Verksamhetsutveckling

Slutrapportering projekt Riges Verksamhetsutveckling Processkartläggning och e-tjänstbygge inom PBL-området. Resultat och erfarenheter September 2014

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 2(34) Innehållsförteckning 1. SAMMANFATTNING... 5 2. DELPROJEKTBESKRIVNING... 6 2.1 MÅLGRUPP FÖR RAPPORTEN... 6 2.2 MÅL/UPPDRAG... 6 2.3 EFFEKTMÅL/SYFTE... 6 2.4 DELPROJEKTMÅL... 7 3. METOD... 7 3.1 SAMVERKAN... 7 3.2 VERKSAMHETSARKITEKTUR - INFORMATIONSORIENTERAT... 7 3.3 ANVÄNDNINGSFALL ELLER LIVSHÄNDELSER... 8 3.4 PERSONAS... 8 3.5 KUNDDIALOG... 9 3.6 PROCESSKARTLÄGGNING OCH INFORMATIONSBEHOV... 9 3.7 PROTOTYP... 9 4. GENOMFÖRANDE... 9 4.1 FÖRBEREDELSE E-TJÄNSTER... 9 4.2 DELTAGANDE I UTVECKLING AV E-TJÄNSTER... 10 4.2.1 Bygga e-tjänster... 10 4.2.2 Mina sidor, handläggarstödet och ärendehanteringsystemen... 10 4.2.3 Test... 10 4.2.4 E-arkiv...11 4.3 LANSERING AV E-TJÄNSTER... 11 4.3.7 Filmer...11 4.3.8 Dramatisering...11 5. ANVÄNDNINGSFALL ELLER LIVSHÄNDELSER... 11 5.1 ANVÄNDNINGSFALL 1, BYGGLOVANSÖKAN INKLUSIVE ATT GÖRA SITUATIONSPLAN... 11 5.2 ANVÄNDNINGSFALL 2, VAD FÅR MAN GÖRA PÅ EN VISS PLATS/FASTIGHET?... 12 5.3 ANVÄNDNINGSFALL 3, VAR KAN MAN LOKALISERA EN VISS ANVÄNDNING?... 12 6. PERSONAS... 12 7. KUNDDIALOG... 13 7.1 KUNDKOMMENTARER... 13 8. PROCESSKARTLÄGGNING... 14 8.1 PROCESS FÖR ANVÄNDNINGSFALL 1, BYGGLOVANSÖKAN... 14 8.2 PROCESS FÖR ANVÄNDNINGSFALL 2 VAD GÄLLER PÅ MIN TOMT/EN VISS PLATS?... 16 8.3 PROCESS FÖR ANVÄNDNINGSFALL 3, VAR KAN MAN LOKALISERA EN VISS ANVÄNDNING?... 17 9. INFORMATIONSDRIVET... 17 9.1 GEODATABEHOV HOS KUND... 17 9.1.7 Geografiskanalys av bestämmelser... 18 9.2 INFORMATION FRÅN E-TJÄNST TILL ÄRENDEHANTERINGEN... 18 9.3 STÖDINFORMATION TILL E-TJÄNSTER... 19 10. PROTOTYP... 19 11. BYGGA E-TJÄNSTER... 21 11.1 E-TJÄNSTER INOM BYGGLOVVERKSAMHETEN... 21 11.2 E-TJÄNST FÖR LEDIGA TOMTER... 23 11.3 E-TJÄNST FÖR ATT ANMÄLA LIVSMEDELSANLÄGGNING... 23 11.4 E-TJÄNST FÖR BEGÄRAN OM PLANBESKED... 24 11.5 E-TJÄNSTER INOM KART OCH GIS-VERKSAMHETEN... 24 11.6 E-TJÄNSTER, ANVÄNDNINGSFALL 2, VAD FÅR JAG GÖRA PÅ MIN TOMT... 25

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 3(34) 12. ÖVERLÄMNING TILL FÖRVALTNING... 29 12.1 FÖRVALTNINGSOBJEKT... 29 12.2 AKTUELL MOTTAGANDE FÖRVALTNING... 30 FÖR E-TJÄNSTER INOM GIS- OCH KARTVERKSAMHETEN SAMT BYGG- OCH EXPLOATERINGSKARTAN HAR ETT FÖRVALTNINGSRÅD GIS BILDATS MED GIS-SAMORDNARE FÖR ALLA KOMMUNER OCH SYSTEMFÖRVALTARE FÖR OPEN EMAP OCH OPEN EPLATFORM.... 30 13. ERFARENHETER OCH LÄRDOMAR... 30 13.1 NATIONELLT... 30 13.2 SIS TK501... 30 13.3 OM ATT KOMMUNICERA INFORMATION... 30 13.4 INFORMATIONSUTBYTE MELLAN KOMMUN OCH STAT... 30 13.5 PROJEKTDRIFT... 31 13.6 VERKSAMHETSUTVECKLING... 32 13.7 KUNDDIALOG... 33 13.8 E-TJÄNSTBYGGANDE... 33 14. KOMMENTARER FRÅN PROJEKTET... 34 14.1 VIKTEN AV RÄTT MÅLGRUPP... 34

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 4(34) Relaterade dokument Version Datum Benämning Beslutsinstans 2 2012-04-0 Projektplan 2.0 RIGES styrgrupp 20130301 DELPROJEKTRAPPORT RIGES Förberedels e-tjänster 20130305 LEVERANSRAPPORT: Riges - Förberedelse e-tjänster [Processutveckling, prototyp, personas och användningsfall] 2013-06-17 Status Delprojekt Verksamhetsutveckling Maj 2013-Juni 2014 Projektrapport RIGES Dialog med näringslivet kring kommunala e-tjänster inom plan- och byggområdet -

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 5(34) 1. Sammanfattning Detta dokument beskriver i stort hur RIGES har arbetat med verksamheten och genomfört kunddialog. Arbetet har omfattat att förbereda att ta fram e-tjänster och att ta fram e-tjänster. Delprojektet verksamhetsutveckling skapades för att förbereda och samla kraven för att ta fram e-tjänster tillsammans med verksamheter och kunder. Leveranser, metodval samt erfarenheter gjorda under framtagandet beskrivs i rapporten. Delprojektet har inspirerats av flera metoder och prövat sig fram. En utgångspunkt var dataföreningens metod, att verksamhetens processer ställer krav på information och IT-stöd. Informationen är fristående från IT-stödet. Delprojektet har tagit fram användningsfall/livshändelser och personas, fiktiva kunder. Utifrån kundperspektivet har vi satt oss i kundens situation med målsättningen att underlätta för kunden. Kunskap inhämtades om vilka problem de externa aktörerna upplever i ansökningsförfarandet och krav utformades utifrån hur vi kan underlätta för dem. Informationsmängder som behövs i planeringsskedet och som kan bidra till en kunnigare bygglovsökande har identifierats.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 6(34) 2. Delprojektbeskrivning Delprojektet verksamhetsutveckling skapades för att förbereda och samla kraven för att ta fram e-tjänster tillsammans med verksamheter och kunder. Leveranser, metodval samt erfarenheter gjorda under framtagandet beskrivs i rapporten. Arbetet pågick under 20111201-20140630. Verksamheten har varit kravställaren i detta delprojekt mot de andra delprojekten, dels utifrån PBL och verksamhetskrav och som kunder genom att sätta sig i kundens situation. Parallellt har verkliga kunder varit kravställare. Allt detta har sammanvägts och utvärderats mot vad som är möjligt att genomföra. Delprojektet har även byggt e-tjänsterna så som en konsekvens av att e-tjänstplattformen utformades för att enkelt i eller nära verksamheten - bygga e-tjänster. 2.1 Målgrupp för rapporten Med rapporten vill vi redovisa projektarbetet och dess resultat men vi ser även att vi dragit erfarenheter som vi anser är värda att återanvända så erfarenhetsspridning är ett delsyfte. Målgruppen är projektkommunerna, särskilt verksamhetsutvecklare och kommande e- tjänstbyggare, samt andra kommuner och övriga intressenter till RIGES-projektet. 2.2 Mål/uppdrag RIGES projektmål redovisas under effektmål. Delprojektets mål redovisas under projektmål. Delprojektet verksamhetsutveckling skapades för att förbereda, förankra och kvalitetssäkra införandet av e-tjänster samt att slutligen bygga e-tjänster. 2.3 Effektmål/syfte Syftet med RIGES-projektet har varit att: Förbättra dialogen mellan kommunen och företag/privatpersoner Förenkla bygglovsprocessen för sökande Tillgängliggöra information relaterat till planerings- och bygglovsfrågor Detta har konkretiserats i två huvudsakliga projektmål: Upprätta en gemensam kart- och GIS-tjänst för att tillgängliggöra de samlade värden som finns i kommunernas geodatabaser. Projektet ska leverera digitaliserade detaljplaner och även i övrigt en kvalitetshöjning och standardisering av geodata särskilt inom området samhällsplanering. Utveckla en generisk informations- och ansökningstjänst, med GIS-funktionalitet, med projektleverans för bygglovansökan. Bygglovtjänsten ska innehålla analys av gällande detaljplan, stöd för den sökande att lämna en komplett digital ansökan, e-legitimation (även för företag), möjlighet att följa sina ärenden, handläggarstöd integrerat med parternas (kommunernas) ärendehanteringssystem samt förberett för koppling till e-arkiv. Tjänsterna ska vara återanvändningsbar för att kunna användas i andra verksamheter.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 7(34) 2.4 Delprojektmål Delprojektet verksamhetsutvecklings bidrag till RIGES projektmål var: Framtagande av användningsfall, även kallat livshändelser Processutveckling av bygglovansökan inklusive informationsbehov Framtagande av personas Processutveckling av ytterligare ansökningar/anmälningar för framtagande av e- tjänster med hjälp av den generiska e-tjänsteplattformen Bygga e-tjänster 3. Metod E-tjänster till företag och medborgare identifierades som medlet som realiserar nyttan och var grunden i RIGES som delprojektet skulle förverkliga. Några centrala utgångspunkter att sträva mot: Nyttja digitaliseringens möjligheter. Ett informationsorienterat förhållningssätt. Fokus på att styra mot realisering av nytta. Företags- och medborgarorienterat. Vem ska dra nytta av möjligheterna/för vem ska utvecklingen skapa värde? Projektet ställde ett antal övergripande krav på e-tjänster: Kundnytta. Verksamheten måste sätta sig in i kundens perspektiv; lösa problem som kunder har vid ansökan och förebygga kompletteringar. Smarta e-tjänster. E-tjänsterna ska ha tillgång till interaktiva kartor och geografiska analyser ska kunna genomföras. Generiska e-tjänster Återanvända information eller hämtas direkt från källan. Standardisering. Använda standarder där det finns. 3.1 Samverkan Projektet har arbetat för att lägga grunden för utveckling av smarta e-tjänster vilket kräver en hel del samverkan på flera områden där delprojektet haft en central roll. Samverkan mellan de fem kommunernas verksamheter för att dra nytta av vår gemensamma kompetens. Samverkan mellan flera kompetensområden; framförallt verksamhetsutveckling, GIS, IT, Webb, bygglov, plan, miljö och näringslivsansvariga. Samverkan med nationella aktörer som Boverket, Lantmäteriet, SKL, SIS, FunkaNu, Bolagsverket, program som Sammanhållen Planering- och Fastighetsbildningsprocess samt projekten Sammanhållet digital bygglovprocess och Svensk geoprocess. 3.2 Verksamhetsarkitektur - informationsorienterat Delprojektet har inspirerats av flera metoder och har prövat sig fram. En utgångspunkt var dataföreningens metod, enligt triangeln i bilden nedan, att verksamhetens processer ställer krav på information och IT-stöd. Informationen är fristående från IT-stödet.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 8(34) Framför allt har projektet haft ett informationsorienterat förhållningssätt med inriktning mot att rätt information ska finnas på rätt plats vid rätt tillfälle samt återanvändas. Delprojektet har tagit fram användningsfall/livshändelser och personas, fiktiva kunder, fiktiva kunder. Utifrån kundperspektivet har vi satt oss in i kundens situation för att underlätta för kunden. Kunskap inhämtades om vilka problem bygglovhandläggningen ser att de sökande har samt det faktum hur de externa aktörerna upplever ansökningsförfarandet. Projektet analyserade med utgångspunkt i detta hur vi skulle kunna underlätta förfarandet. Ökad och anpassad tillgång till information har särskilt beaktas, även utifrån perspektivet att skapa förutsättningar för att får en kunnigare kund/sökande. Delprojektet arbetade med bygglovenheterna på de olika kommunerna för att utveckla arbetsprocesser utifrån ökad nytta för de sökande. Kartläggning skedde av processer och detaljerade ansökningsprocesser baserat på vilken information handläggaren behöver få in för att kunna handlägga ärendet. Baserat på dessa processmodeller kunde e-tjänster för flera ansökningsprocesser kravställas. Dessa processer, tillsammans med input från företagen, fick avgöra hur e-tjänsterna utformades och vilka informationsmängder som tillgängliggjordes. Resultatet innebär att vi gått ifrån pappersansökningar/ifyllbara blanketter och skannade ansökningar (även kallade digiloga av Statskontoret) till smarta e-tjänster som hanterar information. 3.3 Användningsfall eller livshändelser RIGES hade behov av att göra projektets olika delar begripliga, både för de som ska delta i projektet och leverera underlag till utvecklingen liksom för de som ska använda e-tjänsterna. Metoden som valdes var att forma användningsfall för bygglovansökan och samhällsplanering. Användningsfallen, även kallade livshändelser, togs fram av huvudprojektgruppen under 1-2 workshops. För användningsfallen kan processer och dess informationsbehov tas fram men även personas. 3.4 Personas För att kunna informera och testa e-tjänsterna formades några berättelser med (livs)situationer där e-tjänsten ska kunna fungera för och stödja en kund. Personas ger en bra beskrivning hur behovet ser ut i olika målgruper och underlättar att se om alla moment finns med för att klara ett användningsfall för en fiktiv kund.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 9(34) 3.5 Kunddialog Dialog med både företag och personer genom att presentera projektet och demonstrera användningsfall och prototyper i syfte att stämma av att e-tjänsterna har potential att skapa nytta. Och fånga in ev synpunkter för att öka tjänsternas ändamålsenlighet och användbarhet. 3.6 Processkartläggning och informationsbehov Metod som valdes var att forma processer för alla användningsfall och detaljerade processer, skisser/flöden för Användningsfall 1 - Bygglovansökan i form av workshop med 1-2 deltagare per kommun ledda av interna eller externa verksamhetsutvecklare. Perspektivet har varit att deltagarna har satt sig in i kundens situation för att skapa enkla processer för kunden. Vidare rannsaka sig vilken information kunden måste lämna för att ansökan ska kunna anses som komplett. 3.7 Prototyp Processerna kompletterades med kunskap om användarvänlighet för e-tjänster, interaktionsdesign. En prototyp togs fram för en e-tjänst för att kunna diskutera med bygglovhandläggare och bygglovsökande. 4. Genomförande Delprojektet verksamhetsutveckling pågick från och med dec 2011 tom juni 2014 med hjälp av externa konsulter och egna resurser. 4.1 Förberedelse e-tjänster Delprojekt verksamhetsutveckling hade i starten hjälp av konsulter från Interpares. Efter att ha träffat alla bygglovchefer och deras medarbetare samlade de ihop minst två från varje kommun till ett arbetsmöte. Avgränsningen blev att processkartlägga att lämna in en komplett bygglovansökan samt att nå volymer om 80% av alla ansökningar via e-tjänsterna. Ett mantra i guppen blev 80-20 regeln (vilket i praktiken innebär att tillsvidare utelämna specialfallen) Ett problem som kommunerna enkelt kunde enas om var att de fick in ansökningar med dåliga eller undermåliga situationsplaner, både vad gäller kartnoggrannhet och kvalitét på ritningar. Ett annat vanligt problem är att det kommer in ofullständiga ansökningar, ex vis ansökningar utan kontrollplan eller utan fastighetsbeteckning. Detaljerade processer dokumenterades i Excel-filer. Varje tänkt fråga som kunden skulle besvara med (ev.) fasta svar samt frågetyper skrevs ned. 1 träff med bygglovchefer, 5 arbetsmöten en med varje kommun bygglovavdelning 1 möte med bygglovchef och representant 5 arbetsmöten med 1 från varje kommun som kallades bygglovgruppen och GIS och geodata. Några telefonmöten för avstämningar. Sista mötet som hölls med bygglovgruppen i del 1 var ett telefonmöte den 26 april. Under denna del hölls även två arbetsmöten med huvudprojektgruppen kring att forma användningsfall, huvudprocess för användningsfallen och personas. Då förlängdes också huvudprocessen för Användningsfall 1 med beslut och fakturering. Vi genomförde också två arbetsmöten med Funka.nu kring interaktionsdesign, användarvänlighet. De tog fram en prototyp för e-tjänst från en av våra processer Ansökan transformator.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 10(34) 4.2 Deltagande i utveckling av e-tjänster På grund av projekttekniska orsaker startade denna del först den 20130211 med ett telemöte med bygglovgruppen och nya workshopledare, konsulter från Cybercom. Första workshopen med bygglovgruppen efter uppehållet var 20130219. Arbetet med de detaljerade processerna återupptogs. De förlängdes med integration med ärendehanteringssystem och dialog med kunden för startbesked och slutbesked. Flera mockups (ung. prototyper) för att visualisera processerna som e-tjänster togs fram. I januari 2013 startade den tekniska utvecklingen av e-tjänsterna (detaljerad beskrivning av denna del av projektarbetet i projektrapporten Open eplatform Kravställning och utveckling av generisk e-tjänsteplattform). Arbetet utfördes i agil-form med 1-2 veckors sprintar, se bilden nedan. Ambitionen var att bygglovgruppen skulle delta vid sprintarna och delta i kravuppföljningen. Det visade sig var lite för svårt, lite för långt mellan tekniken och verksamheten i början och projektet valde då att i stället ha delprojektledningen från detta projekt som brygga mellan utvecklingen och verksamheten. Sprint = 2 veckor Uppstartsmöte Sprintplanering Utveckling Sprintleverans Slutleverans Veckomöten De detaljerade processerna i Excelfilen, kravspecifikation, överlämnades till utvecklarna av e- tjänsterna som i sin tur identifierade vilka typer av frågor som behövde utvecklas, hur frågorna skulle besvaras, vilka regler som behövdes och hur behovet av att styra flöden såg ut. Processkartläggningen som bygglovgruppen hade gjort visade sig vara ett jättebra underlag. Tyvärr var inte GIS-utvecklarna på plats från utvecklingsstart då det tog lite längre innan kravställningen och upphandlingen var klar för delprojekt GIS-plattform. Efter några sprintleveranser kunde dock GIS-utvecklarna ansluta till projektet. 4.2.1 Bygga e-tjänster En e-tjänstplattform levererades inklusive en e-tjänstbyggare och delprojektledningen kunde, utan utvecklar(programmerings)kompetens, bygga e-tjänsterna i nära dialog med verksamheten. 4.2.2 Mina sidor, handläggarstödet och ärendehanteringsystemen Till e-tjänsterna behövs möjligheter till en digital dialog med kunden, meddela status på ärendet m.m. Handläggaren vill även kunna hjälpa kunden att komplettera ansökan t ex efter ett samtal. Därför levererades Mina sidor och ett enkelt handläggarstöd där ansökan går att se, ansökan kan uppdateras av verksamheten efter dialog med kund och där det går att föra dialog och sätta status på ärenden. Det går att tilldela en handläggare, flagga ett ärende samt att ha interna noteringar. För övrig planerades att integrera med ärendehanteringssystemet i respektive kommun. 4.2.3 Test E-tjänsterna acceptanstestades av verksamheten och godkändes i november 2013. Vid den tidpunkten fanns inga kartfrågor utvecklade, men det godkänndes av verksamheten utifrån att

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 11(34) kartfrågan skulle acceptanstestas av GIS-verksamheten. Verksamheternas del i funktionstest var att ett par bygglovhandläggare testade e-tjänsterna för att se att frågorna var rätt, att inget hade missats, att flödet fungerade och rätt logik fanns i frågorna m.m. Detta genomfördes strax innan lansering av resp e-tjänst. 4.2.4 E-arkiv Enligt projektansökans utgångspunkt så har vi förberett för e-arkiv. Ansökan som kommer in levereras som en digitalt signerad pdf-a-fil (möjlighet finns naturligtvis också att på ett verifierat sätt skicka informationen till ett mottagande system, detta är dock ej implementerat i projektet). 4.3 Lansering av e-tjänster Lansering genomfördes som en mjuk lansering, en lansering utan marknadsföring. En länk till e-tjänsterna fanns på kommunernas hemsidor och bygglovhandläggarna bad några kunder testa att göra sina bygglovansökningar via e-tjänsterna. Detta gjordes bland annat därför att det inte fanns utrymme i tid att testa tjänsterna av användare så detta behov av användartester gjordes i skarp drift men i begränsad skala. Några e-tjänster lanserades också först utan kartfunktion och utan att webbkartan fanns att titta på. 4.3.7 Filmer Hjälp/instruktionsfilmer har tagits fram för att hjälpa kund använda e-tjänster och webbkartan. Detta har bedömts som nödvändigt då det är komplext att skapa optimal användarvänlighet för kartfunktioner och att det finns svårigheter i användningen. 4.3.8 Dramatisering Till avslutningskonferensen tog några i huvudprojektgruppen fram en dramatisering som en del av redovisningen. Detta för att illustrera utmaningarna i bygglovansökansförfarandet, visa kundernas krav, resultatet kring verksamhetutveckling och de framtagna e-tjänsterna samt att få nya verksamheter att börja anamma kundnyttoperspektivet i sin verksamhet. Detta då e- tjänstplattformen är generisk och fler e-tjänster enkelt kan sättas upp. 5. Användningsfall eller livshändelser 5.1 Användningsfall 1, Bygglovansökan inklusive att göra situationsplan Det ska vara lätt för kunden att lämna en komplett elektronisk bygglovansökan genom att guidas genom rätt frågor utifrån vad ansökan gäller. Det ska vara enkelt att lämna digitala underlag som ritningar och handlingar. Ett moment i bygglovansökan som är svårt för många sökanden är att lämna en korrekt situationsplan som på ett riktigt sätt beskriver var på kartan bygglovet söks. En funktion där man i e-tjänsten m h a interaktiva kartor och kartverktyg skulle kunna rita en situationsplan skulle kunna underlätta för den sökande. I enkla fall räcker det att kunna göra en markering i kartan där eldstaden ska placeras. I de mer avancerade fallen behöver man kunna rita in huset med måttkedjor för planerad byggnad och även kunna mäta kortaste avstånd till fastighetsgräns från planerad byggnad. Ansökan bör sedan levereras till handläggaren direkt via ärendehanteringssystemet. Kontakter med kunden hålls via mina sidor, även leverans av beslut och fakturering av

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 12(34) bygglovsavgiften. Beställning av nybyggnadskarta och fakturering av det bör också ingå. I visionen skulle denna e-tjänst kunna innehålla nybyggnadskartan från kartavdelningen dvs uppdaterad karta med vissa planbestämmelser som kunden kan rita sin situationsplan på. 5.2 Användningsfall 2, Vad får man göra på en viss plats/fastighet? Här kan kunden söka på en specifik fastighet eller leta sig fram i kartan och ta reda på vad som gäller på just den platsen. En webbkarta visar karta, planinformation och annan fysisk samhällsplaneringsinformation. Det går även att tänka sig en lösning med att låta generera en rapport med information om vad som gäller för aktuell plats, så som man löst det i det fall som inspirerat oss till RIGES: i det goda EU-exemplet 1 ; DOPS Donegals council planeringskarta. En användare vill veta vad man får göra eller mer korrekt vilka regler som tillämpas för en plats. Det illustreras så här som en avancerad e-tjänst då användare anger en plats. 5.3 Användningsfall 3, Var kan man lokalisera en viss användning? I detta fall så vänder man på användningsfall 2, d.v.s. man söker mark för lokalisering av en viss användning/verksamhet. Exempelvis kan kunden styras till ett frågeformulär med sökkriterier att fylla i och därefter visas ett antal lämpliga platser i en karta. En plats kan väljas och för att redovisa vad som gäller för den platsen kan användningsfall 2 återanvändas. 6. Personas Huvudprojektgruppen skrev några personas, dvs. personberättelser för alla 3 användningsfallen. De personas som skrevs har använts som bakgrundsinformation för oss som byggde e-tjänsterna där vi har olika kunder i samma användningsfall. Dessa förenklades till 4 olika kunder: 1 Goda exempel i INTERREG IVC-projektet PIKE, Promoting innovation and the knowledge economy (http://www.pike-project.eu/)

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 13(34) Exploatörer, företag som planerar byggprojekt och är professionella inom samhällsbyggnadsprocessen. Byggföretag som ofta för egen del eller kunds räkning förbereder eller söker bygglov. Företag i alla branscher som behöver söka bygglov vid nybyggnation, förändring av lokaler eller ändra användning (restaurangägare, verkstäder osv). Privatpersoner som behöver söka bygglov. De två sista kundgrupperna är ur vårt perspektiv att betrakta som snarlika, de är mer eller mindre ovana bygglovhantering och är i störst behov av hjälp och vägledning för att lämna en komplett och korrekt ansökan. De kanske inte ens vet att de måste söka bygglov. Vi fokuserade även här på 80-20 regeln, att 80% av kunderna ska få det stöd de behöver och avvaktar därmed att lösa utmaningar för de mer ovanliga situationerna. RIGES har inte heller fokuserat på kunder som inte vill använda en e-tjänst då pappersansökningar kommer att tillåtas även fortsättningsvis. 7. Kunddialog Vid en företagsfrukost tidigt i projektet identifierades att det är främst informationssökning och att få tag i informationen som är prio 1 för då är mycket vunnit dvs användningsfall 2. Användningsfall 3 är inte lika nödvändigt. Den analysen gör företagen själva bara de kan nyttja informationen. Dock vill man ha mer information, geodata, än det som kommunen kan tillhandahålla. Möte med kvinnligt ledarskapsnätverk 20121009 gav mycket värdefulla synpunkter. Under maj-juni 2013 letade projektet företag, främst från de två första kundkategorierna exploatörer och byggföretag, som kunde tänka sig att ställa upp på en ½-1-timmes intervju. Särskilt företag verksamma inom de speciellt företagsinriktade e-tjänsterna transformator och skylt samt företag som i sin roll som leverantörer, berörs av tjänsterna för eldstad och uterum (vår tanke om att leverantör hjälper kund med bygglov som utökad service) tillfrågades. Vi fick 7 företag som ställde upp på intervju och en rad relevanta synpunkter kunde samlas in. Under augusti och september 2013 samordnade RIGES med respektive kommuns näringslivskontor ett seminarium för att möta företagen. Seminarierna genomfördes i huvudsak i respektive kommuns ordinarie forum för näringslivsträffar och var därför olika i sin karaktär, alla fick chans att få information om projektet och de planerade tjänsterna men projektet fick endast i varierade grad input från företagen vid dessa forum. Under maj och juni 2014 har fyra olika företag intervjuats gällande vilka nyttoeffekter de anser att de nya tjänsterna kommer att föra med sig. Företagen har alla fått chansen att prova de slutgiltiga versionerna av RIGES tjänster och på det hela taget är det tydligt att man på företagen är nöjda med hur tjänsterna blivit och att man redan nu kan identifiera en del nyttoeffekter som tjänsterna kommer att föra med sig. Samtliga företag som intervjuats säger att de kommer att använda sig av de nya tjänsterna framöver. 7.1 Kundkommentarer Man vill få fråga innan man skickar in, vad tror bygglovhandläggaren om detta? T ex jo om du bygger under 50 kvm kommer det vara lättare att få igenom bygglovet eller grannar kommer nog klaga på höjden.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 14(34) Idag måste man ta ledigt från jobbet för att besöka bygglov.dialog via e-tjänst vore bra och effektivare! För 10 år sedan stod PC:n i källaren, jag använde den inte, vill inte gå ned i källaren. Tekniken ska finnas där jag är, nu har jag allt i telefonen där jag är. Viktigt med info i flera kanaler. Ritar inte uterum i källaren utan vill ju vara på tomten då och har telefonen med mig. En app med planbestämmelser - just så som man från en del tillverkare redan nu kan precis ifrån där man är just nu (t ex ute i trädgården) planera i realtid (t ex med hjälp av kameran i mobilen planera ut lekredskap på tomten). Det är roligt att rita IKEA-kök. Varför är det inte roligt att söka bygglov? Känsla vid bygglovansökan är Upp till bevis!! Den digitala hanteringen av ansökansproceduren är mycket bra och vi skulle gärna vilja se en digital hantering även för kontrollplan. På detta vis skulle man slippa ännu mer fysisk pappershantering, vilket det bara finns fördelar med. För vissa av e-tjänsterna används ändå bifogade bilagor för t.ex. teknisk beskrivning och anmälan om KA, det är synd. Dels för att det är bättre att fylla i ett web-formulär direkt i e- tjänsten, men framför allt då bilagorna är utformade på ett sätt som gör att det krävs ganska mycket inmatning av information som redan angivits i andra sammanhang i e-tjänsten. Det vore helt enkelt bra om så många som möjligt av bilagorna tas bort, och ersätts med webformulär direkt i e-tjänsten istället. Det vore bra om man kunde komma åt plan- och fasad-ritningar via kartan. På detta sätt skulle man slippa att vända sig till kommunen för att få tag på befintliga plan- och fasadritningar. För att kartan skall bli enklare att använda när man skapar situationsplaner, och för att den skall bli ett riktigt bra hjälpmedel vid bland annat planering av bebyggelse så skulle det vara bra med ett verktyg för avståndsmätning. Exploatören är mycket intresserad av åtkomst till information Enkelheten ökar särskilt för enklare typ av bygglov, ex vis skylt, transformatorstation Flera initiativ till fortsatt utveckling av funktionalitet e-id för företag möjlighet att påbörja ansökan för kunds räkning ökad enhetlighet för fler kommuner 8. Processkartläggning Huvudprojektgruppen har tagit fram huvudprocesser för alla 3 användningsfallen. Bygglovgruppen med 1-2 handläggare per kommun har utifrån Användningsfall 1 tagit fram detaljerade processer, skisser/flöden för 9 varianter av ansökningar/anmälningar. Det är en komplex process att söka och handlägga ett bygglov. Att bara ha en process gör processen komplex och riskerar att e-tjänsten för bygglovansökan blir svårare att fylla i än en pappersblanket för bygglovansökan. Därför valde bygglovgruppen tidigt att hitta volymer av ansökningar som kunde skräddarsys utifrån kundnytta och användarvänlighet i e-tjänsten. 8.1 Process för användningsfall 1, bygglovansökan Huvudprocesser för användningsfall 1 bygglovansökan.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 15(34) - En process för att söka bygglov och kvittens att den är inskickad. - En process i detalj för att rita situationsplan på det som kunden vill bygga. Delprocess i gult ovan, i detalj för att göra situationsplan nedan: - En önskvärd fortsättning av process för att få in bygglovansökan i kommunerans respektive ärendehanteringssystem för bygglov, kommunikation mellan kund och bygglovhandläggare, meddela status kring bygglovansökan som ansökan är komplett, beslut bygglov beviljat och fakturering av bygglovavgift.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 16(34) Detaljerade processflöden med relevanta e-tjänstfrågor har tagits fram. Bygglovgruppen har tagit fram vilka frågor som ska ställas till sökande utifrån vilken information handläggare behöver för att handläggare ska kunna påbörja en handläggning av en ansökan. Det resulterade i detaljerade processkartor som ritades i en excelfil. Det är 9 olika typer av ansökningar: anmälan av eldstad, bygglov för transformator, bygglov för skylt, bygglov för uterum, rivning, strandskyddsdispens, förhandsbesked, förhandsbesked med strandskyddsdispens och komplext bygglov. Användningsfall 1, bygglovansökan Kundnytta i e-tjänster: Skräddasydda ansökningar tex bara få relevanta frågor. Visualiserad e-tjänst. Information från källan via söka adress få fastighetbeteckning från, Lantmäteriet Aktuell karta för att göra situationsplanen på Ordförklaringar Underlag till kontrollplan Spara kontaktuppgifter (skilt för privatperson och företag) 8.2 Process för användningsfall 2 Vad gäller på min tomt/en viss plats? Användningsfall 2, Vad för jag göra på min tomt? kundnytta i webbkartan: Kund mer kunnig innan ansökan görs. Tillgängliggöra detaljplaners gällande bestämmelser som information (inte bild).

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 17(34) Sammanställa mycket geodata LM, LST, Trafikverket m.fl Information från källan via direktlästa e-tjänster. 8.3 Process för användningsfall 3, Var kan man lokalisera en viss användning? Användningsfall 3 lokalisering, kundnytta i webbkartan: Kund mer kunnig innan ansökan görs. Tillgängliggöra detaljplaners gällande bestämmelser som information (inte bild). Sammanställa mycket geodata LM, LST, Trafikverket m.fl Information från källan via direktlästa e-tjänster. Handläggare kan söka i informationen i detaljplaners gällande planbestämmelser 9. Informationsdrivet 9.1 Geodatabehov hos kund Vilket är informationsbehovet för den sökande innan en ansökan görs för att göra en bra ansökan? Vilken geodata ska visas i webbkartan? Svaret utgör en beställning till projektets Delprojekt Geodata för vidare utvärdering om hur informationen skulle kunna tillhandahållas? Önskvärt är att mer information tillgängliggörs till kund innan de söker bygglov. Kunden blir mer påläst och förhoppningsvis får bygglovhandläggaren en mer upplyst kund att rådge inför en bygglovansökan görs. Bygglovgruppen har först och främst framfört informationsbehov för kund som detaljplan/områdesbestämmelser, utanför detaljplanelagd mark, sammanhållenbebyggelse, strandskydd, riksintressen (natur, kultur, fritid, rennäring), väghållare. Geografisk Information som önskas: Fornminnen RAÄ, Naturreservat m.f. Naturminnen Vägplan tex mark reserverad för E4 Järnvägsplan mark reserverad för järnväg Verksamhetsområde för vatten- och avlopp Verksamhetsområde för elnät Ledningsrätter Ras och skred ev. bara delar av Sundsvalls kommun Höga flöden ev. bara delar av Sundsvalls kommun Sökta förhandsbesked Översiktsplan (hela kommunens planerad mark- och vattenanvändning), behövs främst utanför detaljplanelagd mark

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 18(34) 9.1.7 Geografiskanalys av bestämmelser Begreppsmodell, se bilden nedan, har tagits fram hur det bör fungerar när en kund söker information på en fastighet. Första frågan som besvaras för fastigheten; ligger den inom detaljplan/områdesbestämmelser, sammanhållen bebyggelse eller utanför detaljplanelagd mark? Sedan följer man pilarna genom informationen. 9.2 Information från e-tjänst till ärendehanteringen Informationsflödet från e-tjänst till ärendehantering skall flöda via ett integrationslager. Gruppen tog fram modeller för hur återkoppling till kund ska ske och samtidigt vilken information som behöver skickas mellan e-tjänstens mina sidor och ärendehanteringsystem för varje e-tjänst för bygglov och livsmedel.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 19(34) 9.3 Stödinformation till E-tjänster Verksamheten konstaterar att informationsbehovet för den sökande för att göra en bra ansökan även gäller frågorna i e-tjänsten. Utgångspunkten för oss är att använda Boverkets PBL Kunskapsbank för förklaringar av ord. En anledning till detta är att Boverket, som ansvarig myndighet för planering och byggande, bör äga definitionerna av dessa ord. En ordlista har tagits fram med ord som RIGES vill få. Boverket har levererat ett REST API enligt våra önskemål och lanserat den. Utvecklarna har utvecklat så den kan läsas direkt från PBL kunskapsbank när kunden håller pekaren över ett ord som förklaras. Dock finns det ganska få ord förklarade ännu. Vi har tekniken på plats att nyttja när fler ord kommer. 10. Prototyp När dessa flöden tagits fram av bygglovgruppen för bygglovansökan så deltog RIGES i kommunprojektet via Funka.nu och ett tiotal andra kommuner. Funka.nu är en organisation och har som sitt fokus på tillgänglighet och användarvänlighet för kund. De har gjort användartester för olika e-tjänster och informationssökning på webbsidor. De har kunskap hur olika människor tar emot och uppfattar information och hur användarvänlighet kan ökas. I kommunprojektet bedömdes Riges processkartor som mycket utvecklade och en prototyp togs fram i detta projekt. Funka.nu s kunskaper om interaktionsdesign tillsammans med ytterligare kommuners erfarenheter kunde därmed komma oss till del. Exempel på återkoppling i detta arbete har varit; Det förekommer många svåra ord i bygglovansökningsprocessen. Där de går att byta ut svåra ord så bör det göras. Det är viktigt att skala av så mycket som möjligt i en e-tjänst. Informera inte för mycket, fokusera på det som är nödvändigt. Det är en svår avvägning för RIGES projektet att göra mellan användarvänlighet och lagkrav. Att visualisera vad respektive e-tjänst innehåller (se bild nedan). Funka.nu hade stor nytta av våra processkartor för att kunna göra en prototyp för ansökan om bygglov för transformator, se bilden nedan

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 20(34)

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 21(34) Ex på en visualiserad e-tjänst som har bilder för att användaren ska välja rätt. 11. Bygga e-tjänster Delprojekt e-tjänster har levererat en hel e-tjänst plattform utifrån verksamhetsens krav. Den är mycket generisk vilket var ett av målen. Det finns frågetyper, regler, karfrågor och geodataverifieringsfrågor samt att det går att utveckla vidare och ta fram fler frågetyper, regler, kartfrågor. Nu kunde vi börja bygga e-tjänster. 11.1 E-tjänster inom bygglovverksamheten Utifrån processerna och mockups (klickbara html bilder) för bygglovansökningar byggdes e- tjänster. Dessa blev äntligen mer konkreta för verksamheten, i detta fall bygglovgruppen, vilket gjorde att det blev mycket lättare att se nödvändiga och önskade förbättringar. Vissa saker visar sig inte fungera som verksamheten tänkt sig. Det leder till återkoppling till utvecklaren med justerad kravbild och kompletteringar/ändringar i plattformen. Utvecklingen sker med ett agilt-arbetssätt i delprojekten e-tjänster och delprojekt GIS med avstämningar mot delprojektledningen i verksamhetsutveckling. Tanken var hela tiden att stämma av mot kravställningen och därmed också kunna justera kravställningen efterhand. Leveranser består av 10 e-tjänster, här visualiserade med bilder:

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 22(34) Att ta fram en e-tjänst för bygglovansökan blev 10 stycken e-tjänster, 7 för lov, en för anmälan av eldstad, en för strandskyddsdispens och en för förhandsbesked. Den sista ansökan om bygglov för nybyggnation lanserades på RIGES sista dag. Det blev inte enbart en typ av kartfråga för behoven varierade i de olika e-tjänsterna. I den enklaste kartfrågan söker kunden reda på sin fastighet via sin adress. Fastigheten visas och kunden får sätta en punkt på den byggnad där eldstaden ska placeras. Då hämtas aktuell fastighetbeteckning från källan hos Statliga Lantmäteriet. De komplexa kartfrågorna bygger på samma adressökning men är kompletterade med funktioner för att rita ut både ett område, en byggnad och en väganslutning. Områdets centralpunkt ger rätt fastighetbeteckning från källan hos Statliga Lantmäteriet. En generell utmaning har varit att en ansökan kan inkludera flera åtgärder, i de framtagna flödena har fokus varit en åtgärd per ansökan ( enkla flöden ). En ansökan som inkluderar flera åtgärder, komplexa flöden, kan realiseras genom att t.ex. ett mer övergripande flöde tas fram där den sökande anger i vilka ärende som är relevanta och att motsvarande enkla flöde då inkluderas. En utmaning med denna variant är att det ger en komplex sammansättning av flöden som dels är svår att realisera och dels är svår att överblicka både för den sökande och för handläggaren. En annan variant är att mer heltäckande flöden tas fram som kan hantera olika kombinationer av åtgärder. En utmaning med denna variant är att dessa heltäckande flöden blir väldigt omfattande för den sökande och flödena får istället en väl stor likhet med dagens informationstunga formulär. Dock i vissa e-tjänster finns vanliga åtgärder med på bedömning av bygglovhandlägggarna som tex ansökan för strandskyddsdispens och anmäla

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 23(34) eldstad finns med i de flesta ansökningar samt rivning om det krävs innan byggnationen för transformator eller nybyggnation. Vid projektavslut kom beslutet om de s k Attefallshusen. Önskemål från verksamheten kom direkt om att skapa e-tjänst för anmälan av så kallade Attefallshus. Det bör vara relativt enkelt att kopiera någon tidigare e-tjänst och döpa om och anpassa efter kraven för dessa anmälningar men det måste ske efter projektavslut. 11.2 E-tjänst för lediga tomter Målbild var att alla kommuner ska kunna visa upp sina lediga tomter och att kund enkelt ska kunna göra en intresseanmälan för ett område med lediga tomter. I detta arbete deltog 4 kommuner, inte Timrå. De samlades i Örnsköldsvik på en workshop för att titta på den som sedan tidigare finns där. Vid workshopen kravställde gruppen hur verksamheten såg att denna tjänst skulle fungera på bästa möjliga sätt. Processmodell togs fram, informationsbehov dokumenterades och senare tog delprojekt geodata fram en informationsmodell. En e-tjänst för ledig tomt är i behov av ett handläggarstöd för att handläggare enkelt ska kunna fylla i information om en ledig tomt och uppdatera den vid tex reservation eller såld. Kunden ska kunna söka lediga tomter och gå vidare för att anmäla intresse till en ledig tomt. En lösning som diskuterades var att skapa en popup-ruta att fylla i informationen till kartobjektet för handläggaren. Det är möjligt att utveckla detta som nya frågetyper, denna frågetyp skulle även göra ansökan bygglov skylt mer användarvänlig för kunden som idag är begränsad till 3 skyltar och borde vara 10 st. Dessa krav som framkom för en e-tjänst för Lediga tomter krävde ytterligare utveckling, en utveckling som projektet tvingades prioritera bort. Därmed kunde inte projektet leverera denna tjänst utan enbart det förarbete som gjorts. 11.3 E-tjänst för att anmäla livsmedelsanläggning Miljöverksamheterna ville utveckla e-tjänst för att anmäla livsmedelsanläggning. I detta arbete var 4 kommuner med, inte Kramfors. RIGES projektgrupp hade inte projektresurser för att driva detta arbete utan en ny men resurs för samordning tillsattes från Timrå kommun, som skötte all planering kring träffarna med kallelser och genomförande samt kanaliserade och gav gemensamma svar från gruppen till projektet. Deltagare från huvudprojektgruppen tog däremot kravställningen och utformade e-tjänsten anmäla livsmedelsanläggning utifrån denna. Livsmedelsgruppen träffades på 2 workshop och hade utöver det e-postavstämningar. Det fanns redan vid start en tämligen gemensam syn hos verksamheten för denna process. Process kartlagdes. Inga krav på kartfrågor eller kartinformation framkom. Efter en analys på hur kraven matchade framtagna funktioner så konstaterade att ingen ytterligare funktionalitet behövde utvecklas. E-tjänstbyggare som deltagit i workshopen gjorde ett utkast till e-tjänst, länk skickades ut till gruppen för att testa e-tjänsten, och gruppen kunde godkänna e-tjänsten. Vid lanseringen blev det problem att lansering gällde för alla kommuner eller ingen. Den kommun som inte hade resurser att delta i utvecklingen tittade igenom e-tjänsten och accepterade att den lanserades. Remiss till alla kommuners miljöverksamheter för formellt godkännande av verksamheterna. Testning genomfördes. Lansering.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 24(34) 11.4 E-tjänst för begäran om planbesked I denna tjänst togs fram som en test av den generiska funktionen och med enbart en analys av befintliga blanketter som utgångspunkt. Sundsvall, Örnsköldsvik, Härnösand samt Sollentuna kommuners blanketter för begäran om planbesked studerades och kompletterades med frågor till verksamheten. Verksamhetskunnig e-tjänstbyggare gjorde ett utkast till e-tjänst på ett par timmar. Avstämningsmöte hölls med planavdelningen i Sundsvall där e-tjänsten visats och diskuterats utifrån RIGES centrala utgångpunkter m.m. se metod. Remiss till alla kommuners planverksamheter. Verksamheterna godkände e-tjänsten samt meddelade till vilken myndighetsbrevlåda som ansökan ska skickas till. Testning genomfördes. Under testen upptäcktes bland annat att kartfrågan genererade för liten kartutbredning så att hela det ritade området inte kom med i ansökan. En ny kartfråga utvecklades med nya fasta skalor 1:500 och 1:1000. Örnsköldsviks planhandläggare anpassade kort och lång beskrivning i e-tjänsten, ursprungligen texter från Boverket som anpassades för ökad läsbarhet. Kommunspecifika texter togs fram, i praktiken omformulerades befintliga kommunspecifika i tidigare e-tjänster. Ansökan om begäran om planbesked lanserades på RIGES sista dag. 11.5 E-tjänster inom kart och GIS-verksamheten Kart och GIS-verksamheten i Sundsvall önskade en e-tjänst att beställa karta/mätuppdrag. Bygglovgruppen hade önskemål att direkt i bygglovsansökan kunna beställa en karta. Verksamhetskunnig e-tjänstbyggare tog på ett par timmar fram en e-tjänst direkt utifrån Sundvalls blankett för kartbeställning/mätuppdrag med en kompletterande kartfråga och en idé att leverans av kartan skulle kunna ske direkt via kartan i e-tjänsten. Den nya karfrågan för planbesked återanvänds. Tanken med e-tjänsten är att alla typer av kartor ska kunna beställas och leveranssätt kan väljas. E-tjänsten bollades med verksamheten i Sundsvall. Intressant var att verksamheten i Sundsvall vill ha in området för kartbeställningar genom att man ritar området i en karta, ange en fastighetsbeteckning/adress alternativt att man beställer en hel produkt så som kommunkarta eller cykelkarta. Man ser en stor nytta både för kund och internt med att få bättre beställningsrutiner. E-tjänsten har gått på remiss till alla kommuner. Dock har termologin för kartprodukter inte varit harmoniserad. I vissa av kommunerna beställer inte sökande nybyggnadkarta utan det behovet avgör bygglovhandlägggarna och i en kommun finns inte begreppet nybyggnadkarta. Komplexiteten har ökad då det inte är samma beställningsförfarande i alla kommuner, 2 kommuner eget kommunalt lantmäteri och 3 har statligt lantmäteri, dvs beställning ska gå utanför kommunen. Denna e-tjänst kan inte lanseras inom Riges men kan förhoppningsvis levereras snart efter projektavslut. Förhoppningen är att samverkan ska kunna hållas ihop även efter projektet då blir det viktigt att arbeta vidare med harmonisering (enligt ovan) och att även andra organisationer ska kunna delta. Det ska inte vara ett hinder eller begränsning för kund bara för att det är olika aktörer/mottagare på insidan.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 25(34) Kart och GIS-verksamheten i Sundsvall har många kunder som ringer för att ta reda på sin fastighetsbeteckning och önskade en e-tjänst för det. En lösning är att lansera webbkartan och hjälpa kunder att hitta den och ta reda på det själv. Vidare är problemet löst i de e-tjänster som finns för att söka bygglov, men kunder kan ju ändå ringa innan de vet det eller behöva sin fastighetsbeteckning av andra anledningar så verksamheten ville göra en e-tjänst för att svara på den frågan. Denna e-tjänst är nästan klar att driftsätta men då det kräver att de sista stegen tas bort från e-tjänsten att förhandgranska din ansökan och skicka in ansökan så kan den inte lanseras nu. E-id-signering bör inte heller vara med. Denna förändring kräver ytterligare anpassning som projektet inte kunde prioritera. Ev. kan denna e-tjänst också låta kunden skiva ut en enkel tomtkarta och då behålla förhandsgranska för det. Det har visat sig att detta servande till kunder kostar mer än det ger säger Sundsvalls Lantmäterichef. Då är IKEA konceptet intressant att tillämpa och låta kunder göra det själv. Det innebär att verksamheten kan låta detta göras utan att knyta en kostnad till det. 11.6 E-tjänster, användningsfall 2, Vad får jag göra på min tomt Vid en workshop enades bygglovsexperterna och representanterna från RIGES-projektet att det är önskvärt att användningsfall 2 utformas som en e-tjänst. Det är viktigt att det blir användarvänligt och ett bra stöd till användare att med höjd kunskapsnivå gå vidare med en bygglovsansökan. Önskvärt är att man ska tillåta användaren att ange ett område via en adress, en fastighetsbeteckning eller genom att rita in området på en karta. En rapport genereras där kunden med stöd i en kartbild minst får veta gällande bestämmelser enligt det som definierats tidigare. Rapporten presenteras direkt på skärmen, men ska vara möjlig att ladda ner eller skriva ut i lämpligt format. Syftet med detta är att generera bättre och komplettare bygglovsansökningar, men det får inte innebära att ansökningar som inte är helt planenligt inte skickas in. Detta då planavvikelser kan beviljas samt att kunden kan informeras att gå vidare genom att begära planbesked för att en ny detaljplan ska göras som utreder det. Bygg- och exploateringskartan formades som e-tjänst i e-tjänstportalen. Dock är det bara en länk till webbkartan med information, geodata, som hade prioritet 1. Kunden måste själv söka fram rätt plats i kartan. Vad gäller på min tomt? är en e-tjänst för att illustrera användningsfall 2 (den är inte körbar) Den har inte levererats inom projektet. Den är en illustration för att kunna visa hur en rapport för en fastighet kan se ut. Här lyckades vi inte i tid förklara för utvecklarna vad vi ville ha och hur det fungerade. De missbedömde komplexiteten i informationsmängden, framför allt

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 26(34) detaljplaneinformationen. Det är svårt att bedöma vad som ska vara med i en enkel rapport resp. bygg- och exploateringskartan för att det ska bli användarvänligt. Detta måste testas när det utvecklas och blir möjligt att se exempel på de tre rapporttyperna hur informationen ska presenteras. En e-tjänsten för användningsfall 2 formades med en befintlig kartfråga som kund kan söka plats via adress, fastighet, ort eller zooma i kartan. Hjälptexten är anpassad.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 27(34) Illustration för sök fastighet med bygg- och exploateringskartan med funktionalitet för att tända och släcka kartlager. Steget förhandsgranska borde heta rapport.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 28(34) Illustration visar fastigheten med ett urval av planbestämmelser i kartan som måste ses geografiskt. Till höger är alla planbestämmelser för fastigheten sammanställda i text. Nedanför står det vad som gäller inom detaljplaner. Dock finns inte denna geografiska fråga för att generera en bra sammaställning av planbestämmelser och ev. andra markanvändningsbestämmelser. Skicka in ansökan borde istället vara spara pdf.

RIGES delprojekt verksamhetsutveckling 29(34) I denna bild illustreras vad som behöver kunna visas i rapporten då det är sammanhållen bebyggelse som gäller. Nationellt lika. I denna bild illustreras vad som behöver kunna visas i rapporten då det är utanför detaljplanelagd mark som gäller. Varje kommun har egna formulerade och beslutade bestämmelser utanför detaljplanelagd mark som måste infogas. 12. Överlämning till förvaltning Att göra en kontrollerad och bra överlämning till den organisation som ska förvalta leveransen från projektet var en väldigt viktig aktivitet. Detta är viktigt för att säkra funktion efter projektets slut men även för att framtidssäkra funktionen på längre sikt. Det kommer säkert lagförändringar eller andra förändringar som kräver förändringar av e-tjänsterna. Projektet rekommenderar att ett förvaltningsråd skapas som kan förvalta och anpassa e-tjänsterna inom respektive verksamhetsområde. Det är viktigt att detta förvaltningsråd också kan fatta beslut om förändringar, så beslutsprinciper behöver upprättas (räcker det med att en säger nej så blir det nej eller ska man ta demokratiska beslut där det räcker med majoritetsbeslut? Vilken beslutnivå?). 12.1 Förvaltningsobjekt Projektet lämnar över till förvaltning e-tjänster inom bygglovverksamhet e-tjänster inom miljöverksamhet