Handläggare Åsa Ottosson Datum 2011-12-20 Avrapportering intern revision 2011 Barn- och ungdomsnämnden antog 2002-01-23 en särskild intern kontrollplan för granskning av de interna rutinerna inom förvaltningen. Resultatet av upp- av- följningen under 20100 redovisas nedan. Fr.o.m. 2008 ingår intern kontroll seende de ekonomiska rutinerna som en del i den interna revisionen. Syftet är att säkerställa att de ekonomiskaa rutinerna följs och minska m riskerna för att oavsiktligaa fel görs t.ex. i redovisningen samt att få en ökad effektivitet. Ekonomi Under år 2011 har intern kontroll av de ekonomiska rutinerna r skett vid följande enheter inom barn- och ungdomsförvaltningen: Åbyskolan 2011-05-24 Särskolan 2011-05-24 Barkestorpsskolan 2011-05-26 Förskolan Smedby 2011-05-26 Granskningen har genomförts enligt den antagna kontrollplanen. Rutiner som kontrolleras är hantering av handkassa och kontanter, moms, kontokort, at- attest, testrätt, leverantörs- och kundfakturor samt bokföringso order (kontering, förvaring mm), förrådsrutiner, mobiltelefonhantering, inventarieförteckning, rekvisitionsblock samtt inköpsavtal. Avvikelser som har noteras handlar om rutinerna för handläggning av leveran- hålls törsfakturor samt att inventarieförteckningarna på enheterna inte alltid uppdaterade eller i ett fall inte fanns upprättad. Se vidare i respektivee enhets revisionsrapport. Avvikelser har även följts upp inom avtalad tid efter det att den interna revisionen har utförts. Ytterligare uppföljning på Barkestorpsskolan och Åbyskolan kommer att göras senast den 31/ /1 respektivee den 31/3 då avvikelserna krävde längre tid för att bli åtgärdade. Avvikelserna avser inventarieförteckningar som ej var uppdaterade. Förslag tilll beslut Barn- och ungdomsnämnden beslutar att lägga rapporten till handlingarna Kjell-Ove Petersson Förvaltningschef Barn- och ungdomsförvaltningen Adress Box 951, 391 29 Kalmar Besök Skeppsbrogatan 55 Tel 0480-45 00 00 vx Fax 0480-45 30 30 barnungdom@kalmar.se
Datum 2011-06-09 Revisionsrapport - internrevision Förvaltning Barn- och ungdomsförvaltningen Reviderat område Reviderad verksamhet Revisionsdatum bu8.29 Barkestorpsskolan 2011-05-26 Revisorer Åsa Ottosson Sara Andersson Har de kommungemensamma frågorna som täcker in standardkraven använts? Ja Nej Deltagare vid revisionen Patricia Larsson Om inte hur har revisorerna säkerställt att samtliga ISO-krav blivit reviderade? Revisionen genomförs genom att vi kontrollerar att man följer de ekonomiska rutiner vi har samt de lagar som finns. Revisorernas sammanfattande intryck och slutsatser om systemet Förbättringsförslag (läs avvikelserna först): 1. Rektor får inte beslutsattestera sina egna fakturor, i detta fall en hotellfaktura. Regeln finns för att misstankar om oegentligheter inte ska kunna uppstå. Beslutsattestantens ersättare får istället gå in och attestera dessa fakturor. 2. Vissa inköp följer inte kommunens inköpspolicy. I de fall där det finns inköpsställen som kommunen har avtal med ska vi handla hos dessa istället. Finns ingen leverantör som erbjuder det man efterfrågar får man givetvis gå till någon annan. Leverantörsförteckning mm finns på serviceförvaltningens hemsida, där kan man även lämna synpunkter på leverantörerna och liknande information. Rektor ska informera personalen om vad som gäller. I detta fall är det litteratur som köps in från annat inköpsställe än från Läromedia. 3. Vissa konteringar av fakturor görs inte enligt gällande kodplan. En grundläggande genomgång hur fakturor ska konteras kan vi på förvaltningskontoret hjälpa till med. 4. Inventarieförteckning finns upprättad men är inte uppdaterad. Den årliga inventeringen kan med fördel fördelas på all personal, t.ex genom att en halvtimme sätts av innan ett personalmöte eller liknande. Den ansvariga för inventarieförteckningen måste få in underlag (ex följesedel) så fort något nytt har köpts in som ska vara med på listan,så man kan lägga in det direkt i förteckningen. Annars är det lätt att det blir liggande. Ingen avvikelse men vi har noterat att det är många fakturor där referensnummer saknas eller är felaktigt. Revisionsresultat - vilka avvikelser har konstaterats vid revisionen? Fastställt av KOMMUNGEMENSAMMA VERKSAMHETSHANDBOKEN Dokumentansvarig Är avvikelsen av kommungemensamt intresse? 1. Attest av fakturor följer ej kommunens reglemente till viss del (beslutsattestanten attesterar sina egna fakturor vid urvalskontroll. Se rutin bu Ja Nej 612.10 2. Inköp följer inte alltid de avtal som kommunen har upprättat. Se rutin bu 614.10 Ja Nej 3. Kontering av fakturor följer inte alltid kodplanen. Ja Nej 4. Inventarieförteckning finns upprättad på enheten, men är ej uppdaterad. Se rutin bu 613.13. Ja Nej 5. Ja Nej Kommunchef Roland Karlsson Kvalitetssamordnare Ann-Mari Nilsson 1 (4) Utgåvedatum Tillhör dokument 2010-12-02 Internrevision
6. Ja Nej 7. Ja Nej 8. Ja Nej 9. Ja Nej 10. Ja Nej En elektronisk kopia av rapporten skickas nu till berörd chef som ansvarar för att inom tre veckor från det att rapporten tagits emot fylla i orsak och korrigerande åtgärder, se nedan. Chefen ansvarar också för att de korrigerande åtgärderna genomförs inom åtta veckor från det att rapporten togs emot. Endast då de korrigerande åtgärderna är mycket omfattande kan en längre tid sättas. Orsak till avvikelserna varför har de uppkommit? (Fylls i av chefen) 1. Dåligt informerad om vad som gällt enligt rutinen. 2. Ped. köper sina läromedel inom ämnesarbetslag och då är det användningsområdet och pris som styrt valet.. Priset är en betydande faktor i detta. Detta gäller även andra inköp som skett utanför avtalet. 3. Byte av skolassitenter där överlämning inte varit optimal. 4. Den som tidigare varit ansvarig har gått i pension och då har detta inte blivit uppdaterat. 5. 6. 7. 8. 9. 10. Korrigerande åtgärder vad gör ni för att det inte ska hända igen? (Fylls i av chefen) 1. Nu vet jag vad som gäller och ser då till att det inte händer igen. Bitr rektor besluttattesterar vid behov. 2. Vi har under våren mycket tydligt informerat personalen om att vi enbart handlar enligt de avtal som finns inom kommunen. Detta gäller all personal. 3. Nuvarande skolassisten är väl medveten om detta och vi arbetar hela tiden för att det ska bli bättre. Skolassitenten har och kommer att träffa ekonomen enskilt och tillsammans med skolledningen inför kommande budgetarbete. Inmformaera personal om vikten att själv kontera rätt. 4. Har diskuterat detta med nuvarande vaktmästare och bitr. rektor och assisten att det ska läggas in en mall i datorna som uppdateras konternuerligt. av vaktmästare i samarbete med personal. 5. Klart datum 2011-05-27 alltid pågående Pågår klart Dec-11 Klart i samband med tillbakaflytt efter renovering. okt-11 6. 7. 2 (4)
8. 9. 10. När blanketten är ifylld så här långt skickas en elektronisk kopia till internrevisorn och till förvaltningens kvalitets- och miljösamordnare. Revisorn ansvarar därefter för att följa upp och granska att de korrigerande åtgärderna är genomförda och bedöma om de kommer att ha tillräcklig effekt så att avvikelser inte uppkommer på nytt. 3 (4)
Granskning av korrigerande åtgärder (Fylls i av revisorn) 1. Tillfredsställande Otillfredsställande 2. Tillfredsställande Otillfredsställande 3. Tillfredsställande Otillfredsställande 4. Tillfredsställande Otillfredsställande 5. Tillfredsställande Otillfredsställande 6. Tillfredsställande Otillfredsställande 7. Tillfredsställande Otillfredsställande 8. Tillfredsställande Otillfredsställande 9. Tillfredsställande Otillfredsställande 10. Tillfredsställande Otillfredsställande Avvikelsen stängd datum 14/12-11 14/12-11 14/12-11 Om åtgärderna är otillfredsställande vad återstår att göra och vilken överenskommelse har skett med berörd chef om detta? Inventarieförteckningen saknade belopp. En fullständig inventarieförteckning ska inrapporteras senast 31/1-12. Ny granskning av korrigerande åtgärder (Fylls i av revisorn) Tillfredsställande Otillfredsställande Revisorns signatur när samtliga avvikelser är åtgärdade Avvikelsen stängd datum Datum Rapporten skickas nu via e-post till kvalitets- och miljösamordnaren. 4 (4)