ISO 14001 Ledningssystem för miljö en introduktion
Innehåll 3 Vad är ett miljöledningssystem? 3 Kraftfullt verktyg som skapar förtroende 4 Miljöledning skapar affärsnytta 5 Miljöledning skapar ordning och reda 7 Att införa ISO 14001 8 Framgångsfaktorer 9 Fallgropar 10 Grundläggande utbildningar och hjälpmedel Grunderna i miljöledning Skapa ett miljöledningssystem Kunskapstjänsten Perspektiv
Vad är ett ledningssystem för miljö? ISO 14000 är samlingsnamnet för de standarder som bland annat berör miljöledningssystem, växthusgaser, livscykelanalys och miljökommunikation. Flera av dessa standarder stöder på olika sätt införandet av ett miljöledningssystem som kan integreras i den befintliga verksamheten. Ett miljöledningssystem är ett frivilligt verktyg som systematiserar och underlättar miljöarbetet och standarderna ger stöd för en arbetsmodell som skapar ständiga förbättringar. När ledningssystemet väl har införts kan det användas som underlag för en extern certifiering. Kraftfullt verktyg som skapar förtroende Ett miljöledningssystem syftar till att organisera miljöinsatserna i ett företag på ett effektivt sätt. Aktiva insatser för att minska miljöpåverkan kräver kraftfulla verktyg. I början av 1990-talet tog därför näringslivet initiativ till frivilliga standarder på miljöledningsområdet. Resultatet blev ISO 14000-serien. Grundidén är att tillhandahålla ett verktyg som är tillämpbart för alla organisationer i hela världen. Syftet är att verksamhet och miljö ska kunna samspela, skapa ringar på vattnet rörande kunders och leverantörers agerande. I längden leder detta till nytta och affärsfördelar. 3
Miljöledning skapar affärsnytta Ett miljöledningssystem bygger på en affärsmässig modell med målstyrning som grund. Målen sätts av organisationen och baseras på egna prioriteringar och bedömningar. Ett sådant arbetssätt skapar engagemang hos de anställda. Det ger också god och systematisk grund för att svara på krav och önskemål från både myndigheter och kunder. Affärsmässigt tänkande För att kunna lägga grunden till ett affärsmässigt tänkande i miljöfrågor finns det några förutsättningar när det gäller arbetsformerna att ta hänsyn till: Integrering. Insatser för miljön bör så långt det är möjligt integreras i andra delar av företaget. Öppenhet. Det måste vara möjligt för kunder och andra att bedöma vilka insatser som görs och på vilka grunder. Det innebär att företaget bör klargöra sina bedömningsgrunder i form av nytta för företag och miljö, behov av åtgärder samt kostnader och risk. Intressenter. En fungerande kommunikation och dialog med intressenter inom och utanför organisationer är centralt för att kunna skapa förtroende. Tidsperspektiv. Miljöfrågorna har i regel en betydligt längre tidsskala än andra organisationsfrågor. Det kan krävas forskningsinsatser och bra tekniska lösningar för att få fram belägg för miljöpåverkan. En genomtänkt insats är ofta bättre än en quick-fix. Kostnadsbesparingar och miljöanpassade produkter Det finns flera typer av affärsnytta. Ett systematiskt arbetssätt skapar exempelvis bättre och mer kostnadseffektiva arbetsformer. Primärt är det fråga om att minska slöseri och kostnader då nya arbetsformer kan spara energi, minska åtgången av insatsvaror och minska avfallsmängder. En annan typ av affärsnytta handlar om att öka intäkterna via fler nya kunder som efterfrågar en produkt med bättre miljöprestanda än konkurrenternas. Ibland kan ett effektivt miljöledningssystem vara en förutsättning för att få vara med i en upphandling. För att arbetet med ett miljöledningssystem långsiktigt ska få luft under vingarna är det viktigt att identifiera möjliga affärsfördelar. 4
Miljöledning skapar ordning och reda Alla organisationer påverkar miljön genom sin verksamhet eller sina produkter (varor eller tjänster). Varje företagare möter dagligen beskrivningar i media om hoten mot klimatet och andra miljöhot. De flesta organisationer möter också olika miljökrav från kunder, investerare, medarbetare och andra intressenter. Ett självklart moment i samband med införandet av miljöledningssystemet är att ta reda på vilka miljöfrågor och miljökrav som företaget berörs av. Många kravställare Miljölagstiftning och andra statliga styrmedel på miljöområdet påverkar organisationen. Men det är inte dessa krav som i första hand styr förhållningssättet till miljöfrågor. Allt fler driver sina miljöfrågor utifrån marknadens krav. Den gemensamma nämnaren är att det krävs både kunskaper och systematik för att möta kravbilden på ett effektivt sätt. Ägare och investerare Ägare och investerare brukar se på miljöfrågorna som både problem och möjligheter. Problemperspektivet handlar om att miljöfrågorna kan utgöra en risk för organisationen, exempelvis i form av förorenad mark eller stora investeringar i reningsutrustningar. Oprofessionell hantering av miljöfrågor och andra mjuka frågor kan snabbt skada ett varumärke. Möjligheterna handlar om att stärka varumärket. Det tar lång tid att bygga upp ett varumärke och företagets miljöprestanda kan vara en viktig fråga i sammanhanget. Kunder och konsumenter Oavsett om organisationen säljer sina produkter och tjänster till företag, eller direkt till konsumenterna, är det viktigt att identifiera de miljökrav som ställs. Kraven från konsumenterna visar sig oftast i de val de gör. Det är idag få personer som inte tar hänsyn till bränsleförbrukningen eller typen av bränsle i samband med köp av ny bil. Det är också allt fler som gör miljöanpassade val i snabbköpet, på resebyrån eller i liknande situationer. Kraven ökar på företagen att leverera miljöanpassade produkter, men också att genom märkning och annan information ge konsumenten underlag för sitt beslut. Varje organisation får genom ett miljöledningssystem en systematisk metod för att utnyttja affärsfördelar med miljöargument. 5
MiljölEDNING skapar ordning och reda Anställda och leverantörer De anställda är organisationens ambassadörer och många av dem är intresserade av hur miljöarbetet sköts. Att inrikta verksamheten på hållbarhet, dvs. att kunna balansera god ekonomisk utveckling, miljöhänsyn och etiska frågor på ett begåvat sätt, är en fråga som många yngre medarbetare attra-heras av. Arbetet med att skapa ett miljöledningssystem är en utmärkt metod att också stärka sammanhållningen i ett företag. En produkt eller en tjänst skapas ofta i en kedja av leverantörer. En leverantörs insatser på miljöområdet slår därför igenom även hos kunden varför dessa ofta ställer krav på leverantören. Det kan exempelvis gälla att fasa ut farliga ämnen, säkra god arbetsmiljö, använda vuxen arbetskraft eller att införa miljöledningssystem. 6
Att införa ISO 14001 Miljöstrategin tas fram I miljöpolicyn uttrycker organisationen sitt synsätt på vilka miljöfrågor som är särskilt viktiga och vilka långsiktiga åtaganden man gör. Policyn är ett levande dokument och bör efterhand anpassas till nya synsätt och insikter. Genom en inledande miljöutredning går företaget igenom de aktiviteter, produkter och/eller tjänster som samspelar med miljön. Resultatet blir en förteckning över miljöaspekter. I nästa steg väljer företaget ut de viktigaste miljöfrågorna. Krav- och målbilden identifieras Organisationen identifierar krav från myndigheter, alltså legala krav. Utöver dessa gäller det att hålla reda på krav och önskemål från kunder, moderbolag, branschorganisationer och andra intressenter. Inom de områden som organisationen vill förbättra ställer man upp övergripande och detaljerade miljömål. Alltså mål på lång och kort sikt. Genom handlingsplaner redovisar organisationen hur miljömålen kommer att uppfyllas. Arbetsfördelning och -former utarbetas Att klarlägga roller, resurser, ansvar och befogenheter samt att se till att det finns medarbetare med kompetens och medvetenhet är en förutsättning för ett effektivt miljöarbete. Ledningens representant har en särskild roll i miljöledningssystemet. Standarden ställer inga detaljerade krav på hur miljöledningssystemet ska vara utformat, men det finns vissa krav på dokumentation av miljöledningssystemet, dokumentstyrning och redovisande dokument. Dessa måste naturligtvis uppfyllas. Det finns goda möjligheter att utforma systemet så att det passar med organisationens vanliga sätt att styra och följa upp frågor. Resultat, förbättringar och certifiering ISO 14001 innehåller ett antal verktyg för att följa upp hur miljöarbetet fungerar. Att mäta och övervaka olika miljöparametrar, att registrera och hantera avvikelser, samt att genomföra interna miljörevisioner är exempel på sådana verktyg. Ständiga förbättringar är ett nyckelord i ISO 14001. Ett ledningsgruppsmöte är ett utmärkt tillfälle att utvärdera hur miljöarbetet fungerar och ta ställning till vilka områden som behöver förbättras. Genom ett oberoende certifieringsorgan finns möjlighet att få svart på vitt på hur väl företagets miljöledningssystem överensstämmer med kraven i ISO 14001. 7
Framgångsfaktorer De flesta organisationer lyckas bra med sitt miljöledningssystem. Olika undersökningar pekar på ett antal framgångsfaktorer, exempelvis: Ledningens engagemang. Ledningens signaler är viktiga för framgång. Synliga kostnadsminskningar. Besparingar som är större än kostnaderna för att införa systemet är en viktig framgångsfaktor. Ambassadörer bland medarbetare. Sådana personer brukar inte vara svåra att hitta och här gäller det att dra nytta av deras engagemang i miljöfrågor. Effektiva miljörevisioner. Se miljörevisionerna som ett tillfälle att identifiera risker, men också att hitta möjligheter till förbättringar och affärsnytta. Ständiga förbättringar med konkret innehåll. Långsiktig framgång i miljöarbetet uppnås först när man inser att certifikatet bara var körkortet och att det nu gäller att fördjupa sina kunskaper och arbeta med ständiga förbättringar. Hjälp med kunskaper. Externa konsulter, eller andra organisationer som redan infört miljöledningssystem, kan hjälpa till med de inledande stegen och höja kunskapsnivån. Det kan vara en bra investering för att komma igång om organisationen inte själv förfogar över nödvändig kompetens. Men det är viktigt att miljöledningssystemet faktiskt anpassas till organisationens egna arbetsformer och att organisationen själv äger systemet. 8
Fallgropar Det är inte alltid det går som det var tänkt. Försök därför undvika följande fallgropar: Certifikat enbart för syns skull. Om organisationen har infört miljöledningssystemet bara för att någon kund kräver det är risken stor att engagemanget blir för lågt. Det räcker inte att målet är att få ett ISO 14001-certifikat på väggen i receptionen. Onödig byråkrati. Anpassa till verksamheten och undvik onödig byråkrati. ISO 14001 lämnar mycket stort spelrum för hur olika miljöaktiviteter kan genomföras. Oproffsiga revisioner. Både de interna och externa miljörevisionerna är viktiga i miljöarbetet. Det gäller att säkerställa att revisionerna genomförs av kunniga och konstruktiva revisorer. Enbart de lätta åtgärderna. Det kan vara ändamålsenligt att först ta hand om miljöproblem som är lätta att åtgärda. Men det gäller också att ta hand om de svåra frågorna som kan kräva obekväma beslut och investeringar. Annars riskerar organisationen sin trovärdighet. Onödiga kostnader. Det gäller att hela tiden ha miljöledningssystemets syfte och organisationens normala arbetsformer för ögonen och undvika onödiga kostnader. I de flesta fall är insatser för skyddet av miljön inte särskilt kostsamt i förhållande till andra frågor. 9
Grundläggande utbildningar och hjälpmedel Ledningssystemet för miljö ger en dokumenterad struktur för hur verksamheten bedrivs med ett minimum av felkällor på ett repeterbart sätt. För att kunna införa ett miljöledningssystem är det viktigt att ha goda kunskaper om åtagandet i förväg. Oavsett om ni tänker anlita konsulter för genomförandet eller gör det själva behöver ni vara väl insatta i problematik och möjligheter. SIS erbjuder den utbildning ni behöver för att komma igång med miljöledning. Grunderna i miljöledning Kursen ger dig en introduktion till miljöledning och visar på nyttan och vinsterna med att införa ett miljöledningssystem. Vi behandlar hela resan, från kartläggning av organisationens miljöpåverkan till uppföljning av beslutade åtgärder samt vad en certifiering kan tillföra. Läs mer om Grunderna i miljöledning >> Skapa ett miljöledningssystem Kursen ger dig djupare kunskaper i miljöledning, kraven i ISO 14001 och EMAS. Du får insikt och metoder för hur du bygger upp ett fungerande miljöledningssystem enligt ISO 14001 samt hur processen för certifiering går till. Vi går också igenom hur riktlinjer och krav i standarden kan tillämpas. Vi genomför många praktiska övningar för att skapa ett miljöledningssystem som lever upp till verksamhetens behov och standardens krav. Läs mer om Skapa ett miljöledningssystem >> 10
Kunskapstjänsten Perspektiv Perspektiv gör yrkesrelaterad kunskap tillgänglig dels via ett mångsidigt webbverktyg, dels via en tidning. Tjänsten är framtagen för att underlätta din vardag vid kvalitets- och miljöarbete. Här finns allt stöd du behöver för att skapa ett levande ledningssystem och arbeta effektivt och framgångsrikt. Perspektiv är en arena med tydlig vägledning, jämförelser och tolkningar relaterade till aktuella standarder. Inspiration och rådgivning hämtar du bland våra verktyg, checklistor och stora artikeloch nyhetsarkiv. Tack vare återkommande workshops kan du diskutera och hitta lösningar på dina utmaningar samt få ett bredare kontaktnät. Perspektiv är utvecklad av SIS i nära samarbete med branschledande experter 11
SIS, Swedish Standards Institute Tel: +46 8-555 520 00. E-mail: info@sis.se Postadress: 118 80 Stockholm Besöksadress: Sankt Paulsgatan 6 sis.se