Upphandlingsavdelningen Sid 1(10) KRAVSPECIFIKATION för Strategisk Kommunikation SLL 1922 Område 1 Område 2 Område 3 Strategisk kommunikations- och kriskommunikationsplanering Strategisk intern- och förändringskommunikation Strategisk mångkulturell kommunikation
Upphandlingsavdelningen Sid 2(10) INNEHÅLL 1 INLEDNING... 3 1.1 SYFTE OCH MÅL MED UPPHANDLINGEN... 3 2 UPPHANDLINGENS DELOMRÅDEN... 3 3 GENERELLA KRAV FÖR SAMTLIGA OMRÅDEN... 4 4 SPECIFIKA KRAV... 5 4.1 OMRÅDE 1 - STRATEGISK KOMMUNIKATIONS- OCH KRISKOMMUNIKATIONSPLANERING... 5 4.1.1 Tjänstens innehåll - kommunikationsplanering... 5 4.1.2 Tjänstens innehåll - kriskommunikationsplanering... 5 4.1.3 Erfarenhet och kunskap... 6 4.2 OMRÅDE 2 - STRATEGISK INTERN- OCH FÖRÄNDRINGSKOMMUNIKATION... 6 4.2.1 Tjänstens innehåll... 6 4.2.2 Erfarenhet och kunskap... 7 4.3 OMRÅDE 3 - STRATEGISK MÅNGKULTURELL KOMMUNIKATION... 8 4.3.1 Tjänstens innehåll... 8 4.3.2 Erfarenhet och kunskap... 9
Upphandlingsavdelningen Sid 3(10) 1 INLEDNING 1.1 Syfte och mål med upphandlingen Denna upphandling avser strategiska kommunikationstjänster till Stockholms läns landstings förvaltningar, bolag och stiftelser, SLL. Syftet är att säkerställa SLL:s varierande och komplexa behov av strategiska kommunikationstjänster för de närmaste tre (3) åren, med möjlighet till förlängning med ett år. Målet med upphandlingen är att få ett väl fungerande samarbete med de leverantörer inom varje område som behövs för att svara mot våra krav, och som täcker SLL:s samlade och varierande behov. Stockholms läns landsting leds av det folkvalda landstingsfullmäktige och finansieras till största delen via landstingsskatten. Landstinget ansvarar också för kollektivtrafiken, regionplaneringen och andra viktiga uppgifter i länet. SLL kommer att sluta ramavtal med tre (3) leverantörer inom respektive område, under förutsättning att så många lämpliga anbud lämnas. Leverantörerna kommer att rangordnas inom respektive område. 2 UPPHANDLINGENS DELOMRÅDEN SLL och dess verksamheter bedriver en omfattande kommunikationsverksamhet. Det kan gälla komplexa verksamheter eller stora projekt som behöver en genomtänkt kommunikationsstrategi och kommunikationsplanering på strategisk nivå. Anbudsgivaren behöver från början vara medveten om att det handlar om att serva en organisation med 45 000 anställda och en komplex verksamhet som innefattar både landstingsövergripande frågor så som frågeställningar i enskilda förvaltningar och bolag. Då landstinget är en politiskt styrd organisation behöver också förståelse, och gärna erfarenhet, för den politiska processen finnas i anbudsgivarens organisation. Ur SLL:s verksamhetsidé: Med den enskilda individen i fokus och valfrihet, mångfald och trygghet som ledord ska Stockholms läns landsting ge god service på ett effektivt sätt till invånarna i Stockholms län. SLL:s övergripande strategiska kommunikation ska vara effektiv och utgå från våra långsiktiga mål som är förbättrad tillgänglighet och kvalitet inom hälso- och sjukvården, förbättrad tillförlitlighet i kollektivtrafiken och en ekonomi i balans. Den ska också utgå från övergripande mål som nöjda medborgare, hållbar miljö, ökad valfrihet och mångfald inom sjukvården och likvärdig behandling av alla invånare. SLL:s huvudstrategier är målstyrning, utveckling, samordning och dialog. Dessutom ska SLL:s kännetecken öppenhet, kompetens och pålitlighet prägla kommunikationen. Under de närmaste åren ska SLL arbeta med ett antal stora utmaningar, framför allt vad gäller utveckling av framtidens sjukvård och kollektivtrafik. SLL behöver därför tillgång till kommunikationsstöd, till exempel för utmaningar som arbetet med omstrukturering av hälso- och sjukvården, ändrade arbetssätt, digitala arbetssätt, patientsäkerhet samt forskning.
Upphandlingsavdelningen Sid 4(10) Upphandlingen omfattar strategiska tjänster inom tre områden. Område 1 - Strategisk kommunikations- och kriskommunikationsplanering Område 2 - Strategisk intern- och förändringskommunikation Område 3 - Strategisk mångkulturell kommunikation Upphandlingen ska täcka Stockholms läns landstings behov av tjänster för: Analys, strategisk rådgivning, formulering och implementering av kommunikationsstrategier Stöd vid processledning Formulering av kommunikationsmål och strategier Strategiskt stöd i kommunikationsfrågor med olika intressenter Stöd vid utformning av beslutsunderlag för ledningsgrupper och styrelser 3 GENERELLA KRAV FÖR SAMTLIGA OMRÅDEN Leverantören skall: Samarbeta med SLL: s övriga upphandlade konsulter vid behov Hålla uppgjorda tidplaner Behärska det svenska språket i tal och skrift i mycket hög grad Bekräfta att skall-kraven uppfylls Leverantören skall: Ha erfarenhet av att arbeta med stora, komplexa organisationer med flera beslutsnivåer från högsta ledningsnivå och nedåt i organisationen i flera led. Ha erfarenhet av att arbeta direkt med ledningsgrupper motsvarande VD-nivå. Bekräfta att skall-kravet uppfylls, beskriv hur nedan eller bifoga. Samtliga Friends Agendas seniorkonsulter har erfarenhet av rådgivning på lednings- och vd-nivå i både stora och små organisationer, samt erfarenhet av att jobba i på flera nivåer i komplexa organisationer. Friends Agenda har omfattande erfarenhet av att arbeta med komplexa organisationer med flera beslutsnivåer, exempel på sådana organisationer som Friends Agenda arbetar med idag är Ericsson, Munters, Proffice, Uppsala Kommun Vård och Bildning. Mattias Andersson har arbetat på vd- och ledningsnivå med bolag som Munters, Proffice, Grontmij och xxx. Ann-Sofie Krol har arbetat på vd- och ledningsnivå med bolag som ABB, SKF och Volvo. Robert Svensson har arbetat på ledningsnivå med företag som Munters, Tieto Enator, Addici och Uppsala Vårdoch Bildning. Edna Eriksson har arbetat med chefsutbildning på ledningsnivå på företag som Sveriges Television, Ericsson, Tullverket mfl. Se även bilaga 2 och Bilaga nr: 2, 7 & 7.1
Upphandlingsavdelningen Sid 5(10) 7. 4 SPECIFIKA KRAV 4.1 Område 1 - Strategisk kommunikations- och kriskommunikationsplanering Tjänsten strategisk kommunikationsplanering består i att, utifrån befintliga rapporter, verksamhetsplaner, frågeställningar, problembeskrivningar eller dylikt ta fram analyser, kommunikationsmål och strategier och budskap samt vara strategiskt kommunikationsstöd, främst till kommunikationsansvariga beställare men i vissa fall även till ledningsgrupper, styrgrupper, projektkontor. Uppdraget är av strategisk art, för andra kommunikativa uppdrag finns andra typer av kommunikationskonsulter. 4.1.1 Tjänstens innehåll - kommunikationsplanering Ha en arbetsprocess för kommunikationsplaneringen från initial informationsinsamling och analys till formulering av kommunikationsstrategi, övergripande effekt- och kommunikationsmål samt budskapsplattformar Utifrån analysen bidra till att identifiera prioriterade målgrupper och beskriva hur kommunikationen ska anpassas till dessa målgrupper Leverera planer och stödja uppdragsgivaren i att driva och äga kommunikationsprocessen och föra den framåt snabbt och (kostnads-) effektivt Ge råd för att planera utvärderings- och uppföljningsinsatser Formulera skriftliga kommunikationsplaner, kommunikationsstrategier, visionskommunikation och presentera dessa i olika format 4.1.2 Tjänstens innehåll - kriskommunikationsplanering Tillhandahålla strategisk kommunikationsrådgivning och -planering inom hela spannet före, under och efter en kris Följa SLL:s antagna kriskommunikationsplan, se bilaga 2.3 Leverantören skall bifoga: En beskrivning av anbudsgivarens arbetsprocess för kommunikationsplanering - före, under och efter en kris, - med analys av risker/hot utifrån verksamhetens art, - formulering av kommunikationsstrategier och riktlinjer samt, - verktyg/checklistor för kommunikation och mediehantering i samband med kris. I den beskrivna arbetsprocessen ska det även framgå hur leverantören genomför scenarioövningar samt utvärderar kriskommunikationen.
Upphandlingsavdelningen Sid 6(10) Beskriv arbetsprocessen för kommunikationsplanering nedan eller bifoga. Bilaga nr: 6 & 11 4.1.3 Erfarenhet och kunskap Leverantören skall samtidigt tillhandahålla minst följande kompetenser (se definition av kompetensnivåer bilaga 1.2): Tre kommunikationsstrateger, nivå 5 Fyra kommunikationsstrateger, nivå 4 Fyra projektledare, nivå 3 Strateger på nivå 5 och 4 ska ha erfarenhet av att genomföra strategiska kommunikationsrådgivningsuppdrag vid olika sorters kriser i stora, komplexa organisationer. Bekräfta att skall-kraven uppfylls*. Beskriv, nedan eller bifoga Bilaga nr: 7 & 7.1 *Exempelvis genom CV eller genom att ange hur många anställda med respektive kompetens anbudsgivaren har. Det kan även göras genom att ange vilka samarbetspartners anbudsgivaren har och vilken tillgång till respektive kompetenser dessa har. Anbudsgivaren ska förfoga över dessa kompetenser i tillräcklig omfattning för att kunna tillhandahålla efterfrågade kompetenser. 4.2 Område 2 - Strategisk intern- och förändringskommunikation SLL:s verksamheter behöver stöd i strategisk intern- och förändringskommunikation, både i vardagen och vid förändringsprocesser, som till exempel organisationsförändringar eller fusioner. Leverantören ska stödja kommunikationsansvarig (motsvarande) och vara strategisk rådgivare till en ledningsgrupp (motsvarande). Den blivande leverantören ska, tillsammans med beställaren, kunna analysera och planera internkommunikation och/eller med inriktning på behov av förändringsstöd med särskild inriktning på kommunikation. Analysen ska också leda till framtagande av kommunikationsmål och -strategier och handlingsplaner på både kort och lång sikt. 4.2.1 Tjänstens innehåll Ha arbetsmetodik för kommunikationsplanering vid förändringsprocesser från initial informationssamling till strategier Analysera interna kommunikationsbehov samt övriga kommunikationsbehov vid förändringar Formulera mätbara kommunikationsmål och -strategier, kopplade till analysen
Upphandlingsavdelningen Sid 7(10) Utforma internkommunikationsplaner, såväl separata som kopplade till övergripande kommunikationsplaner samt kommunikationsplaner vid förändringsprocesser Stödja uppdragsgivaren i att driva och äga kommunikationen i förändringsprocessen och föra den framåt snabbt och kostnadseffektivt Tillhandahålla kommunikationsutbildning för chefer och ledningsgrupper 4.2.2 Erfarenhet och kunskap Leverantören skall ha: Erfarenhet av chefs- och ledarskapsutveckling, med fokus på det kommunikativa ledarskapet Erfarenhet av att utforma och genomföra kommunikationsutbildning för chefer och ledningsgrupper Dokumenterad erfarenhet av processtyrning av komplexa kommunikationsuppdrag Pedagogiska verktyg och modeller för att utveckla internkommunikation och ledare i organisationen Bekräfta att skall-kraven uppfylls, beskriv hur nedan eller bifoga. Bilaga nr: 7, 7.1 och 8 Leverantören skall ha: Erfarenhet av strategisk, rådgivande förändrings- och internkommunikation på lednings- och styrelsenivå Erfarenhet av strategisk kommunikationsrådgivning i förändringsprocesser, t ex vid större organisationsförändringar eller fusioner som involverar ett stort antal (flera tusen) medarbetare och många olika intressenter Bekräfta att skall-kraven uppfylls. Leverantören skall samtidigt tillhandahålla minst följande kompetenser (se definition av kompetensnivåer bilaga 1.2): Två kommunikationsstrateger, nivå 5 Fyra kommunikationsstrateger, nivå 4 Fyra projektledare, nivå 3 Bekräfta att skall-kraven uppfylls*. Beskriv, nedan eller bifoga Bilaga nr: 7 & 7.1 *Exempelvis genom CV eller genom att ange hur många anställda med respektive kompetens anbudsgivaren har. Det kan även göras genom att ange vilka samarbetspartners anbudsgivaren har och vilken tillgång till respektive kompetenser
Upphandlingsavdelningen Sid 8(10) dessa har. Anbudsgivaren ska förfoga över dessa kompetenser i tillräcklig omfattning för att kunna tillhandahålla efterfrågade kompetenser. 4.3 Område 3 - Strategisk mångkulturell kommunikation Inom SLL pågår ständigt strategiskt utvecklingsarbete av kommunikationen och att den tar hänsyn till olika målgruppers behov samt förutsättningar att ta till sig information och föra dialog. I Stockholms län är befolkningen mångkulturell, och en utmaning för SLL är att nå samtliga målgrupper inom befolkningen som har utländsk bakgrund. SLL kommer att ha behov av att genomföra kommunikationsinsatser för olika mångkulturella målgrupper och inom olika områden i Stockholms län. För det fortsatta arbetet med att möta behovet bland befolkningen med utländsk bakgrund behöver SLL strategiskt konsultstöd inom mångkulturell kommunikation, på olika nivåer och i olika sammanhang. Det handlar om att ge kommunikationsstrategiskt stöd vid både större och mindre kommunikationsinsatser. Det mångkulturella perspektivet ska införlivas vid målgruppsanalyser och kommunikationslösningar tillsammans med andra relevanta variabler. I kommunikationsinsatser ska SLL exempelvis ta hänsyn till olika målgruppers kunskaper, beteende vid informationsinhämtning, förmåga att ta till sig information på svenska, och rättigheter till minoritetsspråk. Vidare behöver SLL kommunikationsstrategiskt stöd vid val av kommunikationskanaler, vid anpassning av budskap efter mottagarnas förutsättningar och vid att nå målgrupper som inte kan ta till sig skriftlig och/eller muntlig information på svenska. Leverantör ska tillhandahålla kvalificerat konsultstöd inom mångkulturell kommunikation till hela SLL. 4.3.1 Tjänstens innehåll Tillhandahålla kommunikationsstrategisk rådgivning för kommunikation med mångkulturella målgrupper, både övergripande och inom projekt Ansvara för genomförande av kommunikationsinsatser i projekt Genomföra/bistå i intern implementering och förankring av till exempel strategier och planer med inriktning på mångkulturell kommunikation Arbeta fram strategier/planer för kommunikation med mångkulturella målgrupper Genomföra målgruppsanalyser och segmentering av målgrupper Föreslå kanaler/medier för att nå mångkulturella grupper Formulera budskap och föreslå kommunikation på andra språk eller på lättläst svenska när behov eller krav finns Erbjuda kompetensutveckling inom mångkulturell kommunikation, till exempel utbildning/seminarier, för personalgrupper inom SLL:s olika verksamheter
Upphandlingsavdelningen Sid 9(10) Tillhandahålla för uppdraget skräddarsytt stöd vid mångkulturella kommunikationsinsatser som innefattar personliga möten inom olika områden i Stockholms län 4.3.2 Erfarenhet och kunskap Leverantören skall: Ha stor kunskap om etnisk/språklig sammansättning i Stockholms län och rutin för hur denna information hålls uppdaterad och aktuell Ha erfarenhet av att utforma och genomföra aktiviteter för kompetensutveckling inom mångkulturell kommunikation Ha genomfört uppdrag inom mångkulturell kommunikation där samverkan med andra ingått, till exempel med en/flera kommuner eller med en/flera föreningar/intresseorganisationer Bekräfta att skall-kraven uppfylls, beskriv hur på max två (2) A4-sidor och bifoga. Friends Agendas konsulter har lång erfarenhet av att arbeta med uppdrag där kraven på samla in och tolka kunskap om etnisk/språklig sammansättning i olika regioner inklusive Stockholms Län. Till exempel har vår konsult Usha Ananthakrishnan varit vd för Stockholms Tolkjour som hanterade över 130 språk. Vår konsult Edna Eriksson har gedigen erfarenhet av arbete kring mångkultur och likabehandling och i att kompetensutveckla chefer, ledare och företrädare för organisationer i offentlig tjänst i detta, läs mer i bilaga 7 Kompetens och erfarenhet. Friends Agenda arbetar löpande med att uppdatera vår kunskap och förståelse av hur den etniskt/språkliga sammansättningen ser ut i Stockholms län, dels genom öppna källor och dels genom de löpande respektive återkommande uppdrag våra konsulter har i regionen, till exempel uppdrag för Sveriges Radio kring omorganisationen av den lokala radiokanalen Metropol. Bilaga nr: 9 Friends Agendas Edna Eriksson har genomfört flera uppdrag i mångkulturell kommunikation där flera intressenter samverkat. Exempel på det är det pågående ESF-projektet i Umeå där Försäkringskassan, Arbetsföremedlingen, psykiatrin, ungdomstorget och kommunen samverkar i relation till att förbättra och höja kvalitén gentemot multivariabla målgrupper. I övrigt kan tilläggas att Edna har under 20 års tid drivit nätverk och konferenser för skapa kunskapsutbyte kring mänskliga rättigheter, likabehandling, mångfald, jämställdhet, urbanisering och globalisering samt integration. Genom Edna har vi ett aktivt nätverk av forskare, utredare,
Upphandlingsavdelningen Sid 10(10) journalister, författare, statistiker, analytiker, utvärderare, personalvetare, jurister och kommunikationsstrateger både i Sverige och internationellt som är eftertraktad för sin tvärsektoriella och ständigt aktuella kunskap i ämnet. Vi har tillgång till ett artikelarkiv på 3500 unika artiklar och rapporter i ämnet som ständigt uppdateras, samt nära tillgång till samverkan med Mångkulturellt centrum och andra organisationer som bevakar aktuell forskning i ämnet. Edna har verkat i dessa frågor i över 60 kommuner och landsting i Sverige under de senaste 6 åren. Edna har som handläggare på Ungdomsstyrelsen, där hon haft till uppgift att samverka och skapa nätverk i frågor som rör integration, demokrati och kulturskapande mellan myndigheter, kommuner, landsting och intresseorganisationer. Under 2 år producerade Edna fortbildning för alla public servicebolagen kring nya kommunikationsstrategier för att analysera, utvärdera och verka för multivariabla målgrupper. Edna har erhållit Dag Hammarskjöldsstiftelsen FNstipendium med studier i Uppsala och FN i New York för att utveckla sina kunskaper kring mänskliga rättigheter, integration och globalisering. Tillsammans med Hembygdsrörelsen, studieförbunden och kulturinstitutioner över landet för att utveckla relationen till multivariabla målgrupper som besökare och aktörer kring kulturarvet. Leverantören skall samtidigt tillhandahålla minst följande kompetenser (se definition av kompetensnivåer bilaga 1.2): Två kommunikationsstrateger, nivå 5 Två kommunikationsstrateger, nivå 4, Två projektledare, nivå 3 Bekräfta att skall-kraven uppfylls*. Beskriv, nedan eller bifoga Bilaga nr: 7 & 7.1 *Exempelvis genom CV eller genom att ange hur många anställda med respektive kompetens anbudsgivaren har. Det kan även göras genom att ange vilka samarbetspartners anbudsgivaren har och vilken tillgång till respektive kompetenser dessa har. Anbudsgivaren ska förfoga över dessa kompetenser i tillräcklig omfattning för att kunna tillhandahålla efterfrågade kompetenser.