RUTINBESKRIVNING MAXIMO 1 (76) Skapat av (Efternamn Förnamn, org) DokumentID Version Kerstin Abrahamsson MX009-LH 3.1 Roll Dokumentdatum Dokumentstatus Entreprenör 2016-10-05 Gällande Dokumenttitel Dagligt Arbete i Maximo utfört av Entreprenör Syfte Denna lathund har tagits fram för att underlätta arbetet med entreprenörens dagliga uppgifter i Maximo. Omfattning Rutinbeskrivningen bör användas av ansvariga hos entreprenören för beredning, planering, utförande, avrapportering och fakturering. Förkunskaper Följande förkunskaper behövs för dagligt arbete i Maximo: - Grundkurs Maximo - Förståelse för din roll som entreprenör hos Trafikverket. - Förståelse för Arbetsorderprocessen hos Trafikverket. - Förståelse för Anläggningstrukturen hos Trafikverket. Behörighet Följande behörigheter krävs för arbetet som entreprenör: - Behörighet till rollen för Entreprenör. - Behörighet till entreprenörens företag och avtal. Har du synpunkter på denna lathund? Om du har synpunkter på eller önskemål för denna lathund. Ring då gärna Användarstöd på 010-125 10 10 och meddela att det gäller synpunkter på Maximo Lathund och ange namnet på lathunden samt vilka synpunkter du har. Vi föredrar att du ringer men det går också att skicka ett e-post meddelande till anvandarstodit@trafikverket.se. Skriv Lathundar i ämnet och beskriv dina synpunkter/önskemål och ange vilken lathund det gäller. Har du synpunkter på eller frågor om Trafikverkets arbetsprocess? Om du har synpunkter på eller frågor om Trafikverkets arbetsprocess. Ring då gärna Användarstöd på 010-125 10 10 och meddela att det gäller synpunkter på en Arbetsprocess i Maximo och beskriv dina synpunkter/frågor. Vi föredrar att du ringer men det går också att skicka ett e-post meddelande till anvandarstodit@trafikverket.se. Skriv Arbetsprocess i Maximo som ämne och beskriv dina synpunkter/önskemål. Fler lathundar och nyare versioner finns tillgängliga under: www.trafikverket.se/maximo under rubriken Handledning Maximo hittar ni handledningar för er roll. Klicka på den roll som du arbetar med. Denna sida uppdateras kontinuerligt med nyare versioner.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 2 (76) Innehållsförteckning Dagliga arbetsmoment i Maximo s Arbetsorderprocess.... 3 Inkorgen Beredning... 7 Rutinbeskrivning Beredning FU... 8 Rutinbeskrivning Beredning AU... 12 Rutinbeskrivning Beredning OB... 16 Rutinbeskrivning Tidsbudgetering... 19 Rutinbeskrivning Materialbudgetering... 22 Rutinbeskrivning Verktygsbudgetering... 25 Inkorgen planering... 28 Rutinbeskrivning Planering... 29 Inkorgen utförande... 31 Rutinbeskrivning Utför arbetsorder... 32 Inkorgen Avrapportering... 35 Rutinbeskrivning Avrapportera FU... 36 Rutinbeskrivning Avrapportera AU...40 Rutinbeskrivning Avrapportera OB... 45 Rutinbeskrivning Tidrapportering... 49 Rutinbeskrivning Materialrapportering... 52 Rutinbeskrivning Verktygsrapportering... 55 Rutinbeskrivning Fakturering... 58 Rutinbeskrivning Skapa ny planerbar arbetsorder... 63 Rutinbeskrivning Skapa arbetsorder för redan utfört arbete.... 69 Ändringslogg... 76
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 3 (76) Dagliga arbetsmoment i Maximo s Arbetsorderprocess. Det finns ett antal viktiga arbets- och beslutssteg för drifttekniker, entreprenörer och förvaltarområdesansvariga som utförs dagligen. Varje arbets- eller beslutssteg har några arbetsuppgifter som ansvarig entreprenör, drifttekniker eller Projektledare inom Underhåll måste göra innan en arbetsorder skickas in i systemets automatiska ärendehantering som går under benämningen Arbetsflöde. Det automatiserade arbetsflödet utför kontroll av registrerade data, ändrar status på arbetsorder och skickar arbetsordern till rätt mottagare för fortsatt behandling. Mottagarens inkorg på startsidan i Maximo innehåller mottagna arbetsorder och visar information om arbetsordern och dess nästa steg i arbetsprocessen. Beredning En arbetsorder som registrerats av Drifttekniker (DI eller DT) eller Projektledare inom Underhåll (FOA) skickas till dig som är entreprenör för beredning. Arbetsorder som kommer från Förebyggande Underhåll(FU) genereras automatiskt av systemet och skickas till dig som är entreprenör för beredning. Beredningen av arbetet består i att göra en riskbedömning och beräkna säkerhetsåtgärder. En bedömning av behovet av vägavstängning ska också göras. Vid arbetsorder för förebyggande underhåll kan behov av vägavstängning vara angivet redan. Beredningen bör också inkludera uppskattning av resurser och material vilket underlättar för projektledaren att bedöma om arbetet kan utföras vid den aktuella tiden. Endast arbetsorder med arbetstyp AU och prioritet 3, förebyggande underhåll och ombyggnader bereds. Under beredningsfasen har arbetsordern status BERED (ska beredas) Planering Ett arbete som inte är av akut karaktär ska planeras in med hänsyn till övriga arbeten och eventuella vägavstängningar. Vid krav på vägavstängning tittar systemet efter nästa planerade vägavstängning och arbetsordern får då automatiskt planerat start- och slutdatum. I annat fall ska arbetsordern uppdateras av dig som entreprenör med ett planerat start- och slutdatum. Arbetsorder för förebyggande underhåll har alltid ett önskat start- och slutdatum som motsvarar det av systemet framräknade datumet för utförande utifrån FU arbetets intervall. Även för FU ska planerat start- och slutdatum anges om igen trafikavstängning behövs. Titta alltid efter ett önskat start- och slutdatum då det kan förekomma även på ombyggnader och avhjälpande underhåll med prioritet 3. Under planeringsfasen har arbetsordern status VPLAN (Väntar på planering) Godkännande av beredning/planering Projektledaren ansvarar för att kontrollera beredning och planering och godkänna arbetsordern för utförande. I vissa fall kan arbetsordern skickas tillbaka till entreprenör för ytterligare kompletteringar eller justeringar av beredning. En arbetsorder som väntar på godkännande har status VGODK (Väntar på godkännande). Arbetsorder med prioritet 1 eller 2 godkänns automatiskt av den som registrerar arbetsordern.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 4 (76) Om arbetsordern tillhör en s k komplex anläggning och arbetet har prioritet 3 måste arbetsordern godkännas och planeras in av samordningsansvarig inom Trafikverket. En godkänd arbetsorder får status GODK (Godkänd) alternativt VPLANFOA (Väntar på planering, godkänd av FOA). Status GODK erhålls i de fall arbetsordern är färdigbehandlad och kan utföras. Status VPLANFOA erhålls i de fall samordning krävs innan utförande. Bevakning av arbetets start och slutpunkt. En godkänd arbetsorder med prioritet 1 eller 2 inom komplexa anläggningar hanteras av ansvarig drifttekniker. Det är ansvarig drifttekniker som har kontakt med entreprenören. När entreprenören är på plats ändrar driftteknikern arbetsorderns status till PÅGÅR. När entreprenören meddelat driftteknikern att arbetet är utfört och eventuella tester gjorts är det driftteknikern som ansvarar för att arbetsorderns status ändras till UTFÖRT. Arbetsordern skickas till entreprenörens inkorg och entreprenören kan sedan i efterskott rapportera nedlagd tid och eventuellt material Med hjälp av denna process kan inställelsetid mätas på ett tillförlitligt sätt. Samordning För s k komplexa anläggningar (Tunnlar och vissa broar) och i de fall trafikavstängning är nödvändig vid arbetets utförande samordnas arbete av Trafikverkets samordningsansvariga. Arbetsorder med krav på trafikavstängning kan därför endast utföras på de tider som samordningsansvarig angivit. En arbetsorder under samordnarens planering har status VPLAN (Väntar på planering) eller VPLANFOA (Väntar på planering och godkänd av FOA). Utförande Vid utförandet är det självklart det tekniska arbetet som är det viktiga. Men för Trafikverket är det också viktigt att veta att arbetet pågår och därför bör arbetsordern ha status PÅGÅR under tiden arbete utförs i de fall arbetet sträcker sig över flera dagar. När arbetet är klart ska arbetsordern ha status UTFÖRT. Efter utförandet tar avrapporteringen vid. Avrapportering Avrapportering är en viktig del av arbetsprocessen. Här samlas den information som utgör historik på placeringar och individer. Historiken är viktig för Trafikverket i vår utvärdering av vilka anläggningsdelar som måste få utökat förebyggande underhåll och/eller bli ombyggda och/eller få nya komponenter installerade. Långa jobb bör uppdateras med nedlagda timmar och använt material/verktyg samt textbeskrivning av utfört arbete löpande så att historik inte går förlorad. Arbetsorder med arbetstyp AU (Avhjälpande Underhåll) ska avrapporteras med hjälp av problem/orsak och åtgärd. Det är VIKTIGT att arbetsorderns placering och problemkod från registreringstillfället korrigeras i de fall arbetet utfördes på annan placeringsdel och/eller problemet är mera känt vid avrapporteringstillfället eller var felaktigt angivet. När avrapportering är utförd skickas arbetsordern vidare i arbetsflödet till respektive projektledare (FOA). Arbetsordern får då status KLAR (Arbetsmässigt klar).
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 5 (76) I de fall arbetsordern returneras av projektledaren (FOA) så har arbetsordern status JUST(Justeras av entreprenör) och finns i entreprenörens inkorg. Godkännande av avrapportering Projektledaren ansvarar för att kontrollera arbetsorderns avrapportering och kostnader. Om projektledaren inte godkänner arbetsordern kommer den att skickas tillbaks till entreprenören som ansvarar för att korrigera arbetsordens uppgifter. En godkänd arbetsorder får status EKLAR (Ekonomiskt klar). En returnerad arbetsorder får status JUST (Ska justeras). Om en arbetsorder fått status EKLAR men inte är korrekt och projektledaren vill att entreprenören ska justera den så kan projektledaren skicka in arbetsordern i arbetsflödet och välja att den ska kunna justeras. Arbetsordern kommer då att läggas i projektledarens inkorg och därifrån kan projektledaren skicka vidare arbetsorder till entreprenören igen. Arbetsorder som skickas tillbaks på detta sätt får status JUST (Ska justeras). Fakturering Faktureringen är också en viktig del av arbetsprocessen eftersom du som entreprenör får betalt för ditt arbete och arbetsordern avslutas i systemet. Arbetsorder för förebyggande underhåll omfattas normalt av ett separat avtal och ska inte faktureras. Endast i undantagsfall faktureras FU. Systemets arbetsflöde kontrollerar om kostnader finns på en förebyggande AO och skickar den i så fall till fakturering. En arbetsorder som väntar på fakturering har status EKLAR (Ekonomiskt klar). Godkännande av fakturering Förvaltarområdesansvarig(FOA) ansvarar för att kontrollera fakturaunderlaget och godkänna det. I detta läge får både fakturaunderlag och ingående arbetsorder först status FAKT (Fakturerad) sedan får både fakturaunderlag och ingående arbetsorder status AVSLUTA. Processtyrande uppgifter Flera olika uppgifter på en arbetsorder styr vilken väg genom arbetsprocessen som arbetsordern tar. Den övergripande uppdelningen är mellan s k komplex och ej komplex anläggningsdel. Varje placering i systemet har en kod som anger om den tillhör de komplexa eller ej komplexa anläggningarna. Nästa uppdelning sker på Arbetstyp och Prioritet. Arbetstyper och prioritet Inom arbetsorderprocessen finns följande arbetstyper:
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 6 (76) AU (Avhjälpande Underhåll), FU (Förebyggande Underhåll), OB (Ombyggnad) DR (Driftåtgärd). En arbetsorder kan ha olika prioritet: 1 = Hög/Omedelbar åtgärd, 2 =Medel/Åtgärd nästa natt 3 =Låg/Åtgärd nästa planerade service. En arbetsorder med arbetstyp AU kan ha prioritet 1, 2 eller 3 En arbetsorder med arbetstyp FU har ingen prioritet En arbetsorder med arbetstyp OB kan ha prioritet 3 En arbetsorder med arbetstyp DR har ingen prioritet
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 7 (76) Inkorgen Beredning Den första bild som visas efter inloggning i Maximo kallas Startcenter. Inom startcentret finns Snabbval, Favoritapplikationer, Anslagstavla, Listor och diagram av olika slag samt en inkorg. I inkorgen finns de arbetsorder som ska behandlas och utföras inom ert företag. Inkorgen visar information om arbetet. I beskrivningen syns vilken status som, arbetsordern har. Detta indikerar vad nästa arbetssteg är för arbetsordern. Listan visas med de äldsta arbetsordrarna högst upp. Vill man se de nyaste kan man sortera om genom att klicka på rubriken Inkom ett par gånger. Arbetssteg, Inkorgen Beredning 1 Klicka på AO Klicka på beskrivningsfältet för den AO som ska beredas. 2 Kontrollera arbetstyp Kontrollera vilken arbetstyp arbetsordern har och följ arbetstypens rutinbeskrivning för Beredning nedan.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 8 (76) Rutinbeskrivning Beredning FU I applikationen Arbetsorderbevakning ska en arbetsorder beredas av den entreprenör som har fått arbetsordern. Denna rutinbeskrivning gäller för Förebyggande underhåll (FU). Fliken Arbetsorder: 6 7 1 Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Läs arbetsorderbeskrivningen och kontrollera vilken placering/inventarie som arbetsordern gäller. Kontrollera eventuella underarbetsorder i flik Instruktioner.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 9 (76) 2 Säkerhetsinstruktion Gör en riskbedömning och ange eller välj rätt säkerhetsinstruktion. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för FU. Genom att klicka på detaljmenyn till höger om fältet så kan man Gå till applikationen Säkerhetsinstruktioner och där kan man söka fram de olika koderna. Klicka på en kod för att komma till fliken Säkerhetsinstruktion och sedan på ikonen för långbeskrivning för att se beskrivningen av säkerhetsinstruktionen. Gå tillbaks till arbetsorderapplikationen med hjälp av Återgå med värde (I blå listen uppe till höger) För att byta säkerhetsinstruktion på arbetsordern: Klicka på Ta bort Säkerhetsinstruktion i sidomenyn. Svara Ja och sedan OK. Arbetssteg ruta Beredning/Planering 3 Vägavstängning Bedöm behovet av vägavstängning och ange eller välj rätt vägavstängning. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för FU. Ändra inte redan föreslaget värde. 4 Planerat startdatum Ange planerat startdatum. Ta hänsyn till önskat startdatum som räknats fram av systemet enligt FU åtgärdens intervall. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat AOn mot en trafikavstängning så är planerat startdatum uppdaterat från trafikavstängningen och ska inte ändras utanför det intervallet. Önskat startdatum visar när det förebyggande underhållet är planerat att starta av Trafikverket och i ditt avtal står angivet hur lång tid före eller hur lång tid efter det datumet som arbetet får utföras. 5 Planerat slutdatum Ange planerat slutdatum. Ta hänsyn till önskat slutdatum som räknats fram av systemet enligt FU åtgärdens intervall. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat AOn mot en trafikavstängning så är planerat slutdatum uppdaterat från trafikavstängningen och ska inte ändras utanför det intervallet. 6 Spara AO Om uppgifter ändrats och arbetsordern inte ska skickas vidare vid detta tillfälle måste den sparas. Klicka på ikonen Spara arbetsorder. 7 Skicka AO vidare När arbetsordern har beretts ska den skickas vidare i arbetsprocessen. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 10 (76)
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 11 (76) Arbetssteg, flik Arbetsorder Ej komplex anläggning Komplex anläggning Anmärkning kan alltid användas för meddelande till nästa mottagare. 8 Manuell Inmatning Ej komplex anläggning: Skicka denna AO för egen samordning. Klicka OK Komplex anläggning: Skicka till SAMO för godkännande 9 Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den inom ert företag som ansvarar för planering. Se vidare under Inkorgen och Rutinbeskrivning Planering nedan.' Om arbetsordern avser en komplex anläggning så ligger arbetsordern hos Trafikverkets samordnare och väntar på godkännande. Arbetsordern har nu status VPLAN (Väntar på planering). 10 Startcenter Klicka på menyvalet Startcenter i övre vänstra hörnet.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 12 (76) Rutinbeskrivning Beredning AU I applikationen Arbetsorderbevakning ska en arbetsorder beredas av entreprenören som har fått arbetsordern. Beredningsfasen för avhjälpande underhåll gäller endast arbetsorder med prioritet 3. Arbetsorder med prioritet 1 eller 2 godkänns direkt av den som registrerat arbetsordern och får då status GODK (Godkänd) direkt. Fortsätt till Rutinbeskrivning Utför om din arbetsorder har prioritet 1 eller 2. Fortsätt i detta kapitel om din arbetsorder har prioritet 3. Fliken Arbetsorder: 7 9 8 2 1 Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Läs arbetsorderbeskrivningen och kontrollera vilken placering/inventarie som arbetsordern gäller. Kontrollera angiven problemkod och eventuella larmuppgifter.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 13 (76) 2 Entreprenörens AO Ange eventuellt eget arbetsordernummer från ert interna system. Arbetssteg ruta Beredning/Planering 3 Säkerhetsinstruktion Gör en riskbedömning och ange eller välj rätt säkerhetsinstruktion. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för avhjälpande underhåll vid prioritet 3. Gör en riskbedömning och ange eller välj rätt säkerhetsinstruktion. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för FU. Genom att klicka på detaljmenyn till höger om fältet så kan man Gå till applikationen Säkerhetsinstruktioner och där kan man söka fram de olika koderna. Klicka på en kod för att komma till fliken Säkerhetsinstruktion och sedan på ikonen för långbeskrivning för att se beskrivningen av säkerhetsinstruktionen. Gå tillbaks till arbetsorderapplikationen med hjälp av Återgå med värde (I blå listen uppe till höger) För att byta säkerhetsinstruktion på arbetsordern: Klicka på Ta bort Säkerhetsinstruktion i sidomenyn. Svara Ja och sedan OK. 4 Vägavstängning Bedöm behovet av vägavstängning och ange eller välj rätt vägavstängning. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för avhjälpande underhåll vid prioritet 3. 5 Planerat startdatum Ange planerat startdatum. Ta hänsyn till eventuellt önskat startdatum. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat startdatum uppdaterat från trafikavstängningen och ska inte ändras utanför det intervallet. 6 Planerat slutdatum Ange planerat slutdatum. Ta hänsyn till eventuellt önskat slutdatum. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat slutdatum uppdaterat från trafikavstängningen och ska inte ändras utanför det intervallet. 7 Spara AO Spara ändrade uppgifter genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 14 (76) 8 Instruktioner Registrera budget för arbetet via uppskattad arbetstid, planerat material och planerade verktyg. Se Rutinbeskrivning Tidsbudgetering, Rutinbeskrivning Materialbudgetering och Rutinbeskrivning Verktygsbudgetering längre ner i denna lathund. När tid- och kostnadsbudgetering är utförd fortsätt med steg 9 nedan. 9 Skicka AO vidare När arbetsordern har beretts ska den skickas vidare i arbetsprocessen. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. Arbetssteg, flik Arbetsorder Ej komplex anläggning Komplex anläggning Anmärkning kan användas för meddelande till nästa mottagare 10 Manuell Inmatning Första valet avser arbetsorder som ska godkännas av projektledaren inom Trafikverket: Beredning klar. Skicka till FOA. Klicka OK Ett alternativ till detta är nästa val om det finns en uppgörelse om vilka jobb som förhandsgodkänts av FOA: Förhands-OK av FOA. Skicka denna AO för egen samordning. Klicka OK Om det är en komplex anläggning Skickas den till SAMO för samordning.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 15 (76) Ett ytterligare alternativ finns i de fall något är fel på arbetsordern som måste korrigeras. Detta gäller endast om någon från trafikövervakningen har registrerat arbetsordern. I så fall, klicka Avbryt. Lägg in en förklaring i arbetsorderbeskrivningen vad du inte är nöjd med. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde och välj Åter till DI för åtgärd. Se AO beskrivning. Klicka OK DI = Driftingenjör (ska egentligen vara DT (drifttekniker)) och finns inte för hela landet ännu. 11 Arbetsorder som skickats vidare i arbetsflödet för godkännande av projektledaren ligger och väntar i inkorgen hos den inom Trafikverket som ansvarar för arbetsordern. Arbetsordern har nu status VGODK (Väntar på godkännande). Arbetsorder som har förhandsgodkännande väntar i inkorgen hos den som ansvarar för planering och samordning hos er. Arbetsordern har nu status VPLAN (Väntar på planering) Om arbetsordern gäller för en komplex anläggning så finns arbetsordern hos Trafikverkets samordnare för samordning inför nästa avstängning. I de fall arbetsordern tidigare har godkänts av projektledaren och sedan skickats tillbaka för justering av beredning och budget gäller följande: Om budgeten ändrats går arbetsordern till projektledaren för nytt godkännande och får status VGODK(Väntar på godkännande). Om budgeten inte ändrats går arbetsordern direkt till planering och får status VPLAN (Väntar på planering). Om en AO tidigare har godkänts av projektledaren men kostnaderna har ändrats så får arbetsordern status VPLANFOA om projektledaren godkänt den igen. Blir den inte godkänd igen skickar projektledaren arbetsordern tillbaks till beredning. Se vidare under Inkorgen och Rutinbeskrivning Planering nedan.' 12 Startcenter Klicka på menyvalet Startcenter i övre högra hörnet.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 16 (76) Rutinbeskrivning Beredning OB I applikationen Arbetsorderbevakning ska en arbetsorder beredas av entreprenören som har fått arbetsordern. Fliken Arbetsorder: 7 9 8 2 Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Läs arbetsorderbeskrivningen och kontrollera vilken placering/inventarie som arbetsordern gäller. 2 Entreprenörens AO Ange eventuellt eget arbetsordernummer från ert interna system. 3 Säkerhetsinstruktion Gör en riskbedömning och ange eller välj rätt säkerhetsinstruktion. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för ombyggnader. Genom att klicka på detaljmenyn till höger om fältet så kan man Gå till applikationen Säkerhetsinstruktioner och där kan man söka fram de olika koderna. Klicka på en
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 17 (76) kod för att komma till fliken Säkerhetsinstruktion och sedan på ikonen för långbeskrivning för att se beskrivningen av säkerhetsinstruktionen. Gå tillbaks till arbetsorderapplikationen med hjälp av Återgå med värde (I blå listen uppe till höger) För att byta säkerhetsinstruktion på arbetsordern: Klicka på Välj åtgärd, klicka på Ta bort säkerhetsinstruktion. Svara Ja och sedan OK. 4 Vägavstängning Bedöm behovet av vägavstängning och ange eller välj rätt vägavstängning. Fältet är obligatoriskt i arbetsprocessen för ombyggnader. 5 Planerat startdatum Ange planerat startdatum. Ta hänsyn till eventuellt önskat startdatum. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat startdatum uppdaterat från trafikavstängningen och ska inte ändras utanför det intervallet. 6 Planerat slutdatum Ange planerat slutdatum. Ta hänsyn till eventuellt önskat slutdatum. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat slutdatum uppdaterat från trafikavstängningen och ska inte ändras utanför det intervallet. 7 Spara AO Spara ändrade uppgifter genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder. 8 Instruktioner Registrera budget för arbetet via uppskattad arbetstid, planerat material och planerade verktyg. Se Rutinbeskrivning Tidsbudgetering, Rutinbeskrivning Materialbudgetering och Rutinbeskrivning Verktygsbudgetering längre ner i denna lathund. När tid- och kostnadsbudgetering är utförd fortsätt med steg 9 nedan. 9 Skicka AO vidare När arbetsordern har beretts ska den skickas vidare i arbetsprocessen. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 18 (76) Ej komplex anläggning Komplex anläggning Anmärkning kan användas för meddelande till nästa mottagare 10 Manuell Inmatning Beredning klar. Skicka till FOA. Klicka OK 11 Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den inom Trafikverket som ansvarar för arbetsordern. Se vidare under Inkorgen och Rutinbeskrivning Planering nedan.' Arbetsordern har nu status VGODK (Väntar på godkännande). I de fall arbetsordern tidigare har godkänts av FOA och sedan skickats tillbaka för justering av beredning och budget gäller följande: Om budgeten ändrats går arbetsordern till FOA för nytt godkännande och får status VGODK(Väntar på godkännande). Om budgeten inte ändrats går arbetsordern direkt till planering och får status VPLAN (Väntar på planering). Om en AO tidigare har godkänts av projektledaren men kostnaderna har ändrats så får arbetsordern status VPLANFOA om projektledaren godkänt den igen. Blir den inte godkänd igen skickar projektledaren arbetsordern tillbaks till beredning. 12 Startcenter Klicka på ikonen Startcenter i övre vänstra hörnet.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 19 (76) Rutinbeskrivning Tidsbudgetering Rutinen används när uppskattade timmar för ett arbete ska registreras på en arbetsorder. Uppskattade timmar blir då tillgängliga för ansvariga inom Trafikverket och för dina kollegor. Tidsbudgetering utförs i applikationen Arbetsorderbevakning. Fliken Instruktioner: 1 2 3 Arbetssteg, flik Instruktioner 1 Byt flik Klicka på fliken Instruktioner. 2 Byt flik Klicka på fliken Personal om den inte redan är vald. 3 Ny rad Klicka på ikonen Ny rad Arbetssteg, flik Personal
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 20 (76) 5 6 7 8 4 10 och 12 4 Kategori Ange eller välj en kategori. Eller Ange eller välj personal. 5 Antal Ange antal personer 6 Normal arbetstid Ange uppskattat antal timmar i formatet timmar:minuter 7 Övertidspåslagskod Ifall arbetet planeras att utföras under obekväm arbetstid ska en övertidspåslagskod 8 Övertidstimmar Ange uppskattat antal övertidstimmar i formatet timmar:minuter Radpris och radkostnad visas först när arbetsordern och tidstransaktionen har sparats (se steg 11) 9 Repetera steg 3 8 för allt planerat arbete 10 Korrigering innan spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten innan tidstransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning. 11 Spara AO Spara registrerade tider genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder. 12 Korrigering efter spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten även efter att tidstransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 21 (76) Exempel Tidsbudgetering När all tidsbudgetering är klar, fortsätt med materialbudgetering och/eller verktygsbudgetering enligt instruktionen nedan eller gå tillbaks till rätt kapitel beroende på arbetsorderns arbetstyp: Rutinbeskrivning Beredning AU och fortsätt med punkt 9 eller Rutinbeskrivning Beredning OB och fortsätt med punkt 9.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 22 (76) Rutinbeskrivning Materialbudgetering Rutinen används när planerat material och/eller materialkostnad för ett arbete ska registreras på en arbetsorder. Planerat material och kostnad blir då tillgängligt för ansvariga inom Trafikverket och för dina kollegor. Material- och kostnadsbudgetering utförs i applikationen Arbetsorderbevakning. Fliken Instruktioner: 10 1 2 3 Arbetssteg, flik Instruktioner 1 Byt flik Klicka på fliken Verkliga värden. 2 Byt flik Klicka på fliken Material om den inte redan är vald. 3 Ny rad Klicka på ikonen Ny rad
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 23 (76) Arbetssteg, flik Material 4 9 o 11 5 6 7 4 Artikel Ange eller välj artikel. Artikel A9999 kan användas för fritextbeskrivning av en artikel som inte finns upplagd i artikelregistret. 5 Beskrivning Ange kompletterande beskrivning av artikeln och en komplett beskrivning om det är artikel A9999 6 Antal Ange antal 7 Styckepris Ange styckpris om artikeln är A9999. 8 Repetera steg 3 8 för alla uppskattade kostnader. 9 Korrigering innan spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten innan materialtransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 24 (76) 10 Spara AO Spara registrerade rader genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder. 11 Korrigering efter spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten även efter att materialtransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning. Exempel Materialbudgetering När all materialbudgetering är gjord, fortsätt med verktygsbudgetering enligt instruktionen nedan eller gå tillbaks till rätt kapitel beroende på arbetsorderns arbetstyp: Rutinbeskrivning Beredning AU och fortsätt med punkt 9 eller Rutinbeskrivning Beredning OB och fortsätt med punkt 9.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 25 (76) Rutinbeskrivning Verktygsbudgetering Rutinen används när planerat verktygsbehov för ett arbete ska registreras på en arbetsorder. Planerade verktyg blir då tillgängliga för ansvariga inom Trafikverket och för dina kollegor. Verktygsbudgetering utförs i applikationen Arbetsorderbevakning. Fliken Instruktioner: 8 1 2 3 Arbetssteg, flik Instruktioner 1 Byt flik Klicka på fliken Instruktioner 2 Byt flik Klicka på fliken Verktyg om den inte redan är vald. 3 Ny rad Klicka på ikonen Ny rad
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 26 (76) Arbetssteg, flik Instruktioner/Verktyg 8 5 6 4 7 och 9 4 Verktyg Ange eller välj verktyg 5 Antal Ange antal 6 Verktygstimmar Ange hur lång tid verktyget behövs. Tid anges i formatet timmar:minuter. Radpris och radkostnad visas först när arbetsordern och verktygstransaktionen har sparats (se steg 8) 7 Korrigering innan spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten innan verktygstransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning. 8 Spara AO Spara registrerade rader genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder. 9 Korrigering efter spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten även efter att verktygstransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 27 (76) Exempel Verktygsbudgetering När all budgetering är klar, gå tillbaks till rätt kapitel beroende på arbetsorderns arbetstyp: Rutinbeskrivning Beredning AU och fortsätt med punkt 9 eller Rutinbeskrivning Beredning OB och fortsätt med punkt 9.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 28 (76) Inkorgen planering I inkorgen finns de arbetsorder som är godkända för den slutliga planeringen och samordningen med övriga arbeten. Arbetsorder som är godkända av projektledaren men väntar på slutplaneringen har status VPLANFOA. Förhandsgodkända arbetsorder som väntar på slutplaneringen har status VPLAN. Arbetsorder för förebyggande underhåll har status Väntar på planering (VPLAN). Om det gäller en komplex anläggning är det Trafikverkets Samordnare som ska godkänna arbetsordern för utförande. Övriga AO godkänns av entreprenör. För ombyggnadsarbete (OB) med justerad beredning får arbetsordern status VPLAN om den tidigare godkänts av projektledare och inga planerade kostnader har ändrats. Om en AO tidigare har godkänts av projektledaren men kostnaderna har ändrats så får arbetsordern status VPLANFOA om projektledaren godkänt den igen. Blir den inte godkänd igen skickar projektledaren arbetsordern tillbaks till beredning. För arbetsorder inom komplexa anläggningar och/eller med krav på vissa trafikavstängningar sköts planeringen och samordning av Trafikverkets samordningsansvariga Arbetssteg, Inkorgen Planering 1 Klicka på AO Klicka på beskrivningsfältet för att öppna den arbetsorder som ska planeras.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 29 (76) Rutinbeskrivning Planering I applikationen Arbetsorderbevakning ska en arbetsorder planeras av den entreprenör som har fått arbetsordern. Fliken Arbetsorder: 5 6 Arbetssteg, flik Arbetsorder Se över valet av säkerhetsinstruktion. 1 Säkerhetsinstrukti on För att byta säkerhetsinstruktion på arbetsordern: Klicka på Välj åtgärd, klicka på Ta bort säkerhetsinstruktion. Svara Ja och sedan OK. Ange sedan rätt säkerhetsinstruktion. 2 Vägavstängning Se över behovet av vägavstängning och ändra vid behov.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 30 (76) 3 Planerat startdatum 4 Planerat slutdatum Se över planerat startdatum. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat startdatum uppdaterat från trafikavstängningen och ska bara ändras med tider inom angivet intervall. Se över planerat slutdatum. I de fall en vägavstängning angivits och systemet har länkat mot en trafikavstängning så är planerat slutdatum uppdaterat från trafikavstängningen och ska bara ändras med tider inom angivet intervall. 5 Spara AO Om uppgifter ändrats och arbetsordern inte ska skickas vidare vid detta tillfälle måste den sparas. Klicka på ikonen Spara arbetsorder. 6 Skicka AO vidare När arbetsordern har planerats ska den skickas vidare i arbetsprocessen. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. 7 Manuell Inmatning Jag godkänner denna AO. Skicka till Utföraren. Klicka OK Om, det skulle vara så att beredningen inte är godkänd använd då alternativet Jag godkänner ej denna AO. Skicka för ny beredning. Klicka OK 8 Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den inom ert företag som ansvarar för utförandet. Se vidare under Inkorgen och Rutinbeskrivning Utför nedan. 9 Startcenter Klicka på menyvalet Startcenter i övre högra hörnet.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 31 (76) Inkorgen utförande I inkorgen finns nu arbetsorder med status GODK och som därmed är godkända för utförande. Arbetsorder med prioritet 1 eller 2 blir direkt godkända av den som registrerar arbetsordern. Arbetsorder med prioritet 1 eller 2 för komplexa anläggningar får ni vetskap om från driftteknikerna. Dessa arbetsorder finns inte i er inkorg trots att de är godkända. En sådan AO finns i driftteknikernas inkorg och de hanterar ändring till status PÅGÅR och UTFÖRT på er arbetsorder efter kommunikation med er. När en sådan AO fått status UTFÖRT så finns den i er inkorg för avrapportering. 1 2 Arbetssteg, Inkorgen Utförande 1 Klicka på AO Klicka på beskrivningsfältet för att öppna den arbetsorder som ska utföras. Fortsätt sedan med arbetssteg 1 nedan. 2 Klicka på ikon Klicka på ikonen Rond för att öppna den arbetsorder som ska utföras och även öppna nästa manuella inmatningsbild i arbetsprocessen. Fortsätt sedan med arbetssteg 5 nedan.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 32 (76) Rutinbeskrivning Utför arbetsorder I applikationen Arbetsorderbevakning finns en arbetsorder som ska utföras av den entreprenör som har fått arbetsordern. Fliken Arbetsorder: 3 2 Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Kontrollera vad som ska utföras och när. Under fliken Instruktioner finns information om under-ao och arbetsinstruktioner för Förebyggande Underhåll. 2 Skriv ut Arbetsorderdetaljer Skriv ut arbetsordern via ikonerna för direktutskrift. Arbetsordern skrivs då ut på den skrivare som är din standardskrivare. Man kan välja utskrift av AO med eller utan bilagor.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 33 (76) Det går också att skriva ut AO via Välj Åtgärd, Kör rapporter och sedan välja en rapport i listan och klicka på den. T ex någon av dessa: Arbetsorder detaljer (inklusive kvittensbara uao) Arbetsorder detaljer (inklusive uao och FU-ronder) Rapporten Arbetsorder detaljer (inklusive uao och FUronder) innehåller anmärkningar registrerade från de 4 senaste ronderna. 3 Skicka AO vidare Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde för att skicka Aon vidare till status PÅGÅR när arbetet ska påbörjas. 4 Manuell Inmatning Välj Arbetet påbörjas. Sätter status till PÅGÅR. Klicka OK. 5 Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den inom ert företag som ansvarar för utförandet. Se vidare under Inkorgen och rutinbeskrivning för avrapportering nedan beroende på vilken arbetstyp arbetsordern har. 6 Utför arbetet och rapportera in arbetstid kontinuerligt för arbetsorder som pågår under flera dagar. Se rutinbeskrivningar för tids-, material- och verktygsrapportering nedan. OBS! tid- och kostnadsrapportering behöver i vissa fall inte utföras på arbetsorder för Förebyggande Underhåll (FU)med ekonomisk arbetstyp GRUNDAVTAL. Utförs enligt projektledarens instruktioner. 9 Startcenter Klicka på menyvalet Startcenter i övre högra hörnet.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 34 (76)
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 35 (76) Inkorgen Avrapportering I inkorgen finns nu arbetsorder med status PÅGÅR eller GODK och som därmed väntar på avrapportering. 1 2 Arbetssteg, Inkorgen Avrapportering 1 Klicka på AO Klicka på beskrivningsfältet för den arbetsorder som ska avrapporteras. Fortsätt sedan med arbetssteg 1 nedan. 2 Klicka på ikon Eller klicka på ikonen Rond för att öppna den arbetsorder som ska utföras och även öppna nästa manuella inmatningsbild i arbetsprocessen. Fortsätt sedan med arbetssteg 5 nedan.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 36 (76) Rutinbeskrivning Avrapportera FU I applikationen Arbetsorderbevakning finns en arbetsorder som ska avrapporteras av den entreprenör som har fått arbetsordern. En arbetsorder för förebyggande underhåll kan vara enkel eller har många underarbetsorder. Inom förebyggande underhåll bygger man ofta en rond som visar vilka placeringar som ska besökas och i vilken ordning besöket bör göras. Varje rondstopp blir då en underarbetsorder under själva FU arbetsordern. Vid avrapportering kan man välja att avrapportera några rondstopp i taget (delrapportering) eller hela ordern vid samma tillfälle. Se mer om detta längre ner i detta kapitel. Vid delrapportering kan man även rapportera anmärkningar som upptäckts vid FU arbetet. Anmärkningen skrivs ut i rapporten Arbetsorder-detaljer (inklusive uao och FU-rond) vid nästa 4 arbetsorder. Alla FU anmärkningar kan även skrivas ut på en rapport som finns inom placeringsapplikationen. Fliken Arbetsorder: 1 vid avrapportering av hel AO 4 1 vid delrapportering
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 37 (76) Arbetssteg, flik Arbetsorder Delrapport av underarbetsorder OBS! detta steg gäller endast om delrapportering av rond ska utföras. Annars, gå vidare till arbetsstegen för Avrapportering av hel arbetsorder nedan 1 Byt flik Klicka på fliken Verkliga värden. Arbetssteg, flik Verkliga värden 2 Arbetet är utfört? Markera de arbetsorder som är klara genom att klicka i fältet Arbetet är utfört? Bläddra i listan med grön högerpil 3 Anmärkning Om anmärkningar har hittats vid FU-arbete så ska de registreras in i fältet anmärkning. Anmärkningar skrivs ut på rapporten Arbetsorder detaljer (inklusive uao och FU-rond) under nästkommande 4 arbetsorder. 4 Material? Tid? Om material eller arbetstid ska rapporteras på en under-ao. Klicka då på detaljmenyn vid fältet Arbetsorder för den
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 38 (76) under-ao som rapporteringen ska utföras på. Välj Gå till Arbetsorderbevakning och rapportera kostnader i fliken Verkliga värden. Se Rutinbeskrivning Tidsrapportering, Rutinbeskrivning Materialrapportering och Rutinbeskrivning Verktygsrapportering längre ner i denna lathund. När tid- och kostnadsrapportering är utförd för en under-ao. Klicka på Återgå. 5 Byt Flik Gå tillbaks till flik Arbetsorder och följ sedan instruktionen för avrapportering av hel arbetsorder nedan. Arbetssteg, flik Arbetsorder Avrapport av hel arbetsorder 1 Skicka AO vidare Om arbetsordern inte har status UTFÖRT måste den skickas vidare i arbetsflödet för att ändra status. Om arbetet är utfört, klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. 2 Manuell Inmatning Välj Arbetet är utfört. Sätt status till utfört. Klicka OK. 3 Rapportera in arbetstid och övriga kostnader i de fall arbetsordern inte ingår i ert grundavtal. OBS! tidrapportering behöver inte alltid utföras på förebyggande AO med ekonomisk arbetstyp GRUNDAVTAL. Er projektledare har meddelat er om ni ska rapportera tid och/eller material. Se Rutinbeskrivning Tidsrapportering, Rutinbeskrivning Materialrapportering och Rutinbeskrivning Verktygsrapportering längre ner i denna lathund.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 39 (76) När tid- och kostnadsrapportering är utförd fortsätt med steg 4 nedan. 4 Skicka AO vidare Om arbetet är utfört och avrapporterat. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. Om AO inte har kostnader Om AO har kostnader 5 Manuell Inmatning Om tidrapportering gjorts och/eller kostnader rapporterats blir nästa val: Jag klarrapporterar denna AO. Klicka OK. Om ingen tid eller kostnader rapporterats blir nästa val: Jag klarrapporterar denna AO utan några kostnader. AO blir därför avslutad. Klicka OK. 7 I de fall inga kostnader fanns är nu arbetsordern avslutad. En ny arbetsorder för samma FU men framräknad i tiden utifrån intervallet på FU åtgärden kommer till er inkorg ca 1 månad innan önskat startdatum. I de fall kostnader fanns har nu arbetsordern skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den inom Trafikverket som ansvarar för arbetsordern. Trafikverkets projektledare godkänner kostnaden för fakturering eller skickar tillbaks den till er för justering. Om arbetsordern blir godkänd för fakturering och fått status EKLAR (Klar för fakturering), se mer under kapitlet Fakturering. I de fall kostnaderna på arbetsordern inte godkänts får arbetsordern status JUST (justera) och skickas till er inkorg så att justering kan göras. Backa då tillbaks till kapitlet Rutinbeskrivning Avrapportera FU 9 Fel funnet under FU arbete I de fall fel har upptäckts under FU arbetet och åtgärdats samtidigt måste detta registreras i systemet. Använd Rutinbeskrivning Skapa arbetsorder för redan utfört arbete längre fram i denna lathund.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 40 (76) I det fall felet inte åtgärdats utan ska åtgärdas senare måste en planerbar arbetsorder registreras. Använd då Rutinbeskrivning Skapa ny planerbar Arbetsorder längre fram i denna lathund. Rutinbeskrivning Avrapportera AU I applikationen Arbetsorderbevakning finns en arbetsorder som ska avrapporteras av entreprenören som har fått arbetsordern. All nedlagd tid och använt material/verktyg ska rapporteras så väl som en bra beskrivning av utfört arbete. Även felkoder (orsak och åtgärd) ska rapporteras. Fliken Arbetsorder: Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Skicka AO vidare Om arbetet är utfört, klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. 2 Manuell Inmatning Välj Arbetet är utfört. Sätt status till utfört. Klicka OK.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 41 (76) 3 Rapportera in arbetstid och övriga kostnader för material och verktyg. Se Rutinbeskrivning Tidsbudgetering, Rutinbeskrivning Materialbudgetering och Rutinbeskrivning Verktygsbudgetering längre ner i denna lathund. När tid- och kostnadsrapportering är utförd fortsätt med steg 4 nedan. 4 Dokument, ändringstyp Om arbetet medför förändringar i dokumentation eller tekniska attribut måste detta anges på arbetsordern. Välj en Dokumentändringstyp som motsvarar de ändringar som behövs. 5 Byt flik Klicka på fliken Felrapportering
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 42 (76) Arbetssteg, flik Felrapportering 6 Beskrivning av utfört arbete Använd beskrivningsrubriken och den extra texten (lång beskrivning) för att beskriva utfört arbete så detaljerad som möjligt. Obligatoriskt fält vid arbete utfört på en avhjälpande arbetsorder. Projektledaren tittar på denna text vid bedömningen av arbetet. 7 Välj felkoder Klicka på Välj felkoder och välj kod för ORSAK och ÅTGÄRD genom att klicka på vald kod. Orsak och åtgärd är obligatoriskt vid arbete utfört på en avhjälpande arbetsorder. Hela rader kan tas bort med hjälp av ett klick på ikonen Markera rad för borttagning (soptunna). Projektledaren tittar på valda felkoder vid bedömningen av arbetet. 8 Dokument, leveranstyp I de fall arbetet innebär dokumentändringar och detta valts i punkt 4 ovan eller tidigare så ska en leveranstyp för
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 43 (76) ändringen väljas. Fältet är obligatoriskt om det är dokumentändring vald på arbetsordern. 9 Skicka AO vidare Om arbetet är utfört och avrapporterat. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. 10 Manuell Inmatning Om tidrapportering gjorts och/eller kostnader rapporterats blir nästa val: Arbetet klart. Skicka AO till FOA. Klicka OK. Om ingen tid eller kostnader rapporterats blir nästa val: Jag klarrapporterar denna AO utan några kostnader rapporterade. Klicka OK. 11 Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den inom Trafikverket som ansvarar för arbetsordern. Trafikverkets projektledare ska godkänna kostnaden för fakturering eller skicka tillbaks den till er för justering. Arbetsordern har status KLAR. Om arbetsordern blir godkänd för fakturering och fått status EKLAR (Klar för fakturering), se mer under kapitlet Fakturering. I de fall kostnaderna på arbetsordern inte godkänts får arbetsordern status JUST (Justeras) och skickas till er inkorg så att justering kan göras. Backa då tillbaks till kapitlet Rutinbeskrivning Avrapportera AU
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 44 (76) Exempel Avrapportering AU
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 45 (76) Rutinbeskrivning Avrapportera OB I applikationen Arbetsorderbevakning finns en arbetsorder som ska avrapporteras av den entreprenör som har fått arbetsordern. All nedlagd tid och använt material/verktyg ska rapporteras så väl som en bra beskrivning av utfört arbete. Kom också ihåg att uppdatera arbetsordern ifall ritningar, dokument och/eller attributdata måste ändras efter ombyggning. Observera att Arbetsorderns beskrivningstext inklusive lång beskrivning samt kopplade dokument inte kan ändras/tas bort efter att arbetsordern nått status GODK (Godkänd). Fliken Arbetsorder: Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Skicka AO vidare Om arbetet är utfört, klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. 2 Manuell Inmatning Välj Arbetet är utfört. Sätt status till utfört. Klicka OK.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 46 (76) 3 Rapportera in arbetstid och övriga kostnader för material och verktyg. Se Rutinbeskrivning Tidsrapportering, Rutinbeskrivning Materialrapportering och Rutinbeskrivning Verktygsrapportering längre ner i denna lathund. När tid- och kostnadsrapportering är utförd fortsätt med steg 4 nedan. 4 Dokument, ändringstyp Om arbetet medför förändringar i dokumentation eller tekniska attribut måste detta anges på arbetsordern. Välj en Dokumentändringstyp som motsvarar de ändringar som behövs. 5 Byt flik Klicka på fliken Felrapportering
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 47 (76) Arbetssteg, flik Felrapportering 6 Dokument, leveranstyp I de fall arbetet innebär dokumentändringar och detta valts i punkt 4 ovan eller tidigare så ska en leveranstyp för ändringen väljas. Det är ett obligatoriskt fält om dokumentändring valts på arbetsordern. 7 Skicka AO vidare Om arbetet är utfört och avrapporterat. Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 48 (76) 8 Manuell Inmatning Om tidrapportering gjorts och/eller kostnader rapporterats blir nästa val: Arbetet klart. Skicka AO till FOA. Klicka OK. Om ingen tid eller kostnader rapporterats blir nästa val: Arbetet klart. Skicka AO till FOA. AO saknar kostnader. Klicka OK. 9 Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos den inom Trafikverket som ansvarar för arbetsordern. Trafikverkets projektledare ska godkänna kostnaden för fakturering eller skicka tillbaks den till er för justering. Om arbetsordern blir godkänd för fakturering och fått status EKLAR (Klar för fakturering), se mer under kapitlet Fakturering. I de fall kostnaderna på arbetsordern inte godkänts får arbetsordern status JUST (Justera) och skickas till er inkorg så att justering kan göras. Backa då tillbaks till kapitlet Rutinbeskrivning Avrapportera OB Exempel Avrapportering OB
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 49 (76) Rutinbeskrivning Tidrapportering Fliken Verkliga Värden Arbetssteg, flik Verkliga Värden 1 Byt flik Klicka på fliken Verkliga värden. 2 Byt flik Klicka på fliken Personal om den inte redan är vald. 3 Ny rad Klicka på ikonen Ny rad Vid övertid
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 50 (76) Arbetssteg, flik Personal 4 Kategori eller Personal Ange eller välj en kategori och välj sedan person alternativt ange eller välj person som har utfört arbete. 5 Startdatum Ange första datum för arbetet som ska redovisas. 6 Normal arbetstid Ange antal arbetade timmar i formatet timmar:minuter Ange inte normal arbetstid om du bara ska registrera övertid. 7 Övertidspåslagskod Ange eller välj kod för eventuell övertid. 8 Övertidstimmar Ange övertidstimmar. 9 Anmärkning Ange eventuell notering till Beställaren. 10 Repetera steg 3 9 för allt utfört arbete 11 Korrigering innan spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten innan tidstransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort om inte tidstransaktionen sparats genom ett klick på ikonen Markera rad för borttagning. 12 Spara AO Spara registrerade tider genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder. 13 Korrigering efter spara AO När tidstransaktionerna sparas blir de automatiskt godkända av systemet. Om något måste korrigeras, t ex timmar som är fel, så går det att justera enligt följande: Om det är för mycket timmar eller registreringen gjorts på fel person. Lägg till en motsvarande rad med samma person men justera Normal arbetstid genom att ange ett negativt värde (t ex -8). Ange ett negativt värde för hela arbetstiden om registreringen gjorts på fel person. Om endast timmarna är fel ange ett negativt värde som justerar ner arbetstiden till rätt antal timmar och minuter. Om tid saknas, lägg till ytterligare tidstransaktioner.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 51 (76) Exempel Tidsrapportering När all tidsrapportering är klar, fortsätt med materialrapportering och/eller verktygsrapportering enligt instruktionen nedan eller gå tillbaks till rätt kapitel beroende på arbetsorderns arbetstyp: Rutinbeskrivning Avrapportera AU och fortsätt med punkt 4 eller Rutinbeskrivning Avrapportera OB och fortsätt med punkt 4.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 52 (76) Rutinbeskrivning Materialrapportering Fliken Verkliga Värden Arbetssteg, flik Verkliga värden 1 Byt flik Klicka på fliken Verkliga värden. 2 Byt flik Klicka på fliken Material om den inte redan är vald. 3 Ny rad Klicka på ikonen Ny rad
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 53 (76) Arbetssteg, flik Material 4 Radtyp Välj radtyp Artikel om ert företag har en prislista för artiklar inom avtalet. Välj radtyp Material om en fritext ska anges som beskriver materialet.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 54 (76) 5 Radtyp Artikel Ange eller välj artikel 6 Radtyp Material Ange en textbeskrivning av artikeln eller hänvisning till dokument där materiallistan finns. 7 Antal Ange antal 8 Styckepris Ange styckpris om radtyp Material är vald. 9 Repetera steg 3 8 för alla kostnader. 10 Korrigering innan spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten innan materialtransaktionerna sparats. Hela rader kan tas bort om inte tidstransaktionen sparats genom ett klick på ikonen Markera rad för borttagning. 11 Spara AO Spara registrerade rader genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder. 12 Korrigering efter spara AO När materialtransaktionerna sparas blir de automatiskt godkända av systemet. Om något måste korrigeras, t ex kostnad som är fel, så går det att justera enligt följande: Lägg till ytterligare en rad med samma artikel/material, belopp mm som korrigerar den felaktiga så att den nollställs. På raden måste transaktionstyp ändras från UTTAG till RETUR. Om kostnader saknas, lägg till ytterligare materialtransaktioner. Exempel Materialrapportering
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 55 (76) När all materialrapportering är klar, fortsätt med verktygsrapportering enligt instruktionen nedan eller gå tillbaks till rätt kapitel beroende på arbetsorderns arbetstyp: Rutinbeskrivning Avrapportera AU och fortsätt med punkt 4 eller Rutinbeskrivning Avrapportera OB och fortsätt med punkt 4. Rutinbeskrivning Verktygsrapportering Fliken Verkliga Värden Arbetssteg, flik Verkliga värden/verktyg 1 Byt flik Klicka på fliken Verkliga värden. 2 Byt flik Klicka på fliken Verktyg om den inte redan är vald. 3 Ny rad Klicka på ikonen Ny rad
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 56 (76) Arbetssteg, flik Verkliga värden/verktyg 4 Verktyg Ange eller välj verktyg 5 Antal Ange antal 6 Verktygstimmar Ange hur lång tid verktyget användes. Tid anges i formatet timmar:minuter. 10 Korrigering innan spara AO Om något registrerats fel kan korrigering ske direkt i fälten innan verktygstransaktionerna sparats. 11 Spara AO Spara registrerade rader genom att klicka på ikonen Spara arbetsorder. 12 Korrigering efter spara AO När verktygstransaktionerna sparas blir de automatiskt godkända av systemet. Om något måste korrigeras, t ex en tidsuppgift som är fel, så går det att justera enligt följande: Lägg till en motsvarande rad med samma verktyg men justera Antal eller Verktygstimmar genom att ange ett negativt värde (t ex -8). Ange ett negativt värde för hela antalet eller verktygstimmarna om registreringen gjorts på fel verktyg. Om endast antal eller timmar är fel ange ett negativt värde som justerar ner antalet eller verktygstiden till rätt antal, timmar och minuter. Om tid eller antal saknas, lägg till ytterligare verktygstransaktioner.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 57 (76) Exempel Verktygsrapportering När all verktygsrapportering är klar gå tillbaks till rätt kapitel beroende på arbetsorderns arbetstyp: Rutinbeskrivning Avrapportera AU och fortsätt med punkt 4 eller Rutinbeskrivning Avrapportera OB och fortsätt med punkt 4.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 58 (76) Rutinbeskrivning Fakturering I applikationen Fakturaunderlag ska ett eller flera fakturaunderlag skapas för färdiga arbetsorder. Använd sidomenyn: Arbetsorder/Fakturaunderlag
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 59 (76) Fliken Lista: Här kan fakturaunderlag visas för ditt företag. Listan visar de fakturaunderlag som skapats men inte är avslutade. Fakturaunderlag kan ha följande status: EKLAR (Nytt fakturaunderlag) Fakturaunderlag som entreprenören ansvarar för och bör skicka vidare till projektledaren: Fakturaunderlag med status FAKT (Fakturerade arbetsorder) finns i inkorgen hos projektledaren för avslut. Arbetssteg, flik Lista 1 Visa öppna fakturaunderlag Tryck Enter eller klicka på ikonen Filtrera tabell för att se befintliga fakturaunderlag i status EKLAR eller FAKT. 2 Visa avslutade fakturaunderlag 3 Söka fakturaunderlag 4 Skapa nytt fakturaunderlag Blanka ut standardvärde!=avsluta i fältet Status. Filtrera eventuellt på avtal. Tryck Retur eller klicka på ikonen Filtrera tabell för att se avslutade fakturaunderlag. Om du vill veta om ett fakturaunderlag redan är skapat för en viss arbetsorder är det bäst att söka fakturaunderlag via arbetsordernumret. Klicka på Avancerad sök, ange Arbetsordernummer, klicka på Sök. Klicka på ikonen Skapa Fakturaunderlag
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 60 (76) Arbetssteg, Välj AO till Faktura 1 Filtrera Filtrera listan vid behov. Öppna fält att filtrera på med hjälp av ikonen Filtrera (Öppna filter). Ange önskade sökvärden, t ex avtalsnummer. Tryck Retur eller klicka på ikonen Filtrera tabell. 2 Välj Arbetsorder I de fall alla visade arbetsorder ska ingå i fakturaunderlaget markeras kryssrutan till vänster om rubriken Arbetsorder. 3 Skapa fakturaunderlag I de fall bara vissa av de visade arbetordrarna ska ingå i fakturaunderlag markeras kryssrutan till vänster om respektive arbetsordernummer. Klicka på OK 4 Systemmeddelande Klicka på Ja för att fortsätta och skapa fakturaunderlag. Klicka på Nej för att avbryta. 5 Flik Lista Klicka på det fakturaunderlag du vill fortsätta att behandla.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 61 (76) Arbetssteg, Flik Fakturaunderlag 1 Välj AO Använd ikonen Välj AO i de all fler arbetsorder ska kopplas till fakturaunderlaget. Arbeta på samma sätt som i punkt 2 ovan. 2 Entr Fakturanr Ange ert eget fakturanummer i fältet Entr Fakturanr för en bra referens mellan systemen. Ange Maximos fakturanummer i ett fält på er egen faktura för en bra referens mellan systemen. 3 Skriv ut fakturaunderlag Skriv ut fakturaunderlaget mha något av följande sätt: Skriv ut fakturaunderlaget via Webläsarvy: Faktureringsunderlag Skriv ut fakturaunderlaget via ikonen Direktutskrift: Faktureringsunderlag. Utskriften går till din standardskrivare. Det går också att skriva ut faktureringsunderlaget via Välj Åtgärd/Kör Rapporter/Faktureringsunderlag. Fakturaunderlaget ska skickas som kopia med ert företags faktura. 4 Skicka Fakturaunderlag vidare Klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 62 (76) 5 Manuell inmatning Jag skickar Fakturaunderlaget till FOA för godkännande. Klicka på OK. Klicka på Avbryt om underlaget inte ska skickas nu. Fakturaunderlaget är nu skickat till projektledaren som kontrollerar underlaget och godkänner så att fakturaunderlaget samt ingående arbetsorder avslutas. Detta är sista steget i arbetsprocessen för en arbetsorder. I de fall projektledaren upptäcker något fel i sammanställningen av fakturaunderlaget skickas fakturaunderlaget tillbaks till er. Både fakturaunderlag och ingående arbetsorder får då status EKLAR (Ekonomiskt klar). Ni kan då ta bort arbetsorder från fakturaunderlaget som inte ska vara med och lägga till arbetsorder som fattas. Skicka sedan in fakturaunderlaget igen i arbetsflödet. Projektledaren kan skicka in en arbetsorder som har status EKLAR i arbetsflödet om det är något som måste justeras på en arbetsorder. Om arbetsordern är kopplad till ett fakturaunderlag så kan den inte skickas in och då kontaktar projektledaren dig så att du kan radera fakturaunderlaget eller ta bort aktuell AO från fakturaunderlaget. Meddela sedan projektledaren att den kan skickas in igen och ni får då AOn i er inkorg med status JUST (Justera).
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 63 (76) Rutinbeskrivning Skapa ny planerbar arbetsorder I applikationen Arbetsorderbevakning ska en ny arbetsorder skapas för arbete som ska planeras. Kom ihåg att ert företag måste ha godkänts av er projektledare för att få skapa nya planerbara arbetsorder. Starta applikationen Arbetsorderbevakning på något av följande sätt: Alternativ 1: Använd länk i rutan Snabbregistrering på Startcentret eller Alternativ 2: Använd sidomenyn: Arbetsorder/Arbetsorderbevakning
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 64 (76) Fliken Lista: I de fall inte Snabbregistreringsvalet användes så visas Arbetsorderbevakningens Lista. Arbetssteg, flik Lista 1 Skapa ny AO Klicka på ikonen för ny arbetsorder. 2 Följ beskrivningen för flik Arbetsorder nedan. Fliken Arbetsorder: I de fall Snabbregistreringsvalet användes så visas Arbetsorderbevakningens huvudbild. 1 2 4 5 3 6 7 8 14 9 10 11 12 15 13
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 65 (76) Fliken Arbetsorder: Endast arbetsorder för akut underhåll (arbetstyp AU) kan registreras av entreprenör. Detta anges automatiskt av systemet. Nya arbetsorder kan endast registreras av entreprenör efter godkännande av projektledaren (FOA). Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Arbetstyp Arbetstyp sätta automatiskt av systemet till AU (Avhjälpande Underhåll). Arbetstyp styr arbetsorderns resa genom arbetsflödet 2 Arbetsorder- Beskrivning 3 Lång beskrivning Ange en så tydlig rubrik för arbetsordern som möjligt. Denna rubrik visas i alla bilder och listor där arbetsordern finns. Komplettera med ytterligare text i den långa beskrivningen. 4 Prioritet Prioritet måste anges och även detta fält styr arbetsorderns resa genom arbetsflödet. 5 Ekonomisk arbetstyp Uppdatera vid behov för t ex Trafikskada, Garantijobb, Ändrings/Tilläggsarbete och Grundavtal. 6 Placering Ange, välj eller sök placering. Ange placering: När en placering angivits gör systemet en sökning med Placering%. Det betyder att sökningen sker efter alla placeringar som börjar på den angivna placeringen. Om det blir fler än en placering som matchar sökningen så visas en liten ikon (orange förstoringsglas) i fältet. Klicka på den ikonen för att se vilka placeringar som hittats och välj placeringskod genom att klicka på den rätta. Välja placering: Använd detaljmenyn till höger om placeringsfältet och välj Välj värde. Det går att ange sökvärde för placering, alternativ märkning och beskrivning. Ange önskat sökvärde och tryck Retur. När önskad placering visas i listan, klicka på den så följer den med till arbetsordern.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 66 (76) Sök placering: Man kan även söka placering genom att använda detaljmenyn vid fältet och där välja Gå till Placeringar. När rätt placering hittats i applikationen Placeringar används valet återgå med värde som finns i övre högra hörnet. Det är viktigt att rätt nivå i anläggningshierarkin anges. Placering är ett obligatoriskt fält. 7 Avtal Ange eller välj avtal När placeringen är angiven och data hämtats fram för placeringen så finns en liten informationsikon man kan klicka på för att se mer information, t ex eldata för en vägbelysningscentral. Kontrollera vilka avtal som finns för placeringen genom att klicka på placeringens ikon för detaljmeny, och välj Visa Avtal. Avtal är ett obligatoriskt fält. 8 Leverantör Ange eller välj leverantör innan avtal väljs för att se giltiga avtal för leverantören. När leverantör angivits, klicka på Avtalets ikon för detaljmeny, sedan Välj Värde och välj därefter vilket avtal som ska användas. Leverantör är ett obligatoriskt fält. 9 Larminformation Ange eventuell larmidentitet. 10 Upptäckt av Ange eller välj kod för upptäckt av Se mer om hur man avgör värdet för upptäckt av under www.trafikverket.se/maximo sedan Styrande dokument. Upptäckt av är obligatoriskt i processen för akut underhåll. 11 Problemkod Ange eller välj problemkod. Se mer om hur man väljer problemkod under www.trafikverket.se/maximo sedan Styrande dokument. Problemkod är obligatoriskt i processen för akut underhåll. 12 Feldatum Feldatum föreslås automatiskt. Ändra vid behov.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 67 (76) 13 Vägavstängning För arbetsorder inom det komplexa vägnätet och vid prioritet 1 eller 2 måste behovet av vägavstängning anges. Ange eller välj kod för fältet vägavstängning. Fältet placering vägområde kan ge indikation om var komponenten finns och kan hjälpa till vid valet av vägavstängning. 14 Förvaltarområde Om inget förvaltarområde visas för den angivna placeringen måste ett förvaltarområde anges eller väljas. Förvaltarområde är ett obligatoriskt fält. 15 Önskat startdatum /slutdatum 16 Skicka AO vidare Ange eventuellt ett önskat start- och/eller slutdatum. Om arbetsordern ska skicka vidare så klicka på ikonen Dirigera arbetsflöde. Arbetsordern sparas då automatiskt. 17 Spara AO Om den nya arbetsordern inte ska skickas vidare vid detta tillfälle måste den sparas. Klicka på ikonen Spara arbetsorder. 18 Redan rapporterat problem Om systemet hittar en öppen arbetsorder för samma placering och samma avtal så visas en lista på dessa
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 68 (76) arbetsorder. Om den nya arbetsordern inte är en dubblett, klicka på Fortsätt. Följ instruktionerna på skärmen om den nya arbetsordern ska relateras till en redan registrerad. Om den nya arbetsordern är en dubblett, klicka på ikonen Avbryt. Klicka på fliken Lista och klicka på Nej när frågan Vill du spara ändringar innan du fortsätter visas. Den nya arbetsordern har då inte sparats. Komplex anläggning Prio 1 och 2 Ej komplex anläggning och Prio 3 AO i komplex 16 Manuell inmatning Om arbetsordern har prioritet 1 eller 2 visas följande meddelande Sänd in till DT:s inkorg för inväntan av entreprenörsbesked. Klicka på OK för att stänga bilden. Om arbetsordern har prioritet 3 visas följande meddelande Skicka denna Arbetsorder till entreprenören. Klicka på OK för att stänga bilden. Arbetsordern har nu skickats vidare i arbetsflödet och ligger och väntar i inkorgen hos drifttekniker (DT) eller hos den entreprenör som ska utföra arbetet. Fortsätt processen för akut underhåll via kapitlet Rutinbeskrivning Beredning AU
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 69 (76) Rutinbeskrivning Skapa arbetsorder för redan utfört arbete. I applikationen Snabbrapportering ska en ny arbetsorder skapas för arbete som redan utförts. Denna rutin används t ex vid FU-arbete där fel har noterats och åtgärdats direkt. Starta applikationen Snabbrapportering på något av följande sätt: Alternativ 1: Använd länk för Snabbregistrering eller Alternativ 2: Använd sidomenyn: Arbetsorder/Snabbrapportering. Fliken Lista: I de fall inte Snabbregistreringsvalet användes så visas Snabbrapporteringens Lista. Arbetssteg, flik Lista 1 Skapa ny AO Klicka på ikonen för ny arbetsorder.
RUTINBESKRIVNING MAXIMO 70 (76) 2 Följ beskrivningen för flik Arbetsorder nedan. Fliken Arbetsorder: I de fall Snabbregistreringsvalet användes så visas Snabbrapporteringens huvudbild. 3 1 2 11 4 10 5 6 7 8 9 12-15 Fliken Arbetsorder: Endast arbetsorder för akut underhåll (arbetstyp AU) och med prioritet 3 kan registreras av entreprenör. Detta anges automatiskt av systemet. Denna rutin ska endast användas för arbetsorder där arbetet redan har utförts och ej varit planerbart. Och inga arbetsorder för ombyggnad får registreras via Snabbrapportering. Arbetssteg, flik Arbetsorder 1 Arbetsorder- Beskrivning Ange en så tydlig rubrik för arbetsordern som möjligt. Denna rubrik visa i alla bilder och listor där arbetsordern finns. 2 Lång beskrivning Komplettera med ytterligare text i den långa beskrivningen. 3 Placering Ange eller välj placering.