IHW SAMHÄLLSLOTS Inger Högström-Westerling AB Steg för steg mot ett Gymnastikens Hus Svenska Gymnastikförbundet har uppdragit till Inger Högström- Westerling AB att göra ett förslag på en checklista över hur arbetet med att skapa en specialhall för gymnastik kan gå till. Förslaget bygger på erfarenheter från det projektarbete som nu sker i Örebro, där fyra gymnastikföreningar gemensamt arbetar för att försöka få till stånd ett Gymnastikens Hus. Checklistan innehåller en beskrivning av hur idén kom upp, hur projektgruppen sattes samman, hur en vision arbetades fram, vilka strategiska kontakter som tagits med politiker, tjänstemän och byggherrar. Dessutom kommer en beskrivning att göras av vårt arbete med information och kommunikation internt mot medlemmar och externt mot media och andra aktörer. En grundläggande tankegång är, att ju fler positiva pratare man får för sin sak, desto större chans är det att nå ett lyckat resultat. Bakgrund Fyra gymnastikföreningar i Örebro har kommit fram till att starta ett gemensamt projekt för att få till stånd ett Gymnastikens Hus. Bakgrunden är lokalbrist och långa köer till träning. Inte minst gäller detta barn och ungdomar. Av de salar som används idag har många gamla och slitna redskap, som inte fyller dagens krav för modern träning. Samtidigt ser föreningarna nya utvecklingsmöjligheter med nya målgrupper, nya verksamheter och insatser för att medverka i ett integrations- och demokratiarbete i Örebro. Idag lägger lokalbristen hinder för detta. Bilda en projektgrupp Så här startade vårt arbete i Örebro. En projektgrupp bildades med representanter för samtliga föreningar som ingår i projektet. En ordförande tillsattes som representerar Gymnastikförbundet Mellansvenska. Gruppen tillsatte en projektledare och projektarbetet startades. Ø Se till att alla ingående föreningar är representerade i projektgruppen. Det underlättar kommunikationen bakåt mot föreningsstyrelserna och medlemmarna. Ø Se till att gruppmedlemmarna har mandat att fatta beslut för sin förening. Ø Försök att få med personer från föreningarna med olika kompetenser och olika kontaktnät. Det underlättar projektarbetet. Ø Välj gärna en person utifrån att vara projektledare. Det förhindrar lojalitetskonflikter och skapar förhoppningsvis en ny syn att tackla problem och se nya möjligheter. Ø Gymnastikkunskapen i projektgruppen finns redan genom representationen från föreningarna. Välj därför gärna en person med andra kompetenser, t ex en person som har goda kontakter med byggherrar, politiker och har kunskap och erfarenhet av hur en kommun fungerar och arbetar. Ta fram en projektplan En projektplan kan se ut på många sätt. För att snabbt komma igång med det inledande arbetet bestämdes att vi skulle göra en förenklad projektplan, ta fram en visionsbild av projektet som vi kunde enas om, etablera en projektorganisation, ta fram en kravspecifikation, enas om vilken strategi vi skulle välja, nyetablering eller söka redan befintliga lokaler och vilka kontakter som skulle tas. 1
Skapa en vision En av de första uppgifterna som vår projektgrupp i Örebro tog itu med var att försöka åstadkomma en gemensam bild av vad vi faktiskt menade med begreppet Gymnastikens Hus. Varför vill vi skapa ett Gymnastikens Hus och vem ska det vara till för? Tävlingsgymnastik på elitnivå eller breddgymnastik eller båda. Vi ställde oss också ett antal frågor. Hur ser visionen ut? Ska vi samverka med andra, som kan ge positiva synergieffekter? Var ska huset helst ligga? Vilka krav ställs på kommunikationer och annan samhällsservice? Vilka tekniska krav ställs i form av ytor, bygghöjder mm. Ett 10- tal frågor ställdes till var och en i projektgruppen och svaren vägdes sedan samman till ett gemensamt underlag för visionen (se frågorna i bilaga). Ø En gemensam målbild är nödvändig för alla parter. Man måste tala samma språk redan från början. Ø Ge därför var och en i gruppen möjlighet att tänka efter hur dennes bild av hur anläggningen ser ut och vilka verksamheter som ska bedrivas där. Ø Ge möjligheter till en diskussion i föreningarna, så att deras tankar och idéer tas till vara och för att undvika konflikter som annars lätt kan uppstå. Ø För projektledaren är den gemensamma visionen nödvändig vid diskussioner med politiker, byggherrar etc. Det ger större tyngd och trovärdighet om det finns ett gemensamt dokument att visa fram. Välj strategi Gruppen konstaterade redan tidigt att projektet står inför ett antal viktiga strategival. Det första gäller valet mellan att söka efter en redan befintlig lokal eller satsa på en nyinvestering. Ett annat val handlar om att verka för en offentlig investering eller söka en privat investeringslösning. Gruppen beslutade tidigt att inte låsa projektet, varken i frågan om nyinvestering eller en redan befintlig befintligt lokal, eller offentligt eller privat investeringslösning. Projektet fick därmed ett brett anslag. Samtidigt konstaterades att oavsett vilken lösning man väljer, så krävs stora insatser från kommunens sida i planarbete, bygglov och när det gäller ekonomiskt stöd för att föreningarna ska klara av de kommande driftkostnaderna. Ø Valet av strategi beror självfallet på i vilken kommun etableringen ska ske. På vissa platser är en nyinvestering det enda tänkbara, därför att lediga lokaler saknas. På andra platser kan tillgången på tomma lokaler vara stor. Ø Ett brett anslag skapar fler valmöjligheter, men kräver också en större arbetsinsats. Ø Håll dörren öppen för olika lösningar så länge som möjligt. Ø En bred lösning innebär ett annat val av kontakter än om endast en lösning har valts. Håll föreningarna informerade Föreningarnas medlemmar och personal har rätt till en löpande information om vad som händer i projektet. De ska också kunna komma med synpunkter och förslag och då de kanske är de viktigaste budbärarna och kommunikatörerna utåt. Informationen ska ges av projektledamöterna, på styrelsemöten, medlemsmöten, personalmöten och vid andra lämpliga tillfällen. Varför är då informationen till ledarna och gymnasterna så viktig? Därför att vår erfarenhet är att media gärna vill ha synpunkter från någon ledare eller gymnast när man vill göra sina reportage. En oinformerad ledare eller gymnast kan sända fel signaler, vilket kan vara till men för den fortsatta diskussionen. 2
Ø Informera löpande inåt i organisationen i synnerhet vid viktiga händelser. Ø Skicka gärna kortfattad och löpande information via mail om vad som händer. Ø Håll gemensamma informationsmöten riktade till samtliga föreningsmedlemmar. Lista externa kontakter En lista gjordes upp över vilka strategiska kontakter som skulle tas och när de skulle tas. Personerna grupperades in i olika kategorier: politiker, tjänstemän, Vd:ar i kommunala bolag, Vd:ar i privata fastighetsbolag, byggentreprenörer, ledare i samverkansorganisationer och slutligen personer som har ett brett kontaktnät inom stadsbyggnadsområdet, konsulter, finansiellt starka personer som kan tänkas gå in i projektet samt tidigare tjänstemän inom branschen. Ur dessa grupper valdes ett 25-30 tal personer ut för information eller intervjuer. Det handlar i hög grad om att nå och informera viktiga pratare om projektet. Vår uppfattning är att i möjligaste mån direkt söka kontakt med personer så högt upp i organisationen som möjligt. Det blir sedan dennes uppgift att delegera frågan vidare. Ø Det är bra om någon i projektgruppen har goda kontakter in i politiken och fastighetsbranschen Ø Välj ut att antal större fastighetsbolag och byggherrar och gå direkt på den som sitter i.ansvarig ledning, helst Vd:n. Ø Välj ut kommunala politiker på kommunstyrelsenivå, kommunalråd och/eller partiföreträdare. Ø Det är viktigt att samtliga partier kontaktas och får information. Frågan får inte redan i inledningen bli ett skyttegravskrig mellan olika politiska grupperingar. Vissa partier ska inte behöva höra om projektet i media, innan de själva fått information. Ø Gå igenom företag/personer som ni vill eller kan tänka er att samverka med när huset väl står på plats. Är det dans, simning, butiker etc? Informera om vad projektet går ut på och ta reda på eventuellt intresse från deras sida. Ø Det är bra om ett par representanter från projektgruppen är med på dessa träffar. Tid för externa kontakter För de personer som ska kontaktas är tid dyrbar. Därför är det viktigt att informationstillfället planeras väl och att man är påläst och kan svara på frågor. Det ska finnas ett dokument (behöver inte vara fullständigt), som kan lämnas över till den person man träffar. Det ska vara ett dokument som beskriver bakgrunden till projektet, vilka som står bakom projektet, vad man vill åstadkomma, vilka huvudlösningar som finns, tider och en preliminär bedömning av ytor, volymer och gärna vissa specifikationer av kostnader. Planera för att informationen ska ta max en timma. Budgetprocessen kan se lite olika ut i kommun för kommun. Den kommunala budgeten ska beslutas av kommunfullmäktige senast under november månad året före verksamhetsåret. Dessförinnan har kommunen en lång beredningsprocess av ekonomin och vilka satsningar som ska göras. När det gäller tidpunkt för information till politiker och berörda tjänstemän, så bör denna ges i så god tid att den investering man eftersträvar hinner komma med i den kommunala prioriteringen. Ø Ta reda på när budgetarbetet i kommunen börjar och anpassa tiden för information därefter. Ø Planera mötet noga. Ø Ha ett skrivet dokument att lämna över. Ø Se till att informationen till politikerna ges innan debatten börjar föras i media. Ø Försök att träffa alla politiker innan en formell skrivelse lämnas till kommunen. Skälet till det är, att när väl skrivelsen kommit in till kommunen och diarieförts, så är handlingen också offentlig 3
och media kan börja ställa frågor. Då ska politikerna veta vad saken handlar om och inte bli överraskade. Förklara diarieföring och offentlighet. Ø Fortsätt med informationsträffar under hela projekttiden. Frågan får inte glömmas bort. Kontaktsökande tar tid Att jaga personer för en timmes information är tidskrävande. Det kräver många samtal och påminnelser. Erfarenheterna från vårt projekt är emellertid att det har varit värt det. Ø Ring upp och be om tid för en information. Ø Om ingen tid fås eller kontakt erhålls, så påminn på telefon, med SMS eller via mail. Ø Om inte kontakt kan nås, se efter om det finns andra ingångar t ex via någon som känner personen du söker. Helst bör det detta vara någon inom projektgruppen eller en person inom någon av gymnastikföreningarna. Studiebesök För att få idéer och inspiration i arbetet är det bra att titta på hur andra gjort och vad som finns av nya hallar både i Sverige och i andra länder. Om det finns möjlighet, så försök att åka och titta på hallar av olika slag för att hitta rätt utformning av den som ni vill förverkliga. Skriv ihop ett slutligt dokument Parallellt med informationsarbetet så ska projektgruppen arbeta fram ett genomarbetat dokument, som har en mer officiell prägel och som ska lämnas in till kommunen. I Örebro har vi valt att beskriva varför vi vill att det ska etableras ett Gymnastikens Hus. Vi har gjort en beskrivning av nuvarande verksamhet, vilka lokaler som idag finns tillgängliga, hur medlemssituationen och köerna ser ut, vad vi kan göra mer om vi får nya lokaler, nya grupper som kan få gymnastikträning, folkhälsoaspekter, integrations- och genusaspekter mm. Dessutom har vi gjort en preliminär bedömning av lokalbehovet. Dokumentet avslutas bl a med önskemål om att kommunen tar upp byggnation av ett Gymnastikens Hus i sin investeringsbudget och att föreningarna ges ett årligt anslag för att täcka driftskostnaderna. Ø Ett genomarbetat och samlande dokument bör skickas till partierna (företrädarna) och till kommunstyrelsen bl a för registrering och handläggning. Ø Gör gärna ett nytt personligt besök hos de personer som tidigare informerats för att dela ut det slutliga dokumentet och gör det i samband med inlämnandet av den officiella skrivelsen till kommunstyrelsen. Ø När väl slutdokumentet är färdigt och inlämnat är projektet öppet för en mediabevakning. Gör en mediastrategi Om projektet ska lyckas måste det bli känt av fler än av dem som närmast berörs. Media har här en nyckelroll. Mycket handlar om vem som tar initiativet. I Örebro kallade vi till presskonferens, som besöktes av såväl TV som ledande tidning. Intresse visades från lokalradion, där en företrädare från projektgruppen tillsammans med några yngre gymnaster fick framträda och ge sin syn på varför ett Gymnastikens Hus måste komma till. Gör en strategi som visar vilka mediainsatser som ska göras under hela projekttiden. Presskonferenser är ett alternativ, pressmeddelanden ett annat, egna debattartiklar ett tredje. Strategin ska också innehålla när man ska göra aktiviteterna, vem som ska vara avsändare och till vem man ska vända sig till t ex till nyheterna eller sporten. Allt ska syfta till att hålla igång allmänintresset, så att diskussionen pågår hela tiden. 4
Ø Välj en lämplig dag för en första presskonferens. Undvik måndagar och fredagar och håll konferensen helst på förmiddagen ca kl. 10.30. Ø Skriv en klatschig och intressant inbjudan till presskonferens. Ø Inbjud hela projektgruppen att närvara på konferensen. Ø Gör en kortfattad sammanfattning av den slutskrivelse som tidigare inlämnats till kommunen och lämna den till media i samband med pressträffen. Ø Skriv ett pressmeddelande där några i projektgruppen uttalar sig i frågan. Dela ut den till media som är närvarande på träffen. Ø Utse någon som får huvudansvar att presentera projektet, men ge övriga ledamöter möjlighet att komma med kommentarer. Det ökar ledamöternas medansvar i projektet. Ø Tänk på att media har begränsad tid. Ø Håll en kort presentation på max 20 minuter och ge sedan utrymme för frågor. Ø Skicka eller lämna över pressmeddelandet och sammanfattningen till media som inte varit närvarande på träffen. Ø Håll media intresserade under hela resan när något intressant inträffar. Ø Förstärk mediabilden genom egna insatser. Ø Välj ut några ämnen som stödjer projektet och skriv debattartiklar eller insändare. Ø Uppdra till någon eller några, som när artikeln kommit in i tidningen, skriver nya kortare insändare som stödjer ursprungsartikeln. Ø Gå i svaromål om artiklarna stöter på motstånd. Örebro 2013-12- 02 Inger Högström- Westerling Inger Högström- Westerling AB 5
Bilaga 12 visionsfrågor om ett Gymnastikens Hus i Örebro v Varför vill ni skapa ett Gymnastikens Hus? v Hur ser er visionsbild ut av ett Gymnastikens Hus när det står klart? v För vem bygger ni ett Gymnastikens Hus? v Blir det ett hus för elitgymnastik eller för breddgymnastik eller både och? v Om/när ett hus kommer till stånd hur kommer er verksamhet då att förändras? v Är det ett renodlat gymnastikhus eller delar ni huset med andra grupper? v Ser ni en fördel för er verksamhet om huset finns i anslutning till annan idrottslig eller rekreationsmässig verksamhet? v Vilka tankar har ni när det gäller samutnyttjandet av huset med de ingående föreningarna? v Var är huset lokaliserat? Ligger det centralt eller kan ni tänka er ett mer perifert läge? v Vilka krav ställer ni på annan kommunal service i anslutning till huset? v Vilka förutsättningar lägger ni på tillkomsten av huset när det gäller ekonomi, ytor, bygghöjd mm? v Är Gymnastikens Hus rätt benämning eller har ni ett annat namnförslag (arbetsnamn)? 6