Förfrågningsunderlag 2016-06-22 Upphandlande organisation Upphandling Österåkers kommun Hemtjänst, åtgärdande av trygghetslarm 07.00-22.30, ledsagning och avlösning. Lisa Tingström 2016-23 Symbolförklaring: Sista ansökansdag: Ansökan kan lämnas löpande Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten ingår i kvalificeringen Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Texten kommer att ingå i avtalet Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan besvaras av köparen 1. Allmän information och inbjudan 1.1 Struktur i förfrågningsunderlaget Nedan framgår strukturen i förfrågningsunderlaget utifrån följande huvudrubriker: 1. Allmän information och inbjudan, sid 1 2. Definitioner och termer i förfrågningsunderlaget, sid 3 3. Geografiska områden i förfrågningsunderlaget samt ersättningsnivåer, sid 6 4. Ansökningsförfarandet och krav på ansökan, sid 8 5. Kvalificering av utföraren, krav på företaget, sid 12 6. Kravspecifikation på tjänsterna, krav på hur tjänsterna ska utföras, sid 19 7. Avtalet och dess uppföljning, krav under avtalstiden, sid 22 8. Allmänna avtalsvillkor, krav som reglerar avtalet, sid 24 Huvudrubrikerna har därtill kopplade underrubriker med förtydliganden och särskilda krav. 1.2 Inbjudan Härmed inbjuds utförare att inkomma med ansökan gällande objektet: hemtjänst, åtgärdande av trygghetslarm från kl 07:00-22:30, ledsagning och avlösning, uppdraget hemtjänstinsatser ska erbjudas alla dagar under året. Mellan 22.30-07.00 ansvarar kommunens nattpatrull för att besvara och åtgärda anrop från trygghetslarm. 1.3 Allmän information om kundval Österåkers kommun arbetar aktivt med att öka valfriheten för kommunens invånare inom de områden som kommunen ansvarar för. Vård- och Omsorgsnämnden har därför beslutat att kundval ska gälla för insatsen hemtjänst som ges med stöd av socialtjänstlagen (2001:453). Kundval innebär att brukaren kan välja någon av de utförare som kommunen godkänt och tecknat avtal med enligt lag (2008:962) om valfrihetssystem (LOV). 1.4 Antagande av helt eller delat anbud Sökanden ska lämna anbud på samtliga de tjänster som efterfrågas i förfrågningsunderlaget. Anbud kan komma att antas helt eller förkastas. Lämnat anbud på endast delar av tjänsten kommer att förkastas. 1.5 Avtalets mål och värdegrund Vård och omsorg i Österåker ska vara av god kvalitet och verka för att äldre och funktionshindrade får möjlighet att leva och bo självständigt under trygga förhållanden. Människor ska bemötas med lyhördhet, intresse och engagemang. Självbestämmande och Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 1 av 30
integritet ska respekteras. Utföraren ska anpassa sin verksamhet så att den uppfyller de krav som ställs i värdighetsgaranti för hemtjänst. Värdighetsgarantin finns att hämta under rubriken mer information på Österåkers kommuns hemsida. Hemtjänsten ska ha sin utgångspunkt i att brukarens funktioner för den dagliga livsföringen upprätthålls, att uppmuntra till att bibehålla intressen och sociala nätverk och att ofrivillig social isolering motverkas. Insatserna ska utformas tillsammans med brukarens och vid behov med anhöriga och/ eller närstående. Brukaren ska ges möjlighet till inflytande över insatsernas utformning och tider när hjälpen kan ges. Insatserna ska ge möjlighet till stöd och stimulans så att brukaren får optimal möjlighet att utnyttja sin fysiska, intellektuella, emotionella och sociala kapacitet. Människor ska ges möjlighet att bo kvar i sina hem och i sin invanda miljö även om det uppstår ett stort behov av vård och omsorg, även vid vård i livets slut. Detta förutsätter bl.a. en väl utbyggd och flexibel vård och omsorg samt en nära samverkan med den hälso- och sjukvård som brukaren utnyttjar. Verksamheten ska präglas av: Kontinuitet Servicen och omsorgen ska präglas av god personalkontinuitet, omsorgskontinuitet och tidskontinuitet. Integritet Insatserna ska ges med lyhördhet för brukarens vanor, behov, förutsättningar och önskemål. Brukaren ska känna sig respekterad och väl bemött i kontakterna med utföraren. Självständighet Brukaren ska stimuleras att upprätthålla sina förmågor och resurser. Trygghet och säkerhet Brukaren ska kunna lita på att hen får den service och omsorg hen behöver och känna sig trygg med de insatser man får. Brukaren ska ha en (1) kontaktman och en namngiven ersättare. Delaktighet Brukaren ska känna sig delaktig och kunna påverka de insatser hen har. Tillgänglighet Brukaren ska i god tid få information om eventuella förändringar i verksamheten. Brukaren ska lätt kunna komma i kontakt med personal inom vården och omsorgen. Gott bemötande Brukaren ska bemötas med respekt, vänlighet, hänsyn och engagemang. 1.6 Avtalstid Avtalstiden är tre (3) år från båda parters avtalstecknande, med ensidig rätt för beställaren att förlänga avtalet med en option om ett (1) år. 1.7 Upphandlande myndighet Österåkers kommun, E-post: upphandling@osteraker.se Vård- och Omsorgsnämnden är ytterst ansvarig för socialtjänsten och har det politiska ansvaret för äldreomsorgen i kommunen. 1.8 Bilagor 1.8.1 Följande bilagor är en dela av förfrågningsunderlaget Bilaga 1 Riktlinjer för anhörigstöd Bilaga 2 Ansvarsfördelning och rutiner för åtgärdande av trygghetslarm Bilaga 3 Regler och rutiner för rapportering av tid o insatser i Intraphone Bilaga 4 Intraphone Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 2 av 30
2. Definitioner 2.1 Parter Avtal Ett skriftligt avtal som ingås mellan Österåkers kommun och brukare. Avtalet ingås efter genomförd upphandling enligt LOV (definition nedan) och innehåller avtalsvillkor. Avtalsvillkor Förutsättningar som reglerar parternas förhållande under avtalstiden. Beställare Vård-och Omsorgsnämnden i Österåkers kommun. Brukare Slutanvändare av utförarens tjänster. Krav Förutsättning som reglerar föremålet för avtalet. Utförare Den Sökande (definition nedan) som godkänts att delta i ett valfrihetssystem enligt LOV. LOV Lag (2008:962) om valfrihetssystem. Parterna Beställare och utförare och brukare. Sökande Den utförare som ansöker om att delta i ett valfrihetssystem. 2.2 Definitioner insatser inom hemtjänsten 2.2.1 Hemtjänst Hemtjänst är ett individuellt behovsprövat stöd som generellt består av insatserna nedan. 2.2.2 Omsorgsinsatser Med dessa avses vad som behövs för att tillgodose brukarens fysiska, psykiska och sociala behov. Insatserna kan innefatta hjälp med att äta och dricka, förflytta sig, personlig hygien, insatser för att bryta isolering och få brukaren att känna sig trygg i sitt hem. I uppdraget ingår också att vara brukaren behjälplig med externa kontakter (till exempel att ringa färdtjänst och läkare) om brukaren behöver det. Egenvård innefattar hjälp med enklare hälso- och sjukvård som läkare normalt lämnar till patient eller anhörig att sköta om. Hemtjänstpersonalen ska hjälpa brukaren med egenvård. Brukaren kan ansöka om hemtjänst för att utföra detta genom biståndshandläggaren. 2.2.3 Serviceinsatser Servicetjänsterna i hemtjänst till exempel leverans av färdiglagad mat alternativ enklare matlagning, inköp av matvaror, post- och bankärenden, städning, fönstertvätt och tvätt ska utföras i den omfattning och med de intervall som anges i biståndsbeslutet. Här ingår också trygghetsringning som innebär att utföraren ringer upp brukaren i de fall där det inte är tillräckligt med trygghetslarm men inte nödvändigt med tillsyn. 2.2.4 Avlösning Avlösning i hemmet innebär att den som vårdar en anhörig får avlösning av hemtjänstpersonal för att kunna uträtta ärenden eller dela i aktiviteter utanför bostaden. Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 3 av 30
2.2.5 Ledsagning Insatsen ska underlätta för brukaren att ha kontakt med andra och kunna ta del av samhällslivet. Brukaren ska få möjlighet att delta i fritidsaktiviteter och kulturliv, promenader, besöka vänner eller annan aktivitet till exempel läkarbesök, hårfrisering. Insatsen är främst knuten till brukarens närmiljö. 2.2.6 Åtgärdande av trygghetslarm Utföraren har i uppdrag att dag -och kvällstid från 07:00-22:30 åtgärda trygghetslarm från brukare som valt hemtjänstutförare. Brukaren ansöker om hemtjänst hos kommunens biståndshandläggare som fattar beslut om insats och omfattning. Därefter har brukaren möjlighet att välja någon av de utförare som kommunen godkänt. Utifrån brukarens val gör biståndshandläggaren en beställning hos aktuell utförare. 2.3 Häslo- och sjukvårdsuppgifter Landstinget ansvarar för hälso och sjukvårdsinsatser, detta ingår inte i utförarens uppdrag. Från och med 2016.10.01 lämnar kommunen ingen ersättning till utföraren för sådana hälso- och sjukvårdsinsatser som delegerats från landstinget. Det innebär att utföraren inte heller får utföra hälso- och sjukvårdsuppgifter på uppdrag av brukaren, närstående, utövare av alternativ medicin etc. 2.3.1 Egenvård Utförarens personal får utföra egenvård som bedöms av legitimerad yrkesutövare, så som läkare, sjuksköterska, arbetsterapeut, fysioterapeut, dietist, tandläkare och tandhygienist. Det som bedöms som egenvård ska utföras av utförarens personal under förutsättning att individen beviljats bistånd för hjälp till egenvård. Utförare ska bistå brukaren med att få kontakt med hälso- och sjukvården vid behov samt utan dröjsmål kontakta hälso- och sjukvården om egenvården inte fungerar eller innebär risker för brukaren. 2.4 Lagar, förordningar och föreskrifter Utförandet av tjänster som omfattas av detta avtal ska ske i enlighet med samtliga gällande lagar och förordningar som är aktuella för uppdraget, inkluderat kommunens mål samt policydokument exempelvis: -Socialtjänstlagen -Socialtjänstförordningen -SOSFS 2011:5 (Lex Sarah) -SOSFS 2011:9 (Ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete) -SOSFS 2012:3 (Värdegrund i socialtjänstens omsorg om äldre) -SOSFS 2011:12 (Grundläggande kunskaper hos personal som arbetar i socialtjänstens omsorg om äldre) -SOSFS 2014:5 (Dokumentation om handläggning av ärenden och genomförande av insaster enligt SoL) Det åligger utföraren att självständigt bevaka och hålla sig uppdaterad, följa utvecklingen och implementera gällande lagstiftning, föreskrifter samt förordningar samt anpassa verksamheten efter det. Utföraren ska kontinuerligt säkerställa att personalen är uppdaterad och utbildad kring nya lagar och förordningar liksom kommunens eventuella nya övergripande inriktningsbeslut. Utföraren ska vidare känna till de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige och Vård- och Omsorgsnämnden fastställer för verksamheten. Kommunen åtar sig att hålla aktuella mål och riktlinjer tillgängliga för utföraren på kommunens hemsida. Utföraren har fullt ansvar för att personalen är införstådd med Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 4 av 30
aktuella mål och riktlinjer, gällande regelverk och ansvarar för arbetsledningen samt bär utbildningsansvaret för personalen. Godkänner sökande kraven? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej 2.4.1 Lex Sarah Utföraren ska ha en rutin för rapportering, utredning, åtgärdande och anmälan för missförhållanden samt risk för missförhållanden i verksamheten enligt gällande lagstiftning. Utföraren ska göra rutinen känd bland dem som omfattas av rapporteringsskyldigheten. Utföraren ska omedelbart, senast påföljande vardag, informera kommunens sakkunnige inom äldreomsorg om mottagen rapport och om anmälan till Socialstyrelsen. Godkänner sökanden kraven? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 5 av 30
3. Ansökningsförfarandet 3.1 Ansökan 3.1.1 Elektronisk anbudsgivning Ansökan ska lämnas elektroniskt via upphandlingssystemet TendSign. Ansökan ska följa förfrågningsunderlagets uppställning, vara skriftlig och skriven på svenska. Utföraren ska i sin ansökan besvara samtliga frågor i förfrågningsunderlaget och lämna samtliga efterfrågade uppgifter. Svaren ska vara kortfattade och lämnas i direkt anslutning till frågan och inte som bilaga, förutom när detta anges. Uppgifter i bifogade broschyrer eller hänvisningar till webbsidor gäller inte som svar på frågor. Att lämna anbud är kostnadsfritt för utföraren och kräver enbart en registrering på www.tendsign.com. Vid svårigheter att orientera sig i systemet finns support: tendsignsupport@visma.com alternativt telefon 0771-440 200. 3.1.2 Kontaktuppgifter Ansökan ska innehålla fullständiga och aktuella uppgifter om utförarens: -Företagsnamn, organisationsnummer, telefonnummer samt adress. -Namn på kontaktperson för ansökan, telefonnummer samt e-postadress. -Namn på kontaktperson för beställning/avrop, telefonnummer samt e-postadress. Företagsnamn, organisationsnummer, telefonnummer samt adress (Fritextsvar) Namn på kontaktperson för ansökan, telefonnummer samt e-postadress (Fritextsvar) Namn på kontaktperson för beställning/avrop, telefonnummer samt e-postadress (Fritextsvar) 3.2 Godkännande av utförare Under förutsättning att utföraren uppfyller angivna krav i förfrågningsunderlaget samt accepterar samtliga avtalsvillkoren godkänns ansökan. Kommunen kommer skriftligen att meddela utföraren beslutet. Om ansökan inte godkänns kan utföraren ansöka om rättelse i förvaltningsdomstol. 3.3 Frågor och svar Frågor och svar avseende eventuella oklarheter i förfrågningsunderlaget ska ställas skriftligen i upphandlingsstödsystemet TendSign och svar kommer att lämnas via e-post i systemet. Om förfrågningsunderlaget erhållits på annat sätt än via TendSign åligger det utföraren att själv hämta eventuella svar på ställda frågor och eventuella kompletteringar till förfrågningsunderlaget i TendSign. 3.4 Handläggning av ansökan Vård- och Omsorgsnämnden handlägger och godkänner ansökningar löpande. Handläggningstiden är normalt åtta (8) veckor, detta förutsatt att ansökan är komplett och innehåller samtliga uppgifter som begärs i förfrågningsunderlaget. Under sommarmånaderna (juni, juli, augusti) och längre sammanhängande helgdagar kan dock handläggningstiden bli längre. Ansökan är bindande i 4 månader. 3.5 Anbudspresentation 3.5.1 Inbjudan till anbudspresentation Anbudsgivande företag kommer att inbjudas till anbudspresentation. Tid för presentation meddelas per e-post och beräknad tid per presentation är 45 minuter. Utföraren bör planera in utrymme för frågor från beställaren, frågorna ska inrymmas under avsatt presentationstid. Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 6 av 30
Fokus i presentationen ska ligga på angivna kriterier för utvärdering, inte på övergripande företagspresentation, företagshistorik och liknande. Anbudspresentationen syftar till att ge utföraren möjlighet att bekräfta sin förmåga att för kommunens räkning utföra uppdraget som skriftligen beskrivits i anbudet. Om det vid anbudspresentationen framkommer att kriterier för kvalificering eller att ställda krav inte uppfylls av utföraren kommer anbudet att förkastas. Vidare ska utsedd uppdragsansvarig visa förståelse för uppdraget, inge förtroende hos beställaren och besitta den kompetens och erfarenhet som krävs. Under presentationen vill beställaren träffa för uppdraget utsedd uppdragsansvarig. Utsedd uppdragsansvarig ska delta vid anbudspresentationen, ges beställaren inte möjlighet att träffa denne kommer anbudet att förkastas. Vid anbudspresentationen deltar från Österåkers kommun: - Bistådsenheten - Upphandlingenheten - Sakkunnig äldreomsorg Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 7 av 30
4. Kvalificering av utförare 4.1 Krav på teknisk förmåga och kapacitet Sökanden ska ha teknisk förmåga och kapacitet att utföra de tjänster i den omfattning och komplexitet som framgår av förfrågningsunderlaget med bilagor. Sökanden ska därför ha en organisation med kapacitet att hantera och leverera de efterfrågade tjänsterna från avtalsstart. Sökanden ska i ansökan lämna en beskrivning som visar att sökanden har sådan efterfrågad organisation. För att styrka kompetens och erfarenhet av arbete med omsorg, omvårdnad och service inom social omsorg, ska utföraren ange en beskrivning av företaget och en beskrivning kring hur utföraren resurssätter samt organiserar genomförandet av uppdraget. Av beskrivningen ska för upphandlande myndighet tydligt framgå att utföraren har den kapacitet som uppdraget i denna förfrågan kräver. Beskrivning av företaget samt förmågan, kapaciteten, resurssättningen och organisationen för uppdraget (Fritextsvar) 4.1.1 Referenser Sökande ska även lämna minst två (2) referenser som kan intyga sökandes förmåga att utföra i upphandlingen efterfrågad tjänst, dvs hemtjänst. Krav på sökande eller för verksamheten utsedd ansvarig är minst två (2) års dokumenterad erfarenhet av att driva hemtjänstverksamhet. För att sökande ska kvalificera sig ska samtliga referensuppdrag ha präglats av god kvalitet och god samarbetsförmåga, inte varit föremål för varning, vitesföreläggande eller hävning av avtal. Referenten ska vitsorda att sökande utfört eller utför motsvarande/liknande tjänster enligt ovan samt ge sökande godkänt på samtliga ställda referensfrågor. Följande fråga kommer ställas referenterna: -Sökande har uppgivit Dig som referent avseende i anbudet beskrivet referensuppdrag. Kan du som referent intyga att sökande anlitats för i anbudet beskriven tjänst och att uppdraget/n utförts med god kvalitet och samarbetsförmåga och att sökande inte varit föremål för varning, vitesföreläggande eller hävning av avtal? Referenspersoner som utföraren uppger ska finnas tillgängliga per e-post under utvärderingsveckorna. Uteblivet referenssvar efter förfrågan från den upphandlande myndigheten inom tio (10) arbetsdagar medför att ansökan kan förkastas. Utföraren ansvarar för att lämnad e-post adress är korrekt, i de fall e-post adressen är fel kommer referensen ej att utvärderas och ansökan förkastas. Det är viktigt att utföraren försäkrar sig om att referenten både vill och kan delta. Vidare är det viktigt att referenten har sådan kännedom om referensuppdraget att referenten kan bedöma detta. Referensuppdragen ska innehålla fullständiga kontaktuppgifter: - Referentens namn, telefonnummer samt e-postadress. - Tidsperiod för när referensuppdraget utfördes samt omfattningen och innehåll. (Fritextsvar) 4.2 Krav på ekonomisk stabilitet 4.2.1 Kreditvärdering Kopia på kreditvärdering behöver inte bifogas anbudet. Den upphandlande myndigheten genomför egen kontroll via Creditsafe. I de fall utföraren uppfyller nivå kreditvärdig eller bättre, anses kravet på ekonomisk stabilitet vara uppfyllt. Det åligger utföraren att Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 8 av 30
kontrollera att uppgifterna hos Creditsafe är korrekta samt aktuella. Ratingskala enligt Creditsafes företagsupplysning: Mycket god kreditvärdighet 80-100 poäng God kreditvärdighet 60-79 poäng Kreditvärdig 40-59 poäng Kredit mot säkerhet 15-39 poäng Kredit avrådes 0-14 poäng 4.2.2 Bevisning avseende ekonomisk kapacitet För det fall utföraren anser att uppgifterna hos Creditsafe inte är aktuella ska utföraren inkomma med skriftlig förklaring (bifogas anbudssvaret i separat bilaga) varför uppgifter hos Creditsafe inte befinns aktuella samt som separat bilaga till anbudet inkomma med egen bevisning avseende ekonomisk kapacitet motsvarande det kreditvärdighetskrav som ställs i denna upphandling. Utföraren egna bevisning ska vara aktuell, med aktuell avses intyg ej äldre än (3) månader räknat från datum för ansökans ingivande 4.3 Nystartat företag 4.3.1 Hur nystartade företag bevisar sin ekonomiska ställning? För att räknas som nystartat får företaget maximalt vara 18 månader räknat från datum för ingivande av anbud. Nystartade företaget där företagets ägare tidigare haft annat bolag kan inkomma med organisationsnummer på tidigare bolag och kreditvärderas utifrån det. Nystartade företag där företagets ägare inte tidigare haft annat bolag kan uppge personnummer och kreditvärderas utifrån det. Nystartade företag kan inkomma med bankgaranti som bevisar att anbudsgivande företag kommer att klara av att uppfylla kontraktsvillkoren. Nystartade företag kan inkomma med garant alt. moderbolagsgaranti, kraven på garant alt. moderbolagsgaranti motsvarar kraven som ställs på utföraren. Bevis om ekonomisk ställning för nystartat företag, om ej tillämpligt svara: nej. (Fritextsvar) 4.3.2 Hur nystartade företag bevisar sin erfarenhet och förmåga? För det fall utföraren inte tidigare har drivit liknande verksamhet kan minst två (2) års erfarenhet ersättas med uppdragsansvariges referenser från anställningar minst två (2) års sammanhängande erfarenhet inom motsvarade områden med minst sex (6) månaders erfarenhet av arbetsledning. Referensen ska säkerställa uppdragsansvariges goda förutsättning samt förmåga att utföra i upphandlingen efterfrågad tjänst. Beställaren har tolkningsföreträde beträffande tidigare anställningars styrkande av förmåga för att utföra uppdraget. Bevis om erfarenhet och förmåga för nystartat företag, om ej tillämpligt svara: nej. (Fritextsvar) 4.4 Skattskyldighet 4.4.1 Samarbete mellan Österåkers kommun och Skatteverket I denna upphandling och under avtalstiden tillämpas ett samarbete mellan Österåkers kommun och Skatteverket. Samarbetet berör alla sökanden samt utförare. Det förebyggande samarbetet innebär att det inför upphandling kommer att hämtas information om utförarens skattesituation från Skatteverket. Detta kan även komma att ske fortlöpande under avtalstiden. Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 9 av 30
4.4.2 Uteslutningsgrunder Om någon av omständigheterna i kap 7 1 i lag (2008:962) om valfrihetssystem föreligger kan utföraren komma att uteslutas. Detta gäller även för eventuella underleverantörer i alla led. Kommunen förbehåller sig därför rätten att hos Skatteverket kontrollera att utföraren inte har skulder avseende skatter och socialavgifter samt att utföraren är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister, om sådan skyldighet föreligger. Föreligger någon av förutsättningarna i LOV kap 7 1? Har utföraren ouppfyllda åtaganden avseende skatter och socialavgifter? (Ja/Nej svar) Kravgräns Nej Ja 4.5 Krav på registrering Sökande ska vara registrerad i bolagsregistret. Stiftelser ska bifoga kopia på registreringsbevis utfärdat av Länsstyrelsen. Kopia på registreringsbevis bifogas anbudet. Kommunen kommer även att kontrollera att utförare senast vid avtalstillfället har F-skattsedel. Innehar utföraren F-skattsedel? (Fritextsvar) Bifogad registreringsbevis samt ev. F-skattsedel (Bifogat dokument) 4.6 Systematiskt kvalitetsarbete och ledningssystem 4.6.1 Systematiskt kvalitetsarbete Verksamheten ska tillämpa ledningssystem för systematiskt kvalitetsarbete enligt SOSFS 2011:9 för att utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. 4.6.2 Krav på ledningssystem Utföraren ska ha ett ledningssystem där rutinerna ska beskriva ett bestämt tillvägagångssätt för hur aktiviteterna nedan ska utföras. Ledningssystemet ska vara anpassat till utförarens verksamhet och uppfylla kraven i Socialstyrelsens föreskrift om ledningssystem för kvalitet i verksamheten. Hur ansvaret för utförandet är fördelat i verksamheten ska också redovisas. Utförarens ledningssystem ska minst innehålla skriftliga rutiner för: - Samverkan med andra myndigheter, föreningar och organisationer. - Riskanalys. - Egenkontroll. - Utredning av avvikelser. - Samverkan och informationsöverföring mellan parterna eller annan vårdgivare. Beskriv rutinen för samverkan med andra myndigheter, föreningar och organisationer (Fritextsvar) Beskriv rutinen för riskanalys (Fritextsvar) Beskriv rutinen för egenkontroll (Fritextsvar) Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 10 av 30
Beskriv rutinen för utredning av avvikelser (synpunkter och klagomål).- Återkoppling till brukaren angående vidtagna och planerade åtgärder ska ske inom 14 dagar efter det att anmälan inkommit. Utföraren ska två (2) gånger per år; per sista juni och sista december, rapportera till kommunens sakkunnige inom äldreomsorg, inkomna klagomål, orsak och åtgärd. I de fall klagomål är av allvarlig karaktär ska omedelbar rapportering ske till kommunens sakkunnige inom äldreomsorg. (Fritextsvar) För att möjliggöra trygg och säker överföring av beställningar ska utförare ha rutiner för hur fax, telefon och e-post bevakas och att inte obehöriga får tillgång till sekretessbelagd information. Beskriv rutinen för samverkan och informationsöverföring mellan utföraren och kommunen eller annan vårdgivare i frågor som rör brukaren (Fritextsvar) 4.6.3 Kris och extraordinär händelse Leverantören ska ha förmåga att förebygga, motstå och hantera en kris eller en extraordinär händelse. Leverantörens förberedelsearbete för och hantering av inträffade kriser och extraordinära händelser ska dokumenteras i en handlingsplan som redovisas nedan. Exempel på kris eller extraordinär händelse kan vara: - en olycka som berör en mängd människor eller ödelägger stora materiella värden - en händelse som drabbar många människor, stora delar av samhället och hotar grundläggande värden och funktioner Av handlingsplanen ska framgå att samarbete även kommer att ske med den kommunala krisledningen vid en kris eller extraordinär händelse. Utföraren ska även, på kommunens uppmaning, kunna inordna sin verksamhet i den krisorganisation som kommunen har. Eventuella frågor frågor besvaras av kommunens säkerhetssamordnare Jenny Nilsson, jenny.nilsson@osteraker.se Redovisning av handlingsplan enligt ovan (Fritextsvar) 4.7 Underleverantör Sökanden har möjlighet att anlita underleverantör under förutsättning att denne redovisas i ansökan och att det redovisas vilka uppgifter som underleverantören kommer att utföra. Sökanden ska på begäran av beställaren kunna styrka att sökanden förfogar över åberopad kapacitet hos underleverantör senast vid tiden för avtalstecknande. Om kapacitet åberopas hos moderbolag, dotterbolag, intressebolag eller motsvarande ska även detta bolag redovisas som underleverantör. Underleverantör som inte är angiven i ansökan får under avtalstiden endast anlitas för att fullgöra hela eller delar av uppdraget efter skriftligt godkännande av beställaren. Samma krav på utförare gäller även för underleverantör. Kommunen förbehåller sig även rätten att hos Skatteverket kontrollera att underleverantör inte har skulder avseende skatter och socialavgifter samt att underleverantör är registrerad i aktiebolags-, handels- eller föreningsregister. Redovisning av ovan ställda krav kring underleverantör, om ingen underleverantör åberopas för uppdraget svara endast: nej i fältet. (Fritextsvar) 4.8 Uppfyllelse av samtliga ska-krav i kvalificering av utförare? Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 11 av 30
4.8.1 Sökande medger kraven Uppfyller och medger sökande samtliga ställda krav? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 12 av 30
5. Kravspecifikation på tjänsterna 5.1 Biståndsbeslutets verkställighet 5.1.1 Biståndsbeslutet Brukarens biståndsbeslut om hemtjänst, avlösning, ledsagning och trygghetslarm innefattar beslut om vilka insatser som beviljats, en beräknad tidsåtgång i antal timmar per månad och målet med insatserna. Tillsammans utgör dessa uppgifter beställningen av insatsen. Uppgifterna utgör underlag för planeringen av de individuella insatserna som utföraren utför för brukaren, inklusive eventuellt stöd av närstående. Alla insatser är behovsprövade utifrån brukarens behov. Insatserna ska innebära en förstärkning och komplettering av brukarens resurser och ska utformas och genomföras tillsammans med brukaren. Uppföljning och bedömning görs av biståndshandläggaren minst en (1) gång årligen, eller vid behov. 5.1.2 Beställningen När en person fått ett biståndsbeslut och valt utförare kontaktar biståndshandläggaren den aktuella utföraren och gör en formell beställning. Detta sker via förvaltningens verksamhetssystem. Beställningen innehåller beslut om insatser, omfattning uttryckt i beräknat antal timmar/månad samt målet för insatserna. 5.1.3 Bekräftelse och start av uppdrag och utökade insatser Utföraren ska inom ett (1) dygn bekräfta beställningen till biståndshandläggaren via verksamhetssystemet. Personlig omvårdnad ska i normalfallet påbörjas inom ett (1) dygn. Servicetjänster påbörjas i normalfallet inom fem (5) dygn. I bekräftelsen till biståndshandläggaren anges beräknad tidpunkt när uppdraget planeras påbörjas. Utföraren tar kontakt med brukaren och tillsammans görs en planering för insatserna genom upprättande av genomförandeplan. För utökade insatser krävs biståndsbeslut enligt Socialtjänstlagen. Närmast påföljande vardag ska brukarens biståndshandläggare kontaktas och informeras om eventuella akuta insatser som skett under icke kontorstid. Om förändringar i brukarens behov påverkar utformning av insatser ska genomförandeplanen revideras, bedöms förändringarna vara av mer varaktig karaktär ska biståndshandläggaren kontaktas. Utföraren ska omgående meddela biståndshandläggaren om brukaren förts till sjukhus eller avlidit. 5.1.4 Genomförandeplanen Hur insatserna ska genomföras ska beskrivas i en individuell genomförandeplan. Av planen ska framgå hur målet med insatserna ska uppnås. Planen upprättas av utföraren tillsammans med brukaren och/eller dennes legale ställföreträdare utifrån biståndshandläggarens beställning. Genomförandeplanen ska vara upprättad inom fyra (4) veckor från det att utföraren tagit emot beställning. Genomförandeplanen upprättas i samråd med brukaren och/eller närstående, kontaktman och andra berörda personalkategorier. Av genomförandeplanen ska bl.a.framgå mål för insatsen, vad, hur, när och vem som utför insatsen. Genomförandeplanen ska alltid vara aktuell och revideras minst en (1) gång per år eller vid förändring. På anmodan av biståndshandläggaren ska alltid en kopia av genomförandeplanen skickas. 5.1.5 Information om utföraren Utföraren ska informera brukaren och dennes närstående/legale ställföreträdare angående praktiska frågor kring biståndsbeslut och om verksamheten. För att brukaren ska kunna göra ett aktivt val sammanställer kommunen ett informationsmaterial över samtliga godkända utförare. Utföraren ska senast i samband med avtalstecknandet lämna över information om sin verksamhet. För mer detaljerad information, länkas till utförarens hemsida. Utföraren ansvarar för att fortlöpande kontrollera att aktuell information angående utföraren och avtalet finns utlagt på Österåkers kommuns hemsida och att informationen är Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 13 av 30
korrekt. Utföraren ska kontakta kommunen när uppgifter behöver uppdateras. 5.2 Dokumentation 5.2.1 Dokumentation i eget verksamhetssystem Utföraren ska dokumentera genomförandet av insatserna så som det föreskrivs i gällande lagstiftning och i Socialstyrelsen föreskrifter. Dokumentationen ska ske i utförarens verksamhetssystem. Genomförandet av insatserna samt de bedömningar som ligger till grund för insatserna ska dokumenteras. Dokumentationen ska visa vilka åtgärder som vidtagits samt faktiska omständigheter och händelser av betydelse. Dokumentationen ska utformas med respekt förbrukarens integritet. Brukaren bör hållas underrättad om de journalanteckningar och andra anteckningar som förs. Om den enskilde anser att någon uppgift i dokumentationen är oriktig ska detta antecknas. All dokumentation som rörbrukaren ska förvaras skyddad mot obehörigs åtkomst, samt mot brand och fukt. När kommunen så begär ansvarar utföraren för att samtliga handlingar och all dokumentation som rör brukaren överlämnas till kommunen utan kostnad. När brukaren flyttar eller avlider ansvarar utföraren för att arkivering och gallring av dokumentation sker i enlighet med gällande lagar, förordningar och Socialstyrelsens föreskrifter. Sekretessbelagda uppgifter får inte skickas med e-post. 5.3 Personal 5.3.1 Krav på uppdragsansvarig/ ledningsansvarig Verksamheten ska ha en för uppdraget utsedd ansvarig som kommer att inneha ledningsansvaret för den operativa verksamheten. Ledningsfunktion ska finnas tillgänglig på plats eller genom jour/ beredskap mellan 07-22.30 årets samtliga dagar. Särskilda krav på uppdragsansvarig: - Dokumenterad relevant högskoleutbildning motsvarande minst 80-120 p enligt äldre studieordning eller 180 p enligt nuvarande högskoleutbildning. - Minst två (2) års erfarenhet inom området och minst sex (6) månaders erfarenhet av arbetsledning. - Ingående kunskaper om tillämpliga lagar, förordningar, föreskrifter och allmänna råd. - Kunna hantera de datorbaserade system som kommunen använder. - Meritförteckning på uppdragsansvarig ska bifogas som separat bilaga till anbudssvaret. Meritförteckning till styrkande av ovan ställda krav bifogas (Bifogat dokument) 5.3.2 Krav på omvårdnadspersonal Utföraren ska redovisa att tillräckliga personalresurser, med för uppdraget tillräcklig utbildning, kompetens och erfarenhet, finns för att kunna utföra uppdraget. Särskilda krav på personal: Tillsvidareanställd personal ska ha utbildning och/eller två (2) års erfarenhet av omvårdnadsarbete. Vikarier vid långtids samt korttidsfrånvaro ska ha likvärdig utbildning som tillsvidareanställd personal. Samtlig personal ska behärska det svenska språket i tal och skrift på ett sådant sätt att kundens trygghet och säkerhet inte åsidosätts samt utföra sitt arbete med engagemang och omtanke om kunden. Utföraren ska ge omsorgspersonal teoretisk och praktisk introduktion i samband med anställning samt därefter erbjuda kontinuerlig kompetensutveckling och handledning. Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 14 av 30
5.3.3 Specialistkompetens Utföraren ska redovisa sin tillgång till specialistkompetens inom t.ex. särskild omvårdnadspedagogik, demens, psykiatri m.m. Ange erbjuden specialistkompetens (Fritextsvar) 5.3.4 Personal under avtalstiden Endast av utföraren anställd personal får anlitas. Personalen ska i alla former kunna kommunicera på svenska. Detta är ett renodlat uppdragsavtal och någon form av anställningsförhållande föreligger inte. Utföraren har fullt arbetsgivaransvar för sig och sin personal. Utföraren förbinder sig att genomföra uppdrag på ett för kommunen kostnadseffektivt sätt. Utföraren ansvarar för och åtar sig att tillse att utförarens personal som utför uppdraget alltid har erforderlig kunskap och erfarenhet. Utföraren får endast ersätta i avtalet angiven personal med annan anställd efter kommunens godkännande. Kommunen äger rätt att få utbytt personal inklusive uppdragsansvarig hos utföraren, som arbetar med uppdraget om kommunen bedömer att viss personal inte fungerar tillfredställande. Vid sådant utbyte av personal ska utföraren ställa annan personal med motsvarande kompetens till förfogande. Utbyte av personal enligt denna punkt ska ske utan merkostnad för kommunen och utgör inte grund för förändringar av avtalade villkor. De arbetsrättsliga konsekvenserna av att en personal avstängs från uppdraget är arbetsgivareansvar. Utföraren förbinder sig att vid genomförandet av uppdraget använda i avtalet angiven uppdragsansvarig minst under avtalets första år. Utföraren får därefter endast ersätta utsedd uppdragsansvarig, som arbetar med uppdraget, med annan hos utföraren anställd medarbetare efter kommunens skriftliga godkännande. 5.4 Särskilda krav på tjänsten åtgärdande av trygghetslarm 5.4.1 Åtgärdande av trygghetslarm Utföraren har i uppdrag att dag -och kvällstid från 07:00-22:30 åtgärda trygghetslarm från brukare som valt hemtjänstutförare. Brukaren ansöker om hemtjänst hos kommunens biståndshandläggare som fattar beslut om insats och omfattning. Därefter har brukaren möjlighet att välja någon av de utförare som kommunen godkänt. Utifrån brukarens val gör biståndshandläggaren en beställning hos aktuell utförare. Omfattningen av utförarens uppdrag såväl hos brukaren som totalt i kommunen kan variera över tid. Utföraren ska säkerställa att det finns tillgängliga telefoner för att svara omgående på utringda larm från larmcentralen. Utföraren ska ha en organisation för att klara åtgärdandet av larmen inom inställelsetiden. Tydliga rutiner ska finnas för vilken utförare som ska åtgärda trygghetslarm, och vid vilken tid på dygnet. Åtgärd av trygghetslarm hos brukare omfattar hela händelseförloppet från det att utföraren mottar larmet, hämtning och lämning av nycklar samt dokumentation. Vid larmåtgärd ingår det att personalen förutom larmorsak t ex fall, även ska åtgärda det omvårdnadsbehov som kan ha uppkommit, såsom rengöring och hygienskötsel. Om brukaren vid larmtillfället behöver komma till sjukhus ska utföraren ombesörja att ambulans tillkallas. Utföraren ska alltid tillfråga brukaren om anhörig/närstående ska kontaktas. Utföraren inväntar ambulans men ska inte följa med till sjukhus. Inställelsetider för att åtgärda trygghetslarm På fastlandet och på Ljusterö ska inställelsetiden hos brukaren vara maximalt 45 min i normala väderförhållanden. På övriga öar inom Österåkers kommun ska åtgärdande av trygghetslarm ske snarast möjligt. En särskild plan för åtgärdande av trygghetslarm ska upprättas i överenskommelse med brukaren. Biståndshandläggare ska informeras. Extremt avvikande inställelsetid ska dokumenteras för att förbättringsåtgärder ska kunna göras, avvikelserapport ska skrivas. Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 15 av 30
Utförare ska åtgärda trygghetslarm på öarna inom område 2, Ljusterö samt övriga öar inom kommun, under följande förutsättningar: -Trygghetslarm garanterar ingen fullständig trygghet, särskilt inte på öar utan landförbindelse. -Inställelsetiden varierar beroende på tillgång till transportmöjlighet. Det innebär att inställelsetiden, på öar utan landförbindelse, kan vara upp till 24 timmar. Driftstopp Vid störningar i mobilnätet eller strömavbrott, till exempel avgrävda ledningar, snöstorm, kraftiga vindförhållanden kan det bli aktuellt för utföraren att erbjuda brukare telefonkontakt/tillsyn. Bedömning ska göras av utförare i samråd med biståndsenheten till åtgärder enligt följande prioriteringsordning: 1. Brukare som har enbart trygghetslarm och är ensamstående 2. Ensamstående brukare som har trygghetslarm med få besök av hemtjänst 3. Brukare som larmar mycket 4. Brukare som har daglig hemtjänst 5. Brukare med stort omvårdnadsbehov (de har ofta hemtjänst flera gånger per dygn) 6. Make/maka som enbart har trygghetslarm. Start av uppdrag Uppdraget ska påbörjas omgående när trygghetslarmet är installerad hos brukaren och antal larmnycklar är kvitterade mellan kund och larmansvarig. Larmansvarig ansvarar för larmnyckeln vid åtgärd av larm nattetid från 22:30 07:00. Utföraren som åtgärdar trygghetslarm dag och kväll från 07:00 22:30 ska kvittera antalet larmnycklar hos larmansvarig. Detta ska ske samma dag som installationen av larmet är gjord hos brukaren eller morgonen därefter. Tydliga rutiner ska finnas för verkställighet av larm mellan kommunens larmansvarig, kommunens nattpatrull och utföraren samt biståndshandläggaren. Se bilaga 2, framtida förändringar i uppdraget kan bli aktuella. Byte av utförare för åtgärdande av trygghetslarm Brukaren har alltid rätt att byta till annan utförare. Om brukaren önskar välja annan utförare ska hen ta kontakt med biståndshandläggare och uttrycka önskemål om byte. Brukaren väljer sedan ny utförare. När en ny utförare är vald meddelar biståndshandläggaren den ursprungliga utföraren att ett avslut ska göras på den gjorda beställningen. Avslutet bekräftas till den ursprungliga utföraren. Ny beställning görs av biståndshandläggaren hos den nya utföraren. Den ursprungliga utföraren utför pågående uppdrag till dess att byte av utförare är genomfört. Larmansvarig och kommunens nattpatrull ska informeras av biståndshandläggaren. Tydliga rutiner ska finnas vid byte av utförare åtgärdande av trygghetslarm Tidigare utförare ska informera brukare om hur nyckelhanteringen går till i samband med bytet, tillträdande utförare ska kontakta tidigare utförare och larmansvarig för att komma överens om en tid då kvittering av larmnycklar ska ske hos larmansvarig i lokal på Norrgårdsvägen 3, Solgården. Tidigare utförare ska kvittera tillbaka larmnyckeln till larmansvarig. Tillträdande utförare ska kvittera larmnyckel hos larmansvarig. Nyckelkvitteringarna ska ske vid ett och samma tillfälle, dvs samma dag som nyutförare övertar brukare. Antal nycklar vid den gemensamma nyckelkvitteringen ska stämma med det antal nycklar brukaren lämnat. Larmansvarig ska ha kvar larmnycklar och kvittens så länge brukare har trygghetslarm. Avslut av uppdrag åtgärdande av trygghetslarm När brukaren önskar avsluta trygghetslarmet ska biståndshandläggare och larmansvarig kontaktas om att larmet ska lämnas tillbaka. Hemtjänstutföraren ska återlämna och kvittera larmnycklarna till larmansvarig. Tydliga rutiner ska finnas för avslut av åtgärdande av trygghetslarm. Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 16 av 30
Omstrukturering av verksamhet Utföraren och beställaren ska med ömsesidigt ansvar delta i diskussioner om omstrukturering av larmutförandet utifrån förändrat behov inom utförarens ansvarsområde. Vid omorganisering där hemtjänstgrupperna byter geografiskt område och byter namn ska kommunens larmansvarig och biståndshandläggare meddelas i god tid. Ändringar behövergöras i datasystemet på samtliga berörda brukare inom området så att larmcentralen kan ringa ut larm från trygghetstelefoner till rätt grupp. Även systemförvaltare ska informeras minst 1 mån i förväg för att kunna beställa konfiguration av Tieto o IntraPhone samt för att kunna göra eventuella förändringar i systemen. 5.5 Hanteringsrutiner 5.5.1 Anhörigstöd Kommunens riktlinjer för anhörigstöd, se bil 1, ska följas. Anhörigstöd syftar till att erbjuda stöd för personer som vårdar eller stöttar närstående med långvarig sjukdom, är äldre eller har en funktionsnedsättning. Utföraren ska informera brukaren och dennes anhöriga om anhörigstödet. 5.5.2 Efter sjukhusvistelse Brukaren som vårdats på sjukhus ska kunna återvända till sin bostad under förutsättning att biståndshandläggaren bedömt att så är möjligt. Om sjukhusvistelsen förlängs på grund av att utföraren inte fullföljer detta åtagande, ska utföraren ersätta kommunen för vad denna nödgas utge till landstinget för sjukhusvistelsen 5.5.3 Kontaktman Utföraren ska utse en kontaktman till brukaren samt en ersättare för denne. Kontaktmannen har det huvudsakliga ansvaret för alla kontakter som rör brukaren. Utföraren ska ha en skriftlig rutin som beskriver kontaktmannens uppdrag. Vem som är kontaktman ska framgå av brukarens genomförandeplan. 5.5.4 Tolk Så kallad vardagstolkning för döva, dövblinda, vuxendöva och hörselskadade bekostas av landstinget. Tolkning vid myndighetsutövning, d.v.s. vid kontakter med biståndshandläggare, bekostas av kommunen. Övrig tolkning i samband med att verksamhet bedrivs är utförarens ansvar. 5.5.5 Omvårdnad i livets slutskede Brukaren som så önskar ska kunna bo kvar i sin bostad till livets slut. Utföraren ska ha rutiner som säkrar att brukaren garanteras en god och värdig omvårdnad i livets slutskede. 5.5.6 Rutin för agerande vid misstanke om sjukdom eller dödsfall Utföraren ska ha en rutin som beskriver hur personal ska agera i händelse av att brukaren inte öppnar eller går att få kontakt med vid inplanerat besök. Av rutinen ska även framgå hur personal ska agera i händelse av att brukaren avlidit i sin bostad. 5.5.7 Kost och livsmedelhantering Omsorgspersonalen ska ha grundläggande kunskaper om matens betydelse för äldre, grundläggande kunskaper i matlagning och adekvata kunskaper i näringslära och livsmedelshygien. Utföraren ansvarar för att livsmedelshanteringen inom hemtjänsten följer gällande livsmedelslagar och förordningar. Utföraren ska därför ha en rutin för att säkerställa en säker livsmedelshantering som redovisas på anmodan. Ansvaret omfattar ansvar för att transport av t.ex. varm mat sker på godtagbart sätt. Biståndsbeslutet kan även innefatta beredning av måltid i hemmet och matdistribution. Matdistribution innebär att matportioner beställs från kommunens kostproduktion och distribueras till brukaren av utföraren. Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 17 av 30
Utföraren ska se till att måltiderna fördelas under dagen enligt brukarens behov, önskemål och biståndsbeslut. För närvarande har socialförvaltningen ett avtal med kommunens kostenhet för köp av färdiga matportioner. Distribution av färdiga måltider kan komma att ses över. 5.5.8 Hantering av privata medel Brukaren eller den närstående/god man ska sköta hanteringen av privata medel. I de fall privata medel handhas av utföraren ska rutiner finnas för det. Utförarens rutiner avseende privata medel ska redovisas i anbudet och minst omfatta: -Skriftlig överenskommelse med brukaren, närstående/god man. - Redovisningsrutiner. - Förvaring av medel och värdesaker i låst utrymme. - Interna rutiner för kontroll av hanteringen. - Hantering och åtgärdsplan vid misstanke om oegentligheter. Redovisning enligt ovan (Fritextsvar) 5.5.9 Hygienrutiner Personalen ska alltid tillämpa basala hygienrutiner i omsorgsarbetet. Utföraren ansvarar för att personalen har god kännedom om rutinerna samt skapa förutsättningar för att dessa följs, skyddskläder ska tillhandahållas av utföraren. De vårdprogram som är aktuella vid utförandet av hemtjänstinsatserna ska följas av utföraren såsom vårdprogram för t.ex. MRSA och ESBL, för öppen hälso- och sjukvård samt omsorg i Stockholms län, oavsett huvudman. Se även www.vardhygien.nu. 5.5.10 Nyckelrutiner Utföraren ska ha säkra rutiner för hantering av brukarens nycklar. Det ska finnas tydliga rutiner för utlämning och återlämning med signering. Eventuella förluster av nycklar ska omedelbart redovisas till brukaren. Kostnader som drabbar brukaren på grund av låsbyte förorsakat av försummelse hos utförarens personal betalas av utföraren. 5.6 Tekniska krav 5.6.1 Tele och datakommunikation 5.6.1.1 Allmänna krav utrustning Utföraren tecknar själv och bekostar abonnemang för nödvändig teknisk utrustning såsom telefoner och datorer. Datorerna ska ha internetuppkoppling och e-mail. Kortläsare behövs för SITHS-kort. Av säkerhetsskäl får offentliga datorer inte användas. Det åligger utföraren att skydda datautrustning och nätverk mot olaga intrång. Datorerna ska ha USB-port, ljudkort, högtalare och mikrofon alternativt headset med mikrofon. Inställningar i webbläsare enligt Intraphones rekommendationer (bilaga 4) Smartphone: Android v 4.04 installerat 5.6.1.2 Telefoner och säkerhetsdosor Utföraren ska bekosta telefoner samt de säkerhetsdosor som används för inloggning till webben. Personliga säkerhetsdosor till chefer och administratörer samt i övrigt en (1) säkerhetsdosa per dator för personalen. Kostnaden per säkerhetsdosa beräknas vara cirka 26 SEK/månad (2016 års priser). Kommunen tillhandahåller programvara och utbildning av chefer och administratörer. 5.6.2 SITHS-kort 5.6.2.1 Säker IT i Hälso- och sjukvård SITHS-kort (säker IT i Hälso- och sjukvård) är en nationell säkerhetslösning för elektronisk identifiering. SITHS används för åtkomst till flera system som t ex Pascal, Visma Proceedo Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 18 av 30
och Symfoni. Det kan också komma att användas för verksamhetssystemet. Utföraren står för administration och kostnader för SITHS-kort. 5.6.3 Procapita Utföraren ska tillhandahålla sitt eget verksamhetssystem för dokumentation enligt SoL. Beställaren använder Procapita som verksamhetssystem. Där hanteras bl. a. beslut, beställning och underlag för debitering till kunder. Beställningar överförs till utföraren via Procapita och bekräftas av utföraren. Utföraren ska ha 1-2 personer som har behörighet att ta emot beställningar i Procapita. Manualer finns tillgängliga på beställarens hemsida. Framtida förändring av IT-system kan bli aktuellt. Beställaren står för kostnaden för installation av Procapita på en dator. Utföraren står för kostnaden för övriga datorer. 5.6.4 Teknisk utrustning 5.6.4.1 Specifika krav för användande av verksamhetssystem Procapita Processor Pentiumkompatibel processor med minst 2 GHz eller högre Minne För Windows 7 minst 4 GB internminne Hårddisk För hela verksamhetssystemet 10 GB Utrymme för temporära filer minst 5 GB Bildskärm/Grafik Skärmupplösning 1280x1024 (22 tums bildskärm) Mjukvara Operativsystem Windows 7 Sp1 eller Windows 8.1 (inte Windows 8) Internet Explorer IE9, IE10, eller IE11. Firefox (Senaste version) Chrome (senaste version) Silverlight Version 5.1.30514.0 eller senare Crystal Reports 2008 Version 12.3 eller 12.4 (SP3 eller SP4) NETFramework 4.5 som lägst Datorn ska regelbundet uppdateras via Windows Update. Virusskydd lokalt på datorn som uppgraderas regelbundet Brandvägg lokalt på datorn eller i ett nätverk Nätverk/kommunikation Förbindelse med kapacitet motsvarande 10 Mbit eller bättre mellan klient och server. 5.6.5 Förändring av tekniska system De tekniska kraven följer utföraren av systemens anvisningar och kan komma att ändras. Kommunen förbehåller sig rätten att byta system med sex (6) månaders varsel. 5.6.6 Utbildning och support Utföraren förutsätts ha grundläggande datorvana. Beställaren står för grundutbildning för 1-2 personer i användandet av verksamhetssystemen vid uppstarten av utförarens uppdrag. Utföraren utbildar sedan själv ny personal med hjälp av manualer som beställaren tillhandahåller. Vidareutbildning sker i takt med programmens utveckling och tillkommande program/funktioner. Utföraren förbinder sig att delta på anordnade utbildningar. Utföraren står för sina driftskostnader för IT. Utföraren måste följa kommunens riktlinjer kring användning av verksamhetssystemen. Utföraren står för kostnaden för övriga utbildningar som utföraren av programvaran eller annan anordnare inbjuder till/kräver. Utföraren Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 19 av 30
ansvarar för meddela nya och avslutade användare till systemförvaltare, en (1) månad i förväg. 5.7 Uppfyllelse av samtliga ska-krav i kravspecifikation på tjänsterna? 5.7.1 Sökande medger kraven ovan Uppfyller och medger sökande samtliga ställda krav? (Ja/Nej svar) Kravgräns Ja Nej Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 20 av 30
6. Geografiska områden samt ersättningsnivåer 6.1 Geografiska områden 6.1.1 Zon-indelning Österåkers fastland är indelat i tre zoner, zon tätort, zon landsbygd och zon glesbygd. Ljusterö är indelat i två zoner landsbygd och glesbyggd. I zon tätort är det gång, cykel eller bussavstånd. Inom zon landsbygd bedöms avståndet vara motiverat med förflyttning med bil eller buss. I zon glesbygd har zonens ungefärliga avgränsning gjorts genom att beräkna ett avstånd till kund från Åkersberga station respektive Görjansgården på Ljusterö som uppgår till mer än 10 km samt tar mer än 15 minuter att köra med bil. 6.1.2 Val av geografiskt område Sökanden ska välja vilket eller vilka geografiska områden som anbudet avser. De två geografiska områden som finns i denna upphandling är: Område 1: Österåkers fastland Område 2: Ljusterö samt övriga öar inom Österåkers kommun Valfrihetssystemet gäller inte hemtjänst natt, som för närvarande (juni 2016) utförs av kommunens egenregiverksamhet. För vilket eller vilka områden avser ansökan? (Fritextsvar) 6.2 Ersättningsnivåer 6.2.1 Ersättning Ersättning utgår från den tid- och insatsregistrering som görs i verksamhetssystemet. Ersättning till utföraren utgår med ersättning i kronor per utförd timme och inkluderar alla kostnader som till exempel löner, restid, övrig kringtid, lokaler och overheadkostnader. Ersättningen varierar efter ett system med tre geografiska zoner (tätort, landsbygd och glesbygd). Ersättning hemtjänst, ledsagning, avlösning och åtgärdande av trygghetslarm utgår enligt följande: -Zon tätort SEK per utförd timme: 374 kr, mellan kl. 07:00-22:30. -Zon landsbygd SEK per utförd timme: 435 kr, mellan kl. 07.00-22:30. -Zon glesbygd SEK per utförd timme: 526 kr,mellan kl. 07.00-22:30. För samtliga ersättningar utgår ytterligare 3% i moms kompensation för externa utförare. Bomtid Endast bomtid, (inställelse/ oplanerat återbud) som orsakas av sjukhusvistelse ersätts. Återbud av inplanerad insats När brukaren vet att den inte kommer att vara hemma vid planerade insatserna, ska detta anmälas av brukaren till utföraren senast ett (1) dygn i förväg. 6.2.2 Ersättning trygghetslarm Åtgärdande av trygghetslarm ersätts med gällande ersättningsnivå för hemtjänst och utgår från den tid- och insatsregistrering som görs i verksamhetssystemet. Utförarens ersättning börjar gälla från det att personalen hämtar brukarens larmnyckel i nyckelskåpet tills att åtgärden av trygghetslarmet är avslutad hemma hos brukaren. Vid åtgärd av trygghetslarm Utskrivet: 2016-06-22 14:57 Sida 21 av 30