Handledning För avrop på Förmedlingscentralernas ramavtal gällande servrar inklusive kluster med tillhörande kringutrustning, komponenter och tjänster UH 2010/17 Uppdaterad 2012-12-19
Innehåll 1. Inledning 1 2. Bilagor 1 3. Avtalets omfattning 1 4. Ramavtalsleverantörer 2 5. Ordlista 2 6. Dokument 2 7. Lagen om offentlig upphandling 3 8. Så här beställer du 3 9. Process vid förnyad konkurrensutsättning 3 Information från Ramavtalsleverantörerna marknadsundersökning (valfritt) 3 Avropsförfrågan 4 Avropsvarets giltighetstid 4 Öppning av Avropssvar 4 Prövning av Avropssvar 4 Utvärderingskriterier 4 Tilldelning 5 Tilldelningsbeslut 5 Tilldelningsmeddelande 5 Förslag till tilldelningsmeddelande 5 Avtalstecknande 5 10. Leveranstid 6 11. Installation 6 Leveransprov 6 12. Sekretessförbindelse 6 13. Gemensamma köp 6 14. Avtalstid för Avropsavtal 6 Optioner 6 15. Hävning 6 16. Priser 6 Frakt 7
17. Uppföljning 7 18. Kontaktpersoner 7
1. Inledning Denna handledning beskriver hur du avropar på Förmedlingscentralernas ramavtal gällande servrar inklusive kluster med tillhörande kringutrustning, komponenter och tjänster dnr UH 2010/17. Handledningen beskriver däremot inte arbetet med att utreda behov och krav på produkter och system. Målet är att denna handledning ska ge dig lättillgänglig och korrekt information om hur du genomför ett avrop utan att behöva läsa ramavtalen och deras bilagor. Kom ihåg att alltid rådgöra med din lokala kontaktperson vid ditt Lärosäte/din förmedlingscentral, se bilaga 5. 2. Bilagor 1. Mall för Avropsförfrågan, 2. Mall för öppningsprotokoll, 3. Mall för utvärderingsrapport, 4. Mall för Avropsavtal, 5. Kontaktpersoner vid Lärosäten/förmedlingscentraler, 6. Utvärderingsmodeller med exempel, 7. Ramavtalsleverantörer med fabrikat de säljer och 8. Underleverantörer. 3. Avtalets omfattning Avtalstiden är till och med 2015-05-10. Förmedlingscentralerna kan förlänga avtalet med högst ett år. Avtalet omfattar två delar: del 1 Servrar och del 2 Kluster, (med kluster avses ett flertal servrar sammanbyggda med höghastighetsnät och administrativa enheter, exempelvis lagringsserver) Därutöver ingår i båda delarna: service- och underhållsavtal, tjänster, lagring, projektering och byggnation av serverhallar, rack, larm- och brandsläckningsutrustning, UPS: er. Avtalet omfattar inte nätverksutrustning som inte är en del av en server. 1
4. Ramavtalsleverantörer Förmedlingscentralerna har tecknat avtal med följande sju Ramavtalsleverantörer: Del 1 servrar Del 2 kluster Atea Sverige AB, ATEA Sverige AB, Dell AB, Dell AB, EnjoyIT Sweden AB, Hewlett Packard Sverige AB och Hewlett-Packard Sverige AB, South Pole AB. Svensk IT Funktion AB och Wincore Solutions AB. Hewlett Packard Sverige AB har ett antal återförsäljare som enbart syns i ditt lärosätes e-handelssystem. 5. Ordlista Ramavtalsleverantör Avrop Avropssvar Avropsförfrågan Beställare Förmedlingscentral Avropsavtal Lärosäte 6. Dokument Ramavtalsleverantör inom ramen för detta avtal, se p 4 ovan. Används också för den Ramavtalsleverantör som lämnar Avropsförfrågan. Beställning. Svar på Avropsförfrågan Förfrågan inför avrop/beställning som skickas till samtliga ramavtalsleverantörer. Denna ska innehålla formalia kring avropet samt kravspecifikation av den tjänst/produkt som avropet avser. Den som genomför avropet. Förmedlar varor och tjänster till andra Lärosäten. De utformar självständigt (eller tillsammans med kund) beställningar/avropsförfrågningar och bistår med rådgivning. Avtal som tecknas med en eller flera Ramavtalsleverantörer efter genomförd Avropsförfrågan. Lärosäte som är berättigat att använda detta avtal. Till detta dokument hör mallar, bilagorna 1-4. Mallarna innehåller instruktioner om vilken information Beställaren ska skriva in i respektive mall. Lärosäte ska använda mallarna för att avrop genom förnyad konkurrensutsättning ska bli korrekt samt att Ramavtalsleverantörerna ska känna igen sig vid avrop. Ramavtal med bilagor omfattar kravspecifikation med krav på Ramavtalsleverantören och deras tjänster, avropsberättigade Lärosäten, prislistor och garanti- och licensvillkor. Ramavtalen finns tillgängliga på ditt Lärosäte/din förmedlingscentral. 2
7. Lagen om offentlig upphandling För att uppfylla kraven enligt lagen om offentlig upphandling är det viktigt att följa de s.k. grundläggande principerna för offentlig upphandling. Detta innebär i detta fall: proportionalitet att ställa krav som är proportionella i förhållande till Beställarens/Lärosätets behov och krav, likabehandling att behandla alla Ramavtalsleverantörer lika, exempelvis att de ska få samma information vid samma tillfälle och transparens öppenhet om exempelvis på vilket sätt utvärderingskriterierna kommer att värderas. Hela avropsprocessen omfattas av absolut sekretess. Det innebär att: innehållet i Avropsförfrågan är sekretessbelagt till dess att Ramavtalsleverantörerna fått förfrågan skickad till sig och innehållet i Avropssvar, vilka som lämnat Avropssvar och antal Avropssvar är sekretessbelagt till dess att Lärosäte valt Ramavtalsleverantör (kallas kontraktstilldelning) eller att avropet avbrutits. Vi rekommenderar att Beställaren protokollför eller på annat sätt dokumenterar besök, förtydliganden, kompletteringar och frågor och svar. 8. Så här beställer du Del 1 Del 2 < 250 000 kr: köp genom respektive Lärosätes e-handelssystem > 250 000 kr: förnyad konkurrensutsättning Förnyad konkurrensutsättning Det finns ytterligare information i ditt e-beställningssystem hur avrop under 250 000 kr sker. 9. Process vid förnyad konkurrensutsättning Avropet görs enligt följande steg: 1. Information från Ramavtalsleverantörerna marknadsundersökning (valfritt), 2. Avropsförfrågan, 3. Öppning av Avropssvar, 4. Prövning av Avropssvar, 5. Tilldelning och 6. Avtalstecknande. Förnyad konkurrensutsättning (FKU) betyder att Beställaren ska skicka en förfrågan till de Ramavtalsleverantörer som har kapacitet och/eller kan leverera den utrustning som motsvarar Beställarens/Lärosätets behov. Information från Ramavtalsleverantörerna marknadsundersökning (valfritt) Du kan kontakta Ramavtalsleverantörerna innan avrop i syfte att undersöka om de kan leverera den utrustning/det system du efterfrågar. Kontakt ska ske skriftligt eller muntligt men Ramavtalsleverantörernas svar ska ske skriftligt för att undvika missförstånd. Dokumentera resultatet från undersökningen - det är Beställaren som har bevisbördan om förfrågan felaktigt ställts endast till en eller några av Ramavtalsleverantörerna. På grund av sekretess är det är viktigt att inte delge Ramavtalsleverantörerna den slutgiltiga kravspecifikationen vid marknadsundersökningen. Ställ istället allmänna frågor. 3
Ramavtalsleverantörerna får ansluta ytterligare underleverantörer under avtalets löptid efter godkännande från avtalsansvarig. Avropsförfrågan Använd mallen för Avropsförfrågan. I den finns instruktioner om vilken information som krävs. Skicka förfrågan till de Ramavtalsleverantörer som kan leverera den utrustning/det system ni efterfrågar med en kopia till din lokala kontaktperson vid ditt lärosäte/din förmedlingscentral, se bilaga 5. E-postadresser till Ramavtalsleverantörerna finns i bilaga 7, Ramavtalsleverantörer. Svarstiden ska vara rimlig i förhållande till tjänstens omfattning och utförande, och bör inte vara mindre än tio arbetsdagar. Rådgör med Ramavtalsleverantörerna om den behöver vara kortare. Elektroniska avropssvar kan tas in om Lärosäte har särskilt e-upphandlingssystem för detta. Det är alltid Ramavtalsleverantörerna som ska lämna Avropssvar, aldrig deras underleverantörer eller återförsäljare. Avropsvarets giltighetstid Vi rekommenderar minst en månads giltighetstid för Avropssvar. Vid överprövning förlängs giltighetstiden för Avropssvar automatiskt till dess att ärendet avgjorts. Komplicerade system kan också kräva längre tid för utvärdering. Kom ihåg att en eventuell överprövning kan dra ut på tiden. Öppning av Avropssvar Avropssvaren ska öppnas samtidigt av två personer vid en tjänsteförrättning. Kontakta din lokala kontaktperson för riktlinjer som gäller för ditt lärosäte. Prövning av Avropssvar Under prövningen av Avropsvar kontrollerar du att Avropssvaret uppfyller de krav ni ställt på utrustningen/systemet, att Ramavtalsleverantören godkänner villkoren i Avropsavtalet samt pris och/eller kvalitet. Du kan välja att enbart utvärdera priset på utrustningen/systemet eller att utvärdera pris och kvalitet. Det finns ytterligare information om detta i mallen för avropsförfrågan, bilaga 1. Utvärderingen av pris och/eller kvalitet ska följa den utvärderingsmodell du valt (se bilaga 6) samt de utvärderingskriterier du valt att använda. Inga utvärderingskriterier får tillkomma eller tas bort under prövningen av Avropssvar. Utvärderingskriterier Utvärderingskriterier är kriterier som användas för att utvärdera det ekonomiskt mest fördelaktiga avropssvaret inför tilldelning av kontrakt. En grundläggande princip är att utvärderingskriterier är tillåtna att använda så länge de har en tydlig koppling till den produkt/det system som ska köpas samt uppfyller de grundläggande principerna för offentlig upphandling. Läs mer om principerna under p. 7 ovan. Vi rekommenderar att du kontaktar din lokala kontaktperson eller en upphandlare om du har frågor kring utvärdering. Dokumentera prövningen i en utvärderingsrapport, se bilaga 3 för mer information. 4
Tilldelning Tilldelningsbeslut När prövningen av Avropssvar är genomförd och den visat vilken Ramavtalsleverantör som enligt utvärderingskriterierna har det bästa Avropssvaret ska Lärosätet fatta ett tilldelningsbeslut, använd bilaga 3 utvärderingsrapport. Tilldelningsmeddelande Beställaren ska sedan meddela samtliga Ramavtalsleverantörer vilken Ramavtalsleverantör den avser tilldela kontrakt. Detta kallas tilldelningsmeddelande. Enklast sker detta genom att skicka ett e- postmeddelande till samtliga Ramavtalsleverantörer med en kopia till din lokala kontaktperson. Bifoga utvärderingsrapporten. Kom ihåg att begära att samtliga Ramavtalsleverantörer skickar kvitto på att de mottagit tilldelningsmeddelandet. Lärosäte väljer själv om den ska använda frivillig avtalsspärr, se nedan. Väljer ni att inte använda den kan avropsavtal tecknas direkt efter ni fått kvitto från Ramavtalsleverantörerna att de mottagit tilldelningsmeddelandet. Observera att det datum ni angett gäller, även om det datum ni angett är längre än de föreskrivna tio dagarna. Detta datum är också en bortre tidsgräns för när leverantör senast kan ansöka om överprövning av avropet. Dag 1: Dag 2: Dag 3 11: Dag 12: Beställaren skickar tilldelningsmeddelande. Avtalsspärren börjar löpa. Avtalsspärren löper och Beställaren får inte teckna avtal med Ramavtalsleverantören. Avtalsspärren har löpt ut och avtal är möjligt att teckna. Det måste framgå av tilldelningsmeddelandet vilket datum ni tidigast avser att teckna avtal, d v s tidigast dag 12 enligt ovan. Skulle dag 11 enligt ovan infalla en helgdag flyttas den sista dagen av tiodagarsfristen fram till nästa vardag. Det är möjligt att ändra ett beslut innan avtalstecknande, exempelvis om det skulle visa sig att utvärderingen innehåller någon felskrivning eller ett fel som fått till följd att Beställaren tilldelat fel Ramavtalsleverantör kontrakt. Tiodagarsfristen finns till för att Ramavtalsleverantörer (vid vanlig upphandling: anbudsgivare) ska kunna begära rättning i utvärdering alternativt begära överprövning i förvaltningsdomstol. Förslag till tilldelningsmeddelande Vänligen bekräfta att ni tagit emot detta meddelande. [den upphandlande myndigheten] har fattat beslut i upphandling gällande [upphandlingens namn] dnr [dnr]. [den upphandlande myndigheten] antar [Ramavtalsleverantören] som Ramavtalsleverantör. Om tiodagarsfrist används: Avtal kommer att tecknas tidigast [datum, se ovan för beräkning] Avtalstecknande Använd mallen för Avropsavtal, bilaga 4. Den beskriver vad du behöver ange i varje enskilt avrop. 5
10. Leveranstid Den normala leveranstiden ska ligga inom 15 arbetsdagar för standardprodukter och 40 dagar för komplicerade system räknat från beställningsdatum. Lärosäte och Ramavtalsleverantör kan komma överens om undantag från detta krav i Avropsavtalet. 11. Installation Beställaren/Lärosätet väljer själv om den eller Ramavtalsleverantören ska genomföra installation. Leveransprov Lärosäte väljer själv om leveransprov ska utföras, hur det ska utföras och tidsperiod leveransprovet ska pågå. Den dag leveransprovet ska vara klart kallas avtalad leveransdag. Då ska utrustningen/systemet uppfylla de krav som ställts i avropsförfrågan. Enligt ramavtalet är standardlängden för leveransprov 22 dagar innan avtalad leveransdag. Leverantören ska med andra ord ha installerat och eventuellt själv testat utrustningen/systemet innan leveransprovet påbörjas. Den dag leveransprovet faktiskt är klart kallas effektiv leveransdag. Med det avses den dag: a) leveransen skriftligen godkänts av kunden, eller b) leveranskontrollperioden upphör, utan att lärosätet skriftligen gjort befogad anmärkning mot resultatet, eller c) leveransen uppfyller avtalad specifikation efter det att Lärosätet gjort befogad anmärkning mot leveransen, en ny leveranskontroll kunnat genomföras samt Lärosätet skriftligen har godkänt att leveransen uppfyller de krav som ställts i avropsförfrågan. 12. Sekretessförbindelse Om service- och underhållsavtal kräver att Ramavtalsleverantören eller dennes personal skriver under en sekretessförbindelse rekommenderar vi IT-företagens sekretessförbindelse, vilken kan köpas från www.itotelekomforetagen.se. 13. Gemensamma köp Flera Lärosäten kan gå samman och göra en gemensam beställning av utrustning/system. 14. Avtalstid för Avropsavtal Ett Avropsavtal får ha en giltighetstid som sträcker sig även efter ramavtalets giltighetstid. Avropsavtal bör inte gälla längre än sex månader efter ramavtalets upphörande. Optioner Vi rekommenderar att lägga till optioner för köp av ytterligare utrustning för att förenkla senare beställning. Överstiger behovet inklusive optioner 250 000 kr ska en förnyad konkurrensutsättning göras. 15. Hävning Både Ramavtalet och mall för Avropsavtal innehåller hävningsklausuler för att skydda både Lärosäte och Ramavtalsleverantör/er. 16. Priser Samtliga priser i avtalen är takpriser, det vill säga de högsta priser som Ramavtalsleverantör får debitera. Ramavtalsleverantör får sänka sina priser vid förnyad konkurrensutsättning. 6
Frakt Samtliga köp över 2000 kr är fraktfria. Frakt under 2000 kr kostar enligt följande: Atea Sverige AB Dell AB EnjoyIT Sweden AB Hewlett Packard Sverige AB South Pole AB Svensk IT Funktion AB Wincore Solutions AB 0 kr 150 kr 200 kr 200 kr 100 kr 119 kr 150 kr 17. Uppföljning Avtalsansvarig träffar respektive Ramavtalsleverantör en gång per år för att diskutera utveckling av avtalet. Ramavtalsleverantörerna rapporterar köpt volym i kronor samt antal Avropsförfrågningar per Lärosäte en gång per år i samband med detta möte. 18. Kontaktpersoner För avrop, kontakta i första hand din lokala kontaktperson vid ditt lärosäte, se bilaga 5. För frågor kring avtalet: Jens Holmström Avtalsansvarig Uppsala universitet 018-471 79 37 jens.holmstrom@uadm.uu.se 7