Problemhantering - Försäkring 5. Att avsluta ett uppdrag - Avslutsamtal eller enkätutskick 1. Roller och ansvar När använda volontärer? Att engagera sig som volontär är något som man gör för att man vill det. Det innebär en frivillighet och bygger på en lust att engagera sig. Det är något annat än att göra praktik för att det är en del av en utbildning, eller för att man tillhör ett visst program inom arbetsförmedlingen. Volontärskapet har ett annat syfte för den som går in i det. Vissa uppdrag är mer lämpade för avlönad personal, och om dessa erbjuds volontärer kan de känna sig utnyttjade och risken finns att de lämnar Fryshuset med besvikelse. Att verksamheten inte har råd att anställa kan inte vara anledningen att man engagerar volontärer. En vägledning kan vara att tänka på att volontären alltid är ansvarsbefriad, till skillnad från anställd personal. Volontären har enbart ansvar för att uppfylla det som man lovat där och 1
då. Frivilligheten innebär att de alltid har full rätt att avsluta sitt engagemang, och att välja vad de vill och vad de inte vill. Kontaktperson Varje volontär ska ha en tydligt utpekad kontaktperson som ansvarar för att volontären gör det som förväntas inom uppdraget och att personen mår bra inom sitt uppdrag på Fryshuset. Kontaktpersonen ska ge volontären kontinuerligt stöd och information som rör uppdraget. Volontären ska vända sig till kontaktpersonen vid frågor, behov av stöd eller krishantering samt för att anmäla frånvaro och liknande som är av betydelse för volontäruppdraget. Personalens ansvar I vissa fall kan kontaktpersonen själv vara volontär men det måste alltid finnas en tydligt utpekad anställd som är övergripande ansvarig för volontärverksamheten. Det är alltid anställd personal som har ansvar för verksamhetens administration och övergripande budget. Det är även anställd personal som ansvarar för att volontärerna får en positiv erfarenhet av sitt engagemang hos Fryshuset. Personal ansvarar därför ytterst för volontärsamordning i verksamheten; rekrytering, introduktion, utbildning, handledning, kris- och konflikthantering, uppföljning och utvärdering som rör volontärerna. Volontärens röst och roll i verksamhetsutveckling Vad skulle volontärerna berätta om vår verksamhet om vi frågade dem? De sitter på ett eget perspektiv på verksamheten, ofta en röst från några som är närmast deltagarna! Glöm inte bort att använda dem vid utvärdering/verksamhetsutveckling. Personalgruppen bör diskutera hur man ser volontärernas roll i verksamheten. Har de rätt att delta och påverka riktningen för verksamheten? Hur ser deras möjligheter till påverkan ut? Eller är de enbart ett redskap för anställd personal? Långsiktigt hållbara volontärer En metod för att behålla våra volontärer inom Fryshuset är att i våra aktiviteter ge dem chansen att utforska sina inre drivkrafter hur ser mitt engagemang ut? Är det dags för mig att utvecklas vidare? 2
Det är naturligt att en volontär vill avsluta ett uppdrag efter en tid, man kanske känner att man inte lär sig något nytt längre eller att förutsättningarna har förändrats. Det är en vinst för Fryshuset att då kunna slussa volontären vidare till ett nytt uppdrag, kanske inom en annan verksamhet. Att hela tiden ta in nya volontärer tar på våra resurser i form av introduktion och i de fall volontären inte visar sig fungera tillräckligt bra. Fryshusets centrala volontärsamordning På HR-avdelningen finns uppgiften att samordna de intresseanmälningar som kommer till Fryshuset om att få bli volontär. Syftet är att säkerställa att alla som kontaktar Fryshuset i detta ärende blir korrekt bemötta och inte riskerar att bli runt slussade i organisationen. Istället undersöker samordnaren hur behovet ser ut i verksamheterna och slussar dit personen passar bäst. Efter att en person blivit mottagen som blivande volontär i en verksamhet är det verksamheten själv som ansvarar för att personen får det som hen behöver för att genomföra sitt uppdrag. 2. Att påbörja ett uppdrag Rekrytering Fryshuset rekryterar volontärer externt via till exempel hemsidan, volontärbyrån och olika nätverk, eller internt t ex via intranätet. Alla som anmäler sitt intresse för att bli volontär hos Fryshuset ska få ett svar, och det är viktigt att det inte dröjer för lång tid. Om inte frågan riktar sig direkt till en specifik verksamhet så är det Fryshusets centrala volontärsamordnare som svarar. När vi träffar kandidater är det bra att först lägga fokus på VEM personen är och vad hen VILL. Passar personen för vårt uppdrag? Om svaret är ja, då går vi vidare och berättar om OSS och svarar på personens frågor om uppdraget. Detta upplägg sparar tid för både verksamhet och volontär. Ni kan även ha som rutin att maila ut information om verksamheten så sparar ni tid i det personliga mötet. Vid behov begär vi referenser och intyg, och utdrag ur belastningsregistret (se nedan). Den som inte erbjuds ett uppdrag inom Fryshuset kan vi ge tipset att söka på Volontärbyråns hemsida för att ändå hitta en passande plats. 3
Vem kan bli volontär på Fryshuset? Alla volontärer som engagerar sig i Fryshuset ska dela vår värdegrund. Fryshuset eftersträvar mångfald bland sina volontärer med avseende på bland annat kön, ålder, etnisk och kulturell bakgrund, sexuell läggning, intressen och personliga egenskaper. De volontärer vars uppdrag innebär personlig kontakt med unga väljs ut bland annat utifrån förmågan att kommunicera med och engagera sig i andra människor. Det är också viktigt att de är trygga i sig själva och medvetna om sina värderingar och sin roll som förebild för unga Professionell hantering Fryshuset hanterar personuppgifter med varsamhet. Personuppgifter sprids inte utan volontärens medgivande, men kan ibland behöva lämnas ut (till exempel vid läger eller studiecirkel). Utdrag ur belastningsregistret De volontärer som träffar barn eller ungdomar i sitt uppdrag ska lämna in ett utdrag från polisens belastningsregister innan de påbörjar sitt uppdrag. Detta för att säkert veta att de inte har blivit dömda för brott mot minderårig. Man måste själv beställa utdraget på polisens hemsida, och där kan de välja det utdrag som finns speciellt för föreningar. Det är viktigt att de lämnar brevet oöppnat till dig som ska kontrollera det, annars räknas det som ogiltigt. Våra verksamheter måste hantera utdragen med stor respekt och tänka på att de är sekretesshandlingar. Rutin för kontroll är att den person i verksamheten som gör kontrollen av utdraget lämnar tillbaka det till volontären direkt. I verksamheten ska finnas ett register där ni enbart skriver i att personen lämnat utdrag och om det är ok eller inte. Arkivera aldrig utdragen. Om ni trots allt har någons utdrag ska det förvaras inlåst. Utbildning/introduktion Innan volontärerna börjar utföra sina uppdrag genomgår de en utbildning eller lämplig introduktion. Utbildningen syftar till att ge volontärerna grundläggande information och kunskap för att kunna utföra sina uppdrag och känna sig trygga med det. Verksamheten ska även informera och vid behov utbilda volontärerna om hur de agerar vid olika typer av kriser (se stycke nedan). 4
Överenskommelse; välkomstbrev & uppdragsbeskrivning Det är naturligtvis viktigt att den som blir volontär hos Fryshuset vet vad uppdraget innebär, vad man kan förvänta sig av verksamheten och vad som förväntas av en själv. Därför är det bästa att varje verksamhet som använder sig av volontärer tar fram en egen uppdragsbeskrivning som tydligt informerar om detta. Fryshuset har ett Välkomstbrev som ger volontären en kort introduktion till organisationen och värdegrunden, och som tar upp vilka krav som ställs för att få vara volontär hos oss. Detta brev riktar sig till alla som är volontärer inom Fryshuset oavsett verksamhet eller ort. Detta behöver kompletteras med Uppdragsbeskrivningen som förtydligar vilka uppgifter som ingår i volontäruppdraget och vilket konkret stöd volontären kommer att få av verksamheten (utbildning, handledning, intyg, ersättning för vissa utgifter t ex). Fryshuset har en mall för uppdragsbeskrivning som verksamheterna kan utgå från. Tystnadslöfte Volontärerna vars uppdrag innebär personlig kontakt med unga förbinder sig genom en överenskommelse att respektera ett tystnadslöfte. Tystnadslöftet innebär att information om personliga förhållanden som rör de som volontären möter inom verksamheten inte får föras vidare utanför verksamheten. Detta gäller även efter att uppdraget har avslutats. Tystnadslöftet får endast brytas om någon av ungdomarna som volontären har kontakt med riskerar att fara illa om inte extern kontakt tas. Då ska volontären i första hand kontakta sin kontaktperson på Fryshuset, som vidtar de åtgärder som krävs. Ungdomarna ska alltid meddelas ifall kontakt rörande dem tas med någon utanför Fryshuset. Ett tystnadslöfte för en ideellt engagerad volontär är ett moraliskt löfte, och inte juridiskt bindande och inte heller ett brott om det bryts. Underskrift? En del vill att volontärerna skriver under dessa dokument (överenskommelse) för att kunna visa i en eventuell senare situation att man fått informationen alternativt för att volontären ska ta informationen på större allvar. Detta gör varje verksamhet som man tycker bäst. MEN det är viktigt att tänka på att dokument med underskrift kan bli förvillande likt ett anställningskontrakt. Det är alltså väldigt viktigt att det tydligt framgår att så inte är fallet. Kontakta Fryshusets centrala volontärsamordnare (HR) för rådgivning. 5
Det är även viktigt att känna till att dessa underskrifter inte har någon juridisk giltighet. Vi kan alltså inte tvinga våra volontärer att leva upp till vår överenskommelse bara för att de skrivit under. Det innebär att en underskrift från en volontär kan bli en falsk trygghet för verksamheten. Det finns andra sätt att arbeta fram en lojalitet mellan organisation och volontär. Det handlar om att bygga relation och få volontären att förstå sin roll i helheten och känna sig viktig. 3. Förhållningssätt Som volontär på Fryshuset ska man verka för en miljö som präglas av hänsyn och respekt för andra människor. Kränkningar är helt oacceptabelt. Alkohol, tobak och droger Volontärer på Fryshuset måste vara nyktra och drogfria. Rökning är förbjudet på Fryshusets område. Media Volontärer ska inte medverka i media som representant för Fryshuset om det inte är förankrat och godkänt av verksamheten. Anställd personal har ansvar för att volontärers eventuella inlägg är korrekta, samt att andra organisationer och personer respekteras. En volontär på Fryshuset bör vara medveten om att hen kan komma att betraktas som förebild för ungdomar även vid tillfällen då volontären inte utför sitt uppdrag. Krishantering Om en akut kris med fara för liv eller allvarlig skada uppstår ska volontärerna vara förberedda på att de ska ringa 112. Det är viktigt att de vet vilken adress de befinner sig på för att kunna uppge den till SOS Alarm. Det är verksamhetens ansvar att ha en plan för om krissituationer uppstår, och att volontärer har den utbildning som krävs för olika kriser. Självklart ska anställd personal snarast möjligt befria volontärer från allt ansvar i en krissituation. Volontärer som upplevt en krissituation ska erbjudas stöd i att hantera och bearbeta händelsen i efterhand (omgående). 6
4. Stöd till volontären Vilket stöd en volontär erbjuds ska vara förknippat med vilket uppdrag hen utför. Handledning kan erbjudas enskilt eller i grupp och syftar till att ge volontärerna stöd och uppföljning och att kvalitetssäkra verksamheten. Handledningen är därför obligatorisk för de volontärer vars uppdrag innebär personlig kontakt med ungdomar i verksamheten. Problemhantering Vid missförhållanden eller problem under volontäruppdraget ska volontärerna i första hand vända sig till sina kontaktpersoner på Fryshuset. Vid eventuell konflikt med en kontaktperson är det istället verksamhetsansvarig man vänder sig till. Personalen på Fryshuset har ansvar för att åtgärda missförhållanden och ge stöd i problemhantering. Försäkring Fryshusets volontärer omfattas av en olycksfallsförsäkring när de deltar i aktiviteter som ingår i deras uppdrag. 5. Att avsluta uppdraget Uppdrag kan avslutas av olika anledningar för att volontären vill det eller på initiativ av Fryshuset. Skriv in i verksamhetens uppdragsbeskrivning vad som gäller vid avslut att volontären ska meddela i god tid t ex. Om det uppstår en konflikt som leder till att volontären slutar är det ändå viktigt att försöka få ett bra avslut. Volontärerna kommer sprida sina upplevelser av Fryshuset och det är viktigt att de lämnar oss med något positivt att säga. De är potentiella ambassadörer! Avslutsamtal eller enkätutskick En bra rutin för verksamheten är att alltid hålla avslutssamtal med de volontärer som slutar. De kan ge en bild av hur väl verksamheten fungerar och ge tips till utveckling. Det är nyttigt att känna till orsaken till varför varje volontär slutar, eftersom det kan vara något som verksamheten lätt kan ändra på för att få fler att stanna längre i sitt engagemang. Finns inte tiden för personliga möten med volontärer som slutar så kan man skicka en enkät per mail. Fryshuset har ett underlag för detta (intervjuguide vid avslutningssamtal). 7