SAMVERKANSNÄMNDEN KALLELSE Sammanträdesdatum 2012-11-08 PLATS OCH TID Kommunhuset Forshaga, Visten, torsdag 8 november 2012, kl. 14.00 FÖREDRAGNINGSLISTA ÄRENDE DNR 1 Budget 2013, plan 2014-2015 2 Verksamhetsplan för samverkansnämnden 2013, plan 2014-2015 SVN 12/15 3 Priser datorarbetsplatser och systemdrift 2014 SVN 12/16 4 Intern kontroll - uppföljning, kontrollansvarigs rapport 2012 SVN 12/8 5 Förfrågan från Munkfors kommun om deltagande i samverkansnämnden; förslag till avsiktsförklaring SVN 12/14 6 Sammanträdesplanering samverkansnämnden 2013 SVN 12/17 7 Revisorernas övergripande granskning 2012 SVN 12/11 Mikael Johansson Ordförande Malin Hagman Sekreterare
1 Dnr SVN 12/15 BUDGET 2013, PLAN 2014-2015 SAMMANFATTNING Samverkansnämndens budget består av två delar. Den ena delen är IT-driften som är resultatenhetsbaserad med intäkter från verksamheterna som hyr datorarbetsplatser och systemdrift. Datortäthet och systemdrift stäms av två gånger per år. Dessa avstämningspunkter ligger till grund för intäkt kommande sex månader. Preliminär intäktsbudget (inklusive lönebidrag) för IT-driften är 13 597 400 kr och det ger mot kostnadsbudget ett nollresultat för 2013. Den andra delen av samverkansnämndens budget är de övergripande nämndkostnaderna; IT-chefslön, arvoden till politiker och administrativa kostnader för nämnden. Summan för detta är 950 000 kr Total budget för samverkansnämndens verksamhet är 14 547 400 kr. BESLUTSUNDERLAG IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2012-10-27 SVN nämndspecifika mål 2012-2014 FÖRSLAG TILL BESLUT 1. Samverkansnämnden fastställer den intäktsfinansierade budgeten för IT-driften 2013 (resultatenheten). 2. Samverkansnämnden fastställer budget för övergripande nämndkostnader 2013, som delas lika mellan Kils och Forshaga kommun.
IT-AVDELNINGEN Christian Söderblom, 0554-194 07 christian.soderblom@kil.se TJÄNSTESKRIVELSE 2012-10-27 Samverkansnämnden Budget 2013 samt plan 2014-2015 SAMMANFATTNING Samverkansnämndens budget består av två delar. Den ena delen är IT-driften som är resultatenhetsbaserad med intäkter från verksamheterna som hyr datorarbetsplatser och systemdrift. Datortäthet och systemdrift stäms av två gånger per år. Dessa avstämningspunkter ligger till grund för intäkt kommande sex månader. Preliminär intäktsbudget (inklusive lönebidrag) för IT-driften är 13 597 400 kr och det ger mot kostnadsbudget ett nollresultat för 2013. Den andra delen av samverkansnämndens budget är de övergripande nämndkostnaderna; IT-chefslön, arvoden till politiker och administrativa kostnader för nämnden. Summan för detta är 950 000 kr Total budget för samverkansnämndens verksamhet är 14 547 400 kr BESLUTSUNDERLAG IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2012-10-27 SVN nämndspecifika mål 2012-2014 FÖRVALTNINGENS UPPFATTNING IT-DRIFT PRELIMINÄR INTÄKTSBUDGET ÅR 2013 Kil Arbetsplatser System Totalt Barn- och utbildning 3 559 500 210 000 3 769 500 Socialförvaltningen 731 800 270 000 1 001 800 Miljö- och bygg 64 700 90 000 154 700 Kommunledning 760 300 240 000 1 000 300 Tekniska 128 600 0 128 600 KEAB 101 700 0 101 700 KBAB 45 500 60 000 105 500 Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0)554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 Kommunhuset Fax +46 (0)554-129 74 PlusGiro 12 21 10-0 665 23 Kil Ö Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Organisationsnummer 212000-1751 Sidan 1 av 4
Summa 5 392 100 870 000 6 262 100 Forshaga Arbetsplatser System Totalt Barn, familj och utbildning 2 880 000 255 000 3 135 000 Kommunledningsstaben 347 900 285 000 632 900 Kommunteknik och service 218 500 180 000 398 500 Kultur och fritid 293 700 30 000 323 700 Lärande och arbete 673 800 120 000 793 800 Miljö och bygg 70 500 90 000 160 500 Vård och omsorg 798 400 150 000 948 400 Övrigt 52 500 0 52 500 Summa 5 335 300 1 110 000 6 445 300 ipad Kil och Forshaga 500 000 Totalt Kil och Forshaga 13 207 400 Beräknat lönebidrag 2013, totalt 390 000 kr. Preliminär intäktsbudget för år 2013 är enligt utfall hösten år 2012. Det vill säga 13 207 400 kr för datorarbetsplatser, ipad och systemdrift. Tillkommer beräknat lönebidrag på 390 000 kr vilket ger en total intäkt på 13 597 400 kr. Intäktsbudgeten stämmer om verksamheterna inte gör förändringar i antalet datorarbetsplatser/ipad eller i systemdriften. IT-DRIFT KOSTNADSBUDGET 2013 Typ av kostnad 2011 2012 2013 Personal 4 030 000 4 570 000 5 070 000 inhyrd personal projekt 144 000 0 0 inhyrd personal avlastning 432 000 0 0 System/Programvara 556 000 454 000 908 000 Datakommunikation 1 706 000 2 128 000 1 671 000 Datadrift 598 000 1 152 000 750 000 Arbetsplatser mjukvara 533 000 498 000 1 065 000 Arbetsplatser hårdvara 2 676 000 2 030 000 2 810 000 Övrigt 1 235 500 702 000 650 000 Lokaler (innan 2012 i Övrigt) 0 672 000 673 000 Summa 11 909 500 12 206 000 13 597 000 Sidan 2 av 4
Samverkansnämndens kostnader och intäkter 2013* Text Ut 2012 In 2012 Ut 2013 In 2013 Ut 2014 In 2014 Ut 2015 In 2015 Intäkt Forshaga -447-475 -487.5-501 Intäkt Kil -447-475 -487.5-501 Arvoden nämnd 13 13 13 13 IT-chef 801 857 882 909 Administrativ 80 80 80 80 hjälp Summa 894-894 950-950 975-975 1 002-1 002 *Samtliga kostnader och intäkter i tkr, något avrundade för enklare läsning. Samverkansnämndens budget delas lika mellan Kil och Forshagas kommuner. TOTAL BUDGET SAMVERKANSNÄMNDEN 2013 Kostnad 13 597 400 kr + 950 000 kr = 14 547 400 kr. Inför sammanslagningen 2010 uppgraderades datorerna i kommunen till en kostnad av 1 650 000 kr. Detta genererar en kapitaltjänstkostnad fram till och med 2015. För 2013 är denna kapitaltjänst 368 000 kr. Kapitaltjänstkostnaden justeras i ram enligt Kils kommuns hantering av investeringar och hanteras inte i resultatenheten. MÅLBESKRIVNING Bifogar samverkansnämndens förslag till nämndspecifika mål enligt kommunfullmäktiges beslut 2011-06-22 AMBITIONSNIVÅFÖRÄNDRINGAR Servicegraden från IT-servicedesk ska öka och återkopplingen bli bättre. ITavdelningen ska arbeta närmare verksamheterna i deras utveckling och vardag samt hålla en bra dialog med systemförvaltare. INTÄKTSFÖRÄNDRINGAR Prissättningen för 2013 är fastslagen. Vi ser en ökning av antalet ipad vilket på sikt ger en ökad intäkt för IT-avdelningen. En viss osäkerhet i hur ipad kommer att påverka antalet datorarbetsplatser. Inför 2014 kommer priset på datorarbetsplatser att behöva justeras för att täcka upp nya Microsoft Officepaket, övriga Microsoft licenser och en inloggningslösning. PERSONAL IT-avdelningen utökar dagens personal med en heltidstjänst för att behålla servicenivå och utvecklingstakt. Kostnaden för tjänsten ryms inom budget. Sidan 3 av 4
INFRASTRUKTURFÖRÄNDRINGAR I största möjliga mån kommer vi att sträva efter att säkra upp våra dataförbindelser inom kommunerna. IT-infrastrukturen ska stärkas och bättre övervakning av detta införas. OSÄKERHETER OCH OMVÄRLDSFAKTORER En policy för hur vi ska hantera så kallade smarta telefoner / surfplattor och dess möjligheter och risker måste tas fram. Mobilitet och att komma åt våra interna system och resurser från olika tekniska plattformar är en utmaning. INVESTERINGAR IT-avdelningen försöker i största mån undvika att hantera investeringspengar. Datorer/servrar/lagring/backup mm byts löpande även om tekniken kan vara ny och ge driftmässiga fördelar. Större kostnader ska periodiseras över livslängden på hårdvaran/licenserna. På det sättet får vi en mer sann bild över årlig IT-kostnad. FÖRSLAG TILL BESLUT Samverkansnämnden fastställer den intäktsfinansierade budgeten för IT-driften 2013 (resultatenheten). Samverkansnämnden fastställer budget för övergripande nämndkostnader 2013, som delas lika mellan Kils och Forshaga kommun. Christian Söderblom IT-chef, Kils kommun och Forshaga kommun UTDRAG IT-avdelningen Kils kommun, kommunstyrelsen Forshaga kommun, kommunstyrelsen Sidan 4 av 4
SAMVERKANSNÄMNDEN VERKSAMHETSPLAN 2012-2014 Övergripande och nämndspecifika mål EKONOMI Kommunen ska kännetecknas av god ekonomisk hushållning, vilket betyder att kommunen ska hushålla med sina pengar på ett betryggande och kostnadseffektivt sätt, där varje generation bär sina kostnader för den service man förbrukar och sätter av pengar till framtida behov. Den text i matrisen nedan som är markerade med ljustgrå samt kursivt är förslag på områden där andra verksamheter inom kommunen kan nyttja IT för att arbeta mot de övergripande målen. Det är alltså inte samverkansnämnden som äger dessa åtgärder. KOMMUNFULLMÄKTIGES ÖVERGRIPANDE MÅL SAMVERKANSNÄMNDENS MÅL STRATEGI Vad ska vi göra? Ansvarig Krävs fler resurser? Hur mäter vi? Överskottet ska vara minst 2% av skatter och statsbidrag Kostnadseffektivisera IT-stöd och arbetsprocesser IT-avdelningen ska/bör/kan hjälpa verksamheterna att utvecklas med hjälp av it. IT-chef Ja, det krävs personella resurser för översyn, dialog, projekt och genomförande. IT-avdelningen bör se över sina system och arbetsprocesser för att hitta effektiviseringar. IT-chef Nej Verksamheterna bör se över sina system och arbetsprocesser för att hitta Verksamhetschef
VERKSAMHETSPLAN 2012 effektiviseringar. Soliditeten ska stärkas fram till 2020, delmål fram till 2014 att bibehålla 2010 års nivå Kostnadseffektivisera IT-stöd och arbetsprocesser IT-avdelningen ska/bör/kan hjälpa verksamheterna att utvecklas med hjälp av it. IT-chef Ja, det krävs personella resurser för översyn, dialog, projekt och genomförande. IT-avdelningen bör se över sina system och arbetsprocesser för att hitta effektiviseringar. IT-chef Nej Verksamheterna bör se över sina system och arbetsprocesser för att hitta effektiviseringar. Verksamhetschef Reinvesteringar ska finansieras med egna medel Kostnadseffektivisera IT-stöd och arbetsprocesser IT-avdelningen ska/bör/kan hjälpa verksamheterna att utvecklas med hjälp av it. IT-chef Ja, det krävs personella resurser för översyn, dialog, projekt och genomförande. IT-avdelningen bör se över sina system och arbetsprocesser för att hitta effektiviseringar. IT-chef Nej Nämnderna ska hålla sin budget i balans Införa resultatenhet Verksamheterna bör se över sina system och arbetsprocesser för att hitta effektiviseringar. IT-avdelningen har genom resultatenheten förenklat verksamheternas budgetplanering till max. Verksamhetschef IT-chef Nej Enkel budgetprocess kring IT-kostnader. Siffrorna tidigt klara. Enkel uppföljning. Sidan 2 av 7
UTVECKLING VERKSAMHETSPLAN 2012 Kils kommun ska vara en attraktiv och framgångsrik kommun, med ett bra företagsklimat med ökande befolkning och en befolkning om minst 12 000 år 2020. KOMMUNFULLMÄKTIGES SAMVERKANSNÄMNDENS STRATEGI ÖVERGRIPANDE MÅL MÅL Vad ska vi göra? Ansvarig Krävs fler resurser? Hur mäter vi? Kommunen ska finnas i den övre halvan i Svensk Näringslivs näringslivsklimat ranking och som delmål högre placering årligen Fiberutbyggnad Prestandan på datakommunikationen i tätort och glesbygd bör öka på sikt. Fiberförtätning och utbyggnad. Ja Nyföretagandet ska öka årligen E-tjänster Kommunen ger nyföretagarna enkla IT-kommunikationsvägar till kommunen och e-tjänster som stödjer företagare. Se ovanstående punkt om fiber. Planlagd mark för företagsetableringar ska alltid finnas tillgänglig Ja Turistomsättningen ska öka årligen Öppenhet för alternativa driftsformer Tjänstebaserade helhetslösningar IT-avdelningen ska se över om vissa delar kan köpas på marknaden som tjänstelösningar. IT-chef Troligt, tjänstebaserade lösningar innehåller ofta mer funktion än de lösningar vi har idag. Mycket dolda kostnader idag. Klart med telefoni. Nästa del är utskrifter, samt undersöka serverdriftsformer Attraktiva områden för boende och rekreation ska utvecklas Sidan 3 av 7
VERKSAMHETSPLAN 2012 Projekt som utvecklar landsbygden ska uppmuntras och stödjas och strandskyddsbestämmelserna ska ses över för att skapa möjligheter för attraktivt boende Fiberutbyggnad Fiber till byn. Fiberförtätning för att öka dataprestandan. Ja MEDBORGARE Alla medborgare ska ha goda möjligheter att må bra och leva ett hälsosamt liv. KOMMUNFULLMÄKTIGES ÖVERGRIPANDE MÅL SAMVERKANSNÄMNDENS MÅL STRATEGI Vad ska vi göra? Ansvarig Krävs fler resurser? Hur mäter vi? Förbättra barn och ungdomars levnadsvillkor Tjänstegarantier ska införas där det är behov av att tydliggöra villkor och styrning E-forum Införa resultatenhet Enkla IT-rapportvägar för förslag till åtgärder. Enklare forum för dialog/anmälningar/stöd. IT-avdelningen har detta klart internt. Bättre interna stöd för beställningar/förändringar mm behövs. IT-chef. Nej För andra verksamheter med mer externt fokus så ger e- tjänster snabb kommunikation och tydlig spårbarhet för medborgare. Verksamhetschefer. SKL lista kring e-tjänster. E-delegationen. Det ska finnas ett rikt och varierat fritids- och kulturliv En öppen och aktiv dialog med våra medborgare ska införas E-dialog E-post till politiken. Använda sociala medier fullt ut genom tvåvägskommunikation. IT- (SMS, WWW) undersökningar. Enkla folkomröstningar på www. Sidan 4 av 7
MEDARBETARE VERKSAMHETSPLAN 2012 Kils kommuns organisation ska vara känd för en god arbetsmiljö, en lärande organisation där medarbetarnas kompetens och initiativ tas tillvara. KOMMUNFULLMÄKTIGES SAMVERKANSNÄMNDENS STRATEGI ÖVERGRIPANDE MÅL MÅL Vad ska vi göra? Ansvarig Krävs fler resurser? Hur mäter vi? Arbetet ska bygga på ett tydligt ledarskap, delaktighet, tydliga roller och ansvarsområden för samtliga medarbetare Tydligare ansvarsområden IT-avdelningen har ansvarslista samt rollfördelning. Jobba vidare med dessa. IT-chef Nej Alla verksamheter ska arbeta aktivt för jämställdhet och mångfald Mångfald Rekrytera ny personal med detta i beaktande. Hur kan vi underlätta IT-mässigt för verksamheterna. Behövs andra språkstöd eller dylikt? IT-chef Nej Alla medarbetare ska ha kännedom och arbeta efter kommunens övergripande mål Övergripande mål KF och SVN Att på arbetsplatsträffar genomföra workshops kring målen i SVN och KF:s övergripande mål. IT-chef Nej Sidan 5 av 7
MILJÖ VERKSAMHETSPLAN 2012 Samhällsplaneringen ska vara inriktad på hållbar utveckling, både för miljö och kommande generationer. KOMMUNFULLMÄKTIGES SAMVERKANSNÄMNDENS STRATEGI ÖVERGRIPANDE MÅL MÅL Vad ska vi göra? Ansvarig Krävs fler resurser? Hur mäter vi? Vid all upphandling ska miljö- och klimatkrav ställas Grön IT IT-avdelningen upphandlar sällan/aldrig i egen regi. Kammarkollegiet och SKL Kommentus genomför ofta ITupphandlingar åt alla kommuner och statliga verk. Vi kan vid konkurrensutsättning av dessa avtalade upphandlingar ställa ytterligare börkrav på miljö. Idag är fortfarande miljöklassade (typ svanen) produkter ca 50% dyrare. Miljöaspekten tas alltid i beaktande (typ strömförbrukning mm). IT-chef Ja, om vi ska satsa på Grön IT som en strategi så kommer det krävas mer ekonomiska medel till hårdvara. Närproducerade livsmedel ska väljas i kommunens verksamheter när det är möjligt Andelen ekologiska livsmedel ska utgöra 25% under planperioden Andelen kollektivtrafikresande ska öka Energiförbrukningen ska minska i kommunens fastigheter Grön IT Virtualisering av servrar ger stor effekt på antalet fysiska servrar, vilket ger minskad strömförbrukning och kylbehov. Vi har en stor del virtualiserat med det finns mycket kvar att göra. Datorarbetsplatserna har IT-chef Ja. Nya servrar till den virtuella miljön. Ja.Egen fiber mellan Kil och Forshaga. Sidan 6 av 7
VERKSAMHETSPLAN 2012 tvingande skärmsläckare där möjligt. De stängs också av efter fem timmars inaktivitet. Sidan 7 av 7
2 Dnr SVN 12/15 VERKSAMHETSPLAN FÖR SAMVERKANSNÄMNDEN 2013, PLAN 2014-2015 SAMMANFATTNING I samband med att nämnden skapades sattes det upp syfte och mål med samverkan kring IT. De gemensamma målen från överenskommelsen har brutits ner till en konkret nivå för planering och uppföljning. Målen ska leda mot syftet med samverkan på ett tydligt sätt. Målen och åtgärder för att nå dessa mål har sammanställts i en verksamhetsplan för IT-avdelningen. Planen är detaljerad för 2013 och mer övergripande för 2014 och 2015. Verksamhetsplanen, de övergripande målen och hela verksamheten ska utvärderas varje år i samband med årsbokslutet. BESLUTSUNDERLAG IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2012-10-29 Verksamhetsplan IT-avdelningen 2013 FÖRSLAG TILL BESLUT Samverkansnämnden beslutar att fastställa verksamhetsplan för IT-avdelningen 2013.
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Christian Söderblom, 0554-19 407 christian.soderblom@kil.se 2012-10-29 Samverkansnämnden Verksamhetsplan IT-avdelningen 2013 SAMMANFATTNING I samband med att nämnden skapades sattes det upp syfte och mål med samverkan kring IT. De gemensamma målen från överenskommelsen har brutits ner till en konkret nivå för planering och uppföljning. Målen ska leda mot syftet med samverkan på ett tydligt sätt. Målen och åtgärder för att nå dessa mål har sammanställts i en verksamhetsplan för IT-avdelningen. Planen är detaljerad för 2013 och mer övergripande för 2014 och 2015. Verksamhetsplanen, de övergripande målen och hela verksamheten ska utvärderas varje år i samband med årsbokslutet. BESLUTSUNDERLAG IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2012-10-29 Verksamhetsplan IT-avdelningen 2013 FÖRSLAG TILL BESLUT 1. Samverkansnämnden beslutar att fastställa verksamhetsplan för ITavdelningen 2013. c:\documents and settings\mahag05\lokala inställningar\temporary internet files\content.ie5\30028ate\verksamhetsplan_2013_tjs[1].docx Christian Söderblom IT-chef, Kils kommun och Forshaga kommun UTDRAG Kils kommun, kommunstyrelsen Forshaga kommun, kommunstyrelsen Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0)554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 Kommunhuset Fax +46 (0)554-129 74 PlusGiro 12 21 10-0 665 23 Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr 212000-1751 Sida 1 av 1
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Christian Söderblom, 0554-19 407 christian.soderblom@kil.se VERKSAMHETSPLAN 2012-10-24 Verksamhetsplan IT-avdelningen 2013 I samband med att samverkansnämnden skapades sattes det upp syften och mål med samverkan kring IT. I överenskommelsen för samverkansnämnden finns följande syfte och mål: c:\documents and settings\mahag05\lokala inställningar\temporary internet files\content.ie5\ooux8qm4\verksamhetsplan_svn_2013_plan%2014-15[1].docx Samverkan mellan kommunerna syftar till att: Skapa förutsättningar för en fördjupad demokrati och förbättrad medborgarservice genom att öka användarvänligheten för kommunala IT-tjänster Vara en gemensam IT-resurs för samtliga verksamhetsområden i de båda kommunerna Bidra till kvalitetshöjning och effektivisering av den kommunala verksamheten Möjliggöra för kommunerna att långsiktigt säkerställa kostnads- och kompetenseffektivitet inom kommunala IT-tjänster till efterfrågad kvalitet Öka attraktionskraften för kommunen som arbetsgivare för att på så sätt locka och behålla kompetent IT-personal De gemensamma målen för samverkan är följande: Införa enhetliga processer kring ett gemensamt ärendehanteringsförfarande (IT-servicedesk) Införa resultatenhet Enhetliga interna IT-miljöer Enhetliga verksamhetssystem En jämn och tydlig servicenivå Hög kompetens Hög säkerhet och tillgänglighet i infrastruktur och systemdrift De gemensamma målen från överenskommelsen har brutits ner till en konkret nivå för planering och uppföljning. Målen ska leda mot syftet med samverkan på ett tydligt sätt. Detaljnivå och utförande sköts av IT-avdelningen. Dessa mål (och hela verksamheten) ska utvärderas varje år i samband med årsbokslutet där de också stäms av mot kommunens övergripande mål. Vid årsbokslutet ska också interna tjänstegarantin för IT och internkontrollplanen utvärderas. Nedan redovisas målen, en kort statusinfo om läget generellt på Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0)554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 Kommunhuset Fax +46 (0)554-129 74 PlusGiro 12 21 10-0 665 23 Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr 212000-1751 Sida 1 av 4
respektive mål samt plan för nästkommande år och grov planering för nästkommande två år. Införa enhetliga processer kring ett gemensamt ärendehanteringsförfarande (IT-servicedesk) Status 2012-10-24 IT-servicedesk som kommunikationsväg och förfarande etablerat i verksamheterna from 1 april 2010. Med rådande resurser så är det begränsat hur och när man får ringa in sina ärenden. E-post eller formulär är alltid ok. Långa ledtider på lågprioriterade ärenden på grund av resursbrist. Vissa barnsjukdomar med uppföljning kvarstår. Plan 2013 Alla ärenden ska kunna ringas in. Högt förtroende för tjänsten. Tekniken kring tjänsten ska förbättras så mer kan skötas proaktivt och genom fjärrstyrning. Rutiner för att effektivt arbeta med distansärenden (åka) ska tas fram. Lösenordshanteringen ska förenklas. Planering 2014-2015 Tydliga processer enligt ITIL med Incident och Problem ska vara fullt etablerade. Införa resultatenhet Status 2012-10-24 Klart enligt grundläggande principen för att alla kostnader är fördelade per datorarbetsplatser och systemdrift. IT-avdelningen är helt intäktsbaserad. 2013 Kommunens ekonomihantering för resultatenhetens över- och underskott bör anpassas till principen för resultatenheter. Handhavandet med debiteringsunderlag ska förenklas och kvalitetssäkras. Planering 2014-2015 Ekonomiska modellen för debitering mellan olika typer av datorarbetsplatser ska förfinas. Ekonomiska modellen för debitering av systemdrift ska förfinas. Enhetliga interna IT-miljöer Status 2012-10-24 En gemensam domän SAMIT är skapad där nya resurser placeras. Tidigare fanns olika domäner för Kil och Forshaga. En hel del system och tjänster från ITavdelningen ligger i ny enhetlig miljö. 2013 Klientplattformen ska vara lika och baserad på Windows 7. Ett färdigt koncept för pull print (utskrifter) ska kunna erbjudas verksamheterna (som tjänst). Planering 2014-2015 Gamla domäner och IT-miljöer ska avvecklas till 100%. Enhetliga verksamhetssystem Status 2012-10-24 Sida 2 av 4
Kil och Forshaga har redan idag ett antal system som är av samma typ. Men samordningseffekterna är minimala både på IT-driftsidan och på verksamhetssidan. Upphandling kring nytt gemensamt IFO-system precis påbörjad. 2013 Stödsystem för IFO ska införas. Kartsystem i Forshaga ska bytas. Stödsystem för ekonomi bör upphandlas. Stödsystem för vård- och omsorg bör upphandlas. Nya upphandlingar och inköp ska ske gemensamt. E-tjänster ska införas enligt Värmlandsmodellen. Planering 2014-2015 Befintliga system som redan är lika ska kontrolleras för samverkansförmåner. Stödsystem för ekonomi ska införas. Verksamheterna ska samverka tydligare och mer mellan kommunerna gällande systemkompetens. Möjligheter för alternativ drift ska undersökas. En jämn och tydlig servicenivå Status 2012-10-24 Det finns brister i kommunikationen mellan vad som är IT-avdelningens ansvar och vad som åligger verksamheterna. Förväntningar på servicenivån stämmer inte med resurserna på IT-avdelningen. 2013 Tydligt kommunicerade processer ska ge rätt förväntningar. IT-avdelningen utökas från 10.25 till 11.25 tjänster. IT-avdelningen jobbar mer strategiskt med extra personal vid tung belastning. Planering 2014-2015 Servicenivån ska uppfattas som mycket god. Hög kompetens Status 2012-10-24 Utbildningsbehovet är inventerat och rollerna kring ansvarsområde är initialt satta. En grov utbildningsplan finns framtagen kring grundmiljön. Spetsutbildningar kvarstår att inventera och planera. 2013 Projektplanering och projektgenomförande ska utvecklas. Förstärkning av personal genom nyrekrytering. Tydliga processer och ansvarsområden ska ge rätt kompetens på rätt plats. Planering 2014-2015 Konsultberoendet på IT-grundmiljön ska vara lägre. Personberoendet på IT-avdelningen ska vara minimalt. Hög säkerhet och tillgänglighet i infrastruktur och systemdrift Status 2012-10-24 En hel del åtgärder kring fysisk säkerhet finns identifierade i en handlingsplan som är framtagen i samarbete med MSB. Idag är datadriften delad mellan Kil Sida 3 av 4
och Forshagas serverhallar. Ett gemensamt databashotell är skapat. Ny lagring är i drift och ny backuplösning för virtuella servrar. 2013 Servermiljön ska så långt som möjligt virtualiseras på VMware plattformen. Backupmiljöerna ska anpassas till den gemensamma driften. o Ny backupplösning för fysiska servrar ska införskaffas. Datakommunikationen ska säkras och rutiner för framtiden ska tas fram. T ex genom: o Redundans i förbindelsen mellan Kil och Forshaga ska införas. o Egen fiber mellan Kil och Forshaga ska vara i drift. o Svaga förbindelser i distributionsnäten ska i största mån försvinna. Nya plattformar (smarta telefoner, surfplattor, läsplattor mm) ska säkerställas/hanteras och policys om dessa fastställas. Användarvänliga lösningar för att arbeta utanför kommunernas nät och plattform ska finnas. Rätt verktyg för att övervaka drift och nät ska finnas. Lagringsmiljön ska rensas, uppdateras samt framtidssäkras. En policy för vad som ska/får lagras ska tas fram. Planering 2014-2015 Verksamheterna ska arbeta aktivt med informationssäkerhet. Single Sign On mot merparten av våra tjänster ska vara i drift. Driftlösningarna ska placeras så att optimal effekt av serverrummen erhålls och möjlig redundans på de mest kritiska systemen ska finnas. Sida 4 av 4
3 Dnr SVN 12/16 PRISER DATORARBETSPLATSER OCH SYSTEMDRIFT 2014 SAMMANFATTNING IT-avdelningen arbetar enligt principen för resultatenhet och tar betalt av kommunernas verksamheter för hyra av datorarbetsplatser och systemdrift. För att täcka in ökande kostnader i driften bland annat kostnader för nya Microsoft Officepaket, övriga Microsoftlicenser och en ny lösning för att hantera lösenord och inloggning på datorerna (så kallad single sign on ) för personalen behöver priset på en datorarbetsplats kategorin personal/bolag ökas med 1000 kr per år för en bärbar dator och 500 kr per år för en stationär dator. BESLUTSUNDERLAG IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2012-10-29 FÖRSLAG TILL BESLUT Samverkansnämnden fastställer att priserna för datorarbetsplaster 2014 förändras enligt att kategorin personal/bolag ökas med 1000 kr per år för en bärbar dator och 500 kr per år för en stationär dator.
IT-AVDELNINGEN Christian Söderblom, 0554-194 07 christian.soderblom@kil.se TJÄNSTESKRIVELSE 2012-10-29 Samverkansnämnden Priser datorarbetsplatser och systemdrift 2014 SAMMANFATTNING IT-avdelningen arbetar enligt principen för resultatenhet och tar betalt av kommunernas verksamheter för hyra av datorarbetsplatser och systemdrift. För att täcka in ökande kostnader i driften bland annat kostnader för nya Microsoft Officepaket, övriga Microsoftlicenser och en ny lösning för att hantera lösenord och inloggning på datorerna (så kallad single sign on ) för personalen behöver priset på en datorarbetsplats kategorin personal/bolag ökas med 1000 kr per år för en bärbar dator och 500 kr per år för en stationär dator. BESLUTSUNDERLAG IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2012-10-29 BESKRIVNING AV ÄRENDET Datorarbetsplatser 2013 års prismodell för datorarbetsplatser redovisas i tabellen nedan. Typ av arbetsplats Personal/Bolag kr/år Elev kr/år Stationär dator med skärm, tangentbord, mus 5500 4500 Bärbar dator 7000 6000 Virtuell dator 4000 4000 ipad (16GB minne, Wi-Fi, fodral) 2500 2500 ipad mobil (16GB minne, Wi-Fi och 3G-4G, fodral) 3000 3000 Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0)554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 Kommunhuset Fax +46 (0)554-129 74 PlusGiro 12 21 10-0 665 23 Kil Ö Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Organisationsnummer 212000-1751 Sidan 1 av 2
Från och med 2014 är föreslagna priserna som nedan: Typ av arbetsplats Personal/Bolag kr/år Elev kr/år Stationär dator med skärm, tangentbord, mus 6000 4500 Bärbar dator 8000 6000 Virtuell dator 4000 4000 ipad (16GB minne, Wi-Fi, fodral) 2500 2500 ipad mobil (16GB minne, Wi-Fi och 3G-4G, fodral) 3000 3000 Systemdrift Driftkostnad för system är baserat på verklig kostnad. Priset sätts av en kombination av flera faktorer så som hårdvara, licenser, arbetsinsats, komplexitet, tredjeparts avtal, databaskrav med mera. Faktorer för varje system fylls i en matris och sammanställs till en poängskala. Poängskalan är kopplad till tre olika prisnivåer, 30 000 kr, 60 000 kr och 90 000 kr per år. Det finns inför 2014 ingen anledning att revidera denna modell eller priserna. FÖRSLAG TILL BESLUT 1. Samverkansnämnden fastställer att priserna för datorarbetsplaster 2014 förändras enligt att kategorin personal/bolag ökas med 1000 kr per år för en bärbar dator och 500 kr per år för en stationär dator. Christian Söderblom IT-chef, Kils kommun och Forshaga kommun UTDRAG Kils kommun, kommunstyrelsen Forshaga kommun, kommunstyrelsen Sidan 2 av 2
4 Dnr SVN 12/8 INTERN KONTROLL - UPPFÖLJNING, KONTROLLANSVARIGS RAPPORT 2012 SAMMANFATTNING Enligt 6 kap. 7 kommunallagen ska nämnderna bland annat se till att verksamheten bedrivs i enlighet med fullmäktiges mål och riktlinjer samt gällande föreskrifter. Nämnderna ska också se till att den interna kontrollen är tillräcklig samt att verksamheten bedrivs på ett i övrigt tillfredsställande sätt. Enligt kommunens riktlinjer för arbetet med intern kontroll ska nämnderna fortlöpande följa upp internkontrollarbetet inom verksamhetsområdet. Nämnden ska varje år upprätta en särskild plan för uppföljning av den interna kontrollen och resultatet av uppföljningen ska rapporteras till nämnden i den omfattning som fastställts i den interna kontrollplanen. Samverkansnämnden fastställde 12 mars 2012 intern kontrollplan för år 2012. BESLUTSUNDERLAG Interna kontrollrapporter avseende telefoni respektive datakommunikation. FÖRSLAG TILL BESLUT Samverkansnämnden har tagit del av informationen.
1(1) IT-avdelningen RAPPORT Christian Söderblom 2012-10-09 Samverkansnämnden INTERN KONTROLL KONTROLLANSVARIGS RAPPORT Kontrollområde (process/rutin/system) Rapportering till (befattning) Datakommunikation Samverkansnämnden Resultat 1. Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning 2. Rutinen fungerar men är i behov av utveckling 3. Dokumenterad rutinbeskrivning saknas 4. Följande avvikelser mot rutinen har konstaterats: Brott/störningar på datakommunikationen i Forshagas kommun. Driftstörningens början: 2012-10-09 kl. 09:07. Driftstörningens slut: 2012-10-09 kl. 14.04. Störningarna påverkade hela datamiljön. Tidigare erfarenheter gav att vi snabbt kunde isolera problemen och leta efter ett misstänkt känt fel. Felet hittades och korrigerades. Det var en så kallad loop i en switch som på så sätt genererar oändlig mängd trafik i nätet. 5. Förslag till åtgärder: Alla switchar måste konfigureras för att hantera och larma denna typ av loopar utan att överbelasta nätet. En bättre övervaknings- och larmprogramvara ska köpas in för att isolera likande problem och enklare hitta den. Kontroll utförd datum: 2012-10-09 Underskrift kontrollansvarig
1(1) IT-avdelningen RAPPORT Christian Söderblom 2012-11-02 Samverkansnämnden INTERN KONTROLL KONTROLLANSVARIGS RAPPORT Kontrollområde (process/rutin/system) Rapportering till (befattning) Datakommunikation Samverkansnämnden Resultat 1. Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning 2. Rutinen fungerar men är i behov av utveckling 3. Dokumenterad rutinbeskrivning saknas 4. Följande avvikelser mot rutinen har konstaterats: Brott/störningar i datakommunikationen i länken till Högboda. Avbrottets/störningens början: 2012-10-08 kl. 06:57. Avbrottets slut: 2012-10-16 kl. 07:36 fortsatt med viss driftstörning efter det. Quadracom har felsökt fiber och bytt utrustningar tillsammans med Skanova. 5. Förslag till åtgärder: Avtal på åtgärdstider har överträtts i fallet ovan (punkt 4) och vite kommer att utbetalas till Kils kommun. Leverantören (Quadracom) är beroende av tredje part med långa inställelsetider vilket förlänger åtgärdstiderna vid problem. En egen fiberförbindelse från Kil till Fagerås, Tolita och Högboda vore en långsiktigt trygg lösning. Kontroll utförd datum: 2012-10-16 Underskrift kontrollansvarig
1(1) IT-avdelningen RAPPORT Christian Söderblom 2012-10-09 Samverkansnämnden INTERN KONTROLL KONTROLLANSVARIGS RAPPORT Kontrollområde (process/rutin/system) Rapportering till (befattning) Datakommunikation Samverkansnämnden Resultat 1. Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning 2. Rutinen fungerar men är i behov av utveckling 3. Dokumenterad rutinbeskrivning saknas 4. Följande avvikelser mot rutinen har konstaterats: Brott/störningar på datakommunikationen i Forshagas kommun. Driftstörningens början: 2012-10-09 kl. 09:07. Driftstörningens slut: 2012-10-09 kl. 14.04. Störningarna påverkade hela datamiljön. Tidigare erfarenheter gav att vi snabbt kunde isolera problemen och leta efter ett misstänkt känt fel. Felet hittades och korrigerades. Det var en så kallad loop i en switch som på så sätt genererar oändlig mängd trafik i nätet. Den fasta telefonin i Forshaga och även en del MEX fick störningar. 5. Förslag till åtgärder: Alla switchar måste konfigureras för att hantera och larma denna typ av loopar utan att överbelasta nätet. En bättre övervaknings- och larmprogramvara ska köpas in för att isolera likande problem och enklare hitta den. Rutin för att koppla över till Kils kommun för inkommande samtal fungerade och skedde snabbt. Kontroll utförd datum: 2012-10-09 Underskrift kontrollansvarig
1(1) IT-avdelningen RAPPORT Christian Söderblom 2012-11-02 Samverkansnämnden INTERN KONTROLL KONTROLLANSVARIGS RAPPORT Kontrollområde (process/rutin/system) Rapportering till (befattning) Fast telefoni Samverkansnämnden Resultat 1. Rutinen fungerar enligt rutinbeskrivning 2. Rutinen fungerar men är i behov av utveckling 3. Dokumenterad rutinbeskrivning saknas 4. Följande avvikelser mot rutinen har konstaterats: Brott/störningar i datakommunikationen i länken till Högboda. Avbrottets/störningens början: 2012-10-08 kl. 06:57. Avbrottets slut: 2012-10-16 kl. 07:36 fortsatt med viss driftstörning efter det. Quadracom har felsökt fiber och bytt utrustningar tillsammans med Skanova. Den fasta telefonin påverkades av avbrottet. 5. Förslag till åtgärder: Avtal på åtgärdstider har överträtts i fallet ovan (punkt 4) och vite kommer att utbetalas till Kils kommun. Leverantören (Quadracom) är beroende av tredje part med långa inställelsetider vilket förlänger åtgärdstiderna vid problem. En egen fiberförbindelse från Kil till Fagerås, Tolita och Högboda vore en långsiktigt trygg lösning. Kontroll utförd datum: 2012-10-16 Underskrift kontrollansvarig
5 Dnr SVN 12/14 FÖRFRÅGAN FRÅN MUNKFORS KOMMUN OM DELTAGANDE I SAMVERKANSNÄMNDEN; FÖRSLAG TILL AVSIKTSFÖRKLARING SAMMANFATTNING Munkfors kommun har meddelat sitt intresse av att delta i samverkansnämnden. Det finns ett förslag till avsiktsförklaring om att utreda en utökning av samarbetet. Ärendet redovisas vid sammanträdet.
6 Dnr SVN 12/17 SAMMANTRÄDESPLANERING SAMVERKANSNÄMNDEN 2013 SAMMANFATTNING IT-avdelningen föreslår följande tider för sammanträden för samverkansnämnden 2013; 14 mars kl. 14.00 i Kil 23 maj kl. 14.00 i Forshaga 3 oktober kl. 14.00 i Kil 7 november kl. 14.00 i Forshaga BESLUTSUNDERLAG IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2012-11-02 FÖRSLAG TILL BESLUT Samverkansnämnden fastställer följande sammanträdestider 2013 14 mars kl. 14.00 i Kil 23 maj kl. 14.00 i Forshaga 3 oktober kl. 14.00 i Kil 7 november kl. 14.00 i Forshaga
KOMMUNLEDNINGSFÖRVALTNINGEN Malin Hagman malin.hagman@kil.se TJÄNSTESKRIVELSE 2012-11-02 Dnr SVN 12/17 Samverkansnämnden Sammanträdestider SAMMANFATTNING IT-avdelningen föreslår följande tider för sammanträden för samverkansnämnden 2013; 14 mars kl. 14.00 i Kil 23 maj kl. 14.00 i Forshaga 3 oktober kl. 14.00 i Kil 7 november kl. 14.00 i Forshaga BESLUTSUNDERLAG IT-avdelningens tjänsteskrivelse 2012-11-02 FÖRSLAG TILL BESLUT Samverkansnämnden fastställer följande sammanträdestider 2013 14 mars kl. 14.00 i Kil 23 maj kl. 14.00 i Forshaga 3 oktober kl. 14.00 i Kil 7 november kl. 14.00 i Forshaga Christian Söderblom c:\documents and settings\mahag05\skrivbord\svn\sammanträdestider.doc IT-chef UTDRAG Kommunstyrelsen i Kil Kommunstyrelsen i Forshaga Kils kommun Postadress Besöksadress Telefon +46 (0)554-191 00 Bankgiro 109-6510 Box 88 Kommunhuset Fax +46 (0)554-129 74 PlusGiro 12 21 10-0 665 23 Kil Östra Torggatan 2D E-post kommun@kil.se Org.nr 212000-1751 Sida 1 av 1
7 Dnr SVN 12/11 REVISORERNAS ÖVERGRIPANDE GRANSKNING 2012 SAMMANFATTNING Vid sammanträdet deltar kommunrevisionen samt KPMG. Huvudinriktningen för årets sammanträffande är nämndernas verksamhetsstyrning och uppföljning. Vid mötet ska nämndens förutsättningar för styrning, ledning, uppföljning och kontroll över sina verksamheter diskuteras. BESLUTSUNDERLAG Revisorernas skrivelse 2012-06-20
2012-06-20 REVISORERNA Till: Kommunstyrelsen, Barn- och utbildningsnämnden, Socialnämnden, Miljö- och byggnadsnämnden, Teknisk nämnd och Samverkansnämnd För kännedom: Valnämnd Revisorernas övergripande granskning år 2012 Kommunrevisionens uppgift är att ge kommunfullmäktige underlag till den årliga ansvarsprövningen, som regleras i kommunallagen och i god revisionssed. Kommunallagen (KL 9 kap) och god revisionssed förutsätter att revisorerna skall granska all verksamhet årligen. För att tillgodose detta krav inriktar revisorerna sin granskning på att följa upp och säkerställa att nämnder och styrelse byggt upp och skapat förutsättningar för en tillräcklig styrning, ledning, uppföljning och kontroll över sina verksamheter och därmed uppfylla den uppgift och nå de mål som givits av fullmäktige. Revisorerna kommer att genomföra den årliga granskningen genom dialog och sammanträffande med ledamöterna i nämnderna och i kommunstyrelsen. Huvudinriktningen för årets sammanträffande kommer att vara nämndernas och styrelsens verksamhetsstyrning och uppföljning Inför årets sammanträffande vill därför revisorerna att respektive nämnd och styrelse, i den utsträckning det finns fastställt, översänder följande material: Nämndens/kommunstyrelsens budget och verksamhetsplan för 2012. Beslutsprotokoll när budget och verksamhetsplan antagits i nämnden/styrelsen skall bifogas. Nämndens/styrelsens fastställda rutiner för ekonomisk- och verksamhetsuppföljning 2012. Nämndens/kommunstyrelsens verksamhetsberättelse för 2011. Kommunstyrelsen bör även bifoga kommunens samlade budget och verksamhetsplan för 2012 med beslutsprotokoll Materialet tillsänds Mikael Lind, KPMG (adress nedan) senast 2012-09-15 Inriktningen är sedan att vid sammanträffandet, med utgångspunkt från det underlag som revisorerna inhämtat och bedömt gemensamt diskutera nämndens/styrelsens förutsättningar för styrning, ledning, uppföljning och kontroll över sina verksamheter
Utöver ovanstående kan revisorerna komma att ta upp enskilda frågeställningar som berör respektive nämnds och styrelsens verksamhet. Förslag till tider för revisorernas besök Utgångspunkten är att revisorerna besöker nämnderna, i möjligaste mån, i samband med nämndernas ordinarie sammanträden. Vissa av nämnderna erbjuds dock andra tider. I samband med ordinarie nämndmöten inleds lämpligen mötena med revisorernas besök. Om nämnderna/styrelsen har öppna sammanträden bör noteras att revisorernas besök är en del av en pågående granskning och kan inte vara öppna för allmänhet eller andra intressenter. Bekräftelse på nedanstående tider sänds till Mikael Lind på angiven adress Nämnd Samverkansnämnden Datum 8 november kl. 14.00(Forshaga) Socialnämnden 28 november kl. 15.00 Teknisk nämnd 6 november kl. 13.00 Miljö- och byggnadsnämnden 6 november kl. 16.00 Barn- och utbildningsnämnden 28 nov kl. 13.00 Kommunstyrelsen 4 december kl. 15.00 Revisorerna önskar att ovanstående tider bekräftas till KPMG av nämnderna snarast möjligt. Beträffande valnämnd kommer inbjudan att skickas separat. Eventuella frågor med anledning av ovanstående kan ställas till: Mikael Lind, KPMG, tfn: 054-14 48 07 alt. mobil tfn: 070-671 44 70, e-post: mikael.lind@kpmg.se Box 7, 651 02 Karlstad Enligt uppdrag Mikael Lind KPMG