Miljöskyddsnämnden flerårsstrategi 2017-2019 Protokollsutdrag från nämndernas beslut om flerårsstrategi skall lämnas till kommunledningskontoret innan 28 februari 2017. Verksamhet Huvudsaklig verksamhet huvudsakliga uppgift är att skapa en hälsosam och god miljö idag såväl som för kommande generationer. Framförallt görs detta genom tillsyn och kontroll utifrån miljöbalken och livsmedelslagstiftningen men miljöskyddsnämnden arbetar också strategiskt med miljöfrågor. Nämnden ansvarar för miljöövervakningen för luft och nämnden tar också ett stort antal vattenprover varje år för att kunna följa upp förändringar i vattenkvaliten. Utöver detta ordnar miljöskyddsnämnden miljöpolitiskt forum och samordnar Anten-Mjörn kommitténs arbete. Miljöskyddsnämnden är också delaktig i planprocessen och andra miljöstrategiska projekt inom kommunen. Det miljöstrategiska arbetet kan inte avgiftsfinansieras och nämnden kan därför inte alltid delta i den utsträckning nämnden önskar. Inför 2017 återfinns också kommunekologtjänsten inom miljöskyddskontoret vilket innebär att nämndens ansvarsområden utökats till att även gälla natur- och vattenvård. Under året planeras minst två miljöpolitiska forum där alla politiker inom organisationen bjuds in till seminarium med olika miljö- och hållbarhetsinriktningar. Nämnden fastställer varje år en tillsyns- och verksamhetsplan samt kontrollplan för livsmedel som tydligare beskriver hur tillgängliga resurser fördelas under året och vilka prioriteringar nämnden beslutar om inom ramen för myndighetsutövningen. Nämnden kommer succesivt att arbeta mot en mer förebyggande tillsyn/kontroll vilket några av åtagandena tydligt visar. Inför 2017 kommer nämnden att prioritera tillsynen mot icke anmälningspliktiga verksamheter, enskilda avlopp samt strandskydd. Inom livsmedelskontrollen kommer bland annat märkning och information att kontrolleras i förhållande till vad man som konsument får. 1 2017-01-12
Åtaganden och nyckeltal Miljöskyddsnämnden har i Alingsås flerårsstrategi för 2017-2019 fått riktade uppdrag att arbeta mot, samtidigt som det finns ett antal fokusområden där nämnden kan bidra genom särskilda åtaganden. Utöver detta finns 12 prioriterade mål med ett antal indikatorer kopplade. Miljöskyddsnämnden har arbetat fram åtaganden kopplade till ett flertal av de prioriterade målen. Miljöskyddsnämnden har i den antagna väsentlighets- och riskanalysen identifierat ytterligare områden att arbeta med. Utöver de åtaganden som beskrivs nedan antar miljöskyddsnämnden varje år en detaljerad plan för hur nämndens resurser ska prioriteras. Då nämnden saknar resurser till allt som lagstiftningen föreskriver ska utföras framgår också tydligt vilka delar nämnden väljer att prioritera ned. 1. Särskilt fokus: I Alingsås skapar vi goda livsmiljöer genom långsiktigt hållbar utveckling Ytvattnets innehåll av totalfosfor i Anten ska minska Fortsatt hög prioritet på inventering av avlopp runt Anten. Miljöskyddsnämnden åtar sig att arbeta för bättre status avseende fosfor, kväve och bakterier för samtliga ytvatten i Alingsås genom tillsyn av enskilda avloppsanläggningar Under 2017 ska alla enskilda avlopp i Antens avrinningsområde som är kvar vara inventerade. Andelen inverterade enskilda avlopp ökar 2. Uppdrag: Miljö- och hälsoskyddsnämnden får i uppdrag att initiera ett gemensamt kommunövergripande arbete för att ansöka om att Sävedalen blir ett UNESCObiosfärområde. Miljöskyddsnämnden åtar sig att påbörja kontakten med berörda kommuner om att skapa ett UNESCO-biosfärområde i Sävedalen. Miljöskyddskontoret åtar sig att under 2017 bjuda in berörda kommuner för dialog om möjligheten att skapa ett UNESCO-biosfärområde i Sävedalen. Antal uppstartsmöten. 3. I Alingsås finns goda möjligheter till arbete och företagande Medborgarnas upplevelse av arbetsmöjligheterna i kommunen ska förbättras 2 2017-01-12
4. Särskilt fokus: 5. 6. Miljöskyddsnämnden åtar sig att arbeta aktivt för att ta emot praktikanter som en del i att klara framtidens rekryteringsbehov. Under 2017 ska miljöskyddskontoret ta emot minst två praktikanter. Antal praktikanter I Alingsås skapar vi goda livsmiljöer genom långsiktigt hållbar utveckling Ytvattnets innehåll av totalfosfor i Anten ska minska Förstärk arbetet med vattenfrågorna utifrån EU:s vattendirektiv. Miljöskyddsnämnden åtar sig att verka för framarbetande av handlingsplan kopplad till EU:s vattendirektiv. Miljöskyddskontoret ska under 2017 (tillsammans med berörda förvaltningar) arbeta fram en handlingsplan för hur Alingsås kommun ska arbeta för EU:s vattendirektiv. Antagen handlingsplan I Alingsås finns goda möjligheter till arbete och företagande Kommunens näringslivsranking ska förbättras Miljöskyddsnämnden åtar sig att öka dialogen med näringslivet genom branschinriktad information/dialog. Varje år bjuds minst två branschinriktningar in till information/dialog/utbildning. Antal inbjudna branscher Alingsås kommun bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet. Medborgarnas upplevelse av bemötande och tillgänglighet i kommunen ska förbättras Företagsklimatet enligt nöjd-kund-index ska förbättras Miljöskyddsnämnden åtar sig att öka möjligheten för medborgarna att komma i kontakt med tjänstemän från miljöskyddskontoret. Miljöskyddskontoret kommer att finnas på plats i det nystartade kommunkontoret i Sollebrunn. Miljöskyddskontoret kommer att anordna informationsträff gällande enskilda avlopp närvaro i Sollebrunn Antal informationsträffar, enskilda avlopp 3 2017-01-12
7. 8. Särskilt fokus: 9. 10. Alingsås kommun bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet. Medborgarnas upplevelse av bemötande och tillgänglighet i kommunen ska förbättras Miljöskyddsnämnden ska öka tillgängligheten via telefon, det innebär att om anknytningen inte är bortkopplad ska någon svara. Andelen lyckade kontaktförsök där svar på fråga/frågor erhålls enligt KKiK (kommunen kvalitet i korthet) ska öka till 70 % vid nästa mätning. Andelen lyckade kontaktförsök (KKIK) Arbetet med digitalisering ska intensifieras i den egna organisationen men även genom ABC Miljöskyddsnämnden åtar sig att arbeta för ett nytt ärendehanteringssystem där möjlighet att koppla på e-tjänster ska finnas Under 2017 ska nytt ärendehanteringssystem upphandlas Genomförd upphandling I Alingsås finns det attraktiva boendemiljöer Medborgarna nöjdhet med bostadssituationen i kommunen ska förbättras Miljöskyddsnämnden prioriterar tillsyn och kontroll som kan påverka kommuninvånarnas boendemiljö. Miljöskyddskontoret kommer under 2017 att driva en tillsynskampanj kopplat till egenkontroll på flerbostadshus. Antal flerbostadshus som fått tillsyn. I Alingsås är det tryggt, säkert och välkomnande Medborgarnas upplevelser av hur tryggt det är i kommunen ska förbättras Miljöskyddsnämnden prioriterar livsmedelskontrollen Livsmedelskontrollen utförs så att medborgarna inte vilseleds eller luras vid inköp eller servering av livsmedel i Alingsås kommun. Antal kontroller med inriktning vilseledning 4 2017-01-12
11. Särskilt fokus: Förstärkt miljöarbete genom tydlig koppling till de nationella miljömålen samt till Agenda 2030 Miljöskyddsnämnden åtar sig att tydligt koppla varje del i tillsyns- och kontrollplanen till de nationella miljömålen och/eller Agenda 2030 Miljöskyddskontoret ska koppla tillsynsprojekt mot de nationella miljömålen och/eller Agenda 2030 Andelen projekt kopplade till de nationella miljömålen/agenda 2030 12. I Alingsås bygger välfärden på god service, hög kvalitet och tillgänglighet Sjukfrånvaron i kommunen ska minska Miljöskyddsnämnden åtar sig att verka för en minskad sjukfrånvaro inom miljöskyddskontoret Miljöskyddskontoret ska arbeta fram en kompetensförsörjningsplan under 2017 13. Minskad sjukfrånvaro I Alingsås råder god ekonomisk hushållning grundad på effektiv resursanvändning Nettokostnader skall inte öka snabbare än summan av skatteintäkter och generella stadsbidrag Miljöskyddsnämnden ska arbeta för att få en ökad självfinansieringsgrad av myndighetsutövningen Miljöskyddskontoret åtar sig att arbeta med en ökad debiteringsgraden i varje enskilt myndighetsärende Ökade avgiftsintäkter I miljöskyddsnämndens väsentlighets- och riskanalys som antogs under hösten 2016 pekar nämnden ut några områden där åtaganden behövs. 14. Risken för ökat extremväder i form av stormar, översvämningar mm ökar. För nämndens del ökar arbetsbelastningen i samband med dessa förändringar. Risk för störning av miljön i samband med detta är också överhängande. Miljöskyddsnämnden uppdrar åt miljöskyddskontoret att under 2017 utföra minst ett tillsynsprojekt där frågan om hur man hanterar extremväder/översvämningsrisk finns med. 5 2017-01-12
15. Möjlighet till digitalisering ses som något positivt och kan i längden innebära att effektiviseringar kan göras. Även om medel tillskjuts till investeringar i digitalseringsfasen så är det vanligt att kostnaden initialt ökar gällande driften. Det är därmed viktigt att ta höjd för en eventuellt ökad driftkostnad i samband med digitaliseringsfasen. Miljöskyddsnämnden ger miljöskyddskontoret i uppdrag att i samband med kommande digitaliseringsprojekt utreda ev. ökad driftkostnad så att ev. extra kostnader tydliggörs. 16. Kommunen har en hög ambition med många utvecklingsområden, t ex E20/A+ mm. Detta innebär att miljöskyddsnämndens arbetsuppgifter och inriktningar styrs till större del av tillväxtprogrammet. Detta innebär ökad arbetsinsats. Tillskjuts inte extra medel eller om planeringen inte håller tillräcklig framförhållning ökar risken att nämnden kommer in i ett sent skede och då påverkar projektens tidsperspektiv negativt. Miljöskyddsnämnden åtar sig att tillskriva kommunstyrelsen och fråga om ett tydligt tidsperspektiv när de olika projekten ska dra igång och vilka tidperspektiv det finns i de kommande processerna. 17. Miljöskyddsnämnden är enligt lag skyldiga att se till att det finns en uppdaterad krishanteringsplan för livsmedel och dricksvatten. Om detta inte finns är risken att respektive handläggare inte vet sin roll när krisen kommer. Miljöskyddsnämnden ger miljöskyddskontoret i uppdrag att under första kvartalet 2017 presentera en färdig krishanteringsplan för livsmedel och dricksvatten. Internkontrollplan Miljöskyddsnämnden antog under hösten 2016 en väsentlighets- och riskanalys för verksamheten. Flera av de utpekade områdena finns med som åtaganden medan andra återfinns i bilagd interkontrollplan för 2017. Omedelbar åtgärd Väsentlighets- och riskanalysen medförde inga omedelbara åtgärder utan nämnden kommer att fokusera på mer långsiktiga lösningar. 6 2017-01-12
Ekonomi Ekonomiska ramar Belopp i tkr Budget 2016 Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Verksamhetens intäkter 5 896 8 407 8 617 8 833 Personalkostnader -14 221-15 897-16 270-15 651 Lokalhyror 0 0 0 0 Köp av tjänster -627-856 -878-900 Gemensamma resurser -2 451-2 959-3 033-3 109 varav personalk ostnader -444-455 -466 varav lok alhyror -1 397-1 432-1 467 varav k öp av tjänster -530-543 -557 varav övriga k ostnader -588-603 -618 Utdebitering personalkostn. 48 118 121 124 Övriga kostnader -937-1 123-1 151-1 180 Verksamhetens kostnader -18 189-20 717-21 210-20 715 Verksamhetens nettokostnader -12 293-12 310-12 593-11 883 Kommunbidrag 12 293 12 310 12 593 11 883 Årets resultat 0 0 0 0 Miljöskyddsnämnden fick 1 Mkr mindre än budgeterat gällande projekt Anten. Delar av detta kommer att hämtas hem genom att nämnden föreslagit ny taxa för miljöbalkens område. Effektiviseringar inom avloppsadministrationen kommer att ske vilket kan leda till något minskad administration. Förändringar kommer också att föreslås inom andra områden i både miljöbalkstaxan och livsmedelstaxan för att nämnden ska kunna gå mot större avgiftsfinansiering av myndighetsutövningen. Utöver förändringar i taxan har miljöskyddskontoret under 2016 arbetat både med organisationen som sådan och dess arbetsätt för att säkerställa ett avgiftsuttag i paritet med nerlagd tid i de olika ärendena tas ut. Vad gäller projekt Anten så förväntas inventeringarna bli klara under 2017 men på grund av minskade resurser kopplade till projektet kan åtgärdstakten på ej godkända anläggningar komma att dra ut på tiden. Genom det effektiviseringsarbete som pågår är 7 2017-01-12
nämndens förhoppning att, trots minskade resurser kunna utföra motsvarande arbete även kommande år. Under 2016 genomfördes en omorganisation på miljöskyddskontoret som innebar att två avdelningar skapades och två nya avdelningschefer tillsattes. Med anledning av detta har kontoret större möjlighet att arbeta med processer och på så vis genomföra effektiviseringarna. Omorganisationen medförde ökade personalkostnader som nu delvis hämtas hem genom den gemensamma ledningsstrukturen på Sveagatan. Tobakslagstiftningen kommer med stor sannolikhet att ändras under 2017. De föreslagna förändringarna innebär bland annat att de rökfria miljöerna utökas rejält. Exempelvis ska uteserveringar bli rökfria ihop med alla entréer till offentliga byggnader, perronger m m. Tillsynsansvaret kommer att ligga på kommunerna och det föreslås inte kunna avgiftsfinansieras. Med ett tillsynsintervall på minst en gång per år innebär förändringen att denna verksamhet blir mycket större för miljöskyddsnämnden. Investeringsbudget Tkr Budget 2016 Budget 2017 Plan 2018 Plan 2019 Plan 2020 Plan 2021 Expansionsinvestering -varav exploatering Imageinvestering Reinvestering Anpassningsinvestering Miljöreda 0 0 0 0 0 0 Totalt utgifter 0 0 0 0 0 0 Miljöskyddsnämnden tillika Samhällsbyggnadsnämnden hade äskat 300 tkr vardera till nytt ärendehanteringssystem. Arbetet med att ta fram ett upphandlingsunderlag är i gång och beräknas vara klart under våren 2017. Investering i nytt ärendehanteringssystem är oerhört viktigt då de som finns idag inte uppdateras längre och dessa är kopplade till våra statliga myndigheter för smidig rapportering. Skulle investeringen dra ut på tiden kommer den digitala utvecklingen inom miljö och bygg att stå still. Här finns med ett nytt system väldigt mycket effektiviseringar att hämta samtidigt som arbetet med bland annat e- tjänster står still i väntan på nytt system.. 8 2017-01-12
Personal Personal- och kompetensförsörjning Miljöskyddskontoret har svårt att rekrytera handläggare, framförallt på grund av att dessa är konkurrensutsatta samtidigt som kontoret har svårt att matcha lön. Miljöskyddskontoret behöver, tillsammans med såväl Sveagatans övriga förvaltningar som hela Alingsås kommun, öka sin attraktivitet som arbetsgivare. Detta kan ske till exempel genom samlade rekryteringar, där möjligheten till att få vara med och bygga Alingsås lyfts fram och genom att ge större möjligheter till arbete utanför kontoret för att öka möjligheterna för befintliga och blivande pendlade medarbetare att söka sig till kontoret. Inventera befintlig kompetens Antal personer Antal anställningar Antal årsarbetare Medelålder Sysselsättningsgrad (snitt) Alla befattningar 28 29 28,7 44,1 99% Administratör 4 4 3,7 52,5 93% Avdelningschef 2 2 2,0 40,5 100% Förvaltningschef 1 1 1,0 35,0 100% Miljöinspektör 1 1 1,0 32,0 100% Miljöskyddsinsp 21 21 21,0 43,9 100% Miljöskyddskontoret genomförde 2016 en omorganisation där två avdelningar skapades och två avdelningschefer rekryterades. Förvaltningschefen arbetar för närvarande bara 30 % på miljöskyddskontoret. Inför 2017 har kontoret förstärkts med en kommunekolog. Miljöskyddskontoret ser kontinuerligt över kompetensinriktningarna och kommer tillsammans med övriga förvaltningar på Sveagatan att behöva se över kompetenser som förvaltningarna kan samsas om, t ex HR-konsult, ekonomer, verksamhetsutvecklare mm. Prognos för framtiden Personalomsättning 2016 Under 2016 har tre personer slutat på miljöskyddskontoret. En av dessa gick i pension. Under 2016 fick rekrytering av miljöskyddsinspektör avbrytas på grund av ansökningsunderlaget. Den hårda konkurrensen på arbetsmarknaden har nu drabbat även miljöskyddskontoret. Pensionsprognos 2018 2020 2021 2022 Alla befattningar 3 1 1 1 Administratör 1 Miljöskyddsinsp 3 1 1 9 2017-01-12
Under 2017 förväntas inte några pensionsavgångar inom miljöskyddskontoret. Däremot har kontoret tre medarbetare som når pensionsgränsen 2018 varav två av dem idag arbetar med livsmedelskontroll. Under 2016 rekryterades därför två nya livsmedelsinspektörer istället för en för att klara kommande pensionsavgångar. Ansökningar till utannonserade tjänster Miljöskyddsinspektörer Antal annonser Antal tjänster Mottagna ansökningar Antal rekryterade 2 2 Totalt: 60 Totalt: 1 Under 2016 tillsvidareanställdes tre av de visstidsanställda miljöskyddsinspektörerna (personerna har varit anställda två år och deras anställningar skulle därmed övergå till tillsvidareanställningar). Tre miljöskyddsinspektörer med inriktning mot miljöbalken slutade varav en av annonserna riktades mot detta, denna rekrytering avbröts. En av annonserna var riktad mot livsmedelslagstiftningen då en av livsmedelsinspektörerna anställdes som avdelningschef. I denna rekrytering anställdes två livsmedelsinspektörer för att säkra upp kommande pensionsavgångar. Framtida åtgärder Miljöskyddskontoret har under 2016 genomfört en omorganisation där två avdelningar skapades inom kontoret. En av anledningarna till förändringen var att närmsta chef skulle få mindre antal medarbetare. Detta medför att närmsta chef har större möjlighet att tillsammans med medarbetarna planera och skapa möjlighet till kompetensutveckling. Detta arbete kommer att fortsätta med mål att alla medarbetare ska ha möjlighet att utvecklas och stärkas i sina roller. Kompetensutveckling är väldigt viktig för att handläggarna ska kunna hålla sin kompetens på topp och följa de trender och förändringar som sker, inte minst inom lagstiftningarna. Då Sveagatans samtliga förvaltningar arbetar nära ihop i olika projekt och utvecklingsfrågor samtidigt som förvaltningarna är relativt små kommer fokus framöver ligga på att skapa en större gemenskap genom samlade aktiviteter, mål och arbetssätt. Rekrytering av handläggare har blivit svårare även inom miljöskyddskontoret. Kontoret arbetar med att vara synliga och i framkant för att kunna locka erfarna medarbetare. Kontoret har också ett mål att ta emot praktikanter som efter avslutade studier kan komma tillbaka och arbeta inom Alingsås kommun. I övrigt sker en ständig förändring i tjänster och inriktningar för att på bästa sätt kunna använda den samlade kompetensen och därmed också rekrytera hållbart. 10 2017-01-12
Löner Inom miljöskyddskontoret har rekryteringar fått avbrytas under hösten på grund av att det saknats sökande framförallt med inriktning mot miljöskydd. Andra rekryteringar har börjat bra men slutat med att vi inte kan matcha det löneläge personerna har i nuvarande kommuner. Alingsås kommun ligger i botten inom GR:s löneranking när det kommer till miljöinspektörer vilket försvårar rekrytering samtidigt som vi ser att de handläggare som får arbete utanför Alingsås kommun ökar sina lönelägen med flera tusen i månaden. Arbetsmiljö Miljöskyddskontoret kommer behöva arbeta med att ta fram en kompetensförsörjningsplan för att minska risken att inte kunna återbesätta vissa tjänster. Skapas vakanta tjänster riskerar resterande i teamet att drabbas av en negativ arbetsbelastning. I övrigt kommer kontoret tillsammans med resterande förvaltningar på Sveagatan att arbeta med de gemensamma områdena t ex HR-konsult mm för att förstärka den samlade kompetensen. 11 2017-01-12
Bilaga 1 Internkontrollplan Identifierad risk Område ekonomi verksamhet medborgare medarbetare Process Riskvärde Vad ska kontrolleras? Metod Hur ska kontrollen genomföras? Ansvarig Vem genomför kontrollen Uppföljning När följs kontrollen upp? Följer ej ramavtal Ekonomi Leverantörsfakturorna ska kontrolleras så de följer de ramavtal som finns i kommunen 5% av leverantörsfakturorna för perioden ska slumpvis kontrolleras Manuell stickkontroll Administratör Vårbokslut, Risk för dålig återkoppling Medborgare Alla som inkommer med en ansökan/anmälan ska inom tre arbetsdagar dagar få bekräftelse på mottaget ärende samt info om handläggare. 5 % av alla inkomna ansökningar/anmälningar ska slumpvis kontrolleras Manuell stickkontroll Administratör Vårbokslut, Risk för kontrollskuld Verksamhet Nämnden ska tydligt kunna visa hur mycket tillsyn/kontroll varje verksamhet betalt för och hur mycket tid som faktiskt lagts på respektive verksamhet Eventuella kontroll- och eller tillsynsskulder ska redovisas årligen till nämnden per verksamhet och för både miljöbalkstillsyn och livsmedelskontroll Alla verksamheter med årliga avgifter kontrolleras med avseende på tillsynstid. Kontrollskulder rapporteras i lista med verksamhet och skuld i timmar Avdelningschef Bokslut Risk för minskad rättssäkerhet Verksamhet Beslut som tas på delegation ska expedieras senast dagen efter 5 % av alla beslut ska kontrolleras så expedieringen uppfyller målet Manuell stickkontroll Administratör Vårbokslut, Risk för längre handläggningstider Medborgare Inom miljöbalken har vi vanligtvis 6 veckor på oss att fatta beslut efter det att ärendet är komplett 8 5 % av alla tillstånd för enskilda avlopp ska kontrolleras så handläggningstiden inte överstiger 6 veckor Manuell stickkontroll Avdelningschef Vårbokslut, 12 2017-01-12
Risk för att nämndens synpunkter inte kommer med i ett tidigt skede i planprocessen Verksamhet Enligt planprocessen för Alingsås kommun ska miljöskyddskontoret komma in i ett tidigt skede i planprocessen 9 Andelen nystartade planprocesser där miljöskyddskontoret kommit med i ett tidigt skede Manuell kontroll Avdelningschef Vårbokslut, Risk att mer tid läggs på utredningar istället för planerad kontroll Verksamhet Antalet RASFF har ökat de senaste åren vilket medför att handläggare på livsmedel behöver lägga mer tid på att utreda dessa 9 Antalet RASFF Manuell kontroll Avdelningschef Vårbokslut, Risk att miljöskyddsnämnden får mer att tillsyna i samband med kommunens tillväxt Verksamhet/ Medarbetare/ Ekonomi I takt med att kommunen växer startas mer skolor/försklor, ny miljöfarlig verksamhet etablerar sig mm vilket innebär att nämndens tillsynsansvar ökar 8 Antalet nya skolor/förskolor Manuell kontroll Avdelningschef Risk för hot/våld i samband med myndighetsutövning Medarbetare Myndighetsutövningen innebär att tunga beslut ibland behöver kommuniceras 8 Nya medarbetare ska introduceras i kontorets plan för hot och våld Manuell kontroll Avdelningschef Risk att rättssäkerheten försämras Verksamhet/ Medborgare Minskar de administrativa resurserna där diarieföring och expediering av ärenden/beslut sker ökar risk för felhantering 4 5 % av de expedierade besluten ska kontrolleras så nämnden lyckats delge rätt person Manuell stickkontroll Administratör Vårbokslut, 13 2017-01-12