IKEs administrativa handlingsplan 2016 2018 1. Syfte (verksamhetsidé) IKEs verksamhetsstöd ska erbjuda professionell service till medarbetare, studenter och externa aktörer för att främja excellent forskning och grundutbildning samt bidra till en välfungerande och attraktiv arbetsplats. 2. Grund- och kärnvärden Med utgångspunkt från ett utvecklat medarbetarskap är våra grund- och kärnvärden professionalism och respekt. Vi är en del av LiU och strävar mot samma mål. Professionalism Vi är professionella genom att hålla hög kvalitet utifrån verksamhetens behov Vi upprätthåller och vidareutvecklar kontinuerligt vår kompetens genom att tillgodogöra oss ny kunskap och delar med oss av våra kunskaper och erfarenheter. Vi bemöter varandra och vår omgivning på ett trevligt och konstruktivt sätt. Vi är flexibla och anpassar vårt arbete efter uppdrag och behov Respekt Vi visar förståelse för varandras professioner, Vi visar respekt genom att aktivt delta i såväl interna som externa möten. I vårt interna arbete uppmärksammar och nyttjar vi varandras kunskaper Vårt arbetssätt präglas av team och resurs som möjliggör att backa upp, hjälpa och bistå varandra, utifrån verksamhetens behov
3. Strategisk inriktning Vid LiU arbetar kärnverksamheten och verksamhetsstöd nära tillsammans för att uppnå högsta möjliga kvalitet i utbildning och forskning. Verksamhetsstöds primära uppdrag är först och främst att stödja IKEs omfattande kärnverksamhet och att säkerställa att IKEs administrativa processer är rättssäkra, följer interna beslut och rutiner samt de riktlinjer som följer av att IKE är en del av Linköpings universitet och därmed en statlig myndighet. För att uppnå målet ett professionellt och ändamålsenligt verksamhetsstöd arbetar verksamhetsstöd löpande med utveckling och effektivisering så att våra resurser och kompetenser kommer till nytta på bästa sätt. Arbetssättet inom den administrativa gruppen kännetecknas av team, resurs och flexibilitet. Verksamhetsstöd innefattar administration inom ekonomi, HR, grundutbildning, forskarutbildning, ledningsstöd, information, inköp/upphandling, registratur, IT och webb. Verksamhetsstöd genomför en samlad utvärdering av administrationen vartannat år, i syfte att fånga upp kärnverksamhetens behov och uppfattning om administrationen. Utifrån utvärderingen har olika utvecklingsområden identifierats. Det samlade indexet utifrån utvärderingen för hela den administrativa gruppen har ett värde år 2016 om 4,5 (lägst 1 och högst 6). Detta index är administrationens övergripande styrtal att mäta sig mot, det genomförs återkommande enkätutvärderingar för att följa upp vårt index. Inom de administrativa funktionerna arbetar vi med respektive resultat och utvecklingsområden, samt uppföljning av dessa. Mål Styrtal Strategiska initiativ, Hur Ett professionellt och ändamålsenligt verksamhetsstöd Enkät administration år 2016. Index 4,5 (2014 index 4,6) Aktiviteter, Vad När Ansvarig Tydliggöra, mötesstrukturer Effektiva möten som präglas av professionalism och öppenhet. Tydligt syfte med varje möte Utvärdera möten löpande Sammankallande tillsammans med respektive grupp Vid behov bilda tvärfunktionella grupper /chef Utvärdering av mötesstrukturer samt syfte med grupperna Halvårsvis /mötesansvarig Tydliggöra roller/back up Samverka med övriga LiU inom våra respektive funktioner Funktionsbeskrivning, publicering i relevant forum revidering, /chef Adm chef/avd chef/bitr avd chef/webbmaster
Identifiera, kartlägga och dokumentera processer och rutiner inom respektive funktion. Utifrån risk och väsentlighet identifiera och prioritera processer som ska kartläggas. Dec 2017. Dokumenterade flöden, rutiner och arbetsmaterial ska sparas i det gemensamma fillagret/motsvarande. Upprätta en årsplan/årshjul/årskalender för respektive funktion samt vid behov för enskilda medarbetare Fortsatta med införande av funktionsmejll och delade brevlådor inom resp funktion. Implementering av funktionsmejl både inom kärnverksamheten och inom den administrativa gruppen. Använda frånvaromejl och hänvisning av telefon Revideras löpande Dec 2016/löpande Respektive funktion/chef /funktionsansvarig/chef Lyhörd för verksamhetens behov Utvärdera V-stöd genom enkät som fångar upp kärnverksamhetens behov och utveckla verksamhetsstödet utifrån resultatet. 2018, Adm chef/alla Integrera delar av administrationen i verksamheten Varje funktion arbetar vidare med hur just de kan utveckla dialog med verksamheten, hur fångas verksamhetens behov upp och hur kan vi tillmötesgå dessa önskemål. Ökad närvaro i kärnverksamhet, exempelvis: Ekonomer sitter varje vecka en halvdag på respektive avdelning
Stärka den administrativa gruppen, samhörighet Möten/dialog med verksamhetsföreträdare Förlägga möten och besök ute i kärnverksamheten Utveckla användandet av Skype Bjuda in föreläsare Chef /chef Närvara och aktivt delta i administrativa forum Uppmuntra varandra till att delta i olika fikaforum och sociala event. Kompetensutveckling Kompetensutveckling görs utifrån verksamhetens behov. Den individuella kompetensutvecklingen diskuteras och bestämmas i medarbetarsamtal mellan medarbetare och chef. Medarbetare/Adm chef/enhetschef Bättre utnyttja våra befintliga stödsystem Utföra tips och trix-utbildningstillfällen i våra system Identifiera i vilka system det finns behov av kompetensutveckling inom resp funktion Fortsätta arbeta med att förbättra engelskan för gruppen genom att prioritera deltagande vid kursen Engelska för administratörer. Vilka medarbetare som omfattas av kompetensutvecklingen i engelska identifieras via medarbetarsamtal Att delge kollegor erhållen kompetensutveckling och att också tillämpa nya kunskaper i det dagliga arbetet Studiebesök till andra universitet/andra institutioner LiU inom respektive funktion/profession Adm chef/enhetschef i samarbete med administrativa funktioner Medarbetare/Adm chef/enhetschef Medarbetare/adm chef/enhetschef /chef
Information och kommunikation Utformning av den interna webben Syfte/mål? Intern informationsspridning Veckobrev (vad, hur och när lägger vi upp information på webben) Mailutskick Tydliggöra fillager/interna webben Arbeta för att IKE arbetar för att framta en kommunikationsplan. Våren 2017 2016/2017 Ledningsbeslut Policybeslut!, Policybeslut Kommunikation/adm chef Ledningsbeslut! Ledningsbeslut! Ledningsbeslut! Policybeslut! Marknadsföra den administrativa gruppen Medarbetarpresentationer Presentationer av funktioner /webmaster /webbmaster Policybeslut! Tydliggöra vilket administrativt stöd som erbjuds (utifrån enkäten) Skapa en rutin för uppdatering av presentationerna av den administrativa gruppen på webben /webbgruppen /webbmaster /webbmaster
4. Befattningar och ansvarsområden administrativa gruppen Befattning Funktion Namn Ansvarsområde Administratör Utbildningsadministratör Andersson Susanne Kandidatprogr medicinsk biologi Ekonom Ekonom Augustsson-Ödman Kjerstin Avd KLINV Controller Controller Avefeldt Gunilla Ledningsstöd, Funktionsansvar ek funktionen, avd Cellb och MMM, GU Kommunikatör Kommunikatör Balkhed Thor Controller, Controller, vikarie Bengtsson Jesper Ledningsstöd, avd Cellb och MMM, GU Administrativ chef Administrativchef Blackert Helena Administrativ chef, avdelningschef V-stöd Administratör Administratör Björn Johansson Therese Barnafrid, forskarskolan Koordinator Infrastruktur koordinator Brodin Patcha Veronika Infrastruktur/arbetsmiljö Administratör Utbildningsadministratör Bäcklund Johanna Logopedprogrammet, (kursadministratör?) Samordnare Webbmaster/samordnare Danielsson Eva Webbmaster, samordnare forskarskolan Administratör Utbildningsadministratör Erwill Therese LÄK T10, VFU Administratör Avdelningsadministratör Esping Mary Avd MMM, LÄK T11, strategiomr DDRC Samordnare Prefektsekreterare Gilmore-Ellis Ann-Christine Prefektsekreterare, registrator, avtalssamordnare, institutionsstyrelse Koordinator Inköpshandläggare Gripenbäck Sofia Inköpshandläggare/upphandlare Administratör Ekonomiadministratör Hardmark Monika Avd NEURO, Cellb. Registrator kontraktsdatabas, avd KLINV Förste forskningsingenjör Samordnare arbetsmiljö infrastruktur Hollén Elisabeth Infrastruktur/arbetsmiljö Samordnare Ekonomiadministratör Höglund Camilla Avd NIV Administratör Utbildningsadministratör Johnsson Monica LÄK T7, ämnesadm oftalmologi HR konsult HR konsult, vikarie under tillsättning Jonsson Helena VS, NIV, Cellbiologen Ekonom Ekonom, vikarie Jonsson Lina Avd KLINV, Administratör Utbildningsadministratör Kempe Anette Master Med bi, avd adm cellbiologen Samordnare Avdelningssamordnare Klang Margareta Avd MMM Samordnare HR konsult, vikarie under tillsättning Klefbeck Martina HR samordnare, registrator HR Administratör Utbildningsadministratör Kärling Katarina LÄK T8,ämnesadm Kirurgi, VFU Administratör Utbildningsadministratör Lander Sonia LÄK T3, BUP Administratör Ekonomiadministratör Ledell Jonathan Avd MMM Samordnare Avdelningsadmiistratör Lindqvist Catharina NIV, Avd cellbiologen Administratör Forskarutbildningsadministratör Linghammar Gunilla Forskarutbildningsadm, Samordnare Avdelningssamordnare Malander Marie Avd NIV
Samordnare Avdelningssamordnare Malm Chatarina Avd KLINV, LiU cancer, Veckobrev, institutionsstyrelse Administratör Utbildningsadministratör, arkivansvarig Morén Alexandra LÄK T1, brandkoordinator, arkivansvarig, registrator Samordnare Samordnare forskarutbildningsadministration Munther Annelie Forskarutbildningsadm, registrator Samordnare IT samordnare Mårdh Erik IT samordnare Administratör Utbildningsadministratör Pettersson Therese LÄK T7, kursadministratör Administratör Utbildningsadministratör Rask Anneli LÄK T5 Administratör Utbildningsadministratör Rehn Bjurströmer Anna-Carin Kandidatprogr Medicinsk biologi, amanuensadministration Administratör Utbildningsadministratör Rundberg Maria LÄK T11 Ekonom Ekonom Stjernqvist Anna Avd MMM, Administratör Avdelningsadministratör Svensson Bater Ulla CSAN Administratör Utbildningsadministratör Svensson Humlan LÄK T2 Controller Controller Törnborg Lena Ledningsstöd, Funktionsansvarig ekonomifunktionen, NIV, VS, lokal/infrastruktur Administratör Avdelningssamordnare Weinhofer Anna Cellb, strategiområde NEURO och IGEN HR konsult HR konsult, enhetschef Wiklund Anette Avd KLINV och MMM, enhetschef Administratör Utbildningsadministratör Wiklund Elisabet Logopedprogrammet, Koordinator Internationell koordinator Åström Eva Internationell koordinator, översättningar till engelska, HR admiinistration 5. Kommunikation Inom gruppen, vad Kanal Vem När Enligt mall Medarbetarsamtal Chef Vår Enligt mall Lönesamtal Chef Höst APT aktuella frågor, APT -mall Administrativt möte (enhet) Chef/medarbetare Månadsvis/varannan vecka Administrativt ledningsmöte, VS Övergripande adm frågor Adm chef, enhets chef VS, Månadsvis funktionsansvariga VS Övergripande frågor- strategi och vardag Administrativt stormöte Ledning/medarbetare 1-2 ggr per termin Funktionsmöte, ekonomi/hr/da Funktionsmöte Medarbetare ekonomifunktion Varje vecka Utvecklingsgrupp ekonomiadministrativa Administrativt möte Ekonomer och representanter från Ca 2 ggr/termin eller vid behov rutiner avdelningsadministration Personal avstämning verksamhetsnära adm Administrativt möte HR funktion/ medarbetare med personaladministrativa uppdrag 2-3 ggr/termin
Ekonomi/personal Tvärfunktionellt möte ekonomi HR Ekonomer/HR konsulter En gång per termin, vid behov Webbmöte Administrativt möte Webbmaster, medarbetare med uppdrag Vid behov inom webben Forskarutbildningsadministration Funktionsmöte FUS, forskarutbildningsadministration Två gånger per termin Nätverk verksamhetsnära administration Funktionsmöte Medarbetare 3-4 ggr/termin Planering i vardagen, information i den Gruppmöte Chef/medarbetare Vid behov närmaste arbetskretsen Arkivmöte Administrativt möte Arkivansvarig, central arkivarie, administratörer En-två gånger per år Utifrån till gruppen, vad Kanal Vem När Aktuella frågor - beslut Ledningsråd Administrativ chef/enhetschef Aktuella frågor - beslut Ledningsgrupp Administrativ chef/enhetschef Beslut (LiU, institutionsstyrelse, fakultet etc) Expediering/veckobrev/hemsida/infomöte/APT Administrativ chef/enhetschef 6. Beslutsfattande Beslutsordning: Beslut om den adm. gruppens uppdrag (VAD som ska göras): Institutionsledningen beslutar om gruppens uppdrag. Beslut inom det adm. uppdraget (HUR uppdraget ska genomföras): Målsättningen är att fatta beslut i konsensus i gruppen alternativt mellan administrativchef, enhetschef VS och medarbetare (i dialog med verksamhetsansvarig). I undantagsfall, om överenskommelse inte kan nås, fattar chefen beslut. Medarbetarsamtal: Överenskommelser görs i konsensus mellan chef och medarbetare.