TJÄNSTESKRIVELSE Handläggare Datum Ärendebeteckning Kristina Appert 2016-02-09 SN 2014/0652.03.01 0480-450950 Socialnämnden Utförd egen- och internkontroll 2015 Förslag till beslut Socialnämnden godkänner redovisningen av utförd egen- och internkontroll för 2015. Bakgrund Socialnämnden har fastställt egen- och internkontrollplan för 2015 enligt kommunens reglemente. I bilaga finns sammanställning av de kontroller som skett enligt planen för 2015. Kristina Appert Avdelningschef, ekonomi Cecilia Frid Socialchef Bilaga Sammanställning av utförd egen- och internkontrollplan 2015 Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare Tel 0480-45 00 00 vx Kristina.Appert@kalmar.se
1 (4) SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK Fastställt av Dokumentansvarig Datum Socialnämnden Dnr SN 2015/0033 Avdelningschef Ingela Möller 2015-01-13 1 (4) Sammanfattning av utförd egen- och internkontroll 2015 Kontrollområde Kontrollmoment Rapportering Chefer Aktgranskning Journalgranskning Akt- och journalgranskning Utbetalningar från verksamhetssystemet Granskning av dokumentation vid myndighetshandläggning Granskning av dokumentation i insatser Granskning av akt och journal granskning Kontroll av utbetalningar från Procapita. Enhetschefer inom myndighetshandläggningen gör stickprov en gång per månad, urval görs av IT samordnaren, och dokumenterar granskningen i blankett aktgranskning. Verksamhetschef tar del av samtliga genomförda aktgranskningar. Enhetschefer inom insatsområdena granskar ett ärende per månad, eget urval, och dokumenterar granskningen på blankett journalgranskning. Granskningen görs fullt ut inom område insatser funktionsnedsättning och insatser arbete och sysselsättning. Jämfört med föregående år har de flesta enhetschefer kommit igång med granskningen men inom de verksamheter som har haft stor andel serviceinsatser och/eller inte dokumenterat fullt ut tidigare ser vi att granskningen inte helt kommit igång. Vi ser att fler avvikelser som kommer från journalgranskningen kommer in i avvikelsehanteringssystemet. De avvikelser som rapporterats handlar i de flesta fall om att genomförandeplaner ej följts upp enligt plan eller att plan för uppföljning saknas. Granskningen är genomförd enligt rutin av verksamhetscheferna. Enhetschefer inom verksamhetsområdet för myndighet och handläggning gör dagligen kontroll av attestlistor över beviljade utbetalningar ur Procapita i samband med att betalningsfil skickas till plusgiro och bankgiro. Inga avvikelser har rapporterats.
Kompetensutvecklingsplaner Sjukfrånvaro Ekonomiavdelningen Attestrutiner Kontroll av att samtliga månadsavlönade som varit anställda minst ett år har en skriftlig kompetensutvecklingsplan Avstämning av rapporterad sjukfrånvaro i självservice mot anmäld sjukfrånvaro. Kontroll av att befintlig attestförteckning är aktuell. 2 (4) I blanketten för medarbetarsamtal finns punkt angående kompetensutvecklingsplan. En gång per år ska varje chef kontrollera att plan finns för medarbetarna. Uppföljning saknas, eftersom det inte finns övergripande rutiner över hur kontroll ska gå till. Anmäld sjukfrånvaro till bokning och till chef rapporteras till lön som bevakar detta. Avvikelserapport skickas till lön inför varje lönebryt. Rapportering sker inte via blankett för internoch egenkontroll utan sker via kommunikation chef och löneadministratör. Uppföljningen behöver utvecklas. Ekonom har uppdaterat attestlistan när det skett någon förändring i verksamheten och detta har ägt rum 18 gånger under 2015. Utbetalningar från verksamhetssystemet Handkassor Handkassor Inköpskort Kontroll av att utbetalningar från Procapita skett redovisningsmässigt korrekt. Kassakontroll av handkassor samt kontroll av förvaring av handkassan Kontroll att utkvitterade kassor är aktuella. Om inte ska de återredovisas. Kontroll av att koden och kort förvaras inlåsta och åtskilda. Ekonom har gjort stickprov på 10 st utbetalningar vid tre tillfällen under året: 2015-04-17, 2015-09- 04, 2015-12-11. Resultatet blev att det inte fanns någon avvikelse att rapportera. Kvitton kontrolleras alltid i samband med utbetalningar till handkassor. Ekonomiadministratörer har dessutom kontrollerat sex handkassor som finns ute i verksamheterna. 3 av dem fanns inga avvikelser. I tre hittades mindre avvikelser (160 kr plusdiff, 51 kr plusdiff, 600 kr minusdiff) Avvikelserna har åtgärdats. Handkassor har även kontrollerats i samband med förvaltningens internrevision. I samband med kontroll har även handkasserutinen gåtts igenom med handkasseansvariga. En genomgång har gjorts av samtliga handkassor. Ekonom har uppdaterat förteckningen över handkassor så att den innehåller rätt innehavare och rätt belopp Kontroll har skett i samband med handkassekontroll. Ingen avvikelse har rapporterats.
Inköpskort Kontroll av att rutinen kring inköpskort följts. 3 (4) Ekonomiadministratörer kontrollerar alltid kvitton i samband med att fakturor betalas från inköpen med kort. Kontinuerlig dialog sker med kortinnehavare som t ex inte lämnat in kvitton i tid. I några fall har kvitton saknats. Efter dialog med berörda enhetschefer har konstaterats att det funnits godtagbara anledningar till att kvitto har saknats. Innan en kortinnehavare kvitterar ut ett inköpskort läser denne igenom rutinerna kring inköpskort samt får information från kommunens redovisningschef. Inköpskort Kontroll av att inköp med inköpskorten ej görs hos leverantörer som det finns ramavtal med. Av totalt 502 inköp är 27 st gjorda hos 7 leverantörer där avtal finns. Dessa leverantörer skulle därmed ha fakturerat förvaltningen istället. Inköpen uppgår sammanlagt till 8 tkr. Arbetet sker kontinuerligt med att förtydliga och påminna om vad som gäller för användning av inköpskorten. Boendes tillgångar Kontroll av kassaböcker, kvittounderlag, förvaring av tillgångar Behörigheter i Procapita Kontroll av att användaren har rätt behörighet och skall finnas i behörighetsregistret Uppföljning har inte skett under 2015. Rutinen kommer att uppdateras under 2016. Stickprov har skett kontinuerligt under året. Personalavdelningen Långvarig sjukfrånvaro/ rehabilitering Lön Rekrytering Arbetsmiljö Kontroll av ärendehantering i Adato. Kontroll av utbetald lön mot korrekt lön. Genomförd lagstadgad registerkontroll vid rekrytering till barnverksamhet. Uppföljning av att tillbudsoch arbetsskadeanmälningar hanteras i lokal samverkan. Personalutvecklare kontrollerar regelbundet den långvariga sjukfrånvaron i systemet. På bevakningslistan ligger ärenden kvar lång tid trots påminnelse. Introduktion och information samt påminnelser till chefer fortsätter för att förbättra användningen av systemet. Inför varje löneutbetalning läser löneadministratörer lönerna och kontroll sker. Vid avvikelse rapporteras detta till berörd chef och felaktigheter rättas till. Uppföljning har inte skett under 2015. Rutinen kommer att genomföras under 2016. Tillbudsanmälningarna sammanställs numera i Hypergene och arbetsskadeanmälningar sammanställs av Kommunhälsan. Uppföljning har inte skett under 2015.
4 (4) Avdelningen för verksamhetsutveckling Kontroll av Uppföljning av att åtgärdsplaner Lex Sarah åtgärdsplaner slutförts enligt Kontroll av klagomål/avvikelser tidplan Uppföljning av att klagomål/avvikelser hanterats enligt rutin Uppföljningen har brustit under 2015. Sammanställningen över åtgärder är inte komplett vilket gör att uppföljning omöjliggörs. Anledning till att uppföljningen brustit är att den arbetsmässiga belastningen varit hög under året. Uppföljning görs genom att kvalitetssamordnaren går igenom och avslutar samtliga klagomål i Streamflow. Avvikelser finns fram för allt när det gäller tiden för hantering av klagomål samt att grundorsaksanalyserna i vissa fall brister i kvalitet.