Incit Xpand Workspace 15
1 Förord Denna handledning vänder sig till användare av Incit Xpand 15. Syftet med handledningen är att ge programanvändaren grundläggande kunskaper i hur det dagliga arbetet i Xpand genomförs. Handledningen berör följande funktioner i Workspace: Genomgång av objektsnivåer och ikoner Strukturen och kopplingar mellan olika objekt Genomgång av arbetssätt i Utforskaren Genomgång av objektsformulären Koppling mellan objekt Skapa nytt objekt Hitta i fastighetsbasen Rapporter (de vanligaste rapporterna, ytor) Kundspecifika inställningar Användbara kortkommandon i Xpand Ctrl + C Kopiera markerad text Ctrl + V Klistra in markerad text Ctrl + X Klipp ut markerad text Ctrl + S Spara = Ctrl + N Nytt = Plocklista Dropdown-lista
2 Innehåll Förord... 1 Användbara kortkommandon i Xpand... 1 Fastighetsbas övergripande... 3 Fastighetsbas - del 1... 4 Objekt och ikoner... 4 Strukturen och kopplingar mellan olika objekt... 6 Placering... 6 Utforskaren... 7 Nytt... 11 Skapa flera fastighetsbasobjekt/snabbkopiera... 13 Kopiera... 15 Ta bort... 16 Flytta... 16 Mängder och texter... 17 Hyresobjekt och HyresID... 20 Ändra kod... 21 Nomenklatur... 21 Inställning per användare... 22 Rapporter... 23 Bostad, lista...23 Bostad Komplett...24 Byggnad, lista bostäder...24 Fastighet, kopplade...24 Ägare, förvaltningsenhet...24 Hyresobjekt Hyresobjekt, lista...24 Övningsuppgifter... 25 Hitta i fastighetsbasen...25
3 Fastighetsbas övergripande Fastighetsbasen (BA) består av fastighetsbasobjekt som registreras i Incit Xpand. Exempel på fastighetsbasobjekt är fastigheter, byggnader och rum. Objekten representerar beståndet som företaget äger eller förvaltar och fungerar som ett grundregister i sig och för andra programdelar. Objekten i fastighetsbasen kan placeras på olika sätt i förhållande till varandra. För att få ett bra och konsekvent register bör strukturen tänkas igenom innan fastighetsbasen byggs upp. Alla typer av objekt behöver inte användas. En del nivåer är nödvändiga för funktioner i andra programdelar, t.ex. måste det finnas en lägenhet i fastighetsbasen för att den skall gå att hyra ut i modulen Hyra, men för övrigt finns inget krav på att använda alla typer. En tumregel är att inte registrera mer än man klarar att underhålla, och i så stor grad som möjligt skall strukturen här se ut som i verkligheten för att man här skall kunna se och få en förståelse för hur det ser ut i verkligheten. Fastighetsbasens uppbyggnad kan ses under knappen Utforska. Där återfinns alla registrerade fastighetsbasobjekt med dess olika nivåer och hur dessa hänger ihop. Även element från andra moduler som är kopplade till objekten är åtkomliga.
4 Fastighetsbas - del 1 Objekt och ikoner Varje nivå i fastighetsbasen motsvaras av en ikon. Ikonen är alltid densamma för en nivå även om benämningen på nivån kan vara en annan. T.ex. kan nivån Objekt kallas Område eller nivån Våning kallas Uppgång. Varje nivå i fastighetsbasen motsvaras av en ikon. Ikonen är alltid densamma för en nivå även om benämningen på nivån kan vara en annan. T.ex. kan nivån Förvaltningsenhet kallas Område eller nivån Våning kallas Uppgång. Företag Företag syftar på det egna företaget. Företagsnivån är en förutsättning för andra moduler varför det registreras under modulen Gemensamt. Förvaltningsenhet En förvaltningsenhet kan vara ett område eller en ekonomisk resultatenhet. Den kan t ex motsvara en skola, en bostadsfastighet, ett bostadsområde eller ett garage. Fastighet Med fastighet menas juridisk fastighet som bestäms av Lantmäteriet. Arrendeobjekt Arrendeobjekt som kan användas i Arrendemodulen om det finns flera arrenden under samma fastighet. Byggnad Byggnad är just en byggnad. Byggnadsdel En byggnads beståndsdelar, tex fasad och tak. Uppdelningen kan göras för registrering av underhåll och skötsel. Markyta En markyta är till exempel en lekplats eller en park. System Ett system är till exempel ett ventilationssystem eller en hiss. Systemen kan användas i modulen besiktning. Våning En våning är våningsplanet i en byggnad, till exempel 3 trappor. Nivån kan också användas som Uppgång om man anser att den informationen är viktigare. Bilplats En parkerings- eller garageplats som kan hyras ut i modulen Hyra. Lokal En lokal för verksamhet som kan hyras ut. Bostad En lägenhet eller ett radhus eller något annat avsett för boende. Övrigt hyresobjekt Något annat som kan hyras ut. Exempel på övriga objekt är skyltoch antennplatser.
5 Underhållsenhet Exempel på underhållsenhet kan vara tvättstuga, driftutrymme och källare. Kan användas för skötsel och underhåll. Rum Till exempel vardagsrum, kök och sovrum. Komponent En komponent kan vara t.ex. frys eller en spis. Utöver dessa finns några extra nivåer. Region och Serviceområde är extra nivåer som slås på med "Använd Region och serviceområde" i modulinställningar för System. Region och Serviceområde placeras genom att de anges på Företag. Distrikt, Område och Stadsdel är extra nivåer som kan anges på förvaltningsenhet. Distrikt kan göras synlig i utforskaren med "Nivåer i fastighetsbasstruktur" i modulinställningar. Område och Stadsdel är inte synliga i utforskaren.
6 Strukturen och kopplingar mellan olika objekt Bilden visar hur de olika nivåerna hänger ihop med varandra. Pilarna pekar mot de fastighetsobjekt som kan ligga under den aktuella nivån. Vill inte företaget använda sig av alla nivåer är inte detta nödvändigt utan fastighetsbasen kan byggas upp efter eget behov. Nivån Företag måste dock alltid finnas. Placering Placering beskriver fastighetsbasobjekts läge i förhållande till andra objekt. I bilden ovan visas vilka fastighetsobjekt som kan placeras under vilka, t.ex. att en byggnadsdel endast kan placeras under en byggnad. Objekten placeras antingen via Placering på fliken Placering i formulären eller när de läggs till i Utforskaren. Placeringen ändras också om objektet flyttas i utforskaren. De flesta typer av fastighetsbasobjekt kan bara vara placerat under ett annat objekt. Det finns dock några undantag från den regeln. En byggnad kan ha två placeringar eftersom den kan tillhöra både en förvaltningsenhet och en fastighet.
7 Med en enkel ritning kan detta förklaras enligt nedan: Byggnad B02 tillhör både förvaltningsenhet 18 och fastigheten Mölndal Flöjeln 18:1. Flera placeringar kan också vara aktuellt om en bostad eller lokal sträcker sig över flera våningar. Om t ex en lokal har tre rum på olika våningar kan lokalen placeras under en byggnad och rummen under lokalen. Rummen kan utöver placeringen under lokalen också placeras på olika våningar som är placerade under byggnaden. Utforskaren För att öppna upp Fastighetsbasen i Workspace används knappen Utforska.
8 Denna ger en överblick över fastighetsbasen med dess olika nivåer och kopplingar däremellan. Det går att hitta samma objekt via olika ingångar. Till exempel visas samma Förvaltningsenhet om man utgår från Företag: Eller går direkt via mappen för Förvaltningsenhet:
9 I Workspace är Utforskaren uppbyggd i tre olika arbetsfält. Tillvänster visas Fastighetsbasen och dess struktur som går att bläddra i. I mitten visas information om markerat fastighetsbasobjekt. Till höger visas en Åtgärdsmeny. I Utforskaren visas också element från andra moduler som är kopplade till objekten. Till exempel underhåll, periodiska arbeten, kontrakt, kontakter och dokument m.m. Informationen visas med hjälp av flikar i utforskaren. För att exempelvis se underhållsåtgärder på ett badrum, leta upp badrummet i Fastighetsbasen och klicka på fliken Planerat underhåll:
10 Finns inte fliken Planerat underhåll välj att högerklicka på någon av övriga flikar och klicka på Välj flikar. När man högerklickar på ett objekt i utforskaren visas en meny. Beroende på vilket objekt som är markerat innehåller menyn olika möjliga val. Det går att öppna objektet i tillhörande formulär och också utföra en del åtgärder som hör till objektet.
11 Nytt När man skall lägga till ett nytt objekt bläddrar man sig fram i utforskaren till det ställe där det skall vara placerat och väljer Nytt med höger musknapp. Till exempel en ny byggnad under Förvaltningsenhet 102: Välj att kryssa för valet att Skapa en eftersom det endast är en byggnad som skall skapas i detta fall. Välj sedan Objekttyp byggnad. Fyll i en kod och en benämning på byggnaden. Klicka sedan på OK.
12 Nu har 05 Byggnaden lagts till i Fastighetsbasen. Vill man ändra informationen om den nya byggnaden görs detta i formulärsvyn.
13 Eller genom att högerklicka på objektet och välja Öppna. Genom att öppna byggnaden går det att ändra den kod byggnaden fått (5), ifall denna blivit felaktig. Klicka på Redigera och Ändra kod. När du är klar: spara med i Åtgärdsmenyn. Skapa flera fastighetsbasobjekt/snabbkopiera Under 5 Byggnaden skall fem stycken bostäder placeras. Dessa kan läggas upp på en och samma gång. Högerklicka på den byggnad där bostäderna skall placeras och välj Nytt. Kryssa för Skapa flera och fyll i fälten, klicka sedan på OK.
14 Nivå: Här bestäms om ett underliggande fastighetsbasobjekt skall skapas eller om det är på samma nivå. Objekttyp: Välj vilken typ av fastighetsbasobjekt som skall väljas. Kod: I fältet Kod bestäms antal tecken i koden. Tecknen bestäms av bokstaven N omgiven av klamrar ([N]). Skall koden endast bestå av ett tecken används [N] medan en kod bestående av 3 tecken skrivs [NNN]. Antal: Antal är antal objekt som skall skapas ex. 5 st bostäder. Startvärde: Här registreras vilket startnummer som de 5 bostäderna skall börja räknas från. Exempelvis 1,2,3,4 och 5 eller om bostäderna skall kompletteras med redan befintliga bostäder kan startvärdet vara 20 och Xpand skapar då bostäderna 20, 21, 22, 23, och 24. Intervall: I detta fält väljs ifall de nya objekten skall skapas med endast jämna nummer, udda nummer eller med samtliga nummer. Denna funktion kan användas då flera nya byggnader skall skapas och byggnaderna består av jämna eller udda nummer. Benämning: Namn på de nya hyresobjekten. Bostadstyp: I fältet registreras vilken typ av bostäder som avses. Registreras t.ex. 2ROK kommer alla 5 bostäder få denna bostadstyp. Detta går sedan att editera i fastighetsbasens formulärsvy. Hyresobjektstyp: Registrera vilken hyresobjektstyp de nya objekten skall få. Fem stycken bostäder har nu skaptas under 5 Byggnaden.
15 Kopiera Det går att kopiera objekt i fastighetsbasen med högermusvalen Kopiera och Klistra in. Kopierar man till samma ställe i fastighetsbasstrukturen behöver en ny kod anges. Om det finns underliggande element till objektet kan dessa också kopieras. För att göra ändringar på det kopierade objektet går det att högerklicka och Öppna. Det går också att kopiera genom att hålla nere <Ctrl> och dra och släppa objektet
16 Ta bort Ett fastighetsbasobjekt kan tas bort genom att använda menyval eller knappen <Delete>. Ett objekt kan inte tas bort om det till exempel finns kontrakt i modulen Hyra placerat under det. I sådana fall måste de underliggande elementen flyttas innan objektet går att radera. Flytta Det går att flytta fastighetsbasobjekt i utforskaren genom att välja fliken Placering. Högerklicka på placeringsraden och välj Redigera.
17 Objekt kan flyttas mellan olika företag under förutsättning att företagen finns i samma databas. Mängder och texter På alla fastighetsbasobjekt går det att fylla i mängder. Exempel på mängder är olika areor som Bruksarea (BRA) och Lokalarea (LOA). Under fliken Mängd går det att registrera dessa värden.
18 Fliken Mängd: Fliken Text: Här finns även möjlighet att fylla i texter för ett antal fasta rubriker. En text kan till exempel vara vindsutrymmesnumret som i exemplet ovan. Vilka mängder och texter som går att fylla i kan variera mellan olika objekt. Till exempel används bruksarean, BRA i första hand för bostäder och lokalarea, LOA endast för lokaler. Vilka mängder och texter som är tillgängliga bestäms under Mängdtyp i modulen Gemensamt. När Xpand installerats finns ett antal mängdtyper som förslag. Nedan finns en förklaring av de olika areabegreppen: Bruksarea, BRA Omslutande konstruktionsarea BRA OKA Flerbostadshus BOA BIA ÖVA Kombinationshus BOA BIA LOA ÖVA NTA NTA Invändig konstruktionsarea, IKA Bruttoareo, BTA BTA IKA
19 Standard för areor: BTA Med bruttoarea avses area av mätvärda delar av våningsplan begränsad av omslutande byggnadsdelars utsida eller för mätvärdet angiven begränsning. BRA Med bruksarea avses area av nyttjandeenhet eller annan grupp av sammanhörande mätvärda utrymmen begränsad av omslutande väggars insida. OKA Omslutande konstruktionsarea. Omfattar mätvärd byggnadsdel som omger en nyttjandeenhet eller annan grupp av sammanhörande utrymmen, samt del av mätvärd byggnadsdel som ligger inom en nyttjandeenhet eller annan grupp av samhörande utrymmen och överstiger tjockleken 0,30 m (OKA = BTA BRA). NTA Nettoarea. Area av mätvärt utrymme begränsad av omslutande byggnadsdelars insida eller annan för mätvärdhet angiven begränsning. IKA Invändig konstruktionsarea. Omfattar mätvärd byggnadsdel som ligger inom en nyttjandeenhet eller annan grupp av sammanhängande utrymmen, upp till 0,3 m tjocklek. Resterande del betraktas som omslutande konstruktionsarea (OKA). Bruksarean delas in i: BOA Boarea är bruksarea för boutrymme. Boutrymme är för boende inrättat utrymme ovan mark, huvudsakligen avsett för vistelse, hygien, viss förvaring, kommunikation m.m. BIA Biarea är bruksarea för biutrymme, t.ex. bostadsförråd inrättade för sidofunktioner till boende samt för utrymmen helt eller delvis under mark inrättade för boende. Biarea kan delas in i gemensam biarea (BIAg) och enskild biarea (BIAe). ÖVA Övrig area, bruksarea för övriga utrymmen, där övrigt utrymme är byggnadens allmänna utrymme för kommunikation (ÖVAk) och drift (ÖVAd). LOA Lokalarea, bruksarea för lokalutrymmen. Dessa utrymmen är inrättade för annat ändamål än boende, sidofunktioner till boende, byggnadens drift eller allmänna kommunikation. Lokalarean kan funktionsuppdelas i LOA:v (lokalarea för verksamhet), LOA:k (lokalarea för kommunikation) samt LOA:b (lokalarea för garage). Samband På faktabladen angivna kostnader per m2 förutsätter att relationen mellan BOA och BTA är: (BOA + LOA) / BTA = 0,80. (Medelvärdet av (BOA + LOA) / BTA från insamlat underlag.) BYA Byggnadsarea är area som en byggnad upptar på marken, inklusive utkragade byggnadsdelar som väsenligt påverkar användbarheten av underliggande mark. Markyta Markyta avser all tillhörande mark exklusive byggnadsarea, BYA (INCITs definition).
20 Hyresobjekt och HyresID Hyresobjekt är sådana objekt i fastighetsbasen som går att hyra ut via andra moduler. Till hyresobjekten hör Bostad, Lokal, Bilplats, och Övrigt hyresobjekt som går att hyra ut via modulen Hyra. HyresID är ett nummer som används för att hitta och identifiera hyresobjekten i fastighetsbasen eller i andra moduler. HyresID är vanligen uppbyggt av en kombination av nummer vilket definieras i modulinställningarna. Till exempel: Företagsnummer Förvaltningsenhet. Byggnadsnummer. Uppgångsnummer Lägenhetsnummer Färgkoderna visar hur Hyresid är uppbyggt.
21 Ändra kod Det går att ändra koder för sparade objekt genom att gå till objektet och sedan välja Redigera, Ändra kod. Om koden ingår i formeln för HyresID ändras även detta. Ändringen slår igenom när objektet sparas. Nomenklatur De olika typerna av fastighetsbasobjekt kan tilldelas ett annat namn än standardbenämningen. Önskar man till exempel att Förvaltningsenehet skall heta Område eller Objekt istället fyller man i som nedan under System Inställning Nomenklatur Fastighetsbas. Flertal benämningar går att justera enligt önskemål.
22 Programmet måste startas om för att ändringen skall slå igenom. Ändringen slår igenom överallt i programmet. Inställning per användare Under Meny System Inställning Modulinställning. Välj att göra ändring på användarnivå (Nivå=Användare) och välj ex vad som skall följa med vi kopiering av fastighetsbasobjekt. Det går att navigera mellan Allmänt och Utforska fastighetsbas enligt bilden nedan.
23 Rapporter För alla fastighetsobjekt finns rapporterna Lista och Komplett. Bostad, lista Lista visar grunduppgifter som kod, benämning, placering och eventuella areor. Rapporten kan skrivas ut direkt ifrån fliken Lista i formulären och presenterar då de objekt som det finns urval på.
24 Bostad Komplett Komplett visar fler detaljer. Rapporten kan skrivas ut direkt ifrån fliken formulären om man står på någon annan flik än Lista och presenterar då det objekt som är markerat. Byggnad, lista bostäder Listrapport som visar information om antalet bostäder och lokaler som finns per Byggnad. Förutsätter att antal bostäder och lokaler finns angivet under fliken Mängd/Text på byggnaderna Fastighet, kopplade Rapporten visar fastigheter som är kopplade till förvaltningsenheter. Med kopplade menas att det finns en byggnad under fastigheten som är placerad både under en fastighet och en förvaltningsenhet. Ägare, förvaltningsenhet Listrapport över de kontakter som är angivna som ägare till Förvaltningsenheter (om det finns förvaltningsenheter som är inhyrda). Hyresobjekt Hyresobjekt, lista Listrapport över fastighetsbasobjekten lokal, bostad, bilplats och övriga hyresobjekt.
25 Övningsuppgifter Hitta i fastighetsbasen För att arbeta med Utforska fastighetsbas i Workspace välj knappen Utforska. 1. Bekanta dig med företagets trädstruktur genom att stega dig upp och ned i trädstrukturen för att se på den information som finns tillgänglig via utforskaren. 2. Prova även att få fram de olika formulären med hjälp av flikarna och se efter vilken information som finns.