Dokumentnamn Dokumenttyp Fastställd/upprättad Beslutsinstans Anvisning 2016-06- Kommunchef Dokumentansvarig/processägare Version Senast reviderad Giltig till Kommunstyrelsen/fastighetoch servicenämnden Dokumentinformation 1 Tills vidare Gäller för större investeringar i Piteå Kommun Dokumentet gäller för Samtliga förvaltningar
Sid 1 Bakgrund och syfte Denna anvisning är framtagen för att tydliggöra och kvalitetssäkra handläggningen av större investeringar i Piteå kommun. Definition beskriver vad som skall ingå i investeringens olika faser och hur beslutspunkter skall hanteras och förankras med beslutande organ (Berörd nämnd/kommunledning/beredning Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott/ Kommunstyrelsens arbets- och personalutskott/kommunstyrelsen). Syfte Det övergripande syftet med anvisningarna rörande investeringsprocessen är att skapa tydliga beslutspunkter i investeringsprojektets olika faser för att säkerställa en ökad kvalitet i projektgenomförandet. Grundläggande villkor för investeringsprocessen Anvisningarna gäller för större investeringar. Kan användas i alla typer av byggprojekt. s olika faser: 1. Initiering Uppdrags beskrivning från verksamhet/lokalresursplanering/strukturplan. 2. Förstudie Beskriva verksamhetens och de tekniska behoven grovt, fakta insamling, verksamhetens behov, bedömning av fastighetens skick, grova skisser, kalkyler. 3. Program Framtagning av besluts- och projekteringsunderlag, förfinade skisser, kalkyler, beskrivningar. 4. Projektering Framtagning av upphandlingsunderlag: detaljerad beskrivning över vad som skall byggas. 5. Upphandling Anbudsförfarande. 6. Entreprenad Genomförande av byggnationen. 7. Avslut Inflyttning av verksamhet, relationshandlingar. 8. Uppföljning Utvärdering av resultatet och hur processen fungerat. Sker genom intervjuer med berörda.
Sid 2 Roller och ansvar i investeringsprocessen: Projektägare (Förvaltningschef eller annan utsedd från Fastighets- och serviceförvaltningen/socialförvaltningen/kultur, park och fritidsförvaltningen/barnoch utbildningsförvaltningen): Ansvarar för att projektets ramar och intentioner följs under hela projekttiden. Representant samhällsbyggnad: Bevaka allmänna mark och gatufrågor Förvaltare (Fastighets- och serviceförvaltningen): Leder projektet under utvecklingsfasen Projektledare (Fastighets- och serviceförvaltningen/konsult): Leder projektet under genomförandefasen Byggledare (Fastighets- och serviceförvaltningen/konsult): Leder projektet under entreprenadfasen Projektgrupp: Följer upp och beslutar om större projektförändringar. Består av projektägare, eventuellt representant samhällsbyggnad, förvaltare, projektledare och eventuellt byggledare. Rutin för investeringsprocessen Se bilaga 1
Utvecklingsfas Genomförandefas Uppföljningsfas B0 B1 B2 B3 B4 B5 B6 Behov och initiering Förstudie Program Projektering Upphandling Entreprenad Avslut Uppföljning Investeringsprocess Projektgrupp: Följer upp och beslutar om större projektförändringar Projektägare (Förvaltningschef eller annan utsedd från FSF, SOC, KOF alt. BUN): Ansvarar för att projektets ramar och intentioner följs under hela projekttiden. Repr. samhällsbyggnad: Projektgrupp Förvaltare (FSF): Leder projektet under utvecklingsfasen Projektledare (FSF/Konsult): Leder projektet under genomförandefasen Byggledare (FSF/Konsult): Leder projektet under entreprenadfasen
Initiering Beställning / uppdrag: Uppdrags beskrivning från VHT, från lokalresursplanering strukturplan Förstudie Program Projektering Fakta insamling: Vht behov, bedömning av fastighetens skick, grova skisser kalkyler. Besluts- och projekteringsunderlag: Förfinade skisser, kalkyler, beskrivningar Upphandlingsunderlag: Detaljerad beskrivning över vad som skall byggas B0 B1 B2 B3 Godkänt beslutsunderlag, beslut om projektstart Godkänd förstudie beslut om att gå vidare Godkänd programhandling och beslut om att gå vidare. Beslut om att påbörja upphandling Upphandling Upphandling: Anbudsförfarande Entreprenad Här genomförs själva byggnationen B4 Beslut om att anta entreprenörer Avslut Slutbesiktning, relationshandlingar, inflyttning mm B5 Godkänd besiktning av entreprenaden Uppföljning Uppföljning: Blev resultatet som förväntat och hur fugerade processen, intervjuer med berörda. B6 All dokumentation klar och vht har flyttat in. Projektet slutredovisas Projektet utvärderat och erfarenhets återföring klar
Strukturplan Beställning Initiering Godkänt beslutsunderlag Kan komma från exempelvis beslut i VEP, strukturplan eller beställning från förvaltning. Beställningsskrivelse från projektägaren, avgränsningar och förutsättningar ska framgå. En första grov tidplan upprättas tillsammans med förvaltaren. Projektorganisation tillsätts för utvecklingsfasen.
Strukturplan Beställning Ska beskriva verksamhetens och de tekniska behoven grovt Grov tidplan Förstudie Fakta Analys alternativ Resultat B1 Statusbedömning Förstudie Verksamhets behov Planfrågor Kostnadskalkyl (K1) B1 Godkännande: Projektägaren
Förstudie Program Nuläge Behov Utformning Konsekvenser B2 Statusbedömning Mötes protokoll Mötes protokoll Mötes protokoll Verksamhets beskrivning Analyser och nyckeltal Skisser Investering Programhandling Systemhandling Investeringsbilaga VEP Kostnadskalkyl (K2) B2 Godkännande: Projektägaren Förankring: Berörd nämnd / Kommunledning / Beredning KSAPU
Program handling Projanvisningar Projektering Upphandling konsulter Systemlösning Detaljprojektering B3 Förfrågan Rumsfunktions program Mötesprotokoll Anbud Utvärdering Mötesprotokoll FFU detaljprojektering Kontrakt Entreprenadkostnadskalkyl konsult Avrop ramavtal Kostnadskalkyl (K3) B3 Godkännande: Projektägaren Vid avvikelse förankring: Berörd nämnd / Kommunledning / Beredning KSAPU (Ansvar Projektägaren)
FFU Förfrågnings underlag Upphandling Förfrågan ut Anbud in Anbuds utvärdering Beslutsunderlag B4 FFU Inkomna anbud Utvärdering Tjänste skrivelse Annons Diarium Presentation Anbuds förtydligande PM Tilldelnings besked Kostnadskalkyl (K4) B4 Beslut om att upphandla entreprenörer: KSAPU (Ansvar: Förvaltningschef FSF) Vid avvikelse förankring: Berörd nämnd / Kommunledning / Beredning KSAPU (Ansvar Förvaltningschef FSF)
Anbuds förtydligande PM FFU Förfrågningsunderlag Entreprenad Uppstart Genomförande Besiktning B5 Kontraktsskrivning Startmöte Projekterings protokoll Funktionsprovning Bygghandlingar Handlingar enligt AF del Byggmötes protokoll Projekt förändringar PM Äta rapporter Slutbesiktning Relationshandling Underlag Samrådsmötes protokoll Projektuppföljning (ekonomi, tid, kvalitet) Efterbesiktning Slutbevis B5 Godkänd besiktning av entreprenaden och alla anmärkningar åtgärdade: Projektledare.
Slutbevis Avslut Inflyttning Dokumentation Slutredovisning Överlämnande B6 Relationshandling Tjänsteskrivelse slutredovisning Ifylld checklista Drift- och underhållsinstruktion er Ekonomisk redovisning (K5) B6 Godkännande: Projektledaren Slutredovisning: Fullmäktige
Uppföljning Projektet utvärderat och erfarenhets återföring klar Protokoll från uppföljningsmöte Erfarenheter