Innehållsförteckning Avdelning Sida Användaradministration 2 Notiser 10 Nyheter 11 Meddelande 12 Annonsering 14 Design 15 Inställningar 18 Profilsida 19 1
Användaradministration Under Användaradministration styr du över alla team, administratörer, coacher och deltagare. Aktiveringskod Vissa delar i Kryapp är skyddade med Stark Autentisering (sjukvård). För att få tillgång till denna del behöver användaren en aktiveringskod. När en användare för första gången loggat in och genererat ett personligt lösenord har han/hon möjlighet att begära en Aktiveringskod för att komma åt de skyddade delarna av systemet. Koden som kallas Aktiveringskod skickas ut i ett Välkomstbrev till den adress som användaren är folkbokförd på. När användaren knappat in Aktiveringskoden får hen en sexsiffrig SMS-kod skickad till sin mobiltelefon. När användaren angett användarnamn, sitt egna lösenord samt SMS-kod korrekt har denna full tillgång till systemet. Godkänna Aktiveringskod Innan aktiveringskoden skickas ut till användaren behöver Administratören godkänna utskicket av Aktiveringskod. Alla nya användare som begärt tillgång till Kryapps skyddade delar hamnar i listan under fliken Aktiveringskod med Välkomstbrev förbockat. Genom att klicka på den gröna knappen Generera under kolumnen Välkomstbrev genereras automatiskt ett PDF-dokument med förifyllda uppgifter färdiga att skrivas ut, kuverteras och skickas till användarna. Glömt lösenord Om en användare, med tillgång till delar av systemet som kräver Stark Autentisering, glömt sitt lösenord behöver en ny Aktiveringskod skapas. Användare som begärt en ny Aktiveringskod hamnar förbockade i kolumnen Glömt lösenord. För att generera nya Aktiveringskoder till dessa användare klickar Administratören på den gröna knappen Generera under kolumnen Glömt lösenord. 2
Status I kolumnen status kan man se huruvida en användare är Aktiv, Passiv, om Kod skickad. När en användare fått en Aktiveringskod och knappat in den i systemet ändras status från Passiv till Aktiv. Filtrering Via knappen längst upp till höger kan Administratören välja att filtrera listan beroende på om de är deltagare eller coacher och om de ska ha välkomstbrev eller glömt sitt lösenord. 3
Team Under fliken Team kan Administratören skapa nya, redigera och ta bort Team. Skapa nytt team För att skapa ett nytt Team fyller Administratören i Namnet på Teamet i rutan Namn: Om Teamet ska vara ett Underteam, dvs underordnat ett befintligt Team kryssar man i rutan till höger om texten Är detta ett underteam? och väljer sedan vilket huvudteam det ska tillhöra. För att skapa Teamet klickar du på knappen Skapa längst till höger. Ändra Team För att ändra ett Team klickar du på knappen Ändra som ligger till höger om Teamnamnet. När du klickat på knappen dyker följande upp: I den första rutan kan du ändra på Teamets namn. I rullgardinen till höger kan du välja om Teamet ska vara underordnat ett annat Team. När du gjort dina ändringar klickar du på knappen Spara längst till höger. 4
Ta bort Team För att ta bort ett Team klickar du på knappen Ta bort längst till höger om Team-namnet. Skapa användare Det första steget för att skapa en användare är att välja en Roll. När du valt vilken Roll den nya användaren ska ha dyker ett antal fält upp som behöver fyllas i: E-postadress, Förnamn, Efternamn, Mobiltelefonnummer och Personnummer. För en deltagare behöver du även ange vilket Team deltagaren ska ingå i. För Coacher finns även möjlighet att justera det visningsnamn som Coachen ska ha. Importera CSV-fil Systemet är utrustat med en CSV-import. Detta innebär att du enkelt kan importera användare till systemet från en komma-separerad CSV-fil. Om du har registret i en Excel-fil idag kan du enkelt från Excel exportera den till en CSV-fil innan du importerar till Kryapp. Före du importerar filen till Kryapp är det viktigt att du ser till att du har rätt kolumner i rätt ordning i filen. Rätt kolumner och ordning är: E-postadress Förnamn Efternamn Mobiltelefonnummer Personnummer (ååååmmddxxxx) 5
När du har förberett filen du ska importera fyller du först i rutan Beskrivning med valfri benämning på din användarimport. Skapa därefter filen direkt som en CSV-fil eller via Excel. Om du väljer att skapa filen i Excel kan du därefter exportera den till CSV-format. För att importera listan klickar du på Välj fil för att leta upp CSV-filen på din dator. När du hittat rätt fil på din dator klickar du på den gröna knappen Import för att börja importera dina användare. Administratörer Under fliken Administratörer finns en lista med de Partneradministratörer som har tillgång till systemet. Partneradministratörer administreras av Huvudadministratören för Kryapp så om ändringar behöver göras måste ni kontakta Huvudadministratören. 6
Coacher Under Coacher listas samtliga Coacher i systemet. Här kan du som Administratör göra ändringar i deras kontoinställningar. Redigera Coach För att redigera inställningarna för en Coach klickar du på skiftnyckeln framför Coachens namn. När du klickat på skiftnyckeln dyker ett antal alternativ upp undertill: I rutan Team kan du besluta vilka team coachen ska ansvara för genom att sätta markören i rutan och sedan klicka på de Team man vill ha. Coachen blir då automatiskt kopplad till det teamet och kan coacha alla dess deltagare. Vill du ta bort ett Team i listan klickar du på det lilla krysset till höger om Team-namnet så försvinner Teamet från listan. Om du vill att en Coach utöver de Team han/hon är ansvarig för även ska vara ansvarig för en eller flera deltagare ur ett annat team kan du välja till dessa deltagare i rutan Deltagare. På samma sätt som för Team klickar du i rutan för Deltagare för att snabbt lägga till de deltagare Coachen ska vara ansvarig för. 7
OBS! När du lägger till ett Team för en Coach blir Coachen automatiskt ansvarig för alla deltagare i Teamet. Du behöver således inte lägga till individuella Deltagare som redan ingår i det Team som Coachen ansvarar för även om de syns i listan. Redigera Coachens uppgifter Coachens uppgifter redigeras i rutorna längst ner. Här kan du redigera: E-postadress, Namn, Visningsnamn, Telefonnummer och Personnummer. Klicka på knappen Spara för att verkställa ändringarna. Frisk/Frånvarande Du kan sätta en Coach som Frisk eller Frånvarande. Om en Coach är Frånvarande får deltagare som kommunicerar med Coachen upplysning om att Coachen inte är tillgänglig samt en möjlighet att skicka vidare ärendet till en alternativ kontakt. Klicka på knappen Frisk för att sätta en Coach till Frånvarande. Då ändras knappen till en röd knapp med texten Frånvarande. Sjukvårdande Coacher Coacher är indelade i två grupper: Coacher och Sjukvårdande Coacher. För att ge en Coach tillgång till Sjukvårdande ytan klickar du på knappen Ge sjukvård. För att göra en Sjukvårdande Coach till Friskvårdande Coach klickar du på knappen Häv 8
sjukvård. OBS! När du häver sjukvård från en Coach kan denne inte längre se meddelanden, mål, dagböcker eller annan data som finns lagrad i den Sjukvårdande ytan. Deltagare Under fliken Deltagare administrerar du de Deltagare som finns i systemet. Ändra Team-tillhörighet Varje deltagare listas under de Team som Deltagarna tillhör. För att ändra Team-tillhörighet byter du enkelt Team i listan till höger om Deltagaren. Redigera profiluppgifter Klicka på knappen med en skiftnyckel för att redigera Deltagarens profiluppgifter. Nu kan du ändra E-postadress, Namn, Mobiltelefonnummer och Personnummer för Deltagaren. Verkställ ändringarna genom att klicka på Spara. Ta bort deltagare Genom att klicka på Ta bort så tar du bort en deltagare. Deltagarens lagrade data behålls men anonymiseras. Detta för att bibehålla teamets statistik. 9
Notiser Notiser genereras när någon skickat ett meddelande till dig. Notiser syns i den översta listen till höger om logotypen och symboliseras av en flagga. När du har fått en notis byter flaggan färg och en siffra dyker upp som indikerar hur många nya notiser du har. Klicka på flaggan för att komma till ditt notisflöde. Väl inne i notisflödet kan du klicka på aktivitetens namn för att läsa mer. Stänga av notiser Du kan stänga av notiser under dina Profilinställningar. Du kommer åt Profilinställningar genom att klicka på ditt namn längst upp i listen. 10
Nyheter Under huvudfliken Nyheter kan du som Partneradministratör lägga upp Nyheter som når alla användare av systemet. Nyheten består av Titel, Artikeltext samt Extern media. I titel anger du den rubrik du vill att nyheten ska få. Under Artikeltext fyller du i artikeln för nyheten. Om du vill lägga in en länk i texten kan du skriva adressen direkt i textfältet (ex. www.svt.se). Länken kommer då automatiskt att skapas. Extern media I rutan Extern media kan du lägga in en direktlänk till en youtube-film. Klistra in länken i rutan och klicka på knappen Lägg till för att spara länken. När du är nöjd med din nyhet klickar du på Skapa för att publicera nyheten. 11
Meddelanden Under huvudfliken meddelanden kan du läsa och skicka meddelanden från/till användare i systemet. Sök efter meddelanden Om du vill söka bland meddelanden kan du använda dig av rutan Sök efter meddelande längst upp till höger. Nytt meddelande För att skapa ett nytt meddelande klickar du på knappen Nytt meddelande längst upp till höger. Nu dyker ett nytt fönster upp där du fyller i Mottagare, Ämne och Meddelande. Om du vill kan du även bifoga en fil i meddelandet. Detta gör du genom knappen Välj fil längst ner till vänster. 12
När du är nöjd med meddelandets innehåll klickar du på knappen Skicka nytt meddelande längst ner till höger. Ditt meddelande kommer automatiskt skickas till den vy som användaren har tillgång till. Alla meddelande till Beslutsfattare och Friskvårdscoacher går exempelvis till Friskvårdssidan. Om du vill bifoga en fil klickar du på knappen Välj fil nere i vänstra hörnet. 13
Annonsering Annonser i Kryapp hamnar på startsidan under Snabbloggen. Där kan du som administratör välja att lägga upp annonser för att fånga deltagarnas intresse. Skapa ny annons För att skapa en ny annons fyller du i följande rutor: Titel - Annonsens titel URL - Adress dit annonse skall leda (ex. http://www.google.se) Därefter laddar du upp en annonsbild från din dator genom att klicka på knappen Välj fil. När bildfilen laddas upp till systemet anpassas bildens storlek automatiskt. Klicka på knappen Skapa för att publicera annonsen. Annonserna kommer att visas uppe till höger på startsidan på alla deltagares sidor. Finns det flera annonser kommer dessa att visas slumpmässigt varje gång du uppdaterar sidan. 14
Design Under huvudfliken Design styr partneradministratören över systemets utformning såsom färger, typsnitt, logotyp och välkomstsida. Färger Under rubriken Färger finns möjlighet att justera Huvudfärg, Sekundärfärg 1 samt Sekundärfärg 2. Färgerna anges med hexadecimaler. Kontakta er marknadsavdelning för att erhålla rätt färger. Huvudfärg Huvudfärg är den färgen som listen längst upp i systemet har. Sekundärfärg 1 Sekundärfärg 1 bestämmer färg på menyknapparna. Sekundärfärg 2 15
Sekundärfärg 2 bestämmer färg på rubriker samt länkar. För att verkställa dina ändringar behöver du klicka på knappen Spara. Typsnitt Under rubriken Typsnitt ställer du in vilket typsnitt som skall användas för Rubriker och Brödtext. För att verkställa dina ändringar behöver du klicka på knappen Spara. Logotyp I Kryapp kan du enkelt ladda upp er egen logotyp. Klicka på knappen Välj fil för att ladda upp logotypen. För bästa resultat rekommenderar vi att du använder dig av en transparent PNG-bild. Kontakta er marknadsavdelning om du är osäker. För att verkställa dina ändringar behöver du klicka på knappen Spara. Logotypen hamnar då längst upp till vänster i Huvudlisten. 16
Välkomstsida På inloggningssidan i Kryapp finns en rubrik samt en kort välkomsttext som besökaren nås av. Dessa kan du som är Partneradministratör redigera. För att verkställa dina ändringar behöver du klicka på knappen Spara. Om du vill skapa en länk till en e-postadress anger du helt enkelt e-postadressen i texten. En länk kommer då automatiskt att skapas. 17
Inställningar Här gör du generella inställningar för systemet. Olästa meddelanden Under rubriken Olästa meddelanden kan du som Partneradminstratör välja om era användare ska kunna förvänta sig ett svar på frågor till er inom en viss tid. Ni kan även välja att få ett notifieringsmail till er valda mailadress om ett meddelande förblir oläst ett visst antal dagar. Om ni skriver 3 dagar så kommer det stå en beräknad svarstid på 5 dagar för meddelande till er personal samtidigt som ni får en notifiering till er mail efter 3 dagar om meddelandet förblir oläst. Frånvaro - vidarebefordring Om en Coach är frånvarande kan man låta meddelanden skickas vidare till en alternativ e- postadress. Denna adress fyller Partneradministratören i under Frånvaro - vidarebefordring. Användaravtal Under Användaravtal kan du justera det avtal som användare måste godkänna för att få logga in i systemet. 18
Sjukvårdande ytor Under rubriken Sjukvårdande ytor kan du som är Partneradministratör slå på/av den Sjukvårdande ytan. När den Sjukvårdande ytan är avstängd går den inte längre att komma åt. OBS! När sjukvårdande ytan stängs ned sparas all data, såsom dagböcker, meddelanden och mål från sjukvårdsytan, men den går inte längre att komma åt. Sjukvårdscoacher blir Coacher i friskvårdsytan. Deltagare kommer heller inte längre åt den Sjukvårdande ytan. Profilsida Ändra profilinställningar För att ändra inställningarna för din egen profil klickar du på namnet eller bilden längst upp till höger i huvudlisten. Klicka därefter på knappen Profilinställningar längst upp till höger i det grå fältet. Under dina Profilinställningar kan du snabbt och enkelt ändra förnamn, efternamn, e- postadress, mobiltelefonnummer, lösenord samt profilbild. Du kan även stänga av notiser. 19
Byt profilbild Klicka på Välj fil och leta upp en bild på din dator. När du valt bild klickar du på knappen Ladda upp bild. När du är nöjd klickar du på knappen Spara inställningar. 20