Verksamhetsplan Internationella Arbetslag 2008 Volontärförmedling En viktig del av IAL:s verksamhet och den som berör flest medlemmar är att förmedla platser på volontärläger utanför Sverige. Under flera år har antalet utgående volontärer minskat, vår målsättning för 2008 är därför att bryta denna negativa trend och öka antalet utgående volontärer igen. Under 2007 ökade antalet utgående Nord Sydvolontärer kraftigt, troligtvis beroende på att det fanns ett par personer som arbetade fokuserat med att hålla kontakt med de personer som var intresserade av Nord Sydutbytet. Tyvärr saknar IAL i dagsläget Nord Sydansvariga, och kommer därför inte att kunna anordna en förberedelsehelg som krävs för att delta i Nord Sydutbytet om man inte har tidigare erfarenhet. Målsättningarna för volontärförmedlingen 2008 är: Att sända ut 100 volontärer genom direktutbytet. Att sända ut 6 Nord Sydvolontärer. Att rekrytera Nord Sydansvariga inför lägersäsongen 2009. Att sända ut 2 långtidsvolontärer. Att genomföra för- och efterlägermöten för utgående volontärer på minst 4 orter i Sverige. Utöver de ordinarie volontärprojekten kommer IAL att sända ut två arvoderade långtidsvolontärer till Venezuela för att arbeta med organisationen Servicio Jesuita a Refugiados. Volontärerna ska stärka organisationens arbete med colombianska flyktingar och arbeta i ett år med start i april 2008. Projektet finansieras av Forum Syd, projektledare är Fernando García. 1
Lägerverksamhet i Sverige Under 2008 vill IAL satsa på kommunikation, uppföljning och fredutbildning för att kunna erbjuda volontärläger med hög kvalité. Vi vill också satsa på våra lägerkoordinatörer och lägerledare genom att erbjuda dem att åka på olika utbildningar. Arbetet är långsiktigt. Därför kommer vi att utveckla material och samarbeten för att på sikt kunna bli ännu bättre på dessa områden. Våra mål för lägerverksamheten i Sverige under 2008 är: Att ordna minst fem läger, varav minst ett godkänt som ett Pacifict Voluntary Project enligt kriterier framtagna av SCI. Att alla läger ska ha lägerkoordinatör och minst en utbildad lägerledare. Att kommunikationen mellan lägeransvariga, lägerkoordinatörer och lägerledare ska vara regelbunden. Att alla deltagare på våra lägerprojekt i Sverige ska få mail från antingen lägerledare eller lägerkoordinatör två till tre veckor före lägrets början för att stämma av att alla kommer och att alla fått den information de behöver. Att informera lägerkoordinatörer och lägerledare om hur de kan ta kontakt med media och hur mycket det betyder för IAL om de gör det. Att under våren utveckla utvärderingsformulären för lägerdeltagare och lägerledare så att de mäter våra mål och ger tips om hur vi kan vidareutveckla våra läger. Att hålla en utvärderingsträff för lägerledare och -koordinatörer i samband med årsmötet i mitten av oktober. Att minst en fredsworkshop ska genomföras på alla läger. Att utveckla material som gör det lätt att genomföra fredsworkshops, exempelvis på våra läger men också på exempelvis förlägermöten. Att utbilda lägerledare genom att skicka deltagare till lägerledarutbildningar i Danmark 19-24/3, Finland 5-9/6 samt Kroatien på ännu ej fastställt datum. Att anordna en fredsambassadörsutbildning för blivande lägerledare och andra intresserade under en helg i november. Att jobba för ökat samarbete om lägerledarutbildningar inom Norden. Att ta kontakt med andra svenska organisationer som sysslar med fred och konflikt för att på sikt söka lägerprojekt inom dessa organisationers verksamhet och för att också undersöka möjligheterna till utbildningssamarbete. Att ta kontakt med olika organisationer och undersöka möjligheterna för att de på sikt vill vara värdar för lägerprojekt med socialt tema. Läger- och lägerledaransvariga ansvarar för att sträva mot dessa mål. 2
Lokala aktiviteter Känslan av samhörighet i en grupp är en viktig motor för ideellt engagemang, därför vill IAL arbeta för ökat medlemsengagemang i lokalgrupper. Inför 2007 omorganiserades lägerverksamheten så att ansvaret för utvärdering och koordinering av läger föll på lokalgrupperna, vilket föll väl ut. Under 2008 kommer Stockholms lokalgrupp att arbete utifrån temat Alla lika alla olika vilket kommer att fungera som ett pilotprojekt för övriga lokalgrupper. Dock är det fortfarande så att en betydande del av arbetet i organisationen utförs på nationell nivå i styrelsen. För att öka kontakten mellan styrelse och lokalgrupper och därmed medlemsinflytandet i organisationen vill vi under 2008 genomföra styrelsemötena i samarbete med lokalgrupper. Styrelsemötena kommer att pågå under en helg och utöver det formella, beslutsfattande mötet bestå av workshops, diskussioner och konkret arbete med att till exempel ta fram uppdragsbeskrivningar för volontäruppdrag. Målen för lokala aktivteter är: Att det finns verksamma lokalgrupper på minst 4 orter. Att minst 3 styrelsemöten besöks av aktiva från lokalgrupper. Kontor och personal Navet i IAL:s verksamhet är kontoret i Solhuset i Stockholm. Under 2007 hade vi förmånen att ha två personer anställda där, en projektanställd Volontärsamordnare och en Organisationssamordnare, tillika info/pr-ansvarig. Då projektet som finansierade volontärsamordnar- och info/pr-tjänsten löper ut i maj i år och vi inte funnit ny finansiering för detta kommer IAL under 2008 att ha en person anställd. Målen på området är: Att ha en anställd Organisationssamordnare på 55 % tjänst under hela året. Att placeringar sköts med hjälp av en EVS-volontär. Att personalmöten med styrelsens personalansvarige genomförs regelbundet, helst vid personliga möten och vid behov via telefon eller Skype. Att köpa in 2 nya stationära datorer samt en scanner till kontoret. Volontärsamordning Under 2007 och 2008 har ett projekt för att införa volontärsamordning genomförts i IAL. Volontär i detta sammanhang syftar på aktiva medlemmar i Sverige, inte de volontärer vi skickar och tar emot genom lägerverksamheten. Volontärsamordning syftar till att rekrytera och matcha volontärer med uppdrag som bidrar till utveckling av såväl individen som IAL. Det syftar också till att vårda de aktiva medlemmarna genom fortbildning, coachning och erkännande av deras insatser i form av intyg. En viktig del i volontärsamordningen är att ta fram tydliga uppdragsbeskrivningar som är en förutsättning för att veta vilka insatser som krävs av en viss 3
volontär. Då projekttiden löper ut under våren 2008 kommer IAL inte längre ha möjlighet till en nationell volontärsamordnare, volontärsamordningen kommer istället att skötas genom ideellt arbete på lokal- och projektnivå. Volontärpolicy Att tillsammans med Joakim Sundqvist (tidigare nationell volontärsamordnare) ta fram en tydlig volontärpolicy med det praktiska volontärsamordningsförfarande som vi har och vill ha. Volontärsamordnare i organisationen Att tydliggöra vem eller vilka som är volontärsamordnare och med stöd av Jocke definiera vad deras uppdrag är. Styrelsens uppdrag Att tydligt definiera vad styrelsen som grupp har för uppdrag och uppdatera stadgarna därefter. Organisera informatörer Att m h a lokala samordnare utbilda informatörer och samordna deras olika informationsuppdrag, främst lokalt eller regionalt. Uppdatera uppdrag för lägerkoordinatorer, lägerledare och lägeransvariga Uppdatera uppdragsbeskrivningar och handböcker, kanske även de utbildningar som anordnas, med tips på t ex samhällspåverkande metoder och aktiviteter och hur vi genom uppdragen arbetar med detta. Hantera projekt med projektledare Att ta fram uppdragsbeskrivning för projektledare där relationen till fondgivare hanteras. Att genom volontäröverenskommelser tillsätta en projektledare per projekt eller projektledningsgrupp vid längre/större projekt och att hantera alla fondansökningar som projekt. Inkommande EVS (Placement Officer) Att m h a Jocke utveckla uppdragsbeskrivning för Placement Officer och för Mentor för långtidsvolontär. Anpassa styrelsens och styrelseledamotens uppdrag I samband med den årliga överlämningen från den gamla till den nya styrelsen uppdateras styrelseledamöternas uppdrag och anpassas till de nya styrelseledamöternas förutsättningar. 4
Ekonomi IAL bör ha en stabil ekonomi baserad på flera inkomstkällor och med kontroll över utgifterna. I styrelsen 2008 finns därför en ekonomiansvarig som har huvudansvaret för att resten av styrelsen, kontoret och föreningens bokförare hålls uppdaterade om de frågor som rör föreningens ekonomi. IAL:s mål är följande: Att utbilda ekonomiansvarig i föreningsekonomi. Att ekonomiansvarig, bokförare och kontorspersonal genomför regelbundna skypemöten ca en gång varannan månad. Att hela styrelsen blir insatt i föreningens ekonomi vid ett styrelsemöte med ekonomitema. Att föreningen aktivt söker finansiera delar av verksamheten med stöd från fonder som inte sökts föregående år. Att föreningen får in mer bidrag i form av extra medlemsavgifter från stödmedlemmar. Kommunikation Den interna och externa kommunikationen har förbättrats avsevärt på senare år genom att hemsidan har utvecklats. Under vintern 2007/2008 har en grafisk profil för IAL tagits fram och ett specialnummer av IAL-bladet inriktat på hur man åker på läger och engagerar sig i organisationen har tagits fram. Detta arbete har skett tack vare vår info/pr ansvarige och rekryteringen av en aktiv medlem med kunskap i grafisk design. Det elektroniska nyhetsbrevet kom ut sporadiskt under 2007 och målet för 2008 är att det ska skickas ut varannan månad. Även icke-medlemmar kan anmäla intresse och få nyhetsbrevet. Här publiceras inbjudningar till kurser och möten från andra organisationer, liksom annonser för volontäruppdrag inom IAL. Målen för verksamhetsområdet kommunikation är: Att sända ut minst fyra nummer av medlemstidningen IAL-bladet. Att sända ut minst sex nummer av det elektroniska nyhetsbrevet. Att producera PR-material som stimulerar till volontärande och engagemang i IAL. Att komplettera hemsidans wikidel med en mer externt inriktad del Att dokument ska distribueras i format som inte kräver licensierad programvara Att bildarkiv från IAL-aktiviteter byggs upp för att används vid marknadsföring. 5