1 (9) Operativ handlingsplan för digital kommunikation på Mälardalens högskola, 2014 Den operativa handlingsplanen för digital kommunikation ger riktlinjer och vägledning kring hur varje redaktör ska arbeta med digitala medier. Planen omfattar såväl högskolans webbplatser som de sociala medier där högskolan har en officiell närvaro. Kommunikationschefen beslutar om den operativa handlingsplanen för digital kommunikation. Handlingsplanen revideras vid behov. Följande dokument ligger som grund för detta dokument: Strategisk handlingsplan för digital kommunikation Taktisk handlingsplan för digital kommunikation 1. Ansvar och organisation Webbstrategen är strategiskt och taktiskt ansvarig för digital kommunikation, medan webbsamordnaren är operativt ansvarig för digital kommunikation och huvudredaktör för startsidan. Varje huvudingång på webbplatsen samt varje social kanal har en huvudredaktör, vilken ska hålla regelbunden dialog med webbsamordnaren samt eventuella egna redaktörer. 2. Generella krav på all publicering Detta gäller generellt för dig som är redaktör: allt som publiceras ska svara mot ett tydligt informationsbehov hos en specifik målgrupp det ska finnas en innehållsansvarig som kan säkerställa att informationen är korrekt publicering och strukturering ska alltid utgå från målgruppen och aldrig från organisationens uppbyggnad minst en gång om året, förslagsvis i juni, ska varje redaktör gå igenom sina sidor för att verifiera att informationen fortfarande är korrekt och avpublicera det som inte längre är relevant 3. Innehåll på webbplatsen Varje webbsida ska ha ett mål; att svara på besökarens frågor eller tillhandahålla en funktion. Sidor som inte har ett tydligt syfte ska rensas bort eller arbetas om. Ställ alltid frågan: vad vill besökaren veta (besvarar sidan besökarens frågor?) känna (upplevelsen) göra (de flesta kommer till sidan i ett ärende)
Informationsstruktur Meny För att underlätta för besökaren att orientera sig på webbplatsen, placera ett innehåll på en plats. Använd länkar istället för dubbelpublicering, även för dokument. Kurs och programsidor finns på en plats under www.mdh.se/utbildning Studentinformation, oavsett akademi, finns på en plats under www.mdh.se/student Intern information på en plats under www.mdh.se/internt Fokusera på artikeln placera mindre relevant innehåll i högerkolumnen utgå från att menyn ska vara fast och fungera i flera år använd därför generella begrepp och placera inte allt i menyn undvik att ha fler än sju länkar/ingångar i en meny utgå från att sortera menyn från A-Ö, vid undantagsfall kan den viktigaste länken lyftas högst Använd endast avdelning om det finns fler än två underartiklar, lägg annars ihop allt i en artikel 2 (9) Layout För att webbplatsen inte ska upplevas som rörig ska alla webbsidors avdelningar ha ett enhetligt upplägg som gör att användaren känner igen sig och slipper stressen av många element som varierar mycket i utformning och utseende. Det går givetvis att göra undantag om det är motiverat, men nyckelorden är enkel, ren och tydlig. Avdelningar puffar i avdelningsartikeln placeras alltid i par, med avskiljare, så lika i höjd som möjligt. Använd inte stilpuffar eller visitkortspuffar Vid nyhets- och kalenderpuffar i artikeln måste dessa placeras tillsammans (bredvid eller ovanför varandra) Sociala puffar placeras alltid i högerkolumnen Högerkolumnen placera mindre relevant information i högerkolumnen, ska besökaren göra något på webbplatsen bör detta istället placeras högt upp i artikeln använd endast den mellanstora eller lilla bildpuffmallen Bildpuffar ska matcha varandra i färg och storlek Inga nyheter eller kalenderhändelser i högerkolumnen (bortsett från driftnyheter) För länkar och bilagor använd endast stilpuff Blanda inte länkar och bilagor i samma stilpuff Sortera länkar och bilagor från A-Ö Blanda inte olika typer av puffar utan samla dem, bildpuffar först följt av stilpuffar
3 (9) Bilder fullbreddsbild ska ha maxhöjd 279 pixlar och vara 555 pixlar bred (puffväxlaren har maxmåttet i bred och höjd) Bilder i högerkolumnen ska vara 263 pixlar breda Använd foton istället för figurer och illustrationer Glöm inte att skriva bildens alternativa text för de som inte ser eller surfar utan bilder Länkar Skriv länktexter som gör att användaren kan förstå vart länken leder, även om man inte ser hela sammanhanget Var medveten om vart externa länkar leder. Inga länkar får uppfattas som reklam eller leda till webbplatser med olämpligt innehåll Skriv i länktexten om en länk är extern Fyll i titeltext för länken och skriv vad den leder till Nyheter och kalenderhändelser Både nyheter och kalenderhändelser ska alltid innehålla ingress. I nyhets- och kalenderlistorna ska rubrikerna och länkarna heta: o Nyheter och Fler nyheter o Kalender och Fler händelser o News och View all o Calendar och View all 4. Innehåll i sociala medier Det främsta syftet med högskolans användning av sociala medier är att skapa relationer via kommunikation. För att få bäst spridning och effekt bör meddelanden skickas ut mellan 07.30 08.30 och 16.30 17.30. Vi bör fokusera på att öka antalet som följer MDH på grund av att en bred bas ger större spridning till rätt personer. Liten bas minskar chansen för hög spridningseffekt. Tonalitet och innehåll ska anpassas efter social kanal. Till exempel: o På Facebook är tonen personlig och stilen mer vardaglig och fokus är relationsbyggande o På Twitter är tonen mer myndighetsmässig och fokus är forsknings- och samverkansnyheter 5. Kriskommunikation All krisinformation ska publiceras på www.mdh.se
Funktionen Akutinformation kan användas för att lyfta informationen på alla webbsidor Sociala kanaler som Facebook och Twitter ska användas för att hänvisa till rätt information på www.mdh.se. 4 (9) 6. Texter och skrivregler Webbtexter Klistra inte bara in text från ett dokument utan anpassa texten till webben och dela vid behov upp den på flera undersidor Lägg mest energi på rubriken (cirka 80 procent av din tid). Genom rubriken förstår läsaren vad den ska förvänta sig. Den är också det som länkas från menyn. En bra rubrik är konkret och berättar vad sidan handlar om. Skriv en sammanfattande ingress. Ingressen ska ge en sammanfattning av din information. Den journalistiska metodens strävan att svara på vad, när, hur, varför och eventuellt vem är en god utgångspunkt. En text behöver delas in i stycken för att bli tydlig och läsbar på webben. På det sättet underlättar du för läsaren att se vad som hör ihop. Börjar texten handla om en ny person? En ny kategori? Ett nytt argument? Då är det dags att byta stycke. Mellanrubriker som ger viktig information. Varje nytt stycke bör ha en mellanrubrik. En bra mellanrubrik ska bestå av en kort mening, gärna med ett verb, som säger det viktigaste i stycket. Tänk på att använda korrekta rubriknivåer. Rubrik 3 är en underrubrik till rubrik 2 och kan inte stå ensam. Använd ett korrekt språk och följ skrivreglerna Översättningar och språkhantering Grundregeln är att allt innehåll ska finnas på både svenska och engelska Endast svensk text på svenska sajten, endast engelsk text på internationella sajten Undantaget är information som enbart kan vara relevant för en viss målgrupp Tänk på att den engelska informationen kanske inte bara kan vara en direkt översättning utan kan behöva anpassas för personer som inte har samma förkunskaper om svenska förhållanden Skrivregler För att ge ett trovärdigt och enhetligt intryck strävar vi efter att skriva på ett konsekvent sätt. Stor eller liten bokstav Titlar, ämnen, program och kurser skrivs med liten bokstav i löpande text.
Akademier, sektioner och enheter: när namnen skrivs ut i sin helhet i löpande text, använd liten begynnelsebokstav. Skriver du förkortningen, använd versaler. Initialförkortningar som utläses bokstav för bokstav skrivs alltid med versaler: MDH, ABB, UKK Förkortningar som läses ut som ett ord ska skrivas med inledande versal och resten gemener: Mero, Ikea, Ica Rubriker skrivs med gemener förutom inledande bokstav 5 (9) Ordval Vissa ord kan ha mer än en korrekt variant. Det viktiga är att vi använder dem konsekvent: E-post (i formella sammanhang eller kontaktuppgifter) Mejl (i mindre formella sammanhang) Webbplats (istället för sajt eller website) Förkortningar Undvik i möjligaste mån förkortningar i löpande text. Men om de behövs gäller följande: ca cirka dnr diarienummer dvs. det vill säga fil.dr. filosofie doktor fil.mag. filosofie magister mån. måndag kr krona kl. klockan m.fl. med flera m.m. med mera nr nummer obs. observera osv. och så vidare tfn. telefon Genitiver Studentkårens (aldrig studentkåren s på svenska) MDH:s ABB:s Datum och tid. Vilket format man väljer beror på sammanhanget och utrymmet, men något av följande gäller: torsdagen den 21 september 2012 21/9 2012 2012-09-21 klockan 12.00
09.45-11.30 6 (9) Observera att på engelska är det lämpligare att skriva ut hela datumet för att undvika missförstånd: Thursday September 21, 2014. Klockslag skriver vi enligt ovan, inte med PM eller AM. Adresser och telefonnummer. Använd normalt uppställning för tydlighets skull. I vissa fall kan du skriva adressen i löpande text men då med kommatecken mellan raderna. Mälardalens högskola Box 325 631 05 Eskilstuna Tfn. 016-15 36 00 Siffror. Tumregeln är skriv ett till tolv med bokstäver: Jag fick bara en tårta, men jag ville ha 200! Korrekt gruppering av tal: 3 400 123 456 1 260 000 7. Publiceringsplan 2014 Som grund för att hålla informationen på webbplatsen och i digital kanaler aktuell och korrekt finns en publiceringsplan som ger hålltider och prioriteringar, framförallt för startsidan, de stora ingångarna och sociala medier. Startsida Januari Välkomna nya studenter vt14 Studentrekryteringskampanj (internationella) ht14 Februari Studentrekryteringskampanj (svenska+internationella) ht14 Ta bort gamla programtillfällen i samband med lansering av kampanj Mars April Studentrekryteringskampanj Högskoledagarna Rekryteringsmässa (internationella) Presentera hedersdoktorer inför Hedersdoktorernas dag Studentrekryteringskampanj (svenska+internationella) Hedersdoktorernas dag 24 april Akademisk högtid
Nätverksdagen Network Challenge Robotikdagen 11 april STOLT konferens 8 april 7 (9) Maj Juni Juli Examenshögtid Studentrekryteringskampanj (internationella) Välkomna nya studenter Sommaröppet Välkomna nya studenter Augusti Välkomna nya studenter September Välkomna nya studenter/introduktion (svenska+internationella) Forskarfredag 26 september Kulturnatten Studentrekryteringskampanj Oktober Studentrekryteringskampanj November Studentrekryteringskampanj (internationella) Science@MDH Nytt kurs- och programutbud SACO mässan i Stockholm Bemötandedagar 2014 December Välkomna nya studenter Studentrekryteringskampanj (internationella) Aktiviteter i digital kommunikation Januari 2 Slutgiltigt antagningsbesked 13 Kursregistreringen öppnar inför vårtermin 15 Deadline internationell ansökan för hösttermin 14 15 Anmälan till Högskoleprovet öppnar 19 Terminstart vårtermin - period 1 21 Vårterminen börjar 25 Söka utbytesstudier 30 Studenter börjar leta exjobb - Karriärtorget
Februari 1 Lansera kampanjen på www.mdh.se 1 Publicera sommarkurser 17 Program för högskoledagarna skickas ut till skolorna 7 Temadag: socialt arbete - våld i våra relationer 10 Sista dag att söka utbytesstudier 13 Högvarv - Västerås 15 Söka MDH-stipendium startar 15 Uppdatering av kursutbudet på webben, plocka bort gamla tillfällen 15 Sista anmälningsdag till Högskoleprovet 25 Byt ut alla siffror på webben mot aktuella 28 Puffa för sommarjobb och sommarkurser 8 (9) Mars 1 Kurser för hösttermin och vårtermin publiceras. Plocka bort gamla tillfällen för hösttermin 1 Sista dag att söka MDH-stipendium 5 och 7 Högskoledagarna 14-16 Antagningsbesked för internationella program 15 Anmälan för höstens utbildningsprogram startar 16 Uppdatera mallar för uppropsinformation (inför sommarkurserna) April 1 Terminstart vårtermin - period 2 1 Onlineansökan för inresande Exchange students 1 Onlineansökan för prospective utbytesstudenter 5 Högskoleprovet 15 Sista ansökningsdag för kurser och program höstterminen 15 Drop-in studievägledning 16 Sen anmälan för kurser och program startar 25 Hedersdoktorernas dag 26 Akademisk högtid 26 Lansering av ny student uppropsinformation för sommartermin Maj 1 Restplatslista utresande utbytesstudenter 15 Sista ansökningsdag in/utresande utbytesstudenter 15 Uppropsinformation inför höstterminen 24 Examenshögtid Juni 1 Redaktörer går igenom samtliga sidor de är ansvariga för, uppdaterar och avpublicerar gammal innehåll 1 Sista ansökningsdag restplatser för utresande studenter 9 Sommartermin startar 13 Besök på arbetsförmedlingen för de som tagit studenten 14-15 Sommaröppet 26-28 Cityfestivalen i Västerås Juli Lansering av ny student uppropsinformation för hösttermin Augusti 1 Publicera engelska programutbudet på webben 15 Anmälan till höstens högskoleprov startar
15-16 Internationell konferens om övergångar 24 Internationella studenter kommer 28 Webbregistreringen öppnar inför HT 28-30 Introduktionsdagen 9 (9) September 1 Ta bort vår- och sommartermin 2 Terminsstart hösttermin- period 1 2 Onlineansökan för inresande utbytesstudenter öppnar 5 Sjukgymnastprogrammet firar 10 år 15 Anmälan för vårens utbildningsprogram startar 15 Sista anmälningsdag till Högskoleprovet 20 Kulturnatten Västerås 27 Forskarfredag Oktober 1 Internationella program ska finnas publicerade och länkas från universityadmissions.se 8 Nämndbeslut om alla svenska program 15 Uppropsinformation inför vårterminen 15 Sista anmälningsdag för vårterminen 15 Sista ansökningsdag för inresande utbytesstudenter 16 Sen anmälan till vårterminen 26 Högskoleprovet November Bemötandedagarna Science@MDH 6 Publicera svenska programutbudet på mdh.se Lägg upp programkatalog på mdh.se 5 Mässa i Örebro 9 Mässa i Göteborg 11 Terminstart hösttermin - period 2 15 Studenter börjar leta exjobb - Karriärtorget 25 Idétävlingen 25 Solution Hunt 28-29 Mässa i Stockholm December 1 Julaktivitet i sociala medier 1 Internationellt utbud klart på university admissions.se 10 Nobeldagen lyfta forskning/innovation 12 Lansering av ny student uppropsinformation för vårtermin 12 Antagningsbeskeden går ut 13 Julanpassa mdh.se, julens öppettider