111111 Möte med arbetsgruppen gällande Gemensam enkätstrategi Närvarande: Sara Hjelm (Göteborg), fram till 14.00 (punkt 5) Jonas Hassling (Partille) Kjell Hemmingsson (Stenungsund) Sofia Palmér (Markör) Roger Söderkvist (Markör) Jenny Sjöstrand (GR) Kallade: Distributionslista: Nästa möte: närvarande samt Rachel Törnell (Alingsås) och Monica Örtenblad (Göteborg) kallade samt Göran Ohlsson (Göteborg), Börje Rådesjö (GR), Carl Heath (GR), Margrethe Kristensson (GR), Jenny Nordkvist (GR), Kvalitétsnätverket och Peter Linsér (Markör) 13 januari kl 13-15 på GR 1. Svarsfrekvenser alla 2. Anta ansvarsfördelning alla 3. Friskolor alla 4. Kontakt mellan Markör och kommunerna Markör 5. Fastställa tidsplan alla 6. Frågor åk 2 alla 7. Prioriteringsmatris Markör 8. Öppna frågor alla 9. Arbetsgruppen alla, utom Markör 10. Nästa möte alla Bilaga 1: Tidsplan Bilaga 2: Uppdragsbeskrivning 1. Svarsfrekvenser En diskussion följde med fokus på hur vi kan öka svarsfrekvenserna på enkäterna. En fundering man kan ha till nästa år är att köra via e-mail, på så sätt blir hela länken individuell, vilket gör att man kan spärra undersökningen om någon försöker göra den flera gånger. Det är numera ett ganska vanligt förfarande, men kräver uppdaterad e e- mailadresser till respondenterna. Fördelen med klassrumsdistribution är dock att alla gör undersökningen på en gång, vilket i sin tur minskar risken för låga svarsfrekvenser. 1.1 Inloggning för elever Tidigare har det varit en diskussion kring huruvida inloggningarna ska ändras eller inte och arbetsgruppen har gett Markör i uppdrag att utreda detta. Markör rekommenderar en inloggning per klass, om man istället skulle ha detta på skolnivå skulle den enskilda skolan få ett större ansvar och att varje respondent måste identifiera sig bättre. Risken att fler svarar dubbelt ökar, något vi sett innan på något ställe med en svarsfrekvens på
105 %. Rent säkerhetsmässigt är det lättare att sabotera om man har en inlogg per skola. Rekommendationen är således att följa samma metod som föregående år. En fråga som kom upp är huruvida eleverna kan förstöra undersökningen, många elever har ju egna datorer och skulle i så fall kunna svara å föräldrarnas vägnar. Det konstaterades att den risken finns redan nu, eftersom som man de facto kan svara flera gånger, lösenordet spärras inte, vilket gör att risken finns att man kan svara 35 gånger på rasten om man så skulle önska. 1.2 Inloggning för föräldrar När det gäller föräldrarnas inlogg har det föreslagits en förändring jämfört med föregående år. Till skillnad mot eleverna kan man ha ett lösen per skola, oavsett vilken klass deras barn tillhör. På så sätt kan man ha samma information och förtrycka densamma. Förra året var det den ansvariga som skulle fylla i korten med lö sen, beroende på i vilken klass föräldern hade barn och det funkade mindre bra. Vykort med information kommer fortfarande att skickas till skolan, men skolan behöver inte fylla i några uppgifter, utan eleverna tar med sig informationen hem. Hårda papper torde ge lättare distribution och missbruk på framförallt förskolan (med flera svar per respondent) är inte lika stor som i högre klasser. Tryckkostnad tillkommer, men blir betydligt lägre än om informationen skulle skickas direkt till föräldrarna. 1.3 Kontaktpersoner I förra enkäten fick en kontaktperson alla instruktioner för alla i hela kommunen, med samtliga inlogg i en pivottabell. Tanken är nu att istället vara mer nischad mot de olika grupper som finns, samt beroende på vilken kommun det handlar om. Även instruktionerna kommer att vara mer nischade, på samma sätt som i beskrivningen av ansvarsfördelningen. 1.4 Information och kontaktpersoner Förra gången kom informationen i omgångar, något som ska försöka undvikas denna gång. Tanken är att samtliga mailadresser till kontaktpersoner ska vara Markör tillhanda innan årsskiftet, ett testmail kommer att skickas ut med information att undersökningen kommer att ske i vår och att det är Markör som kommer att genomföra den. Markör kommer således att behöva aktuella kontaktuppgifter till kontaktpersonerna och har fått uppgifter till medlemmarna i Kvalitétsnätverket för detta ändamål. Hur man går tillväga gällande kontaktuppgifter kan skilja sig mellan kommunerna, beroende på vilket system man använder sig av. 2. Anta ansvarsfördelning En ny ansvarsfördelning utifrån senast gjorda förändringar antogs. Denna ska ses som en hjälp till kommunerna och övriga inblandade så att inget hamnar mellan stolar och att alla inblandade vet vad som förväntas av dem och vad de kan förvänta sig av andra. 3. Friskolor För att få med så många friskolor som möjligt kommer frågan att tas upp i Fristnätverket. Jenny kollar upp hur det såg ut föregående år.
4. Kontakt mellan Markör och kommunerna Till dags dato har Lerum och Göteborg tagit kontakt med Markör. En förändring från Göteborg är att man inte undersöker alla klasser, utan bara åk 2, 5, 8 och Gy2. Däremot har man valt fler tilläggsfrågor och att inkludera introduktionsprogrammen etc. 5. Tidsplan Markör har gjort ett förslag gällande tidsplan, se bilaga. Det som ska till är ett datum då hemsidan för frågor och svar ska vara uppe och fungerande. Eftersom det är frågor och svar kan den komma att uppdateras flera gånger. Ett uppdrag till kommunerna är att se över de interna processer man har igång. Detta gäller framförallt om andra undersökningar pågår under samma tidsperio d, exempelvis från Rädda Barnen och Skolinspektionen. Eftersom den här undersökningen är väldigt omfattande bör den gå i första hand och i de fall andra undersökningar krockar med den är det de som bör ändra datum. 6. Frågor åk 2 Markör har sett över frågorna gällande åk 2 och de såg i stort sett bra ut, det var någon som behövde ändras. Dessa frågor kommer att antas via mail i arbetsgruppen och sedan att testas i två klasser. 7. Prioriteringsmatris En stor kritik som framkommit gällande rapporten från förra året är att flera kommuner inte tycker sig kunna använda rapporten strategiskt i sitt utvecklingsarbete. Man hade bland annat hoppats på att få en så kallad prioriteringsmatris för att se vilka utvecklingsområden som var i störst behov. För att kunna göra en sådan behöver alla tre NKI-frågorna vara med i undersökningarna, i förra omgången var det 2-3 kommuner som valde att ha med dessa frågor. Att ha med dessa frågor skulle kosta 1,60 kr per fråga och respondent. 8. Öppna frågor En tanke som kommit upp, efter att en del föräldrar önskat sig det, är att ha öppna frågor i enkäten. Det skulle absolut kunna gå, vad man måste ha i åtanke dock är att det är en ganska stor extra kostnad, om alla skulle välja detta handlar det om 30-40000 respondenter, vilket dessutom gör det tämligen omfattande. Man bör också fundera på om man kan ta tillvara på sådana resultat så att det inte blir kommentarer som inte följs upp. Ett alternativ till detta kan vara att man som sista knapp på enkäten kommer till en motsvarande sida på kommunen, flera kommuner har t ex en synpunkts- och klagomålssida som i så fall kunde vara relevant. Om någon kommun skulle vilja använda sig av detta får man ta det med Markör. 9. Arbetsgruppen Frågan gällande sammansättningen av arbetsgruppen kom upp som en sista punkt på dagordningen. I dagsläget sitter de flesta i arbetsgruppen inte med i Kvalitétsnätverket, något som skulle kunna ge en renare struktur och tydligare mandat. Uppfattningen är att de medlemmar som inte sitter i Kvalitétsnätverket ändå måste kolla sina kommunrepresentanter gällande frågor och beslut. Jonas åtar sig att kolla med Bengt, som är ordförande i Kvalitétsnätverket om det här är en fråga som bör tas upp på nästa möte. I väntan på besked fortsätter arbetsgruppen som innan.
4. Nästa möte Markör har en önskan om att vara med på nästa möte med Kvalitétsnätverket den 30 november. 13 jan kl 13-15 möte i arbetsgruppen. Aktiviteter Nr Datum Aktivitet/Orsak/Beslut Ansvarig Status 1 110909 Ge förslag på ändringar Sofia Klar utifrån förra mötets tankar 2 110909 Ansvarsbeskrivning Sofia Klar 3 110909 Specificera vilket underlag Sofia Öppen som ska komma in till Markör 4 110909 Specificera för- och Sofia Klar nackdelar med öppen inloggning för föräldrar 5 110909 Specificera tidplan Sofia Klar 6 110909 Ge förslag på arbetsgrupp Jenny Klar 7 110909 Specificera uppdrag för Jenny Klar arbetsgrupp 8 111014 Kolla upp hur frågan Jenny Klar hanteras i Stockholm/Malmö 9 111111 Att fortsätta med ett inlogg Markör Öppen per klass 10 111111 Distribuera inlogg till Markör Öppen föräldrar på hårt papper 11 111111 Hur ser det ut med kontakt Jenny Öppen till friskolor 12 111111 Informera kommunerna Jenny Öppen att de bör se över andra undersökningar/interna processer i kommunerna 13 111111 Kolla upp om rätt Jonas Öppen personer sitter i arbetsgruppen 14 111111 Kallelse till nästa möte Jenny Öppen
Bilaga 1 Tidsplan för Gemensam enkätstrategi 2012 2011 11 nov Arbetsgruppsmöte med diskussion kring tidsplan, justerad enkät åk2 mm 30 nov Avstämningsmöte i Kvalitétsnätverket, eventuellt med Markör 2 dec Beslut i skalfrågan, tas av UC 15 dec Sista datum för kommunrepresentanterna att leverera uppgifter om kontaktpersoner (skola, skolor, namn, mail, telefon), samt uppgifter om genomförandeansvariga (skola, skolor, namn, mail, telefon) till Markör. Markör gör ett testutskick för att validera mailadresser. 15 dec Sista datum för kommunrepresentanter att tillsammans med Markör besluta om rapportering av insamling av elevantal 15 dec Sista datum för kommunrepresentanter att lämna besked kring omfattning (tillägg, uppskalning och bonusfrågor) 2012 13 jan Möte med arbetsgruppen v 2-4 Insamling av elevantal för respektive klass. Utskick av informationsmaterial till kontaktpersoner och genomförandeansvariga. 20 jan Information ska vara distribuerad internt i kommunerna om kontaktperson och genomförandeansvariga. v 2-5 v 5-6 v 7-8 v 9-13 Avstämning i Kvalitétsnätverket Markör skapar inloggningsuppgifter Kontaktpersonerna på skolorna får tillgång till inloggningsuppgifterna Datainsamling (undersökningen finns tillgänglig) 1 april Undersökningen stänger v 17 Resultatet tillgängliggörs via Markörs server
Bilaga 2 Uppdragsbeskrivning arbetsgrupp Gemensam enkätstrategi Att tillsammans med Markörs projektansvariga säkerställa uppdraget gällande Gemensam enkätstrategi med avseende på bland annat tid och koordinering/sama rbete mellan parterna. Att utifrån de lärdomar som dragits av första verksamhetsåret säkerställa kvalitén på nästa verksamhetsårs undersökning. Att tillsammans med Markör fastställa slutlig tidsplan, aktivitetsplan och ansvarsfördelning för resterande del av projektet. Att tillsammans med Markör utvärdera projektets andra verksamhetsår för att dra lärdomar till nästa gång undersökningen genomförs.