Utvärdering av välkomstbrev på webben inför ht 2013

Transkript

1 Umeå universitet, Umeå Studentcentrum/Annica Höglund E-post: Rapport Utvärdering av välkomstbrev på webben inför ht 2013 Under våren 2011 presenterade Studentcentrum i samarbete med Informationsenheten och Teleservice ett universitetsgemensamt upplägg som alla institutioner/fakulteter kan använda för att tillgängliggöra nödvändig information på webben för antagna studenter inför kurs-/programstart. Ofta sprids sådan information i form av ett välkomstbrev, varför vi valde att använda det begreppet på webben (det används även i antagningsbeskeden till de antagna, i hänvisningen till mer information på Umeå universitets webb samt av de flesta universitet och högskolor i landet). För att ta reda på i vilken utsträckning som nyantagna studenter kan hitta informationen på webben har Studentcentrum gått igenom alla utbildningar (anmälningstillfällen) som bjöds ut i utbildningskatalogen på webben inför höstterminen Undersökningen genomfördes den juli, med start efter att det första antagningsbeskedet skickats ut till studenterna inför höstterminens kurser och program. De parametrar vi noterat vid genomgången är: Finns en komponent som heter Välkomstbrev tillagd i kurs-/programmenyn? Finns i stället en komponent med annat namn tillagd i kurs-/programmenyn, men där man har lagt välkomstinformation på sidan? Har man använt malldokumentet som vi skapat för ändamålet eller gjort brevet enligt annat format? Har man i stället lagt en länk på sidan till ett välkomstbrev som finns på en annan webb? Har man i stället skrivit text på sidan som informerar om när och hur välkomstbrevet kommer att skickas ut? Har man i stället lagt en länk på sidan till annan webb där man själv får leta sig vidare för att hitta välkomstbrevinformation? Saknas en komponent helt i kurs-/programmenyn för mer information om kursen än den som automatiskt hämtas från Selma? Resultat I bilaga 1 finns tabeller med resultat från utvärderingen samt en figur som visar besökare på den aktuella webbsidan under perioden från första urvalet till en vecka in i terminen. Resultat för hela Umeå universitets kurs- och programutbud I den här sammanställningen har de kurser som ges inom ramen för lärarutbildning sorterats in under sina respektive fakulteter eller under lärarutbildning beroende på om ämnestillhörigheten är lärarutbildning eller ämnen som är knutna till övriga fakulteter. Eftersom undersökningen helt är baserad på utbudet i utbildningskatalogen på webben så kan samma kurs eller program förekomma fler gånger (t ex om det ges på flera orter eller fler än en gång under en termin). Senare del av program ingår, samt förutbildning (t ex tekniskt-naturvetenskapligt basår). Den juli fanns det sammanlagt 1095 kurser och program på svenska i webbkatalogen utbjudna för höstterminen Dessutom fanns det 295 kurser och program utbjudna på engelska. Av alla 1390 kurser och program hade 52% en komponent i kurs-/programmenyn som man har kallat för Välkomstbrev (en svag ökning från 49% inför hösten 2012). 27% hade dessutom ett välkomstbrev som var skapat utifrån malldokumentet. Umeå universitet, Umeå Datum: Studentcentrum

2 Page 2 (7) 25 kurser eller program (2%) hade en komponent med annan benämning än Välkomstbrev. 86 utbildningar (6%; en minskning från 15% inför hösten 2012) hade skriven information på sidan Välkomstbrev om att och hur välkomstbrev kommer att skickas ut. 135 (10%) utbildningar hade en komponent benämnd Välkomstbrev eller något annat, som innehöll länkar till sidor där man sedan själv fick försöka leta sig fram till rätt information (som ibland fanns och ibland var inaktuell eller ledde till en död sida). För hela 647 kurser och program, dvs 46%, saknades helt någon komponent i kurs- eller programmenyn som innehöll mer information än den som hämtas automatiskt från Selma. Det är en liten minskning jämfört med föregående hösttermin (49%), men fortfarande en orimligt hög andel för våra antagna studenter som utifrån informationen i antagningsbeskeden har skäl att förvänta sig att hitta välkomstbrev på kurs- eller programsidan. Fakultetsvisa resultat För Humanistiska fakultetens del, med 19% av utbildningsutbudet, hade 80% av kurs- och programsidorna en komponent som hette Välkomstbrev (en ökning jämfört med 75% inför hösten 2012). Inga kurser eller program hade en komponent som hade benämnts något annat än Välkomstbrev. 20%, jämfört med 25% inför hösten 2012, saknade helt en komponent för mer information. 30% hade välkomstbrev enligt mallen medan bara 28%, jämfört med 62% inför hösten 2012, i stället hade skriven information om att och via vilken kanal välkomstbrev kommer att skickas ut innan utbildningsstart. För 30% av kurser eller program har man använt den erbjudna Wordmallen för sina välkomstbrev; den har dock endast använts för kurser på svenska. Vid Humanistiska fakulteten verkar man ha satsat på utbildning på svenska denna gång. 80% av programmen och 86% av kurserna på svenska hade en komponent kallad välkomstbrev, medan 0% av kurser och program på engelska hade någon mer information än den som hämtas från Selma. Inga kurser eller program hade inaktuell information eller döda länkar under rubriken välkomstbrev. Lärarhögskolan bjöd ut 6% (13 program och 74 kurser) av utbildningsutbudet inför hösten Denna gång har även kurser (66 st på svenska, 8 st på engelska) räknats till lärarutbildningen i stället för till en fakultet. 52% av utbildningarna hade en komponent benämnd Välkomstbrev. Inga kurser eller program hade en komponent som hade benämnts något annat än Välkomstbrev. 25% hade ett välkomstbrev som var skapat enligt den erbjudna Word-mallen. 48% saknade helt komponenter utöver dem som hämtas automatiskt från Selma. För kurser och program på svenska finns en välkomstbrev-komponent på 50-52% av utbudet. 63% av kurserna på engelska har en sådan komponent. 3 kurser på svenska hade inaktuell information eller döda länkar under rubriken välkomstbrev. Medicinska fakulteten svarade för 9% av Umeå universitets utbud av kurser och program inför hösten % (jfrt med 48% inför hösten 2012) av dessa hade en komponent benämnd Välkomstbrev, 36% hade på den sidan ett välkomstbrev skapat utifrån malldokumenten som erbjudits. Inga kurser eller program hade en komponent som hade kallats för något annat än Välkomstbrev. 40% (jfrt med 52% inför hösten 2012) saknade helt komponenter utöver dem som hämtas automatiskt från Selma. För 36% av kurser eller program har man använt den erbjudna Wordmallen för sina välkomstbrev; den har dock endast använts för program och kurser på svenska. För Medicinska fakultetens del finns fler välkomstbrev-komponenter på sidorna för program (77% för svenska, 67% för engelska), men även för kurser på både svenska och engelska har drygt hälften (53%) en sådan komponent. Ett program på svenska och en kurs på engelska hade information som gällde hösten 2012 under rubriken välkomstbrev.

3 Page 3 (7) Samhällsvetenskapliga fakulteten, med 27% av kurs- och programutbudet, hade 33% som helt saknade komponent utöver dem som hämtas automatiskt från Selma (jämfört med 29% inför hösten 2012). 62% (jfrt med 68% inför hösten 2012) hade dock en komponent benämnd Välkomstbrev, och 5% (jämfört med 3% inför hösten 2012) hade en komponent med annat namn som ledde till mer information om kursen/programmet. För 30% av Samfaks utbildningar fanns på sidan Välkomstbrev (eller med annat namn) länkar till annan webb där studenten hittar informationen. För 30% av kurser eller program har man använt den erbjudna Word-mallen för sina välkomstbrev. Majoriteten av programmen hade en komponent benämnd välkomstbrev (80% av programmen på svenska och 92% av programmen på engelska; inga program på engelska saknade helt någon komponent för mer information). För kurser på svenska hade 63% en sådan, medan 43% av kurser på engelska hade en komponent med namnet välkomstbrev. För 52% av kurserna på engelska saknades helt information utöver det som hämtas från Selma. Mellan 4-8% hade en komponent som man kallat för något annat än välkomstbrev. Även för Samhällsvetenskapliga fakulteten hade 17 kurser eller program länkar till välkomstbrev för hösten 2012 eller våren 2013, döda länkar eller ingen information alls under rubriken välkomstbrev. Flest kurser och program som bjöds ut hösten 2013 (Bilaga 1) hade Teknat-fakulteten (39%). Det var också den fakultet som hade lägst grad av fördjupande information till antagna studenter på kurseller programsidan. 71%, en lite lägre andel än inför höstterminen 2012 (76%), av Teknats utbildningar saknade helt komponenter utöver dem som hämtas automatiskt från Selma. 28% (en liten ökning från 20% inför hösten 2012) hade dock en komponent benämnd Välkomstbrev i menyn och endast 1% hade en komponent med annat namn. För 19% av kurser eller program har man använt den erbjudna Word-mallen för sina välkomstbrev. Flest välkomstbrev-komponenter fanns för program på svenska (63%). 2% av kurser på svenska hade en komponent med annat namn än välkomstbrev, medan inga kurser på engelska eller program hade en sådan. För kurser på svenska och engelska, samt för program på engelska, saknade en överväldigande majoritet (60-86%) någon information utöver den som hämtas från Selma. 17 kurser eller program hade länkar till välkomstbrev för hösten 2012 eller våren 2013, döda länkar eller ingen information alls under rubriken välkomstbrev. Reflektioner På grund av resursbrist innehåller detta års rapport över utfallet inga analyser kring grund- respektive avancerad nivå på utbildningarna eller distans- eller internetutbildningar. Underlaget finns dock att tillgå för den som själv vill göra sådana analyser. Av höstterminens utbildningsutbud ansvarade Teknat-fakulteten för den största andelen (39%) samtidigt som det är den fakultet som i lägst utsträckning presenterar någon information alls på kursoch programsidor. Mer än två tredjedelar av Teknats utbildningar saknade information på webben om utbildningsstarten hösten 2013, även om mer än hälften av programmen på svenska hade någon grad av sådan information. Samhällsvetenskapliga fakulteten erbjöd 27% av utbildningsutbudet, och för studenter som antagits till fakultetens utbildningar gick det att finna information till mer än hälften av kurserna och programmen. Här hade man lagt mycket krut framför allt på programmen på engelska, där samtliga hade någon mer information än den som hämtas från Selma. Även för Medicinska fakultetens och Lärarutbildningens utbildningar (som stod för 9% resp 6% av utbildningsutbudet) hade mer än hälften någon mer-information, medan majoriteten av Humanistiska fakultetens studenter som antagits till utbildning på svenska kunde hitta information om utbildningsstarten på webben. Den mest tydliga förändringen jämfört med tidigare terminer är att fler har utgått från Word-mallen som erbjuds, särskilt när det gäller utbildning på svenska. Det finns inget krav på att denna ska användas, men eftersom innehållet i den uppdateras inför varje termin och den är gjord för att fungera

4 Page 4 (7) så bra som möjligt ur tillgänglighetsperspektiv, så kan det innebära att fler studenter fått korrekt information ffa om Umu-gemensamma stöd och tjänster. Mot bakgrund av att universitetets studenter får veta i sina antagningsbesked att de kan finna välkomstbrev på vår webb, och att de flesta människor idag förväntar sig att större aktörer (som ett universitet) erbjuder det mesta i informationsväg via webben, så är det förstås inte bra att hälften av våra utbildningar fortfarande saknar sådan information. Det vore önskvärt om utbildningsansvariga ville göra vad de kan för att bidra till att universitetet ska kunna erbjuda viktig information till antagna på de sätt som de söker den. Även om den största mängden antagna studenter söker efter sina välkomstbrev på vår webb efter det andra urvalet (Bilaga 1, figur 1), finns det också många som vill veta vad som gäller inför utbildningsstarten direkt efter att de har fått sitt antagningsbesked. När de inte omedelbart får den informationen hemskickad eller hittar den på webben, så är det många av dem som ringer till Umeå universitet. Finns det välkomstbrev på kurs- eller programsidan så kan växeln (eller vilken anställd som helst vid Umeå universitet) hjälpa de antagna med den information de behöver. Värd att beakta är också risken för att antagna studenter inte påbörjar sina studier för att de inte får svar på viktiga frågor inför studiestarten, något som institutionerna förlorar på. Rekommendationer för lägsta nivå av informationstillgänglighet Har man inte möjlighet att lägga upp välkomstbrev (eller utförlig information om hur och när brev skickas ut, samt kontaktuppgift till anställd som svarar) för alla sina kurser och program i utbildningskatalogen på webben, så bör man prioritera kategorierna: Nybörjarutbildning på grundnivå Utbildning som ges helt eller delvis via internet Utbildning som ges på engelska Man bör även vara medveten om att studenter från andra universitet söker kurser eller program både på grund- och avancerad nivå. För dessa är Umeå universitets webbplats och organisation lika ogenomtränglig som för nybörjare från gymnasiet.

5 Page 5 (7) Bilaga 1. Resultat av genomgång för Välkomstbrev på webben Förklaring av kolumnrubriker i tabellerna nedan: a) "Välkomstbrev"-komponent finns via vänstermenyn b) Komponent med annat namn än "Välkomstbrev" finns via vänstermenyn c) Välkomstbrev enl mallen finns på sidan d) Välkomstbrev enl annan/egen mall e) Länk finns direkt till välkomstbrev på annan webb f) Info finns skrivet på välkomstbrev-sidan om hur och när brev kommer att skickas ut g) Länk finns till annan webb där man själv får söka fram rätt välkomstinfo h) Komponent för mer information (än den Selma-genererade) saknas helt i kurs-/programmenyn Tabell 1. Antal kurs-/programwebbsidor per fakultet av Umeå universitets totala utbildningsutbud som hade välkomstinformation vid undersökningstillfället. Antal a) b) c) d) e) f) g) h) utbildningar Humfak Lärarutbildningen Medfak Samfak Teknat

6 Page 6 (7) Tabell 2. Andel välkomstinfo för program som ges på svenska, kurser som ges på svenska, program som ges på engelska, respektive kurser som ges på engelska, som respektive fakultet/lärarutbildningen lagt ut på utbildningswebbsidorna vid undersökningstillfället. % innebär inom respektive kategori och fakultet (ex. 100% av Humfaks program på engelska (2 st) saknar helt en komponent om mer information i menyn). a) b) c) d) e) f) g) h) Program svenska Antal % % % % % % % % Humfak Program svenska Kurs svenska Program engelska Kurs engelska Lärarutb Program svenska Kurs svenska Program engelska Kurs engelska Medfak Program svenska Kurs svenska Program engelska Kurs engelska Samfak Program svenska Kurs svenska Program engelska Kurs engelska Teknat Program svenska Kurs svenska Program engelska Kurs engelska

7 Figur 1. Besöksstatistik för sidan Hitta ditt välkomstbrev på studentwebben mellan 10 juli och 15 september. Flest besökte sidan efter andra urvalet (drygt 2700 besökare under den 6 augusti) och fram till en vecka efter terminsstart. Page 7 (7)